Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 9947 1112 Indenrigs- og Sundhedsministeriet Slotsholmsgade 10-12 1216 København K Internet: E-mail: www.broenderslevdronninglund.dk Raadhus@brslevkom.dk drlkom@dronninglund.dk Dato: 14. november 2005 J. nr.: Sagsbeh.: Henrik Aarup-Kristensen Lokaltlf.: 9945 4570 Ansøgning om 28,5 mio.kr. i lånedispensationsadgang til visse engangsinvesteringer i forbindelse med kommunalreformen Brønderslev-Dronninglund Kommune søger hermed om 28,5 mio.kr. i øget låneramme til finansiering af engangsudgifter knyttet til kommunesammenlægningen. Brønderslev-Dronninglund Kommune dannes ved indgangen til 2007 ved sammenlægning af to kommuner, og får tilsammen ca. 35.500 indbyggere. Økonomisk er der tale om to særligt vanskeligt stillede kommuner med et beskatningsgrundlag på henholdsvis 80% og 83% af landsgennemsnittet. Skatteprocenten i de to nuværende kommuner er med henholdsvis 21,6% og 21,7% på et relativt højt niveau. Den forventede kassebeholdningen ved indgangen til 2007 må på baggrund af de vedtagne budgetter for 2006 forventes at være ca. 25 mio.kr., hvilket må betragtes som værende et lavt niveau for en kommune af denne størrelse. Det skal desuden bemærkes, at begge kommuner har budgetteret med fuld udnyttelse af lånerammen for 2006. Målet for de skitserede projekter er sikker drift baseret på ensartede teknologiske løsninger. Desuden er det målet at kunne overtage de relevante data fra amtet og fra staten i forbindelse med overdragelse af opgaver herfra til kommunen. Det er lagt til grund, at de eksisterende IT-koncepter i den nuværende Brønderslev Kommune skal udrulles i den nuværende Dronninglund Kommune. Hermed vil den nye kommune få en samlet platform, som er tidssvarende og hvor børnesygdommene er rettet. I forlængelse heraf er det lagt til grund, at den kommunale egenfinansiering langt hen ad vejen er dækket ind ved de tidligere afholdte investeringer i Brønderslev Kommune. Det har i forlængelse af udmeldingerne fra Regeringen været en klar forudsætning i begge de to Byråd, at det vil være muligt at låne til de nødvendige investeringer i forbindelse med kommunesammenlægningen. Der er derfor ikke afsat særskilte midler i de to kommuners budgetter til finansiering af kommunesammenlægning ud over de beløb, som fremgår af nedenstående skemaer. Den sammenlagte kommunes økonomiske situation gør det endvidere nødvendigt, at der kan lånes, idet hverken driftsbudgetterne eller kassebeholdningen kan finansiere de betydelige merudgifter ved kommunesammenlægningen. Den videre disponering af ansøgningen følger punkterne i afsnit 3 i Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning af 31. august 2005. Endelig er der til sidst i ansøgningen en redegørelse for de forventede udgifter til bygningsmæssige ændringer, som ønskes lånefinansieret. Side 1/8
De angivne beløb i kolonnen Egenfinansiering svarer til de totaludgifter, der er afholdt. Beløbene i kolonnen Lånefinansiering bygger på konkrete tilbud eller kalkulationer med baggrund i allerede eksisterende løsninger i en af kommunerne. Overslagene er markeret med anslået. 1. Datakonvertering, herunder harmonisering, maskinel konvertering og konsulentbistand Begge kommuner anvender KMD i udstrakt grad, og der er et betydeligt sammenfald i anvendelsen af systemer og moduler. Alligevel ventes den samlede konverteringsudgift at løbe op i 10 mio.kr. inkl. tilkøb af delmoduler, som p.t. kun anvendes i den ene af kommunerne. Brønderslev Kommune har igennem et par år været i gang med implementering af omsorgssystem på ældreområdet. Dronninglund Kommune har for nylig valgt samme system, således at der alene udestår konverteringsudgifter til samkøring af data. I forbindelse med kommunesammenlægningen flettes Brønderslev Biblioteks system sammen med Dronninglund Biblioteks system via NjL (Det nordjyske Landsbibliotek). Begge kommuner anvender i dag Mikromaster som skole-bibliotekssystem. Disse systemer forudsættes opgraderet til Mikromaster overbygningen Integra. I denne forbindelse dannes der desuden en fælles skole-biblioteksdatabase. Dronninglund har et ældre UNIX-baseret sags- og journalsystem, som ikke kan afvikles på den nye platform. Der er derfor behov for at konvertere data i sags- og journalsystemet til et format, som kan afvikles på kommunens nye platform. Harmonisering af KMD-systemer 0 10.000.000 Harmonisering af omsorgssystemer 2.263.000 200.000 Harmonisering af bibliotekssystemer 0 380.000 Harmonisering af skole-bibliotekssystemer 0 125.000 Konvertering af data fra sags- og journalsystem 0 150.000 I alt 2.263.000 10.855.000 2. Applikationer og databaseprogrammel Ingen af de to kommuner har i dag et ESDH-system. Anbefalingerne fra KL betyder, at det bliver nødvendigt at anskaffe et sådant, bl.a. af hensyn til at kunne overtage data fra de amtslige systemer. Der bliver desuden behov for et nyt byggesagsstyringssystem til håndtering af opgaver fra amtet. Ejendomsdatabasen og Miljødatabasen, som anvendes i Brønderslev Kommune, genanvendes til den nye fælles kommune. Kortsystemet Map-Info, som anvendes i begge kommuner, genanvendes til den nye fælles kommune. Side 2/8
Vejsystemet ROSY, som anvendes i Dronninglund kommune, genanvendes til den nye fælles kommune. Til ovenstående systemer skal der indkøbes flere licenser, konverteres data, samt gennemføres generel uddannelse. Der bliver behov for tilkøb af programmer ved overtagelse af AF-medarbejdere. Den nye kommune har fået oplyst, at kommunen skal overtage 14 medarbejdere. Systemer til håndtering af data fra Amtet 0 624.000 Nyt byggesagssystem 0 110.000 Nyt ESDH-system 0 3.708.000 Jobcenter 0 Anslået 250.000 I alt 0 4.692.000 3. Tele og datakommunikationsforbindelser Brønderslev Kommunes netværk er baseret på fiberteknologi og Cisco-udstyr. Dronninglund Kommunes netværk er baseret på trådløs teknologi og Nortel. Brønderslev Kommunes telefoni er baseret på en Siemens Hipath 4500 platform, med både analoge og IP telefoner. Dronninglund Kommunes telefoni er baseret på en Matra platform, med både analoge og IP telefoner. Brønderslev Kommunes netværk baseret på fiberteknologi og Cisco udstyr genanvendes. Dronninglund Kommunes netværk baseret på trådløs teknologi og Nortel, erstattes med fiberteknologi og Cisco udstyr. Dronninglund Kommune har indgået aftale med det lokale El-selskab ESV om køb af fiber, som forbinder de kommunale institutioner. Nettet er etableret ved udgangen af 2005. Denne aftale er dels aktualiseret af, at kommunens hidtidige trådløse netværk har kapacitetsproblemer, og det vil være for dyrt at opgradere dette net, dels at der herved opnås et ensartet netværk i den nye kommune. Det er forudsat, at denne aftale finansieres indenfor kommunernes eget budget. Brønderslev Kommunes telefoni genanvendes, da det ved valg af leverandør indgik som en klar forudsætning, at systemet skulle være forberedt for en kommunesammenlægning. Denne platform rulles ud i Dronninglund Kommune. Det er dermed en helt moderne, tidssvarende og funktionsdygtig løsning, der nu ønskes rullet ud i Dronninglund Kommune. De analoge telefoner i Dronninglund Kommune genanvendes i relevant omfang. Brønderslev Kommune har i dag et arbejdsmarkedscenter, som er fuldt integreret data og netværksmæssigt i kommunen. Dette center genanvendes til jobcenter i Brønderslev. Der er desuden kalkuleret med etablering af et nyt jobcenter i Dronninglund. Udgifterne til tele- og dataforbindelser er anslået ud fra en beliggenhed i Dronninglund By. Side 3/8
Forhandlingerne med amtet om overtagelse af amtsinstitutioner afsluttes først i begyndelsen af 2006, og der hersker derfor en vis usikkerhed m.h.t. antallet af amtsinstitutioner, som kommunen skal overtage. Der er her kalkuleret med, at Brønderslev-Dronninglund Kommune overtager 9 amtsinstitutioner, og at der på hver institution skal være 3 administrative arbejdspladser. M.h.t. harmonisering af skole-it, skal det anføres, at Brønderslev kommunes skoler er harmoniseret med en fælles Tele- og IT-platform. Estimatet for lånefinansieringen bygger derfor udelukkende på en harmonisering af skoler i Dronninglund Kommune, med udgangspunkt i de ressourcer der er anvendt i Brønderslev Kommune. Kr. Fibernet 6.090.000 0 Fælles telefoni 1.400.000 1.100.000 Jobcentre 300.000 Anslået 300.000 Overtagne amtsinstitutioner 0 Anslået 500.000 Harmonisering af skole IT 0 1.000.000 I alt 7.790.000 2.900.000 4. Nødvendige servere, inkl. styresystem Brønderslev Kommunes servere er baseret på Windows 2003. Dronninglund Kommunes servere er baseret på Windows NT og Unix, hardwaren baseret på traditionelle servere og tykke klienter. Brønderslev Kommunes servere genanvendes, og denne platform rulles ud i Dronninglund Kommune. Det er dermed en helt moderne og tidssvarende løsning, der nu ønskes rullet ud i Dronninglund Kommune. Nedenstående beløb til servere til håndtering af amtssystemer er anslået, idet vi alene ved, at der bliver behov for overtagelse af data, men endnu ikke har en sikker viden om den nødvendige datakraft til de nye servere. Nedenstående beløb til ESDH-systemet knytter sig til indkøb af den nødvendige serverkapacitet. Med udgangspunkt i de afholdte investeringer i servere samt tilhørende styresystem i Brønderslev Kommune, er det anslået, at Dronninglund vil have samme behov når man ser på den nuværende skolestruktur. Servere til håndtering af amtssystemer 0 Anslået 100.000 Servere til brugere i administrationen 0 622.000 Servere til ESDH-system 0 523.000 Harmonisering af skole IT 0 230.000 I alt 0 1.475.000 Side 4/8
5. Anden nødvendig hardware (arbejdspladsudstyr mv.) Brønderslev Kommunes hardware er baseret på Citrixmiljø med tynde klienter. Dronninglund Kommune er baseret på traditionelle Pc er. Brønderslev Kommunes opsætning med servere og tynde klienter genanvendes, og denne platform rulles ud i Dronninglund Kommune. Det er dermed en helt moderne og tidssvarende løsning, der nu ønskes rullet ud i Dronninglund Kommune. Brønderslev Kommune kører i dag med Remote backup, mens Dronninglund Kommune har eget tape back-up system. I forbindelse med indførelse af et ESDH-system vil begge de nuværende systemer være for dyre og for langsomme. Der er derfor kalkuleret med indkøb af et nyt back-up system. Systemet forventes finansieret indenfor de eksisterende budgetter. Jf. afsnit 3 er der kalkuleret med overtagelse af 9 amtsinstitutioner. Udover investering i serverkraft, jf. afsnit 4, må der påregnes en merudgift til udstyr til brugere i den nuværende Dronninglund Kommune. Eksisterende udstyr genanvendes i videst muligt omfang. Udstyr til jobcentre. Der er kalkuleret med køb af hardware til 14 nye medarbejdere á 5.000 kr. pr. stk. Udover investering i serverkraft, jf. afsnit 4, må der påregnes en merudgift til udstyr til skolerne i den nuværende Dronninglund Kommune. Eksisterende udstyr genanvendes i videst muligt omfang. Backupsystem 840.000 0 Udstyr til overtagne amtsinstitutioner 0 135.000 Udstyr til brugere i administrationen 0 Anslået 500.000 Udstyr til jobcentre 0 70.000 Harmonisering af skole IT 0 1.350.000 I alt 840.000 2.055.000 6. Øvrig nødvendig software (licenser mv.) Brønderslev kommunes arbejdsstationer er baseret på Citrix, Linux, XP og Office 2003. Dronninglund Kommunes arbejdsstationer er baseret på et mix af Windows 98, Windows 2000, XP og Office 97 og Office 2003. Brønderslev Kommunes eksisterende software-opsætning genanvendes fuldt ud. Der vil være behov for tilkøb af software-licenser til de nuværende arbejdspladser i Dronninglund Kommune. Tilsvarende vil der være behov for tilkøb af software-licenser til de amtsinstitutioner, som kommunen overtager. Side 5/8
Jf. afsnit 2 vil der være behov for et ESDH-system. Der er her kalkuleret med de relevante udgifter til licenser. Programmer til jobcenter. Der er kalkuleret med køb af software til 14 nye medarbejdere á 6.000 kr. pr. stk. Jf. afsnit 5 vil der være behov for harmonisering af skolernes IT. Der er her kalkuleret med de relevante udgifter til licenser. Software til overtagne amtsinstitutioner 0 174.000 Brugere i administrationen 0 2.518.000 Nyt ESDH-system (MS-licenser) 0 66.000 Jobcentre 0 84.000 Harmonisering af skole IT 0 358.000 I alt 0 3.200.000 7. Anden konsulentbistand til programmering, projektledelse og implementering I forbindelse med indførelse af et ESDH-system er der betydelige udgifter til projektledelse, arbejdsgangsanalyser og uddannelse. Ved samkøring af de to kommunernes fibernet er det nødvendigt at udarbejde en ny fælles IP-plan. Ved kommunesammenlægning er det nødvendigt at sammensmelte de to kommunernes basisdata. Den nye kommune råder ikke selv over de nødvendige kompetencer til gennemførelse af ovenstående opgaver, hvorfor det er forudsat, at der bliver købt bistand til disse opgaver. Nyt ESDH (projektledelse, implementering, udd.) 0 1.191.000 Etablering af fælles IP-plan 0 75.000 Samkøring af basisdata 0 Anslået 100.000 I alt 0 1.366.000 8. Standarder og fælles offentlige retningslinjer. I Brønderslev-Dronninglund Kommunes IT-strategi indgår det som et væsentligt element, at IT-anskaffelser overholder de centralt udmeldte OIO IT-standarder og andre fælles offentlige retningslinjer fra Ministeriet for Videnskab Teknologi og Udvikling samt KL vedrørende IT-arkitektur og digital forvaltning m.v. På nuværende tidspunkt overholdes allerede en del af de udmeldte standarder (Tilgang til brugerrettede Web-løsninger (XHTML), Dokumentformater (PDF Reference v. 1.5), Sikker kommunika- Side 6/8
tion (OCES Digital Signatur) og Datadefinitioner (XML 1.0, XML Schema 1.0 og OIOXML NDR)). Brønderslev-Dronninglund Kommunes IT-strategi indeholder følgende hovedindsatsområder med henblik på at få etableret fuld digital forvaltning: 1. Etablering af fælles standardiseret IT-platform 2. Digital administration, Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) 3. Elektronisk borger- og virksomhedsservice Internet 4. Medarbejderportal / Videnscenter / Intranet I de projekter, hvortil der er ansøgt om lånedispensation, overholdes standarderne og andre fælles offentlige retningslinjer på følgende områder: Etablering af fælles standardiseret IT-platform. Projektarbejdet følger i store træk anbefalingerne i Vejledning om overdragelse af IT-systemer i forbindelse med kommunalreformen. IT-platformen bliver en konsolidering af nuværende løsning i det eksisterende driftsmiljø hos Brønderslev Kommune. Anskaffelse af ESDH-system inkl. relevante integrationsmoduler samt CMS-system. ESDH- og CMS-systemet er valgt fra en FESD-leverandør. Det sikres derfor, at standarderne vedrørende: - Tilgang til brugerrettede WEB-løsninger, Portalintegration, Tegnsæt, Indholdssyndikering, Datadefinitioner og Brugerstyring overholdes. Øvrige standarder overholdes i takt med, at ESDH-/CMS-systemet udbygges med relevante moduler i.f.m. etablering af fuld digital forvaltning. Endvidere kan det oplyses, at den fremtidige IT-sikkerhedspolitik for den ny kommune vil blive udarbejdet på baggrund af DS484. 9. Andre afledte omkostninger Personale De IT-projekter som gennemføres p.g.a. kommunesammenlægningen, kræver en ekstra indsats fra de to IT-afdelinger på ialt 8000 mandtimer. I den forbindelse har Brønderslevs Byråd besluttet at ansætte to ekstra ressourcer i den fælles ITafdeling i hele år 2006. Disse ekstra ressourcer ønskes lånefinansieret. Der er desuden registreret et betydeligt mertidsforbrug på sammenlægningsprojekter generelt i organisationen gennem 2005. Dette generelle mertidsforbrug forventes at fortsætte frem til 31.12.2006. Mertidsforbruget er estimeret til at udgøre ialt 40.000 mandtimer, for den samlede kommunesammenlægning eksl. ressourcetræk på den fælles IT-afdeling. Side 7/8
I estimaterne, er der regnet med en gennemsnitlig timepris på 200 kr. Bygningsmæssige ændringer De eksisterende Rådhuse i henholdsvis Brønderslev og Dronninglund genanvendes. Det er besluttet, at Brønderslev bliver hovedsædet for den nye kommune. I den forbindelse er der behov for at udvide den eksisterende Byrådssal på Rådhuset i Brønderslev. Dette forventes at kunne ske indenfor den eksisterende bygnings rammer. Det er desuden besluttet, at der skal etableres et Servicecenter på Rådhuset i Dronninglund. Det forventes, at dette kan ske ved en omforandring indenfor den eksisterende bygnings rammer. IT-Personale 1.100.000 500.000 Personale generelt 8.000.000 0 Ny Byrådssal på Brønderslev Rådhus 0 500.000 Etabl. af servicecenter på Dronninglund Rådhus 0 1.000.000 I alt 9.100.000 2.000.000 Total I alt 19.993.000 28.543.000 Med venlig hilsen Jens Arne Hedegaard Borgmester Brønderslev Kommune Michael Klitgård Borgmester Dronninglund Kommune Side 8/8