Udkast til Kommunikationsstrategi for Medborgerskabsudvalget Side 1 af 9 Formål med strategien 1. At styrke kendskabet til udvalgets arbejde 2. At klæde udvalgets medlemmer på til at prioritere budskaber og målgrupper. 3. At anvise kanaler og rum for dialog, der kan anvendes i udvalgets konkrete aktiviteter 4. At understøtte udvalget i at realisere kommissoriet. I udkastet til strategi beskrives en række aktiviteter, som udvalget efterfølgende kan vælge at gøre brug af. Som et centralt element anbefales det at udarbejde en elevatortale, der kan bruges, når udvalget kommunikerer om sine opgaver, og sin rolle. Som bilag følger en kort beskrivelse af styrker og svagheder de forskellige kanaler, der vurderes at være relevante i denne sammenhæng. Baggrund Aarhus Kommunes medborgerskabsudvalg er nedsat i 2014. Udvalget består af byrådspolitikere og engagerede borgere, der er udvalgt efter et tilfældighedsprincip, og en efterfølgende interviewrunde. BORGMESTERENS AFDELING Borgmester og Ledelsessekretariatet Aarhus Kommune Borgmester og Ledelsessekretariatet Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte telefon: 89 40 22 23 E-mail: kommunikation@ba.aarhus.dk Direkte e-mail: per@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 14/013722-2 Sagsbehandler: Per Ryolf Udvalgets kommissorium består af følgende seks punkter: 1. Formulere et forslag til en medborgerskabspolitik 2. Udvikle et bredt og alsidigt katalog over borgerinddragelsesmetoder 3. Gentænke kommunikationen mellem borger og kommune 4. Arbejde videre med Mangfoldighedens Dag 5. Ansvar for at udvikle en model til deltagerbudgetter 6. Varetage inddragelse af etniske minoriteter Punkterne er efterfølgende grupperet under overskrifterne: a) Overblik over inddragelsesmetoder b) Medborgerskabspolitik c) Gentænkning af kommunikation mellem kommune og borger.
Kommunikationsstrategien skal understøtte udvalget i at realisere kommissoriet, og kommunikation er således ikke er mål i sig selv, men et middel til at løse de opgaver, byrådet har givet udvalget. Side 2 af 9 En kommunikationsstrategi kan med fordel indeholde konkrete (meget gerne målbare) mål. Der er ikke gennemført nogen forudgående undersøgelser, fx af kendskab til udvalget, og derfor er det ikke alle mål nedenfor, der kan kvantificeres på anden måde end om de gennemføres, eller ej. I eksterne sammenhænge kan udvalgets medlemmer optræde i par - altså en borger og en politiker, hvor det er muligt. Det kan ske ved anledninger, hvor formandskabet repræsenterer udvalget, og anledninger hvor andre medlemmer repræsenterer udvalget. Det kan have en signalværdi at vise denne ligeværdighed i offentligheden. Handlingsplan Der er opstillet tre konkrete mål for udvalgets kommunikationsstrategi på de følgende sider, og der er beskrevet en række ideer, der kan understøtte målene. Listen over ideer er ikke udtømmende. Den kan beriges med input fra andre interessenter, herunder kommunens magistratsafdelinger, som har den direkte kontakt med borgere og egne medarbejdere, og derfor også har et dybereliggende kendskab til hvilke aktiviteter, der vil have størst værdi på deres områder. Forankring af kommunikationsstrategien internt i Aarhus Kommune kan ske i regi af Aarhus Kommunes tværgående styregruppe for kommunikation, hvor de seks magistratsafdelinger alle er repræsenteret. Prioritering af opgaver Det er vigtigt, at der sker en prioritering af, hvilke opgaver og kanaler udvalget vil arbejde videre med, på kort og på lang sigt. Nogle af de beskrevne initiativer kan realiseres hurtigt og billigt; andre kræver længere forberedelsestid og/eller budget. For så vidt angår de kanaler, der er beskrevet i bilag 1, er det vigtigt at stille nogle forudgående spørgsmål, med henblik på at vælge den eller de kanaler, der bedst understøtter den konkrete opgave. Det kan fx være spørgsmål som: Hvem er målgruppen for indsatsen Hvem skal producere konkret indhold Skal der udpeges talsmænd for udvalget ift. opgaven Hvilket budget er der til opgaven
Side 3 af 9
Mål nr. 1: At styrke kendskabet til udvalget Der har været nogen presseomtale af at udvalget er blevet nedsat, men man kan ikke forvente at kendskabsgraden til udvalgets eksistens er specielt høj. Dermed kan man heller ikke forvente den store kendskabsgrad ift. udvalgets mål og konkrete opgaver. Side 4 af 9 Kendskab til udvalgets opgaver og rolle er centralt ift. at sikre støtte, opbakning og legitimitet til initiativer, der tages i regi af udvalget. Ideer, der kan understøtte mål nr. 1: At styrke kendskabet til udvalget: Formulering af en elevatortale, som skal gøre det muligt for udvalgsmedlemmer, sekretariat og andre at fortælle essensen af udvalgets formål og opgaver på max 30 sekunder. Elevatortalen skaber en fælles forståelse internt, og er med til at skabe klare signaler eksternt. Udarbejde og formidle en Blå Bog med præsentation af udvalgets medlemmer. Artikler om udvalgets arbejde til brug på hjemmeside, sociale medier og eventuelt i et lokalt medie. Udvalget kan deltage i møder i fællesråd og andre fora. Udvalget kan forholde sig aktivt - med en ekstern kommunikation - til de kommende Aarhus-mål og Aarhus-fortællingen.
Mål nr. 2: Udvalget skal i dialog med borgerne Medborgerskabsudvalget skal løfte sine opgaver i samarbejde med et mangfoldigt og repræsentativt udvalg af borgere, frivillige, foreninger, virksomheder, råd, eksperter og ansatte i kommunen. Derfor har udvalget brug for tilgængelige kanaler, både i elektroniske og i det fysiske rum. Side 5 af 9 De opgaver, der ligger i udvalgets kommissorium forudsætter et engagement fra borgere i den konkrete opgaveløsning. Det gælder fx arbejdet med deltagerbudgetter på såkaldte øvebaner, og det gælder ift. at arrangere en eventuel Mangfoldighedens Dag. I sagens natur forudsætter inddragelse af etniske minoriteter i udvalgets opgaver også en tæt kontakt til netop disse befolkningsgrupper. På udvalgets møde den 28. april var der flere medlemmer som prioriterede en indsats over for børn og unge i folkeskoler og ungdomsuddannelser. Ideer, der kan understøtte mål nr. 2: Udvalget skal i dialog med borgerne: Repræsentanter for udvalget deltager ved offentlige begivenheder i Aarhus; eventuelt med en bemandet stand, hvor det er praktisk muligt. Listen nedenfor er ikke udtømmende. Der findes givetvis flere relevante anledninger, som arrangeres lokalt i de enkelt magistratsafdelinger i Aarhus Kommune, eller som arrangeres af andre aktører i bysamfundet. Grundlovsdag Frivillig fredag Aarhus Festuge Skolernes motionsdag Sct. Hansbål Julefest for udsatte på rådhuset Juletræstænding på Rådhuspladsen Sculpture by the Sea (Afholdes i 2015) Facebookside til løbende dialog med borgere. Siden kan anvendes som platform for en kombination af udvalgets egne initiativer, men også til at dele historier fra Aarhus Kommune i øvrigt, som understøtter målene for udvalgets arbejde. Dialogmøder med skolebestyrelser, med råd og nævn der er nedsat af Aarhus Kommune o. lign. Oplæg, foredrag o. lign. på skoler, i foreningslivet, på væresteder m.m. måske med særlig vægt på at nå målgrupper, der er svære at få i tale med traditionelle medier.
Mål nr. 3: Udvalget skal i dialog med ansatte i Aarhus Kommune Et positivt samspil med medarbejdere på alle niveauer i Aarhus Kommune er centralt for at Medborgerskabsudvalget kan realisere opgaverne i udvalgets kommissorium. Side 6 af 9 Ideer, der kan understøtte mål nr. 3: Udvalget skal i dialog med ansatte i Aarhus Kommune Repræsentanter for udvalget kan deltage i dialogmøder som fx Strategisk Lederforum, lokale ledermøder i magistratsafdelingerne, Fælles MED o. lign. Artikler til personaleblade i Aarhus Kommune (Vores, Børn- og Unge Nyt) samt til Medarbejderportalen.
Bilag 1: Side 7 af 9 Oversigt over kanaler, der kan anvendes af Medborgerskabsudvalget: Kanal Fordele Ulemper Bemærkninger Hjemmeside Kan opdateres hurtigt og gratis. Facebookside Kan oprettes gratis og hurtigt Forudsætter at borgerne af egen drift besøger siden. Det tager tid, inden der er en kritisk masse af følgere. Hjemmesiden er generelt mest egnet til at være samlingssted for dokumentation og baggrundsviden. Man kan booste antallet af følgere ved at engagere eksisterende netværk (byrådsmedlemmer, interesseorganisatio ner m.m.) Man kan også betale for annoncering ift. strategiske målgrupper (alder, geografi) og på den måde styrke kendskabet. Tilstedeværelse ved offentlige begivenheder (eventuelt med en stand) Oplæg, foredrag etc. En platform til at formidle personlige møder der, hvor borgerne er Personlig kontakt har stor effekt Kræver relativt stort engagement fra udvalget ift. den tid, det tager at være til stede ved begivenheder. Tidskrævende stor indsats for at engagere relativt begrænset antal borgere. Opbygning af en stand kræver et vist budget. Udvalget kan invitere sig selv til at besøge målgrupper, der kan være svære at nå med andre kanaler, fx unge, udsatte og
etniske minoriteter. Side 8 af 9 Samarbejde med lokale medier Pressemeddelel ser Kronik Alliancepartnere Gratis kanal. (Der er allerede med lokalaviserne i forbindelse med rekruttering af udvalget) Hurtigt og gratis medie, der kan sikre bred eksponering af budskaber Ved større strategiske udmeldinger kan det være et egnet middel til at skabe opmærksomhe d; særligt ift. meningsdanne re. Kendskab til udvalget kan styrkes ved at engagere eksisterende netværk i form af fx fællesråd, brugerråd, politiske partier, borgerjournalis ter i boligområder m.m. Aldersfordeling af avislæsere er et obs-punkt. Kanalen ikke egnet til at nå målgrupper under 40 år. Ingen kontrol ift., om medierne bruger pressemeddelels en, og finder budskabet relevant Der er en risiko for, at man bliver kendt hos Tordenskjolds soldater og at man ikke når ud til målgrupper, der traditionelt ikke deltager i foreningslivet og den offentlige debat. Forudsætter at pgl. Medie ud fra en rent redaktionel vurdering finder at udvalgets mission og budskaber er interessante for læserne. Forudsætter et budskab af en vis substans
Side 9 af 9