UDBUD AF ANNONCEINDRYKNING

UDBUD Udbudsmateriale UDBUD AF ANNONCEINDRYKNING Side 1 af 14

Indholdsfortegnelse: 1. INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER 4 1.1. GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER 4 1.2. OPGAVENS OMFANG 4 1.3. KOMMUNIKATION VEDRØRENDE UDBUDDET 4 2. UDBUDSBETINGELSER: 5 2.1. UDBUDSFORM 5 2.2. UDBUDSMATERIALET 5 2.3. AFTALEGRUNDLAG 6 2.4. AFTALEPERIODE 6 2.5. FORTROLIGHED 6 2.6. FORMKRAV TIL TILBUDSMATERIALET OG BETINGELSER FOR DELTAGELSE 6 2.7. SPROG 7 2.8. SPØRGSMÅL 7 2.9. ALTERNATIVE TILBUD 7 2.10. KONSORTIER 8 2.11. TILBUDSGIVERS FORBEHOLD 8 2.12. VEDSTÅELSESFRIST FOR TILBUD 8 2.13. TILBUDSFRIST 8 2.14. EJENDOMSRET TIL TILBUDSMATERIALET 9 Side 2 af 14

2.15. ÅBNING AF INDKOMNE TILBUD 9 2.16. TILBUDDENES BEHANDLING 9 2.17. UDVÆLGELSESKRITERIER (EGNETHEDSVURDERING): 9 2.18. TILDELINGSKRITERIER MED UNDERKRITERIER 10 2.19. MEDDELELSE OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN 11 2.20. UDBYDERS FORBEHOLD 12 3. KRAVSPECIFIKATION: 12 4. HORSENS KOMMUNES INTERNE ORGANISERING 13 5. TIDSPLAN OG PROCEDURE 13 6. TILBUDSDISPOSITION 13 Side 3 af 14

1. Informationer til tilbudsgiver 1.1. Generel beskrivelse af udbyder Horsens Kommune har ca. 86.000 indbyggere. Administrationen i Horsens Kommune er opdelt i 4 direktørområder og en stabsfunktion, der hver især og i samarbejde varetager kommunens mange forskellige opgaver: Kultur og Borgerservice Uddannelse og Arbejdsmarked Teknik og Miljø Velfærd og Sundhed Direktionens stabe Udbuddet gennemføres af Kommunikation og Web, men gælder for hele Horsens Kommune. I tilfælde af at Horsens Kommune indfører et elektronisk rekrutteringssystem, forventer udbyder, at tilbudsgiver er villig til at lave en integration til systemet. Integrationen skal gøre det muligt at sende job opslag mellem de to systemer. 1.2. Opgavens omfang Horsens Kommune ønsker at indgå en aftale om indrykning af jobannoncer, informationsannoncer og kombinationer af de to annonceformer samt eventuelt ad hoc annoncer. Annoncer vedr. kulturbegivenheder, grundsalg og udbud er som udgangspunkt ikke omfattet af udbuddet. Opgavens forventede omfang antages at være 50.000 mm. på årsbasis i varierende annoncestørrelser. 1.3. Kommunikation vedrørende udbuddet Kommunikation og Web er tovholder og kontaktinstans i forbindelse med gennemførelse af udbuddet, og indtil kontraktunderskrivning varetages al kommunikation af Karina Bentsen. Henvendelse til Karina Bentsen kan ske via e-mail adresse: udbud@horsens.dk. Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedrørende nærværende udbud: Annonceindrykning. Side 4 af 14

Al kommunikation vedrørende udbuddet skal foregå via ovennævnte adresse eller e-mailadresse, kommunikationen skal være skriftligt og foregå på dansk. Om spørgsmål til udbudsmaterialet, se afsnit 2.10. 2. Udbudsbetingelser: 2.1. Udbudsform Udbuddet sker efter reglerne i tilbudslovens kapital 2, 15a-15d, og udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Udbuddet er ikke omfattet af procedurereglerne i EU s Udbudsdirektiv 2004/18/EF. 2.2. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af : Nærværende udbudsmateriale/annonceringsmateriale o Bilag 1: Tilbudsskema priser o Bilag 2: Aftalekontrakt o Bilag 3: Annoncestrategi o Bilag 4: Grafiske annonceudkast (5 stk.) Eventuelle rettelsesblade (hvis aktuelt bliver de offentliggjort på www.horsenskom.dk/erhverv/udbud/udbudvareogtjenesteydelser.aspx) Spørgsmål og svar (bliver løbende offentliggjort på www.horsenskom.dk/erhverv/udbud/udbudvareogtjenesteydelser.aspx) Tilbudsgiver skal selv kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på www.horsenskom.dk/erhverv/udbud/udbudvareogtjenesteydelser.aspx og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på udbyders hjemmeside forrang. Side 5 af 14

2.3. Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede tjenesteydelser indgås på grundlag af det tilknyttede kontraktudkast, se bilag 2. Kontraktudkastet fastlægger de forpligtigelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. 2.4. Aftaleperiode Tilbuddet skal omfatte en 2-årig aftale, som træder i kraft ved kontraktunderskrivelse og som ophører den 01.03.2017 uden yderligere varsel. Udbyder har option på forlængelse af kontrakten på uændrede vilkår i 2 x 12 måneder. Meddelelse om forlængelse af kontrakten skal ske til tilbudsgiver senest 3 måneder før udløb af kontrakten. I modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Udbyder kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel. 2.5. Fortrolighed Tilbud vil for så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må dog vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes udbyder om aktindsigt, vil tilbudsgiver for så vidt muligt blive hørt, inden udbyder træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 2.6. Formkrav til tilbudsmaterialet og betingelser for deltagelse Tilbud kan afgives ved udfyldelse af bilag 1 tilbudsskema. Dog må tilbudsgiver, hvis det er nødvendigt, vedlægge yderligere dokumenter. Det samlede tilbud skal, inklusiv alle bilag, afleveres i en elektronisk version, på en CD-rom eller USB-nøgle som PDF. Såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at tilbudsgiver ikke opfylder udbyders mindstekrav for egnethed angivet i udbudsbekendtgørelsen, eller at tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Side 6 af 14

Tilbuddet skal være modtaget rettidigt hos Horsens Kommune, jf. Tilbudsfristen under punkt. 2.7. Sprog Tilbud og evt. tilhørende bilag samt ethvert andet materiale i forbindelse med udbuddet, skal skrives på dansk. Dog kan bilagsmateriale af mere generel karakter være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver dog sørge for at oversætte bilagsmaterialet til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiverens regning. Al korrespondance i kontraktperioden skal foregå på dansk. 2.8. Spørgsmål Alle spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Karina Bentsen på e-mail udbud@horsens.dk med spørgsmål annonceindrykning i emnefeltet. Spørgsmål skal så vidt muligt fremsendes 14 dage inden tidsfristens udløb. Spørgsmål, fremsendt inden ovenstående tidsfrist, vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive lagt på Horsens Kommunes hjemmesideunder www.horsenskom.dk/erhverv/udbud/udbudvareogtjenesteydelser.aspx. Herefter vil spørgsmål og svar være en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig selv og eventuelle underleverandører underrettet om spørgsmål og svar. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at gøre ordregiver opmærksom herpå, og ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt, jf. bilag 2, vil være gældende for de udbudte produkter. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet eller kontraktudkastet, som spørgsmålet vedrører. 2.9. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Side 7 af 14

2.10. Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal fremgå af tilbuddet med hvilken tilbudsgiver, udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de øvrige tilbudsgivere. Ved konsortium skal de krævede oplysninger i henhold til udbudsmaterialets punkt 2.17 udvælgelseskriterier vedlægges for hver enkel deltager i konsortiet. 2.11. Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Forbehold skal være specifikke og for så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 2.8., således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 2.12. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed i 3 måneder fra tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset, om ordregiver har givet meddelelse om, at der forventes at indgås kontrakt med en anden tilbudsgiver. Vedståelsesfristens ophører således ikke, før endelig kontrakt er underskrevet med den vindende tilbudsgiver. 2.13. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Annonceindrykning og fortroligt - må kun åbnes af Karina Bentsen. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest d. 19.01.2015 kl. 12.00 på følgende adresse: Horsens Kommune Kommunikation og Web Rådhustorvet 4 8700 Horsens På anmodning vil tilbudsgiver få en kvittering for udbyders rettidige modtagelse af tilbuddet. Bemærk at det er tilbudsgivers eget ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Side 8 af 14

2.14. Ejendomsret til tilbudsmaterialet Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.15. Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.16. Tilbuddenes behandling Ved tilbudsfristens udløb vurderer Horsens Kommune de indkomne tilbud i henhold til de opregnede udvælgelseskriterier, jf. punkt 2.17. Hvis en tilbudsgiver efter disse findes generelt egnet til at løfte opgaven, vurderes dennes tilbud i forhold til de tildelingskriterier, som er fastlagt, jf. punkt. 2.18. Hvis tilbudsgiver opdager, at der er fejl i det afgivne tilbud, skal denne straks give udbyder skriftlig meddelelse om fejlen med en nærmere beskrivelse af det fejlagtige forhold. Dette kan kun ske inden tilbudsfristens udløb. Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb, på et andet sted eller i anden form end angivet i disse udbudsbetingelser, bliver ikke betragtet som rettidigt indkomne og vil derfor umiddelbart blive afvist. 2.17. Udvælgelseskriterier (egnethedsvurdering): For at udbyder kan vurdere tilbudsgivers generelle egnethed til at løfte opgaven, skal den nedenfor angivne dokumentation vedlægges tilbuddet. Hvis den fremsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave, forbeholder udbyder sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold: Tilbuddet skal indeholde oplysning om virksomhedens navn, selskabsform, ejerskab og adresse. Oplysning om den e-mailadresse, som udbyder efterfølgende kan føre kontakten med tilbudsgiver over. Side 9 af 14

Tilbuddet skal være vedlagt en udfyldt og underskrevet tro- og love-erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. (som er grænsen for, at tilbud kan tages i betragtning), jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Fortrykt formular findes i bilag 1 Tilbudsskema. Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal være oplysninger for den virksomheds CVR-nr., som byder på opgaven og står for udførelsen, medmindre der foreligger en ubetinget støtteerklæring fra en anden virksomhed. o Tilbuddet skal være vedlagt en oversigt over nøgletal fra de seneste tre revisorpåtegnede årsregnskaber, der viser følgende: o Egenkapital o Soliditetsgrad Nøgletallene skal være ledsaget med en underskrift. For besvarelse kan bilag 1 Tilbudsskema anvendes. Det senest afsluttede årsregnskab samt nøgletallene skal være retvisende. Udbyder forbeholder sig ret til at rekvirere de revisorpåtegnede regnskaber hos tilbudsgiver. Hvis virksomheden er så nyetableret, at der ikke foreligger tre årsregnskaber, skal der i stedet vedlægges revisorerklæring om egenkapital og soliditetsgrad. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, hvilket kan ske ved at vedlægge en tro og love erklæring herom. Erklæringen skal være udstedt af den garantistillende virksomhed. I så fald skal oplysninger om ovenstående være vedlagt for den hæftende virksomhed. Bemærk: Det er i forbindelse med revisorerklæringer et krav, at der er tale om en registreret eller statsautoriseret revisor. Tilbudsgivers tekniske formåen: o Tilbuddet skal indeholde oplysning om eventuelle underleverandører. 2.18. Tildelingskriterier med underkriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Side 10 af 14

Underkriterium Vægtning i procent Samlet Pris** 30 % Kvalitet 70 % **Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. **Tilbud skal afgives ved udfyldning af Bilag 1 Tilbudsskema. Samlet pris Ved pris forstås millimeterpris på trykbare annoncer opsat som en samlet/flere samlede sider. Tilbudsgiver skal give en millimeterpris på: En 4-farvet annonce ved ca. 50.000 mm. p.a. (jf. punkt 2.20) En sort/hvid annonce ved ca. 50.000 mm. p.a. (jf. punkt 2.20) Se desuden afsnit 2.20. om udbyders forbehold om annullation ved for høje priser. Kvalitet Ved kvalitet forstås: Bredden af det redaktionelle indhold i mediet. Det er et krav at mediet indeholder lokalt stof herunder redaktionelt stof, lokale reklamer, foreningsnyt og lokal annoncering, mm. Tilbudsgiver skal beskrive mediets indhold, herunder hvor stor en procentdel, de forskellige dele af stoffet gennemsnitligt udgør. Tilbudsgiver kan desuden som supplement vælge at vedlægge et eksemplar af mediet. Placering af annoncerne. Udbyder lægger vægt på, at annoncen placeres så langt fremme i mediet som muligt samt at enkeltsides-annoncer placeres på højre side. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan der træffes beslutning om placeringen af Horsens Kommunes annoncer samt angive, såfremt en bestemt plads i mediet kan garanteres. Kan en bestemt plads garanteres, skal det angives, hvilke muligheder der er for at vælge denne plads. Øvrig baggrundsinformation vedr. annoncetyper findes i Horsens Kommunes Annoncestrategi se bilag 3 og grafiske eksempler i bilag 4. 2.19. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen Side 11 af 14

Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt pr. e-mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen sendes til den af tilbudsgiver angivne e-mailadresse, jf. punkt 2.17. Den vindende tilbudsgiver vil modtage en meddelelse om at have givet det mest fordelagtige tilbud, mens de øvrige tilbudsgivere vil modtage en afslagsskrivelse. I skrivelsen vil fremgå en begrundelse for udbyders beslutning om kontrakttildeling. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud var det vindende tilbud, er ikke et bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 2.20. Udbyders forbehold Udbyder forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt der er saglige grunde hertil, f.eks. ændringer i lovgivning, myndighedskrav mv., der påvirker de udbudte produkter. Info/kombiannoncers størrelse varierer fra uge til uge. I gennemsnit estimerer udbyder, at der samlet skal annonceres ca. 50.000 mm. på årsbasis i varierende annoncestørrelser. Tilbudsgiver skal acceptere, at omsætningen kan blive større eller mindre i aftaleperioden. Desuden har udbyder ret til at annoncere i øvrige medier indenfor aftalens varighed. Horsens Kommune er ikke forpligtet til en minimumsomsætning. 3. Kravspecifikation: Krav til mediet: 1. Mediet skal garantere gratis omdeling til hver eneste husstand i Horsens Kommune mindst én gang om ugen, i de uger, hvor mediet udkommer 2. Mediet skal udkomme på en eller flere fastsatte ugedage. 3. Mediet skal efter et fuldt kalenderår kunne dokumentere læsertal, og på opfordring dækningsgraden i henhold til IndexDK/Gallup, Dansk opslagskontrol, eller tilsvarende valid revision. 4. Mediet modtager som hovedregel annoncen som en færdig fil i et nærmere aftalt filformat. 5. Tilbudsgiver har ansvaret for at levere oversigt over annonce-deadlines til Horsens Kommunes mediebureau. 6. Mediet skal sende elektroniske fakturaer til Horsens Kommunes mediebureau med en kopi til Horsens Kommune Side 12 af 14

4. Horsens Kommunes interne organisering Det overordnede aftaleansvar er forankret i Kommunikation og Web, hvor Horsens Kommunes kontaktperson vil være organisatorisk placeret. Kontaktpersonen varetager overordnede og principielle drøftelser vedrørende aftalen. Den daglige kontakt mellem indrykningsmediet og Horsens Kommunes mediebureau vil foregå direkte, og følger den procedure indrykningsmediet, Horsens Kommunes mediebureau og Horsens Kommune aftaler. 5. Tidsplan og procedure Offentliggørelse af tilbudsmateriale: 12.12.2014 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål: 05.01.2015 Sidste udsendelse af svar på spørgsmål: 12.01.2015 Tilbudsfrist: 19.01.2015 Meddelelse om udbudsforretningen: 26.01.2015 Kontraktens ikrafttrædelsestidspunkt: 01.03.2015 6. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges, og alle punkter i dispositionen skal besvares. Formålet med tilbudsdispositionen er at opnå et ensartet grundlag for vurderingen af de afgivne tilbud samt at sikre, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer den i udbudsmaterialet opstillede opgavebeskrivelse samt de opstillede krav dertil. Side 13 af 14

Er der punkter i dispositionen, som er uklare for tilbudsgiver, skal tilbudsgiver anføre, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for informationen. Tilbudsgiver har også mulighed for skriftligt at anmode om yderligere oplysninger om udbudsbetingelserne, se under punkt 2.12. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder afgivelse af tilbudsgivers navn, adresse og kontaktperson (email-adresse og telefonnummer på denne) Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås i 3 måneder 2 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholde krav og ønsker, herunder forbehold til aftaleudkastet. 3 Underkriterium pris. Tilbudsgiver skal i bilag 1 oplyse priser. Se punkt 2.18 og i øvrigt kravspecifikation i afsnit 3. 4 Underkriterium kvalitet. Tilbudsgiver skal i bilag 1 beskrive hvorledes delkriterierne til underkriteriet kvalitet opfyldes. Se punkt 2.18 og i øvrigt kravspecifikation i afsnit 3 5 Tilbudsgiver skal beskrive den almindelige deadline for aflevering af annoncer samt hvilke muligheder, der er for at aflevere annoncer efter denne deadline. Side 14 af 14