Kmmissrium fr systemanskaffelse af AU fælles LMS / VLE system, sept. 2011 Baggrund: Aarhus Universitets ledelse gdkendte i fråret 2011 på baggrund af en arbejdsgruppes indstilling en ny strategisk satsning på Educatinal IT. Frmålet med satsningen er at styrke AU-uddannelsernes undervisnings- g læringsaktiviteter gennem et kncept, der kaldes Educatinal IT. Det består af t hvedaktiviteter: Løbende pkvalificering af undervisere g studerende til at anvende digitale elementer i undervisningsfrløb samt en stærk, fælles teknlgisk platfrm. Til anskaffelse af et sådant Learning Management System (LMS) eller Virtuel Learning Envirnment (VLE) etableres et prjekt til afdækning af brugernes krav g ønsker, beskrivelse af de teknlgiske krav samt gennemførelse af systemanskaffelse. Prjektet refererer til styregruppen fr Educatinal IT, der igen er frankret hs dekanen fr uddannelse, Mette Thunø. Opgaven: Før selve systemanskaffelse g systemimplementering kan startes, gennemføres der en prces til afklaring af behv g pstilling af grundlæggende kravspecifikatin. I denne prces skal der basalt set findes svar på følgende fire spørgsmål: Hvilke behv, krav g ønsker har undervisere g studerende til funktinalitet i systemet? herunder ideer g frventninger til brugerfladerne Hvilke behv, krav g ønsker findes der blandt administrative medarbejdere, herunder medarbejdere fra bibliteksmrådet? Hvilke ikke-funktinelle krav skal stilles til løsningen?. Her tænkes på it-arkitektur, it-infrastruktur, datasikkerhed, frhld mkring drift g supprt m.v. Hvad kan de markedsdminerende systemer rent funktinelt i de nyeste versiner, g hvrdan matcher dette, Aarhus Universitets generelle behv g krav? g hvr vil der være betydelige frskelle i frhld til den nuværende systemunderstøttelse Svarene på de første 3 spørgsmål afdækkes igennem en wrkshprække, hvr medarbejdere g studerende inviteres til at levere input. Wrkshpfrløbet beskrives nærmere nedenfr. Parallelt med disse wrkshps, der strækker sig ver 6 uger, arbejder en mere systemteknisk gruppe med at beskrive funktinalitet g grundlæggende arkitektur g kncept fr de 4 markedsledende systemer samt indhente referencer fra relevante uddannelsesinstitutiner. Gruppen frventes gså at levere et kvalificeret estimat ver investeringer g driftsmkstninger, ligesm en krtlægning af nuværende systemunderstøttelse g en dialg med nuværende systemejere skal indgå. Side 1
Wrkshp-spret g systemteknik-spret mødes herefter i en sammenskrivning af krav g ønsker til en grundlæggende kravspecifikatin. Tanken med denne kravspecifikatin er, at den afhængigt af hvilket system der anbefales enten kan anvendes sm grundlæg fr en detaljeret kravspecifikatin til et EUudbud (hvis indstillingen lyder på et kmmercielt system eller en kmmerciel partner til implementering af et Open Surce system) eller sm intern kravliste g grundlag fr en SLA (Service Level Agreement) mellem systemejer g AU IT, hvis indstillinger er, at Aarhus Universitet selv implementerer et Open Surce system. Systemgruppen frventes til brug fr indstillingen at udarbejde et screcard fr, hvr gdt de 4 systemer lever p til krav g ønsker. Dette arbejder fører til første milepæl: En indstilling m grundlæggende systemvalg, sm frelægges IT-frum med indstilling til universitetsledelsen. Med accept fra universitetsledelsen påbegyndes systemanskaffelse / systemimplementering. Afhængigt af systemvalg g valg af implementeringsmåde vil denne del af prjektet have et frskelligt indhld (men frventeligt et sammenligneligt tidsfrløb). Der kan tænkes 3 frskellige prcesser: Gennemførelse af EU-udbud mkring køb g implementering af kmmercielt system Gennemførelse af EU-udbud mkring implementering af Open Surce system AU intern implementering af Open Surce system Det danske marked fr LMS/VLE systemer er så lille, at et evt. udbud skal udfrmes sm et EU-udbud fr at sikre, at prducenter g implementeringspartnere har tilstrækkelig kapacitet g markedspsitin det er afgørende fr den videre prces, at der er tillid til, at både systemvalg g valg af evt. implementeringspartner er langtidshldbart. Næste milepæl frventes uanset systemvalg g uanset de frskellige prcesser, der følger deraf, at være en gdkendelse af piltinstallatin af systemet g beslutning m, at løsningen går i drift. Denne beslutning frventes at skulle træffes i maj måned 2012. Herefter påbegyndes implementering i rganisatinen, g de første institutter / uddannelser kan frventes at være klar til ibrugtagning ved semesterstart 2012. Heri indgår gså en afklaring af, hvilke materialer der skal knverteres fra de hidtidige systemer g hvilke, der skal være arkivadgang til. Der må frventes en sekventiel implementering i rganisatinen. Rammer fr systemvalg: Der anvendes i øjeblikket en længere række af frskellige systemer på Aarhus Universitet, g mangfldigheden er så str, at der ikke bliver tale m et udnævne et af disse til at være det blivende system, men i stedet gennemføre et valg af et helt nyt system, sm fremver skal være det fælles fr hele universitetet. Det frventes med andre rd, at de nuværende systemer efter en nærmere aftalt vergangsperide udfases g slukkes. Det ligger i Aarhus Universitets it-strategi, at der ved systemvalg skal fretrækkes standardsystemer. I frhld til LMS / VLE systemanskaffelse skal dette tlkes på den måde, at den ønskede kernefunktinalitet skal kunne rummes i standardsystemet evt. gennem knfiguratiner, men uden egentlige tilpasninger. Med kernefunktinalitet menes grundlæggende datastrukturer, rettighedsstrukturer g frretningsprcesser / Side 2
wrkflws, men ikke nødvendigvis brugerflader. Det kan frventes, at brugerflader vil skulle tilpasses g indarbejdes i frskellige rllebaserede prtaler (fx studenterprtal. Underviserprtal m.fl.). Desuden indehlder it-strategien krav til de bærende systemers it-arkitektur, sm skal være baseret på åbne standarder g fungere i et SOA-baseret integratinsmiljø. Dette skal bl.a. sikre, at LMS-systemet udgøres af et relativt smalt standardsystem til kerneprcesserne suppleret med en række kblede systemer til håndtering af de til enhver tid nyeste teknlgier hvrved det gså sikres, at det er muligt at eksperimentere g nye mduler, services g brugerflader uden at påvirke kernefunktinalitet. Standardsystem skal endvidere frstås sm enten et markedsledende kmmercielt system eller et pen surce system med bred udbredelse blandt universiteter g med et aktivt cmmunity. Det frventes på den baggrund, at valget kmmer til at stå mellem disse 4 systemer: - Blackbard (kmmercielt system) - Pearsn (tidl. Frnter, kmmercielt system) - Mdle (markedsledende pen surce system) - Sakai (markedsledende pen surce system) Wrkshp-række Wrkshpfrløb m de undervisnings- g læringsfaglige krav: Der tænkes gennemført en heldagswrkshp med repræsentanter fr hvert af de nye hvedmråder i ugerne 39-43. Det anses fr helt afgørende, at frskellig praksis, herunder frskellen på undervisningsgennemførelse imellem våde g tørre fag tilgdeses i afdækningen af behv. Wrkshppene ønskes bemandet med ca. 8 repræsentanter fr det pågældende hvedmråde, udpeget af prdekanerne fr undervisning på de fire hvedmråder. Deltagerkredsen frventes at være undervisere, medarbejder fra universitetpædaggiske enheder, studerende g gerne prdekaner. Gennemførelse af undervisning g læringsfrløb frudsætter, at LMS/VLE-systemet understøtter en lang række prcesser. Det frventes, at frretningsprcesserne pdeles i lgisk sammenhængende grupper, sådan at det bliver muligt at implementere et nyt LMS/VLE-system igennem faser. Første fase til levering af kernefunktinalitet, frventes bl.a. at mfatte understøttelse af følgende prcesser: Planlægning g gennemførelse af undervisningen, herunder lagring af dkumenter, kursusmateriale, slides, pdcasts, vide samt funktinalitet sm wiki, blgs g faciliteter til fjernlæring. Vejledning g øvelser Løbende bedømmelse i frm af surveys g test Prjekt- g studiegruppearbejde Der sendes et krt frberedelsesmateriale ud til deltagerne, men ellers frventes tidsfrbruget at være begrænset til deltagelse i wrkshps evt. suppleret med afklaring af udeståender. Wrkshps faciliteres af Side 3
prjektleder, ekstern knsulent med erfaring i anskaffelse af LMS-systemer samt systemgruppemedlem fra det relevante hvedmråde. Wrkshp m administrative støtteprcesser I uge 44 gennemføres en wrkshp, hvr deltagerkredsen primært er fra AU Studieadministratin g fra biblitekerne. Frmålet med denne wrkshp er at få krtlagt de administrative støtteprcesser, der knytter sig til de undervisnings- g læringsprcesser, der er beskrevet i de 4 faglige wrkshps, samt at identificere de snitflader, der måtte være til andre administrative prcesser g systemer. Blandt de emner, der vil blive behandlet er: Planlægning g udbud af studier g hld. Skema g lkaleplanlægning Tilmelding til studier g hld. Eksamensplanlægning Opgaveaflevering, arkivering g evt. publicering Bedømmelse g censur Flere af disse prcesser frventes frankret i andre tilgræsende it-systemer, men krtlægning af prcesserne er vigtigt input fr den efterfølgende wrkshp m tekniske integratiner Wrkshp m nn-funktinelle krav: Med de faglige g administrative prcesser g krav krtlagt mangler beskrivelsen af såkaldt nnfunktinelle krav. Med dette menes krav til integratiner g systemarkitektur, driftstekniske krav m skalerbarhed g rbusthed samt krav mkring infrmatinssikkerhed. Det frventes, at man i denne wrkshp behandler integratiner til en række af de øvrige administrative systemer i AU s platfrm, men gså de særlige krav, der måtte være sm følge ønsker g krav m integratin med de studerendes øvrige it-værktøjer (facebk g andre sciale medier) samt behandler hvilke krav der skal stilles til systemet sm følge af, at de studerende anvender allehånde it-klienter med frskellige styresystemer, frskellige skærmstørrelser g frskellige brwsere. Denne wrkshp, der primært er bemandet med medarbejdere fra det nye AU IT frventes gennemført i uge 45. System-gruppens arbejde Parallelt med wrkshpfrløbet arbejder en relativt lille systemgruppe (4-6 medlemmer) med at belyse frskellene på de fire stre systemer, hvad angår funktinalitet, brugervenlighed g tekniske egenskaber Systemgruppen frventes ligeledes at belyse systemerne markedsudbredelse g prduktets fremtidige placering, fx gennem Gartner Grups Magic Quadrant -analyse, med særlig vægt på hvilken supprt g teknisk kmpetence, der kan tilbydes et dansk universitet Side 4
Systemgruppen skal endvidere belyse systemernes evne til at leve p til de nn-funktinelle krav, sm er frmuleret af den sidste wrkshp. Systemgruppen frventes at indlede arbejdet med en krtlægning af de nuværende systemer på AU, herunder belyse deres styrker g svagheder sm input til den samlede kravspecifikatin Endelig frventes systemgruppen sm en del af arbejdet at belyse hvilke administrative prcesser, der bør harmniseres fr at få en succesfuld implementering af standardsystemet. Delvis på baggrund af denne krtlægning pstilles der en anbefalet implementeringsrækkefølge. Frventet øknmi Den tredje centrale faktr i bedømmelsen af de frskellige systemer er naturligvis øknmi. I g med, at kmmercielle systemer skal sammenlignes med pen surce systemer, ønskes der en kvalificeret pstilling af såvel anslåede etableringsmkstninger sm årlige driftsmkstninger ver en 5 årig peride. Sm driftsmkstninger indgår såvel vedligehldelsesmkstninger sm mkstninger til drift, videreudvikling g supprt. Tidsplan Sm bilag er vedlagt generel tidsplan fr periden frem til semesterstart 2012. Der er her lagt fkus på afklaringsfasen frem til beslutning i universitetsledelsen prim december, men de efterfølgende frløb ikke er planlagt i detaljer på nuværende tidspunkt g vil være frskellige alt efter hvilken af de tre anskaffelsesprcesser, der besluttes. Prjektrganisering: Prjektet refererer til styregruppen fr Educatinal IT g prjektejer er prdekan Mette Thunø. Prjektleder er Jens Hørlück, AU IT. Deltagere i de faglige wrkshps udpeges af de fire prdekaner blandt undervisere, studerende g medarbejdere fra de universitetspædaggiske enheder. Deltagere i wrkshppen m administrative støtteprcesser udpeges af vicedirektørerne fr AU Studieadministratin g AU Viden. Deltagere i wrkshp m nn-funktinelle krav udpeges af vicedirektøren fr AU IT. Medlemmer i systemgruppen udpeges af styregruppens frmand efter indstilling fra g høring af kmmissriet i styregruppen. Side 5