Domea Aalborg Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, Tirsdag den 2. februar 2016 kl. 13.00, i fælleshuset, Munchs Vej 7 i Nibe. side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Domea Aalborg... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Bestyrelsesforhold... 3 2.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 3 2.5 Bestyrelseshonorar... 3 2.6 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling... 4 2.7 Revisionsprotokol... 4 2.8 Bestyrelsens årsberetning... 4 2.9 Budget for boligorganisationen og afdeling... 4 2.10 Styringsrapport og styringsdialog... 5 2.11 Udlejningsforhold... 5 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 2.13 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed... 6 2.14 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning... 6 2.15 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 7 2.16 Domeas Landskonference 2016... 7 2.17 Feriefremleje/Feriebytte... 7 3 Markedsføring og synlighed... 8 4 Boligselskabets afdeling... 8 4.1 Årsregnskab... 8 4.2 Driftsbudget... 9 4.3 Orientering om driftsforhold... 9 4.4 Orientering fra afdelingen... 9 5 Næste møde... 9 6 Eventuelt... 10 I mødet deltog fra bestyrelsen/repræsentantskab: Grethe Jensen, formand Else Kristensen Ejgil M. Nielsen Flemming Christensen Peter Færch Svend Hviid Mogensen Øvrige deltagere: Driftschef, Preben Lundgreen, administrationen Servicecenter Bolig Nord, den 12. februar 2016 Side 1 af 10
1 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 18. november 2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Domea Aalborg 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Grethe Jensen bød velkommen til årets møde. Så er der igen gået 1 år. Det er dejligt at så mange har mulighed for at deltage, det glæder bestyrelsen meget. I året, der er gået har vi mistet Aasa Jensen, Helle Mortensen, Erik Langkilde og Mona Walsted. Lad os mindes dem. Af ny beboer kan nævnes Lone Holm, Lisbeth Larsen, Rigmor Larsen, Lindegaard Christensen og Anne Lise og Poul Erik er flyttet fra nr. 1 til nr. 31. Den 1. juni 2015 havde vi indvielse af nyt navn for boligselskabet fra Nibe Ældreboligselskab til Domea Aalborg. Der var lidt til ganen bagefter. Den 1. juli 2015 søgte Frank Hansen nye udfordringer og stoppede. I stedet er Preben Lundgreen blevet driftsleder for Domea Aalborg. Sommerudflugt rundt om fjorden til Gjøl, hvor der var formiddagskaffe og over Aggersund Broen omkring Løgstør til Trend Kro, hvor der blev spist frokost. På hjemvejen var vi på Nibe havn og få is. Det var en dejlig tur. Der er en udfordring, når der skal tilmeldes nye beboere til vandforsyningen. Det vil Preben kort orientere om. Administrationsbidraget er nedsat det vil Preben også komme ind på. Den 30. juli 2015 var den nye kundechef Mikki Frandsen på besøg og hilse på bestyrelsen. Den 10. august 2015 var der undervisning i brandslukning. Det kunne godt have været lidt bedre. Besøg på Vejgård Bibliotek, hvor der blev fortalt om muligheden for madordning og en orientering om høreapparater. Der var tøjdemonstration i oktober og igen i april 2016. Der har været spillet crolf i sommer med afslutning i efteråret. Den 28. oktober 2015 blev Domea Aalborg anbefalet af Aalborg Kommune til at være bygherre på det nye Demens plejehjem i Aalborg på Thornhøj 6-8 i Aalborg Ø. Projektet består af 72 boliger m/dagcenter og aflastningspladser. Domea Aalborg er bygherre for de almene boliger og kommunen er for det øvrige. Derudover har det været hyggeftermiddag om tirsdagen kl. 14.00 og hver 5-6 uge er der spis sammen. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet af Svend Hviid Mogensen. Side 2 af 10
Referat: Domea 2015 strategien er afsluttet. Der kommer en ny strategi for 2016. Der er valg af næstformand og valg til Domea.dks bestyrelse. Svend Mogensen stopper som næstformand. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Bestyrelsesforhold Navn Post Valg af Afgangsår Grethe Jensen Formand Rep.skabet 2017 Else Kristensen Næstformand Rep.skabet 2017 Ejgil M. Nielsen Medlem Rep. skabet 2016 Flemming Christensen Medlem Rep. Skabet 2016 Svend H. Mogensen Medlem Domea 2016 Afgangsorden indebærer, at Ejgil Nielsen og Flemming Christensen er på valg. Næstformanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlem til organisationsbestyrelsen for 2 år. 2.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Rettelser blev registreret. 2.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorgani- Side 3 af 10
sationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Der udbetales p.t. ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der ikke udbetales bestyrelseshonorar. Referat: Der skal fortsat ikke udbetales bestyrelseshonorar. 2.6 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Årsregnskab for perioden 01.10.2014 30.09.2015 var vedlagt som bilag. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen og afdelingen. 2.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab var vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. 2.9 Budget for boligorganisationen og afdeling Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 01.10.2016 30.09.2017 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var vedlagt som bilag. Side 4 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte boligorganisationens og afdelingens budget. 2.10 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var vedlagt som bilag. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 2.11 Udlejningsforhold Udlejningssituation pr 11. januar 2016. Der er i øjeblikket ingen ledige boliger i afdelingen. 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Nibe Ældreboligselskab kan vælge en repræsentant. P.t. er formanden udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år. Side 5 af 10
Referat: Formand Grethe Jensen blev udpeget til Domeas repræsentantskab for 1 år. 2.13 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Referat: Bestyresen ønskede ikke at bemyndige administrationen til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingen. 2.14 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 321,00 pr. lejemålsenhed (satsen gælder for regnskabsår, der påbegyndes efter august 2015). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Side 6 af 10
Referat: Bestyrelsen ønskede ikke at bemyndige administrationen til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. 2.15 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/xx bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat: Bestyrelsen ønskede ikke indkøb af ipad. 2.16 Domeas Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. 2.17 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Side 7 af 10
Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Referat: Bestyrelsen besluttede, at feriefremleje og- bytte ikke skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på www.domea.dk, annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Der var i øjeblikket ikke behov for nye skilte i afdelingen. 4 Boligselskabets afdeling 4.1 Årsregnskab Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingens årsregnskab for perioden 01.10.2014 til 30.09.2015 vedlægges som bilag. Afdelingens regnskab udviser følgende resultater: Afdeling 55-01: underskud på kr. 9.668 Side 8 af 10
Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens årsregnskab. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingens årsregnskab. 4.2 Driftsbudget Boligafdelingens driftsbudget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober 2016 til 30. september 2017 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 5501: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.133.000 g indebærer en lejeregulering på 2,90 %. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingens driftsbudget for det kommende regnskabsår. 4.3 Orientering om driftsforhold 4.4 Orientering fra afdelingen Orientering gives på mødet. 5 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde skal være medio august 2016. Helst en onsdag. Side 9 af 10
6 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 12. februar 2016 Trine Bomholt/Preben Lundgreen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 10 af 10