Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 1 af 8 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ORIENTERING... 2 2. RETSGRUNDLAGET... 3 3. TILBUDSFASEN... 3 4. TILBUDSAFGIVELSE... 4 5. EGNETHED... 5 6. TILDELING... 6 7. UNDERRETNING... 8
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 2 af 8 1. ORIENTERING Med disse bestemmelser udbydes vintertjeneste på Odense Kommunes vejnet for perioden 2013-2014. Udbuddet omfatter 6 delopgaver, der hver indeholder flere entrepriser: Delopgave 1 Saltning, grusning og snerydning på kørebaner med lastbil 4 entrepriser med saltning og snerydning på kørebaner på A-veje med 2 lastbiler 3 entrepriser med saltning/grusning og snerydning på B-veje på landet med 2-3 lastbiler. Delopgave 2 Saltning, grusning og snerydning på kørebaner med lastbil og traktor 2 entrepriser med saltning og snerydning på kørebaner på A-veje med 2 lastbiler og 1 traktor Delopgave 3 Saltning på kørebaner med lastbil eller med traktor og ladvogn 8 entrepriser som kun omfatter saltning på A-veje, og hvortil tjenesteyder skal levere 1 lastbil eller 1 traktor > 150 Hk med ladvogn. Delopgave 4 Snerydning på kørebaner med traktor 12 entrepriser som omfatter snerydning på kørebaner mv. på A-veje og B-veje, og hvortil tjenesteyder skal levere 3 traktorer > 75 Hk 6 entrepriser som omfatter snerydning på kørebaner mv., og hvortil tjenesteyder skal levere 2 traktorer > 75 Hk. Delopgave 5 Lagespredning og snerydning på cykelstier med traktor. 20 entrepriser som omfatter vintertjeneste på cykelstier, hvortil tjenesteyder skal levere 1 traktor > 45 Hk. Delopgave 6 Fortovsentrepriser. 12 entrepriser med grusning og snerydning på fortove og busstoppesteder m.m. med tilbudsgivers eget materiel. Entreprisernes beliggenhed er anført på rutekortene og i rutebeskrivelserne. Odense Kommune leverer salt, saltlage og grus til alle delopgaver. Odense Kommune stiller til delopgaverne 1-5 spreder samt evt. sneplov og fejemaskine til rådighed for tilbudsgivers lastbiler og traktorer. Odense Kommune leverer ligeledes beslag og ophæng mv. til spreder samt evt. sneplov og fejemaskine og monterer dette på tilbudsgivers lastbiler og traktorer. Tilbudsgiver skal selv levere ladvogn til traktor med ladvogn. Odense Kommune har dog 2 stk. ladvogne, der kan udlejes til interesserede tilbudsgivere. Lejeprisen er fastsat til 15.500 kr./år. Lejer skal selv vedligeholde vognen ved selvforskyldt nedbrud og ved punkteringer. Odense Kommune kan frit vælge blandt interesserede lejere. Odense Kommune stiller krav om at arbejds- og holdledere samt chauffører til vintertjenesten er uddannede i de opgaver de skal løse. Odense Kommune vil derfor sikre at der arrangeres kursus i vintertjeneste for chauffører og ledere, der ikke tidligere har gennemgået relevante AMU-kurser for vintertjeneste.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 3 af 8 Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes følgende aktiviteter på kørebanerne: 75 udkald til saltning på A-veje 10 udkald til snerydning på A-veje 15 udkald til saltning/grusning på B-veje på landet 5 udkald til snerydning på B-veje på landet 50 udkald til glatførebekæmpelse og snerydning på cykelstier 10 udkald til vintertjeneste på fortove og busstoppesteder m.m. Vintertjenesten på kørebaner og cykelstier skal kunne udføres på alle tider af døgnet. Udkald finder fortrinsvis sted uden for normal arbejdstid. Vintertjeneste på fortove m.m. udføres normalt kun mellem kl. 5:00 og 22:00. Ordregiver er: Odense Kommune By- og kulturforvaltningen Natur, Miljø og Trafik Myndighed og Vejdrift 2. RETSGRUNDLAGET Arbejdet udbydes i offentligt udbud ved bekendtgørelse til Kontoret for den Europæiske Unions Officielle Publikationer den 8. marts 2013. Udbuddet afholdes iht. Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 3. TILBUDSFASEN Udbudsmaterialet er tilgængeligt for tilbudsgiverne på Odense Kommunes køberprofil, www.odense.dk/udbud, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Odense Kommune afholder formøde/spørgemøde torsdag den 4. april 2013 kl. 10:00 på Vinterværkstedet, Olfert Fischers Vej 25, 5220 Odense SØ. Spørgemødet vil blive holdt fælles for alle delopgaver. Ved mødet vil tilbudsgiverne få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt mulig fremsendt inden mødet pr. e-mail til cdl@odense.dk, med kopi til prahl@prahl.dk. Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal tilbudsgiver senest 7 dage inden licitationen pr. e-mail indhente oplysninger herom hos cdl@odense.dk med kopi til prahl@prahl.dk.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 4 af 8 4. TILBUDSAFGIVELSE Ved licitationen kan der afgives tilbud på én eller flere af de udbudte entrepriser, idet felterne for de relevante entrepriser på tilbudssamlelisternes forside samt tilbudslisterne for de relevante entrepriser udfyldes i deres helhed. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser end han ønsker overdraget, skal han på tilbudslistens forside (for delopgave 1-5) anføre det maksimale antal lastbiler og traktorer han ønsker at stille til rådighed for sine tilbud, henholdsvis (for delopgave 6) hvor mange fortovsentrepriser han ønsker at få overdraget. Der kan afgives kombineret tilbud på entrepriserne i delopgave 3 og delopgave 4, inden for samme distrikt. Ved et kombineret tilbud anføres på tilbudslisten, hvilken rabat i procent der vil blive givet på tilbudslisternes priser, ved samlet overdragelse af en entreprise i hver delopgave. Der kan for delopgave 6 gives rabat ved samlet overdragelse af flere entrepriser. Der modtages ikke alternative tilbud. Der accepteres ikke forbehold mod den udbudte prisregulering. Organisationernes standardforbehold vil derfor ikke kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbudsgiverne anmodes om at søge alle usikkerheder og forudsætninger for tilbudsafgivelsen afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Tilbudssamlelisterne og tilbudslisterne forefindes både som pdf-fil og som Excel-regneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearkene, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbuddet bedes afleveret i en original papirudgave og en elektronisk udgave. Den elektroniske udgave afleveres på Cd-rom, DVD eller USB-stik, og bedes navngivet med firmanavn/initialer som indledning på tilbudslistens navn. Den elektroniske excel-udgave er gældende i tilfælde af forskelle. Såfremt der kun afgives tilbud på en enkelt entreprise, kan tilbuddet afleveres alene som papirudgave. Tilbud skal afleveres i lukket kuvert, som bedes påført afsender, telefonnummer og e-mail adresse. Der modtages ikke elektronisk afleverede tilbud. Den medfølgende tilbudslabel bedes benyttet. Tilbud mærket Vintertjeneste 2013 2014" fremsendes eller afleveres senest torsdag den 18. april 2013 kl. 9:00 til: Odense Kommune, Natur, Miljø og Trafik Odense Slot, Indgang M, Nørregade 36-38 5000 Odense C Tilbuddet modtages ligeledes på licitationsstedet umiddelbart før licitationen afholdes.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 5 af 8 Licitationen afholdes torsdag den 18. april 2013 kl. 10:00 på følgende adresse: Vinterværkstedet Olfert Fischers Vej 25 5220 Odense SØ Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der er til stede. Tilbudssummer (og eventuelle forbehold) vil blive læst op. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets åbning. 5. EGNETHED Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en af de i udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a)-c) og e)-f) anførte situationer. Odense Kommune forbeholder sig derfor ret til i forbindelse med aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den/de tildelte virksomhed(er), højst 6 måneder gammel, eller anden tilsvarende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde. For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne, skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved på tilbudssammlelisterne at anføre: Virksomhedens CVR-nummer eller lignende, som dokumentation for at være tilmeldt Det Centrale Virksomhedsregister, eller tilsvarende register i tilbudsgivers hjemland. Virksomhedens ID-nummer i Trafikstyrelsen, som dokumentation for at have tilladelse til godskørsel for fremmed regning, såfremt der afgives tilbud på kørsel med grus- eller saltspreder på lastbil. ID-nummer skal anføres for såvel tjenesteyder som evt. underleverandører. Tro og love erklæring om at virksomhedens ubetalte forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger 50.000 kr. jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om betaling af forfalden gæld til det offentlige. Tro og love erklæringen indgår i Tilbudslisten (TBL). Egenkapital iht. seneste disponible regnskabsår anføres på tilbudslistens forside. Tilbudsgivers egenkapital iht. seneste disponible regnskabsår skal mindst have udgjort 100.000 kr. pr. entreprise, der ønskes overtaget. Egenkapitalen opgøres som anført i Trafikstyrelsens "Vejledning om dokumentation for egenkapitalkrav ved revisorerklæring" af januar 2013. Ønsker tilbudsgiver kun at overtage en enkelt entreprise bortfalder kravet om egenkapital. Såfremt tilbudsgivers egenkapital er mindre end kravene anført ovenfor, kan tilbudsgiver vedlægge et tilsagn om sikkerhedsstillelse udformet i overensstemmelse med vedlagte "Tilsagn om sikkerhedsstillelse" således at tilbudsgiver med summen af sikkerhedsstillelse og egenkapital opfylder kravene. Tilsagnet skal afgives af pengeinstitut, forsikrings- eller garantiselskab, som har fast kontor i Danmark.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 6 af 8 I forbindelse med kontraktindgåelse vil ordregiver kunne forlange fremlæggelse af det seneste årsregnskab som dokumentation, eller en erklæring om opgørelse af egenkapital, afgivet af en statsautoriseret eller registreret revisor, for virksomhedens egenkapital. Erklæringen skal afgives i henhold til Trafikstyrelsens "Vejledning om dokumentation for egenkapital ved revisorerklæring" af januar 2013. 6. TILDELING Delopgave 1-5 Odense Kommune vil ved licitationen for delopgave 1-5 vælge de tilbud, der set under ét udgør det økonomisk mest fordelagtige tilbud for Odense Kommune, iht. følgende underkriterier. Den tilbudte pris, indregnet med sin fulde værdi. Miljøforhold. Lastbiler Ved tildelingen gives følgende fradrag i tilbudsprisen pr. lastbil, beregnet ud fra den tilbudte lastbils motortype (Euro norm). Det skal bemærkes at visse lastbiler kører i miljøzone, hvilket kræver mindst Euro 4 eller Euro 3 med filter. Lastbil til saltning med kombispreder på A-veje (lastbil 1) Lastbil til snerydning på A-veje (lastbil 2) Lastbil til B-veje på landet (lastbil 1, 2 og 3) Euro 5 10.000 kr. 3.000 kr. 3.000 kr. Euro 4 eller 3 med filter 5.000 kr. 2.000 kr. 2.000 kr. Euro 3 0 kr. 1.000 kr. 1.000 kr. Traktorer Ved tildelingen gives følgende fradrag i tilbudsprisen pr. traktor, beregnet ud fra traktorens motortype (Euro norm), (som svarer til den anførte lovlige registreringsdag). Det skal bemærkes, at der til traktorer til saltning på A-veje i miljøzone kræves motor iht. stage III B. Traktor med motorkraft 185 hk P (130 kw P) Stage / Trin Indregistreret/ ibrugtaget Saltning på A-veje Snerydning på veje III B efter 1/1 2011 5.000 kr. 5.000 kr. III A efter 1/1 2006 0 kr. 2.000 kr. II efter 1/7 2002 0 kr.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 7 af 8 Traktor med motorkraft 107 hk P 184 hk (75 kw P 129 kw) Stage / Trin Indregistreret/ ibrugtaget Saltning på A-veje Snerydning på veje Vintertjeneste på cykelstier III B efter 1/1 2012 5.000 kr. 5.000 kr. 8.000 kr. III A efter 1/1 2007 0 kr. 2.000 kr. 4.000 kr. II efter 1/7 2003 0 kr. 0 kr. Traktor med motorkraft 53 hk P 106 hk (37 kw P 74 kw) Stage / Trin Indregistreret/ ibrugtaget Snerydning på veje Vintertjeneste på cykelstier III B efter 1/1 2012 5.000 kr. 8.000 kr. III A efter 1/1 2008 2.000 kr. 4.000 kr. II efter 1/1 2004 0 kr. 0 kr. Traktor med motorkraft 26 hk P 52 hk (18 kw P 36 kw) Stage / Trin Indregistreret/ ibrugtaget Vintertjeneste på cykelstier III B efter 1/1 2013 8.000 kr. III A efter 1/1 2006 4.000 kr. II efter 1/1 2002 0 kr. Besparelse ved montering af kommunens materiel. Der fradrages kommunens skønnede besparelse ved tilpasning af vintermateriellet til tilbudsgivers lastbiler og traktorer, i det omfang køretøjet i forvejen er forberedt for dette. Hvis det er relevant for den pågældende entreprise fradrages der følgende beløb pr. lastbil/traktor, hvis tjenesteyder på tilbudslisten har anført at lastbilen/traktoren i forvejen er monteret med: For lastbiler Lovlige taglygter til snerydning... 10.000 kr. Chassisbeslag/frontplade til Epoke/Villeton plov... 50.000 kr. For traktorer til cykelstier Hydraulikanlæg med min. 75 liter/min. kontinuerligt til rådighed for ordregivers materiel... 40.000 kr. To topmonterede forlygter... 6.000 kr. Den således beregnede "sammenligningspris" danner grundlag for tildeling af entreprisen. Entrepriserne overdrages til de i tilbuddene anførte priser. Det skal bemærkes, at hvis der på tilbudslisten er anført, at lastbilen/traktoren er monteret med et eller flere dele af ovennævnte udstyr, skal tjenesteyderen selv betale for udstyrets genmontering, såfremt han skifter lastbil/traktor i entrepriseperioden.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 8 af 8 Delopgave 6 Odense Kommune vil ved licitationen for delopgave 6 vælge de tilbud, der set under ét udgør den laveste pris for Odense Kommune. 7. UNDERRETNING Ordregiver vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter en sådan underretning.