Formål og forventet effekt Formålet med udbud/tildeling af nyt omsorgsjournalsystem til Social- og Sundhedsafdelingen er, at:

Transkript

1 Baggrund Der blev i fråret 2014 lavet demnstratiner fra KMD, CSC g Avale g der blev frsøgt udarbejdet en kravspecifikatin til det nye msrgsjurnalsystem med udgangspunkt i den kravspecifikatin til msrgsjurnalsystemet, sm man havde lavet i Brønderslev Kmmune. I nvember 2014 blev prcessen sat på pause efter aftale med Direktøren g med baggrund i rådgivning fra Tlstrup & Hvilsted af den grund, at der ville kmme en ny SKI aftale g så ville der tiltræde en ny Scialchef, sm skulle inddrages i beslutningsprcessen. På nuværende tidspunkt anvendes t frskellige msrgsjurnalsystemer i Jammerbugt Kmmune, Avale g Uniq Omsrg. Der er udfrdringer g prblemer ved disse systemer særligt frdi Micrsft phørte pr. 14. juli 2015 med at supprtere Jammerbugt Kmmunes Windws 2003 servere. Det betyder, at det fremver vil være behæftet med sikkerhedsrisici at benytte det nuværende msrgsjurnalsystem, sm netp kører på Windws 2003 servere. Endelig er der prblemer med den hardware (bl.a. PDA er), sm benyttes af de medarbejdere, sm bruger msrgsjurnalsystemet. Den versin af Avales msrgsjurnalsystem, sm bruges i Jammerbugt Kmmune understøtter heller ikke de nyeste funktinaliteter, g i ngle tilfælde medfører det, at systemet i dag vanskeligt kan hlde sig inden fr lvens krav. Der er bl.a. krav i frhld til FMK (Fælles Medicin Krt), sm det nuværende system ikke understøtter. I frbindelse med udbud af nyt msrgsjurnalsystem, er der flere muligheder i frhld til IT udbud, nemlig at man kan vælge mellem et direkte tildeling eller miniudbud efter SKI-rammeaftale Det er valgt at benytte direkte tildeling efter ski-rammeaftale baseret på teknisk afklaring i frhld til det nye msrgsjurnalsystem, hvr der er tre leverandører at vælge imellem; CSC, KMD g Avale (KMD har pkøbt Avale). Frmål g frventet effekt Frmålet med udbud/tildeling af nyt msrgsjurnalsystem til Scial- g Sundhedsafdelingen er, at: Sikre den nødvendige dkumentatin i ydelserne ift. brgerne Leve p til det lvmæssige grundlag ift. dkumentatin Sikre brgernes fremtidige mulighed fr adgang til plysninger m brgeren selv At udnytte de muligheder teknlgien giver i frhld til tablets g PDA er sammen med et pdateret msrgsjurnalsystem meget bedre end i dag Skabe grundlag fr en effektiv deling af viden på tværs af Scial- g Sundhedsafdelingen Gøre det nemmere at samarbejde med brgeren i centrum på tværs af afdelingen Gennemskueligt g fleksibelt fr medarbejderne Sikre ptimering af driften g dkumentatinen på særligt ældrepleje-mrådet ved at medarbejderne kan dkumentere ude hs brgerne i et nyt g pdateret msrgsjurnalsystem. Dette vil betyde at medarbejderne i videst muligt mfang kan færdiggøre dkumentatinen ude hs brgerne frem fr at gøre det når de kmmer 1

2 ind på mødestederne efter gennemført køreliste, hvilket vil kunne effektivisere arbejdsgangen i særligt ældreplejen g samtidig øge kvaliteten af dkumentatinen. Sikre enkle administrative, arbejdsgange i frhld til afregning både med kmmunal g private leverandører Kunne levere nødvendig ledelsesinfrmatin Ensartethed i kmmunikatin så det kan fungere på tværs Understøtte rganisatinens administrative behv Afregning Ledelsesinfrmatin Prces I frbindelse med prcessen fr tildelingen af nyt msrgsjurnalsystem vil der blive nedsat fire arbejdsgrupper, der besidder fagfaglige kmpetencer i frhld til identificering g knkretisering af de frventninger Jammerbugt Kmmune vil have til et kmmende msrgsjurnalsystem i frskellige dele af frvaltningen. Derudver nedsættes der en administrativ arbejdsgruppe. Arbejdsgrupperne skal mødes flere gange med henblik på denne afklaring. I relatin til arbejdsgruppemøderne er det desuden en frudsætning, at prcessen med at udarbejde den tekniske afklaring finder sted parallelt med Jammerbugt Kmmunes prces mhandlende ny rganisatinsstruktur i Scial- g Sundhedsafdelingen. Hensigten g ambitinen er at pnå en synergieffekt ved at samme medarbejderfelt har mulighed fr at synliggøre rganisatinsmæssige g IT-systemmæssige effektiviseringsmuligheder. Styregruppe Leif Mrtensen (Leder af IT) Kristian Crnwald (Scial- g Sundhedschef) Søren Hvilsted (Tlstrup & Hvilsted) Luise Andersen (fra prjektgruppe) Cnnie Brødslev Guldager (fra prjektgruppe) Prjektgruppe Luise Andersen (Prjektleder) Rsa Appel (IT-ressurce) Søren Hvilsted (Rådgiver) Christian Lindemer (Rådgiver) Cnnie Brødslev Guldager (Øknmiknsulent) Arbejdsgrupper Arbejdsgruppe 1: Administrativ Leder af Frvaltningsservice (Frmand fr arbejdsgruppen) Leder 2

3 Medarbejderrepræsentant Arbejdsgruppe 2: Myndighed Leder (Frmand fr arbejdsgruppen) (ældre) + TR (handicap) Arbejdsgruppe 3: Ældre Distriktschef (Frmand fr arbejdsgruppen) Leder (Hjemmepleje) Leder (Sygepleje) Leder (Plejecentre) (syd) (nrd) Arbejdsgruppe 4: Sundhed Leder (Frmand fr arbejdsgruppen) Krdinatr Sundhedsknsulent Arbejdsgruppe 5: Handicap Leder af Handicap & Scialpsykiatri (Frmand fr arbejdsgruppen) Leder Scialpsykiatri Leder handicap (institutin) Tids- g prcesplan Der vil blive afhldt flere møder i arbejdsgrupperne g de reserverede dater er: Mødedag 1 er fastlagt til d. 26. august 2015, mødedag 2 er fastlagt til d. 2. september 2015, mødedag 3 er fastlagt til d. 9. september 2015, g mødedag 4 er fastlagt til d. 16. september Indhldet til de 4 mødedage er følgende: Mødedag 1 (26/8): Arbejdsgrupperne intrduceres samlet fr den frestående prces g SKIaftalens struktur. Mødedag 2 (2/9): Arbejdsgrupper arbejder med krav til system i samarbejde med Tlstrup & Hvilsted. Tlstrup & Hvilsted bistår i en krdineret indsats med prjektlederen, at arbejder i arbejdsgrupperne 3

4 udvikler sig hensigtsmæssigt. Opgaverne frdeles g efterfølgende systemkrav g ønsker fremsendes til Tlstrup & Hvilsted/prjektlederen. Alle gruppers materialer bearbejdes g kmmenteres af Tlstrup & Hvilsted inden arbejdsgrupperne mødes på 3. mødedag. Mødedag 3 (9/9): Udgangspunktet er her den kmmenterede status. Tlstrup & Hvilsted bistår i en krdineret indsats med prjektlederen, at arbejdet i arbejdsgrupperne udvikler sig hensigtsmæssigt. Systemkrav g ønsker fremsendes til Tlstrup & Hvilsted g prjektlederen. Alle gruppers materialer bearbejdes g kmmenteres af Tlstrup & Hvilsted inden et evt. Arbejdsgruppemøderne på 4. mødedag. Mødedag 4 (16/9): Arbejde i arbejdsgrupper/præsentatin af kmplet teknisk afklaring. Hensigten fr denne mødedag er, ar arbejdsgrupperne m muligt afslutter arbejdet med den tekniske afklaring. Arbejdet kan frventeligt bestå af knkrete funktinaliteter, sm ønskes endeligt frmuleret på baggrund af udviklingen på arbejdsgruppemøderne 1-3, men kan ligeledes være resultat af kmmentarer fra Styregruppen særligt hvis der ønskes status-præsentatin mellem 3. g 4. mødedag. Såfremt arbejdet i arbejdsgrupperne er fremskredent, kan det vurderes hvrvidt tid denne dag ligeledes kan anvendes til en samlet præsentatin af den tekniske afklaring. Frdelen ved en præsentatin er, at det ville kunne bibehlde de psitive mstændigheder pnået i frhld til medarbejderinddragelse g således rientere m det samlede utcme. Ifølge tids- g prcesplanen skal materialet fra arbejdsgrupperne/styregruppen være færdig til d. 15. september Det færdige materiale til teknisk afklaring, der udsendes til de identificerede, relevante leverandører på SKI 02.19, skal verrdet set afklare følgende elementer; Kan funktinaliteten anskaffes på g hs hvilke af leverandørerne? Hvilke services g funktinelle tillægsydelser er påkrævet i frhld til den ønskede funktinalitet? Kmmissriet til arbejdsgrupperne I frhld til arbejdsgrupperne fr Ældre, Sundhed, Handicap g Myndighed skal de relevante systemkrav til et kmmende msrgsjurnalsystem til hele Scial- g Sundhedsafdelingen identificeres. Den enkelte arbejdsgruppe skal arbejde målrettet med, at Jammerbugt Kmmunes krav g ønsker til et kmmende msrgsjurnalsystem bliver identificeret. Den enkelte arbejdsgruppe skal levere en afrapprtering i frm af krav/behv til et kmmende system, sm sammenhldt med de øvrige arbejdsgrupper kan danne grundlag fr, at der kan gennemføres en tildelingsprces på SKI Alle arbejdsgrupperne skal mkring følgende temaer med fkus på IT system/ msrgsjurnalsystem: PDA/tablet (dkumentatin) Medicin Dkumentatin Sagsbehandlingsfrløb Planlægning g dispnering Frebyggende hjemmebesøg 4

5 Ledelsesinfrmatin Blig Kmmunikatin Bking, sundhedsfremme g træning Teknik g systemadministratin Hjælpemiddel Fagsystemer g snitflader Brgeradgang Triage g ændringsskema APV 5