HR-centret Oktober 2014 Digital godkendelse af lønoplæg Nedenstående er en vejledning til, hvordan lønoplæg fremsendes og godkendes digitalt. Disse ting er især vigtige: Lønoplæg skal altid fremsendes i PDF-format. Fordi der ikke skal kunne ændres i dokumentet. Det fulde cpr.nr. må ikke fremgå af mailen når den videresendes. Dette gælder også for andre dokumenter f.eks. uddannelsesbeviser. Fordi vi ikke må videregive cpr.nr. til 3. part. Brug de standardtekster som vejledningen anviser. For at undgå evt. uklarheder eller misforståelser if. godkendelsen. Se bilag 2 - Vejledning til hvordan du kan lave autotekster. Det er meget vigtigt at man bruger funktionen videresend i stedet for besvar gennem hele forløbet for at sikre at lønoplægget forbliver vedhæftet, og at mailkorrespondancen har et ubrudt forløb. Afsnit 1: Ansættelser, med lønfastsættelse udover overenskomst/forhåndsaftale 1. Indberet lønændringen i SD og flet lønoplægget. 2. Herefter sendes lønoplæg som PDF-fil til leder via mail på følgende måde: Klik på Office-knappen i øverste venstre hjørne. Vælg send og E-mail som vedhæftet PDF-fil 1
3. Der må kun sendes et lønoplæg pr. mail med følgende standardtekst i mailen: Vedhæftede lønoplæg fremsendes hermed til din godkendelse forinden fremsendelse til organisationen. 4. Leder videresender mail retur til den administrative medarbejder med standardteksten: Med min signatur godkender jeg hermed indholdet af vedhæftede lønoplæg. Eksempel: Det er meget vigtigt at man bruger videresend gennem hele forløbet for at sikre at lønoplægget forbliver vedhæftet og at mailkorrespondancen har et ubrudt forløb. 5. Den administrative signerer og videresender mailen til TR/organisationen vedhæftet lønoplæg og følgebrev på følgende måde: Mailen med lederens godkendelse videresendes til TR/organisation med teksten: Vedlagte lønoplæg samt følgebrev fremsendes hermed til organisationens godkendelse/forhandling. Når lønoplægget er godkendt/forhandlet beder vi venligst om at mailen videresendes retur til afsender med følgende tekst: Med min signatur godkender jeg hermed indholdet af vedhæftede lønoplæg. Det er vigtigt at mailen ikke besvares men videresendes til afsender for at sikre at dokumentet fortsat er vedhæftet. 6. Når mailen med organisationens godkendelse modtages retur journaliserer leder/administrativ medarbejder mailkorrespondancen inkl. lønoplæg i P-sag. I bilag 1 kan du se et eksempel på en digital godkendelse af et lønoplæg. I bilag 2 kan du se en vejledning til brug af autotekster i Outlook. Det er lederens ansvar at sikre, at lønoplæg fremsendes i så god tid at forhandling kan nå at være på plads inden ansættelsesdatoen. Er det ikke muligt skal medarbejderen aflønnes med a contoløn, som svarer til lederens lønoplæg, indtil forhandling har fundet sted. I disse situationer skal leder/administrativ kontakte lønkonsulenten i HR-Centret. Det er også lederens ansvar at følge op på at forhandlingen sker senest 6 uger efter at organisationen har modtaget lønoplægget. 2
Afsnit 2: Ansættelser, med lønfastsættelse indenfor overenskomst/forhåndsaftale Følg samme arbejdsgang som under afsnit 1 pkt. 1-6 Den administrative signerer og videresender mailen til TR/organisationen vedhæftet lønoplæg og følgebrev på samme måde som beskrevet under afsnit 1 blot med teksten: Vedlagte lønoplæg samt følgebrev fremsendes hermed til organisationens orientering og eventuel forhandling. Mailen med hele forløbet og lønoplæg journaliseres i samme dokument på P-sag. Afsnit 3: Lønændringer Lønfastsættelse udover overenskomst/forhåndsaftale: Følg samme arbejdsgang som under afsnit 1 - Ansættelser der sker udover overenskomst/forhåndsaftale. Lønfastsættelse indenfor overenskomst/forhåndsaftale Følg samme arbejdsgang som under afsnit 2 - Ansættelser der sker indenfor overenskomst/forhåndsaftale Når mailen med organisationens godkendelse modtages retur eller er fremsendt til orientering journaliserer leder/administrativ medarbejder mailen med hele forløbet inkl. lønoplæg i P-sag. lønkonsulenten. Gælder for alle lønændringer: Den ansatte SKAL orienteres om lønændringen på følgende måde: Klik på lønoplægget/pdf-filen som er vedhæftet mailen - vælg udskriv/vælg Dok2mail. Her kan du læse mere om digital post. 3
Bilag 1 Eksempel på digital godkendelse af lønoplæg. OBS Teksterne i eksemplet er forkortet. Teksterne i vejledningen skal anvendes. Med min signatur godkender jeg hermed vedhæftede lønoplæg. Med venlig hilsen Helle B. Larsen TR kliniklass. Tandplejen Dir. tlf: 43 35 36 46 e-mail: hellelars@htk.dk Fra: Linda Schouw Sendt: 16. august 2013 11:01 Til: Helle Bøggild Larsen Emne: VS: [Sagsnr.:13/14566] - [Dok.nr.:191938/13] lønoplæg KA-elev Gabriella Petersen Til Helle Vedlagte lønoplæg fremsendes hermed til godkendelse/forhandling. Med venlig hilsen Linda Schouw Specialist Tandplejens Kontor Dir. tlf: 43 35 36 38 e-mail: lindasc@htk.dk Fra: Mette Borum Sendt: 16. august 2013 10:44 Til: Linda Schouw Emne: VS: [Sagsnr.:13/14566] - [Dok.nr.:191938/13] lønoplæg KA-elev Gabriella Petersen 4
Med min signatur godkender jeg hermed indholdet af vedhæftede lønoplæg Venlig hilsen Mette Borum Overtandlæge Tandplejen 4335 3640, 2160 4130 MetteBo@htk.dk www.tandplejen.htk.dk Fra: Linda Schouw Sendt: 16. august 2013 10:12 Til: Mette Borum Emne: [Sagsnr.:13/14566] - [Dok.nr.:191938/13] lønoplæg KA-elev Gabriella Petersen Til Mette. Vedhæftede lønoplæg fremsendes hermed til din godkendelse forinden fremsendelse til organisationen. Med venlig hilsen Linda Schouw Specialist Tandplejens Kontor Dir. tlf: 43 35 36 38 e-mail: lindasc@htk.dk 5
Bilag 2 Vejledning til brug af autotekst I Outlook går du ind i menuen via Funktioner/Indstillinger Klik på fanebladet Stavekontrol Klik på Stavekontrol og autokorrektur 6
Klik på Korrektur og Indstillinger for Autokorrektur I feltet Erstat skriver du det navn, ord eller kode som du vil bruge når du ønsker at få indsat en bestemt tekst. I eksemplet er brugt leder (fremsendelse til leder). Vælg ikke et navn, kode eller ord som du ofte bruger, da du så vil få autoteksten frem hver gang du skriver dette ord. I feltet Med skriver du den standardtekst som fremgår af vejledningen så du får indsat samme tekst hver gang du skriver det navn / kode som du har valgt. Klik på Tilføj og OK 7