Direktionens Strategiplan 2012 Bæredygtig service og velfærd gennem innovation og effektivisering
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Strategi 1... 4 Vi leverer målrettet service af god kvalitet til borgerne og kan dokumentere det... 4 Strategi 2... 5 Vi optimerer og effektiviserer løbende vores organisation og prioriterer på tværs... 5 Strategi 3... 5 Vi har gode ledere og medarbejdere, der skaber sunde og attraktive arbejdspladser med høj trivsel... 5 Fokusområder 2012... 6 2
Indledning I de kommende år står Greve Kommune overfor en række udfordringer i forhold til den generelle opbremsning i økonomien. Enden på den økonomiske krise er ikke i sigte, men måske kan vi skimte begyndelsen til enden. Det er desværre bare ikke gjort med at holde økonomien oven vande indtil krisen er overstået. Den offentlige sektor står overfor en række andre strukturelle udfordringer, der ikke forsvinder med krisen. Populært kan det udtrykkes på den måde, at der bliver flere borgere de kommende år, der får brug for fællesskabets hjælp samtidig med, at der bliver færre hænder til at udføre og betale for hjælpen. Greve Kommune er allerede i fuld gang med at omstille sig til de ændrede forhold. I 2011 er der gennemført effektiviseringer for godt 20 mio. kr. og kravet til effektiviseringer er stigende i de efterfølgende år. Hvis Greve Kommune fortsat skal være i stand til at rekruttere og fastholde de talentfulde medarbejde og bryste sig af et højt service- og velfærdsniveau, skal der ske radikale omlægninger. Det er ikke første gang den stramme økonomi bevirker, at der skal spares, indskrænkes og effektiviseres, så vi skal gøre noget radikalt anderledes, hvis der skal ske en forskel fra tidligere. Grundlæggende handler det om at skifte gear, så der kan udvikles langtidsholdbare fleksible løsninger, der løbende kan tilpasses kommende udfordringer. Denne udfordring kræver dels, at den offentlige sektor gør, hvad den kan for at afstemme borgernes forventninger i forhold til de knappe offentlige ressourcer, og dels at den arbejder med at skabe mere innovative løsninger, som kan øge effektiviteten, kvaliteten og problemløsningsevnen. Direktionen har derfor besluttet, at det overordnede tema for Direktionens Strategiplan i 2012 er innovation og effektivisering. Formålet med Direktionens Strategiplan 2012 er at fastlægge de overordnede strategier og fokusområder for centrale udviklingsopgaver og nye driftsopgaver i de kommende år i Greve Kommune. Direktionens Strategiplan 2012 er bygget op omkring tre strategier og tre fokusområder, der sætter den overordnede ramme for strategiske og tværgående udviklingstiltag for hele kommunen. Strategi 1 Vi leverer målrettet service af god kvalitet til borgerne og kan dokumentere det hvor perspektivet er på kommunens borgere og virksomheder Strategi 2 Vi optimerer og effektiviserer løbende vores organisation og prioriterer på tværs hvor perspektivet er på kommunens virksomhed Strategi 3 Vi har gode ledere og medarbejdere, der skaber sunde og attraktive arbejdspladser med høj trivsel hvor perspektivet er på kommunens personale 3
Strategi 1 Vi leverer målrettet service af god kvalitet til borgerne og kan dokumentere det Borgerne er i centrum i den første strategi, hvor det handler om den service, som Greve Kommune tilbyder. Arbejdet med udvikling af kommunens serviceområder er en tilbagevendende del af strategiplanerne og er fortsat et centralt element i Direktionens Strategiplan for 2012. Formålet er at sikre bedre velfærd til borgerne indenfor de tilgængelige ressourcer. Kerneydelserne i den kommunale forvaltning er de myndigheds- og serviceopgaver der er med til at sikre, at borgerne kan leve deres liv og at virksomhederne er velfungerende. Målrettet service er et spørgsmål om at sammentænke økonomi og serviceniveau og tilbyde borgerne den rigtige service på det rigtige tidspunkt samt fastholde borgernes selvstændighed og undgå at borgerne bliver sygeliggjorte. Hvad enten det er pasningen af de 0-6-årige eller en afgørelse i en miljøsag, er det vigtigt, at opgaverne løses professionelt, effektivt og kvalificeret. Herunder skal der være fokus på at betjene borgerne ud fra en helhed og yde en service der går på tværs af kommunens forskellige fagligheder. Relationen mellem kommunen og borgerne er mangesidig, da borgerne optræder i en række forskellige roller i relation til kommunen: For det første er der demokrativinklen, herunder hvornår og hvordan borgerne inddrages i beslutningsprocesserne. For borgerne handler det om tilgængelighed og gennemsigtighed i beslutningsprocesserne samt muligheden for reel indflydelse. For kommunen handler det om at få tænkt borgerinddragelsen ind i processerne fra starten og inddrage de relevante borgere i beslutningsprocesserne. I det brede perspektiv handler det også om de rettigheder og pligter borgerne har i mødet med kommunen og om forståelsen af, at den enkelte borger også er en del af Greve Kommune med rettigheder og forpligtelser. For det andet er der brugervinklen, herunder borgerens oplevelse af kommunens ydelser, services og afgørelser. Oplevelsen omfatter ikke udelukkende de konkrete afgørelser, men også beslutningsprocesserne. For borgerne handler det om, at de møder kompetente medarbejdere, der har en helhedsorienteret tilgang til problemstillingerne og tilbyder en professionel og kvalificeret service på tværs af faglige og organisatoriske skel. For kommunens organisation og medarbejderne handler det om, at kunne levere en kompetent og fagligt velfunderet helhedsydelse med det primære mål, at borgeren i så høj grad som muligt bliver i stand til at klare sig selv Dokumentation handler om at Greve Kommune skal kunne vise effekterne af indsatsen for på den måde at sikre at borgerne får de rigtige services i de konkrete situationer og at der løbende fokuseres på at opnå de ønskede effekter. 4
Strategi 2 Vi optimerer og effektiviserer løbende vores organisation og prioriterer på tværs Virksomheden Greve Kommune er i centrum i den anden strategi. Den økonomiske krise er en central årsag til, at arbejdets organisering og styring løbende skal effektiviseres og der skal tænkes nye løsninger for at kunne fastholde og udvikle servicen ovenfor borgerne. Der skal prioriteres, så der er overensstemmelse mellem ressourcer og opgaver både i relation til centre og institutioner og i kommunen som helhed. Målet er at understøtte en udvikling af bæredygtig service og velfærd i kommunen. Effektivisering af services og de tilknyttede processer er en forudsætning for at imødekomme de budget- og rekrutteringsmæssige udfordringer, kommunen står overfor. Det er derfor væsentligt at centre og institutioner løbende har fokus på optimering af egne processer og ressourcer. Herunder konkurrenceudsættelse og fortsat udvikling af samarbejder og partnerskaber med andre offentlige og private aktører. Endvidere ser Direktionen et strategisk potentiale i fortsat at arbejde hen mod en større digitalisering. Det er Direktionens opfattelse, at en øget digitalisering vil kunne støtte op om arbejdet med at effektivisere organisationen og samtidig tilbyde borgerne en service, hvor de i høj grad er selvhjulpne. Effektivisering af kendte services og processer gør det ikke alene. Der er behov for at se på vores organisering og styring med nye øjne, således at der for alvor åbnes op for nye kreative idéer, der kan skabe værdi for organisationen og bidrage til at imødegå de nævnte udfordringer, blandt andet ved at øge den eksterne finansiering af de enkelte projekter. Endvidere finder Direktionen, at innovationsprocesser med udvikling af servicen overfor borgerne og forankring af innovation som en del af kommunens kultur, er en væsentlig løftestang for at kunne nå målet om udvikling og øget optimering af organisationen med anvendelse af færre ressourcer. Strategi 3 Vi har gode ledere og medarbejdere, der skaber sunde og attraktive arbejdspladser med høj trivsel I forhold til personalet ønsker Direktionen at fastholde og udvikle attraktive arbejdsmiljøer og høj personaletrivsel. Greve Kommunes organisering skal fortsat bygge på og udvikles på baggrund af ideerne i Én Virksomhed. Direktionen ønsker i 2012 at fortsætte arbejdet med at styrke det opgavemæssige og faglige fokus ved at fastholde og udvikle en professionel betjening af borgere og samarbejdspartnere. Greve Kommune står overfor en stor udfordring i forhold til at kunne tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft. Dels er der fortsat større konkurrence om arbejdskraften, og dels skaber den demografiske udvikling i kommunen øget behov for flere hænder på nogle af de store serviceområder, især ældreområdet. Direktionen ønsker i den forbindelse, at der sættes fokus på at brande Greve Kommune som en attraktiv arbejdsplads hvor medarbejderne trives, herunder at direktionen er opmærksom på borgernes stigende forventninger til velfærdsydelsernes kvalitet og individuelle tilpasning. Forventninger som kommunen ikke altid kan leve op til med det resultat, at medarbejderne i højere grad skal være kvalificeret til at møde frustrerede borgere uden at det opleves som en belastning. 5
Direktionen vil i 2012 fortsat have fokus på, at personalet er kompetent, velfungerende og motiveret og dermed i stand til at levere fleksibel service med god kvalitet til kommunens brugere og borgere. Det sker bl.a. ved at sætte fokus på kompetenceudvikling hos leder og medarbejdere, der er tilpasset den enkeltes og arbejdspladsens udviklingsbehov. Fokusområder 2012 Med udgangspunkt i det overordnede tema for 2012 innovation og effektivisering og med henblik på udmøntning af de tre strategier har Direktionen på tværs af strategierne valgt at sætte fokus på følgende områder i 2012: Velfærdsteknologi og digitalisering, Tættere samarbejde med civilsamfundet og Nærvær og trivsel på arbejdspladsen. Fokusområderne udmøntes i en række projekter i center- og institutionsaftalerne. For at understøtte udvikling af en bæredygtig service og velfærd i kommunen skal projekterne så vidt muligt inddrage innovations- og effektiviseringstiltag med det formål at: Fastholde og udvikle Greve Kommunes service- og velfærdsniveau gennem nytænkning og kreativitet Skabe et ressourcemæssigt råderum, der kan bruges til at prioritere nye langsigtede udviklingstiltag Skabe en innovativ organisationskultur, der gør det legitimt at tænke ud af boksen og eksperimentere, så vi bliver bedre til at løse de givne opgaver med færre ressourcer eller flere opgaver med de samme ressourcer. Direktionen lægger betydelig vægt på at følge arbejdet med at realisere strategiplanen 2012 og det er derfor besluttet, at én direktør følger hvert af fokusområderne særlig tæt: Kommunaldirektør Allan Vendelbo følger fokusområde: Nærvær og trivsel på arbejdspladsen Vicekommunaldirektør Ulla Gramstrup følger fokusområde: Tættere samarbejde med civilsamfundet Direktør Jette Deltorp følger fokusområde: Velfærdsteknologi og digitalisering Innovation og effektivisering Innovation er en kreativ metode til at udvikle nye ideer, der skaber værdi. Det kan være både små forbedringer indenfor de eksisterende rammer eller store radikale forandringer, der bryder med eksisterende rammer og aldrig har været prøvet før. Medarbejderne kender kommunens service, borgere og processer ned i detaljen. Det er derfor også medarbejderne, der skal være med til at komme med de gode ideer til, hvor og hvordan, tingene kan gøres på nye måder, der er smartere og bedre. Mange ideer bliver heldigvis ført ud i livet med det samme, medens andre ideer skal modnes og måske have lidt hjælp på vejen til at blive til noget. Andre gange kan vi se udfordringen, men mangler ideerne til de nye løsninger. I de tilfælde kan medarbejderdrevet innovationsforløb være med til at konkretisere og fokusere udfordringerne og bringe nye ideer frem, der kan realiseres. Innovation stiller også store udfordringer til lederne, der skal skabe rum for innovation tæt på driften. Lederne skal være med til at sætte holdet, facilitere og motivere tværgående samarbejde, og de skal fjerne barrierer og flaskehalse i innovationsprocesserne. Lederne er kernen i en innovativ kultur, der tør sætte kendte metoder på spil for at åbne muligheden for at løse udfordringer på en ny og smartere måde. 6
For at understøtte og understrege vigtigheden af lederne som kultur- og forandringsbærere afvikler Greve Kommune et uddannelsesforløb om innovationsledelse i et samarbejde med kommunerne i Stevns og Høje-Taastrup. Projektet er støttet via midler fra Videnscenter for Velfærdsledelse afvikles i 2012. Endvidere har Greve Kommune fra ultimo 2011 og tre år frem indgået i et samarbejde med RUC om et PhD-projekt, Samarbejdet fokuserer på offentlig ledelse af samarbejdsdrevet innovation. Baggrunden for PhD-projektet er den voksende kløft mellem de stigende forventninger til den offentlige sektor og de knappe offentlige ressourcer og PhDprojektet bliver indlejret i CLIPS-projektet (Collaborative Innovation in the Public Sector). Alle medarbejdernes ideer skal bringes i spil, så det høje service- og velfærdsniveauet kan fastholdes og udvikles. Det er vigtigt i denne radikale proces, at alle deltager aktivt og konstruktivt i arbejdet bredt i kommunen, og at vi tænker overordnet og på tværs af lokale interesser. Det handler ikke bare om, at vi skal gøre det i forhold til hinanden i virksomheden Greve kommune, men vi skal også gøre det i forhold til brugere, borgere og samarbejdspartnere. Effektivitet er et udtryk for forholdet mellem ressourcer og den leverede aktivitet eller kvalitet. Hvis vi vil skabe et ressourcemæssigt råderum, må vi enten bruge færre ressourcer på at levere den samme aktivitet eller kvalitet, eller vi må få flere aktiviteter eller bedre kvalitet for de samme ressourcer. Greve Kommune har en høj grad af decentral styring og beslutningskompetence og derfor er det centralt, at have fokus på at tænke i helheder, så opgaverne ikke løses dobbelt eller gennem processer flere steder. Det er et ansvar som alle skal løfte, både som medarbejdere og ledere, og hvor ledelsesniveauet har et særligt skærpet ansvar. Endelig skal der ses på kommunens opgaveportefølje, og det skal vurderes, om opgaverne kan skæres til, så kommunen anvender ressourcerne til ydelser, hvor borgerne får mest værdi for pengene. Innovations- og effektiviserings Task-force For at støtte op om og drive innovations- og effektiviseringsarbejdet i Greve kommune etableres en Task-force med repræsentanter fra alle centre, så gruppens arbejde er forankret i driftsorganisationen. Deltagerne i Task-forcen kan have forskellige kompetencer og faglige profiler, fx udviklings-, proces-, økonomisk- eller arbejdsgangskonsulent, idémager, iværksætter, entreprenør eller have erfaringer med innovations- og effektiviseringsprocesser. Det er vigtigt, at gruppen sammensættes af repræsentanter med forskellige profiler og kompetencer, der sikrer mangfoldighed og skaber bedst mulig grobund for, at idéer kan fødes og foldes ud i gruppen. Som udgangspunkt afsættes 7 timer om ugen pr. center til arbejdet i Task-forcen. Direktionen er overordnet ansvarlig for arbejdet i Task-forcen. Projektejerskabet er placeret i en gruppe bestående af centercheferne fra center for HR & Personale, Center for Økonomi & It og Center for Strategi & Ledelse. Udviklingskonsulent fra Center for Økonomi & It varetager projektledelsen af Task-forcen og er dedikeret fuld tid til opgaven. Med udgangspunkt i beslutninger i direktionen og chefgruppen er projektlederen i samarbejde med projektejerskabet ansvarlig for fremdrift i arbejdet, herunder prioritering af aktiviteter, projekter og medlemmernes ressourceanvendelse. Projektejerskabet har desuden ansvar for at projekterne organiseres så vidt muligt med repræsentanter fra både rådhusog institutionsniveauet. 7
Chefgruppen har ansvar for at opnå og realisere potentialerne gennem innovation og effektivisering af opgaveløsningen og for at skabe råderum for videreudvikling og nytænkning af den kommunale service og opgaveløsning. 8
Fokusområde 1 Velfærdsteknologi og digitalisering Kernen i fokusområdet velfærdsteknologi og digitalisering er brugen af teknologi i mødet med borgerne og i kommunens interne processer. Velfærdsteknologi og digitalisering skal gøre det muligt at tilbyde borgere og virksomheder øget adgang til service gennem selvbetjening, så borgerne i højere grad får mulighed for at betjene sig selv uafhængigt af tid, sted og fysisk tilstedeværelse. Velfærdsteknologi og digitalisering skal desuden medvirke til at forbedre kvaliteten og effektiviteten af kommunens processer og arbejdsgange. Greve Kommune har med udgangspunkt i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi udarbejdet Digitaliseringsstrategi 2012 2015 med følgende mål: 1. At skabe økonomisk råderum gennem effektivisering og digitalisering 2. At udvikle den kommunale service og være attraktiv for borgere og virksomheder 3. At være en innovativ arbejdsplads i front med digitalisering og attraktiv for medarbejdere Velfærdsteknologi er brugerorienterede teknologier, der kan være med til at understøtte eller forstærke eksempelvis tryghed, sikkerhed, daglige gøremål og mobilitet i den daglige færden i og uden for boligen. Velfærdsteknologierne anvendes for at skabe en bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med velfærdsydelser og/eller tilvejebringe en bedre kvalitet af disse ydelser for deres brugere. Velfærdsteknologi kan hjælpe og assistere brugere af den offentlige service indenfor især social-, ældre-, handicap-, sundhedsområdet. Velfærdsteknologien skal dels være med til at fastholde og udvikle et højt serviceniveau og frigive tid til de mellemmenneskelige relationer. Dels skal teknologiens arbejdskraftbesparende potentialer udforskes og anvendes til løbende optimering af organisationen og endelig skal velfærdsteknologien understøtte at borgerne bliver mere selvhjulpne og dermed oplever en større frihed. Mål: Digitaliseringen og indførelse af velfærdsteknologi fører til, at borgere og virksomheder oplever en bedre og hurtigere service i kontakten med kommunen Digitaliseringen og indførelse af velfærdsteknologi fører til, at medarbejderne bliver hjulpet i deres daglige arbejde Digitaliseringen og indførelse af velfærdsteknologi fører til, at opgaver og processer effektiviseres, og at graden af borgerselvbetjening øges De digitale og velfærdsteknologiske initiativer i kommunen udvikles i et innovativt miljø med inddragelse af og/eller samarbejde med medarbejdere, borgere og virksomheder Til opfyldelse af målene iværksættes følgende projekter: Koordinering af Velfærdsteknologi og digitalisering (Strategi & Ledelse) Bedre videndeling på Mit Greve (Strategi & Ledelse) Fremtidens Borgerservice (Borgerservice) Voksenudredningsmetoden (Job & Socialservice) Optimering af digitale løsninger (Kultur & Fritid) 9
Digital læring i folkeskolen/ (Dagtilbud & Skoler) Implementering af Børneintra i dagtilbud (Dagtilbud & Skoler) Implementering af digitale løsninger (Børn & Familier) Energiledelse (Teknik & Miljø) Digital kommuneplan (Teknik & Miljø) Ledelsesinformation på koncernniveau (Økonomi & It) Digital ledelse (Økonomi & it) Velfærdsteknologi på hjemmeplejens område og på tværs i kommunen (Sundhed & Pleje) 10
Fokusområde 2 Tættere samarbejde med civilsamfundet Der er et stort velfærdspotentiale i at mobilisere frivillig arbejdskraft i dele af velfærdssamfundets kernefunktioner. Hvis frivillige i højere grad kan indgå i opgaveløsningen i stedet for sosu-assistenten, pædagogen og læreren, så får disse fagpersoner bedre tid til at service de borgere, der har svære behov. Det fremgår af en oversigt over det frivillige arbejde i Danmark, at ca. 35 % af den voksne befolkning på nuværende tidspunkt arbejder som frivillig. Langt hovedparten gør det indenfor kultur- og fritidsområdet, mens en mindre del lægger deres frivillige arbejde på det sociale område Visionen i Greve Kommune er at den frivillige indsats på alle velfærdsområder skal styrkes. Direktionen har derfor nedsat et Frivillignetværk med repræsentanter fra de store serviceområder med det formål, at netværket skal være med til at udvikle rammerne for det frivillige arbejde, så de frivillige i højere grad har lyst til at bidrage med frivillig arbejdskraft. Mål: Udarbejdelse af en frivillighedspolitik Synliggøre og vedligeholde kommunens frivilligside, herunder styrke den frivillige jobformidling Udarbejde modeller for samarbejdet mellem kommunen og de forskellige grupper af frivillige Opdyrke 3 nye aktiviteter hvor de frivillige gør en forskel Til opfyldelse af målene iværksættes følgende projekter: Koordinering af Tættere samarbejde med civilsamfundet (Strategi & Ledelse) Styrket koordinering af kommunens indsatser i Greve Nord (Borgerservice) Samarbejde med frivillige om integration af flygtninge (Job & Socialservice) Inklusion forældreinddragelse på klubområdet (Kultur & Fritid) Inklusion forældreinddragelse i dagtilbud og skoler (Dagtilbud & Skoler) Inklusion forældreinddragelse i Børn & Familiers tilbud (Børn & Familier) Samspil mellem idrættens/fritidens/foreningernes bestyrelser og kommunen (Kultur & Fritid) Greve Kyst borgerdreven innovation (Teknik & Miljø) Virksomhedsdrevet udvikling af erhvervsområderne i Greve (Teknik & Miljø) Organisering og udvikling af den frivillige indsats (Sundhed & Pleje) Udvikling af ny skolepolitik (Dagtilbud & Skoler) Revision af kommuneplanen (Teknik & Miljø) 11
Fokusområde 3 Nærvær og trivsel på arbejdspladsen Det er afgørende for Direktionen at medarbejderne udvikles og trives på deres arbejdsplads ikke bare som en ressource, men som hele mennesker, så de er i stand til at levere en professionel service til borgerne og brugerne. Greve Kommunes HR-strategi 2011-2015 handler om det hele menneske, herunder at få medarbejderens og arbejdspladsens behov til at mødes, så der skabes energi, arbejdsglæde og trivsel på arbejdspladsen. Trivselsindsats handler om at kunne møde den enkelte medarbejders behov både for at tiltrække og fastholde de talentfulde medarbejdere og for at give medarbejderne de bedste forudsætninger for at gøre en forskel i forhold til borgerne i Greve Kommune. Medarbejdere med borgerkontakt oplever i stigende grad at borgerne har stigende forventninger til den offentlige service.. Trivsel handler derfor også om et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hvor der er hensigtsmæssige fysiske og arbejdsmæssige rammer, herunder klare og tydelige forventninger til medarbejdernes arbejdsindsats og tydelig beskrivelse af kommunens serviceniveau, så borgerens forventninger afstemmes. Mål: Som opfølgning på trivselsmålingen 2011 øges medarbejdernes nærvær i perioden fra 2011 til 2012, og alle enheder gør en indsats for at højne den generelle trivsel på arbejdspladsen Medarbejderne får stillet værktøjer til rådighed på Mit Greve, der er med til at gøre dem mere selvhjulpne i forhold til løsning af opgaver Udvikling af medarbejdernes evner til at forventningsafstemme og tydeliggøre serviceniveauet overfor borgerne, som et led i håndteringen af borgernes stigende krav og forventninger Skabe en tydelig og aktiv innovationskultur Til opfyldelse af målene iværksættes følgende projekter: Koordinering af Nærvær og trivsel på arbejdspladsen (HR & Personale) Revision af personalepolitik (HR & Personale) Nærværsrejsehold 2012 (HR & Personale) Innovationsledelse (HR & Personale) Trivsel og nærvær på kultur- og fritidsområdet (Kultur & Fritid) Trivsel og nærvær i dagtilbud og skoler (Dagtilbud & Skoler) Nærvær og trivsel i Børn & Familier (Børn & Familier) Revitalisering af Teknik & Miljø (Teknik & Miljø) Nærvær og trivsel i Økonomi & It (Økonomi & It) Energi og synergi i centret (HR & Personale) Godt humør i Borgerservice (Borgerservice) Trivsel og faglighed (Job & Socialservice) Energi og synergi i centret (Strategi & Ledelse) Kend retningen og vejen dertil (Sundhed & Pleje) 12