Vattenfall A/S Halmudbud til Fynsværkets blok 8 Udbudsbetingelser
1. Indledning... 2 2. Generelle oplysninger... 2 2.1 Køber... 2 2.2 Udbudsform... 3 2.3 Kontraktform... 3 2.4 Tidsplan... 3 3. Udbudsmaterialet... 4 3.1 Bestanddele... 4 4. Storleverandør... 4 5. Øvrige krav... 6 6. Evaluering af tilbud... 6 7. Fremsendelse af tilbud... 7 7.1 Tilbudsafgivelse... 7 7.2 Tilbudsfrist... 7 7.3 Form... 7 1
1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for halmudbud til Fynsværkets blok 8. Fynsværket ejes af Vattenfall A/S (i det følgende benævnt Vattenfall ). Halmudbud med levering af halm for Kommende halmsæson. Kontrakternes starttidspunkt er den 1. august 2015. Dvs. kontraktens første halmsæson løber i perioden fra 1. august 2015 til 31. juli 2016. Den udbudte halmmængde forventes at udgøre cirka 85.000 ton STOR-hesston af typerne kornhalm eller mikshalm. Tilbudsgiver vælger selv, hvorvidt der indgives tilbud på en ab gård mængde, hvor Vattenfall skal sørge for transporten eller på en an værk mængde, hvor tilbudsgiver selv skal sørge for transporten til Fynsværket. For en nærmere beskrivelse af ydelsen på en ab gård kontrakt henvises til bilag 3 Standardvilkår for halmleverancer til Fynsværket (ab gård) paragraf 3 og 4. For en nærmere beskrivelse af ydelsen på en an værk kontrakt henvises til bilag 2 Standardvilkår for halmleverancer til Fynsværket (an værk) paragraf 3 og 4 samt bilag 4 Håndbog for transport af halm til Fynsværket. Tilbudsgiver vælger endvidere selv den ønskede kontraktløbetid i tilbudsskemaet. Der kan vælges mellem kontrakter på 1, 2, 3, 4 og 5 års løbetid. En halmsæson løber fra 1. august til 31. juli det efterfølgende år. 2. Generelle oplysninger 2.1 Køber Køber er: Vattenfall A/S Havnegade 120 5000 Odense C. Telefon: +45 88 27 50 00 Telefax: +45 75 93 42 55 Ordregivers kontaktperson er: Thomas Baumgarten E-mail: thomas.baumgarten@vattenfall.com Telefon: +45 60 39 60 53 2
2.2 Udbudsform Udbuddet afholdes på baggrund af Vattenfall s halmindkøbspolitik (bilag 1), idet udbudsrunder er det bærende princip i Vattenfall s halmindkøb. Ved halmudbuddet tilstræbes størst mulig ligebehandling af alle leverandører. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbudsgivers tilbud vil være det endelige tilbud, der indgår i tilbudsvurderingen, idet der ikke efterfølgende vil være adgang til at forhandle indholdet af tilbuddet. Vattenfall ønsker at henlede tilbudsgivers opmærksomhed på, at: tilbud kun tages i betragtning, hvis tilbuddet overholder forskrifterne i nærværende udbudsbetingelser og i det samlede udbudsmateriale. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbuddet afgives i overensstemmelse hermed. Risikoen for uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler udelukkende tilbudsgiver. der i udbudsmaterialet er vedlagt en vejledning til udfyldelse af tilbudsskemaet (bilag 5), som med fordel kan anvendes. Vattenfall er forpligtet til at se bort fra tilbud, som ikke er indleveret rettidigt. 2.3 Kontraktform I udbudsmaterialet er tilbudsskemaet (bilag 6) inkluderet. Tilbudsgiver skal indsende et skriftligt tilbudsskema til Vattenfall. Hvis Vattenfall accepterer det indsendte tilbudsskema, er der indgået bindende aftale mellem parterne. Tilbudsskemaet, som Vattenfall returnerer med underskrift, vil herefter udgøre den skriftlige aftale. Tilbud skal afgives og evt. halmleverandørkontrakt indgås i henhold til bilag 2 Standardvilkår for halmleverancer til Fynsværket (an værk) eller bilag 3 Standardvilkår for halmleverancer til Fynsværket (ab gård) 2.4 Tidsplan Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan for halmudbuddet: Frist for aflevering af tilbud 17. april 2015 kl. 12.00 Evaluering af tilbud Uge 17-21 Svarfrist for Vattenfall 20. maj 2015 NB! Ønsker tilbudsgiver at trække tilbuddet/tilbuddene tilbage, skal dette ske inden tilbudsfristen udløber, hvilket er torsdag den 17. april 2015 kl. 12.00. 3
3. Udbudsmaterialet 3.1 Bestanddele Nærværende udbudsbetingelser samt bilag udgør det samlede udbudsmateriale for dette halmudbud, og fastlægger dels rammerne for gennemførelsen af selve udbudsforløbet, dels krav og betingelser for levering af den udbudte ydelse. Bilagene til nærværende udbudsbetingelser består af nedenstående: "Halmindkøbspolitik (bilag 1). Standardvilkår for halmleverancer til Fynsværket (an værk) (bilag 2). Standardvilkår for halmleverancer til Fynsværket (ab gård) (bilag 3). Håndbog for transport af halm til Fynsværket (bilag 4). Vejledning til tilbudsskema (bilag 5). Tilbudsskema (bilag 6). Code of Conduct for leverandører til Vattenfall (bilag 7). Model A: Storleverandør Tro og love erklæring (bilag 8). Model B: Storleverandør Tro og love erklæring (bilag 9). Kontrakttildeling ved udbud (bilag 10). 4. Storleverandør Vattenfall vil egnethedsvurdere storleverandører, dvs. tilbudsgivere: Der samlet byder ind med mere end 10.000 ton pr. sæson i et udbud. Der allerede har halmkontrakter på over 10.000 ton pr. sæson til Vattenfalls anlæg. For hvem summen af kontraktmængden og tilbudsmængden overstiger 10.000 ton pr. sæson. En storleverandør er defineret per værk. Det vil sige, at det er leverandørens kontraktmængde per værk, som bestemmer, hvorvidt leverandøren er storleverandør til det givne værk. Ved opgørelsen af, hvorvidt en given leverandør opfylder ovenstående kriterier for at blive betragtet som storleverandør, medtælles halmmængder for virksomheder, der enten er underlagt leverandørens bestemmende indflydelse, har bestemmende indflydelse over leverandøren eller underlagt samme bestemmende indflydelse som den pågældende leverandør. En storleverandør vælger selv hvilken af de 2 følgende mulige modeller, at egnethedsvurderingen skal foregå i henhold til. Model A: Storleverandører, der ønsker at blive vurderet efter model A, skal til sit tilbud vedlægge: Tilkendegivelse fra tilbudsgivers pengeinstitut om, at pengeinstituttet er villig til at stille en anfordringsgaranti, hvis kontrakten accepteres af Vattenfall. Anfordringsgarantien må ikke indeholde forbehold fra pengeinstituttets side. Anfordringsgarantien skal dække den kontraktmængde, der overstiger 10.000 ton (summen af eksisterende kontraktmængder såvel som mængder på nye tilbud). Garantien skal gælde i hele kontrakternes løbetid. Beløbsmæssigt skal garantien dække 10% af den kontraktsum, der overstiger 10.000 ton (pris x mængde). 4
Får storleverandøren kontrakten, skal Vattenfall modtage anfordringsgarantien senest 30 dage efter, at Vattenfall har underskrevet kontrakten. Ved manglende rettidig modtagelse af anfordringsgaranti, vil Vattenfall ophæve kontrakten som væsentligt misligholdt. Desuden vil leverandøren blive udelukket fra at indgive tilbud til udbud de efterfølgende 2 år. Model A: Storleverandør Tro og love erklæring (bilag 8), hvor tilbudsgiver erklærer, at 1) minimum 50 % af den tilbudte mængde for førstkommende 1 sæson er sikret og at 2) leverandøren er i stand til at levere 30 læs pr. uge til FYV8 indenfor de eksisterende åbningstider for hver 10.000 ton tilbudsgiver opnår kontrakt på. Model B: Storleverandører, der ønsker at blive vurderet efter model B, skal til sit tilbud vedlægge: Virksomhedens sidste 3 års revisorpåtegnede regnskab. Herudfra vil Vattenfall foretage en regnskabsmæssig vurdering af virksomhedens økonomiske robusthed og evne til at opfylde de tilbudte kontrakter. En besvarelse af, hvordan Vattenfall sikres sine kontraktmængder og derigennem sin forsyningssikkerhed. En god besvarelse inkluderer en skitsering af virksomhedens netværk (samarbejde med andre halmleverandører, hvis egne mængder svigter) og angivelse af antal underleverandører. Endvidere en beskrivelse af konsekvenserne af, at en vigtig nøgleperson rammes af sygdom el.lign. er der andre kompetente medarbejdere i selskabet, der kan drive halmforretningen videre i sygdomsperioden og sikre Vattenfall halmleverancerne. Model B: Storleverandør Tro og love erklæring (bilag 9), hvor tilbudsgiver erklærer følgende: o 1) hvor meget af den totale mængde - såvel den nuværende kontraktmængde som den tilbudte mængde - der allerede er sikret for førstkommende 1 sæson. Dvs. forventet udbytte på egne arealer tillagt summen af skriftligt kontraherede halmmængder. o 2) at leverandøren er i stand til at levere 30 læs pr. uge til FYV8 indenfor de eksisterende åbningstider for hver 10.000 ton tilbudsgiver opnår kontrakt på. Storleverandører, der ikke opfylder egnethedskriterierne får skriftlig meddelelse herom med angivelse af en begrundelse for den manglende kvalifikation. Indsendte tilbud fra disse storleverandører vil herefter ikke indgå i udbudsrunden. Maksimal kontraktmængde for storleverandører: For mængder købt til den kommende halmsæson (2015/2016) gælder det, at Vattenfall vil benytte sig af retten til at se bort fra tilbud, jfr. Vattenfall s halmindkøbspolitik (bilag 1), der bringer en storleverandørs samlede kontraktmængde over 40.350 ton svarende til 20% af den forventede samlede kontraktmængde for sæsonen 2015/2016. 1 Førstkommende sæson: Med kontraktstart 1/8 2015 er førstkommende sæson 2015/2016. 5
5. Øvrige krav Vattenfall opererer med sociale klausuler for virksomhedens leverandører, som fremgår af bilag 7 Code of Conduct for leverandører til Vattenfall. Tilbudsgiver tilkendegiver, ved underskift af et tilbudsskema, at tilbudsgiver til enhver tid vil opfylde de forpligtelser, der gælder i Code of Conduct for leverandører til Vattenfall. Endvidere tilkendegiver tilbudsgiver ved underskift af et tilbudsskema, at tilbudsgiver vil overholde gældende love og bestemmelser i forbindelse med levering af sin ydelse. Som ikkeudtømmende eksempler kan det nævnes: Arbejdsmiljøloven. Miljøbeskyttelsesloven. Færdselsloven. 6. Evaluering af tilbud Vattenfall åbner og registrerer alle indkomne tilbud efter fristens udløb. Kontrakttildeling sker efter tildelingskriteriet laveste pris på sammenlignelige vilkår, inkl. transportomkostning fra leverandør til værk. Transportomkostninger fra hver tilbudsgiver til forbrugssted beregnes af Vattenfall. Har tilbudsgiver afgivet tilbud inkl. transport af egen halm (an værk) vil denne pris blive anvendt i tilbudsevalueringen. Summen af den tilbudte pris inkl. transportomkostning samt øvrige tillæg jf. det offentliggjorte udbudsmateriale, danner grundlag for Vattenfall s tilbudsevaluering. Ved flere tilbud med ens pris an værk, hvorved den nødvendige mængde overskrides, kan Vattenfall frit vælge at antage samtlige tilbud med ens pris, hvilket medfører en forøgelse af den efterspurgte mængde, eller nedskrive tilbudsmængderne forholdsmæssigt. I tilfælde af en nedskrivning vil de pågældende halmleverandører blive orienteret pr. brev af Vattenfall og anmodet om at give tilsagn til nedskrivningen. Gives der ikke tilsagn til nedskrivningen afvises tilbuddet. I stedet for en nedskrivning kan Vattenfall også vælge at afvise alle tilbud med ens pris. I forhold til storleverandører, der er erklæret delvis egnet, så vil mængder under skæringsprisen blive accepteret fra den billigste kontrakt, indtil storleverandørens totalmængde bliver 9.999 ton. Alle accepterede tilbud skal have skriftlig besked samtidig, og indenfor en nærmere angiven fastsat dato. Afslag på tilbud fra øvrige deltagere i udbudsrunden, skal have skriftlig besked samtidig. Der afgives ingen oplysninger om udfaldet af udbudsrunden forinden. Ydermere videregiver Vattenfall ikke oplysninger om udbuddets total indkøbte mængde eller priser. 6
7. Fremsendelse af tilbud 7.1 Tilbudsafgivelse Tilbud sendes/afleveres til: Vattenfall A/S Havnegade 120 5000 Odense C. Att.: Thomas Baumgarten Mrk.: Halm 7.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være Vattenfall i hænde senest 17. april 2014 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Enhver fristoverskridelse betragtes som væsentlig. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddene vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt for tilbudsgivere, at overvære selve åbningen af tilbudsbrevene. 7.3 Form Tilbuddet skal sendes/afleveres i papirformat. Tilbud tilsendt per e-mail eller per fax, vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. 7