Teknik- og Miljøforvaltningen Bilag 2.1 Renovatørens arbejde i ASK
RENOVATØRENS ARBEJDE I ASK BILAG TIL UDBUDSMATERIALE Version 1.07 Anker Hedegaard 11-10-2014 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 1 1.1. Definitioner... 1 2. Ansvar... 3 2.1. Ansvar... 3 2.2. Hotline... 3 2.3. Oprettelse af brugere... 3 2.4. Kurser... 3 3. Fast kørsel... 4 3.1. Tømmekalender... 4 3.2. Oversigt over faste tømninger... 4 3.3. Tømningsregistrering... 5 4. Bestillinger... 5 4.1. Bestillingstyper... 5 4.2. Bestillinger via renovatørsnitflade... 6 4.2.1. Renovatørsnitflade... 6 4.2.2. Automatisk Renovatørsnitflade... 6 4.2.3. Manuel renovatørsnitflade... 6 4.3. Annullering af bestilling via snitflade... 6 4.4. Bestillinger via avanceret søgning... 6 4.5. Eksport og Udskrift af bestillinger... 7 4.6. Bekræftelse af bestillinger... 7 4.6.1. Bekræftelse af tømning af tømning af ringerordning... 7 4.6.2. Bekræftelse af Containerbestilling... 7 4.6.3. Bestillinger på tømmekalender... 7 5. Afvigelser... 7 6. Klagebehandling... 8 7. Ændring af tømmekalender... 8 8. Meddelelser... 8 Bilag 1 Operativsystemer og Browsere på arbejdspladser... 9 Bilag 2 - Systemparametre... 10 Bilag 3 Bestillingstyper... 11 Bilag 4 Oversigt over faste tømninger... 12 Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade... 13 Bilag 6 Specifikation af Afvigelser... 15 2
Bilag 7 Ændring af tømmekalender... 16 Bilag 8 ASK Brugervejledning for renovatører... 17 Bilag 9 Technical Description XLM Interface for Waste Collection... 18 3
1. INDLEDNING Københavns Kommune registrer alle forhold vedrørende affaldsafhentning i ASK Affalds System København. Københavns Kommune anvender systemet til registrering af alle relevante forhold vedrørende affaldsafhentningen, og det påhviler renovatøren at anvende systemet til de opgaver, der er beskrevet i dette dokument. Systemet er bygget på Microsoft Dynamics CRM, og kan anvendes på en med adgang til Internettet, men én af de understøttede browserversioner. Se liste over understøttede operativsystemer og browserversioner i Bilag 1 Operativsystemer og Browsere på arbejdspladser. Der skal ikke foretages særlig installation af klientprogrammel, men der kan, afhængig af lokale forhold, være fordele ved at installere særlige parametre til systemdatabasen på de maskiner hvorpå programmet afvikles. Eksempel på sådanne systemparametre er vedlagt som Bilag 2 - Systemparametre. For vejledning til systemet, se Bilag 8 ASK Brugervejledning for renovatører. Københavns Kommune foretager løbende udvikling på systemet, og udvikler nye funktioner. Når sådanne har relevans for renovatøren giver der meddelelse herom, og ny brugervejledning udfærdiges. 1.1. DEFINITIONER I dette dokument anvendes følgende definitioner: Affaldsordning - Afhentning af husholdningsaffald er opdelt i en række forskellige affaldsordninger bestemt af typen af affaldsfraktion, f.eks. dagrenovation, pap- og papir, storskrald osv. fra enten beholdere eller containere. Én affaldsordning afhentes af én renovatør i ét udbudsområde Afhentningsfrekvens - Den frekvens hvormed afhentning af affald fra en given standplads finder sted. ASK - Affalds System København ATR - Automatisk Tømnings Registrering Bekræftet dato - Den dato hvor renovatøren har bekræftet at bestillingen udføres. Bestillingsdato - Den dato, hvor en bestilling ønskes udført. 1
Bestillingsordning - En affaldsordning, hvor afhentning af affald sker efter kundens bestilling. Henvendelse - Alle henvendelser fra kunder og renovatører om affaldsafhentning registreres i ASK som henvendelser, ligesom alle henvendelser fra renovatører om affaldsafhentning hos kunder registreres som henvendelser. Henvendelser kan være af typerne Kundehenvendelse, Renovatørafvigelse og Renovatør-oplysning. Koordinater - Talværdier der beskriver et geografisk punkts placering på et kort. I ASK anvendes koordinater efter UTM systemet (Universal Transverse Mercator coordinate system). Kundehenvendelse - Henvendelse fra kunde om affaldsafhentningen. Løs afhentning - Afhentning af affald, der ikke er emballeret i beholdere eller andet materiel. Materiel - Til en affaldsordning er der tilknyttet materiel i form af én eller flere sække, beholdere eller containere af forskellig type. OIS - Den Offentlige Informations Server. Renovatør - En entreprenør der varetager indsamling af bestemte typer affald (affaldsordninger) i ét eller flere udbudsområder. Renovatørafvigelse - Henvendelse fra renovatør med årsag til at afhentning af affald hos en kunde ikke har fundet sted som planlagt. Renovatøroplysning - Henvendelse fra renovatør med oplysning om forhold, der generer arbejdet med afhentning af affald fra en given standplads. Rute - Renovatøren opdeler sit udbudsområde i distrikter som køres af et team af renovationsarbejdere som kører en rute med en Skraldebil. Standplads - En fysisk lokalitet hvorfra der afhentes affald og hvor der kan være opstillet Materiel. Standpladsadresse - En verificeret adresse hvor renovatøren kan parkere skraldebilen, kombineret med en beskrivelse af vejen frem til standpladsen. Særlige forhold - Oplysninger om forhold der skal iagttages ved tømning fra en standplads. Tømmedag - En dato hvor tømning af en given affaldsordning skal finde sted fra en given standplads. Tømmekalender - De datoer hvor affaldet er planlagt afhentet. Tømmekalenderen fastsættes af renovatøren. Tømning - Afhentning af affald fra en standplads. 2
Udbudsområde - Et geografisk område, hvorfra der afhentes én eller flere affaldsordninger, der er udbudt samlet. Udført dato - Dato hvor renovatøren har udført en given tømning. Verificeret adresse - Postadresse som angivet i OIS s adresseregister 2. ANSVAR 2.1. ANSVAR Renovatøren er ansvarlig for at det udstyr der anvendes opfylder de krav der stilles for at afvikle ASK, d.v.s. at operativsystem og browserversioner er i overensstemmelse i listen i Bilag 1. I kontraktperioden kan Københavns kommune foretage opgradering af programmellet, således at andre browserversioner kan anvendes. Renovatøren er ansvarlig for, at de arbejdspladser der anvendes til at tilgå ASK med, er i stand til at opfylde disse krav, og at der er tilstrækkelig forbindelse til Internettet.. Københavns Kommune er ansvarlig for at renovatøren kan tilgå systemet gennem kommunens firewalls. 2.2. HOTLINE Er renovatøren forhindret i at tilgå ASK kan fejlmelding ske til Københavns kommune, eller nærmere anvist personale, alle hverdage i tidsrummet 08:00 16:00. Udbedring af driftsforstyrrende fejl vil ske hurtigst muligt indenfor normal arbejdstid. 2.3. OPRETTELSE AF BRUGERE Renovatøren skal meddele Københavns Kommune, hvilke navngivne medarbejdere der skal autoriseres til at have adgang til at arbejde i ASK. Der skal meddeles Navn og CPR-nummer og e-mail adresse på hver enkelt medarbejder. Hver enkelt medarbejder får tilsendt brugernavn og adgangskode til systemet fra Københavns Kommune. Brugernavne og adgangskoder er personlige, og må ikke videregives til andre. Renovatøren forpligter sig til at meddele afgang blandt de autoriserede medarbejdere uden unødigt ophold. 2.4. KURSER Københavns Kommune afholder, i forbindelse med kontraktstart, og ved væsentlige programopdateringer, 1 dags kursus i renovatørens arbejde i ASK for udvalgte medarbejdere hos renovatøren. 3
3. FAST KØRSEL For hver enkelt kundeforhold er der oprettet affaldsordninger med tømmefrekvens og tømmekalender, samt oplysninger om Rute og Prioritet 3.1. TØMMEKALENDER Københavns Kommune registrerer bestillinger på Tømmekalendere, og renovatøren skal registrere den af ham valgte tømmekalender i ASK inden for den i kontrakten angivne svarfrist Ved større omlægninger af tømmekalendere kan funktionen Indlæsning af tømmekalender anvendes. 3.2. OVERSIGT OVER FASTE TØMNINGER Renovatøren skal anvende oplysninger fra ASK som grundlag for sin kørselsplanlægning. Fra ASK trækkes der Microsoft Excel regneark, (.xslx format) med oplysninger om samtlige faste tømninger i et udbudsområde. Regnearkenes kolonner er specificeret i 4
Bilag 4 Oversigt over faste tømninger. Renovatøren skal løbende ajourføre sit kørselsgrundlag med ændringer i de tilmeldte faste tømninger. En ajourført liste over det aktuelle grundlag kan hver dag hentes fra Renovatørsnitfladen. 3.3. TØMNINGSREGISTRERING I løbet af kontraktperioden forudsættes der implementeret ATR. Al datakommunikation vedrørende tømninger og afmeldinger under ATR skal anvendes den i Bilag 12 beskrevne XML snitflade mellem renovatørens tømningsregistreringssystem og ASK. 4. BESTILLINGER Københavns Kommune registrer alle bestillinger på tømninger i ASK. I de tilfælde, hvor bestillingen skal udføres af renovatøren bliver bestillingen tilgængelig i ASK umiddelbart efter registreringen. Renovatøren er selv ansvarlig for at hente de nødvendige / ønskede oplysninger for at udføre de bestillinger der er registreret, og vælger selv hvilken metode der anvendes til at hente bestillingerne, idet der er adgang til de bestillinger der skal udføres på forskellig måde, med forskellig grad af oplysninger om bestillingen. 4.1. BESTILLINGSTYPER Oversigt over bestillingstyper kan ses i 5
Bilag 3 Bestillingstyper 4.2. BESTILLINGER VIA RENOVATØRSNITFLADE 4.2.1. RENOVATØRSNITFLADE ASK indeholder en renovatørsnitflade, hvor renovatøren kan hente bestillinger direkte til sit IT-system, eller hvor renovatøren kan udlæse bestillinger i XML-format, der kan overføres til Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Nærmere specifikation af de XML-schemas der anvendes udleveres hvis det ønskes. 4.2.2. AUTOMATISK RENOVATØRSNITFLADE Den automatiske renovatørsnitflade består i en række webservices, der tilgås via Internettet. Bestillinger hentet via den automatiske renovatørsnitflade indeholder datafelter som beskrevet i Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade. Københavns Kommune autoriserer renovatøren til at anvende den automatiske snitflade når dette ønskes. 4.2.3. MANUEL RENOVATØRSNITFLADE Den manuelle renovatørsnitflade kaldes direkte fra ASK, hvor der kan udlæses bestillinger i XML-format, der kan konverteres til Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Bestillinger hentet via den manuelle renovatørsnitflade indeholder datafelter som beskrevet i Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade. 4.3. ANNULLERING AF BESTILLING VIA SNITFLADE Såvel den automatiske renovatørsnitflade, som den manuelle renovatørsnitflade kan transmittere annulleringer af tidligere registrerede bestillingsnumre. Københavns Kommune kan registrere en annullering af en bestilling indtil kl. 12:00 dagen før den dato renovatøren har bekræftet at ville udføre den. 4.4. BESTILLINGER VIA AVANCERET SØGNING ASK indeholder mulighed for at etablere avancerede søgninger i systemets registre. Københavns Kommune bygger avancerede søgninger, der giver renovatøren mulighed for at hente bestillinger efter forskellige søgeparametre: 6
Bestillinger, der ikke er bekræftet Bestillinger, der er bekræftet til udførsel i indeværende måned Bestillinger der er bekræftet til udførsel i næste måned. Bestillinger der var bekræftet til udførsel i forrige måned Derudover kan renovatøren selv oprette søgninger efter specifikke bestillingstyper med avancerede søgninger i Microsoft Dynamics CRM 2011. 4.5. EKSPORT OG UDSKRIFT AF BESTILLINGER Renovatøren kan eksportere bestillinger fremsøgt med avanceret søgning til et Microsoft Excel regneark, (.xslx format). ASK indeholder mulighed for at udskrive én eller flere bestillingslinjer på en særskilt rapport med én bestilling på én side. 4.6. BEKRÆFTELSE AF BESTILLINGER Renovatøren skal behandle de enkelte bestillinger i ASK ved for bestillinger at bekræfte hvornår bestillingen udføres. Bekræftelse skal være registreret senest dagen efter at bestillingen er registreret. Renovatøren kan registrere bekræftelse på flere linjer, med samme bekræftelsesdato, samtidigt. 4.6.1. BEKRÆFTELSE AF TØMNING AF TØMNING AF RINGERORDNING Renovatøren skal, ved bestillinger af typen Tømning af ringerordning bekræfte hvornår tømning finder sted. Kunden modtager automatisk ordrebekræftelse med den af renovatøren valgte dato. 4.6.2. BEKRÆFTELSE AF CONTAINERBESTILLING Renovatøren skal, ved bestillinger af typen Containerbestilling, bekræfte hvornår container leveres. Kunden modtager automatisk ordrebekræftelse med den af renovatøren valgte leveringsdato. 4.6.3. BESTILLINGER PÅ TØMMEKALENDER Renovatøren skal, ved bestillinger af typen Tømmekalender udbedes, registrere den af ham valgte gældende tømmekalender på det kundeforhold bestillingen vedrører. 5. AFVIGELSER For hver hændelse, hvor en tømning ikke er udført skal renovatøren registrere en henvendelse af typen Renovatørafvigelse, og anvende dertil beregnede årsagskoder. 7
Til henvendelsen skal der oprettes afvigelser for hvert enkelt registreret stykke materiel, der ikke er tømt. Liste over årsagskoder og deres anvendelse, ses i Fejl! Henvisningskilde ikke undet. I tilfælde af, at tømning er udført som planlagt, men hvor der er forhold der generer tømningen, og som renovatøren skal underrette kommunen om, skal renovatøren registrere en henvendelse af typen Renovatøroplysning, og anvende dertil beregnede årsagskoder. Liste over mulige årsagskoder, og deres anvendelse, ses i Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Afvigelser kan importeres fra Microsoft Excel regneark, (.xslx format), med funktionen Indlæsning af afvigelser. Specifikation af format på regnearket findes i Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade 6. KLAGEBEHANDLING Alle kundeklager registreres i ASK. Renovatøren skal behandle disse klager i ASK. I ASK er der adgang til en Kø hvor henvisninger til alle henvendelser der skal behandles af renovatøren lægges. Renovatørens kommentarer til kundens henvendelse skal angives som en Note på henvendelsen, hvorefter henvendelsen sendes til Københavns Kommune. 7. ÆNDRING AF TØMMEKALENDER Renovatøren kan, efter nærmere aftale, foretage ændring af tømmekalender for en række kundeforhold. Sådanne ændringer kan indlæses fra et Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Specifikation af regnearket kan ses i Bilag 7 Ændring af tømmekalender 8. MEDDELELSER Renovatøren skal, hvis der er større forstyrrelser af den planlagte kørsel, give meddelelse herom på siden Meddelelser. 8
BILAG 1 OPERATIVSYSTEMER OG BROWSERE PÅ AR- BEJDSPLADSER Microsoft Dynamics CRM 2011 er bygget til anvendelse med Internet Explorer, hvor den fulde funktionalitet opnås sikrest. De fleste funktioner kan dog p.t. afvikles på følgende kombinationer af operativsystemer og browsere. Københavns Kommune kan foretage ændringer af denne specifikation hvis Microsoft udsender sådanne. Platform Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari Windows 7 Version 9, 10 og 11 Seneste Version Seneste Version Ikke understøttet Windows 8 Version 11 til desktoppen Seneste Version Seneste Version Ikke understøttet Apple OS X 10.8 (Mountain Lion) Ikke understøttet Ikke understøttet Ikke understøttet Seneste Version Apple ios 7.0.6 Ikke understøttet Ikke understøttet Seneste Version Ikke understøttet 9
BILAG 2 - SYSTEMPARAMETRE For at sikre den bedst mulige arbejdshastighed skal ASK afvikles på maskiner med operativsystemet Windows 8 eller senere, og med mindst 3 GB hukommelse. Følgende konfiguration skal ske på alle arbejdspladser renovatøren anvender: Webstedet https://www.affaldsservice.kk.dk skal tilføjes som Websider, der er tillid til på samtlige maskiner. Blokeringer for anvendelse af Pop-up vinduer skal være slået fra. 10
BILAG 3 BESTILLINGSTYPER I ASK anvendes følgende typer af bestillinger, der skal udføres af renovatøren: Ydelser i ASK Containerbestilling Ekstra tømning Anvendes til Renovatør bedes levere og efter 3 dage hente container til Storskrald eller Haveaffald Renovatør bedes foretage ekstra tømning af dagrenovation på en standplads. Afhentning af løst affald Renovatør bedes foretage afhentning af uemballeret haveaffald eller storskrald fra en standplads Tømmekalender ønskes Tømning af Bestillingsordning Renovatør bedes levere tømmekalender til affaldsordning for kundeforhold Tømning af Bestillingsordning Renovatør bedes foretage tømning af bestillingsordning med fast materiel på en standplads
BILAG 4 OVERSIGT OVER FASTE TØMNINGER Oversigt over alle faste tømninger i et udbudsområde kan trækkes ud af ASK, og dermed danne grundlag for renovatørens kørsel. Oplysningerne leveres i et Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Regnearket indeholder følgende kolonner: Kolonne Indhold * Udbudsområdenavn Navn på det udbudsområde tømningen tilhører * Områdenavn Navn på den bydel tømningen tilhører * RenovatørNavn Navn på den renovatør der kører i udbudsområdet * Kundeforholdsnr Nummer på kundeforholdet * Adresse Adresse på standpladsen * KoordinaterØst UTM Øst koordinat på standpladsen * KoordinaterNord UTM Nord koordinat på standpladsen * StandpladsNr Nummer på standpladsen Rum Evt. rum-nummer på standpladsen Beskrivelse Evt. beskrivelse af adgangsvejen til standpladsen Afstand Afstand i meter fra fortovskant til standpladsen Låsekode Evt. kode på lås på adgangsvejen til standpladsen Låsetype Evt. type på lås på adgangsvejen til standpladsen Materiel Navn på materiel der skal tømmes Affaldsfraktion Navn på affaldsfraktionen Affaldsordning Navn på affaldsordning Rute Evt. rute på affaldsordningen Afhentningsfrekvens Afhentningsfrekvensen TømningerPrÅr Antal tømninger pr. år Tømmekalender Tømmekalender tilknyttet denne affaldsordning Hjælpemidler Evt. hjælpemidler registreret på standpladsen Dispensationer Evt. dispensationer registreret på standpladsen OpstilletDato Dato i format DD-MM-ÅÅÅÅ for hvornår materiellet er opstillet. Prioritet Evt. prioritet på ruten registreret af renovatøren Særlige forhold Evt. særlige forhold registreret på standpladsen 12
BILAG 5 SPECIFIKATION AF RENOVATØRSNITFLADE Renovatørsnitfladen trækker bestillinger ud af ASK med følgende oplysninger: De enkelte felter indeholder de data, der er registreret i ASK på tidspunktet for bestillingens oprettelse. Nr. Feltnavn Indhold * 1 Ydelse Den ydelse der bestilles leveret * 2 Bestillingsnr Unikt nummer for denne bestilling * 3 CVR-nr. CVR-nummer på den renovatør, der skal udføre bestillingen * 4 Bestillingsdato Den dato bestillingen ønskes udført * 5 Kundeforholdsnr Kundens Kundeforholdsnummer i ASK 6 Kontakt1 rolle Rolle for kontaktperson hos kunden 7 Kontakt1 navn Navn på kontaktperson hos kunden 8 Kontakt1 mobiltlf Mobiltelefonnummer på kontaktperson hos kunden 9 Kontakt2 rolle Rolle på 2.kontaktperson hos kunden 10 Kontakt2 navn Navn på 2. kontaktperson hos kunden 11 Kontakt2 mobiltlf Mobiltelefonnummer på 2. kontaktperson hos kunden * 12 Ordning Kode for den Affaldsordning bestillingen vedrører 13 Afhentningsfrekvens Affaldsordningens normale afhentningsfrekvens * 14 Standpladsnr. Nummer på standpladsen vor bestillingen ønskes udført * 15 Vejkode Vejkode for den vej standpladsen er beliggende på * 16 Vejnavn Vejnavn for den vej standpladsen er beliggende på * 17 Husnr Husnummer standpladsen er beliggende på * 18 Postnr Postnummer for den adresse standpladsen er beliggende på * 19 Koordinater øst UTM koordinat Øst for standpladsen * 20 Koordinater Nord UTM koordinat Nord for standpladsen 21 Rum Rumnummer tilknyttet standpladsen 22 Dispensation1 1. dispensation tilknyttet standpladsen 23 Dispensation2 2. dispensation tilknyttet standpladsen 24 Dispensation3 3. dispensation tilknyttet standpladsen 25 Særlige forhold1 1. Særlige forhold tilknyttet standpladsen 26 Særlige forhold2 2. Særlige forhold tilknyttet standpladsen 27 Særlige forhold3 3. Særlige forhold tilknyttet standpladsen 28 Låsetype Kode for den låsetype der anvendes ved
adgang til standpladsen 29 Låsekode Kode der anvendes ved adgang til standpladsen 30 Beskrivelse Beskrivelse af adgangsvejen til standpladsen * 31 Materiel kode Kode for det materiel der skal tømmes * 32 Materiel Navn Navn på det stykke materiel der skal tømmes 33 Bemærkning Bemærkning tilknyttet bestillingen 34 Bekræftet dato Dato hvor renovatøren bekræfter at ville udføre bestillingen 35 Tømmekalender Tømmekalender renovatøren agter at anvende * = feltet skal være udfyldt Felt 34 anvendes til dato for hvornår renovatøren planlægger at udføre opgaven. Felt 13 anvendes kun når bestillingstypen er Tømmekalender ønskes, og felt 35 anvendes til renovatørens bekræftelse når bestillingstypen er Tømmekalender ønskes 14
BILAG 6 SPECIFIKATION AF AFVIGELSER Der kan foretages samlet indlæsning af afvigelser fra et Microsoft Excel regneark, (.xslx format), med følgende kolonner: Kolonnenavn Indhold * Type Ikke-udført tømning eller Ikke-udført bestilling Bestillingsnr Bestillingsnummer hvis Type = Ikke-udført bestilling * CVR-nummer CVR-nummer på den renovatør der har registreret afvigelsen * Kundeforholdsnr Kundeforholdsnummer, hvor afvigelsen er sket * Affaldsordning Affaldsordning hvor afvigelsen er sket * Standpladsnr Standplads, hvor afvigelsen er sket Materiel Materiel omfattet af afvigelsen * Dato Dato hvor afvigelsen er sket * Årsagskode Årsag til den manglende tømning eller manglende udførelse af en bestilling Kommentar Eventuel kommentar * = feltet skal være udfyldt
BILAG 7 ÆNDRING AF TØMMEKALENDER Der kan indlæses ændringer af tømmekalendere for en række kundeforhold på én gang med funktionen Import af tømmekalender. Ændringerne skal være i et Microsoft Excel regneark, (.xslx format), med følgende kolonner: Kolonnenavn Indhold * Kundeforholdsnr Kundeforholdsnummer for det kundeforhold ændringen vedrører * Affaldsordning Navn på den Affaldsordning, hvor tømmekalenderen ændres Rute Renovatørens rutebetegnelse for den affaldsordning der ændres Prioritet Renovatørens prioritet på ruten * Tømmekalender Navn på den nye tømmekalender * Startdato Dato i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ hvor den nye tømmekalender skal træde i kraft. * = feltet skal være udfyldt 16
BILAG 8 ASK BRUGERVEJLEDNING FOR RENOVATØRER Til ASK udfærdiges der løbende en brugervejledning. P.t. er version 3.20.01 gældende. 17
Brugervejledning til ASK Affalds System København for Renovatører
ASK BRUGERVEJLEDNING LÆSEVEJLEDNING Forrest i denne vejledning finder du et generelt afsnit om brugen af ASK, og bagest bilag med ordliste og oversigt over genvejstaster. Vejledningen er derudover inddelt i afsnit, hvor hver side i kortfattet form beskriver én bestemt opgave, som du kan have brug for at udføre i ASK. De fleste sider starter med en kort beskrivelse af hvornår sidens emne er relevant De enkelte sider i vejledningen er, til højre for overskriften, markeret med farver, hvor hver brugerrolle har sin farve. På den måde burde du nemt kunne identificere emner, der er relevante for dig. CC KT KoT KtT RE Adm Alle brugere Callcenter Kundeteam Konsulentteam Kontraktteam Renovatør Administratorer Vær venligst opmærksom på, at de eksempler der i vist i skærmbilleder i denne manual er dannet på forskellige systemer på forskellige tidspunkter, samt at brugerrettigheder har indflydelse på hvilke elementer, der vises i skærmbillederne. Du kan derfor ikke nødvendigvis genfinde det specifikke skærmbillede i systemet. Version 3.20.01, udskrevet 10 06 2013 2
ASK BRUGERVEJLEDNING INDHOLD Læsevejledning... 2 Introduktion til ASK... 5 Generelt om ASK... 6 Login... 6 Opbygning af skærmbilleder... 6 Stamdata... 7 Indstilling af ASK... 8 Indstilling af Internet Explorer... 10 Brugere i Københavns Kommune... 10 Brugere udenfor Københavns Kommune... 11 Søgning i ASK... 12 Centralt søgeskærmbillede... 12 Søg Detail oplysninger... 14 Søgning i registre... 15 Søgning i opslagslister... 16 Vejledninger til Ejendom og Kontaktperson(er)... 17 Vis ejendomsoplysninger... 17 Vis ejendom på kort... 18 Vis kontaktperson... 19 Vejledninger til Kundeforhold og Puljeordning... 20 Vis kundeforhold... 20 Vejledninger til Affaldsordninger, Standpladser og Materiel... 21 Vis affaldsordninger... 21 Ændre tømmekalender og rute for affaldsordning... 22 Ændre tømmekalenderperiode... 23 Vis standplads(er)... 24 Vis standpladsforhold... 25 Vis materiel... 26 Vis materiel på standplads... 27 Vejledning til ASK Erhverv... 28 Vejledning til Henvendelser og Bestillinger... 29 Vis henvendelser på liste... 30 Ændre visning af henvendelser... 31 Vis henvendelser på kundeforhold... 32 Vis henvendelse... 33 Vis bestilling... 34 Opret henvendelse... 35 Arbejd med en henvendelse... 36 Udskriv henvendelse... 37 Videresend henvendelse... 38 Opret henvendelse Renovatørafvigelse/OplysninG... 39 Opret henvendelse Ikke udført tømning... 40 Opret henvendelse Ikke udført bestilling... 41 Behandl henvendelse Kundehenvendelse... 42 Vis bestillinger på liste... 43 Vis bestillinger på liste pr. renovatør... 44 Vis bestillinger på kundeforhold... 45 Bekræft bestilling... 46 Udskriv bestillinger... 47 Vejledning til Køer... 48 3
ASK BRUGERVEJLEDNING Arbejd med Køer... 49 Hurtigguide til Køelementer og køer... 50 Vejledning til Rapporter... 51 Vis rapporter... 51 Vis rapport Oversigt over afmeldte ordninger... 52 Vis rapport Tømningsordninger på adresser... 53 Vis rapport Ændringer på placeret materiel... 54 Vejledning til Dashboards... 55 Start et Dashboard... 56 Meddelelser... 57 Vidensbase... 58 Hjælp... 59 Vejledning til administrative opgaver... 60 Eksporter data til Excel... 60 Hent bestillinger... 62 Indlæs bestillinger til regneark... 63 Indlæs afvigelser fra regneark... 64 Indlæs tømmekalendere fra regneark... 65 Hent Flettefil til ændringsbreve... 66 Vejledning til Renovatørsnitflade... 67 Renovatørsnitflade... 67 Rapport med kørselsgrundlag... 68 Hent bestillinger... 69 Ordliste til ASK... 70 Tastaturgenveje i ASK... 74 Generelle genveje... 74 Genveje i dialogbokse... 75 Genveje i formularer... 75 Øget tilgængelighed med Tastaturgenveje... 76 4
ASK BRUGERVEJLEDNING INTRODUKTION TIL ASK I ASK arbejder vi ud fra den generelle antagelse, at alt affald frembringes på en ejendom. Ejendommen er således kunden, med hvem der etableres et kundeforhold. Ejendomsregistret, med oplysninger om ejere og administratorer opdateres dagligt via OIS, med alle ændringer i BBR registret, ESR registret og ddt offentlige adresseregister. Der skal således kun undtagelsesvis rettes i data om ejendomme, ejere og administratorer, men viceværter skal vedligeholdes. Ejendomme, vi leverer ydelser til skal have oprettet et kundeforhold. Kundeforholdet bestemmer hvordan betaling for ydelserne opkræves. Alle ydelser opkræves hos ejendommens administrator eller ejer, enten via ejendomsskattebilletten, eller for særlige ydelser via en faktura. Kundeforholdet kan være en Grundordning, det vil sige direkte med ejendommen, eller en puljeordning, det vil sige at kundeforholdet omfatter flere ejendomme. Til kundeforholdet knyttes affaldsordninger med hver sin tømmefrekvens og tømmekalender, og der oprettes standpladser hvorpå materiel placeres. Standpladsen beskriver den adresse hvorfra affaldet skal afhentes samt eventuelle yderligere oplysninger der er nødvendige for at finde frem til affaldets placering. Til afhentning af affald anvendes normalt ét eller flere stykker materiel, som placeres på en standplads. Der modtages henvendelser og bestillinger af ydelser fra kunder. Disse registreres i systemet. Henvendelser overføres automatisk til den instans der skal behandle dem, medens bestillinger overføres til enten Beholderservice eller til den en renovatør der skal planlægge og udføre opgaven. Renovatører opretter henvendelser med oplysninger om afvigelser og andre forhold der har betydning for arbejdets udførelse, og disse tilknyttes den enkelte kunde. I ASK Erhverv vises gebyrpligtige virksomheder og produktionsenheder i Københavns Kommune, og deres betaling af gebyrer. 5
ASK BRUGERVEJLEDNING GENERELT OM ASK Topmenu Listemenu Indholdsvindue Outlookbar LOGIN ASK kan startes på en PC med adgang til Internettet ved at angive følgende adresse i Internet Explorer: https://www.affaldsservice.kk.dk. Arbejder du påå en maskine i Københavns kommune kan du blot skrive askcrm2 Brugen af ASK kræver i nogle tilfælde login med brugernavn og kodeord. Anvendes en PCC arbejdspladss på Københavns Kommunes netværk skal der ikke angives login, medens der fraa en vilkårlig PC uden for Køben havns Kommunes netværk skal logges på med angivelse af e mail adresse og adgangskode. På samme måde kan en testudgave af ASK startes med https:/ //testask.kk.dkk og test askcrm2 OPBYGNING AF SKÆRMBILLEDER Skærmbilledet i ASK er opbygget i fire hovedområder: Skærmbilledet tilpasses efter de rettigheder den enkelte bruger har til systemets skærmbilleder og registre. Listemenuen viser de menupunkter, der p.t. er tilgængelige. Outlookbar en n viser systemets hovedmenu. Indholdsvinduet viser indholdet af det valgte menupunkt. Bemærk venligst, at denne vejledning er skrevet af en bruger med administrative rettigheder. De skærmbil ler du selv ser, kan derfor adskille sig fra de skærmbilleder, der vises i dennee vejledning. 6
ASK BRUGERVEJLEDNING STAMDATA Hovedmenupunktet Stamdata indeholder kodelister over alle de stamregistre, der anvendes i ASK. Listemenu Brugerafhængig Vinduesmenuu Detailvindue Kodeliste Menubaren kan altid skjules (og hentes frem igen) ved at trykke på ne. I listemenuen vælges hvilket stamregister der skal arbejdes med, og indholdsvinduet viser de poster der er i registret. Nederst vises hvorr mange poster der er fundet, og der kann evt. bladres i siderne og sorteres i indholdet. Dobbeltklikkes på en post visess detailvinduet med postens indhold. ASK indeholder i mange skærmbilleder links til poster i andre registree i systemet. Links er altid markeret med en understregning, og ved v at klikke på et sådant link springer man til den pågældende post i det på rettighe gældende register. Indholdet af programmenu og detailmenuu samt vinduesmenuerne er afhængigt aff brugerrollens der. i skærmbilledets øverste højre hjør Du kan altid komme tilbage til t åbningsskærmbilledet ved at trykke påå. Du kan se de senest besøgte sider og visninger ved at trykke på. Du kan skjule" Internet Explorer, og hente den frem igen, ved tryk på p F11 7
ASK BRUGERVEJLEDNING INDSTILLING AF ASK Den enkelte bruger skal, under menupunktet Filer, nederst i listemenuen Indstillinger, vælge sine egne indstillinger, herunder er vist den optimale indstilling. Værdien for Standardfane skal altid sættes til Meddelelser. Se værdien for fanen Beskyttelse af personlige oplysninger på næste side 8