Public 360 " En god start på vejen mod digital forvaltning"
Indhold Tænk stort, start småt.......................................... 3 Forskellige offentlige myndigheder - samme hovedudfordring........ 4 Optimeret til specialopgaver i stat, amt og kommune................ 5 Public 360 - en helhedsløsning for offentlige myndigheder.......... 6 Brugervenlighed............................................... 9 Eksempel på brugergrænsefladens opbygning..................... 10 Udvalgte eksempler fra FESD kernesystem........................ 12 Eksempler fra administrationsgrænsefladen....................... 20 Fremtidsperspektiver.......................................... 23 Brugereksempler.............................................. 24 Borgerservice - Karin Hansen................................. 25 Sagsbehandling - Liselotte Jansen............................. 28 Offentlig ledelse - Preben Hansen............................. 32 Faciliteter til politikere - Anne Bastholm......................... 35 Service til institutioner - Birthe Christoffersen.................... 37 Service til virksomheder - Jan Laursen.......................... 39 Borgerservice - John Villumsen............................... 40 Overblik over Public 360....................................... 44 Åben og fremtidssikret løsningsplatform......................... 46 Software Innovation konsortiet................................. 47
Tænk stort, start småt Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) er hjertet i digital forvaltning. ESDH løsninger er det naturlige omdrejningspunkt for effektivisering af sagsgange, effektiv videndeling, bedre ressourcestyring og bedre service til borgere, virksomheder og andre myndigheder. Men selv om de største effektiviseringsgevinster først høstes når processerne hænger sammen helt ud til borgerne, så er det vigtigt at vejen mod digital forvaltning gennemføres i en takt, hvor der høstes fordele ved hvert eneste skridt på vejen. Cirka 200 medarbejdere i Software Innovation arbejder med ESDH baserede løsninger for over 250 offentlige kunder i Danmark og resten af Skandinavien. Derfor har vi også et godt kendskab til, hvad der skal til for at sikre, at løsning og proces bliver en succes - både på kort og på længere sigt. Den bedste udviklingsmodel vi kender, kalder vi "Tænk stort, start småt". Denne model handler om, at tænke over hvordan IT-løsningerne skal se ud på lidt længere sigt (f.eks. 2-3 år), men den handler også om, at opdele udviklingen i en række overskuelige faser, der sten for sten brolægger vejen til de store effektiviseringsgevinster. Lidt forenklet kan en sund udvikling mod digital forvaltning opdeles i 3 faser: 1. Først må der etableres et fleksibelt grundsystem, som medarbejderne kan finde ud af, og som hurtigt bliver en vigtig del af det daglige arbejde. 2. Så skal medarbejdernes daglige arbejde løbende effektiviseres gennem f.eks. gradvise omlægninger af arbejdsprocesser og integration til andre nøglesystemer. 3. Endeligt må relevante dele af løsningen åbnes ud mod borgere, virksomheder og andre myndigheder, så det fulde digitale samarbejde kan realiseres. Public 360 grundløsningen (som er det samme som FESD kernesystem) er meget brugervenlig, samtidigt med, at den er fleksibel i forhold til forskellige krav hos stat, amt og kommune, og ikke mindst hos den enkelte myndighed. Det betyder, at man hurtigt kommer i gang med at høste de første gevinster. Men lige så vigtigt er det, at Public 360 indeholder en hel familie af sammenhængende løsningsmoduler, som kan benyttes til at udbygge løsningen i den takt der passer den enkelte myndighed, -hurtigt eller langsomt, men helt uden forhindringer. Public 360 3
Forskellige offentlige myndigheder - samme hovedudfordring Selv om opgaver og organisatoriske inddelinger er forskellige i det offentlige, er hovedudfordringerne for de enkelte myndigheder langt hen ad vejen de samme. Public 360 har funktionalitet til at løse en række udfordringer for offentlige organisationer: Øget effektivitet Kravene til effektivitet, ikke mindst inden for administrative opgaver, bliver stadig større. Det offentlige har konkrete målsætninger udtrykt i resultatkontrakter og krav om at øge produktiviteten, og få mere service ud af hver krone. Ressourcer ønskes frigjort fra administrative rutiner, for i stedet at kunne bruges til at udføre fagligt arbejde. Udfordringen er at have gode moderne støttesystemer, som muliggør effektive interne processer. Øget effektivitet kan blandt andet opnås gennem at slå arbejdsopgaver sammen, automatisere sagsgange og stimulere til øget involvering af borgerne. Bedre service til borgere, erhvervsliv og organisationer Tendensen i dag er, at effektiviseringsbestræbelser er knyttet op mod ønsket om bedre ydelser og service til borgere og andre der er defineret som brugere af det offentlige. Dette kan nemlig lette trykket på det offentlige, og dermed reducere intern administration, ved blandt andet at gøre services tilgængelige gennem selvbetjening. Målsætningen er at øge serviceniveauet, samtidig med at ressourceforbruget bringes ned. For at opnå dette må organisationen definere et hovedperspektiv for udviklingen af sine IT-løsninger, som både tager sigte på forbedringer og værdiforøgelse for brugerne og intern omkostningseffektivisering. Derfor er det helt afgørende, at brugerens behov sættes i fokus helt fra begyndelsen. Samarbejde på tværs med andre offentlige myndigheder Det er meget sjældent, at en afdeling eller myndighed fungerer alene uden behov for at dele information og processer med interne og eksterne parter. Med dagens moderne løsninger er udfordringen at etablere effektiv informations- og videndeling på tværs af organisatoriske skillelinier. Desuden vil konsekvenserne af beslutningerne på strukturområdet formentlig betyde, at opgaver vil blive flyttet, slået sammen eller delt. Det er et afgørende krav at IT systemerne understøtter sådanne omlægninger - ikke besværliggør dem. Integration af IT-løsninger Mulighederne inden for øget service og procesbesparelser er mange, men gennemføringen er en udfordring, da en offentlig organisation vil skulle knytte mange isolerede interne systemer sammen op mod internettet for at opnå ønsket effekt. Derudover vil nye måder at kommunikere med brugergrupperne på, betyde øget systemkompleksitet. En anden udfordring er, at separate løsninger for forskellige opgaver gør, at man sidder med en fragmenteret IT-løsning, hvor information er spredt og samtidig overlappende. For eksempel opbevares information om en sag/person/virksomhed i arkivog sagsbehandlersystemet, økonomisystemet, et kontaktregister og i en publiceringsløsning på web-portalen. Tilgangen til de forskellige systemer er forskellig, og dermed bliver meget af den information virksomheden faktisk besidder allerede i dag, ikke udnyttet optimalt. Udfordringen er at kunne udnytte informationen i et informationsnetværk uden, at skulle ombygge eller forkaste alle eksisterende systemer. 4 Public 360
Optimeret til specialopgaver i stat, amt og kommune Journalisering, arkivering og sagsbehandling er alle fællesdiscipliner i de tre hovedkategorier i det offentlige: stat, amt og kommune. Alle offentlige virksomheder har brug for at kunne: samle dokumenter og sager journalisere på en entydig, effektiv og lovlig måde videndeling på tværs - internt og eksternt håndtere kontakter og knytte dem til sager og dokumenter styre sine ressourcer og sager ved at følge med på nøgletal om produktion og ressourcer Herudover vil alle offentlige institutioner, i større eller mindre omfang, have brug for at stille information, services mv. til rådighed for borgerne. Centrale myndighedsorganer er dog mere rettet mod ekspertopgaver og politik, og i mindre grad på borgerservice. Det er de store statsinstitutioner og kommuner som har de største udfordringer i forhold til selvbetjent borgerservice. Amter og kommuner Public 360 (svarer til FESD kernesystem) er baseret på den fælles offentlig opgaveportefølje, men der er dog specielle krav og funktioner, der er rettet direkte mod amt og kommune. Håndtering af politiske beslutningsprocesser og udvalgsstrukturer. Her benyttes Public 360 tillægsmodul for Møde/Udvalg. Understøttelse af nærdemokratiet med "Politiker arbejdsplads", som giver lokalpolitikeren adgang til relevante sager, dokumenter og bilag. Understøttelse af borgerservice med publiceringsmuligheder og borgerportaler med direkte adgang til egne sager i systemet. Dette kan gøres i Public 360 Portal Services eller lægges ind i kundens eksisterende internetside. Opsætning at kommunens/amtets journalplan. Dette er en basiskonfigurering i vores løsning. Integration og samspil med fagsystemer. Både amt og kommune har en speciel udfordring pga. at de dækker et vidt spekter af forretningsområder. Mange af disse har også egne fagsystemer. Det er derfor vigtigt at ESDH løsningen spiller sammen med fagsystemerne på en effektiv måde, således at de integreres og information kun lagres et sted og registreres en gang, f. eks integration og logisk sammenhæng med KMD fagsystemer, Vejsektorsystemer og GIS systemer. Public 360 løsningen kan håndtere dette på flere måder. Public 360 har en brugergrænseflade som kan bruges som den samlede arbejdsflade for både fagsystemet og ESDH løsningen. Løsningen tilfredsstiller også kravene til integrationsgrænseflade og metadata standarder for kobling mod såvel fælles registre som fagsystemer. Løsningen er baseret på de krav som FESD-standarden stiller til arkitektur og interoperabilitetskrav. Borgerservice Borger som indfaldsvinkel til sagsinformation. Borgeren er lige så tit indgangsvinkel som sagen eller dokumentet, For at kunne yde god service, er det vigtigt at finde alt relevant sagsinformation hurtigt. Ved at bruge borger (Kontakt) som indgangsvinkel vil det være let i vores system at finde alt sagsportefølje. Dette er standardfunktionalitet i Public 360. Fuld borgerservice. Gennem Public 360 Portal services i samspil med ESDH løsningen, fagsystemer og en integreret arkitektur, vil vi kunne realisere digital forvaltning fra et borgerperspektiv. Public 360 5
Public 360 - en helhedsløsning for offentlige myndigheder Med udgangspunkt i stor erfaring som leverandør af arkivog sagsbehandlingsløsninger til det offentlige, har Software Innovation udviklet en ny moderne løsning, som dækker alle faser inden for offentlig sagsbehandling og forvaltning. Løsningen dækker kerneprocessen inden for forvaltning, men også tilhørende processer som sikrer kommunikation, selvbetjening, samarbejde, videndeling og styring - både internt og eksternt. I forbindelse med FESD konkurrencen er Public 360 udvalgt som en af de tre vindere, og løsningen er derfor omfattet af FESD rammeaftalen. På de følgede sider gives et overblik over nogle af de konkrete koncepter og ideer, som har været drivende for udviklingen af Public 360. Langt de fleste eksempler dækker over standardfunktionalitet i grundløsning (FESD kernesystem) og tillægsmoduler, men enkelte af de nævnte eksempler kræver særlig opsætning hos kunderne. Det er dog en vigtig del af Public 360 konceptet, at der leveres meget fleksible værktøjer til at implementere skræddersyede tilpasninger - uden at grundløsningen kompromiteres. Public 360 tilbyder både funktionalitetsrige standardprocesser og en platform for specialudviklede processer inden for områderne: Sagsbehandling Arkiv- og dokumentbehandling Støtte for effektivisering af arbejdsprocesser Videndeling Integration af IT-systemer Service til borgere, erhvervsliv og organisationer Sammenhængende service - uanset kommunikationskanal Ledelsesinformation Selvlæring (e-learning) Sagsbehandling Indholdet og processerne i sagsbehandling varierer afhængigt af, for eksempel de konkrete sagstyper og tilhørende lovgivning. Public 360 leveres med en række standard sagsgange indbygget i løsningen, og effektive administrationsværktøjer der gør det muligt, at tilpasse sagsgange og arkivstrukturer til de særlige behov i den enkelte myndighed. Til realisering af større effektiviseringsgevinster, har Software Innovation, i samarbejde med bl.a. Arbejdsdirektoratet, udviklet konceptet Den Lærende Sag som en grundidé for vores visionære sagsbehandlingsløsninger. Integrationsløsningerne kræver i sagens natur noget kundespecifikt arbejde, men de stærke tilpasningsværktøjer gør det nemt at lave sådanne specialløsninger. Den Lærende Sag Udgangspunktet for Den Lærende Sag er at: Sikre effektiv videndeling Eliminere dobbeltarbejde i forbindelse med al sagsbehandling Den Lærende Sag skal automatisk kunne tildeles netop den sagsbehandler, som har de nødvendige kvalifikationer, og som har bedst tid til at løse sagen. Når den ankommer til sagsbehandleren, indeholder den alle basisdata (stamdata) og anden relevant information om f.eks. prioritet og tidsfrist, som kan hjælpe sagsbehandleren i prioriteringen af opgaver. Sagsbehandleren skal kunne verificere sagens oplysninger, og om nødvendigt søge supplerende eller uddybende information hos ansøgeren eller andre. Ud fra tilknyttede kategoriseringsdata skal Den Lærende Sag konfigureres til, selv at søge efter lignende sager eller lovgrundlag i relevante vidensdatabaser. På denne måde kan sagen selv deltage i etableringen af det relevante afgørelsesgrundlag. Den Lærende Sag samler mere og mere viden i løbet af et sagsforløb. Sagen indeholder desuden klare regler for afskærmning og indsyn, og kan derfor deles af dem som skal eller kan have adgang til den, baseret på princippet om fortrolighed. (Vores løsninger er udviklet, så de overholder de krav offentlige myndigheder stiller). Den Lærende Sag går automatisk mellem alle parter, som er involveret i sagen, efter de regler som gælder for sagstypen konfigureret efter best practice. Uanset om parterne er eksterne eller interne, kender Den Lærende Sag deres adresse og kommunikationsmåde. 6 Public 360
Arkiv- og dokumentbehandling Både for stat og kommune findes der etablerede standarder for, hvordan sagsbehandlingsprocesser og journal/arkivløsninger skal udføres for at sikre, at offentlige krav til forsvarlig sagsbehandling imødekommes. I Public 360 har vi udviklet standardmoduler for arkiv, journalføring og sagsbehandling, som lever op til offentlig forvaltningsskik og de krav, der stilles i Arkivloven og loven om persondata. Herudover findes funktionalitet til generel dokumentbehandling og understøttelse af arbejdsgange baseret på ti års erfaring. Således sikres standardisering og synergi for alle typer organisationer gennem et fælles grundkoncept - Public 360. Effektivisering af arbejdsprocesser I Public 360 er det en grundlæggende idé, at underliggende ITsystemer integreres usynligt for brugerne, og at brugergrænseflade og funktionalitet konfigureres til hver enkelt organisations særlige behov, ønsker og krav. Det betyder, at det vil være muligt at kombinere tjenester fra flere underliggende systemer relativt frit, og at hver enkelt bruger kan få en grænseflade, som afspejler egne arbejdsprocesser og behov. Public 360 danner grundlag for effektiv procesautomatisering og handler om, at løsninger tilpasser sig brugerens behov - ikke omvendt. Opgaverne i forbindelse med procesautomatisering kan dreje sig om at gennemføre en omfattende revidering af de interne arbejdsprocesser. Men det kan også gå ud på at identificere delprocesser, arbejdsrutiner og manuelle opgaver, som med fordel kan automatiseres - helt eller delvist. Videndeling Public 360 indeholder værktøjer, som gør det muligt at sikre, at hver enkelt bruger nemt får adgang til den information, som vedkommende har brug for, blandt andet ved at relevant information selv finder frem til brugeren. Den grundlæggende opgave handler naturligvis om digitalisering af alt indhold, og om effektive og praktiske søgeværktøjer. Det drejer sig også om fleksibilitet og mulighed for enkelt at tilpasse løsninger til nye regler, behov og løbende erfaringer. En anden side af effektiv videndeling er, at konfigurere løsningen så alle relevante brugere automatisk får besked når begivenheder forekommer. Public 360 dækker dette område ved hjælp af informationsabonnering og personlige anmærkninger. Integration af IT-systemer En af de vigtigste forudsætninger for realisering af en 24x7-forvaltning, som bruger elektronisk kommunikation som hovedkanal, er at sikre, at løsningerne er maksimalt integrationsvenlige - også med andre myndigheders systemer. Public 360 åbner mulighed for integration på alle niveauer: Integration på front-end (blanding af egne, fælles og partneres data på portalniveau) Integration via Web Services (stiller funktioner og information til rådighed som XML-baserede Web Services) Etablering af Digital udveksler (integrationsmodul som kan importere og eksportere til og fra interne eller eksterne systemer i XML- eller specialformater) Software Innovation følger med i, og er aktiv i, udvikling og videreudvikling af fælles standarder på integrationsområdet. Udvælgelsen af Public 360 til FESD rammeaftale garanterer for de grundlæggende standarder. Allerede i dag lever Public 360 op til de norske NOARK standarder (der danner grundlag for de kommende danske standarder). Desuden lever Public 360 op til både hensigter og mål i den Danske Hvidbog for IT-Arkitektur, til arbejdet i OIO regi (DokForm m.v.) samt andre initiativer til sikring af fælles standarder. Public 360 7
Service til borgere, erhvervsliv og organisationer Borgere, erhvervsliv og organisationer benytter i stigende grad internettet til at få adgang til serviceinformation og ydelser fra det offentlige. De nuværende internetløsninger kan være udmærkede til at finde telefonnumre eller indhente generel information, men de fleste offentlige internettjenester mangler den personlige service, som er forudsætningen for at gøre serviceinformationen relevant for den enkelte. Med Public 360 kan vi opbygge kundeinformation, som er relevant at knytte sammen. Derved kan servicetilbudet gøres meget mere værdifuldt, i og med at vi tager udgangspunkt i den eksterne brugers/kundes behov. Dette er nyttigt både ud fra perspektivet til kunden og den som skal yde service. Når brugeren er kendt, har vi også mulighed for at realisere transaktioner (bestillinger, søgninger o.l.) og tilbyde brugeren adgang til evt. egne sager i offentlige systemer. Den slags service øger værdien af selvbetjening og frigiver dermed ressourcer. Fuld mulighed for søgningsbehandling og informationsdeling over nettet får vi ikke, før der er etableret sikkerhedsordninger og digital signatur som accepteres. Det er derfor afgørende, at de offentlige internettjenester forbereder sig på at kunne tilbyde effektive individuelle tjenester, for at kunne drage fordel af den servicemulighed, som allerede ligger der. Sammenhængende service - uanset kommunikationskanal Borgere og erhvervskunder vælger selv kommunikationskanal. Afhængig af situation, behov og ønsker, kontaktes det offentlige via telefon, post, e-mail, internet eller ved personligt fremmøde. Desuden vil mange kombinere brugen af flere kanaler - også i forbindelse med samme sag. Public 360 gør, at den offentlige virksomhed kan møde kunden i dennes foretrukne kommunikationskanal. Der kan gradvist opnås fordele ved at få flere til at udføre digital selvbetjening - men det kan ikke forventes, at alle vil benytte tilbudet. Derfor må samme digitale løsning også kunne benyttes, selv om kanalen ind til det offentlige er en anden. Publikum skal opnå samme service på tværs af kanalerne. Ledelsesinformation En af effekterne ved at digitalisere arbejdsværktøjerne er, at der automatisk samles en mængde information om status og aktivitet i systemet. Public 360 indeholder omfattende analyse- og rapporteringsfunktionalitet, således at disse data kan udnyttes ledelsesmæssigt på mange forskellige måder. Nogle muligheder kan være: Online-adgang til produktivitetsdata (sagsbehandlingstid, restance, sammenligninger mm.) Automatisk produktion og distribution af faste rapporter Automatisk overvågning af nøgletal for produktivitet og service Oversigt over resultater af brugerundersøgelser Prognosticering og statistik tilpasset lederbehov Åben platform Public 360 er bygget på en moderne 3-lags arkitektur med fuld adskillelse mellem datalag, forretningslogik og præsentationslogik. Public 360 bygger på en fælles datamodel og et fælles objektbibliotek, samt en række 100% integrerede moduler inden for dokumenthåndtering, sagsbehandling, workflow management, relationship management, performance management og enterprise portals. Modulerne kommunikerer indbyrdes med XML. Public 360 lever op til både krav og ønsker til XML-standarder (www.oio.dk), og til intentionerne for offentlig IT-arkitektur som formuleret i Hvidbog for IT-arkitektur. Software Innovation er med Public 360 konceptet, udnævnt som én ud af de tre vindere af projektkonkurrencen om Fællesoffentligt Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (FESD). Selvtræning Det er vigtigt for et systems succes, at medarbejderne meget hurtigt kommer i gang med at bruge det, uden hele tiden at blive stoppet af det ene eller andet praktisk, eller forståelsesmæssigt problem (grundlaget for et systems popularitet dannes tit indenfor få dage). I forbindelse med indføringen af Public 360, får alle medarbejdere en introduktion til løsningen på et møde, hvor der er undervisere til stede, som sikrer at grundprincipperne forstås af alle. Men i Public 360 tilbydes desuden en selvtræningsløsning (i form af e-learning) som sætter den enkelte medarbejder i stand til at modtage detaljeret undervisning direkte fra sin PC. Denne løsning betyder at brugerne meget hurtigt blive selvhjulpne, og aldrig går i stå med et problem de ikke selv kan løse. Med e- learning er hjælpen til stede når der er brug for den, hvor der er brug for den, og i en form som alle kan forstå. 8 Public 360
Brugervenlighed Public 360 er baseret på ideen om, at hver enkelt bruger af et sags- og dokumenthåndteringssystem har forskellige opgaver og behov. Flere brugere kan godt have næsten samme opgaver. Men når vi medregner forskelligheder i arbejdsformer, IT kundskaber og forskelligheder i indholdet af de konkrete sager og dokumenter, så har alle brugere forskellige behov. Grænsefladen i Public 360 bygges med moderne portalteknologi, og tilbyder hver enkelt bruger et personliggjort digitalt kontrolpanel ( Digital Dashboard ). Funktionaliteten leveres som forskellige versioner og kombinationer af Portlets. Brugerens grænseflade personliggøres i standardløsningen ud fra 4 dimensioner: Brugerens rolle (eksempler: Sagsbehandler, leder, journalmedarbejder eller kombinationer heraf) Brugerens afdeling Brugerens igangværende sager/dokumenter/projekter/ opgaver Brugerens præferencer (personlige ønsker) Systemets grænseflade er designet med henblik på at tilbyde brugeren en effektiv, daglig arbejdsflade som: Skaber overblik Tilbyder genveje til aktuelle opgaver/sager/dokumenter Der er på alle dimensioner af grænsefladen lagt vægt på at minimere antallet af klik/operationer i brugerens dagligdag. Dette opnås bl.a. gennem: Prioritering af brugerens opgaver (så 80%+ tilgås via genveje) Forhåndsudfyldelse af al kendt information i skærmbilleder (forhåndsudfyldte skemaer, skabeloner, metadata m.v.) Flere veje til samme funktionalitet (når der er flere rigtige veje, møder brugeren færre blindgyder ) Public 360 vil blive tilbudt med en række prædefinerede roller og organisationsstrukturerer som grundlag for, at den enkelte organisation kan opbygge sin egen løsning. Denne løsning vil være fuldt tilstrækkelig til, at mindre komplicerede organisationer kan tilpasse standardversionen til deres præcise behov - alene ved hjælp af et administrationsmodul (uden programmering!). Komplicerede roller og organisationsstrukturer kan tilbydes som tilpasning. Som mennesker arbejder Langt de fleste arbejdsopgaver i det daglige knytter sig til et objekt i form af f.eks. en sag, et dokument eller en person. Derfor starter mange opgaver med at brugeren finder det relevante objekt frem via en genvej eller en søgning. Men i den praktiske hverdag har vi tit brug for at hoppe fra det ene objekt til det andet og helst uden at miste overblikket og uden at skulle gennemføre nye søgninger. Public 360 unikke informationsstruktur, gør det muligt at hoppe på kryds og tværs mellem forskellige objekter. Har man fat i en sag kan man f.eks. (ved klik på et faneblad) på samme skærmbillede, få en oversigt over alle personer som har med sagen at gøre. Vælger man så fra denne oversigt f.eks. en borger, kommer man direkte til en oversigtsside med alt om denne borger. Herfra kan man så fortsætte til oversigtssige over alle sager for den pågældende borger og så videre. Den unikke objektmodel er hjørnestenen i Public 360 unikke fleksibilitet herunder fleksibiliteten i det daglige arbejde. Public 360 9
Eksempel på brugergrænsefladens opbygning Brugergrænsefladen er sammensat af en række elementer. Grundrammen går igen på alle sider med tværgående funktioner. Den indeholder typisk identitetsskabende elementer, menu, generel søgefunktion og navnet på den aktuelle bruger. Indholdsområdet består af én stor eller flere mindre portlets, som kan kombineres på mange måder og genbruges på tværs af brugergrupper. Nedenfor er vist en desktop med sådanne portlets, og på de følgende sider vises eksempler på andre funktioner og sidetyper. Indbakke I indbakken opsamles personlige og generelle informationer, herunder notifikationer om overvågningsservices o.l. I det viste tilfælde er indbakken fuldt integreret med MS Outlook (en visning af denne). Videndeling Hver enkelt person kan tilmeldes forskellige nyhedsservices, opdelt efter en emnestruktur. Tilmeldingen kan ske automatisk (via rolle) eller individuelt (via personligt valg). Kort ekstrakt af nyheden vises i portletten, med mulighed for direkte link til relevant specialside med uddybende information. Åbne sager I denne portlet vises alle åbne sager tilknyttet den aktuelle bruger. Dette giver overblik og en nem genvej til sagerne. Opgaver Brugerens opgaver præsenteres her. Nye opgaver - f.eks. tildelt via workflow management - vises her. Favoritter Hver enkelt bruger kan selv samle sine favoritsøgninger i en portlet. Dette muliggør at både statiske og dynamiske søgninger kan genskabes med et enkelt klik direkte fra forsiden. 10 Public 360
Menu Fra hovedmenuen kan brugeren se alle de services og informationer, som han har adgang til. Menuen tilpasses hver enkelt bruger (både mht. rolle og rettigheder). Mine dokumenter Genveje til personlige dokumenter som ikke indgår i sager. Ledelsesinformation Eksempel på overvågning af kritiske nøgletal. Afdelingsnyt Her vises eksempel på afdelingsnyhed. Løsningen åbner mulighed for at nyheder kan segmenteres helt individuelt efter f.eks.: Afdelingstilknytning, rolletilknytning, interesseområder og projektdeltagelse. Public 360 11
Udvalgte eksempler fra FESD kernesystem FESD kernesystemet er yderst omfattende, og Public 360 kan benyttes til at understøtte en (bogstaveligt talt) uendelig kombination af brugersituationer og use-cases. På de følgende sider har vi udvalgt en række ofte anvendte eksempler fra den daglige brugergrænseflade, og kort kommenterer de grundlæggende design- og anvendelsesprincipper. Personlig side 12 Public 360
Løsningens centrale objekter De fleste opgaver vedrører et af løsningens centrale objekter: Sager, dokumenter, projekter, møder, opgaver m.fl. Brugeren kan klikke direkte fra desktoppens portlets til en overbliksside for det valgte objekt. Opbygningen af overblikssider er nogenlunde ens for de forskellige objekter. Her vises et eksempel fra en overbliksside for en sag: I toppen af skærmbilledet får brugeren hurtigt overblik over sagens staminformationer (inkl. tillægsfelter). Afhængigt af rettigheder kan brugeren udføre forskellige handlinger på objektniveau. I bunden af skærmbilledet findes (via metaforen faneblade) genveje til relaterede objekter. Ved et klik på den ønskede, får brugeren overblik over alle relaterede objekter (f.eks. dokumenter, aktiviteter, sagsparter). Denne genvej fra objekt til objekt sparer adskillige omveje i dagligdagen i forhold til traditionelle ESDH løsninger (hvor man ofte må tilbage og søge). Overbliksside, sag Public 360 13
Søgning Der er flere måder at søge på i løsningen. Global søgning (altid tilgængeligt i topbarren), objektorienteret søgning og avanceret søgning. Søgeside, almindelig søgning Ovenstående er eksempel fra almindelig søgning på objekttypen dokument. Brugeren kan bl.a. lave Booleske søgninger på mange niveauer og på denne måde fin-tune søgningen. Er dette ikke nok, klikkes blot på fanebladet avanceret søgning, hvorefter der kan tunes på alle søgeparametre i datamodellen. På sidste faneblad i toppen kan vælges Favoritter. Denne funktion muliggør, at søgninger som benyttes jævnligt (f.eks. Afdelingens åbne sager, som har passeret en deadline ) kan genbruges. Disse søgninger kan både være dynamiske (søgekriterier gemmes) eller statiske (resultat af søgning gemmes). De kan både oprettes af en administrator (til gavn for mange brugere) eller af den enkelte bruger (til gavn for hende selv). Søgninger, som benyttes dagligt/ ugentligt, kan gemmes i portlet på forsiden, så søgningen kan iværksættes direkte herfra. Fordi søgefelt og resultatlister er på samme side, er det nemt at finjustere søgningen. 14 Public 360
Oprettelsessider (eller Wizards ) Der er prædefineret, og kan prædefineres, en lang række faste arbejdsprocesser i løsningen. Disse kan have få eller mange trin, men har det tilfælles at brugeren skal gennemgå en fast proces. Til dette formål benyttes oprettelsessider. Nedenstående er et simpelt eksempel med kun to skridt (producer dokument og vælg modtagere), men oprettelsessider kan også indeholde mange skridt. Oprettelsesside (del af wizard ) Public 360 15
Understøttelse af workflows Simple sagsgange styres gennem milepælplaner, evt. med forskellige begivenheder (adviseringer o.l.) for hvert skridt. Dette løses med almindelige sagsgange. I deciderede workflows kan hændelsesforløbene være lidt mere komplicerede. Ovenstående er et eksempel, hvor et dokument sendes til kommentering. Men den generelle workflow motor (tillægsmodul) kan konfigureres til meget komplicerede workflows. Workflow, initiering 16 Public 360
Dagsorden- og udvalgshåndtering Dette er et Tillægsmodul udviklet specielt til behovet i det offentlige (ikke mindst kommuner). Løsningen af de relativt komplekse sagsgange involverer en del specialiserede grænseflader, hvoraf der nedenfor vises et par eksempler. Eksempler fra Dagsorden- og udvalgshåndtering Public 360 17
Integration med KA pakker m.v. Det er vigtigt for brugerkvaliteten, at systemløsningen opleves som en genvej - og aldrig som en omvej. Derfor er integration til KA værktøjer en del af Public 360 grundløsningen (svarer til FESD kernesystem). Det betyder at brugeren kan - når det er det nemmeste - vælge at arbejde direkte fra f.eks. MS Word, MS Outlook, Lotus Notes m.v., og dermed gemme og finde dokumenter i ESDH systemet uden overhovedet at åbne ESDH systemet. Eksempler fra KA integration 18 Public 360
Central journalisering af e-post Også mails kan importeres direkte fra indbakken til systemløsningen. Dette kan udføres af den enkelte bruger fra egen indbakke (se forrige side) eller via central journalisering, der administrerer en fælles indbakke, som i eksemplet nedenfor. Central journalisering Public 360 19
Eksempler fra administrationsgrænsefladen Det er en central egenskab ved den tilbudte løsning, at simpel konfiguration og tilpasning kan udføres af organisationen selv, ved hjælp af administrationsgrænsefladen. Denne er lidt mere kompleks end fronten, men det er stadig muligt at lære de grundlæggende muligheder på få dage. Denne side giver eksempler på et par af (de mange) muligheder for konfiguration - uden indblanding af programmører. Hovedmenu Hovedmenuen giver adgang til de enkelte administrative moduler. Ved aktivering af de enkelte ikoner, åbnes en specialiseret grænseflade til netop den ønskede konfigurationsopgave. Som det fremgår, er der mange forskellige administrative moduler. I det følgende vises af pladshensyn blot 3 eksempler. Tillægsfelter Administratoren kan selv definere nye datafelter af forskellig art. Tillægsfelter slår automatisk igennem i brugergrænsefladen og i øvrig funktionalitet i løsningen. Skabeloner Administratoren kan selv opbygge et arkiv af skabeloner, som kan benyttes i forbindelse med håndtering af forskellige sager. Skabelonerne kan sættes op til at flettes med data fra løsningen. Adgangskontrol Administratoren kan opsætte komplekse regler for adgang og rettigheder til de enkelte objekter i databasen - helt ned på feltniveau. Hovedmenu Skabeloner 20 Public 360