Møde i studentersamfundets bestyrelse Den 28. November klokken 17.00, Riddersalen,. Ordinære medlemmer: Milan Vestetergaard, Formand ** Mark Bengtson, Næstformand Kasper Gram, Kasserer Anne Kathrine Krushave, bestyrelsesmedlem Lasse Rørbæk, bestyrelsesmedlem Max Jensen, bestyrelsesmedlem Morten Sønderlyng, bestyrelsesmedlem Christian Sand Pilgaard, bestyrelsesmedlem (afbud) Catrine Jensen, Studneterhuset s repræsentant Observatører: Erik Lander, Uddanelsespolitisk Ordfører Jakob Kristoffersen, Erhverschef (Skype) Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (B) [10 min] 3. Nyt... [15 min] 4. Erhversgruppen - Julegaver til medlemmerne [20 min] (ODB) 5. Studiemesse og evt. salg af stande til samarbejdspartneres konkurrenter [10 min] (ODB) 6. Aftensmad [30 min] (ODB) 7. Klippekort forsvinder - hvad gør vi? [10 min] (ODB) 8. Frederik Bajers Bar [15 min] (ODB) 9. Mecanat[10 min] (ODB) 10. Medlemsøl [10 min] (ODB) 11. Kassesystem til barene [10 min] (ODB) 12. Julefrokost [10 min] (ODB) 13. Inden næste møde... [15 min] (O) 14. Oprydning Fib 15[10 min] (ODB) Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 8
1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Referant: Kasper Gram Ordstyrer: Mark B Godkendelse af dagsorden To ekstra informationspunkter på eventuelt. 2. Igangværende opgaver (B) [10 min] Julekort Kommunikationsgruppen er blevet bedt om at lave julekort 3. Nyt... [15 min] fra Formanden - København Virkede konstruktivt. De vil rigtigt gerne få det op og køre. Slusen: Det er problematisk med at få en alkoholbevilling. Milan er udnævnt til kontaktperson for S et cph og slusen. - Esbjerg? Esbjerg har ikke fået nogen medlemmer. Til foråret skal vi hjælpe dem der er dernede med at få hvervet medlemmer, og få folk i Esbjerg til at interessere sig for det. Max har været i Sporadisk kontakt med Esbjerg som ikke har den store aktivitet, dette skal der gøres noget ved, eventuelt ved at nogen fra bestyrelsen tager et smut ned til AAU esbjerg og sætter dem ind i tingene om hvordan Studentersamfundet fungere, og se hvor vi kan hjælpe dem. - Dagsordener og referater Vi skal have lagt dagsordner og referater op på internettet, både fra UPF og bestyrelsen. Side 2 af 8
Kasper får lagt bestyrelsens referater og dagsordner ud på internettet, så det er up to date. fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Der skal måske snart købes mere udstyr til Gigantium projektet, da der forsvinder lidt engang imellem. Unifitness sælger svømmehalsbiletter til Gigantium på lige vilkår med Studentersamfundet, Morten Sønderlyng snakker med unifitness og sekretariatet for at se om der kan laves et samarbejde, så det bliver nemmere at sælge unifitness biletter, eventuelt hvor Studentersamfundet står for alt salget til Unifitness og Studentersamfundets medlemmer fra Den politiske koordinering Der er valg. Efter valget skal der laves en To-do liste med alle ting man skal huske til valg, sådan så det bliver nemmere næste år. fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset Cathrine og Katrine kommer med til vores julefrokost, Det bliver hyggeligt fra grupper repræsenteret ved mødet A-Team har holdt to arrangementer: Mad på SU og Tøjbazar. Disse arrangementer er gået godt. Tøjbazar var en stor succes og gik flydende, selvom det var første gang vi afholdt dette var der god opbakning og mange opmødte. 4. Erhversgruppen - Julegaver til medlemmerne [20 min] (ODB) Motivator: Jakob Kristoffersen Her op til jul har jeg fået en del henvendelser fra forskellige virksomheder, som gerne vil lave samarbejde omkring julesalget. Der er tale om aftaler som den vi har med Apple/Humac om at de samarbejder med os om nogle produkter, vi køber af dem - og de køber reklame Side 3 af 8
hos os. Jeg synes på alle måder, det er gode handler, da det giver noget håndgribeligt til vores medlemmer, vi ikke selv finansierer - derudover er det handler, dvs. virksomheder, vi ikke ville have kunne lave aftaler med uden at indgå disse. Da vi med den sidste Apple ordre ikke har mere budget hertil, ansøger jeg om udvidelse af vores budget på 40.000 på konto 031521 for at kunne lave "Erhvervsgruppen gaveuddeling". Dels kommer det til at bestå af gaver - ipods - og gavekort. Gavekortene trække virksomhederne selv lod om og sender ud, og jeg forestille mig at vinderne kan hente de mere håndgribelige præmier i sekretariatet. Jeg har forudsat mig at det bliver Studentersamfundet, som bliver afsendere af de plakater, som sættes op med konkurrencen. Det bliver altså med andre ord - overfor vores medlemmer - Studentersamfundet, som giver "julegaver" til vores medlemmer. Pengene kommer så retur i form af forhøjede indtægter til reklamer på tilsvarende beløb. Financieringen af den midlertidige udskrivning har vi selv dækket - alle vores salgsbudgetter er ikke alene nået, men overgået med omkring 100.000,- Hvilket vidst ikke er prøvet før. Så dette er en måde, med lidt snilde, at give noget mere tilbage til medlemmerne. Godkendes Vi Skal huske at kalde det Studentersamfundets julegaver, og på reklamer skal det gøres klart at de kommer fra Studentersamfundet. Det skal fremgå at det er en gave, og ikke et rabat stunt, sådan så folk ikke tror at de bliver snydt, Milan kontakter Erhvervsgruppen om det. 5. Studiemesse og evt. salg af stande til samarbejdspartneres konkurrenter [10 min] (ODB) Motivator: Lasse & Milan Vi oplevede til vores messe at der var flere konkurrenter til vores nøgle-samarbejdspartnere der havde stand til vores messe. På den ene side kan det være problematisk at begrænse erhversgruppens sælgere ifht. messen, omvendt sender det et enormt dårligt signal til samarbejdspartnere der aktivt engagere sig i, i fællesskab med os, at gøre gode ting for studerende at de til messen operere på samme vilkår som deres konkurrenter der - for nogens vedkommende - direkte modarbejder samme projekt. Vi ønsker en diskussion af om hvorvidt vi fra bestyrelsens side skal tage en præncip beslutning, der begrænser konkurrenter til nøgle samarbejdspartnere i forhold til køb af stand på vores messe. Side 4 af 8
Vi ønsker at tage en principbeslutning som begrænser, konkurrenter til nøgle samarbejdspartnere i forhold til køb af stande på vores messer. Milan snakker med Jacob fra Erhvervsgruppen om dette. 6. Aftensmad [30 min] (ODB) Motivator: Ingen Der tages ikke referat til dette punkt. 7. Klippekort forsvinder - hvad gør vi? [10 min] (ODB) Motivator: Mark Vi har flere situationer hvor vi bruger klippekort, men snart er det ikke længer en mulighed. Vi skal derfor tage stilling til hvad vi gør. Skal vi have en masse rejsekort, eller lig.? Det skal undersøges om man kan købe rejsekort som ikke er personlige, sådan så vi i Studentersamfundet kan bruge disse når man skal transporteres til diverse arrangementer, og det skal undersøges om grupper kan rejse på et rejsekort. Mark tjekker op på dette. 8. Frederik Bajers Bar [15 min] (ODB) Motivator: Milan På Frederik Bajers Bar har der i en del år ligget en fredags bar som IKKE hører under os, der hedder Frederik Bajers Bar. Den er idag primært henvendt til medicin og medicin med industriel specialisering. Efter et par indledende møder med dem, virket det helt oplagt at de skal være en fredagsbar under os - og være endnu en mulighed for at nå ud til en gruppe studerende vi typisk ikke har så godt fat i. Ydermere er det min overbevisning at hvis der skal være en større fredagsbar et sted på Universitetet, bør den også være under os. Det er dog naturligvis klart at en optagelse af frederik bajers bar skal ske i overenstemmelse med sekrateriatet, da det vil være dem der vil få en yderligere arbejdsbyrde. Jeg foreslår dog at vi vedtager at arbejde hen imod at Frederik Bajers Bar bliver optaget som en del af studentersamfundet - under forudsætning af at sekretariatet kan og vil håndtere det praktiske arbejde, samt indenfor en tidsramme de er med til at fastsætte. og Frederik Bajers bar har et fælles ønske om at Frederik Bajers bar kommer under Studentersamfundet, men selvfølgelig skal dette gøres i samarbejde med Side 5 af 8
Sekretariatet, sådan så man er sikre på at de har tid til det, da det er dem som kommer til at stå med meget af arbejdsbyrden. 9. Mecanat[10 min] (ODB) Motivator: Morten Mecenat har fået afslag fra Preben Sørensen og vil nu gerne have os til presse på en implementering da de mener arbejdsbyrden for AAU er minimal. Vil vi ligge mere energi i det her projekt, eller ej? Vi vedholder at vi syntes det er en god ide, og vi har givet vores mandat videre til dem. Så Mecanat skal være velkomne til at fortsætte forhandlingerne. 10. Medlemsøl [10 min] (ODB) Motivator: Kasper Gram De sidste to gange har der ikke været så mange på Guldhornene til fri fadøl. jeg foreslår at vi ændrer de resterende datoer til sidste fredag i måneden, i stedet for lørdag - så det passer med at folk kan tage derop efter fx BasisBaren. bestyrelsen er enige om at det er en god ide. at rykke det til fredag, da det vil give en god mulighed for at reklamere for det i vores fredagsbarer, så vores medlemmer kan tage direkte derind når fredagsbarerne lukker. 11. Kassesystem til barene [10 min] (ODB) Motivator: Lasse Status: De to udviklerer har været til møde med Lasse, og virker til at være ved godt mod. Fremadrettet vil Lasse motiverer for at vi hurtigst muligt køber en Chip-kort-læser til udviklerne, så de kan udvikle et system der er i stand til at modtage betaling, med stuidekortet som debit-kort. Derudover skal de have en ipad til permanent rådighed under udviklingen, til test af brugergrænseflade og chip-kort system. Udgiften er ca. 350$ + fragt og ipad en er på lager. Godkendes. Hvis der ikke er en Ipad til rådighed til udviklerne, købes dette selvfølgelig også ind. Side 6 af 8
12. Julefrokost [10 min] (ODB) Motivator: Lasse & Milan Vi skal have fordelt hvem der gør hvad til Julefrokost på lørdag. vi bliver 70 til julefrokosten. Vi skal have pyntet op så der er hyggeligt, Lasse skaffer en bil til at hente ting i. Kasper hører basisbaren om nogen af dem vil komme ca kl 15 og hjælpe med at pynte op og ihvertfald få en til at åbne ind til deres lokale. Kasper hører guldhornene om vi kan købe nogen flasker guldhornsbitter. Der skal købes en hasselnød og en gave juletræ rød dug skaffes, evt fra fib 16 kælderen eventuelt billigt metalbestik i metro, lyskæder Oprydning foregår på dagen. Rengøring er bestilt. bordene skal ryddes og sættes på plads. HELE bestyrelsen bliver og rydder op incl ERIK LANDER 13. Inden næste møde... [15 min] (O) Motivator: Milan Næste møde, d. 12 december, bliver vores sidste inden juleferien. Selvom det er tæt på projektaflevering, forventer jeg naturligvis at alle møder op til fælles afrunding af året. På dette møde synes jeg det giver mening at vi 1. Får lavet en komplet liste over hvad vi skal nå i vores resterende bestyrelsesperiode, og 2. Får lavet en plan om hvordan vi når det. Når vi kommer tilbage til møder i februar og marts, har vi kun 2-3-4 møder inden Generalforsamling. Jeg ser derfor gerne at ALLE folk op til næste møder ligger deres hoved i blød, og evt. ser gamle referater igennem, for at sikre at vi får alle løser ender med. Jeg kan godt starte en liste her, til inspiration: Planlægge GF, Planlægge Overleveringsweekend, Fib. 15 køkken, Hall of fame (fysisk), Hall of fame (virtuelt), visionspapir for studentersamfundet, diverse how-to lister etc. Side 7 af 8
Work in progress 14. Oprydning Fib 15[10 min] (ODB) Motivator: Milan Vi skal have fundet ud af 1. hvordan og hvornår vi får ryddet op på Fib. 15 (inden jul), og 2. hvordan vi sikre at det holdes nogenlunde pænt fremadrettet! Efter mødet tager vi alle og bliver lidt og hygger og får rydet op, og efter næste møde får vi ryddet det sidste op, så vi alle kan gå på vinterferie med god samvittighed Eventuelt IDA På fredag tager Kasper og Milan til københavn til møde med IDA. International julefrokost Vi har fået 5000 kr fra hvert fakultet, så i alt 20.000 kr derfra. Der er sørget for mad. Der er indtil videre 3 frivillige + Andreas Bested til at sørge for at alt kører som det skal under selve festen. CTD grundet forsinkelse fra Navi support bliver CTD udvikler forsinket. Mødeevaluering Godkendelse af referat Side 8 af 8