Kommunalt netværk om obligatorisk digital selvbetjening INTRODUKTION TIL DREJEBOGEN FREDERICIA DEN 3. MARTS 2015

Kommunalt netværk om obligatorisk digital selvbetjening INTRODUKTION TIL DREJEBOGEN FREDERICIA DEN 3. MARTS 2015

Dagens program 09.30 10.00 Registrering og morgenbrød 10.00 10.30 Introduktion til Obligatorisk Digital Selvbetjening og bølgeplanen v. Vibeke Normann, KL/KOMBIT 10.30 12.00 Gennemgang af drejebogens fase 1: Planlægningsfasen og fase 2: Indkøbsfasen Med udgangspunkt i Drejebog for implementering af bølgeplanen gennemgås de væsentligste milepæle. v. Flemming Engstrøm, KL/KOMBIT og Vibeke Normann, KL/KOMBIT

Dagens program (fortsat) 12.00 12.45 Frokost 12.45 13.45 Gennemgang af fase 3: Implementeringsfasen Med udgangspunkt i Drejebog for implementering af bølgeplanen gennemgås de væsentligste milepæle. v. Flemming Engstrøm, KL/KOMBIT og Vibeke Normann, KL/KOMBIT 13.45 14.00 Afrunding og tak for i dag! v. Vibeke Normann, KL/KOMBIT

HVAD ER OBLIGATORISK DIGITAL SELVBETJENING?

Obligatorisk digital selvbetjening: De, der kan, skal betjene sig selv 80% af ansøgninger/anmeldelser fra borger til kommune/myndighed skal være digitale i 2015 Kommunerne har indgået aftale om obligatorisk digital selvbetjening med regeringen (Økonomiaftalen 2013)

HVAD ER BØLGEPLANEN?

Bølgeplanen Bølge 1 Er trådt i kraft 1. dec. 2012 Bølge 2 Er trådt i kraft 1. dec. 2013 Bølge 3 Er trådt i kraft 1. dec. 2014 Bølge 4 Indhold aftalt i Økonomiaftalen 2015 Træder i kraft 1. dec. 2015

Opgaveområderne i bølge 4 Almindeligt helbredstillæg Udvidet helbredstillæg Personligt tillæg Sygedagpenge

Klarmeldingskriterier Krav til løsninger: 24 minimumskrav til brugervenlighed og tilgængelighed supplerende krav vedr. integration til portaler, mobilløsning, NemLogin, tællerscript m.m. Overblik over krav og undtagelser fra krav findes på kombit-dk

Foreningsområdet Opfølgning bølge 3: Lokalebooking undtagelser: Login med NemID Integration på virk.dk Frivilligt indsats i 2015 på tilskuds- og foreningsadmin.: TO-BE rapport Netværksmøder: 8. april, 19. august +? Leverandørdage 15. 16. juni Mere info: Gry Meisner, gme@ kl.dk Yammer Netværk udlån/udleje af lokaler

HVAD ER EDS OG HVORDAN ARBEJDER EDS?

EDS Effektiv Digital Selvbetjening Sikre at kommunerne har brugervenlige og effektive selvbetjeningsløsninger på de obligatoriske områder. Dialoger med leverandører om tilretning, videreudvikling og nyudvikling af løsninger. Dialoger med kommuner om anskaffelse og implementering af løsninger. 13

EDS materiale vedr. opgaveområderne Faktaark (kombit.dk/eds) Rapporter (dokumentbibliotek) Brugerrejser (dokumentbibliotek)

DREJEBOG FOR IMPLEMENTERING AF BØLGEPLANEN

Om drejebogen OM DREJEBOGEN Drejebogen beskriver processen for implementering af bølgerne i obligatorisk digital selvbetjening. Drejebogen er udviklet sammen med 45 kommuner på to workshops i Jylland og på Sjælland i februar 2014. Drejebogen beskriver de overordnede trin frem mod 1. december 2015, hvor bølge 4 af obligatorisk digital selvbetjening skal være implementeret, og borgerne skal kunne bruge gode selvbetjeningsløsninger på de berørte områder. Processen stopper ikke her, men fortsætter med fokus på at realisere de ønskede gevinster. Drejebogen er en beskrivelse af en generisk proces. Det er derfor vigtigt, at indholdet i den og de ord man bruger til at beskrive milepæle og interessenter, tilpasses den enkelte kommunes sprog, brug af programorganisering, ledelsesstruktur og organisering. KOMBIT OG KL UNDERSTØTTER PROCESSEN Se information og materiale på kombit.dk/eds. PROGRAM OG PROJEKT Drejebogen er bygget op efter, at arbejdet med tredje bølge bygges op som et program, hvor hvert område indgår som et projekt. Derfor står der programleder i rollebeskrivelsen. Kommunen bør oversætte dette til egen program/projekttermer. BØLGE 4 INDEHOLDER 1. Almindeligt helbredstillæg 2. Udvidet helbredstillæg 3. Personligt tillæg 4. Sygedagpenge

Faseplan for obligatorisk digital selvbetjening Opfølgning af KL/Kombit 15. juni Opfølgning af KL/Kombit 1. okt. Opfølgning af KL/Kombit 15. nov. Planlægning Indkøb Implementering 1.dec. 2015 Gevinstrealisering OM FASEN I planlægningsfasen skal kommunen skabe klare rammer for implementering af fjerde bølge obligatorisk digital selvbetjening. Når fasen er afsluttet, så skal kommunen være i stand til at gå i gang med at købe løsninger. De vigtigste opgaver i planlægningsfasen er: Viden indhentes om nuværende systemer og arbejdsgange Organisering af opgaven, afklaring af roller, ressourcer og økonomi Fastsættelse af gevinster OM FASEN I indkøbsfasen skal kommunen indhente tilbud og indkøbe de nødvendige løsninger, der lever op til kommunens og de fællesoffentlige krav. De vigtigste opgaver i indkøbsfasen er: Fastlæggelse af krav til løsning og afsøgning af løsninger på markedet ift. krav Forhandling om pris og kvalitet, inddragelse af netværk og forhandling med tredje part Indkøb af løsninger og opdatering af business case OM FASEN I implementeringsfasen skal kommunen sikre, at løsningerne virker og er blevet en del af arbejdsgange og kommunikation til borgerne inden 1. december 2015. De vigtigste opgaver i implementeringsfasen er: Teknisk implementering på egen hjemmeside og borger.dk Organisatorisk implementering, fastlæggelse af arbejdsgange og uddannelse af medarbejdere Kommunikation til borgere og virksomheder OM FASEN Grunden for gevinstrealisering lægges i planlægningsfasen, hvor gevinsterne fastsættes. Der foreligger fra bølge 3 en metode og tilhørende redskabssamling, som kan anvendes i bølge 4. RESULTAT RESULTAT RESULTAT Programbeskrivelse og plan for indkøbsfasen vedtaget og programressourcer afsat Kontrakt indgået med leverandører og plan for implementeringsfasen vedtaget Grundlag for gevinstrealisering skabt, ansvar for drift og udvikling fastlagt

ROLLER MILEPÆLE Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening 1. PLANLÆGNING 2. INDKØB 3. IMPLEMENTERING 1.1 Ejerskab for opgaven besluttet og projektressourcer afsat 1.2. Samarbejde med fagområder etableret 1.3. Viden om as is i kommunen indsamlet 1.4. Afhængigheder til andre projekter og systemer kortlagt 1.5. Visioner, gevinster og kobling til kanalstrategi beskrevet til brug for kommunens to be- billede 1.6. Kommunens to be-billede beskrevet 1.7. GAP-analysefor it og arbejdsgange foretaget 1.8. Program- og detailplan for indkøb er udarbejdet 1.9. Økonomi ift. obligatorisk digital selvbetjening afklaret, inkl. business case etableret 1.10. Plan for intern og ekstern kommunikation udarbejdet 2.1. Exitstrategi fra eksisterende løsninger beskrevet 2.2. Koordinering med 3 part. (fx forsyningsselskab) foretaget 2.3. Krav til løsninger beskrevet 2.4. Sparring med kommuner og input fra leverandørdag 2.5. Overblik over godkendte løsninger indhentet 2.6. Tilbud indhentet og leverandørmøder afholdt 2.7. Dialog om pris med kommunalt netværk 2.8. Beslutning om indkøb truffet 2.9. Kontrakt indgået 2.10. Business case opdateret 2.11. Implementeringsfasen organiseret og planlagt 3.1. Ansvarlig for opsætning, drift og support udpeget 3.2. Kompetenceudviklingsplanbesluttet 3.3. Test af løsning gennemført 3.4. Teknisk implementering gennemført 3.5. Undervisning gennemført 3.6. Ændring af arbejdsgange realiseret 3.7. Løsning lagt på borger, virk.dk og egen hjemmeside 3.8. Intern og ekstern kommunikation gennemført 3.9. Afrapportering opad i kommunen og til KL/Kombit foretaget 3.10. Fejring afholdt! 1.11. Programbeskrivelse godkendt og politisk behandlet Som noget af det første bør kommunen beslutte, hvordan arbejdet med bølge tre organiseres. Hvem har ansvaret for at allokere ressourcerne, realisere gevinsten, for programmet og projekterne? En bred række af aktører i kommunen skal involveres og tages i ed til at deltage, det er fx alle relevante fagafdelinger og fagledere, it, indkøb og økonomi og ikke mindst direktionen. I indkøbsfasen er det vigtigt, at sikre sig de bedste rammer for et køb ved at inddrage indkøb og it i processen. Samtidig er det vigtigt, at det er fagområderne, der er med til at beslutte systemindkøbet. Forhandling af pris og kvalitet kan styrkes ved at inddrage andres erfaringer og viden om løsningerne på markedet. Det kan ske i dialog med kommuner, KL og KOMBIT. Succesfuld implementering afhænger af, om alle relevante parter inddrages i arbejdet. Det gælder medarbejderne, der skal lære nye måder, og det gælder systemejer og it. Borgere og virksomheders øgede anvendelse af digitale løsninger kræver klar kanalstrategi og kommunikation, så borgere og virksomheder kan vænne sig til at gøre noget andet.

Roller og organisering Organiseringen af arbejdet med obligatorisk digitale selvbetjening er forskellig fra kommune til kommune. Organiseringen afhænger af, hvordan driftsorganisationen er organisereret, fx om man har en itafdeling, der har ansvaret for digitaliseringsprojekter eller om det er borgerservice eller en udviklingsafdeling. For at inspirere til en god organisering af arbejdet vil der være roller, som vil være gode at have besat uanset, hvilke afdeling der har ansvaret. Rollerne er beskrevet nedenfor og tager udgangspunkt i, at arbejdet er organiseret i et program. Hvis det er projektorganiseret, så erstattes program blot med projekt og projektgruppen erstatter programgruppen. Ved beskrive rollerne beskriver vi funktioner, der skal være tilstede i processen og som godt kan håndteres af samme person. Således kan projektlederen være kommuneansvarlig og gevinstejeren vil ofte også deltage i styregruppen. Rollerne kan oversættes til egen organisation for at se om man har de væsentligste roller med. Beskrivelsen af roller vil blive opdateret med eksempler på, hvordan kommuner har valgt at organisere arbejdet. Hvis du ønsker at dele din organisering, så send en mail til Vibeke Normann i KL på VNO@kl.dk Programejer Er overordnet ansvarlig for programmets succes. Allokerer ressourcer og er ansvarlig for programmets økonomi. Er formand for programstyregruppen. Programstyregruppe Sikrer de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer til programmet. Træffer beslutninger i programmet Gevinstejere Ansvarlige for at programmet når de beskrevne gevinster. Sidder i programstyregruppen, og tager ofte også rollen bruger repræsentant. Programleder Er programmets daglige leder, og har det operationelle ansvar for gennemførelsen af hele programmet. Projektleder Er ansvarlig for projektets gennemførelse indenfor de rammer programlederen udstikker. Projektdeltagere Fagspecialister, it personer og andre der bidrager direkte i programmets projekter. Kommuneansvarlig Person i kommunen, der har ansvar for at koordinere og videndele ift. KL og KOMBIT. Herunder at kende til krav og deadlines og afrapportere på fremdrift.

Redskaber Kommunens egne tal og strategier Fællesoffentligt grundlag Fælleskommunale værktøjer Arrangementer Netværk Kommunens KOMHEN-tal eller anden dokumentation Giver baselinemåling for anvendelsen af selvbetjening. Kommunens kanalstrategi Vigtigt at skabe kobling til kanalstrategi. Kan bruges som argument for selvbetjening. Kommunens digitaliseringsstrategi Vigtigt at koble til digitaliseringsstrategi, der ofte vil indeholde prioritering af obligatorisk digital selvbetjening. Økonomiaftalen 2015 Aftale mellem regeringen og KL, hvor rammerne for kommunernes økonomi i 2015 blev fastlagt. Områderne i bølge 4 blev aftalt som en del af Økonomiaftalen. Moderniseringsaftalen Som led i økonomiforhandlingerne for 2013 blev gevinsterne for de to første bølger aftalt som del af den såkaldte moderniseringsaftale. Gevinsterne bliver i kommunerne, og kan bruges på andre områder, fx. Velfærdsområderne. Fakta-ark For områderne i bølgeplanen har KL/Kombit formuleret et fakta-ark, der kort beskriver opgaven, dens afgrænsning og dens nuværende digitaliseringsgrad Rapporter og brugerrejser as is og to be To be-materialet beskriver, hvordan de digitale løsninger bør understøtte borgernes og kommunernes behov, dvs. et forslag til den optimale brugerproces. As is-materialet beskriver den aktuelle situation. Løsningskatalog Leverandørdage KL/KOMBIT afholder leverandørdage 15. og 16. juni 2015. Her kan kommunerne komme i dialog med leverandørerne om deres løsninger Digitaliseringsmessen KL afholder Digitaliseringsmesse 1. oktober 2015. Her er mulighed for at få inspiration til køb af løsninger og implementeringsstøtte.. Netværk for obligatorisk digital selvbetjening KL og KOMBIT har etableret et netværk, hvor alle kommuneansvarlige for obligatorisk digital selvbetjening inviteres til videndeling og inspiration. Netværket holder møde ca. 6 gange om året. Dialogværktøj KL og KOMBIT har etableret et dialogværktøj på Yammer for de kommuneansvarlige. Her kan du komme i dialog med andre kommuner og KL/Kombit.. Netværk mellem kommuner eller i kommunen Lovgivning For hver bølge vedtages en lovgivning, som gør det obligatorisk for borgere og virksomheder at anvende digital selvbetjening på årets områder i bølgeplanen. Krav til selvbetjeningsløsninger Fastlægger minimumskrav vedr. brugervenlighed og tilgængelighed til de selvbetjeningsløsninger, som anvendes på opgaveområderne i bølgeplanen. En liste over løsninger, der lever op til de krav, der stilles i Udviklingsvejledningen. Listen udarbejdes i september hvert år af KL/KOMBIT og baserer sig på leverandørernes vurdering af egne løsninger. Drejebog til implementering af bølgeplanen En generisk guide til processen for implementering af bølge 3 i obligatorisk digital selvbetjening En god støtte i arbejdet er dialog med andre, der arbejder med programmer i kommunen og program- og projektledere fra andre i kommuner.

PLANLÆGNINGSFASEN

ROLLER MILEPÆLE Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening 1. PLANLÆGNING 2. INDKØB 3. IMPLEMENTERING 1.1 Ejerskab for opgaven besluttet og projektressourcer afsat 1.2. Samarbejde med fagområder etableret 1.3. Viden om as is i kommunen indsamlet 1.4. Afhængigheder til andre projekter og systemer kortlagt 1.5. Visioner, gevinster og kobling til kanalstrategi beskrevet til brug for kommunens to be- billede 1.6. Kommunens to be-billede beskrevet 1.7. GAP-analysefor it og arbejdsgange foretaget 1.8. Program- og detailplan for indkøb er udarbejdet 1.9. Økonomi ift. obligatorisk digital selvbetjening afklaret, inkl. business case etableret 1.10. Plan for intern og ekstern kommunikation udarbejdet 2.1. Exitstrategi fra eksisterende løsninger beskrevet 2.2. Koordinering med 3 part. (fx forsyningsselskab) foretaget 2.3. Krav til løsninger beskrevet 2.4. Sparring med kommuner og input fra leverandørdag 2.5. Overblik over godkendte løsninger indhentet 2.6. Tilbud indhentet og leverandørmøder afholdt 2.7. Dialog om pris med kommunalt netværk 2.8. Beslutning om indkøb truffet 2.9. Kontrakt indgået 2.10. Business case opdateret 2.11. Implementeringsfasen organiseret og planlagt 3.1. Ansvarlig for opsætning, drift og support udpeget 3.2. Kompetenceudviklingsplanbesluttet 3.3. Test af løsning gennemført 3.4. Teknisk implementering gennemført 3.5. Undervisning gennemført 3.6. Ændring af arbejdsgange realiseret 3.7. Løsning lagt på borger, virk.dk og egen hjemmeside 3.8. Intern og ekstern kommunikation gennemført 3.9. Afrapportering opad i kommunen og til KL/Kombit foretaget 3.10. Fejring afholdt! 1.11. Programbeskrivelse godkendt og politisk behandlet Som noget af det første bør kommunen beslutte, hvordan arbejdet med bølge tre organiseres. Hvem har ansvaret for at allokere ressourcerne, realisere gevinsten, for programmet og projekterne? En bred række af aktører i kommunen skal involveres og tages i ed til at deltage, det er fx alle relevante fagafdelinger og fagledere, it, indkøb og økonomi og ikke mindst direktionen. I indkøbsfasen er det vigtigt, at sikre sig de bedste rammer for et køb ved at inddrage indkøb og it i processen. Samtidig er det vigtigt, at det er fagområderne, der er med til at beslutte systemindkøbet. Forhandling af pris og kvalitet kan styrkes ved at inddrage andres erfaringer og viden om løsningerne på markedet. Det kan ske i dialog med kommuner, KL og KOMBIT. Succesfuld implementering afhænger af, om alle relevante parter inddrages i arbejdet. Det gælder medarbejderne, der skal lære nye måder, og det gælder systemejer og it. Borgere og virksomheders øgede anvendelse af digitale løsninger kræver klar kanalstrategi og kommunikation, så borgere og virksomheder kan vænne sig til at gøre noget andet.

Emner for gruppearbejde Emne Lokale Organisering af planlægningsfasen Det gode samarbejde med fagansvarlige

Organisering af planlægningsfasen Arbejdsspørgsmål 1. Hvordan organiserer i obligatorisk digital selvbetjeing? Projekt, program eller noget andet? 2. Hvem ejer opgaven? Er det digitalisering/it eller fagområderne? 3. Opgave: lav den gode organisering af implementeringen af bølge 4. Hvem skal være med? Prøv at organisere det som et program/stort projekt med styregruppe, programleder, projektleder(e), projektdeltagere og referencegruppe mv.. Gør det gerne på papkort på væggen.

Det gode samarbejde med fagansvarlige Arbejdsspørgsmål 1. Hvordan skaber man det gode samarbejde med fageksperter og fagområdet? 2. Hvordan sikrer man ejerskab? Hvilke erfaringer har I med dette? Hvad virker?

Gruppearbejde sådan: 1. runde: præsenter jer for hinanden og hvorfor emnet har jeres interesse 2. Snak og videndeling ud fra arbejdsspørgsmålene 3. De sidste 10 min: på papkort: - Opsaml pointer ift. emnet en pointe på hvert papkort og hæng på væg

INDKØBSFASEN

ROLLER MILEPÆLE Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening 1. PLANLÆGNING 2. INDKØB 3. IMPLEMENTERING 1.1 Ejerskab for opgaven besluttet og projektressourcer afsat 1.2. Samarbejde med fagområder etableret 1.3. Viden om as is i kommunen indsamlet 1.4. Afhængigheder til andre projekter og systemer kortlagt 1.5. Visioner, gevinster og kobling til kanalstrategi beskrevet til brug for kommunens to be- billede 1.6. Kommunens to be-billede beskrevet 1.7. GAP-analysefor it og arbejdsgange foretaget 1.8. Program- og detailplan for indkøb er udarbejdet 1.9. Økonomi ift. obligatorisk digital selvbetjening afklaret, inkl. business case etableret 1.10. Plan for intern og ekstern kommunikation udarbejdet 2.1. Exitstrategi fra eksisterende løsninger beskrevet 2.2. Koordinering med 3 part. (fx forsyningsselskab) foretaget 2.3. Krav til løsninger beskrevet 2.4. Sparring med kommuner og input fra leverandørdag 2.5. Overblik over godkendte løsninger indhentet 2.6. Tilbud indhentet og leverandørmøder afholdt 2.7. Dialog om pris med kommunalt netværk 2.8. Beslutning om indkøb truffet 2.9. Kontrakt indgået 2.10. Business case opdateret 2.11. Implementeringsfasen organiseret og planlagt 3.1. Ansvarlig for opsætning, drift og support udpeget 3.2. Kompetenceudviklingsplanbesluttet 3.3. Test af løsning gennemført 3.4. Teknisk implementering gennemført 3.5. Undervisning gennemført 3.6. Ændring af arbejdsgange realiseret 3.7. Løsning lagt på borger, virk.dk og egen hjemmeside 3.8. Intern og ekstern kommunikation gennemført 3.9. Afrapportering opad i kommunen og til KL/Kombit foretaget 3.10. Fejring afholdt! 1.11. Programbeskrivelse godkendt og politisk behandlet Som noget af det første bør kommunen beslutte, hvordan arbejdet med bølge tre organiseres. Hvem har ansvaret for at allokere ressourcerne, realisere gevinsten, for programmet og projekterne? En bred række af aktører i kommunen skal involveres og tages i ed til at deltage, det er fx alle relevante fagafdelinger og fagledere, it, indkøb og økonomi og ikke mindst direktionen. I indkøbsfasen er det vigtigt, at sikre sig de bedste rammer for et køb ved at inddrage indkøb og it i processen. Samtidig er det vigtigt, at det er fagområderne, der er med til at beslutte systemindkøbet. Forhandling af pris og kvalitet kan styrkes ved at inddrage andres erfaringer og viden om løsningerne på markedet. Det kan ske i dialog med kommuner, KL og KOMBIT. Succesfuld implementering afhænger af, om alle relevante parter inddrages i arbejdet. Det gælder medarbejderne, der skal lære nye måder, og det gælder systemejer og it. Borgere og virksomheders øgede anvendelse af digitale løsninger kræver klar kanalstrategi og kommunikation, så borgere og virksomheder kan vænne sig til at gøre noget andet.

Emner for gruppearbejde Emne Lokale Krav til løsninger Dialog med leverandører.

Krav til løsninger Arbejdsspørgsmål 1. Når kravstillingen er gået rigtig godt, hvad er det så, I har gjort? Fortæl hver især historier til gruppen. Også bare hvis det er en lille ting! 2. Hvordan arbejder I med at stille krav til løsninger? 3. Hvilke udfordringer står I overfor? Få inspiration fra gruppen til en løsning, tilgang eller håndtering.

Dialog med leverandører Arbejdsspørgsmål 1. Hvordan er i dialog med leverandører? Hvem er det i organisationen, der har kontakten? Hvordan fungerer det? 2. Når dialogen er håndteret godt, hvad er det så I har gjort? Tag en runde bordet rundt. 3. Hvornår er dialogen svær at håndtere? Gruppen byder ind med forslag til god håndtering.

IMPLEMENTERINGSFASEN

ROLLER MILEPÆLE Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening 1. PLANLÆGNING 2. INDKØB 3. IMPLEMENTERING 1.1 Ejerskab for opgaven besluttet og projektressourcer afsat 1.2. Samarbejde med fagområder etableret 1.3. Viden om as is i kommunen indsamlet 1.4. Afhængigheder til andre projekter og systemer kortlagt 1.5. Visioner, gevinster og kobling til kanalstrategi beskrevet til brug for kommunens to be- billede 1.6. Kommunens to be-billede beskrevet 1.7. GAP-analysefor it og arbejdsgange foretaget 1.8. Program- og detailplan for indkøb er udarbejdet 1.9. Økonomi ift. obligatorisk digital selvbetjening afklaret, inkl. business case etableret 1.10. Plan for intern og ekstern kommunikation udarbejdet 2.1. Exitstrategi fra eksisterende løsninger beskrevet 2.2. Koordinering med 3 part. (fx forsyningsselskab) foretaget 2.3. Krav til løsninger beskrevet 2.4. Sparring med kommuner og input fra leverandørdag 2.5. Overblik over godkendte løsninger indhentet 2.6. Tilbud indhentet og leverandørmøder afholdt 2.7. Dialog om pris med kommunalt netværk 2.8. Beslutning om indkøb truffet 2.9. Kontrakt indgået 2.10. Business case opdateret 2.11. Implementeringsfasen organiseret og planlagt 3.1. Ansvarlig for opsætning, drift og support udpeget 3.2. Kompetenceudviklingsplanbesluttet 3.3. Test af løsning gennemført 3.4. Teknisk implementering gennemført 3.5. Undervisning gennemført 3.6. Ændring af arbejdsgange realiseret 3.7. Løsning lagt på borger, virk.dk og egen hjemmeside 3.8. Intern og ekstern kommunikation gennemført 3.9. Afrapportering opad i kommunen og til KL/Kombit foretaget 3.10. Fejring afholdt! 1.11. Programbeskrivelse godkendt og politisk behandlet Som noget af det første bør kommunen beslutte, hvordan arbejdet med bølge tre organiseres. Hvem har ansvaret for at allokere ressourcerne, realisere gevinsten, for programmet og projekterne? En bred række af aktører i kommunen skal involveres og tages i ed til at deltage, det er fx alle relevante fagafdelinger og fagledere, it, indkøb og økonomi og ikke mindst direktionen. I indkøbsfasen er det vigtigt, at sikre sig de bedste rammer for et køb ved at inddrage indkøb og it i processen. Samtidig er det vigtigt, at det er fagområderne, der er med til at beslutte systemindkøbet. Forhandling af pris og kvalitet kan styrkes ved at inddrage andres erfaringer og viden om løsningerne på markedet. Det kan ske i dialog med kommuner, KL og KOMBIT. Succesfuld implementering afhænger af, om alle relevante parter inddrages i arbejdet. Det gælder medarbejderne, der skal lære nye måder, og det gælder systemejer og it. Borgere og virksomheders øgede anvendelse af digitale løsninger kræver klar kanalstrategi og kommunikation, så borgere og virksomheder kan vænne sig til at gøre noget andet.

Emner for gruppearbejde Emne Lokale Kompetenceudvikling og uddannelse Tilpasning af arbejdsgange

Kompetenceudvikling og uddannelse Arbejdsspørgsmål 1. Hvem i organisationen har ansvaret for kompetenceudvikling og uddannelse? Hvordan fungerer det? 2. Når kompetenceudviklingen har været håndteret godt, hvad er det så I har gjort? Gruppen byder ind med forslag til god håndtering. 3. Hvornår giver kompetenceudviklingen anledninger til problemer? Tag en runde bordet rundt.

Tilpasning af arbejdsgange Arbejdsspørgsmål 1. Ved ændrede arbejdsgange er der ofte modstand hos de involverede medarbejdere. Hvad skal der til for at motivere medarbejderne? 2. Hvem har ansvaret for, at ændringer i arbejdsgange gennemføres og fastholdes? 3. Hvilke andre udfordringer står I overfor i fht arbejdsgange? Få inspiration fra gruppen til en løsning, tilgang eller håndtering.

Det videre arbejde i din kommune Vigtigste pointe i dag? Største udfordring du ser? Det første du gør?

Afrunding Plan for netværkets aktiviteter i 2015 vigtige datoer 20. og 22. april Ordinært netværksmøde 1. juni Løsningsoversigt publiseres 15. og 16. juni Leverandørdag, inkl. faglige indslag 25. og 27. august Ordinært netværksmøde 15. september Løsningskatalog publiseres 1. oktober Digitaliseringsmesse Forslag til emner til netværksmøder er velkomne send en mail eller skriv på Yammer-gruppen

Yderligere information: www.kombit.dk/eds EDS dokumentbibliotek Vibeke Normann vno@kl.dk 33 70 38 83