Bestyrelsesmøde den 16. februar 2017

Transkript

1 Bestyrelsesmøde den 16. februar 2017 Tidspunkt: 16/ kl. 14:00-16:00. Mødested: Online. Mødedeltagere: Fraværende: Referent: Rasmus Frey. Dagsrdenpunkt 1, Gdkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afhldt nline den 11/ Referat findes her: Endvidere freligger referat fra Bestyrelsesseminar til gdkendelse. Referat gdkendt. Dagsrdenpunkt 2, OS2MO status Orientering g drøftelse MO prjektet [20 min.] Jens g Rasmus rienterer m status på prjektet. Der lægges p til at bestyrelsen efterfølgende drøfter g beslutter OS2s rlle g fremadrettede strategi med OS2MO prjektet. - Overdragelse fra PL - Kmmunikatin til interessenter - Samarbejde med Aarhus - Andet Spørgsmål sm kan stilles: - Har MO en berettigelse i sin nuværende/prindelige frm? - Er MO frtsat et Niveau 3 prjekt? - Andet? Behv fr at tage en bredere snak m hvilke kmpnenter der skal indgå, en sky løsning sv.. Hvad er den rigtige ramme fr det fremtidige prjekt. Frmel henvendelse til Aarhus m samarbejde mkring Lra/MO. Vi skal frtælle hvrdan vi mener det skal fungere i OS2 regi. Hvis der skal et OS2 stempel på skal gvernance verhldes. Aarhus skal melde sig ind på OS premiser. Vi skal skrive et klart. Jn melder at Syddjurs vil gerne være en del af dialgen g medbringe en dygtigt medarbejder. Jn g Rasmus tager et fact finding møde g finder frem til hvilken retning prjektet skal Side: 1

2 Brev skal udfrmes til Aarhus, Rasmus har blden. MO styregruppen g Rasmus skal lave en pfølgning på hele MO. Det er besluttet at OS2 følger Aarhus prjekt. Dagsrdenpunkt 3, Status på pgaver besluttet på bestyrelsesseminar Orientering g beslutning [15 min.] Frretningsleder rienterer m pgaver igangsat efter bestyrelsesseminar. - OS2lp Løsningen er installeret på faq.s2.eu, knfiguratin af løsningen mangler. Udfrdringer: Et fælles OS2 lgin? Hvrdan uplader man vejledninger? - OS2clud Igangsættelse møde afhldt d. 14/2. - OS2beredskab Ovenstående er en del af beredskabspakke, men derudver er pgaven ikke igangsat. Første pgave er en beskrivelse g nedbrydning i underpgaver. Andre pgaver: - Der skal være en rundtur til medlemskmmunernes tpledelse / kmmunalbestyrelse. - Frretningslederen skal faciliteter en wrkshp mellem leverandører g prjektledere på hvilke emner, sm er relevante at lave gvernance på g hvilke elementer en startpakke skal indehlde. En udvidet versin af de ti bedste råd til OS2 prjektlederen. - Netværk m, hvrdan man får et prjekt til at gå fra ide til prjekt. - Netværk fr OS2 prjektledere / videndeling. - Frretningsledelsen skal lave et plæg til bestyrelsen på, hvilke pgaver er det mest presserende g hvrdan de pririteres. Den vigtigste er pt. Beredskabet. Der lægges p til at bestyrelsen drøfter g beslutter følgende: - OS2lp: Er der løsninger vi kan benytte til at skabe et fælles OS2 lgin? Er der behv fr en reel medlemsdatabase g brugerstyring? Brug af vejledninger (manualer) vil kræve at disse prettes direkte i Lp. Altså at vejledninger prettes g vedligehldes her. Skal OS2 stille et fremtidigt krav m at vejledninger til OS2 løsninger prettes i OS2s Lp? Dette fr at skabe ensartethed g sikre at vejledninger til enhver tid er pdateret g tilgængelig. - OS2clud: Er prjektejerskabet placeret hs frretningsleder, dermed prjektledelsen, supprt sv.? eller skal der skabes en prjektgruppe? Side: 2

3 Brugerstyring til OS2clud er aftalt sm en whiteliste plus et krav m DK IP nummer. Skal vi åbne p fr alle DK kmmuner eller kun OS2 medlemmer? Og skal OS2 leverandører have adgang? Betaling, skal OS2 tilbyde en gratis indkøringsfase? Prisstruktur g fakturering skal der tages stilling til. Emnet vil være med på næstkmmende bestyrelsesmøde. Frretningsleder får behv fr juridisk bistand i frbindelse med udarbejdelsen af aftalevilkår. Kan bestyrelsen pege på hvem vi kan/skal benytte? Punktet udsættes til senere Dagsrdenpunkt 4, KL s rammearkitekturpulje Drøftelse g beslutning [20 min.] Rammearkitekturpuljen er nu åben fr ansøgninger. KL udbyder en pulje, hvrfra I sm kmmune kan søge midler til at udbrede den fælleskmmunale rammearkitektur. Søg senest den 14. april 2017 kl. 12. Puljen uddeler hvert år frem til kr. i prtiner på mellem g kr. Der lægges p til at bestyrelsen drøfter mulighederne fr OS2 g OS2 prjekter samt beslutter m/fr hvad der evt. skal udarbejdes g indsendes ansøgning. Der lægges ligeledes p til at rllefrdeling besluttes. Bilag: - Mail fra Jn vedr. KL rammearkitekturpuljen. - Indehlder bilag: fredericia_kmmune_arkitekturbilag.dcx DigitalIdentity_Kravsmtren Overview_JBPtilrettet.pptx OS2rganisatin rammearkitektur kmpnenter. KITOS ansøgning Autritetskilde. Afprøve KL intentin. Det er kmmunerne sammen med OS2 sm ansøger. Vi skal sikre frankring ind i OS2. OS2 bør indgå sm en lige part gså med betaling. Men OS2 skal passe på hvilke sluser vi åbner p fr. Det vil være psitivt at få prjekter sm er medfinansieret af KL. Side: 3

4 Dagsrdenpunkt 5, Overhlder OS2 prjekter g prdukter udbudsreglerne Drøftelse g evt. beslutning [20 min.] Der lægges p til at bestyrelsen drøfter emnet m verhldelse af udbudsregler. Hvrdan tlkes reglerne g er vi sikre på at OS2 i alle henseender verhlder disse? Er det eksempelvis den samlede sum, sm 10 kmmuner målretter til en OS2 prdukt tilslutning der afgør grænseværdien, eller skal beløbet betragtes enkeltvis fr hver kmmune? Har vi dkumentatin g skal vi have dkumentatin fr OS2s praksis g tlkning af reglerne? Hvrdan sikre vi gennemsigtighed i øknmien fr prjekter/prdukter, hvad er ITK admins rlle? Andet? Er vi sm bestyrelsen ansvarlig? 1,5 mill. er grænser ver en 4-årig peride. Kits knstruktin skal til så snart denne verskrides. Kan vi stille krav m tilslutning til OS2 i et udbud? 3 nye SKI knsulentaftaler i løbet af Vi bør i OS2 benytte disse aftaler g henvise vres leverandører at vi agter at bruge disse. Vi skal have styr på det hele i OS2 regi. Dette skal på sm emne til generalfrsamlingen, vi gør kmmuner g leverandører pmærksm på at dette fregår. Vi er nødt til at lære denne bureaukrati. Lave et arrangement i fråret mkring hvrdan man kmmer ind i varmen hs SKI på knsulent aftaler. Der skal infrmeres. De små skal gså kmme med. Et leverandørmøde OS2 vejledning til hvrdan man styrer øknmien i et OS2 prjekt. OS2 har ikke et frmelt ansvar, det er den sm underskriver fra myndigheden sm har ansvaret. Vi skal have OS2 leverandørerne til at byde ind på SKI så vi kan sikre at vi kan vælge dem til OS2 pgaver. Det bedste vi kan gøre er at hjælp vres leverandører til at de går med på SKI aftalerne. Man kan stille skærpede krav på et SKI udbud. Et skærpet krav kan være nget sm svarer lidt til et OS2 cde f cnduct. Len vil gerne bruge 20 minutter på at frklare hvrdan mekanikerne i aftalerne fungere. Det kan være gdt at vide lidt m. Skal på fremtidigt møde. Side: 4

5 Dagsrdenpunkt 6, Hvidbg m arkitektur fr digitalisering g regler fr begrebs- g datamdellering Drøftelse g beslutning [10 min.] Digitaliseringsstyrelsen har udsendt pfrdring til at kmmentere på hvidbg m arkitektur fr digitalisering g regler fr begrebs- g datamdellering, Der er ligheder til OS2 g OS2s gvernance, skal OS2 blande sig g skal OS2 skabe kblinger til hvidbgen i OS2s gvernance? Hvad er bestyrelsens hldning? Syddjurs har til vervejelse m de skal svare. Vi bør sm OS2 være aktive g frhld s til disse principper. Så vi bør spille bld. Det er bestemt en gd ide at OS2 får dannet en hldning til hvidbgen. En mulighed er gså at vi kntaktede en ekstern sm kan hjælpe. Hvad er OS2s rlle. Rasmus prøver at trække en 3-4 ting ud sm jeg mener vi bør kigge på g samtidig spørge de andre sm kigger på den. OS2 skal vise flaget. Dagsrdenpunkt 7, Offentlig Digitalisering knference Drøftelse g beslutning [10 min.] Tiden nærmer sig knferencen Offentlig Digitalisering i Aarhus. Frretningslederen ønsker ganske krt bestyrelsens input til hvilket strategisk fkus OS2 standen skal have? Fr nuværende er følgende plæg på brdet: - Ekstra fkus på OS2 prdukterne: Indberetning g Kits - Nget sm kan tiltrække publikum. Rbtten Nrma er pre-bket hs ITK. - Få lavet pstkrt sm kmmunikere værdiskabelsen i udvalgte prdukter. Dem hvr det kan lykkes s at skaffe gde business cases. - Mange vil spørge ind til MO, så her skal vi være klare i mælet. Hvrfr laver vi pen surce. Det kan gdt trækkes p Få ngle af rganisatinskmpnenterne frem, dem sm Jn har lavet. OS2indberetning Kits, Der er interesse. OS2Clud Side: 5

6 Lp Display Skrive ud til vres leverandører m at vi har 4 slt hvr de kan være der. Give nget med hjem, dem af nget sm virker. BrgerPC på en USB. Gde histrier, Lp har sparet 20 mand i Sundhed g Omsrg. Vi skal gå efter de gde histrier, der skal lægges særligt fkus på dem der vil lægge hvedet på blkken fr at der har været en reel værdiskabelse. Sende klistermærker til alle vres leverandører, Vi kan hjælpe med OS2. Det skal skabe synlighed. Dagsrdenpunkt 8, Eventuelt g Orienteringer [15 min.] 1. Beslutning: Hvr skal vi afhlde næste bestyrelsesmøde, d. 30/3 Mødet er skemalagt til at være af fysisk karakter. Placeres på Hvedfærdselsåren, evt. Krsør eller Odense. (imellem Slagelse) 2. Orientering: Samarbejde med Svenske SAMBRUK, frretningsleder har indledt dialg med SAMBRUK sm er OS2s svenske søsterrganisatin. 3. Orientering: Frretningsleder mødes med René Gade IT-rdfører Alternativet. René er initiativtager til Digital Plitik et tværplitisk frum af Flketingets IT-rdførere. Digital Plitik gruppen er interessant fr OS2, her vil vi gerne præsentere OS2 sm en aktiv bevægelse. Vi handler g agere der hvr andre taler. Vi skal dg passe på, der skal gives på fakta. 4. Andet? Side: 6