Forsvarets Materieltjeneste B E T I N G E L S E R for annoncering af Feltkompas
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED...3 2. INTRODUKTION OM ANNONCERINGEN...3 3. DET SAMLEDE ANNONCERINGSMATERIALE...4 4. OPGAVEN...5 5. TILDELINGSKRITERIER...5 6. ALTERNATIVE TILBUD, TERMINOLOGI OG FORBEHOLD...7 6.1 Alternative bud... 7 6.2 Forbehold... 7 7. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL...8 8. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING...8 8.1 Generelt... 8 8.2 Tilbuddets indhold... 9 9. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE...9 10. BEHANDLING AF TILBUD M.V.... 10 11. FORTROLIGHED... 10 12. TIDSPLAN... 11 Side 2
1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Forsvarets Materieltjeneste ("FMT") Lautrupbjerg 1-5 2750 Ballerup Danmark Telefon: +45 72575999 Telefax: +45 72575120 E-mail adresse: FMT@mil.dk Internet (URL): www.forsvaret.dk/fmt Adresse på kontaktperson: Forsvarets Materieltjeneste Att.: FMT-LA-WVB07 Michael Grentoft Lautrupbjerg 1-5 2750 Ballerup Danmark E-mailadresse til kontaktperson: FMT-LA-WVB07@mil.dk 2. INTRODUKTION OM ANNONCERINGEN Denne annoncering gennemføres efter lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a 15d. Nærværende betingelser er offentliggjort på www.udbud.dk i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse nr. 280 af 23. marts 2012 om ordregiveres annoncering af offentlige vare- og tjenesteydelseskontrakter på den centrale udbudsplatform. Side 3
Beskrivelsen i dette afsnit er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte annonceringsmateriale. Til brug for udarbejdelsen af tilbud har tilbudsgiverne modtaget det i afsnit 3 nævnte annonceringsmateriale. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale. Hvis der - mod forventning - måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af annonceringsmaterialet har de øvrige dele af annonceringsmaterialet forrang. Betingelserne for annoncering (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af annonceringsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af aftalen, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. FMT's standardbetingelser indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem FMT og sælger (leverandøren) i aftalens løbetid. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksomme på, at der ikke må tages forbehold over for vilkårene i FMT's standardbetingelser. I annonceringsmaterialet indgår endvidere skabelon til en tro- og loveerklæring, som tilbudsgiveren kan benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige. Punkt 9 i nærværende betingelser indeholder anvisninger til tilbudsgiverne om udformningen af deres tilbud. Det skal fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 3. DET SAMLEDE ANNONCERINGSMATERIALE Det samlede annonceringsmateriale består af: Nærværende Betingelser for Annoncering Side 4
FMT's standardbetingelser FMT's kravspecifikation FMT's skabelon til tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige 4. OPGAVEN FMT ønsker at anskaffe 3.000 stk. feltkompasser. Disse kompasser skal opfylde kriterierne i Kravspecifikationen. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" ved anvendelse af nedenstående vægtede underkriterier. Skulle den situation opstå, at to tilbud opnår nøjagtig den samme evaluering, og er disse tilbud de økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil FMT afgøre, hvilket tilbud der antages efter gennemførelse af lodtrækning under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. 1. Pris 60 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Den samlede købesum. Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive den samlede købesum for 3.000 stk. kompasser ekskl. moms. Jo lavere den tilbudte samlede købesum er, jo mere attraktivt vurderes tilbuddet ved evalueringen af dette underkriterium. 2. Kvalitet 30 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på Tilbudsgivers opfyldelse af FMT BØR-krav, jf. kravspecifikationen. Dette underkriterium består af følgende delkriterier: Side 5
2.1. Tilbudsgivers opfyldelse af kravspecifikationen pkt. 3.4 Skala i fluorescerende materiale 33,33 % Tilbudsgiveren bedes i sit tilbud angive, hvorvidt kompassets skala er fremstillet i et fluorescerende materiale (enten baggrund eller tal). Kompasser, hvor skala er fremstillet i fluorescerende materiale (enten baggrund eller tal) vil blive tildelt 5 point. Kompasser, hvor skala ikke er fremstillet i fluorescerende materiale, vil blive tildelt 1 point. 2.2. Tilbudsgivers opfyldelse af kravspecifikationen pkt. 15 Kompassets brug i saltvand 33,33 % Tilbudsgiveren bedes i sit tilbud angive, hvorvidt kompasset kan tåle brug i saltvand. Kompasser, som kan tåle brug i saltvand, vil blive tildelt 5 point. Kompasser, som ikke kan tåle brug i saltvand, vil blive tildelt 1 point. 2.3. Tilbudsgivers opfyldelse af kravspecifikationen pkt. 16 Kompassets brug i sand og mudder 33,33 % Tilbudsgiveren bedes i sit tilbud angive, hvorvidt kompasset kan tåle brug i sand og mudder. Kompasser, som kan tåle brug i sand og mudder, vil blive tildelt 5 point. Kompasser, som ikke kan tåle brug i sand og mudder, vil blive tildelt 1 point. 3. Leveringstid 10 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Tilbudsgivers tidspunkt for levering. Side 6
Tilbudsgiver bedes i sit tilbud angive leveringstiden i kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. Jo kortere tilbudt leveringstid, jo mere attraktivt vurderes tilbuddet ved evalueringen af dette underkriterium, jf. dog nedenfor. Den optimale leveringstid anser FMT for at være 60 kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. Kortere leveringstider end det anførte vil ikke blive tillagt yderligere positiv vægt. FMT accepterer ikke en leveringstid på mere end 110 kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. FMT vil i dette tilfælde se bort fra tilbudsgivers tilbud. Det skal fremhæves, at den faktiske dato for aftalens underskrivelse kan blive ændret. 6. ALTERNATIVE TILBUD, TERMINOLOGI OG FORBEHOLD 6.1 Alternative bud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 6.2 Forbehold FMT har udarbejdet vedlagte standardbetingelser og kravspecifikation. FMT's krav i standardbetingelserne og kravspecifikationen er ufravigelige mindstekrav. Forbehold over for FMT's standardbetingelser og kravspecifikation accepteres ikke. Hvis tilbuddet indeholder sådanne forbehold, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og vil således ikke blive taget i betragtning. Side 7
7. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål) om annonceringsmaterialet. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og på dansk og bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i annonceringsmaterialet spørgsmålet vedrører. Spørgsmål bedes fremsendt pr. e-mail til kontaktpersonen som angivet i pkt. 1. Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på Udbud.dk. Spørgsmål og svar betragtes herefter som en del af udbudsmaterialet, som tilbudsgiver accepterer ved aflevering af sit tilbud. Spørgsmål, der modtages senest den 1. august 2014, vil under alle omstændigheder blive besvaret senest den 8. august 2014. Spørgsmål, der er modtaget senere end den 1. august 2014, vil ikke blive besvaret. 8. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 8.1 Generelt Tilbud skal være på dansk. Tilbud bedes sendt pr. e-mail eller på anden måde fremsendt eller indleveret til kontaktpersonen som angivet i pkt. 1. Hvis tilbud ikke sendes pr. e-mail, ses det gerne, at tilbudsgiver afleverer tilbuddet i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Annoncering af FELTKOMPAS fortroligt - att: FMT-LA-WVB07 Michael Grentoft. I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form, enten på CD-rom, DVD eller tilsvarende elektronisk medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er angivet i pkt. 8.2 nedenfor. Side 8
Tilbud, der ikke indeholder de udbedte oplysninger, kan ikke forventes taget i betragtning. 8.2 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal fremsendes til FMT og skal indeholde følgende: 1) Tilbudsgivers navn og adresse, og gerne en entydig angivelse af, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der har afgivet tilbuddet. 2) Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige. 3) Oplysning om den samlede købesum (ekskl. moms). 4) Oplysning om opfyldelse af BØR-krav. 5) Oplysning om leveringstid. 6) Udfyldt FMT kravspecifikation. 7) Vareprøve, jf. kravspecifikationen pkt. 10. 8) Oplysning om firmaets omsætning i de foregående 3 regnskabsår (eller kortere periode, hvis Tilbudsgiverens først startede sin virksomhed senere), jf. kravspecifikationen pkt. 17. Hvis tilbud afgives af en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) skal hver deltager i konsortiet afgive den i pkt. 2 omtalte tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige. 9. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Fristen for indgivelse af tilbud til FMT er: 15. august kl. 14:00. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 9
10. BEHANDLING AF TILBUD M.V. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. FMT er ikke pligtig at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. FMT anser ikke annonceringsprocessen for afsluttet, før der er indgået aftale, og FMT forbeholder sig adgang til at aflyse annonceringsprocessen. Uanset om aftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil udløbet af vedståelsesfristen, jf. punkt 9. Hvis aftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne i konsortiet påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget, der er bemyndiget til at være FMT's kontaktpunkt til sammenslutningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med annonceringen er FMT uvedkommende, herunder såfremt FMT måtte aflyse annonceringsproceduren uden aftaleindgåelse. 11. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende annoncering. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Såfremt der er oplysninger i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. FMT vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 10
12. TIDSPLAN Dato, Klokkeslæt Aktivitet 15. juli 2014 Offentliggørelse af annonce på Udbud.dk 01. august 2014 Frist for spørgsmål til annonceringsmaterialet udløber 08. august 2014 Frist for offentliggørelse af anonymiseret svar på spørgsmål til annonceringsmaterialet 15. august kl. 1400 Frist for afgivelse af tilbud udløber 20. august 2014 Forventet ordretildeling Side 11