Årsberetning 2012 praksiskonsulentordningen i Region Hovedstaden April 2013 Bilag I Praksiskonsulentordningen Årsberetning 2012 praksiskonsulentordningen i Region Hovedstaden April 2013 Praksiskonsulentordningen
Indledning Årsberetningen for praksiskonsulentordningen tager udgangspunkt i og følger opbygningen i handleplan 2012 og udarbejdes med udgangspunkt i praksiskoordinatorernes årsberetninger samt referater fra styregruppemøder. Formålet med årsberetningen er at beskrive arbejdet i praksiskonsulentordningen for styregruppen for KAP-H samt for samarbejdsudvalget for almen praksis. Desuden tjener årsrapporten også som et væsentligt erfaringsgrundlag for den igangværende udvikling af konsulentorganisationen i regionen. I 2012 har der været stort fokus på udvikling af samarbejdet mellem almen praksis og hospital/psykiatri i forbindelse med omorganiseringen af regionens konsulentordninger til én samlet konsulentordning. PKOordningen har bidraget med mange gode idéer samt med gode fora til brede drøftelser af retningen for det fremtidige tværsektorielle samarbejde. Årsberetningen er inddelt i følgende afsnit Udvikling af en ny konsulentordning i regionen Kommunikation og samarbejde mellem praksis og hospital/psykiatri Tilrettelæggelse af patientforløb over sektorgrænser Øvrige aktiviteter Regnskab for 2012 2
Udvikling af ny konsulentordning i regionen I løbet af 2012 har Koncern Praksis i fællesskab med PLO Hovedstaden arbejdet på at omorganisere konsulentordningerne i regionen. Målet er at skabe én samlet konsulentordning med én styregruppe og ét sekretariat, så de mange kvalitetsinitiativer i regionen kan koordineres bedre til gavn for de praktiserende læger og ikke mindst for patienterne i regionen. Konkret for det tværsektorielle samarbejde har følgende principper været gældende for omstruktureringerne: - Mere konsulentarbejde på tværs af matrikler og planområder - Større fokus på ensartede behandlingstilbud og patientforløb på tværs af regionen - Øget samarbejde mellem somatik og psykiatri - Øget samarbejde med kommunerne - Færre konsulenter med flere timer pr. person PKO-ordningen har været meget behjælpelig med gode ideer til både fagligt indhold og til organisatorisk setup. Emnet har både været drøftet i den brede PKO-kreds på fx PKO-halvdagsmødet i november 2012, hvor størstedelen af praksiskonsulenter samt praksiskoordinatorer deltog. Herudover har praksiskoordinatorgruppen været meget behjælpelig med konkret og faglig viden om det tværsektorielle samarbejde ved en række møder i løbet af efteråret 2012. Vicedirektørkredsen har samtidig været involveret i processen. De er både blevet orienteret via PKO-styregruppemøder samt blevet bedt om høringssvar til oplæg vedr. den ny struktur på det tværsektorielle samarbejde. Samarbejdet med både vicedirektørkredsen samt med PKO-ordningen har været meget konstruktivt og sikret, at den nødvendige faglige viden videreføres i den nye konsulentordning i regionen. 3
Kommunikation og samarbejde mellem praksis og hospital/psykiatri Audits Igen i 2012 gennemførte PKO på henvisninger og epikriser. Audits 2012 havde følgende 3 fokusområder: 1. Patienter henvist/ indlagt akut af patientens egen læge 2. Rhesus-negative gravide 3. CVI Audit som metode Audit bliver benyttet som et væsentligt dialogværktøj for praksiskonsulenten og den ledende/ visiterende overlæge. Nedenfor gennemgås den konkrete metode for hvert af de tre fokusområder for audit 2012: 1. Forud for auditmødet blev fundet 15 henvisninger og 15 epikriser på patienter indlagt/ henvist akut af patientens egen praktiserende læge. Praksiskonsulenten og den visiterende overlæge gennemgik dem kvalitativt. I hver vurderingskategori i auditskemaerne var der 4 muligheder: meget tilfredsstillende, tilfredsstillende, mindre tilfredsstillende og ikke tilfredsstillende. Hvis de to sidstnævnte blev afkrydset, blev man bedt om at argumentere for det i kommentarfeltet. 2. Der blev desuden udført en fokuseret kvalitativ auditering af 15 svangrejournaler på rhesus-negative gravide, hvor auditeringen også omfattede, om der var foretaget den anbefalede blodprøvetagning ved 2. graviditetsundersøgelse i almen praksis, og om resultatet af denne har medført den ved indikation også anbefalede behandling af den gravide (antid til den gravide hvis fosteret er rhesus positivt). 3. På regionens fire CVI udførtes en fokuseret audit af henvisningerne. Alle henvisninger og epikriser er blevet kvalitativt vurderet i forhold til anbefalingerne i MedComs vejledning for den gode henvisning: http://svn.medcom.dk/svn/releases/standarder/den%20gode%20henvisning/ EDI/REF01.pdf 4
Væsentligste fund i audit 2012 1) Fund fra audit af henvisninger og epikriser - Somatikken 75% af henvisningerne og 86% af epikriserne fandtes meget tilfredsstillende eller tilfredsstillende. Nogle afdelinger havde enten meget svært ved at finde henvisningerne eller havde slet ikke arkiveret dem. Angivelse i henvisningen af om patienten har en kendt allergi udelades ofte. Der er fortsat i både henvisninger og epikriser mangelfulde oplysninger om den aktuelle medicin. Der er forskel på, hvordan data fra de forskellige lægesystemer præsenterer sig i hospitalernes systemer. I nogle tilfælde præsenteres de meget uoverskueligt. Det blev foreslået at identificere de lægesystemer, som ikke håndterer denne funktion passende. I nogle tilfælde er der ikke angivet noget telefonnummer i henvisningen. I mange henvisninger og epikriser fremgik det ikke, hvad der var sagt til patienten, men i mange tilfælde fandt auditørerne det heller ikke relevant. - Psykiatrien Overordnet set er de fleste epikrise meget tilfredsstillende eller tilfredsstillende. Dog mangler somatiske undersøgelsesresultater ofte i henvisningerne Epikriserne fandtes for lange Der angives for det meste ikke, om patienten er allergisk 2) Fund fra audit af rhesus-negative gravide I 67 ud af 69 undersøgte journaler var der taget blodtype og antistof ved den 2.graviditets undersøgelse hos egen læge. 89% af svangrejournalerne fra egen læge blev bedømt som værende meget tilfredsstillende eller tilfredsstillende. 5 gravide fik ikke antistof antenatalt, men antistof blev givet efter fødslen. Hos én havde egen læge glemt at tage blodprøven, og da jordemoderen opdagede dette, blev hun fejlagtigt informeret om, at det var for sent at tage den. I et tilfælde kunne årsagen ikke spores, og hos de tre andre var årsagen flytning mellem to fødesteder pga. sygdom. BMI er ofte ikke angivet. Fra jordemødre blev fremført ønske om, at der skrives dato i feltet ved screenings blodprøver for HIV, syfilis og hepatitis, således at det fremgår, at prøven er taget. 5
Lidt usikkerhed om hvorvidt alle de felter, hvor der ikke skal afkrydses, skal udfyldes med et 0 eller en vandret streg, som ekspliciterer et negativt budskab. Enkelte læger benytter den ældre 3 siders i stedet for den nyeste 4 siders udgave af SSTs graviditetsjournal. Data bedes anført på alle siderne, fordi de adskilles. På Hillerød har man afskaffet papirudgaven og ønsker derfor ikke gennemslagsjournaler men foretrækker de udprintede udgaver. De øvrige fødesteder benytter fortsat vandrejournalen med gennemslagspapir. Det foreslås at informere gravide, når det er kendt, at hun er rhesusnegativ, om at der ved 2. graviditetsundersøgelse hos egen læge skal tages en blodprøve, og at informere den gravide om svaret, når det foreligger, således at hun også er forberedt og bevidst om, at hun ved undersøgelsen hos jordemoderen vil få en antistofinjektion. Hvis jordemoderen i 29. uge opdager, at blodprøven ikke er taget, bliver den gravide bedt om at tage til egen læge med henblik på at få den taget. Blodprøven kan tages både senere og før 25.uge. 3) Fund fra audit af CVI Mange akutte henvisninger er ikke markeret Akut i den elektroniske henvisning, hvilket kan betyde, at den ikke er til stede, når patienten ankommer, fordi sekretærerne, som har fokus på akutte henvisninger, ikke har fremsendt den til afdelingen. Det sker desuden, at indlæggende læge glemmer/ ikke er klar over at sende en elektronisk henvisning, når der telefonisk er aftalt indlæggelse med bagvagten (aktuel UTH). - Audit CVI Syd Der går i gennemsnit ca. 25 minutter (10 60 min) fra den telefoniske henvisning er modtaget, til sekretærens notat og den elektroniske henvisning faxes videre, hvorfor den elektroniske henvisning oftest er til stede ved journalskrivningen. - Audit af CVI Midt Der går i snit ca. 15 minutter fra melding kommer telefonisk til den elektroniske henvisning foreligger. Det er i langt de fleste tilfælde rigeligt tid til, at lægen har den på det relevante tidspunkt. Supplerende audit d.14.12.12 viste, at 25 (22%) af 114 akutte henvisninger fra egen læge kun henvises telefonisk. Der er ligeledes patienter, som indlægges akut udelukkende med en elektronisk henvisning. Hospitalslægerne ville meget gerne have mulighed for selv at kunne printe henvisningen ud, når de skulle bruge den. 6
Får de mulighed for at gøre dette i det grønne system, shunter man uden om problemet med, at nogle læger glemmer at markere henvisningen som akut, hvorpå den forsvinder i mængden. På kardiologisk afdeling foreslås, at man kopierer henvisningen ind i OPUS, således at den er tilgængelig for journalskrivende læge og for lægerne i afdelingen, når epikrisen skal skrives. I kirurgisk team lægges den i en bakke, hvor lægen regner med, at sygeplejersken lægger den i mappen med patientens øvrige dokumenter, og sygeplejersken regner med, at lægen selv tager den, hvis han/hun mener at skulle bruge den. Interview med 2 læger i kirurgisk team viser, at man faktisk aldrig bruger den og ikke lægger vægt på, om den er der. I medicinsk team, som ligger fysisk lige overfor CVI, lægges henvisningen også i en bakke. Her lægger sekretæren den i den relevante mappe, når hun ser den. Ved interview af seks medicinske læger skønner disse, at de har henvisningen i mindre end 40 % af tilfældene, når de tager imod patienten. Her er den elektroniske henvisning savnet. Man har gjort sig umage med at opsøge den. Efterspurgt både i CVI og i medicinsk team, men ofte uden resultat. Nogle gange dukker den op, når journalen er skrevet. - Audit CVI Byen Det skønnes, at 20-25 % af de akutte henvisninger også her foretages kun telefonisk. Max 20 minutter imellem modtagelse af telefonisk og elektronisk henvisning. Efter sekretærnotatet er udfyldt, bliver det lagt i en akut bakke. Efter dette meldes patienten på afdelingen, lidt forskelligt om det er på BBH eller på FH/RH. På BBH skrives patienten direkte ind på skærmen i modtagelsen med de oplysninger, sekretæren har fået af lægen. Andre steder vil den blive printet ud på en fax i modtagelsen. Med mulighed for fejl, da afsender ikke får nogen kvittering. Når lægen sender den elektroniske henvisning, og den vel og mærket er mærket korrekt, vil den poppe op under akut markering hos sekretæren, der derefter kan sende henvisningen videre elektronisk. Når først henvisningen er sendt elektronisk, forsvinder den helt fra sekretærens arbejdsplads, ligeså de elektive, der visiteres i løbet af dagen. Her kan der også opstå fejl, da der ikke er nogen tjek eller mulighed for at trække den tilbage igen, når den først er afleveret. Elektive henvisninger håndteres typisk om aftenen, hvor egen læge ikke er at træffe, hvorfor opringning i tilfælde af uklarheder i henvisningen ikke er en option. - Audit CVI Nord Sekretærens notat efter den telefoniske henvisning er generelt kortfattet fra kun at indeholde diagnose til få sætninger. 7
I snit går der 20 minutter fra egen læge afsender henvisningen, til CVI modtager den (7-40 min). I alle tilfældene var den elektroniske henvisning til stede ved journalskrivningen. Sekretærerne beder om, at den elektroniske henvisning afsendes samtidigt med den telefoniske, da det medfører dobbeltarbejde for sekretærerne at skulle afvente den elektroniske henvisning. Alle resultater og fund fra audit 2012 er tilgængelige på sundhed.dk https://www.sundhed.dk/sundhedsfaglig/praksisinformation/almenpraksis/hovedstaden/konsulenter/praksiskonsulentordningen/auditevalueringer/ Korrespondancemeddelelser I løbet af 2012 blev det muligt at sende korrespondancemeddelelser. Den elektroniske korrespondancemeddelelse er en mulighed for sikker elektronisk kommunikation mellem sundhedsvæsenets parter, når henvendelsen ikke kræver akut handling. Den er uafhængig af telefontider, åbningstider mv. og er derfor et fleksibelt kommunikationsredskab, der kan indpasses i den enkeltes arbejdsgang. I slutningen af 2011 udarbejdede IMT et udkast til en vejledning for brug af korrespondancemeddelelser. Denne vejledning har til formål at skabe et entydigt brug af korrespondancemeddelelser på tværs af sundhedsvæsenet. Praksiskonsulenterne arbejder på at få udbredt kendskabet til denne vejledning. Der er imidlertid stadig nogle tekniske problemer forbundet med brugen af korrespondancemeddelelser. I denne forbindelse har PKO-ordningen bl.a. sat fokus på udfordringen ved, at én hospitalsafdeling kan have mange forskellige lokationsnumre. PKO-ordningen har i denne forbindelse indledt et samarbejde med datakonsulenterne i Koncern Praksis om at gennemgå lokationslisterne for fejl. Fælles medicinkort Det Fælles Medicinkort blev lanceret i slutningen af 2011. FMK giver alle ordinerende læger adgang til at se og opdatere den aktuelle medicinering for en patient. Datakonsulenterne har i første halvdel af 2012 afholdt værktøjsmøder, der skulle fremme brugen af FMK i praksis. Pga. udskydelsen af indførelsen af FMK på regionens hospitaler, så har indførelsen af FMK i praksis haft lidt svære betingelser. Ved udgangen ad 2012 var knap 40 % af almen praksis i regionen kommet på FMK. 8
Diagnostiske Enheder I april 2012 etableredes fire diagnostiske enheder, fordelt på de fire akuthospitaler i regionen. Enhederne er multidiciplinære og tilbyder ambulant sub-akut udredning for patienter, hvor der er mistanke om alvorlig sygdom, men hvor der er tale om uklare symptomer. Beslutningen om etableringen af de diagnostiske enheder er besluttet i Hospitals- og Psykiatriplan 2020. De konkrete planer er blevet lavet i en bredt sammensat arbejdsgruppe med repræsentation af bl.a. praktiserende læger fra PLO H og fra PKO-ordningen. Formålet med de nye enheder er at mindske den sundhedsfagligt ubegrundede ventetid for denne patientgruppe mest muligt. Både praksissektoren og hospitalsafdelinger kan henvise til enhederne. PKO-ordningen har udarbejdet fælles informationsmateriale til planområderne, som har været offentliggjort på sundhed.dk gennem PraksisNyt. Desuden har en kort introduktion til de diagnostiske enheder fundet sted i løbet af de gå-hjemmøder om hjertepakkerne, som også blev holdt i løbet af 2012. 9
Tilrettelæggelse af patientforløb over sektorgrænser Forløbsprogrammer I løbet af 2012 er der udarbejdet et forløbsprogram for lænderyglidelser. Praksiskonsulentordningen er repræsenteret i formandskabet for udarbejdelsen af forløbsprogrammet. Patientforløbsbeskrivelser Ved udgangen af 2012 var der i alt udarbejdet 156 patientforløbsbeskrivelser. De 58 af disse er enten udarbejdet eller revideret i løbet 2012. Patientforløbsbeskrivelserne er den mest besøgte information på sundhed.dk. Kommunal praksiskoordinator I 2010 blev alment praktiserende læge Jesper Lundh ansat som kommunal praksiskoordinator under kronikerprogrammet indtil udgangen af 2012. Formålet med den kommunale praksiskoordinatorfunktion er at udvikle det kommunalt-lægelige samarbejde, udvikle den kommunale praksiskonsulentfunktion samt varetage koordinationen på tværs mellem de kommunale praksiskonsulenter og til de regionale praksiskoordinatorer på regionens hospitaler. I løbet af 2012 har der primært været fokus på elektronisk kommunikation mellem sektorer og på samarbejdet med hjemmeplejen og pejehjem. Som følge af disse indsatser er antallet af kommunale rehabiliteringstilbud, som kunne modtage sygehushenvisninger, steget markant. Ligeledes er både antallet af elektroniske recepter og korrespondancemeddelelser mere en tredoblet. Herudover har erfaringsudveksling og netværksdannelse mellem de kommunale praksiskonsulenter været i fokus gennem hele perioden. 10
Evalueringen af ordningen viser, at langt størstedelen af de kommunale praksiskonsulenter har været meget tilfredse med det netværk, som ordningen har givet dem. Evalueringen viser også, at langt størstedelen af både de kommunale praksiskonsulenter og de kommunale samarbejdspartnere har været tilfredse/meget tilfredse med samarbejdet i ordningen. 11
Øvrige aktiviteter Timefordeling I forbindelse med udarbejdelse og godkendelse af budget 2012 blev det besluttet at opretholde den eksisterende timefordeling. Ved flytninger af afdelinger mellem hospitalerne har styregruppen foretaget en konkret vurdering i hvert tilfælde. Regional praksisinformation Regional praksisinformation er løbende blevet udviklet og opdateret. Der er blandt andet kommet informationer om den kommunale praksiskoordinator, patientsikkerhed, kronikerprogrammet og henvisningsmuligheder til forebyggelsesindsatser i kommuner og på hospitalerne. Samtidig er lokalnyheder fra planområderne også meget populære nyheder. Kurser og møder Praksiskonsulentordningen er repræsenteret i en lang række råd, udvalg og arbejdsgrupper. Deltagelse i råd, udvalg og arbejdsgrupper er en meget væsentlig del af arbejdet som praksiskonsulent og praksiskoordinator både for at kunne gøre sin indflydelse gældende, men også for at kunne bidrage til løbende vidensdeling. Udvalgsarbejdet og mødevirksomheden beskrives her med udgangspunkt i hhv. lokale og regionale aktiviteter. Lokalt Internt lokalt De fleste praksiskoordinatorer har jævnlige møder med direktionen på det enkelte hospital. På nogle hospitaler er der desuden møder mellem direktionen og hele kredsen af praksiskonsulenter nogle gange årligt. Samtidig er der god kontakt til de nyoprettede CVI er. 12
Deltagelse i morgenkonferencer er udbredt blandt praksiskonsulenterne og synes kun at mangle på afdelinger, hvor der har været udskiftning i ledelse, flytninger, sammenlægninger eller andet med væsentlig påvirkning på den daglige drift i afdelingen. På nogle afdelinger er deltagelse i morgenkonferencer systematiseret, mens det på andre afdelinger sker mere ad hoc. Derudover er der i de fleste tilfælde en løbende kontakt med afdelingsledelsen. Både praksiskoordinatorer og nogle praksiskonsulenter er desuden engagerede i auditeringen på de enkelte afdelinger. Lokalt afholdes der en del gå-hjem-møder, stormøder, faglige dage og andet. Bl.a. har både Bispebjerg-dagen, Hillerøddagen og Gentoftedage været meget besøgt. Eksternt lokalt Praksiskoordinatoren er medlem af samordningsudvalget. For psykiatrien gælder det, at praksiskoordinatoren er medlem af psykiatriens samordningsudvalg, mens praksiskonsulenterne er medlem af de lokale samordningsudvalg. Praksiskoordinatorerne er desuden engagerede i diverse udvalg. Dette kan fx være i diverse kvalitetsudvalg samt i en lang række mere fagspecifikke grupper og udvalg som for eksempel styregruppen for den fælles skolebænk, Fødeplansudvalget, Fælles Skolebænk, udarbejdelse af patientforløbsbeskrivelser og meget andet. Denne brede repræsentation er med til at øge samarbejdsfladerne mellem de forskellige sektorer på sundhedsområdet. Regionalt PKO-ordningen har afholdt to halvdagsmøder i løbet af 2012 et i foråret og et efteråret. Begge møder har haft et aktuelt og varieret program, og fremmødet har været stort. Mange koordinatorer og konsulenter var også deltagere på regionens Store Praksisdag, hvor PKO erne deltog på markedspladsen samt som undervisere på udvalgte sessioner. 13
Regnskab 2012 Regnskabet for praksiskonsulentordningen for 2012 ser ud som følger: Budgetpost Regnskab Budget for 2012 Timehonorering 8.667.666,94 8.700.000,00 Kørsel 22.495,77 50.000,00 Særlige projekter 29.964,55 70.000,00 Møder for alle konsulenter 148.353,80 400.000,00 Praksiskoordinatormøder 68.869,66 90.000,00 Deltagelse i faglige udvalg 10.716,55 60.000,00 Styregruppemøder 43.650,46 70.000,00 Pulje til lokale udgifter 21.324,80 130.000,00 Administrativ pulje 180.946,27 200.000,00 Pulje for ikke-disp. midler 35.461,45 279.071,00 i alt 9.229.450,25 10.049.071,00 I 2012 blev der forbrugt 9.229.450,25 kroner. Årsagen til mindreforbruget i forhold til budgettet skyldes bl.a., at der findes en række vakante praksiskonsulentstillinger, samt at der er blevet forbrugt mindre på de lokale udgifter på hvert hospital. Udviklingen af en ny organisation omkring konsulentordninger i regionen i løbet af 2012 har også betydet, at færre nye projekter i PKO-regi er blevet startet op. Overordnet set fordeler udgifterne sig således mht. honorar og drift: Udgiftspost Honorarudgifter (månedligt honorar, mødedeltagelse, tabt arbejdsfortjeneste) Øvrig drift (kørsel, lokale midler, tjenesterejser, forplejning mv.) Total Beløb 9.074.701,17 kr. 154.749,08 kr. 9.229.450,25 kr. 14