Udbud nr. 13/10715 Udbud af Bygherrerådgivning til Frederikshavn Kommune 1
Udbudsbetingelser Indholdsfortegnelse 1. Beskrivelse af udbuddet... 3 2. Udbuddets omfang... 3 3. Udbudsform og udbudsansvarlig... 3 4. Formkrav... 3 5. Ejendomsret... 4 6. Spørgsmål... 4 7. Tilbudsfrist... 4 8. Åbning af indkomne tilbud... 4 9. Vedståelsesfrist for tilbud... 4 10. Aftalegrundlag... 4 11. Konsortier... 5 12. Alternative bud... 5 13. Udbyders forbehold... 5 14. Tilbudsgivers forbehold... 5 15. Udvælgelseskriterier... 6 16. Tildelingskriterium... 6 2
1. Beskrivelse af udbuddet Frederikshavn Kommune udbyder hermed rammeaftale på levering af rådgivning i forbindelse med projektering og udførsel af tilbygninger/ ombygninger i forbindelse med boligindretning efter servicelovens 116, stk.1, samt i forbindelse med boligskift serviceloven 116 stk. 4. Opgaverne er nærmere beskrevet i bilag 2 til nærværende udbudsmateriale. Kommunerne betegnes herefter udbyder. Det samlede udbudsmateriale består af: Tidsplan Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Kontraktudkast Bilag 3 Tro- og loveerklæring Bilag 4 2. Udbuddets omfang Udbyder ønsker at indgå rammeaftale med én leverandør. Udbyder forpligter sig til at købe de beskrevne ydelser hos den valgte leverandør. Den estimerede årlige volumen er 5-10 byggesager. Omsætningen er under forbehold af Byrådets fortsatte bevilling til det pågældende område. Udbyder forpligter sig ikke til at aftage et minimumskvantum. 3. Udbudsform og udbudsansvarlig Udbuddet gennemføres som inviteret udbud og er fremsendt til X potentielle tilbudsgivere. Indkøbskoordinator Helle Haugaard Andersen Tlf.: 9845 8620 E- mail: indkoeb@frederikshavn.dk Er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. 4. Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes i 1 skriftlige eksemplarer samt 1 eksemplarer på Cd-rom eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke. Ved uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale, er det det skriftlige materiale, der er gældende. 3
Tilbuddet skal så vidt muligt være emnemæssigt udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet, og alle de efterspurgte forhold skal være beskrevet. Tilbud samt alt kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 5. Ejendomsret Tilbudsmateriale med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 6. Spørgsmål Der kan stilles uddybende og afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål skal skriftligt rettes til Helle Haugaard Andersen pr. e-mail: indkoeb@frederikshavn.dk med emnet Spørgsmål udbud på Rådgiver, Boligændringer senest den. 7. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den på følgende adresse: Frederikshavn Kommune Att.: Indkøbskontoret Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn Tilbuddet skal være mærket Udbud nr. 13/10715 Rådgiver, boligændringer må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive åbnet. Tilbudsgiver vil blive informeret om, at tilbuddet ikke er nået rettidigt frem. 8. Åbning af indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud. 9. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være gældende til den. 10. Aftalegrundlag Rammeaftalen/kontrakten indgås på grundlag af vedlagte Kontraktudkast, bilag 3. 4
Kontrakten med tilhørende Appendiks fastlægger de forpligtigelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne. Rammeaftale/kontrakt forventes indgået for periode på 2 år. 11. Konsortier Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå med hvilken tilbudsgiver, udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets deltagere. 12. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 13. Udbyders forbehold Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, hvis et af kontraktens områder/produkter ikke kan dække et særligt behov. 14. Tilbudsgivers forbehold Forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil bevirke, at udbyder har pligt til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt, idet udbyder ellers vil indgå kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. Forbehold for mindstekrav Ved forbehold over for mindstekrav, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang dette skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold, idet et sådant indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsevalueringen. Eventuelle forbehold overfor mindstekrav skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 1.6 Spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmaterialet. 5
15. Udvælgelseskriterier Følgende dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis dokumentationen ikke medsendes, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og tages ikke i betragtning. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Retten til at udøve det pågældende erhverv Kopi af tilbudsgivers autorisation for at udøve erhvervet Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet Tro- og loveerklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt Øvrige udelukkelsesforhold jf. direktiv 2004/18/EF artikel 45 stk. 1 og 2. Bilag 4 skal anvendes. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum kr. 10 mio. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over sammenlignelige kontrakter inden for de seneste tre år, med beskrivelse af disse samt angivelse af kontaktperson. 16. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Følgende underkriterier anvendes ved tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning 1. Pris 60 % 2 Ydelser og samarbejde 40 % I underkriteriet pris indgår følgende delkriterier Følende delkriterier indgår i evaluering af underkriteriet pris: 1. Fast timepris for Indledende rådgivning med udarbejdelse af Ideoplæg/ Byggeprogram, samt rådgivning og udførelse af dispositionsforslag til endelig godkendelse af projektet. Honoreres med fast time pris kr. pr. time Delkriteriet vægtes med 40 % af underkriteriet pris. 2. Udarbejdelse af forprojekt, myndighedsbehandling, hovedprojekt samt udbud og licitation. Efterfølgende byggeledelse og fagtilsyn i forbindelse med udførsel. 6
Rådgiverhonorar udgør % af anlægssummen. Evt. rådgivning i forbindelse med projektændringer/tillægsydelser. Eventuelle udgifter til transport og ophold skal være indeholdt i ovennævnte priser og afregnes ikke særskilt. Delkriteriet vægtes med 60 % af underkriteriet pris. Evalueringen af underkriteriet Ydelser og samarbejde vil være baseret få følgende: Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse af de forespurgte ydelser samt en beskrivelse af samarbejdet, jf. de i bilag 2 anførte krav. Der ud over vil der blive evalueret på de medarbejdere (CV skal vedlægges), der tilbydes som rådgivere for Frederikshavn Kommune. 7