Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Den 22. februar 2013 Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Økonomiområdet Teknik og Miljø Aarhus Kommune 1. Resume I forbindelse med budgetforliget for 2011-2014 besluttede byrådet, at der skal udarbejdes et konkret beslutningsoplæg vedrørende samling af opgaver på bygningsområdet. Samtidig blev der gennemført besparelser på 3,4 mio. kr. svarende til ca. 10 % vedrørende administration og servicering af decentrale enheder på bygningsområdet. Opgaveporteføljen i den fælles bygningsfunktion består af såvel skalopgaver som kan-opgaver. Magistratsafdelingerne har således mulighed for at lægge alle deres driftsopgaver i den fælles bygningsfunktion, men skal kun overføre opgaver vedr. udvendig vedligeholdelse og vedligeholdelse af bygningernes tekniske installationer mv. En tværmagistratslig arbejdsgruppe har udarbejdet en opdeling mellem indvendig og udvendig vedligeholdelse, der er nødvendig for at kunne foretage en detaljeret opdeling af budgetter, mandskab m.v. Hver magistratsafdeling har på dette grundlag meldt tilbage til Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM) om hvilke skal- og kanopgaver, som magistratsafdelingerne foreslår overført til den fælles bygningsfunktion, som placeres under MTM. Samtidig nedlægges Ejendomsforvaltningen og dennes opgaver overføres også til den fælles bygningsfunktion. Bautavej 1 8210 Aarhus V Sagsnummer 13/003433-3 Sagsbehandler Iulia Marian Telefon 8940 1500 Direkte telefon 8940 1844 E-post okonomi@mtm.aarhus.dk E-post direkte imar@aarhus.dk www.aarhus.dk Lixtal: 49 Den fælles bygningsfunktions overtagelse af de foreslåede skal- og kan-opgaver fra de andre magistratsafdelinger medfører samtidig en overflytning af specifikt budget dels vedrørende personaledelen (inklusiv overhead) og dels andel af budget til de opgaver, der forslås overflyttet.
Denne indstilling indeholder en gennemgang af hvilke opgaver og budgetter, der foreslås overført til den fælles bygningsfunktion, samt et forslag til overordnet tids- og procesplan for det videre arbejde. 2. Beslutningspunkter At 1) Byrådet godkender etableringen af en fælles bygningsfunktion. DFB etableres snarest muligt og senest pr. 1. august 2013 At 2) Bevillingsmæssige ændringer i forbindelse hermed godkendes, som beskrevet i indstillingens afsnit 7. 3. Baggrund I forbindelse med budgetforliget for. 2011-2014 besluttede byrådet, at der skal udarbejdes et konkret beslutningsoplæg vedrørende samling af opgaver på bygningsområdet. Samtidig blev der gennemført besparelser på 3,4 mio. kr. svarende til ca. 10 % vedrørende administration og servicering af decentrale enheder på bygningsområdet. En tværmagistratslig arbejdsgruppe har herefter foretaget en vurdering af mulighederne for en samling af opgaver i en fælles bygningsfunktion. Arbejdsgruppen sondrer mellem skal-opgaver og kanopgaver. Skal-opgaver er opgaver, som skal løses af den fælles bygningsfunktion, og kan-opgaver er opgaver, som enten kan placeres i den fælles bygningsfunktion eller fortsat løses af den enkelte magistratsafdeling. Modellen indebærer, at magistratsafdelingerne fortsat varetager strategiske og planlægningsmæssige opgaver, herunder behovsanalyser og planlægning, udarbejdelse af investeringsplaner, betjening af det politiske niveau m.v. Magistratsafdelingerne bevarer endvidere dispositionsretten over bygningerne og det økonomiske ansvar og budgettet for en fortsat, fagspecifik udvikling af bygningsanvendelserne, f.eks. i form af velfærdsteknologi og lignende nye, tekniske løsninger i bygningerne. Desuden har magistratsafdelingerne fortsat mulighed for at varetage indvendig drift og vedligeholdelse af bygningerne, herunder af boliger. Dette gælder f.eks. plejeboliger, ældreboliger, plejehjem og beskyttede boliger, hvor drift og vedligeholdelse finansieres af huslejen. Men disse opgaver kan også placeres i den fælles bygningsfunktion. Den fælles bygningsfunktion skal varetage udvendig vedligeholdelse og vedligeholdelse af bygningernes tekniske installationer. Den fælles bygningsfunktion skal endvidere løse tværgående opgaver vedr. miljø og energi, materialer, analyser og implementering af ny lovgivning Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 2 af 10
m.v. (dvs. skal-opgaver). Den fælles bygningsfunktion kan fungere som bygherrerådgiver i forhold til magistratsafdelingerne. Den fælles bygningsfunktion kan desuden løse andre bygningsrelaterede opgaver for magistratsafdelingerne, efter nærmere aftale. Magistratsafdelingerne har således mulighed for at lægge alle deres driftsopgaver i den fælles bygningsfunktion, men skal kun overføre opgaver vedr. udvendig vedligeholdelse og vedligeholdelse af bygningernes tekniske installationer mv. Den tværmagistratslige arbejdsgruppe har udarbejdet en opdeling mellem indvendig og udvendig vedligeholdelse, der er nødvendig for at kunne foretage en detaljeret opdeling af budgetter, mandskab m.v. De nærmere detaljer fremgår af bilag 1. Denne indstilling indeholder en gennemgang af hvilke opgaver, medarbejdere og budgetter, der foreslås overført til den fælles bygningsfunktion, samt et forslag til overordnet tids- og procesplan for det videre arbejde. 4. Den forventede effekt Formålet med samling af opgaver på bygningsområdet er at sikre øget kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Den fælles bygningsfunktion skal samtidig understøtte incitamenter centralt og decentralt til fortsat bevarelse og udvikling af kommunens ejendomme, således at der modvirkes et lavere aktivitets- og serviceniveau som følge af de allerede gennemførte besparelser på området. Ved at samle løsningen af visse opgavetyper ét sted i kommunen er det forventningen, at der kan opnås stordriftsfordele i opgaveløsningen. Med den fælles bygningsfunktion er der samtidig grundlag for at skabe et mere bæredygtigt fagligt miljø end hidtil, hvilket kan bidrage til en mere ensartet kvalitet i ydelserne samt en udvikling af opgaveløsningen. Det er endvidere muligt at opretholde specialer og en grad af professionalisering, som det kan være svært at matche på alle områder i de nuværende bygningsfunktioner. Tilsvarende kan den fælles bygningsfunktion i højere grad sikre, at der er en kontinuerlig mængde af opgaver, og dermed et bedre grundlag for at holde på kvalificerede medarbejdere. En fælles bygningsfunktion kan desuden sikre, at der anvendes de mest hensigtsmæssige metoder, og at udvendige vedligeholdelses- og genopretningsmidler anvendes dér, hvor effekten er størst og mest påkrævet. Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 3 af 10
5. De planlagte ydelser Opgaveporteføljen for den fælles bygningsfunktion forventes at indeholde følgende elementer: Drifts- og vedligeholdelsesopgaver herunder bygningssyn, vedligeholdelsesplanlægning og genopretning samt vedligeholdelse af tekniske installationer Diverse registreringsopgaver, energioptimering og andre faglige specialer Opgaver vedr. energirenovering, miljøforhold, materialer, analyser og implementering af ny lovgivning m.v. Udlejningsopgaver Bygherreopgaver herunder udbudsforretninger, kontraktindgåelse og byggesagsstyring Opgaveporteføljen for den fælles bygningsfunktion vil bestå af både skal- og kan-opgaver, baseret på det snit der er lavet i hver magistratsafdeling. Da antallet af kan-opgaver, der overføres til den fælles bygningsfunktion, er forskellig på tværs af magistratsafdelingerne, skal denne opgaveliste forstås som en bruttoliste, der er fremkommet ved interviews med hver bygningschef for sig. For at sikre en god kvalitet i opgaveløsningen skal den fælles bygningsfunktion disponere ud fra helhedsbetragtninger; dvs. anvende ressourcerne dér, hvor behovene er størst, ud fra både kortsigtede og langsigtede betragtninger. Opgaveløsningen vil således ikke nødvendigvis ske i forhold til en fast fordelingsnøgle mellem magistratsafdelingerne. 6. Organisering af indsatsen Bygningsområdet foreslås organiseret i en model, hvor en fælles bygningsfunktion løser en række opgaver for magistratsafdelingerne. Til dette formål skal der etableres en ny organisatorisk enhed, der placeres i Teknik og Miljø. Samtidig nedlægges Ejendomsforvaltningen. Alle Ejendomsforvaltningens nuværende opgaver vil indledningsvist indgå i den fælles bygningsfunktion. Senere gennemføres en analyse af, om opgaverne kan og skal forankres andetsteds. Der vil således ikke blive tale om oprettelsen af et sjette bygningskontor, eller ekstra chefansættelser, idet stillingen som chef for Ejendomsforvaltningen p.t. er vakant. Den ansættes dog en chef for den nye bygningsfunktion. Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 4 af 10
Den fælles bygningsfunktion skal agere i tæt samarbejde med de andre magistratsafdelinger. Dette kræver dels et tydeligt styringsmæssigt set-up, dels en tydeliggørelse af opgave- og ansvarsfordelingen mellem parterne samt en løbende dialog mellem disse. Den videre proces påbegyndes med behandlingen af nærværende byrådsindstilling. Som nævnt i afsnit 3. Baggrund, er indstillingens fokus hvilke opgaver, medarbejdere og budgetter, der foreslås overført til den fælles bygningsfunktion. 6.1. Udmøntningsprojekt Herefter skal der arbejdes med et udmøntningsprojekt, der er forsøgt skitseret i følgende tids- og procesplan 1 : Bygningsområdet Beslutningsspor Opgøre budgetter m.v. Udarbejde byrådsindstilling Høring af byrådsindstilling Tilpasning+fremsendelse af byrådsindstilling Politisk behandling af byrådsindstilling 2012 2013 32 50 51 52 53 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Praksisspor Udpege konkrete medarbejdere Afklare fysisk placering Afklare organisering - indledende og overordnet Ansætte chef Afklare organisation - detaljeret Afklare styringsforhold Udmøntningsprojektet forventes at have bl.a. følgende indhold: Den fælles bygningsfunktion skal navngives. Det foreslås, at dette spørgsmål afklares blandt de ledere og medarbejdere, der indgår i den nye organisation. Ansættelse af en chef for den fælles bygningsfunktion. Ansættelsesudvalget nedsættes med behørig repræsentation af Teknik og Miljøs ledelse og medarbejdere og ledere, der indgår i den fælles bygningsfunktion. Opbygning af den ny organisation. Jf. afsnit 7 forventes overført 144,4 medarbejdere til den fælles bygningsfunktion, inklusive medarbejderne fra Ejendomsforvaltningen. Erfaringerne fra tidligere sammenlægninger af funktioner i Aarhus Kommune viser, at der kan være udviklet ret forskellige kulturer, selv indenfor fagligt set ensartede områder. Der påhviler dermed ledelsen af den fælles bygningsfunktion en vigtig opgave med at forene de bedste elementer fra de nuværende bygningskontorer. 1 Tids- og procesplanen er vedlagt selvstændigt som bilag 12
Desuden skal ledelsen sikre en afdækning af medarbejdernes kompetencer og udviklingspotentiale. Etableringen af den fælles bygningsfunktion giver både mulighed for øget specialisering og for at arbejde mere tværgående end hidtil. Der kan i den forbindelse være behov for ekstra kompetenceudvikling. Etablering af snitfladebeskrivelser og samarbejdsaftaler i forhold til de enkelte magistratsafdelinger, herunder etablering af kontaktfora. Teknik og Miljø har i forvejen gode erfaringer med opstilling af samarbejdsaftaler i forhold til de administrative funktioner. Det forventes, at der tages afsæt heri, med skyldig hensyntagen til de særlige forhold, der kan gøre sig gældende i forhold til forskellige bygningstyper. Lokalisering af den fælles bygningsfunktion forventes at finde sted på Grøndalsvej 2, Viby. Denne lokalitet er i høj grad forenelig med byrådets tidligere beslutning om lokalisering af administrative funktioner udenfor midtbyen. Ved valget af denne lokalisering er der taget hensyn til medarbejdernes arbejdsforhold, parkeringsmuligheder, køreafstande til de bygninger, man varetager opgaver i forhold til, samt til kommunens eksisterende ejendomsportefølje. Listen er ikke udtømmende. Byrådet vil senere i 2013 få forelagt en redegørelse for udmøntningsprojektet til orientering. 6.2. Høring Denne indstilling har været i høring i magistratsafdelingerne og MEDsystemet. Høringen er gennemført i perioden 20. december 2012 20. januar 2013. Høringssvar og Teknik og Miljøs bemærkninger hertil er vedlagt som bilag 3-11. På baggrund af høringen fremhæves under punkt 6.3, at der vil være tale om en højere grad af inddragelse af berørte medarbejdere i etableringsprocessen end hidtil oplevet. Desuden er enkelte dele af punkt 5. Planlægte ydelser blevet omskrevet for at tydeliggøre indholdet. 6.3. Inddragelse og orientering af medarbejdere Teknik og Miljø vil bestræbe sig på at gennemføre en proces, hvor medarbejderne bliver inddraget i etableringen af den fremtidige organisation. Herunder vil der vil blive afholdt orienteringsmøder for de berørte medarbejdere for at oplyse om det fremtidige forløb, tidsperspektivet samt målsætningerne for den nye bygningsfunktion. Frem til den formelle etablering af den fælles bygningsfunktion sker det efter nærmere aftale i direktørgruppen. Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 6 af 10
6.4. Fremtidige justeringer Et år efter oprettelsen af den fælles bygningsfunktion iværksættes en evaluering af den nye enheds organisering og opgavesammensætning for at tage stilling til, om der er behov for justeringer. Det sker primært for at imødekomme situationer, hvor der efter etableringen af den fælles bygningsfunktion viser sig at være uoverensstemmelser mellem overførsler af opgaver og ressourcer. I givet fald skal magistratsafdelingerne selv tilføre de tilhørende ekstra nødvendige ressourcer. Herudover kan der være grundlag for at overveje yderligere opgaveoverførsler til den fælles bygningsfunktion, selvom der også kan ske løbende overførelen af yderligere opgaver. Da den konkrete samling først forventes gennemført medio 2013, kan evalueringen først påbegyndes i starten af 2015. 7. Konsekvenser for ressourcer En væsentlig opgave i forbindelse med samlingen af opgaver på bygningsområdet bestod i at få afklaret, hvilke opgaver, medarbejderressourcer samt budgetter magistratsafdelingerne vælger at overføre til den fælles bygningsfunktion. Ud over lønbudgetter overføres budgetter til øvrige administrationsudgifter, huslejer m.v. samt de driftsbudgetter og andele af KBbevillinger, der følger af overførslen af opgaver. Magistratsafdelingerne har selv forestået denne opgørelse. Alle beløb er 2013-priser. Den samlede budgetmæssige overførsel er vist i tabellen nedenfor (1.000 kr.; 2013-priser). 2013 2014 2015 2016 MSB, drift 816 816 816 816 MSB, anlæg - 1.843 1.843 369 MSB i alt 816 2.659 2.659 1.185 MTM, drift 21.278 21.278 21.278 18.128 MTM, anlæg 3.860 3.474 3.474 3.474 MTM, i alt 25.138 24.752 24.752 21.602 MSO, drift 2.960 2.960 2.960 2.960 MSO, anlæg 7.906 8.394 8.394 7.918 Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 7 af 10
MSO i alt 10.866 11.354 11.354 10.878 MKB, drift 3.314 3.735 6.305 6.305 MKB, anlæg 3.467 20.805 22.371 8.238 MKB i alt 6.781 24.540 28.677 14.543 MBU, drift 22.968 22.968 22.968 22.968 MBU, anlæg 31.015 20.638 35.082 33.966 MBU i alt 53.982 43.606 58.050 56.934 Hertil kommer, at der fra Ejendomsforvaltningen overføres øvrige opgaver, såsom betjentydelser, kantiner, udlejning m.v., samt indtægtskrav fra salg af ejendomme m.v., som vist nedenfor (1.000 kr., 2013- priser) 2013 2014 2015 2016 MTM, øvrigt -71.520-200.504-90.040-90.042 Der overføres følgende årsværk: MSB 1,8 MTM 6,0 MTM, øvrigt 115,8 MSO 1,5 MKB 4,5 MBU 14,8 I alt 144,4 Overførslerne er nærmere beskrevet i bilag 2. Overførslen af medarbejdere fra de enkelte magistratsafdelinger til den nye enhed vil få betydning for en række medarbejdere, idet disse vil opleve ændringer i opgaver, placering i organisationen og lederreference. Den fælles bygningsfunktion disponerer sine personalemæssige og bygningsmæssige ressourcer i overensstemmelse med de bygningsmæssige behov eller afledte ydelser, på tværs af magistratsafdelingerne. Det vil være et mål for den fælles bygningsfunktion så vidt muligt at tilgodese medarbejdernes ønsker i forhold til opgaver og udvikling. Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 8 af 10
I forbindelse med etableringen af den fælles bygningsfunktion vil eventuelle etableringsomkostninger blive finansieret inden for den eksisterende økonomiske ramme i Teknik og Miljø. 2 Bünyamin Simsek / Erik Jespersen Bilag Bilag 1: Snitflader efter sammenlægning af bygningskontorer Bilag 2: Redegørelse for overførsler fra magistratsafdelingerne til den fælles bygningsfunktion Bilag 3: MSB s høringssvar på MTM s indstilling om Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Bilag 4: Høringssvar fra Ejendomsforvaltningens MED vedr. udkast til indstilling om oprettelse af en fælles bygningsfunktion i Aarhus Kommune Bilag 5: Sundhed og Omsorgs høringssvar til byrådsindstilling vedr. oprettelse af en fælles bygningsfunktion Bilag 6: Høringssvar fra Kultur og Borgerservice vedr. samling af opgaver på bygningsområdet Bilag 7: Udtalelse fra B-siden i SportMED vedr. sammenlægning af bygningskontorerne Bilag 8: Børn og Unges høringssvar til indstillingen om oprettelse af en fælles bygningsfunktion Bilag 9: Supplement til Børn og Unges høringssvar til indstillingen om oprettelse af en fælles bygningsfunktion fra Administrativt MED s medarbejderrepræsentanter Bilag 10: Høringssvar fra Børn og Unges HMU til indstillingen om oprettelse af en fælles bygningsfunktion i Aarhus Kommune 2 Det forudsættes at medarbejdere flyttes med deres respektive kontorinventar. Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 9 af 10
Bilag 11: MTM: Opsummering af høringssvar vedr. samling af opgaver på bygningsområdet samt bemærkninger til høringssvarene Bilag 12: Tids- og procesplan for samling af bygningsfunktioner Bilag 13: Økonomibilag: T-13-000-002 Tidligere beslutninger Ingen Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Side 10 af 10