Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 6. august 2014 loen 16.30, Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Anders Steen Mortensen, Kristoffer Mæng, næstformand Johan Sørensen, asserer Pia Gunvald, bestyrelsesmedlem Kristoffer Sundmar, bestyrelsesmedlem Christian Gasberg, bestyrelsesmedlem Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Christian Wormslev, bestyrelsesmedlem ** Sanne Ørnfeldt Larsen, bestyrelsesmedlem Anja Lye Borre, Studenterhusets repræsentant (AFBUD) Observatører: Daniel Seehausen, Erhvervsgruppen Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... (ODB) [45 min] fra en fra de enelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitise Diretion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Øonomien fra grupper repræsenteret ved mødet 5. Studiestart (ODB) [20 min] 6. SoFiA s vedtægter (ODB) [10 min] 7. RedBull samarbejdsaftale [5 min] 8. Ansøgning til udvilingspuljen [5 min] 8. Luet punt(odb) [20 min] 9. Luet punt(odb) [10 min] Eventuelt Mødeevaluering eeeo = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 8
Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Johan Sørensen Referent: Anders Mortensen Godendelse af dagsorden Tilføjelse af punt: RedBull samarbejdsaftale Tilføjelse af punt: Ansøgning til udvilingspuljen Fjernelse af punt: Spisning Dagsorden godendt 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Kasseapparat Der mangler stadigvæ at blive lavet en del forsellige ting, hvilet betyder, at det ie ommer til at øre til studiestart. Inden efterårsferien er assesystemet lar til test. Nyhedsmail Sal indeholde Eventbesrivelser (eventalender) Fri fadøl Hvornår sal det være næste gang? Slut august, september? Anders/Wormslev ontater Musihuset ang. fri fadøl i august Hall of Fame Status quo Webshop Webshoppen ører, men der bliver løbende rettet op på de små fejl, der er. Budgettet for webshoppen er opbrugt. Der ommer nye billetter til webshoppen, med to forsellige størrelser af stregoder. Derudover ommer der 4 felter på billet, hvor man vil unne relamere for egne events eller potentielt Erhvervsgruppens under. Studiestartsfest: indtil nu solgt 66 billetter Der bliver undersøgt hvorvidt serverens apacitet er tilstræelig ved studiestart. Spørgesema til studerende Er lar til publicering. Hvordan sal det sendes ud - og til hvem? Mæng og Anders arbejder videre med distributions mulighederne. Kultur lippeort Adsillige mulige partnere er blevet ontatet, og der bliver løbende holdt møder med disse. Side 2 af 8
Opslagstavle Status quo (Flere igangværende opgaver er punter) 3. Nyt... (ODB) [45 min] fra en RedBull to på hjul Tilladelse til forhindringer osv., er givet udeservering ommer senere Tsinat undersøger hvilen bar, der an varetage eventuel udendørs servering. Adgangsursus Fredag d. 22. august Præsentation af Studentersamfundets vire Sanne og Mæng tager ud, og holder oplæg til dette Kommuniationsgruppen er i gang med udarbejdelsen af en ny præsentation til powerpoint, til brug ved dette. slumme en byder forslag til emner velommen. Rusintrodutioner Planlægningen af disse er påbegyndt, og bestyrelsen vil blive bedt om at igge på pågældende datoer. fra de enelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Kristoffer Sundmar: Møde med SOFIA, hvor bl.a. vedtægterne blev disuteret Derudover blev det drøftet, hvordan et tættere samarbejde med tutorer, an omme op at stå på SAMF. Johan Sørensen: Se punt fra øonomien Christian Wormslev: Se punt Studiestart Tsinat Berhane: Samarbejde med BasisBaren vedr. Hvervemøde, ØL osv. er påbegyndt. Løbende ontat med de forsellige barer, for at sire ordentlig overgang til det nye år. Arbejdet med ultur lippeort. Møde med Carlsberg Kontrat gennemgang Bl.a. resulteret i støtte til gruppen Lyd og Lys Pia: Besøgt BEST ved deres sommerursus Kontat med Sport og Fritid ang. Rosilde festival 2015. Gasberg: Arbejdet med webshop og Kommuniationsgruppen. Samarbejdet med ommuniationsgruppen er velfungerende i øjebliet. Side 3 af 8
Kristoffer Mæng: TedX ansøgning er afsendt, men der afvente Studentersamfundet Esbjerg ører rigtig godt. Der bliver ie afholdt en fest, men til gengæld nogle ativiteter fra Studentersamfundets side. Studentersamfundet CPH Næstformanden og den uddannelsespolitise ordfører CPH laver et rigtig godt stye arbejde. en ommer tilbage til Danmar i slut august, og er lar til arbejde igen. Sanne A&D festudvalg Det er blevet tilendegivet overfor A&D folene, at det er en bedre løsning for alle parter, hvis de engagerede fol fra A&D bliver en del af festudvalget, og den vej igennem an afholde nogle fester også for A&D. Gigantium Der er blevet indøbt udstyr til Gigantium, og dette er blevet afleveret. Frivillige: Det er rigtig svært, at finde frivillige til at varetage opgaven med at holde øje med udstyret i Gigantium. Hvis ie det er muligt at finde frivillige, an man eventuelt løse det ved, at man i ontorets åbningstid an, mod et depositum, låne bolde og lignende. AAU-DÅB Hvordan an man forbedre AAU-dåben i forhold til sidste år, er noget, der arbejdes videre med - såfremt det afholdes. fra Studenterpolitise Diretion Kristoffer oplyser ved dette punt: Opslag for valgoordinator er offentliggjort, og ansøgningsfristen slutter d. 15. august. SD har været til DSF s sommerursus Kommuniationsgruppen har fremstillet en plaat til SD. Der foreligger en plan og valgstrategi, således at efteråret an omme til at fungere så optimalt som muligt. SD har øget samarbejdet med ommuniationsgruppen. Udarbejdelse af strategi for faultetsrådene er blevet færdiggjort. UPF møde i august var, sammenlignet med UPF møder i august ellers, relativt velbesøgt. Alohol-politi i Rusperioden Der er ie blevet vedtaget nogle politipapirer på dette område. I løbet af efteråret vil bestyrelsen afholde en worshop i samarbejde med SD og engagerede personer omring dette område, således at man an finde en optimal balancegang mellem alohol og ie Side 4 af 8
alohol-relaterede ativiteter i rusperioden. fra Administrationen Tina og Anne er tilbage fra ferie, Lena vender tilbage d. 11. august. fra Erhvervsgruppen Onsdag d. 13. eller torsdag d. 14. august er Rushåndbogen de studerende i hænde. Studiemesse Alle stande bliver(er blevet) solgt. Hver stand får 2 x madbilletter, 1 x refill ande affe samt noget vand. Pareringsmuligheder for underne er i undersøgelsesfasen. Erhvervschefen tager på pratiophold i København, men dette vil Studentersamfundet ie omme til at mære, da ontat pr. mail og telefon fortsat vil være uændret. Derudover vil Erhvervschefen in absentia være Salgschefen Jonas. fra Studenterhuset Studenterhuset er i gang med at blive gennemgående malet. fra Øonomien Den øonomise situation gennemgås af assereren. fra grupper repræsenteret ved mødet BarBaren afholder generalforsamling i slutningen af august Arbejdet for BoatRace er påbegyndt. FagSamf har arbejdet en del med auditoriefordeling i efteråret 2014. Kommuniationsgruppen modtager gerne opslag til faceboo i god tid, og gerne med forslag til testen - men forbeholder sig retten til at lave redationelle ændringer i testen samt at fastsætte publiceringstidspuntet. 5. Studiestart (ODB) [20 min] Motivation: Anders Mortensen/Wormslev Status på studiestart - hvor langt er vi med de forsellige ting? Hele bestyrelsen sal sættes ind i alt, således at studiestarten an omme til at forløbe så fornuftigt som muligt. Det er ie siert, at alle punter sal disuteres/orienteres om under mødet. Tutortrøjer Tryet er bestilt. Selve trøjerne mangler at blive bestilt, da der stadig mangler information vedr. størrelser og farver. Forhåbentlig an trøjerne blive bestilt d. 7. august Paning af tutortrøjer: D. 26. august sal disse paes Side 5 af 8
IDA Er inviteret til tutorseminar på dagen, de sal informeres om, at der er to seperate tutorseminarer. Tutorseminar Loaler er bestilt til d. 23. August SUND afholder tutorseminar på Frederi Bajers vej. Fib. 15 aud. A, Fib. 16 bliver brugt til TeNat og HUM. SAMF afholder d. 21. Webshop SSFU ommer til tutorseminar og sælger billetter Tutorer sal øbe billetter på webshoppen Der bliver et salgsområde på Fib. 15 til tutorseminaretet. Tutorfordele Aftaler Musihuset Heidis/Guldhornene Forslag til forretninger: Cafe Luna Minigolf Svømmehal Pigen og trompeten Aalborg Teater Dan s pool hall Cafe Campus Såfremt ommuniationsgruppen sal fremstille en brochure til tutorer, sal denne foreligge d. 10. august senest. Morgenmadsarrangement Morgenmadsaftalen er på plads, forhandlet til 9,5 r. inl. moms. esl. op. Produterne til morgenmaden bliver leveret ugen forinden, rundstyerne l. 04:30 d. 1. september. Antal: Der bestilles morgenmadsposer til 4700 personer. Servietter med logo er bestilt I poserne (med logo) ommer 4 flyers: Studiemesse, sang fra Studenterpræsterne, Studiestartsfesten og medlemsfordele til Studentersamfundet. Uddeling af Agenda En opgave for tutorer, underpunt til opgavefordeling. Arbejdsopgaver Bliver fordelt af Wormslev og Anders d. 7. august. Tutorer Opgavefordeling Kan først gøres når man har endeligt antal af tutorer. Hvem er blevet tutorer? Tilbagemelding til tutorer sal foreligge senest d. 10. august. Folder med information omring salg på webshop osv. bliver lavet til alle tutorer, således at de an bistå nye studerende i deres øb. Side 6 af 8
ipads og frivillige Salgssteder: 3 faste og 1 ørende Basis, FIb 15, Krog 3 og den ørende (3 sælgere, 6 ipads) Hvert salgssted har en oversælger Basis: Pilgaard, Fib 15: Ulri, Krog 3:, Kørende: Lasse Printere: Hvert salgssted får én hurtigudsrivende printer. Hovedansvarlig for salgssteder Gasberg og Anders Trier, placeret på bestyrelsesontoret Direte ontat til NaviSupport og Seretariatet Antal af ipads: København: 15 Esbjerg: 5 Aalborg: 80 Der bliver indstillet at man ansaffer 20 flere ipads til brug i Aalborg, da 80, med 3 store salgssteder, med al sandsynlighed ie vil være tilstræelig. Bestyrelsen beslutter, at der sal ansaffes 20 flere ipads til Aalborg, dermed 100 i alt til Aalborg. Frivillige til salg: Sælgerseminar: Dato: Gasberg finder en dato. Hvor der sal booes en sælger til at holde et oplæg. Det er meningen at der sal booes en salgsonsulent til dette. Borde/bæne Thisted serviceudlejning er blevet ontatet vedrørende borde/bæne, ander til varmt vand, gasedler til opvarmning af vand, osv. Indslag i AKKC en har ansvaret for dette. Indmeldelsesblanet Disse er blevet sendt til godendelse, rettelser an sendes frem til d. 10. Tutorlistermærer Disse er blevet sendt til godendelse, rettelser an sendes frem til d. 10. Bus til og fra AKKC Wormslev snaer med Pia Pedersen fra AAU ommuniation omring dette. 6. SoFiA s vedtægter (ODB) [10 min] Motivation: Kristoffer Sundmar Efter ændring af SoFiA s vedtægter på en estraordinær generalforsamling den 29. maj, sal disse godendes af bestyrelsen. SOFIA s vedtægter an i sin nuværende form ie blive godendt, men en ommenteret (af bestyrelsen) udgave af vedtægterne vil blive sendt til og gennemgået med SOFIA. Side 7 af 8
7. RedBull samarbejdsaftale [5 min] Motivation: Tsinat RedBull har sendt en mareting samarbejdsaftale til godendelse ved bestyrelsen. Samarbejdsaftalen med RedBull er gennemgået på bestyrelsesmødet, og ommentarer er modtaget og vil blive sendt til Red Bull når ommentarerne er færdigudarbejdede. Derudover vil Tsinat og Anders til et møde med Red Bull oplyse omring mangelfulde goder for de studerende i Esbjerg og CPH. 8. Ansøgning til udvilingspuljen [5 min] Motivation: Anders Mortensen 8. Luet punt(odb) [20 min] 9. Luet punt(odb) [10 min] Eventuelt Mødeevaluering Godendelse af referat Ansøgning fra A-team til udvilingspuljen lydende på 20.000,- godendes af bestyrelsen. Bestyrelsen beslutter at ansaffe 20 flere ipads til studiestartsdagen. Værdi: 5500,-. Side 8 af 8