Mål og procedurer for. budgetlægningen

Intern Service Budget Dato: 25.02.14 Mål og procedurer for budgetlægningen 2015-2018 Side 1 af 20

Indholdsfortegnelse 1. Mål og rammer for budget 2015-18... 3 1.1. Byrådets økonomiske mål og principper... 3 1.2. De generelle styringsvilkår... 4 1.3. Det økonomiske udgangspunkt... 4 1.4. Etablering af et råderum... 5 1.5. Effektiviseringsstrategien - status... 6 1.6. Basisbudgettet for 2015-2018... 7 2. Budgetlægningen 2015-18... 8 2.1. Det tekniske budgetforslag (april-juni)... 8 2.2. Fastsættelse af råderum og indledende drøftelser i fagudvalg... 9 2.3. Procedure for etablering af et råderum - administrationen... 9 2.4. Drøftelse af overordnede initiativer og anlæg i fagudvalgene (april-primo juni)..10 2.5. Økonomiaftalen og status på budgetlægningen...11 2.6. Direktionens budgetoplæg (august)...11 2.7. Budgetseminar (august)...11 2.8. Budgetforslag (september-oktober)...12 2.9. Dialog og høring (juni-oktober)...12 2.10. Årshjul for budgetarbejdet...13 3. Samlet tids- og handlingsplan... 14 4. Administrativ budgetvejledning... 16 4.1. Teknisk budget - drift...16 4.2. Ændringer efter den 1. august...17 4.3. Effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelsesforslag...17 4.4. Budgetønsker drift og anlæg...17 Generelt...17 Driftsønsker...18 Anlægsønsker...18 5. Fikspunkter for budget- og regnskabssamarbejdet i 2014... 19 Side 2 af 20

1. Mål og rammer for budget 2015-18 Med vedtagelsen af budgettet fastsætter Byrådet den økonomiske ramme for det kommende års aktiviteter og indsatser. Budgettets primære formål er grundlæggende at sikre, at der er sammenhæng mellem kommunens samlede indtægter og udgifter. Derudover viser budgettet Byrådets prioritering af forskellige indsatsområder og serviceområder. Budgetstrategien fastlægger spilleregler og de overordnede rammer for budgetlægningen. Strategien indeholder desuden en tidsplan og angiver, hvilke opgaver Byrådet, økonomiudvalget, fagudvalgene og administrationen skal varetage i forbindelse med budgetlægningen. 1.1. Byrådets økonomiske mål og principper De overordnede mål for budgetlægningen følger af Vejen Kommunes økonomiske politik. Den økonomiske politik skal understøtte det flerårige sigte med budgetlægningen og medvirke til, at Vejen Kommune på såvel kort som langt sigt har en solid og bæredygtig økonomi. Det er en forudsætning for at skabe politisk handlefrihed til at finansiere anlægsinvesteringer, udviklingsprojekter og nye ønsker til driftsvirksomheden. Målet for den ordinære driftsvirksomhed er, at resultatet kan finansiere: Skattefinansierede anlægsinvesteringer efter låntagning Afdrag på lån Eventuelle likviditetsforbedringer. På anlægsområdet er sigtemærket derfor, at der i alt afsættes 280 mio. kr. netto til skattefinansieret anlæg i den fireårige budgetperiode, svarende til gennemsnitligt 70 mio. kr. om året. Anlægsinvesteringer, der medfører effektiviseringsmuligheder (dvs. fremtidige lavere driftsudgifter), søges prioriteret frem for anlæg, som forventes at medføre øgede driftsudgifter. Ved prioriteringer bliver der ligeledes lagt vægt på, at investeringen kan bidrage til at gøre Vejen Kommune til en mere attraktiv erhvervs- og bosætningskommune, der skaber rammer og muligheder for trivsel, kvalitet og vækst. Målet for de likvide aktiver er, at den beregnede kassebeholdning ved udgangen af året udgør mindst 1.000 kr. pr. indbygger, svarende til 40-45 mio. kr. pr. indbygger. Målet for den langfristede gæld er, at den maksimalt må svare til landsgennemsnittet pr. indbygger (ekskl. ældreboliger). Pr. 1. januar 2013 udgjorde Vejen Kommunes langfristede gæld 9.099 kr. pr. indbygger, mens landsgennemsnittet var 10.656 kr. pr. indbygger. Vejen Kommune optager normalt lån til konkrete anlægsprojekter i det omfang, der er låneadgang. Behovet for at optage lån vurderes nøje i hvert konkret tilfælde, herunder muligheden for alternativ finansiering i forbindelse med offentlige-private samarbejder. Udskrivningsprocent, grundskyldspromille og eventuel dækningsafgift fastsættes i forbindelse med budgetvedtagelsen. Endelig fremgår det af den økonomiske politik, at Vejen Kommune i alle henseender vil leve op til regeringens og KL s aftaler om kommunernes økonomi. Side 3 af 20

Det tilstræbes endvidere, at der i lighed med de foregående år budgetteres med en overførselspulje af en vis volumen, som dels skal sikre spillereglerne for kommunens decentrale økonomistyringsprincipper, dels sikre en rationel prioritering mellem servicerammeudgifter og overførselsudgifter. 1.2. De generelle styringsvilkår Styringsvilkårene for kommunen i 2014 og i de kommende år er bl.a. præget af følgende forhold: Fortsat svag konjunktursituation med begrænset økonomisk vækst Underskud på de offentlige finanser 4-årige udgiftslofter og et lavere anlægsniveau set i forhold til de seneste år Skattestop på landsplan Demografiske ændringer På baggrund af ovenstående vil Vejen Kommunes økonomiske råderum næppe blive forøget udefra i de kommende år. Tværtimod vil et faldende anlægsniveau indskrænke råderummet, og det kan forventes, at en eventuel forøgelse af bloktilskud vil blive målrettet konkrete indsatsområder, som det har været tilfælde de seneste år (dagtilbudsområdet og sundhedsområdet). Derfor skal kommunens råderum skabes indefra enten i form af effektiviseringer eller egentlige besparelser. 1.3. Det økonomiske udgangspunkt Vejen Kommune har grundlæggende en sund økonomi. Flere forhold gør sig gældende i forhold til den økonomiske situation. I 2011 og i 2012 var der fornuftige overskud på det skattefinansierede område samt en positiv udvikling i kommunens likviditet. I regnskab 2013 er der fortsat et fornuftigt overskud på det skattefinansierede område. Til gengæld er kommunens likviditet reduceret som følge af, at udbetalingen af en række ydelser er overgået til Udbetaling Danmark. Med de nuværende forudsætninger for Budget 2014-17 betyder det, at kommunen i 2015 ikke lever op til målsætningen om en kassebeholdning på 1.000 kr. pr. indbygger, svarende til 40-45 mio. kr. Den lavere kassebeholdning skærper behovet for en præcis budgetlægning, og råderummet for eventuelle tillægsbevillinger i løbet af året vil være begrænset. Kommunerne er underlagt en sanktionslovgivning, som betyder, at 3 mia. kr. af bloktilskuddet er betinget af, at kommunerne overholder det aftalte niveau ved budgetvedtagelsen jf. budgetloven. Budgetsanktionen er som udgangspunkt kollektiv i 2014. Budgetloven giver imidlertid økonomi- og indenrigsministeren bemyndigelse til at gøre sanktionen delvis individuel, såfremt det vurderes at enkeltkommuner ikke har udvist en passende budgetadfærd. I 2014 har kommunerne under et fået et ekstraordinært finansieringstilskud på 3 mia. kr. Dette tilskud bortfalder fra 2015. I Økonomiaftalen for 2014 er der aftalt et anlægsniveau på det skattefinansierede område på i alt 18,1 mia. kr. Det forventes, at anlægsniveauet vil blive lavere i 2015. KL har tidligere skønnet, at anlægsniveauet reduceres med cirka 1,5 mia. kr., svarende til 11-12 mio. kr. for Vejen Kommune. Side 4 af 20

Regeringens 2020-plan får betydelige konsekvenser for den kommunale økonomi i de kommende år. Det fremgår af planen, at den offentlige sektor skal moderniseres og reformeres, således at der frem mod 2020 kan frigøres i alt 12 mia. kr. Det skal blandt andet ske på baggrund af initiativer inden for digitalisering, velfærdsteknologi, bedre regulering og målretning mv. Der foreligger endnu ikke en fordeling af de 12 mia. kr. mellem stat, regioner og kommuner. Kommunernes andel af de offentlige udgifter udgør cirka 50 pct. Hvis kommunerne skal levere 6 af de 12 mia. kr., svarer det for Vejen Kommunes vedkommende til omkring 45 mio. kr. En del af de 12 mia. kr. vil formodentligt blive tilbageført til kommunerne. 1.4. Etablering af et råderum I budgetlægningen skal der etableres et råderum. Formålet med råderummet er: at sikre en ultimokassebeholdning på 40-45 mio. kr., jf. den økonomiske politik. opnå finansiering af de ønskede anlægsinvesteringer, jf. målet om årlige investeringer på gennemsnitligt 70 mio. kr. set over en 4-årig periode. opnå finansiering til udvikling og nye initiativer på driftsområderne. Der kan på nuværende tidspunkt ikke gives en præcis vurdering af, hvor stort råderummet skal være for at imødekomme ovenstående behov. Kommunens skatteindtægter og generelle tilskud kendes først i løbet af juli og eventuelle lånedispensationer meddeles primo september. Derfor vil en vurdering på det nuværende grundlag være forbundet med betydelig usikkerhed. I det nedenstående gives en foreløbig vurdering af behovet for etablering af et råderum under forudsætning af, at indtægts- og udgiftsudviklingen i 2015-2018 er uændret i forhold til den seneste budgetlægning. I den økonomiske politik er der en målsætning om, at der årligt kan gennemføres anlægsinvesteringer for 70 mio. kr., svarende til 280 mio. kr. over en 4-årig periode. Samtidig er det et mål, at der er balance på det skattefinansierede område, hvilket betyder, at overskuddet på den ordinære drift skal være på 280 mio. kr. over en 4-årig periode. Ordinær drift og anlæg balance Område 2015 2016 2017 2018 2015-2018 Indtægter* -2.477.750-2.527.829-2.560.379-2.549.379 Udgifter 2.427.843 2.452.696 2.491.713 2.491.713 Renter 3.865 4.860 4.846 4.846 Ordinær drift i alt -46.042-70.273-63.819-52.819-232.953 Skattefinansieret anlæg 91.535 47.124 36.884 104.457 280.000 Balance 45.493-23.149-26.935 51.638 47.047 *Indregnet at tilskud til omstilling i Folkeskolen bortfalder fra 2018 (11,0 mio. kr.) Oversigten viser, at der over en 4-årig periode er et overskud på den ordinære drift på 233 mio. kr. For at leve op til målsætningen om anlægsinvesteringer på 280 mio. kr. over en 4-årig periode skal overskuddet øges med 47 mio. kr. Alternativt skal målet om anlægsinvesteringer nedjusteres set i lyset af det forventede reducerede anlægsniveau i Økonomiaftalen for 2015. Side 5 af 20

På baggrund af regnskabsresultatet forventes det, at udviklingen af den beregnede kassebeholdning ikke vil leve op til målsætningen om en beregnet ultimokassebeholdning på 40-45 mio. kr. Det kan derfor blive nødvendigt at etablere et råderum med henblik på at styrke kassebeholdningen. Herudover vil der være behov for et råderum til finansiering af eventuelle nye tiltag og driftsønsker. Endeligt bør der være et råderum til at etablere en foreløbig pulje som et værn mod eventuelle konsekvenser af Økonomiaftalen. En foreløbig opgørelse af behovet for råderum kan på baggrund af ovenstående forhold anslås således: Opgørelse af behov for råderum Budget 2015-2018 I 1.000 kr. Beløb Råderum til anlæg (280 mio.) 47.000 Likviditetsforøgelse 10.000 Pulje til nye initiativer 20.000 Pulje - virkning af ØK-aftale 10.000 I alt 87.000 Det samlede behov for råderum kan opgøres til 87 mio. kr., svarende til cirka 22 mio. kr. om året. Kommunens reelle finansieringsgrundlag kendes først i løbet af juli. Herefter kan behovet for råderum revurderes. For at opnå det fornødne råderum foreslås det, at der udarbejdes et samlet katalog med effektiviseringsforslag og besparelsesforslag. Målet med kataloget er at anvise effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelser for i alt 30 mio. kr. årligt. Det er endvidere et mål, at minimum 17 mio. kr. af råderummet findes via effektiviseringer. I det omfang der ikke kan anvises effektiviseringer og budgettilpasninger op til 30 mio. kr., skal resten anvises via egentlige besparelser. 1.5. Effektiviseringsstrategien - status Vejen Kommune har siden 2012 arbejdet med en effektiviseringsstrategi. Målet er, at der hvert år skal findes effektiviseringsgevinster for 1 pct. af serviceudgifterne, hvilket svarer til cirka 17 mio. kr. i 2015. I de tre år der er blevet arbejdet med effektiviseringsstrategien er der anvist effektiviseringsgevinster svarende til 42,9 mio. kr. årligt i 2014. I perioden 2012-2014 kan de akkumulerede effektiviseringsgevinster opgøres til 74,9 mio. kr. Status på effektiviseringsstrategien 2012-2014 Effektiviseringsmål 2012-17 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Mål fastsat i 2012 (0,5 pct.) 8.276 8.276 8.276 8.276 8.276 8.276 8.276 Mål fastsat i 2013 (1 pct.) 16.517 16.473 16.458 16.458 16.458 16.458 Mål fastsat i 2014 (1. pct.) 17.104 17.129 17.036 17.036 17.036 Samlet mål 2012-14 8.276 24.793 41.853 41.863 41.770 41.770 41.770 Anviste effektiviseringer 2012-8.323-11.090-11.090-11.090-11.090-11.090-11.090 Anviste effektiviseringer 2013-13.996-17.131-17.917-18.618-18.618-18.618 Side 6 af 20

Anviste effektiviseringer 2014-13.515-14.822-16.021-18.254-18.254 Samlede effektiviseringer 2012-14 -8.323-25.086-41.736-43.829-45.729-47.962-47.962 Mereffektivisering 2012-14 -47-293 117-1.966-3.959-6.192-6.192 Mål fastsat i 2015 (1. pct.) 17.130 16.948 16.871 16.871 Effektiviseringsstrategien har de seneste år bidraget væsentligt til at skabe det fornødne råderum i forhold til kassebeholdning, anlægsinvesteringer og nye driftsønsker. Det er vigtigt, at der arbejdes videre med effektiviseringsstrategien som en del af budgetlægningen, således at der holdes fokus på at høste de mulige effektiviseringsgevinster. Dog må det forventes, at mange af de lavthængende frugter i organisationen er høstet. Samtidig er målene i de forgangne år blandt andet blevet indfriet på baggrund af væsentlige enkeltstående omlægninger og indsatser (anbringelsesområdet i 2012 med 5,6 mio. kr. og rengøring i 2013 med 4,0 mio. kr.). Det forventes derfor, at det fremover bliver vanskeligere at realisere effektiviseringsmålet på 17 mio. kr. 1.6. Basisbudgettet for 2015-2018 Budgettet på det skattefinansierede område udgør i 2015 2.384,576 mio. kr. Serviceudgifterne udgør 1.712,989 mio. kr. svarende til 72 pct. af de samlede skattefinansierede driftsudgifter. Overførsler til personer udgør 526,857 mio. kr. svarende til 22 pct. af de samlede skattefinansierede driftsudgifter. Skattefinansierede driftsudgifter Budget 2014-2018 Område, 1.000 kr. 2014-pl B2014 B2015 B2016 B2017 B2018 Serviceudgifter Udvalget for teknik og miljø 92.288 95.193 82.813 82.888 82.888 Beskæftigelsesudvalget -129-129 -129-129 -129 Udvalget for skoler og børn 703.913 703.790 698.716 692.020 692.020 Udvalget for sundhed, kultur og fritid 113.220 112.931 111.539 109.626 109.626 Udvalget for social og ældre 492.392 495.300 497.117 498.789 498.789 Økonomiudvalget 311.060 305.903 304.748 303.944 303.944 Generelle reserver 14.278 I alt netto 1.727.022 1.712.989 1.694.805 1.687.139 1.687.139 Overførselsudgifter Beskæftigelsesudvalget 335.280 339.648 343.948 350.913 350.913 Udvalget for skoler og børn 352 352 352 352 352 Udvalget for social og ældre 191.200 186.857 182.514 178.146 178.146 I alt netto 526.832 526.857 526.814 529.411 529.411 Øvrige områder Udvalget for sundhed, kultur og fritid (Kommunal medfinansiering) 144.158 144.173 143.733 143.716 143.716 Udvalget for social og ældre (ældreboliger) 851 557 557 557 557 I alt netto 145.008 144.730 144.289 144.272 144.272 Skattefinansierede driftsudgifter i alt 2.398.862 2.384.576 2.365.908 2.360.822 2.360.822 Side 7 af 20

2. Budgetlægningen 2015-18 Budgetlægningen for 2015-18 indledes i løbet af marts. Herefter skal Økonomiudvalg, fagudvalg og administration arbejde med budgettet for det kommende år ud fra de opgaver, der er beskrevet i budgetstrategien. Direktionen udarbejder frem til primo august et budgetoplæg, som indeholder: Et budget, hvor der er balance mellem indtægter og udgifter, og som overholder de økonomiske målsætninger Et katalog med effektiviseringstiltag og besparelsesforslag Et katalog med prioriterede ønsker til driften Et katalog med prioriterede anlægsprojekter. I perioden fra april til primo juni skal de politiske udvalg arbejde med nye initiativer i Budget 2015. Det drejer sig om initiativer med henblik på at skabe råderum (effektiviseringer og besparelser) samt forslag til drifts- og anlægsønsker. I maj afholdes et temamøde for Byrådet om budgetlægningen og Vejen Kommunes økonomi. Ultimo juni får Økonomiudvalget og Byrådet en orientering om den økonomiske situation med afsæt i aftalen med Regeringen om kommunernes økonomi. Primo august fremlægges direktionens budgetoplæg for Økonomiudvalget. Herefter afholder Byrådet et budgetseminar, hvor der vil være fokus på centrale elementer i det kommende års budget og på den politiske prioritering. Efter budgetseminaret færdiggør Økonomiudvalget budgetforslaget med henblik på 1. behandling i Byrådet. 2.1. Det tekniske budgetforslag (april-juni) I perioden april juni udarbejder administrationen et teknisk budget. Målet er at vise, hvordan Vejen Kommunes budget for 2015-2018 vil se ud, hvis serviceniveau og produktivitet forbliver uændret på alle områder fra vedtagelsen af budget 2014 til den nye budgetperiode 2015-2018. Først fremskrives det nuværende budgetoverslagsår 2014 med KL s vurdering af pris- og lønstigninger, som udmeldes i marts måned. Derefter tilrettes det tekniske budget i forhold til tre forhold: Mængdeændringer: budgetoplægget tilpasses ændringer i mængder, herunder prognoser for børn, skoleelever, ældre og på overførelsesområdet kontanthjælpsmodtagere, førtidspensionister etc. Lovgivning: ny lovgivning, som er fremsat efter vedtagelsen af budget 2014, og som har økonomiske konsekvenser. Byrådets beslutninger: beslutninger, som Byrådet har taget efter vedtagelsen af budget 2014-2017, og som har økonomiske konsekvenser. Det tekniske budget vurderes endvidere i forhold til regnskab 2013 og det forventede regnskabsresultat for 2014. Side 8 af 20

Det tekniske budget forelægges direktionen den 20. maj og Økonomiudvalget den 27. maj. Alle de foretagne ændringer fremlægges, så der er mulighed for en samlet politisk stillingtagen til ændringerne, herunder til konsekvenserne i forhold til realvækst mv. Det tekniske budget fremsendes til fagudvalgenes orientering. Det tekniske budget udgør herefter grundlaget for direktionens videre arbejde med at skabe et budgetoplæg til Byrådets budgetseminar. Der vil dog løbende frem til udgangen af juli kunne indarbejdes tekniske ændringer i budgetoplægget. Det skyldes, at nogle prognoser først er endeligt på plads i løbet af juni, og at lov- og cirkulæreprogrammet først kendes ultimo juni. Eventuelle tekniske ændringer efter den 1. august skal indgå i den politiske behandling. Ambitionen er, at der ikke efter 1. august opstår tekniske ændringer, som skævvrider den politiske behandling med yderligere udgifter/behov for besparelser. 2.2. Fastsættelse af råderum og indledende drøftelser i fagudvalg Ved de seneste tre års budgetlægninger er der skabt et væsentligt råderum ved hjælp af effektiviseringsstrategien. De seneste år er der derfor kun udarbejdet meget få besparelsesforslag, som bevirker en reduktion af serviceniveauet. Det forventes, at behovet for at etablere et råderum vil være større ved dette års budgetlægning sammenlignet med de seneste tre års budgetlægninger. Det er derfor nødvendigt at udarbejde et egentligt katalog med besparelsesforslag. Målet er, at der udarbejdes et katalog med driftsreduktioner på 30 mio. kr., og at minimum 17 mio. kr. heraf skal komme fra effektiviseringer. I april har fagudvalgene indledende drøftelser af ideer og initiativer, der kan bidrage til at skabe et råderum. Direktionens bruttokatalog over effektiviseringsemner indgår i drøftelserne i fagudvalgene. Økonomiudvalget fastsætter primo april et konkret mål for, hvor stort råderummet skal være samt pejlemærker for, hvor meget hvert enkelt område forventes at bidrage med. 2.3. Procedure for etablering af et råderum - administrationen Fra april og frem til primo juni uarbejdes et katalog med effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelsesforslag på samlet 30 mio. kr. Arbejdet med at skabe et råderum følger to spor: Spor 1: Det helhedsorienterede perspektiv Det helhedsorienterede perspektiv har fokus på kommunen som helhed. Der er fokus på løsninger, der går på tværs i organisationen, og som vedrører flere forskellige fagområder. Jo flere tværgående effektiviseringsgevinster, der kan anvises, desto mindre bliver kravet om effektiviseringsgevinster på de enkelte fagområder. Processen understøttes af, at direktionen udarbejder et effektiviseringskatalog, hvor der angives en række emner og temaer, som skal undersøges nærmere i forbindelse med budgetlægningen. Effektiviseringsemnerne kan både være af tværgående karakter samt vedrøre det enkelte fagområde. Side 9 af 20

Understøttende handlinger: - Direktionen udarbejder et bruttokatalog med effektiviseringsemner senest medio marts - Administrativt budgetseminar i april med chefteamet med fokus på kommunens samlede økonomi og kommunen som helhed og effektiviseringer - Hovedudvalget drøfter effektiviseringskataloget og kommer med bemærkninger og forslag. Spor 2: Budgetarbejdet i de enkelte udvalg/fagområder Ud over den helhedsorienterede tilgang stilles der krav om, at de enkelte udvalg/fagområder bidrager med effektiviseringsforslag og besparelsesforslag. Dette krav understøttes af konkrete mål for, hvor meget det enkelte område forventes at bidrage med. Kravet til de enkelte områder justeres i forhold til de tværgående effektiviseringsgevinster, der anvises. Understøttende handlinger: - Økonomiudvalget formulerer krav til de enkelte områder om effektiviseringer og besparelser - Budgetarbejdsgrupper bestående af direktør, afdelingschef og relevante nøglepersoner behandler direktionens effektiviseringskatalog og udarbejder forslag til effektiviseringer og besparelser - Involvering af MED-udvalgene o Direktionens bruttokatalog med effektiviseringsgevinster sendes til kommentering i de enkelte MED-udvalg. o o MED-udvalgene kommer med bemærkninger og ideer til effektiviseringer. MED-udvalgenes bemærkninger og ideer sendes til effektiviseringssekretariatet senest 1. maj. Svarene behandles i budgetarbejdsgrupperne. Primo juni drøfter fagudvalgene effektiviseringsforslag, budgettilpasninger og besparelsesforslag på udvalgenes områder. Medio juni forelægges det samlede katalog med effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelser for Økonomiudvalget. Målet er, at de tværgående initiativer og forslag skal bidrage til råderummet med 10 mio. kr. Forslag inden for de enkelte udvalg/fagområder skal bidrage til råderummet med 20 mio. kr. 2.4. Drøftelse af overordnede initiativer og anlæg i fagudvalgene (april-primo juni) Ud over drøftelserne i fagudvalg om etablering af et råderum skal fagudvalgene som en del af budgetlægningen drøfte de overordnede initiativer, der er igangsat inden for udvalgets område og forventninger til fremtidig udvikling og indsatser. Derudover kan det være relevant for fagudvalgene at drøfte budget 2015 med udgangspunkt i følgende områder: Anlæg Temaplaner og andre politikker samt større projekter Status på igangsatte analyser Regnskabsresultatet for 2013 og realisering af budget 2014. Side 10 af 20

På baggrund af drøftelserne i fagudvalgene udarbejdes forslag til drifts- og anlægsønsker, som indgår i prioriteringen på budgetseminaret i august. Driftsønsker kan kun forventes at nyde fremme, hvis effektiviseringer, budgettilpasninger eller besparelser har skabt et råderum til det. Ved prioriteringen af driftsønskerne vil der blive lagt vægt på, at ønsket kan bidrage til at gøre Vejen Kommune til en mere attraktiv erhvervs- og bosætningskommune, der skaber rammer og muligheder for trivsel, kvalitet og vækst. Anlægsønsker, der medfører et driftsmæssigt rationale, søges prioriteret. Som udgangspunkt vil anlægsønsker under 100.000 kr. ikke blive imødekommet. Det tilstræbes, at der under hvert fagudvalg afsættes en anlægspulje, som kan finansiere mindre anlægsprojekter efter konkrete ansøgninger. Direktionen prioriterer driftsønsker og anlægsønsker medio juni. Direktionens forslag til prioritering fremsendes til Økonomiudvalgets og fagudvalgenes orientering i juni. 2.5. Økonomiaftalen og status på budgetlægningen Regeringen og KL indgår sædvanligvis aftalen om næste års økonomi medio juni. Efter at Økonomiaftalen er indgået, får Økonomiudvalg og Byråd en samlet status på budgetlægningen: Gennemgang af Økonomiaftalen Katalog over forslag til effektiviseringer og besparelser Kataloger med driftsønsker og anlægsønsker De præcise konsekvenser af Økonomiaftalen kendes først i løbet af juli og vil blive forelagt på Økonomiudvalgsmødet den 5. august. 2.6. Direktionens budgetoplæg (august) På baggrund af drøftelserne i Økonomiudvalget og i fagudvalgene udarbejder direktionen et budgetoplæg. Hvis budgetoplægget indeholder ændrede serviceniveauer, skal det fremgå tydeligt med henblik på den efterfølgende politiske behandling. Direktionen fremlægger desuden forslag til investeringsoversigt samt oversigt over eventuelle tekniske ændringer som følge af Økonomiaftalen. Budgetoplægget behandles i Økonomiudvalget den 5. august. Konsekvenser af direktionens budgetoplæg i forhold til det oprindelige budgetoverslagsår 2015 forelægges Byrådet på budgetseminaret. 2.7. Budgetseminar (august) Byrådet afholder budgetseminar den 21. og 22. august. På budgetseminaret fremlægges direktionens budgetoplæg for 2015-18. Det nærmere indhold af budgetseminaret besluttes af Økonomiudvalget i august 2014. Side 11 af 20

2.8. Budgetforslag (september-oktober) På baggrund af prioriteringerne på budgetseminaret udarbejder Økonomiudvalget et budgetforslag, der lever op til målsætningerne i den økonomiske politik. Budgetforslaget fremlægges til 1. behandling den 9. september og 2. behandling i Byrådet den 7. oktober 2014. 2.9. Dialog og høring (juni-oktober) Vejen Kommune har fokus på at inddrage relevante parter i budgetlægningen. Dertil kommer det generelle krav om offentlighed i forvaltningen og i særdeleshed åbenhed om kommunens økonomiske forvaltning. Følgende skal sikre dette: Det tekniske budget samt udvalgenes økonomiske rammer forelægges institutionerne til orientering. Der afholdes temamøder i regi af MED-aftalen. Der afholdes møder mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget. Der afholdes høring mellem 1. og 2. behandling, hvor budgetforslaget fremlægges for de formelle høringsparter og for offentligheden. Der afholdes informationsmøde med alle kommunens ledere umiddelbart efter budgetvedtagelsen. Afdelingerne skal i samarbejde med Intern Service sikre, at forslag til besparelser eller effektiviseringer forelægges de relevante institutioner forinden indarbejdelse i budgetforslaget. Når budgetforslaget foreligger efter Byrådets 1. behandling, fremsendes det til officiel høring hos de relevante parter: Ældrerådet, Handicaprådet, bestyrelser for institutioner etc. Side 12 af 20

2.10. Årshjul for budgetarbejdet Udarbejdelse af strategi for budgetlægningen. Udarbejdelse af populærudgave af budgettet. Indberetning af sidste ændringer i budgettet og udarbejdelse af det trykte budget. November December Januar Februar Regnskabsafslutning. Opgørelser af overførsler af drifts- og anlægsmidler til efterfølgende år. Regnskabsbemærkninger. Udarbejdelse af teknisk budgetforslag (frem til ultimo juni). Vedtagelse af budgettet senest 15. oktober. Oktober Marts Budgetopfølgning pr. 31/3. Byrådets 1. behandling af budget og høringsfase. September April Økonomiudvalget fastsætter behov for råderum i budgettet Drøftelser i fagudvalg om råderum og ønsker Budgetopfølgning pr. August 31/8. Budgetproces med byrådsseminar medio august. Direktion og Økonomiudvalg behandler budgetoplægget. Juli Færdiggørelse af det administrative budgetoplæg. Udarbejdelse af halvårsregnskab. Beregning af finansieringssiden. Juni Indgåelse af aftale mellem Regeringen og KL om næste års økonomi. Fastsættelse af 4-årigt Økonomiudvalget Orientering om status på budgetlægningen: Økonomiaftalen, katalog med effektiviseringer og besparelser samt budgetønsker. Fremlæggelse af Maj regnskabet inkl. overførsler. Oplæg til investeringsoversigt og finansieringsoversigt. behandler det tekniske budgetforslag. Side 13 af 20

3. Samlet tids- og handlingsplan Primo april 10. maj Udarbejdelse af teknisk budget. Udarbejdelse af investeringsoversigt 2015 2018 Udarbejdelse af oplæg til finansieringsoversigt, Foreløbig beregning af servicevæksten mellem Budget 2014 og det tekniske budget for 2015. Endvidere foretages nyberegninger af renter, finansforskydninger og finansiering. April primo juni Drøftelse og behandling af forslag til effektiviseringer og besparelser samt budgetønsker. Senest ultimo marts Primo april April Opstartsmøde om budgettet med fokus på tværgående temaer og råderum. 10. maj Frist for fremsendelse af tekniske ændringer Maj Temamøde for Byrådet om budgetlægningen og Vejen Kommunes økonomi 20. maj Behandling af det foreløbige tekniske budget for drift, anlæg og finansieringssiden. Herefter fremsendes det tekniske budget til behandling i Økonomiudvalget. Frem til 27. maj Afdelingschefer sender forslag til effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelser samt drifts- og anlægsønsker til Intern Service 27. maj Økonomiudvalget behandler det tekniske budgetforslag. Efter den 27. maj Fagudvalgene orienteres om det tekniske budget. 10. juni Drøftelse af effektiviseringstiltag, Afdelinger og Intern Service - Budget Afdelinger og Intern Service - Budget Intern Service Fagudvalgene Direktionen udarbejder et bruttokatalog med effektiviseringsemner Økonomiudvalget fastsætter mål for råderum og pejlemærker for de enkelte områder Chefteamet Afdelinger og Intern Service Byrådet Direktionen Afdelinger og Intern Service Økonomiudvalg Fagudvalg Direktionen Side 14 af 20

budgettilpasninger og besparelseskatalog. Prioritering af drifts- og anlægsønsker. Herefter fremsendes katalogerne til fagudvalgenes orientering. Medio juni Orientering om: Økonomiaftalen Katalog med effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelser Kataloger med budgetønsker Medio juni Administrativt orienteringsmøde om budgettet. Juni Orientering om budgetlægningen. Juli Færdiggørelse af det administrative budgetoplæg, herunder finansieringssiden. 5. august Direktionen forelægger budgetoplægget: Tekniske ændringer Råderum Yderligere initiativer Primo august Evt. drøftelse af status på budgetlægningen. 21. og 22. august Budgetseminar. Politiske drøftelser og prioriteringer på baggrund af budgetoplægget. 2. september Færdiggørelse af totalbudget med henblik på oversendelse til 1. behandling i Byrådet. Økonomiudvalg og efterfølgende Byråd Direktion og afdelingschefer Hovedudvalget Afdelinger og Intern Service Økonomiudvalget Fagudvalgene Byråd og Direktion Økonomiudvalget 9. september 1. behandling af budget. Byråd 10.-24. september Høringsperiode for de til 2. behandling oversendte forslag til drift og anlæg. 25. september 29. september Behandling af høringssvar. 30. september 2 Behandling af høringssvar og afsluttende indstilling til 2. behandling i byråd. MED-udvalg, bestyrelser og institutioner Fagudvalgene (Datoer for møder i fagudvalgene bør fastsættes hurtigst muligt) Økonomiudvalg Side 15 af 20

7. oktober 2. behandling af budget. Byråd 8.- 24. oktober Indberetning af de vedtagne budgetter til økonomisystem, Indenrigs- og Sundhedsministeriet og KL. Senest 28. november Kontoplan for 2014 med budget udsendes til afdelinger og institutioner m.v. Senest 2. december Udarbejdelse af det trykte budget, kopiering og udsendelse. Intern Service Intern Service Intern Service 4. Administrativ budgetvejledning Direktionen skal sikre, at der er udarbejdet et kvalificeret budgetoplæg til Byrådets budgetseminar i august måned. Byrådets budgetseminar danner grundlag for Økonomiudvalgets forslag til budget 2015-18. Ved et kvalificeret budgetoplæg forstås: Et budget, hvor der er balance mellem indtægter og udgifter, og som overholder de økonomiske målsætninger Et katalog med effektiviseringstiltag, budgettilpasninger og besparelsesmuligheder (serviceniveauer) Et katalog med prioriterede ønsker til driften Et katalog med prioriterede anlægsprojekter. 4.1. Teknisk budget - drift I løbet af perioden fra marts ultimo juni udarbejder direktionen og afdelingscheferne et teknisk budgetforslag, som tager udgangspunkt i budgetoverslagsåret 2015. Budgetoverslagsåret 2015 fremskrives med KL s pris- og lønstigninger, som udmeldes i marts måned. Derefter tilrettes budgetforslaget i forhold til fire forhold: Mængdeændringer: budgetforslaget tilpasses ændringer i mængder, herunder prognoser for børn, skoleelever, ældre og på overførelsesområdet kontanthjælpsmodtagere, førtidspensionister etc. Lovgivning: ny lovgivning, som er fremsat efter vedtagelsen af Budget 2014, og som har økonomiske konsekvenser. Byrådets beslutninger: beslutninger, som Byrådet har taget efter vedtagelsen af budget 2014-2017, og som har økonomiske konsekvenser. Regnskab 2013 og forventet regnskab 2014: det tekniske budget skal vurderes i forhold til regnskabet for 2013 og det forventede regnskabsresultat for 2013, med henblik på at inddrage eventuel viden om områder, som i 2014 er over- eller underbudgetteret. Vurderingen finder sted frem til 1. august 2014. Det tekniske budgetforslag forelægges for direktionen den 20. maj og for Økonomiudvalget den 27. maj. Det tekniske budgetforslag forelægges de øvrige politiske Side 16 af 20

udvalg i løbet af juni til orientering. Alle de foretagne ændringer fremlægges, så der er mulighed for en samlet politisk stillingtagen til ændringerne, herunder til konsekvenserne i forhold til realvækst m.v. Direktionen kan forud for den politiske behandling beslutte, at der skal udarbejdes konkrete forslag vedrørende tekniske ændringer, hvor der kan anvises alternativer med anden udgiftsmæssig konsekvens. Der vil dog løbende frem til udgangen af juli kunne indarbejdes tekniske ændringer i budgetforslaget. Det skyldes bl.a., at lov- og cirkulæreprogrammet først kendes medio juni. Det tekniske budgetforslag forelægges direktionen og Økonomiudvalget igen ultimo juni. 4.2. Ændringer efter den 1. august Eventuelle tekniske ændringer efter den 1. august skal indgå i den politiske behandling, og behandles og prioriteres på lige fod med ønsker og besparelser i august oktober. Årsagen er, at det skal sikres, at det tekniske budget er gennemarbejdet. Ambitionen er, at der ikke efter 1. august opstår tekniske ændringer, som skævvrider den politiske behandling med yderligere udgifter eller besparelser som følge af tekniske ændringer. Nye ønsker og ændringer til budgettet, som ikke er tekniske ændringer i henhold til ovenstående punkter, skal behandles politisk på budgetseminaret og efterfølgende i Byrådet. 4.3. Effektiviseringer, budgettilpasninger og besparelsesforslag Administrationen udarbejder et katalog indeholdende effektiviseringsforslag og besparelsesforslag. Det skal af kataloget fremgå, om forslaget bevirker en reduktion af det eksisterende serviceniveau. Effektiviseringer er blandt andet kendetegnet ved: nye løsninger, der gør det muligt at frigøre midler til omprioritering, uden at det berører servicen på området. nye løsninger, der gør det muligt at levere service i uforandret kvalitet for en større gruppe brugere for et uforandret eller reduceret budget. I modsætning til effektiviseringer er besparelser budgetreduktioner som følge af reduktioner af serviceniveauet. Fristen for fremsendelse af effektiviseringsforslag og besparelsesforslag er den 27. maj. 4.4. Budgetønsker drift og anlæg Generelt Som en del af budgetprocessen indhenter direktionen ønsker fra afdelingscheferne til nye aktiviteter inden for drift og anlæg, indeholdende forslag til finansiering. Direktionen vurderer hvert enkelt forslag og placerer dem i én af nedenstående kategorier: 1) Absolut nødvendig/karakter af teknisk ændring 2) Kræver særskilt politisk stillingtagen Side 17 af 20

3) Kan ikke anbefales af direktionen. Direktionen foretager endvidere en prioritering af de ønsker, som placeres i kategori 2. Prioriteringen vil blive foretaget på baggrund af følgende kriterier: Belysning af aktiviteten og anvist finansiering Sammenhæng med temaplaner og øvrige politikker Værdi i forhold til at sikre kvaliteten i serviceniveauet Driftsønsker Driftsønsker fremsendes til Intern Service senest den 27. maj. Beskrivelser af forslag til nye aktiviteter eller ophør af aktiviteter foretages på de udarbejdede skabeloner. Direktionen prioriterer driftsønskerne primo juni og fremsender herefter ønskerne til fagudvalgene. Anlægsønsker Anlægsønsker fremsendes til Intern Service senest den 27. maj. Direktionen prioriterer ønskerne og fremsender dem til fagudvalgene senest medio juni. Anlægsønskerne behandles af fagudvalgene, som kan anmode direktionen om at belyse konkrete ønsker yderligere. Projektforslag vedrørende anlæg skal indeholde en indholdsmæssig beskrivelse af projektet, finansiering (anlægsbudget) samt afledte konsekvenser for driften, herunder finansiering af afledte driftsudgifter. Projektforslag bør så vidt muligt beskrive tilhørsforhold til udbygningsplaner, langtidsplanlægning og videreførelse af igangværende arbejder. De enkelte afdelinger samarbejder med Bygningsservice omkring prissætning mv. af anlægsprojekter. Der opstilles herefter en samlet oversigt over igangværende og kommende investeringsprogrammer. Side 18 af 20

5. Fikspunkter for budget- og regnskabssamarbejdet i 2014 Marts: Afholdelse af Kommunalpolitisk Topmøde (den 20.-21. marts) April: Maj: Juni: Regionale møder (den 2., 3. og 8. april) hvor økonomiudvalgsmedlemmer fra alle landets kommuner inviteres til debat om økonomi-forhandlingerne for 2015. Indberetning af prognosetal for regnskab 2014 til KL med frist den 23. april. Ø98-møde (den 23. april). K98-møde (den 29. april). Borgmestermøde (den 13. maj). Sammenfatning af drøftelserne på de regionale møder samt drøftelse af prognosen for regnskab 2014. KL gennemfører som forberedelse til økonomiforhandlingerne en undersøgelse af kommunernes generelle økonomiske situation samt en specifik undersøgelse af overførselsudgifterne med henblik på at vurdere den fremadrettede udgiftsudvikling på området. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde (primo juni). Status for økonomiforhandlingerne drøftes. KL s sekretariat afholder orienteringsmøder landet over om indholdet i en eventuel økonomiaftale. August: Indberetning af prognosetal for budget 2015 og regnskab 2014 til KL med frist den 20. august. Ø98-møde (den 26. august). K98-møde (den 27. august). Kommunalbestyrelserne godkender senest 1. september halvårs-regnskabet og det forventede helårsregnskab. September Indberetning til Økonomi- og Indenrigsministeriet vedrørende det forventede regnskabsresultat for 2014 i forlængelse af halvårsregnskabet. Borgmestermøde (den 1. september). Drøftelse af landsprognosen vedrørende budget 2015 og regnskab 2014. Fornyet indberetning af prognosetal for budget 2015 til KL med frist den 11. september. K98-møde (den 16. september). Borgmestermøde (den 18. september). Drøftelse af landsprognosen vedrørende budget 2015. Dialog mellem KL og kommunerne om budgettallene frem mod den endelige budgetvedtagelse medio oktober. Oktober: Side 19 af 20

Repræsentantskabsmøde (den 23. oktober). Budgetresultatet og det fælleskommunale samarbejde sættes på dagsordenen. November: Indberetning af prognosetal for regnskab 2014 til KL med frist den 7. november. December Ø98-møde (den 10. december). Side 20 af 20