Undervisning Planner. 5. Maj 2015 Star

Undervisning Planner 5. Maj 2015 Star 1

Forventninger til i dag Formålet er, at I kan bruge Planner I jeres jobcenter i morgen dvs. I skal i dag have praksiserfaring Selve funktionaliten i Planner er ikke svær det handler om hvordan I kan bruge det i den dagligdag I arbejder i. Plug and Play: I afprøver efterfølgende i Planner i dag og frem til opfølgningsdagen den 3. juni 2015 2

Program for dagen Program og forventninger til dagen Kort om Planner Visning af booking på Jobnet Pause Gennemgang af administrationsmodulet Praktiske øvelser administration af Planner Frokost Gennemgang af selvbook-modulet Praktiske øvelser selvbook Pause Gennemgang af indkaldemodulet Praktiske øvelser indkalde borgere Opsamling og tak for i dag 3

Kort om planner 4

Hvad er Planner? Planner er et system, som jobcenteret skal bruge til at vise ledige tider på Min side på Jobnet, så ledige dagpengemodtagere selv kan booke et møde i deres jobcenter. 5

Ofte stillede spørgsmål Integration mellem Planner og det kommunale sagsbehandlingssystem Planner og faste sagsstammer Integration mellem Planner og vejledernes kalender Udskrivning af breve 6

Visionen for Planner - Selvbooking Selvbooking er en del af borgerne i centrum Skal give ledige mulighed for at tage ansvar for tilrettelæggelsen af kontaktforløbet Øget indflydelse på egen indsats skal føre til øget ejerskab til indsatsen og dermed bedre effekter Selvbetjening skal gøre det nemmere for ledige (borgerne) og jobcentrene 7

Visionen for Planner - Selvbooking En del af kontanthjælpsreformen og SDP-reformen Er udbygget for dagpengemodtagere med beskæftigelsesreformen Selvbooking kan bruges på dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere, uddannelseshjælpsmodtagere og sygedagpengemodtagere Fra Juli 2015 skal jobcentre vise ledige tider til dagpengemodtagere til selvbooking Fra Januar 2016 skal dagpengemodtagere selv booke deres samtaler via selvbooking 8

Sagt af borgerne om selvbooking Det er dejligt fleksibelt Det er rigtig godt man selv kan booke Det er en super god ide, der skaber lidt mere frirum for planlægning Jeg synes det gik som smurt Jeg synes det er super godt. Så slipper man for at skulle til at aflyse/flytte den ellers fastsatte tid Det giver folk en bedre selvfølelse at man selv har mulighed for at vælge. It is good as it gives people a little more sense of control and dignity. Thank-you. 9

Indkald borgere Definitioner Online tilbud (selvbook) DFDG = Det Fælles DataGrundlag KSS = Kommunale SagsSystem RID = Erhvervs CPR-nr. 10

Selvbooking hvordan ser det ud fra borgerens side? 11

Book egen samtale på Jobnet 12

Noter - Book egen samtale på Jobnet For at kunne booke din egen samtale med jobcenteret, skal du først logge ind på Min Side. Herefter vælger du Mine aftaler i venstremenuen. Her finder du dine indkaldelser og møder. Klik på Book et møde, og du vil få en pop-up frem med en oversigt over de muligheder du har for at booke en samtale. 13

Ombook en aftale på Jobnet 24

Hvordan kan Planner vise ledige tider på Jobnet? 28

Planners kalender Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Trin 3 Viser ledige tider på Jobnet 9 10 11 12 13 14 Trin 4 Vejlederes kalendere Booker tider i Outlook kalenderne hos de vejledere, som er koblet på Planner Trin 1 Administrationsmodul Indtastning af vejledere i Planner og deres rådighedstid Trin 2 Definition af hvilke borgere der skal kunne selvbooke Indtastning af, hvilke borgere, der skal kunne se tider på Jobnet 29

Hvordan kan Planner vise borgere ledige tider? Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 9 Selvbooket Selvbooket 10 Selvbooket 11 Selvbooket Selvbooket 12 13 Selvbooket 14 Selvbooket 30

To OBS-punkter ved Planner 1. Udvælge borgere til samtale 2. Vælge tidspunkter for samtale 1. Udvælge borgere 2. Vælge tidspunkt for samtale Indkalde borgere Cpr.nr: 120588-1111 081053-2222 091277-3333 Vælge konkret dag og tidspunkt: Fx: Tirsdag den 5. februar kl. 14 Udstille tider til selvbooking Cpr.nr: 120588-1111 081053-2222 091277-3333 Vælge konkret dag og tidspunkt: Fx: Tirsdag den 5. februar kl. 14 31

Hvad kan Planner? Udstille tider til selvbooking Organisering med faste sagsstammer 1. Udvælge borgere Cpr.nr: 120588-1111 081053-2222 091277-3333 Tillidsmodellen: Sæt navn på vejlederne inde i mødet, og bed borgeren booke egen vejleder. Fx: hvis du er født mellem den 1. og 15. skal du booke hos Hedi Kontrolmodellen Persongruppemarkering i Opera eller Workbase Hver enkelt borger skal tilknyttes sagsbehandler Mødet sættes op med persongruppemarkeringen som kriterie. 32

Hvad kan Planner? Udstille tider til selvbooking Organisering uden faste sagsstammer 1. Udvælge borgere Cpr.nr: 120588-1111 081053-2222 091277-3333 Teammodellen: Team kan bestå af to til flere medarbejdere, hvor borgeren frit kan vælge sagsbehandler og dermed også har flere tider at vælge imellem 33

Tillidsmodellen Udfordringer ved modellerne Det er muligt at borgerne booker hos anden vejleder end deres faste Kontrolmodellen Det kræver løbende vedligeholdelse af persongruppemarkeringerne Teammodellen Ingen udfordring, men det er en forudsætning, at vejlederne ikke har faste sagsstammer 34

Hvad kan Planner? Udstille tider til selvbooking 2. Vælge tidspunkt for samtale Vælge konkret dag og tidspunkt: Fx: Tirsdag den 5. februar kl. 14 Planner viser alle ledige tider (hvid tid) registreret i Planner kalenderen 8 9 10 11 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 12 Frokost Frokost Frokost Frokost 13 14 15 35

Planners kalender Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 9 10 11 12 13 14 Trin 1 Administrationsmodul Indtastning af vejledere i Planner og deres rådighedstid 36

Planner - administrationen 37

Hvordan tilgås Planner? 38

Planner - forside 39

Administrationen første side 40

Følgende 4 trin gennemgås som led i opsætning af Planner 1. Oprettelse af team 2. Oprettelse af vejledere 3. Oprettelse af mødelokale 4. Oprettelse af samtaletypevariant 41

Trin 1 oprettelse af team 42

Indtastning af information om teamet 43

Rediger, opret eller slet team 44

Trin 2: Oprettelse af vejledere 45

Indtastning af information om vejleder 46

Tilknyt vejleder til team 47

Vejleders arbejdstid 48

Vejleders pauser 49

Vejleders pauser forskellige muligheder 50

Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 8 9 10 11 12 Frokost Frokost Frokost Frokost 13 14 15 51

Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen 52

Redigere/slette en vejleder 53

Meld vejleder fraværende I Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen 54

Meld vejleder fraværende II 55

Flytning af en aftale 56

Vejleder er meldt fraværende 57

Trin 3: Mødelokaler 58

Oprettelse af mødelokale 59

Tilknyt mødelokale til et team 60

Samtaletyper 61

Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant 62

Trin 5: Samtaletypevariant 63

Nu skal I arbejde selv med opsætning af Jeres Planner 65

Praktisk opgave I skal i administrationsmodulet oprette: Ét team (eller flere teams) i jeres jobcenter, der gennemfører samtaler med dagpengemodtager To tre vejledere, der gennemfører samtaler med dagpengemodtagere og er tilknyttet dét team, der håndterer dagpengemodtagere Evt. ét eller flere mødelokaler, som anvendes til informationsmøder og samtale med dagpengemodtagere. Hvis dagpengeteamet håndterer flere målgrupper: Opret en samtaletypevariant Opret lokale lukkedage 66

SELVBOOKING 67

Online tilbud - oversigt 68

Oprettelse af et online tilbud detaljerne omkring tilbuddet 69

Oprettelse af et online tilbud 70

Regler/filtre til udsøgning af målgruppe I 71

Regler/filtre til udsøgning af målgruppe II 72

Persongruppemarkering Kontrolmodellen 73

Kvittering ved oprettelse af online tilbud 74

Informationer om det enkelte tilbud 75

Redigering af det enkelte tilbud 76

Tillidsmodellen Eksempler på de forskellige modeller: Det er muligt at borgerne booker hos anden vejleder end deres faste Kontrolmodellen Det kræver løbende vedligeholdelse af persongruppemarkeringerne Teammodellen Ingen udfordring, men det er en forudsætning at vejlederne ikke har faste sagsstammer 77

Tillidsmodellen vælg din faste sagsbehandler 78

Kontrolmodellen: Borgerne kan kun vælge deres faste sagsbehandler 79

Persongruppemarkering Kontrolmodellen 80

Teammodel: Borgerne skal vælge efter, hvornår de senest skal have afholdt en samtale 81

Teammodel: Borgerne skal vælge tilbud efter deres ledighedsperiode 82

Konkret beskrivelse af tilbud, hvor borgere vælger efter deres ledighedsperiode 83

Hvordan kan det styres, så borger kun booker tider fx kl. 10, 11? Jobnet er sat op til default at vise tider pr. kvarter: kl. 10.00, 10.15, 10.30 mv. Det betyder, at borger kan booke en samtale fx kl. 10.15 og dermed blokere flere samtaletider. Der er to muligheder for at sikre, at dette ikke sker: A. Ændre opsætningen i Jobnet Opsætningen i Jobnet kan ændres til at vise tider pr. halve time eller pr. time Bemærk, at ændringen vil gælde for hele jobcentret og ikke kun for et team! B. Indsætte pauser efter hver samtaletid (anbefales ikke) Det er muligt at indsætte op til 4 pauser dagligt (vælg: administrationsmodulet i planner - rediger vejleder faneblad: pauser) Efter hver fx 45 minutters samtale indsættes en pause på 15 minutter. Det vil sikre, at der kun udstilles tider til samtale på jobnet hver time 84

Nu skal I arbejde med at oprette tilbud til selvbook 85

Praktisk øvelse udstille møder til selvbook Opret et online tilbud til en på forhånd defineret målgruppe fx dagpengemodtagere over 30 år 86

Indkalde borgere til samtale 87

Indkalde borgere til samtale 88

Indkalde borgere til samtale Tre veje til at indkalde borgere: Fra fanebladet Indkald borgere Fra vejlederens Planner-kalender enten via vejleders kalender eller via det lokale, der skal indgå i indkaldelsen Udsøg borgere i KSS og overføre listen til Planner Uanset hvilken måde, du starter indkaldelsen på, skal du igennem følgende tre trin: Trin 1, hvor du definerer rammerne for samtalen/mødet, Trin 2, hvor du udvælger de borgere, der skal indkaldes til samtale/møde, Trin 3, hvor du foretager den faktiske indkaldelse. 89

Indkaldelse af borgere trin 1 90

Indkaldelse af borgere 91

Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer Fx: Cv samtale Jobsamtale Informationsmøde Sygeopfølgningssamtale 92

Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer 93

Indkaldelse af borgere - ressourcer 94

Indkaldelse af borgere varighed på mødet 95

Indkaldelse af borgere Fordeling i kalender 96

Indkaldelse af borgere Fordeling i kalender 97

Indkaldelse af borgere - ombookning 98

Indkaldelse af borgere tilføj besked 99

Noter Indkaldelse af borgere tilføj besked Du har her mulighed for at skrive en besked til vejlederen. Vejlederen vil kunne aflæse beskeden i sin egen kalender. BEMÆRK: Det er her ikke muligt at skrive en besked til borgere! Funktionen virker ikke. 100

Trin 2: Udvælg borgere Tre muligheder 1. Overføre fra KSS 2. Tilføje borger enkeltvis 3. Importer Excel fil 101

Overført liste fra KSS 102

Tilføj borgere til samtale 103

Indsæt liste af borgere fra excel 104

Indsæt liste af borgere fra excel 105

Falddato og frist for afholdelse 106

Falddato og frist for afholdelse II 107

Filtrer og udvælg borgere 108

Opret indkaldelse 109

Hvordan Planner fordeler samtaletidspunkterne i kalenderen Planner foretager sortering efter fristen for indkaldelse dvs. de borgere, hvis frist for indkaldelse ligger tættest på, bliver indkaldt først Hvis det er individuelle møder: Planner søger som udgangspunkt at give en borger en samtale hos den vejleder, borgeren sidst var til samtale hos Hvis det er ny borger, fordeles der til vejlederne efter alfabetisk rækkefølge 110

Indkalde borgere enkeltvis 111

Indkalde borgere enkeltvis tilbage til trin 1 112

Afventerlisten 113

Opfølgningslisten 114

Opfølgningslisten II 115

Indkaldelsesdetaljer 116

Tilbage til administrationsmodulet.. 117

Indkaldelsesskabeloner i administrationsmodulet 118

Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant 119

Opmærksomhedspunkter ifbm. at indkalde til samtaler i Planner Borgere kan selv ombooke deres samtale Hvis man indkalder til fællesmøder eller til teams sparer det tid pga. Planner selv angiver samtaletider Hvis man indkalder til faste sagsstammer kan effektiviseringsgevinsten hentes ved min. at indkalde 2 borgere ad gangen OG lade planner selv bestemme samtaletidspunktet Manglende link til Opera (og workbase?) samtaleindkaldelsen ligger i vejledernes kalender med de 6 første CPR-cifre, men uden link til Opera Hvis man indkalder til samtaler via KSS lægger samtalerne sig også i Planner og omvendt (pga. integration mellem KSS og planner) Men vær OBS på, at der hvor bookingen er foregået, skal bookingen også ændres! Vær opmærksom på, at man ikke (i udgangspunktet) kan reservere ex 2 dage på en uge til indkaldte samtaler og 2 dage til selvbook. Planner tager alle ledige tider i vejleder(es) kalender og udstiller til selvbook 122

Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 8 9 10 11 12 Frokost Frokost Frokost Frokost 13 14 15 123

Er det muligt at styre Planner, så der kun kan selvbookes fx tirsdag og torsdag når man også indkalder i Planner? Ja, men det kræver benarbejde! Først skal der foretages de nødvendige indkaldelser. Når de laves skal de to dage hvor der skal selvbookes på (tirsdag og torsdag) blokeres som fravær. Dernæst fjernes fravær for tirsdag og torsdag Forudsætning for næste skridt er dog, at der ikke er ledige tider ellers skal de blokeres med fravær Dernæst udstilles selvbooktider de to dage i det relevante tidsrum (hvor der er foretaget indkaldelser) 124

Nu skal I arbejde med at indkalde borgere i Planner 125

Praktisk øvelse indkalde borgere I skal nu indkalde de borgere I har medbragt Cpr-nr. på til samtale. 1. Indkald borgere til de samtaler, de står foran at skulle indkaldes til NB: Stop ved trin 3 gennemfør IKKE indkaldelsen. Prøv i stedet at gennemgå de andre funktionaliteter i indkaldelsen, Fx: Indkald til individuelt møde, hvis den rigtige indkaldelse er fællesmøde og omvendt Opret borgere enkeltvis/tilføj borgere til allerede oprettet indkaldeliste Tag forskelligt udgangspunkt, når borgere skal indkaldes (skift mellem vejleders kalender og excelark) 2. Opret en indkaldelsesskabelon via administrationsmodulet 126

Tak for i dag 127