UDBUD Varer Offentligt udbud På digitale bypyloner til Maj 2015
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1. Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Udbudsansvarlig... 3 1.3 Udbuddets omfang... 3 1.4 Kontraktindgåelse... 4 2. Udbudsbetingelser... 5 2.1 Udbudsform... 5 2.2 Formkrav... 5 2.3 Sprog... 5 2.4 Ejendomsret... 5 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 2.6 Tilbudsfrist... 6 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 6 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 6 2.9 Aftalegrundlag... 6 2.10 Alternative bud... 6 2.11 Konsortier... 6 2.12 Tilbudsgivers forbehold... 6 2.13 Udvælgelseskriterier... 7 2.14 Tildelingskriterium... 8 3. Tilbudsdisposition... 10 4. Kravspecifikation... 11 5. Kontrakt... 13 Bilag Bilag 1, Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45.... 18 Bilag 2, Vejledende tidsplan... 20 Bilag 3, Virksomhedsoplysninger... 21 Bilag 4, Finansielle oplysninger fra virksomheden... 22 Bilag 5, Referenceliste... 23 Bilag 6, Tilbudsliste... 26 Bilag 7, Placering af digitale bypyloner i... 26 Udbud på digitale bypyloner Side 2
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører køb af 4 digitale bypyloner til, som herefter kaldes Ordregiver. Udbuddet gælder yderligere for 2 digitale bypyloner til Branden/Fur. Som et led i markedsføringen af begivenheder og kampagner indenfor til kommunens borgere samt turister, skal der opstilles 4 digitale bypyloner ved indfaldsveje til Skive by. Branden/Fur skal i samme ombæring have to pyloner ved færgelejet, med det formål at oplyse om aktuelle og kommende begivenheder på Fur samt oplyse om billetpriser og færgeafgange ved den lokale færge. Se Bilag 7 for placering af pylonerne. Ordregiver tager dog forbehold for at der kan ske ændringer i placeringen af pylonerne. De 4 pyloner til Skive by skal være enkeltsidet med en LED digital skærm. De 2 pyloner til Branden/Fur skal som udgangspunkt være én enkeltsidet LED digital skærm ved Branden og en enkeltsidet outdoor-smd digital skærm på Fur. Ordregiver kan, afhængig af de økonomiske forhold, beslutte at erstatte pylonen ved Branden med en tilsvarende pylon som på Fur, såfremt LED-pylonerne er dyrere end budgetteret. Fælles for alle pyloner skal skærme og strømforsyning i så vidt muligt omfang være strømbesparende. Skærmene skal placeres i den side af vejen som folk møder, når de kører ind i byen. Pylonerne skal kunne vise digitalt indhold og skal være koblet til trådløst internet. Leverandøren skal blandt andet stå for opsætning, montering og tilslutning af de 4 pyloner i Skive by og 2 pyloner ved Branden/Fur færgeleje samt stå for al service og vedligeholdelse af pylonerne og skærmene. Pylonerne til Skive by samt pylonen til Branden skal være udstyret med en real-pixel-p10 LED skærm. Pylonen til Fur skal være udstyret med en outdoor-smd skærm med maksimum 6 millimeter pixelafstand. Alle pylonerne skal forsynes med strømtilslutning for at kunne forsyne skærmen og den indbyggede computer, der er installeret i pylonen. Leverandøren skal levere en komplet løsning med computer, skærm, strømforsyning og internetforbindelse, således at hver enkelt pylon efterfølgende kan fjernstyres af, der står for opsætning af information på skærmene. Sammen med hardwaren skal leverandøren også etablere en software på hver computer, som via internettet gør det muligt at uploade nye billeder og filer. 1.2 Udbudsansvarlig Ingeniør, Daniel Knudsen er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang Udbuddet omfatter køb og etablering af 4 enkeltsidet, digitale bypyloner i Skive. Udbuddet omfatter yderligere køb og etablering af 2 enkeltsidet, digitale bypyloner ved færgelejet mellem Branden og Fur. Derover er der en option på et muligt køb af én dobbeltsidet bypylon ved Furvej, som Skive Kommune kan vælge at gøre brug af, hvis det findes nødvendigt. er dog ikke forpligtet til at anvende denne option. Det samlede tilbud inkluderer digital pylon, opsætning, gravearbejde, støbning af sokkel med videre, montering, tilslutning, trådløst internet opkobling samt service og vedligeholdelse af pylonerne. Udbud på digitale bypyloner Side 3
Tilbuddet inkluderer ikke engangsudgift til el-opkobling og det løbende strømforbrug, idet står for dette og betaler dette separat. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner og kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5, Kontrakt. I udbuddet gøres der opmærksom på at etablering og opsætning kan blive forsinket på enkelte lokaliteter, da der sideløbende med udbuddet foregår en sagsbehandling vedr. dispensationsansøgning omkring strandbeskyttelseslinjen. Der skal dispenseres for pyloner placeret ved Viborgvej, Branden og Fur. Pyloner indkøbes og stilles på tilbudsgivers lager, hvorefter pylonerne først opstilles når dispensationerne godkendes. Pris på etablering, opsætning og montage vedstås frem til modtaget dispensation. Dispensation vedrører ikke de resterende 3 bypyloner i Skive By. I henhold til s indkøbspolitik forbeholder Kommunen sig ret til at benytte delydelsesreglen. 1.4 Kontraktindgåelse I tilfælde af, at kontrakten tildeles tilbudsgiver, indgås den i kapitel 5, vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. Udbud på digitale bypyloner Side 4
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Denne annoncering sker i henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentlige støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a- 15d. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til adressen: Drift og Anlæg Rådhuspladsen 2 7800 Skive Att: Daniel Knudsen Mærket: Fortroligt må ikke åbnes ved intern postfordeling tilbud bypyloner Alternativt kan tilbudsmaterialet afleveres personlig til Daniel Knudsen i en lukket konvolut mærket Fortroligt må ikke åbnes ved intern postfordeling tilbud bypyloner : Rådhuspladsen 2 Den blå diamant 7800 Skive Rum 1-29 Åbningstider: Man-ons 10-15, tors 10-17 og fre 10-14. Tilbudsmaterialet bør fremsendes med følgende: Originalt eksemplar af tilbudsmaterialet. En kopi af tilbudsmaterialet. Et hukommelseskort eller en USB-pind med alt materiale i digitalt form. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Den vedlagte tilbudsliste i Bilag 6 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Udbud på digitale bypyloner Side 5
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og sendes til adressen: dakn@skivekommune.dk, med emnet: "Spørgsmål til udbud af digitale bypyloner senest den 4. juni 2015 kl. 12.00. Tilbudsgiverne skal gøres opmærksom på, at der ikke kan rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: www.skive.dk (aktuelle udbud). 2.6 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er d. 12. juni kl. 12.00. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til d. 12. december 2015. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter/ydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved Ordregiver i den udbudte kontraktperiode. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.13, Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.12 Tilbudsgivers forbehold Hvis tilbudsgiver mener, at materialet er uklart eller er i tvivl om forståelsen af materialet, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i materialets afsnit 2.5. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i materialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud Udbud på digitale bypyloner Side 6
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til materialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver ikke lader tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.13 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld bilag 3. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKR. 5 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. Der skal oplyses, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår. Derudover skal virksomhedens egenkapital og soliditetsgrad angives. Dette gøres ved at udfylde Bilag 4. Krav til konditionsmæssighed: Tilbudsgiver skal have haft en omsætning på dette aktivitetsområde. Tilbudsgivers virksomhed skal have en positiv egenkapital og en positiv soliditetsgrad. Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her skal angives tidspunkt, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. Der kræves som minimum 3 og maksimum 5 referencer af tilbudsgiver, og der stilles ingen krav om kommunale referencer. Dette gøres i Bilag 5. Såfremt tilbudsgiver ikke kan levere 3 referencer skal årsagen herved nævnes. Endvidere ønskes oplyst lokationer på, hvor leverandøren har infostandere placeret i dag. I tilfælde af dårlig omtale fra en reference hos en leverandør, forbeholder Skive Kommune sig retten til at kunne se bort fra det afgivende tilbud. Udbud på digitale bypyloner Side 7
2.14 Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent 1. Pris Laveste pris jf. nedenstående. 2. Service Der vægtes ud fra det af leverandøren beskrevne serviceniveau, jf. de nedenstående underkriterier. 3. Kvalitet Der vægtes ud fra det af leverandøren beskrevne kvalitetsniveau, jf. de nedenstående underkriterier. 4. Design Der vægtes ud fra det af leverandøren beskrevne designtiltag, jf. de nedenstående underkriterier. 50 % 30 % 10 % 10 % Ad. 1) Pris Ved bedømmelsen af pris vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. tilbudslisten, Bilag 6. Den laveste pris defineres som, den pris som Ordregiver skal give for køb af pylon inklusiv alle udgifter til skærm, etablering, montage samt udgifter tilknyttet bypylonens drift. Driften indebærer support- og serviceaftale hos Tilbudsgiver, udgifter til afviklingssoftware, internetopkobling samt et forventet elforbrug, når tavlen er aktiv fra kl. 06.00-22.00. Tilbuddet skal afgives pr. pylon i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Pylonerne vægtes med følgende nøgle: Pyloner til Skive og Branden: 5/6 Pylon til Fur: 1/6 Såfremt der ikke er økonomisk kapacitet til en stor pylon på Branden vægtes pylonerne som følgende: Pyloner til Skive: 4/6 Pylon til Branden og Fur: 2/6 Vægtning mellem varekøb og driftsomkostninger jf. tilbudslisten vil ske ved en intern vægtning, hvor pris ved varekøb vægtes 70 %, mens pris ved årlige driftsomkostninger vægtes 30 %. Option på køb af supplerende dobbeltsidet digital bypylon: ønsker derudover oplysninger om udgifter for yderligere 1 dobbeltsidet bypylon. Det skal være skærme af samme størrelse og kvalitet som beskrevet i kapitel 4 kravspecifikation for tavlerne i Skive by. er dog ikke forpligtet til at anvende denne option. Udbud på digitale bypyloner Side 8
Ad. 2) Service Ved bedømmelsen af service vil der blive lagt vægt på en beskrivelse af: Serviceorganisation og dennes kendskab og erfaringer for service af de leverede skærme. Ligeledes ønskes en beskrivelse af teknikernes placering i landet. Leverandørens muligheder for at kunne bistå med support til bestyrer, hvis der opstår problemer med skærme og afviklingssoftware. Såfremt leverandøren har en hotline skal denne beskrives. Redegørelse for hvilke fejlkilder, der kan overvåges online. Ad. 3) Kvalitet Ved bedømmelsen af kvalitet vil der blive lagt vægt på en beskrivelse af: Leverandørens muligheder for at forlænge garantiperioden. Der stilles krav om 5 års garanti i udbuddet, men ved at tilbyde en længere garantiperiode, vil tilbuddet fra tilbudsgiver tildeles point. Hvordan leverandøren vil implementere grønne teknologier og strømbesparende funktioner i leverancen. I forlængelse af s markedsføring som grøn energi-kommune med brandet RENT LIV, vil der ud fra beskrivelsen kunne tildeles point. Ad. 4) Design Ved bedømmelsen af design vil der blive lagt vægt på en beskrivelse af: Leverandørens forslag til pylonernes materialevalg og udformning. Udbud på digitale bypyloner Side 9
3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Huskeliste til udarbejdelse af tilbud: Virksomhedsoplysninger Udfyld bilag 3. Vedlæg en beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed. Udvælgelseskriterier Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring, bilag 1. Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring. Udfyldt Bilag 4, om tilbudsgivers finansielle oplysninger. Udfyldt referenceliste, Bilag 5, over de betydeligste sammenlignelige leveringer. Minimum 3 og maksimum 5 referencer. Tildelingskriterier Vedlæg en beskrivelse af det ønskede under tildelingskriterierne, se kap. 2.14. Kravspecifikation Vedlæg en beskrivelse af hvordan tilbudsgiver overholder kravene i Kravspecifikationen, kap. 4. Tilbudsliste Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Tilbudslisten er vedlagt som Bilag 6. Udbud på digitale bypyloner Side 10
4. Kravspecifikation Ordregiver gør opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver ikke kan imødekomme de nedenfor nævnte krav betragtes det som forbehold. Generelle krav til skærmene: Skærmene til Skive by og til færgelejet ved Branden skal være 2 m i bredden og 3 m i højden. Der må maksimalt være en afvigelse af skærmens størrelse på +/- 5 %. Skærmen til færgelejet ved Fur skal være 1 m i bredden og 1,5 m i højden. Der må maksimalt være en afvigelse af skærmens størrelse på +/- 5 %. Skærmene skal være fabriksnye og overholde gældende lovgivning (herunder CE, EMC). Der medsendes dokumentation for overholdelse af gældende lovgivning samt overensstemmelseserklæring fra fabrikant. Generelle krav til pylon Pylonens størrelse til tavlerne der skal placeres ved Skive by og ved Branden skal være 2 m i bredden og 5 meter i højden. Der må maksimalt være en afvigelse af pylonernes størrelse på +/- 10 %. Pylonens størrelse til tavlen der skal placeres ved Fur færgeleje skal være 1,25 m i bredden og 2,5 m i højden. Der må maksimalt være en afvigelse af pylonernes størrelse på +/- 10 %. For alle pyloner kræves at beklædningen har matte og neutrale farver af hensyn til pylonernes omgivelser. Krav til standere: Standerne skal kunne stå udendørs hele året og skal kunne klare alle vejrforhold. Standerne ved Branden og Fur skal kunne holde til forhøjet vandstande, idet der må påregnes op til 1 meter vand på havnearealer i forbindelse med stormflod. Elektronik mv. indvendigt bør derfor hæves 1 meter over terræn. Styring af portalerne: Det er muligt at tilgå styresystemet og skærme trådløst. Til hver skærm skal der tilhøre en pc, som kan tåle fra minus 20 grader til plus 50 grader celsius, og leve op til de danske vejrforhold generelt. Afviklingssoftwaren skal være uafhængig af platform og medfølger at skærmene er nemme og enkle at betjene. Planlægning og styring af indhold på skærmen skal ske via en trådløs internetforbindelse. Pylonernes skærme kan vise digitalt indhold og skærmene skal kunne kobles op trådløst. Leverandøren skal levere introduktion for anvendelse af afviklingssoftware til relevante medarbejdere. Introduktionen dækker over en skriftlig vejledning samt et kursus i hvorledes afviklingssoftwaren benyttes. Tekniske krav: 4 bypyloner Skive: Pixels (real pixels) skal være 10 millimeter. 1 bypylon Branden: Pixels (real pixels) skal være 10 millimeter. 1 bypylon Fur: Pixels må maksimum være 6 millimeter SMD-outdoor. Skærmene skal automatisk kunne regulere lysstyrken i forhold til omgivelserne. Indholdet skal kunne læses i fuldt dagslys. Udbud på digitale bypyloner Side 11
Skærmene kan vise både tekst, billeder og grafik, som skal kunne veksle med en glidende overgang. De forskellige skærme kan kunne styres individuelt til at vise forskelligt indhold på samme tid. Skærmene skal kunne vise alle farver. Skærmene skal kunne stå i standby modus og automatisk starte igen på tidspunkter, som kommunen definerer. Krav til servicering og vedligeholdelse: Leverandøren står for al vedligeholdelse og service af pyloner. Leverandøren skal kunne påbegynde service, teknisk og praktisk indenfor 48 timer i tidsrummet fra kl. 08.00-17.00 på hverdage. Leverandøren skal kunne overvåge alle skærme online for at kunne yde hurtigst mulig service. Leverandøren skal kunne levere løbende opdatering af software. Ved skader fra eventuelt hærværk, vejrlige forhold og trafikuheld, skal skaderne udbedres hurtigst muligt og indenfor 5 hverdage. Ordregiver stiller krav om 5 års garanti på sokkel, pylon, computer samt skærme. Levering: Leverandøren skal stå for etablering af fundament/jordankre for alle pylonerne. Leverandøren skal stå for opsætning og tilslutning af alle skærme/pyloner. Pylonerne skal sættes op og være klar til drift og visning af digitalt indhold senest 3 måneder efter kontraktindgåelse. Udbud på digitale bypyloner Side 12
5. Kontrakt Kontrakt vedr. køb af digitale bypyloner 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Teknisk Forvaltning Drift og Anlæg Rådhuspladsen 2 7800 Skive og LEVERANDØR [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentlige støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a- 15d. Kontrakten beskriver Ordregivers og Leverandørs forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem Leverandør og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [mm.åååå] D. Leverandørs tilbud af [dd.mm.åååå]. Leverandørs almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Køb og etablering af 4 digitale bypyloner til, med option for 1 dobbeltsidet digital bypylon. Køb og etablering af 2 digitale bypyloner ved Fur til. 4 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 5 Levering og leveringsbetingelser Levering anses for fuldført og betalingen gennemføres, når de digitale bypyloner er opsat og tilsluttet til strøm og internet, samt afprøvet og godkendt af. Dette dog med forbehold for forsinkelser fra s side vedrørende indhentning af eksterne dispensationer. 6 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Udbud på digitale bypyloner Side 13
7 Priser Gældende pris er den afgivet i kontakthavers til bud af dd.mm.åååå. 8 Betalingsbetingelser 30 dage fra korrekt modtaget faktura. 9 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 10 Underleverandører Såfremt Leverandør anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Leverandør for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Leverandør selv havde udført leverancen. 11 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørs rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. 12 Tredjemandsrettigheder Leverandør indestår for, at Leverandørs ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Leverandør overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørs opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Leverandør vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 13 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis Leverandør ikke leverer til aftalt tid, er Ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis Leverandør må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Leverandør straks give meddelelse til Ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørs regning. Leverandør er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Udbud på digitale bypyloner Side 14
Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Leverandør vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 14 Mangler Leverandør er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Leverandør afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Leverandør tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. Hvis Ordregiver og Leverandør enes om lokal reparation i forbindelse med Leverandørs afhjælpningsforpligtelse, bærer Leverandør alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter Ordregivers valg. Undlader Leverandør, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Leverandørs regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørs regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Leverandør er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Leverandør gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Leverandør vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 15 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Leverandør er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Ordregiver for den skade, som leverancen eller Leverandør påfører Ordregivers ejendom og/eller personale. Leverandør er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller Leverandørs skadevoldende adfærd. Leverandør er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en minimumsdækning som nævnt i udbudsmaterialet. Leverandør skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 16 Garanti I henhold til vindende bud fra tilbudsgiver vil leverandør yde [åå] års garanti ved enhver skjult fejl og mangel ved produktet. 17 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Udbud på digitale bypyloner Side 15
Leverandør ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontrakt-perioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 18 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Leverandørs opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Leverandørs side for at kunne genoptage leveringen. 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 20 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandør. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 21 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Udbud på digitale bypyloner Side 16
Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 22 Offentlige påbud Leverandør er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 23 Miljø Leverandør garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Leverandør fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Leverandørs udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 24 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Leverandør og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter Det forudsættes endvidere, at Leverandør og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 25 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Leverandør Udbud på digitale bypyloner Side 17
Bilag 1, Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA20) b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 21) og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA 22) c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser 23) d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 24) 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret Udbud på digitale bypyloner Side 18
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Virksomhedens navn og adresse: Dato og underskrift Udbud på digitale bypyloner Side 19
Bilag 2, Vejledende tidsplan Udbud offentliggøres 21. maj 2015 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 4. juni kl. 12.00 Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål 5. juni Sidste frist for modtagelse af tilbud 12. juni kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 25 Forventet kontraktunderskrivelse uge 26 Udbud på digitale bypyloner Side 20