Ny offentlighedslov 3. december 2013 Erfa-dag i Danske Havne Juridisk konsulent Annette Baun Knudsen 1
Program 10.15-12.00 Baggrund for den nye offentlighedslov og anvendelsesområde i forhold til danske havne Retten til aktindsigt, identifikationskravet, dokumentbegrebet mv. Undtagelser fra aktindsigt (sager, dokumenter og oplysninger), meroffentlighedsprincippet Behandling af ansøgninger om aktindsigt og klageadgang 2
Danske Havne Kommunale havne og kommunale selvstyrehavne bliver omfattet af den nye offentlighedslov Kommunalt ejede havneaktieselskaber forsøger KL at få undtaget fra den nye offentlighedslov Status 25-04-2014 3
Ny offentlighedslov baggrund L 90 lovforslag fremsat af tidligere regering (december 2010), men lovforslaget bortfaldt i forbindelse med folketingsvalget i september 2011 Politisk forlig 3. oktober 2012 (regeringen, V og K) L 144 fremsat 7. februar og vedtaget 4. juni 2013 Den nye offentlighedslov (lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen) træder i kraft 1. januar 2014 4
Væsentligste ændringer i forhold til gældende ret (I) Formålsbestemmelse KL og Danske Regioner bliver omfattet Selskaber, hvor det offentlige ejer mere end 75 pct. af ejerandelene, samt selskaber, institutioner mv., i det omfang de træffer afgørelser på vegne af staten, en region eller en kommune, bliver omfattet Virksomheder, der løser lovpligtige opgaver for det offentlige, skal løbende indberette til den offentlige myndighed om, hvordan opgaven udføres 5
Væsentligste ændringer i forhold til gældende ret (II) Pligt for myndighederne til af egen drift at overveje meroffentlighed, der også vil omfatte sager undtaget fra aktindsigt Journaliseringspligt Et forsøg med en postlisteordning Pligt til aktiv information Forsøg med etablering af offentlighedsportal 6
Væsentligste ændringer i forhold til gældende ret (III) Det subjektive identifikationskrav ophæves og erstattes med et krav om, at temaet for aktindsigtsanmodningen skal angives Anmodning om aktindsigt og ekstrahering kan afvises, hvis det nødvendiggør et uforholdsmæssigt ressourceforbrug Ret til dataudtræk og til indsigt i den databeskrivelse, der knytter sig til en database Ret til indsigt i den øverste ledelseskontrakt (herunder fx direktørkontrakter) fsva. oplysninger om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed 7
Væsentligste ændringer i forhold til gældende ret (IV) Undtagelse af alle sager om førelse af en kalender fra retten til aktindsigt Undtagelse af interne oplysninger og dokumenter, der udveksles i forbindelse med ministerbetjening Undtagelse af interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellem KL og Danske Regioner samt deres medlemmer i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten eller drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer En række ændringer af offentlighedslovens regler om kompetence, klageadgang og sagsbehandling mv. 8
Hovedreglen om retten til aktindsigt ( 7) (I) Enhver kan anmode om aktindsigt i dokumenter, der er indgået til eller oprettet af havnen som led i havnens virksomhed Både juridiske og fysiske personer (dvs. borgere, journalister, virksomheder) Ingen krav om begrundelse for begæringen om aktindsigt (dvs. ikke spørge hvorfor ) Ingen formkrav til begæringen om aktindsigt (dvs. både mundtligt og skriftligt) 9
Hovedreglen om retten til aktindsigt ( 7) (II) Retten til aktindsigt omfatter dokumenter Egentlige skriftlige dokumenter Fotografier, billeder, kort, rids m.v. Dokumentbegrebet er teknologineutralt. Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller i nye former, kan derfor også være omfattet. Fx film, lydbånd, usb-nøgler 10
Hovedreglen om retten til aktindsigt ( 7) (III) Dokumenterne skal være indgået til eller oprettet af kommunen/havnen som led i kommunens/havnens virksomhed Ikke adgang til løbende aktindsigt Ikke adgang til få udarbejdet nye dokumenter Ikke adgang til private dokumenter Ikke adgang til formløse noteringer, fx post-it s eller lign. Ikke adgang til dokumenter, som er modtaget ved en fejl, eller til opbevaring Der kan først gives aktindsigt i dokumenter, der er afsendt, dagen efter afsendelsen 11
Identifikationskravet ( 9) En anmodning om aktindsigt skal indeholde: De oplysninger, som er nødvendige for, at havnen kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i Angive sagens eller dokumentets tema En ansøger vil således kunne få aktindsigt i sager af en bestemt art eller sager journaliseret i en bestemt periode, fx Selvstyrehavnens bestyrelses rejser i de sidste 3 år Afslag ved uforholdsmæssig ressourceforbrug (forventning om mere end 25 timer), dog ikke i forhold til journalister og forskere 12
Undtagelser fra retten til aktindsigt 1. Sager ( 19 22) Sager inden for strafferetsplejen Sager om lovgivning Sager om kalendere Personalesager 2. Dokumenter ( 23 29) Interne dokumenter (dvs. dokumenter, der ikke afgivet til udenforstående) Fortrolige dokumenter, fx brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres Ekstraheringspligt 3. Oplysninger ( 30 35) Privatlivsoplysninger Forretningshemmeligheder Særlige beskyttelseshensyn (fx det offentliges økonomiske interesse) 13
Kalendere ( 22) Ansattes og politikeres kalendere Undtaget fra aktindsigt Både elektronisk og manuel kalender Meroffentlighedsprincippet gælder ikke 14
Personalesager Personalesager ( 21) Sager om ansættelse eller forfremmelse er undtaget fra aktindsigt Konkrete personalesager (andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste) U1: Oplysninger om navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser U2: Adgang til oplysninger om sig selv i en sag (egenacces) U3: Oplysninger om disciplinærreaktioner i form af advarsel eller derover mod chefer i 2 år efter afgørelsen er truffet U4: Oplysninger i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed 15
Underretning af ansatte Når der anmodes om aktindsigt i en personalesag, skal havnen/kommunen underrette den ansatte om følgende: At der er anmodet om aktindsigt i den ansattes personalesag Hvem der har anmodet om aktindsigt Når havnen/kommunen har truffet afgørelse om aktindsigt, skal den ansatte underrettes om, hvilke oplysninger i personalesagen der er udleveret 16
Interne og fortrolige dokumenter Som udgangspunkt ikke omfattet af aktindsigt Hvad er interne dokumenter? 1) Dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående (notater, som ansatte i kommunen/havnen skriver til eget brug) 2) Dokumenter, der udveksles mellem KL og kommunerne i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale politiske initiativer (dokumenter, der udveksles mellem KL og kommunerne i forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger og drøftelser om lovforslag) Hvad er fortrolige dokumenter? Fx Brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres 17
Ekstrahering ( 28) Ekstrahering betyder, at der meddeles aktindsigt i visse oplysninger i et dokument, som ellers er undtaget fra aktindsigt, fx et internt dokument Ekstraheringspligten omfatter Alle relevante oplysninger om en sags faktiske grundlag Såkaldte eksterne faglige vurderinger Ekstraheringspligten gælder dog IKKE, hvis Uforholdsmæssigt ressourceforbrug (mere end 10 timer, dog ikke over for journalister og forskere) Oplysningerne fremgår af andre dokumenter, der gives aktindsigt i Oplysningerne er offentligt tilgængelige (fx på kommunens/havnens hjemmeside) 18
Forretningshemmeligheder ( 30) Oplysninger om tekniske indretninger/fremgangsmåder eller drifts- eller forretningsforhold for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes Konkret vurdering Vurderingen falder i to led 1) Er der tale om oplysninger om tekniske indretninger/fremgangsmåder eller drifts- eller forretningsforhold? 2) Indebærer aktindsigt i disse oplysninger en nærliggende risiko for, at virksomheden eller personen vil blive påført økonomisk skade af nogen betydning? 19
Særlige beskyttelseshensyn ( 33) Mulighed for at begrænse aktindsigt af hensyn til fx det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed 20
Meroffentlighed Ved modtagelse af en anmodning om aktindsigt, skal havnen på eget initiativ overveje, om der kan gives yderligere aktindsigt, end ansøger allerede anmoder om Meroffentlighed skal altså overvejes i forhold til oplysninger og dokumenter i sager, som er undtaget fra retten til aktindsigt Meroffentlighed skal ikke overvejes i forhold til kalendere og ikke-eksisterende dokumenter Der kan ikke gives meroffentlighed, hvis det strider mod anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven 21
Behandling af anmodninger om aktindsigt ( 36) (I) Skal behandles snarest muligt Begrænset antal dokumenter/ikke særlige overvejelser mv.: 1-2 arbejdsdage Lidt mere komplicerede sager: 3 7 arbejdsdage En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen 22
Behandling af anmodninger om aktindsigt ( 36) (II) Dog kan fx sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis begrunde længere sagsbehandlingstid (NY) Stort antal dokumenter/mere komplicerede juridiske overvejelser: 14 dage Meget stort antal dokumenter/meget komplicerede juridiske overvejelser: 40 dage Andre forhold end sagens omfang eller kompleksitet, der kan begrunde overskridelse af fristen på 7 dage kan fx være at myndigheden på grund af andre tidligere indgivne ansøgninger ikke kan nå at færdigbehandle den foreliggende inden for fristen, eller hvis myndigheden holder lukket i en sammenhængende periode, fx jul og nytår, og myndigheden af den grund ikke med rimelighed kan forventes at kunne færdigbehandle ansøgningen inden for 7-dagesfristen 25-04-2014 23
Klager over afgørelser om aktindsigt ( 37) Klagen sendes til kommunen/selvstyrehavnen, der inden 7 arbejdsdage (som udgangspunkt) efter modtagelsen skal videresende klagen Klageinstansen skal færdigbehandle klagen inden 20 arbejdsdage, dog kan sagens omfang eller kompleksitet begrunde længere sagsbehandlingstid 24
Klager over sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager ( 39) Klagen sendes til kommunen/selvstyrehavnen, der inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen (som udgangspunkt) skal videresende klagen Ubegrundet forsinkelse berettiger klageinstansen til at træffe afgørelse om aktindsigt Klageinstansen skal færdigbehandle klagen inden 20 arbejdsdage, dog kan sagens omfang eller kompleksitet begrunde længere sagsbehandlingstid 25
Gennemførelse af aktindsigt ( 40) HR: Dokumenter skal udleveres i den form ansøger ønsker (NY) U1: Umuligt eller vanskeligt U2: Tungtvejende modhensyn U3: Materialet er offentligt tilgængeligt Betaling Det beløb, som kommunen/selvstyrehavnen eventuelt kan opkræve, vil tage udgangspunkt i de direkte omkostninger forbundet med kopieringen 26
Notatpligt ( 13) Notatpligt gælder i afgørelsessager for oplysninger, som en myndighed mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger af betydning for sagens afgørelse og væsentlige ekspeditionsskridt Medmindre oplysninger, vurderinger eller ekspeditionsskridt i øvrigt fremgår af sagens dokumenter Snarest muligt 27
Offentlighedsportal om aktindsigt mv. ( 18) (NY) Portal (en hjemmeside) i tilknytning til retsinformation, der indeholder forskellige former for oplysninger om aktindsigt Justitsministeriet er ansvarlig Indhold: Love, administrative forskrifter, lovforslag, Folketingets Ombudsmands og de kommunale tilsynsmyndigheders udtalelser 28
Spørgsmål? 29