Administrator v1.5 QUICK GUIDE Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk
INDHOLDSFORTEGNELSE Introduktion til Rekvi-Skole... Side 3 Login og hjælp til kodeordet... Side 4 Admin startskærmen... Side 7 Således kommer du godt i gang som administrator i Rekvi-Skole... Side 8 Således opretter du en leverandør i Rekvi-Skole... Side 9 Således opretter du varer/produkter i Rekvi-Skole... Side 12 Således opretter du en ny bruger i Rekvi-Skole... Side 17 Således opretter du hold i Rekvi-Skole... Side 19 Således håndteres bestillingerne i Rekvi-Skole... Side 21 Ordrestatus i Rekvi-Skole... Side 22 Ordreoversigten... Side 23 Varelister... Side 25 Kommentarlister... Side 27 Ordrebehandling i Rekvi-Skole... Side 28 At søge efter en ordre i Rekvi-Skole... Side 29 Redigering af ordreindholdet... Side 30 Udskrive pakkelister... Side 31 Vedligeholdelse/servicering af Rekvi-Skole... Side 32 Backup af databasen... Side 33 Optimering af databasen... Side 34 Slette gamle logfiler... Side 35 Se hvem der er online... Side 36 Udsende besked (e-mail) til enkelte eller flere undervisere... Side 37 Slette gamle ordre i Rekvi-Skole... Side 38 Statistik i Rekvi-Skole (bestillinger og købte produkter)... Side 39 Øvrige manualer til Administratorer - Nye moduler (indeholder en gennemgang af tilkøbsmodulerne til Rekvi-Skole - Tips, tricks og procedure (gennemgår forskellige procedure i forhold til at administrerer Rekvi-Skole) - Reference guide til rekviskole (gennemgår teknisk og detaljeret systemets funktioner og muligheder) 2
INTRODUKTION TIL REKVI-SKOLE Ideen med Rekvi-skole systemet udsprang fra et behov for at gøre varebestillinger og rekvireringer af materiale til undervisningen mere enkelt at gå til, både for brugere og for de indkøbere/administratorer der i sidste ende skal håndterer disse bestillinger. Det første Rekvisystem så dagens lys i 2005 og siden da er der sket en hel del, takket være de ideer og forslag som de nuværende brugere og administratorer er kommet med. Der er i dag 6 Erhvervsskoler i Danmark der benytter Rekvi-Skole til håndtering af deres bestillinger fra samlet set knap 120 undervisere. HVAD ER REKVI-SKOLE? I Rekvi-Skole kan undervisere forudbestille de vare/materiale de skal benytte i undervisningen, hvor bestillingen tilknyttes et hold eller et projekt eller en gruppe af elever, således at der er et økonomisk overblik over hvad holdene har brugt af både materialer og økonomi. Indkøberen i afdelingen kan samle disse enkelte bestillinger til en samlet vareliste for enten en dag eller for en samlet periode og kan benytte oplysningerne til at få et overblik over hvad der skal bestilles og i hvor store mængder der skal bestilles varerne hos leverandøren så disse kan udleveres til undervisningen. LÆR REKVI-SKOLE AT KENDE Den bedste måde at lære Rekvi-Skole at kende, er ved at Kaster sig ud i det Rekvi-Skole er nemt og enkelt at gå til og samtidig meget brugervenlig, da det i princippet er lavet som en Webshop, hvor der blot skal fyldes de ønskede produkter i varekurven og bestilles. 3
LOGIN Rekvi-Skole er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle kendte browsere: Internet Explorer skal dog som minimum være version 9 eller nyere. Gå til www.rekvi-skole.dk for at vælge den version af Rekvi-Skole, du er tilknyttet. Her markeres den skole man er tilknyttet, samt hvilken afdeling med arbejder i Rekvi-Skole og herefter overføres du til det ønskede Rekvi-Skole system. Som administrator i Rekvi-Skole, vil du komme til dette skærmbillede Navnet på den skole du er tilknyttet bør stå i den øverste del af skærmen, blot så du kan sikre dig, at det er det rigtige Rekvi-Skole system du logger på 4
LOGIN For at kunne benytte Rekvi-Skole, så skal du logge dig på. Dette gøres ved at indtaste dine login oplysninger (brugernavn og kode) og klikke på log ind knappen GLEMT DIT KODEORD? Skulle du have glemt dit kodeord, så kan du få tilsendt et nyt til din mailadresse, ved at klikke på Glemt dit kodeord? Og indtaste din e-mail adresse og klikke på Resend Du vil så modtaget en mail med et genereret kodeord som du så kan benytte til at logge dig på systemet. Du kan efterfølgende ændre dette kodeord til et der måske er lettere at huske dette viser vi senere i denne quick guide. 5
LOGIN For at sikre at du er logget korrekt på Rekvi-Skole, så burde du kunne se den skole/afdeling du er tilknyttet her Dette er startskærmen når du logger dig på som administrator. Denne startskærm indeholder en opsummering af hvad der er sket i Rekvi-skole systemet i den seneste tid. Vi gennemgår lige kort de enkelte elementer i skærmbilledet. 6
STARTSKÆRMEN I ADMINISTRATOR DELEN MENUERNE Der er 2 menuer i dette skærmbillede, en behandlingsmenu, hvor der kan arbejdes med brugernes bestillinger og en overordnet service menu, med oplysninger om Rekvi-Skole systemet. Vi vil senere gennemgå begge menuer i denne quick guide. De 4 kasser med informationer ser vi kort på her Seneste ordre Viser de seneste 5 ordre der er bestilt Ordre Viser status på alle ordre i systemet Backup Viser de seneste backup filer af databasen der er taget Statistik Viser en oversigt over produkter og brugere 7
SÅLEDES KOMMER DU GODT I GANG SOM ADMINISTRATOR Det er langt fra nødvendigt at kende til alle Rekvi-Skoles funktioner for at man kan benytte systemet til at håndterer de indkomne bestillinger fra brugerne. Første gang du logger på er store dele af systemet allerede sat op således at du kan komme hurtigt i gang. Der er en bestemt rækkefølge tingene skal foregå på i forhold til at man skal kunne benytte systemet Selve funktionaliteten i Rekvi-Skole er baseret på 4 ting: - At der er oprettet leverandører til de enkelte varer/produkter der skal kunne bestilles i systemet - At der er oprettet de varer/produkter som brugerne kan bestille - At der er oprettet brugere, der kan logge på og bestille produkterne - At der er oprettet hold/projekter som produkterne kan bestilles til Vi vil derfor tage udgangspunkt i netop disse 4 punkter, således at du som administrator kan komme hurtigt i gang. 8
SÅLEDES OPRETTER DU EN LEVERANDØR For at oprette en leverandør i Rekvi-Skole, vælger du menupunktet i behandlingsmenuen, Produkter og Leverandører Du vil nu få vist en liste med de leverandører der allerede er oprettet i Rekvi-Skole Du kan nu få oplysningerne vist på de enkelte leverandører, ved at klikke på navnet på leverandøren. Bemærk, at vi får vist information om den leverandør der er markeret en den lille pil. 9
SÅLEDES OPRETTER DU EN LEVERANDØR For at oprette en leverandør, skal du klikke på knappen nederst på siden når listen vises, der hedder Tilføj Leverandørlisten vises igen, hvor der er reserveret en plads i listen samtidigt med at der er gjort klar til at indtaste leverandørens oplysninger i den højre side af skærmen Her indtastes leverandørens navn Her kan man indtaste et eventuelt kontonummer Leverandørens adresse By og postnummer Kontaktperson hos leverandøren Telefonnummer Fax Leverandørens email Eller hvortil en eventuel bestilling skal sendes til Eventuelle bemærkninger Så som webside adresse på leverandørens bestillingsportal, leveringstider eller aftalt leveringssted og lign. Når felterne er udfyldt, så gemmes leverandøren i databasen ved at klikke på knappen Gem Det er ikke noget krav til at alle felterne skal være udfyldt. Leverandøren er nu oprettet og vil fremover fremgå af listen over leverandører. 10
SÅLEDES REDIGERE/SLETTER DU EN LEVERANDØR Ønsker du at redigerer eller helt at slette en leverandør, så kan dette gøres ved at klikke på de små ikoner der er ud for leverandørens navn Klikkes der på Blyanten, så kan de gemte oplysninger om leverandøren redigeres Klikkes der på Stop skiltet, så slettes leverandøren fra databasen Klikkes der på Information skiltet så vises leverandørens oplysninger Man kan godt oprette sig selv som leverandør hvis man i afdelingen har produceret nogle emner, der så er tilgængelig for sin egen afdeling eller andre afdelinger på skolen. 11
SÅLEDES OPRETTER DU VARER I REKVI-SKOLE Ønsker du at oprette en varer i Rekvi-Skole systemet, så vælger du menupunktet Produkter og Produkter/kategorier i behandlingsmenuen. Du får nu en liste over de forskellige kategorier, der kan oprettes varer i. Disse kategorier er magen til dem der vises når man som bruger skal bestille varer. Her vises om kategorien er Aktiv altså vises for brugerne og der vises også hvor mange produkter der er i kategorien Her kan kategorinavnene redigeres Alle varer der oprettes i systemet skal tilhører en kategori hvis der ikke findes en kategori til den varer du ønsker at oprette, så kan den oprettes ved at klikke på knappen Opret kategori Ønsker du ikke at oprette en ny kategori, så kan du springe den efterfølgende side over. 12
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY KATEGORI I REKVI-SKOLE Du opretter en ny kategori til dine varer/produkter, ved at klikke på knappen Opret kategori nederst på siden Der kommer så nu en mulighed for at navngive den nye kategori. Kategorinavnet indtastes her Kategorien kan kort beskrives (ikke nødvendig) Rækkefølgen kategorien vises i for brugerne. (Ikke nødvendig) Klik på knappen Gem for at tilføje kategorien til Rekvi-Skole systemet Tips: Sørg for at kategori navnet ikke bliver for langt da det godt kan give problemer i forhold til at få det vist korrekt for brugerne. Overvej om der skal oprettes flere kategorier, så det måske er lettere for brugerne at finde vareren de skal bruge. Eksempelvis: Man kunne oprette en kategori der hedder korn og gryn i stedte for at have alt under Kolonial Eller oprette en der hedder Brød i stedet for at have en kategori der blot hedder Frostvarer 13
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY VARER I REKVI-SKOLE Da der kun kan oprettes varer når du befinder dig i en kategori, så skal du i oversigten over kategorier, klikke på en af de viste kategorier. Som eksempel kan vi tage Kyllingebryst/filet og klikker derfor på kategorien Fjerkræ Der vises nu en liste over alle de produkter der er tilknyttet Fjerkræ, Og jeg kan lige sikre mig at produktet ikke allerede findes på lisen, før jeg klikker På knappen Opret produkt nederst på siden. Der kan nu indtastes oplysninger om varen Produkt status (er produktet tilgængeligt) Produkt beskrivelse Produktets varenummer (leverandørens) Produktet leverandør (skal vælges) Antal på lager af produktet (kun ved lagerstyring) Produktets vægt (normalt ikke nødvendigt) Sortering (ikke nødvendig) Produkt lokation (benyttes ved pakning af ordre) Fra dato (hvilken dato er det tilgængeligt) Nutritious values (benyttes kun hvis modulet er tilkøbt) Produkt pris (her indtastes produktets nettopris) Mindste produktenhed (Angiver den enhed brugerne mindst kan bestille) Største produktenhed (Angiver den største mængde der kan bestilles) Produkt enhed (angiver i hvilken enhed produktet kan bestilles i) 14
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY VARER I REKVI-SKOLE Lidt uddybende information om de enkelte felter i oprettelsen af en varer. Produkt status: Her kan man vælge om hvorvidt produktet skal være Aktivt eller Inaktivt Aktivt betyder at brugerne kan se og bestille produktet i Rekvi-skole systemet og Inaktivt betyder at produktet ikke kan ses eller bestilles af brugerne. Man kan godt oprettet varer, men lade et produkt være Inaktivt hvis det endnu ikke kan skaffes fra en leverandør men kan også benytte status Inaktiv på et produkt der er udgået fra leverandøren i stedet for blot at slette produktet fra produktlisten. Produkt beskrivelse: Her skal man være opmærksom på at man får beskrevet produktet og mængden korrekt, således at brugerne ikke er i tvivl om hvor meget man bestiller. Det vil være en fordel at oprette så hele enheder som muligt, da der ofte vil være mulighed for at kunne bestille 0,1 del af et produkt så ville det være bedst at oprette eksempelvis smør i hele kilo i stedet for som pakke á 250 gr da brugerne så i princippet ville kunne bestille 0,1 pakke smør, hvilket er 0,1 del af 250 gr = 25 gr smør. Der kan også være krav fra leverandørerne om at man kun kan købe hele kolli eller kasser á 10 stk, derfor skal man nøje overveje hvad man oplyser i dette felt. Samtidigt er det teksten i dette felt brugerne kan søge på så man skal også være opmærksom på stavemåde og formulering. Endeligt kunne det være en ide at have den samme betegnelse for bestemte varegruppe. Eksempelvis kunne økologiske produkter altid have Øko. i varebeskrivelsen, så kunne brugerne nemt finde frem til de økologiske varer. Produktets varenummer: Her kan der indsættes leverandørens varenummer dels som reference og dels som en del af den automatiske prisopdatering som er et tilkøbsmodul for Rekvi-Skole. Feltet behøver nødvendigvis ikke at være udfyldt. Produktets leverandør: Her angives hvilken leverandøre produktet normalt købes hos det er vigtigt at der er tilknyttet en leverandør til de enkelte rodukter, da produktet ellers ikke vil fremgå af de varelister systemet kan generer. Antal på lager af produktet: Denne funtion benyttes kun såfremt man ønsker at benytte sig af lagerstyringen i Rekvi-Skole hvilket som standard er frakoblet, da det vil betyde at alle vareindkøb registreres i systemet hvilket godt kan være tidskrævende. Produktets vægt: Benyttes almindeligvis ikke, men giver mulighed for at få en samlet vægt på bestillingerne. 15
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY VARER I REKVI-SKOLE Sortering: Kan bestemme hvilken rækkefølge produktet vises sammenholdt med de øvrige produkter dette har ikke den store betydning, da langt de fleste produkter er oprettet uden at angive rækkefølgen. Produkt lokation: Her kan der angives hvor i varemodtagelsen produktet befinder sig man kan nemlig udskrive pakkelister ud fra de bestillinger der er foretaget baseret på lokationer af produkterne. Dette betyder at man får samlet mejeriprodukter, kolonialprodukter, nonfoodprodukter i klumper på pakkelisten. Det er valgfrit om feltet bliver udfyldt og om man vælger at udskrive pakkelisterne baseret på lokationer leverandører eller andet. Fra dato: Betyder at man kan reelt kan sætte en dato fra hvornår produktet er tilgængeligt for brugerne i Rekvi-Skole. Det kan være en fordel ved sæsonvarer eller varer der først kan leveres fra leverandøren på et senere tidspunkt. Nutritious values /Næringsindhold Er en mulighed for de Erhvervsskoler og institutioner der har en levnedsmiddelafdeling tilknyttet. Her kan man som bruger få vist næringsindholdet af de varer der er lagt i varekurven. Dette kræver dog at der er oprettet næringsværdier på alle relevante varer i systemet, samt at skolen har købt modulet Næringsindhold Produktets pris: Her indtastes produktets nettopris (excl. Moms) da systemet giver mulighed for flere momssatser, så vil den indtastede værdi blot blive kopieret, så den er ens i felterne. Her vælger administratoren selv at sætte prisen på produkterne, det kan være at man i denne pris vælger at tage højde for eventuelt svind eller tab på bestemte produkter. Produkt enheder: Her har man mulighed for at fastlægge de enheder som brugerne kan bestille af det oprettede produkt. Mindste enhed betyder hvilken enhed man som minimum kan bestille i systemet. Eksempelvis kan man tage stilling til om brugerne kan bestille hele, halve eller kvarte blomkål - her kan man sætte den mindste enhed til henholdsvis 1,0 0,5 0,25. det skal blot også til at håndterer. Maksimale enhed er der begrænsninger på hvor meget af den enkelte varer man kan bestille Safran, kan det bestilles som 0,1 1 10 eller 100 gr. Produkt enhed her kan der sættes den mindste enhed man tillader at kunne bestille i 0,1 betyder at der kan bestilles 0,1 del af produktet 0,5 betyder at der kan bestilles ½ delen af et produkt og 1 betyder at det kun er i hele mængder man kan bestille produktet eksempelvis 1 purløg i potte, da det godt kan være svært at håndterer 0,1 del purløg i potte. 16
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY BRUGER I REKVI-SKOLE Der er kun administratoren der kan oprette nye brugere til Rekvi-Skole systemet. Administratoren indtaster brugerens oplysninger, herunder en emailadresse, og der tilsendes den nye bruger et genereret kodeord, som der skal benyttes for at kunne komme på systemet og foretage bestillinger. Da brugerens kodeord bliver dannet af systemet, så har administratoren ingen kendskab til hvad kodeordet er og kan derfor ikke hverken se, ændre eller genskabe en brugers kodeord der kan kun brugeren selv. For at tilføje en ny bruger til systemet, så klikker du på Ny bruger under punktet Ordre i behandlingsmenuen. Herefter vil der komme et skærmbillede hvor den nye brugers oplysninger kan indtastes. Felter markeret med en rød stjerne er nødvendige. Brugerens status angives her (Godkendt er standard) Navn og emailadrese Postadresse (Normalt blot skolens) Land vælges Telefonnummer (evt. mobil) Nyhedsbrev Bør sættes til Tilmeldt Prisgruppe vælges ikke Såfremt det drejer sig om en elev, så markeres der her Tilsend brugeren en email med kode ord til adgang. 17
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY BRUGER I REKVI-SKOLE Lidt forklaring til de enkelte punkter i tilmeldingen Brugers status i Rekvi-Skole systemet. Som standard er den oprettede bruger godkendt til både at se priserne og foretage bestillinger systemet. Der findes 4 forskellige status for brugerne Godkendt, hvor brugeren både kan se alle produkter og bestille disse til et hold/projekt Afventer godkendelse Tilladt at se produkter med priser Afventer godkendelse Tilladt at se produkter uden priser Afventer godkendelse Kan se produkter med priser, men kan ikke bestille Afvist Kan ikke logge ind i systemet Navn e-mailadress og adresse Her indtastes brugerens for- og efternavn, samt e-mail adresse det er vigtigt at e-mail adressen er korrekt, da denne adresse benyttes til at sende bekræftelse på bestillingen. Land og telefonnummer Land vælges fra listen og der indtastes brugerens telefonnummer E-mail format Er som standard sat til HTML, således vises alle udsendte beskeder direkte i brugernes mail. Nyhedsbrev Som standard er dette sat til Tilmeldt, således at brugeren modtager eventuelle beskeder der sendes fra Admin. Prisgruppe Benyttes ikke i forbindelse med oprettelsen Register as student Benyttes kun såfremt at eleverne får adgang til Rekvi-Skole systemet. Der kan læses mere om denne funktion i Rekvi-Skole Reference manual Velkomst mail Der skal sættes hak i denne boks, da brugerne skal have et kodeord tilsendt. Såfremt brugeren er korrekt oprettet, så vises der en liste over tilmeldte brugere. 18
SÅLEDES OPRETTER DU ET NYT HOLD I REKVI-SKOLE Holdene er Rekvi-Skole s betalingssystem alle bestillinger skal registreres på et hold og hvert hold har deres egen økonomi. Det betyder at de bestillinger der foretages til holdet trækkes fra holdets økonomi. Når et hold skal oprettes, så skal der indtastes et beløb dette beløb er så holdets disponible beløb til dækning af de bestillinger der bestilles til holdet. Holdets levetid kan afgrænses med en start og en slut dato. Holdets forbrug kan aflæses både af administratoren og af de brugere der er oprettet i Rekvi-Skole systemet. Holdet konto kan ikke overtrækkes med mindre dre gives lov til dette af administratoren. Nye hold oprettes ved at klikke på Tilføj Hold i menupunktet Hold På det efterfølgende skærmbillede indtastes holdet oplysninger, økonomi samt start- og slutdato. Felterne med rød stjerne skal udfyldes Holdnavn dette kan være holdets EASY navn eller en kendt betegnelse EASYnavn indtastes eventuelt så holdet er lettere at identificerer for brugerne Antal elever denne værdi har ikke betydning for holdets økonomi det er blot så admin har en ide om hvor mange elever der er på holdet. Information er til internt brug, hvis der er nogle specielle forhold ved holdet. Tilladt overtræk ved at sætte hak i dette så tillades overtræk på holdets konto. Det kunne være relevant hvis holdet producerer med salg for øje. Maksimumbeløb har angives det maksimale beløb holdet samlet set må bruge i perioden Start dato og slut dato her angives henholdsvis start og slut dato for holdet. Bemærk at brugerne ikke kan bestille varer til holde før start datoen og efter slutdatoen. VIGTIGT ved oprettelse af hold. Benyt ikke mellemrum i holdnavnet, da holdnavnet er holdets ID, så skal det være et sammenhængende ord. Benyt ikke bogstaverne Æ, Ø og Å i holdnavnet, disse bogstaver kan skabe problemer i databasen. Gør hvert enkelt holdnavn unikt, systemet accepterer ikke hold med samme navne, det vil også gøre det letter for brugerne at se hvilket hold det drejer sig om eksempelvis 40 uger grundforløb med start i foråret 2014 kunne hedde 40uger_GF_2014a 19
SÅLEDES OPRETTER DU ET NYT HOLD I REKVI-SKOLE Når holdet er korrekt oprettet, så vises der en liste over alle aktive hold i Rekvi-Skole systemet. Fra denne menu kan holdet også redigeres ved at klikke på Blyanten ud for holdoplysningerne Man kan ligeledes lette et hold ved at klikke på Stop skiltet ud for holdoplysningerne. Lidt om oprettelse og brug af HOLD i Rekvi-Skole. Hold i Rekvi-Skole kan ligeledes være betegnelsen for - Projekter med egen økonomi og periode - Underafdeling på skolen med tildelt økonomi - Grupper, hvor gruppe arbejdet er tildelt en bestemt mængde ressourcer - Enkelte personer der har fået tildelt ressourcer til en given opgave - Intern registrering af udgifter til møder eller andre aktiviteter - Intern registrering af forbrug indenfor et specificeret område. Det er selvfølgeligt vigtigt at brugerne bestiller varer til det korrekte hold man kan dog som administrator nemt flytte rundt på bestillingen, hvis det skulle være nødvendigt. Der ligger et simpelt konteringssystem bag håndteringen af de forskellige bestillinger i forhold til økonomi, men det anbefales ikke at bruge Rekvi-Skole som et decideret regnskabssystem, dertil er der ikke designet. Rekvi-Skole har ingen sammenhæng med skolens økonomisystem, da de indtastede beløb er virtuelle penge, men transaktionslisten for holdet (kontoudtoget) giver er rimeligt retvisende billede af holdets samlede økonomi. Når et holds rådighedsbeløb skal justeres op/ned så må man IKKE blot justerer i holdets Maksimale beløb altså det beløb der er tildelt holdet da det blev oprettet. Man skal krediterer eller debiterer holdet og dertil er der oprettet 2 varer i Rekvi-skole systemet som man benytter: Kreditering (tildele holdet ekstra penge) - Kreditering af holdet, foregår ved at man bestiller varen Kreditering, sætter beløbet der skal krediteres på en bestilling og så gennemfører man bestillingen. Debitering (fratrækker penge fra holdet) - Debitering af holdet, forgår ved at med bestiller vare Debitering, sætter beløbet der skal debiteres på en bestilling og så gennemfører bestillingen. OBS: Der kan IKKE tildeles et hold flere penge end det oprindeligt er oprettet med overskrides det oprindelige beløb (altså i plus), så fejlbehandles ordrene til holdet 20
SÅLEDES HÅNDTERES BESTILLINGERNE I REKVI-SKOLE I de forgående afsnit har vi gennemgået forudsætningerne for at brugerne kan foretage bestilllinger i Rekvi-Skole systemet. Vi skal nu til at se på hvordan man efterbehandler disse bestillinger. Vi vil derfor gennemgå følgende emner: - Gennemgå ordre oversigten og ordrenes forskellige status - Flytte en ordres leveringsdato - Udskrive af en samlet vareliste for en dag eller periode. - Udskrive en kommentarliste - Udskrive en pakkeliste til de enkelte bestillinger Efterfølgende vil vi komme med forslag til rutiner for henholdsvis brugere og administratorer i forhold til at benytte Rekvi-skole som et godt værktøj i dagligdagen. 21
ORDRESTATUS I REKVI-SKOLE Ordreoversigten viser en liste over de ordre der, med en given status, er i systemet. Før vi tager hul på selve oversigten, så gennemgår vi kort de forskellige ordrestatus og deres betydning. Ordre status: Alle ordre i Rekvi-Skole systemet er tildelt en eller anden form for status. Ordrens status bestemmer hvordan ordren vises og hvordan den behandles i systemet. Status tilstanden er noget som admin selv skal ændre og selv tage stilling til hvordan det skal benyttes. Der er 6 forskellige status på ordrene i systemet: Modtaget alle ordre starter med at have denne status, ordren får denne status når ordren oprettes i systemet og så efterfølgende venter på at blive behandlet Registreret denne status kan gives en ordre når den er gennemset af en administrator Pakket denne status kan gives en ordre når bestillingen er pakket og klar til levering/afhentning Leveret denne status kan gives en bestilling når den er leveret til holdet Arkiveret Når bestillingen er færdigbehandlet af administratoren kan ligestilles med Faktureret Venter kan tildeles en ordre der ikke ønskes at varerne i ordren skal tælles med i varelisten Det er helt op til administratoren hvordan disse forskellige status benyttes i det daglige arbejde i varemodtagelsen. Nogle vælger at sætte bestillingen direkte i arkivet når de har set indholdet af bestillingen, andre vælger blot at sætte ordren til registreret når ordren er udskrevet, pakket og leveret. 22
ORDREOVERSIGTEN I REKVI-SKOLE Selve oversigten over de ordre der pt. er i systemet vises ved at klikke på Ordre i behandlingsmenuen Ordre Oversigten viser i første omgang de ordre der har fået en status der hedder Modtaget ordren vil blive liggende i denne liste så længe de har status Modtaget Selve ordrelisten giver følgende oplysninger Ordrenummer Bestilt af Ordrestatus Bestilt til Leveringsdato Kommentar til ordren Ordreinfo med mulighed for redigering Kommentar til ordren Ordreindhold 23
ORDREOVERSIGTEN I REKVI-SKOLE I denne oversigt er det muligt at redigerer ordre oplysningerne. For at ændre ordreoplysningerne, så skal den lille grønne pil, være i den linie som den ordre du ønsker at redigerer er - Ordrestatus: Ændres ved at klikke på den lille pil til højre for boksen her efter vises der en liste hvor man så kan vælge at give ordren en anden ordrestatus NB ændres status, så forsvinder ordren fra denne liste, da den kun viser alle ordre med status Modtaget. Leveringsdato: Ændres ved at klikke på Kalender ikonet og vælge en anden leveringsdato den viste ordre opdateres med den ændrede leveringsdato. Hold: Ønsker du at ændre holdet som bestillingen er lavet til det kan ske at brugerne i starten vælger det forkerte hold - så klikker du på den lille pil i boksen og vælger et andet hold, som bestillingen skal leveres til og betales af. (Databasen opdateres samtidigt, så bestillingen fremgår af holdets transaktionsliste) 24
VARELISTER I REKVI-SKOLE En af styrkerne i Rekvi-Skole er, at systemet kan fremstille varelister baseret på de bestillinger der er i systemet. Disse lister kan fremstilles så de viser hvilke varer der skal bruges en bestemt dag eller i en bestemt periode. Med disse lister i hånden er det muligt for administratoren at få er overblik over hvad der skal bestilles hos de enkelte leverandører. Vi vil nu gennemgå fremgangsmåden i at fremstille sådanne lister. For at fremstille en vareliste så vælges menupunktet Vareliste i behandlingsmenuen. Vi får så vist følgende skærmbillede Dato valg for enkelt dag Sorteringskriterie for listen Liste for bestemt hold (her er valgt alle hold) Dato valg for periode Sorteringskriterie for listen Liste for bestemt hold (her er valgt alle hold) 25
VARELISTER I REKVI-SKOLE Her er vist et eksempel på vareliste for en dag (15/5-2013) der er sorteret i kategorier. Varenummer Varenavn Lokation/placering Udskriv Antal (samlet) Kategori Leverandør Denne liste kan udskrives og benyttes i den fremadrettet varebestilling hos leverandørerne. 26
KOMMENTARLISTER I REKVI-SKOLE Til de fleste bestillinger er der knyttet en kommentar det kan være at brugerne ikke umiddelbart kan finde de varer de ønsker at bestille i systemet derfor kan de skrive en kommentar til ordren i kommentarfeltet. For at administratoren kan slippe for at skulle gennemgå de enkelte bestillinger for kommentarer, så er der en mulighed for at få samlet disse kommentarer på en liste. Kommentarerne kan samles for en enkelt dag eller for en periode. For at fremstille en kommentarliste så skal du klikke på Kommentarliste i menupunktet Vareliste Der skal så vælges en periode, med fra dato og til dato, Ønsker man en kommentarliste for en enkelt dag, så vælger man blot samme Dato i begge kalendere Vi ser her et eksempel på en kommentarliste for en periode Ordrenummer Leveringsdato for ordren Selve Kommentaren/Bemærkningen Perioden Brugeren der har bestilt ordren Udskriv liste 27
ORDREBEHANDLING I REKVI-SKOLE I det følgende afsnit vil vi kort gennemgå hvordan ordrebehandlingen i Rekvi-Skole foregår og samtidigt vise hvilke muligheder der er i systemet for håndtering af bestillingerne/ordrene. - Søge efter ordre - Redigering af ordre oplysningerne (leveringsdato, holdoplysninger og ordrestatus) - Redigering af ordre indholdet (varerne) - Udskrivning af pakkelister 28
AT SØGE EFTER EN BESTEMT ORDRE Systemet giver mulighed for at søge efter en bestemt ordre på forskellige måder. Således findes ordren ved hjælp af en bruger: Hvis man har en ide om hvem der har bestilt ordren, så kan man søge efter ordren ved at anvende brugeren. Ved startskærmen vælges der i menupunktet Ordre Brugere og i det lille søgefelt lige over listen, kan man indtaste fornavn eller en del af efternavnet på brugeren og tryk på Enter Efterfølgende vises der en liste over de brugere der matcher søgningen og ved at klikke på den pågældende bruger, således at den lille grønne pil står sidst i linjen så kan man klikke på knappen Vis ordre og få alle brugerens bestilte ordre vist i listeform. Her kan den efterlyste ordre så findes. Således findes en ordre ved hjælp af ordrenummeret: I ordre oversigten indtaster man det efterlyste ordrenummer i søgefeltet lige over listen og trykker på Enter, Så dukker ordren op på skærmen og man kan efterfølgende få indholdet vist på skærmen ved at klikke på Rediger Således findes en ordren ved hjælp af leverings datoen: I ordre oversigten vælger man en dato for levering i den lille kalender der er lige over listen. Når datoen er valgt, så vises alle de ordre der har den valgte dato som leveringsdato og man kan nu klikke på den ordre man ønsker at se på. Når man søger efter en bestemt ordre, betyder ordrens status ikke noget. REDIGERING AF ORDREOPLYSNINGER Stort set alt an redigeres i de ordre/bestillinger der er oprettet i systemet Leveringdato, bestilt til hold og status kan ændres direkte i ordreoversigten (se side 22) og indholdet af ordren kan ændres ved at markerer den enkelte ordre i oversigten og benytte de muligheder der er i feltet til højre (drop down boksene) 29
REDIGERING AF ORDREINDHOLDET Der kan sommetider opstå behov for at ændre i en ordres indhold af produkter, det kan være at undervisningen er reduceret eller at der tilbageleveres ubrugte varer til lageret igen. Så derfor giver Rekvi-Skole mulighed for at du, som administrator, kan redigerer/ændre indholdet af de enkelte ordre. Ønsker man, som administrator, at redigerer indholdet af en ordre, så gøres det nemt under den enkelte ordre Man finder først ordren i ordreoversigten eller ved at søge efter den (side 28). Dernæst markeres ordren og der klikkes på knappen Rediger ordre Her findes ordre oplysningerne for den pågældende ordre Der kan slettes en hel linje ved at sætte kryds i boksen og klikke på Opdater ordre indholdet Der kan redigeres i antal ud for produktet og klikke på Opdater ordre indholdet Der kan tilføjes et produkt til ordren, ved at finde produktet i listen der kommer frem ved at klikke her og indtaste antal og endelig klikke på knappen opdater ordre indholdet I dette eksempel tilføjes der 2 abrikoser til ordren Efter der klikkes på opdater ordre indholdet så opdateres ordren, holdets økonomi og transaktioner samtidigt. 30