Formand Michael Skonning bød velkommen og udtrykte tilfredshed med det store fremmøde og Administrationen og Hovedbestyrelsen blev præsenteret. 1. Valg af dirigent. Bo Sigismund blev enstemmigt valgt. Han konstaterede at varslet til indkaldelse til afdelingsmødet var rettidigt udsendt og gennemgik herefter dagsordenen. Der var ingen bemærkninger til dagsordenen. 2. Godkendelse af forretningsorden. Godkendt med bemærkning om, at almindeligt stemmeflertal kan kræve urafstemning, hvilket blev bekræftet. 3. Valg af referent. Bente Poulsen blev enstemmigt valgt. 4. Nedsættelse af stemmeudvalg. Anne-Marie Johansson og Marianne Johnsen blev enstemmigt valgt. 5. Afdelingsbestyrelsens årsberetning. Formanden startede med at præsentere bestyrelsen: Gitte Andersen - næstformand og kasserer Gitte Overballe - daglig kontaktperson til varmemestre mv. Tina Sørensen - har desværre meddelt at hun ikke ønsker at genopstille til bestyrelsen Anne-Marie Johansson - har været 1 år i bestyrelsen Marianne Johnsen - har været ½ år i bestyrelsen, hvor hun har afløst Annette Andersen, som er fraflyttet afdelingen Bente Poulsen - har været 1 år i bestyrelsen og herefter gennemgik han sammen med nogle af bestyrelsesmedlemmerne årets gang i bestyrelsen. Seminarer: Alle afdelingsbestyrelser samt hovedbestyrelse og administration deltog i det årlige seminar, som i år løb af stabelen i Ikast. Der var input fra en medarbejder fra BL. Afdelingsbestyrelsen afholdt i Grenå også sit eget arbejdsseminar, hvor vi drøftede en 5-års plan for Vejlby Vænge indeholdende de ting vi gerne vil tage fat på herunder bl.a. hegnsregler, renoveringsfest, storbørnslegeplads, foredrag og temadage, Skt. Hans-aften, juletræsfest, velkomstpjece til nye beboere, udflugter, IT/Facebook. Altsammen initiativer, som vi håber kan blive til glæde og gavn for beboerne. Bestyrelsen overvejer at udsende spørgeskemaer til brug for belysning af beboernes ønsker omkring eventuelle aktivitetsdage mv. og vi håber på god feedback. Vand på terrasser:
En del beboere har oplevet vand på deres terrasser og der vil nu blive etableret et prøveforsøg hos en beboer omkring afhjælpning af dette. Vaskehuse: I vaskehusene er der ophængt liste til brug for check af rengøringen og papirruller til aftørring af kurve og borde. Grønne områder: Generelt er de grønne områder i VV blevet klippet ned for at give lys og luft og for at skabe et åbent område. Vængehuset: Der har været run på Vængehuset siden genåbningen efter renoveringen og Camilla som står for Vængehuset udtrykker ønske om at få flere personer på opgaven. Interesserede kan henvende sig til bestyrelsen. Containersalg: Salget af indbo fra pavillonerne indbragte ialt kr. 14.285 samtidig med at vi havde nogle hyggelige dage, hvor mange beboere deltog. Renoveringsfest: Der afholdes renoveringsfest d. 24. august 2013 med underholdning for børn om eftermiddagen og musik og helstegt pattegris for alle om aftenen. Der vil blive en mindre egenbetaling til arrangementet. Nærmere program følger senere. Herefter blev der lagt op til debat omkring beretningen. Beskæring: Hvis der ikke i vedligeholdelsesreglementet står noget om beskæring ved beboernes huse, så er der ingen regler og hvis afstanden til skel er OK, kan ingen blande sig i dette. Landskabsarkitekt efter renoveringen: Der arbejdes efter planen med dette i det kommende år og Anni Øhrberg bekræftede, at der fortsat er penge til det. Kunst i VV: Der er ingen tiltag om opsætning af kunst. Efter debatten blev bestyrelsens beretning enstemmigt godkendt. 6. Afdelingens budget for perioden 1/10-2013 til 30/9-2014 til godkendelse. Formanden gennemgik budgettet med assistance fra Anni Øhrberg og herefter var der debat. Der blev udtrykt undren over en påtænkt huslejestigning, når VV generelt har overskud og en god økonomi og både bestyrelse og hovedbestyrelse blev opfordret til at tænke "grønt" for bl.a. at minimere el-udgifterne.
Omkring regnskabet vedrørende renoveringen oplyste Anni Ø. at dette pt. er ved at bliver færdiggjort og vil blive gennemgået på næste års afdelingsmøde. Flere beboere gjorde opmærksom på, at de ikke forstod hvordan regnskabet kunne afsluttes, da de endnu ikke har fået udført arbejdet på de afleverede mangellister. Der blev generelt udtrykt utilfredshed med budgetmaterialet, da det blev fundet uigennemsigtigt og svært at læse. Der var opfordring til at nogle fra bestyrelsen tog på et budgetkursus. Bestyrelsen tager dette til efterretning. Budgettet blev herefter godkendt. 3 undlod at stemme. 7. Afdelingens regnskab for perioden 1/10-2011 til 30/9-2012 til orientering. Formanden gennemgik regnskabet. Overskuddet deles ud over 3 år. Opfordring til at overskuddet bruges til nedsættelse af huslejen og at regnskabet sendes ud og lægges på hjemmesiden inden afdelingsmødet samt at aktiver og passiver fremover gennemgås. Bestyrelsen tager dette til efterretning. 8. Indkomne forslag. a. Fastfrysning af B-ordningen i 5 år - Lennart Eklund: Lennart redegjorde for sit forslag og fordele og ulemper ved B-ordningen blev flittigt diskuteret. Mange opfordrede Administrationen til at være meget opmærksom på eventuelt misligehold af ordningen og eventuelt skabe klarere regler vedr. syn, da en del beboere har oplevet, at de har overtaget en lejlighed i dårlig stand og hvor der ikke stod penge på B-ordningen. Anni Ø. fastslog at ordningen er til brug for gulve, gulvtæpper, maling af lejligheden og afslibning af trapper samt at der var stort ansvar omkring ordningen. Afstemning: 9 for og 11 undlod at stemme. Forslaget forkastet. b. Overskud på garageleje øremærkes til udskiftning af tag - Lennart Eklund: Lennart trak sit forslag tilbage. c. Hurtig kørsel på parkeringspladsen - Troels Hulgaard (var ikke til stede - formanden fremlagde forslaget ifølge aftale m/troels: Mange beboere havde registreret for hurtig kørsel på parkeringspladsen - overalt i VV. Der var forslag om bump, chikaner m.m. samt at appellere til dem man så køre for stærkt. Det er også muligt at klage til Administrationen via beboerunderskrifter. Formanden har aftalt med Troels, at han møder op til næste afdelingsbestyrelsesmøde for en snak om problemet. Der var derfor ingen afstemning om forslaget. d. Vintersandkassen v/gård 8 ønskes flyttet - Troels Hulgaard (fremlagt af formanden i Troels' fravær - se pkt. 8 c): Ønskes flyttet på grund af at sandet slæbes med ind i beboernes huse. Sandkassen bruges af varmemestrene. Afstemning: ingen for og 24 undlod at stemme. Forslaget forkastet.
Forslag fra bestyrelsen: e. Afstemning om ny udbyder af internet og telefoni: Formanden gennemgik tilbuddet fra den nye udbyder - CIRQUE - og flere i forsamlingen udtrykte stor begejstring for et skifte. Nettet vil max. være "nede" i et par timer i forbindelse med skiftet og der skulle ikke være udgifter forbundet med overflytningen. Firmaet kan kontaktes 24 timer i døgnet og har en oppetid på ca. 99%. Båndbredden udvides konstant og skulle dermed give en konstant hastighed. Der vil være en bindingsperiode på 3 år. Såfremt forslaget vedtages, opsiger Boligforeningen aftalen m/bolignet Aarhus for alle med 3 måneders varsel. Hvis man ikke har BoligNet Aarhus, skal man selv opsige sin nuværende udbyder. Afstemning: 1 undlod at stemme. Forslaget blev vedtaget. f. Afstemning om hegnsregler for hegn og haver på havesiden og for hegn på gårdsiden: Forslaget blev gennemgået og der var snak frem og tilbage omkring forslaget. Nogle beboere gav udtryk for, at de havde sat høje hegn op til gårdsiden pga. chikane fra andre beboere, som kiggede ind. Afstemning: 41 for og 9 imod. Forslaget blev vedtaget. g. Afstemning om halvtag til gårdsiden: Bestyrelsen trak sit forslag, da det var utilstrækkeligt belyst. h. Afstemning om placering af storbørns-legeplads: De 3 placeringsmuligheder blev diskuteret og der var diverse kommentarer til forslagene. Der var usikkerhed om bestyrelsen tidligere havde fået grønt lys til at etablere en storbørns-legeplads eller blot havde fået tilsagn til at udarbejde en plan. Dette skal efterfølgende undersøges. Der blev stillet forslag om en urafstemning og 41 stemte for og 19 imod. Urafstemning vedtaget. Det blev besluttet, at bestyrelsen skal tilvejebringe et godt belyst beslutningsgrundlag i form af materiale der sendes rundt til beboerne. Punktet henvises derfor til et eventuelt ekstraordinært afdelingsmøde eller til næste års afdelingsmøde. 9. Valg af afdelingsbestyrelsesformand for 2 år. Michael Skonning, Vejlby Vænge 104 blev genvalgt. 10. Valg af 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år. Gitte Andersen, Vejlby Vænge 16 Anne-Marie Johansson, Vejlby Vænge 197 Nikolaj Due, Vejlby Vænge 59 11. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem for 1 år. Marianne Johnsen, Vejlby Vænge 217 12. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen 1. suppleant - Seydo Hansen, Vejlby Vænge 37
2. suppleant - Tina Apollo, Vejlby Vænge 119 13. Eventuelt. Legepladser: Det er varmemestrene der checker op på at sikkerheden lever op til kravene omkring legepladser. Renovering: Stor frustration og diskussion omkring mangler i forbindelse med renoveringen herunder bl. a. vand på terrasser, frostsprængte fliser, isolering af gavle, færdiggørelse af diverse arbejder og renovering af grønne områder. Anni Ø. opfordrede til at al henvendelse omkring mangler skal ske til varmemestrene (evt. ved at aflevere nye lister over manglerne), da det er dem der skal vurdere om manglen skal med under renoveringen eller under almindelig drift. Der vil ske gennemgang af renoveringen i efteråret 2013. Formanden takkede for fremmødet og den gode aktivitet på mødet og takkede samtidig varmemestrene for godt samarbejde. Til orientering: pr. 1. maj 2013 flyttes afdelingsbestyrelsens månedlige møde til den sidste onsdag i måneden og beboere er velkomne mellem kl. 19.00-19.30. Bente Poulsen - referent