Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune

Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune

Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Hjørring Kommunes Indkøbspolitik er vedtaget i byrådet den 25. marts 2008. Indkøbspolitikken skal sikre, at vi i Hjørring Kommune opnår en række mål med hensyn til miljø, arbejdsmiljø, pris, kvalitet og stordriftsfordele. Målene er bl.a. at opnå fordele i form af lavere priser, højere kvalitet, bedre miljø og arbejdsmiljø samt sparet tidsforbrug på indkøb. Når Hjørring Kommune køber ind, er der en række love og regler, der skal overholdes, bl.a. Love vedtaget i EU. En af Indkøbskontorets mange opgaver er at sikre overholdelse af de mange love og regler, så Hjørring Kommune ikke pådrager sig erstatningsansvar. Indkøbsaftaler indgået på tværs af kommunen vil give administrative besparelser samt besparelser på indkøbsbudgettet. For at opnå målene er den vigtigste forudsætning, at indkøberne benytter de centralt indgået indkøbsaftaler, hvor sådanne er indgået. Før et udbud skal udbydes på tværs af kommunen, vil der blive nedsat en følgegruppe, som vil udarbejde kravspecifikationer og komme med deres input til udbudsprocessen. Følgegruppen vil følge hele udbudsprocessen i form af flere møder. I forbindelse med udbud er der en række forhold der skal vurderes på. Leverandørerne skal blandt andet besvare en række spørgsmål om miljømæssige forhold, arbejdsmiljø og etiske hensyn. 2

Værdier for indkøb Alle indkøb i Hjørring Kommune skal konkurrenceudsættes. Det vil sige, at uanset hvor mange kroner og øre der indkøbes for, skal der indhentes tilbud fra flere leverandører. Det er ikke lovligt at adskille ensartet og sammenlignende produktgrupper for at komme under tærskelværdien for EU-udbud. Værdierne for hvornår den enkelte skal anvende de enkelte udbud er således: Udbud på op til tærskelværdi Konkurrenceudsættes på den mest hensigtsmæssige måde og overholdelse af: - Ligebehandlingsprincippet - Gennemsigtighedsprincippet - Proportionalitetsprincippet Udbud over tærskelværdi 1 Skal i EU-udbud. Dette vil typisk ske som et offentligt udbud eller begrænset udbud. Måden hvorpå man regner ud, om man skal i EU-udbud eller ej, er ved at lægge den samlede kontraktsum sammen over en 4- årig periode af et sammenligneligt produkt/produktområde. 3 1 Gældende tærskelværdier kan findes via følgende link: http://www.udbudsportalen.dk/ret-og-regler/tarskelvardier-for-20122013/

Sådan er indkøbet organiseret Indkøbsområdet i Hjørring Kommune er organiseret i tre niveauer: Indkøbskontoret Indkøbsforum Decentrale indkøbere Indkøbskontoret ledes af Økonomidirektøren, som har det overordnede ansvar for indgåelse af Hjørring Kommunes fælles indkøbsaftaler. Indkøbsfoum internt består af alle Hjørring Kommunes Administration og Servicechefer - én fra hvert område - samt Indkøbskontoret. Den tværkommunale styregruppe skal udpege områder, som der skal udarbejdes fælles indkøbsaftaler for. Desuden udpeger gruppen som udgangspunkt en eller flere deltagere til følgegruppen på de enkelte udbud. Indkøbskontorets rolle er ikke at købe ind, men sørge for at udarbejde kontrakter/aftaler, så gældende lovgivning er overholdt, og at Hjørring Kommune får kvalitet og service til de rigtige priser. Selve indkøbet skal stadig forvaltes af de enkelte områder, men der skal i fremtiden være fokus på de centralt indgåede kontrakter. Alle kontrakter indgået i Indkøbskontoret er obligatoriske aftaler som skal anvendes. 4

Hvordan foregår en indkøbsproces? Forud for gennemførelse af EU-udbuddet foretages en grundig undersøgelse af markedet. Undersøgelsen har bl.a. til formål at afdække antallet af mulige leverandører og de produkter, der kan leve op til de krav Hjørring Kommune stiller. Følgegruppen opstiller de faglige krav og ønsker til udbuddet samt udarbejder kravspecifikationer. Indkøbskontoret varetager derefter udbudsmateriale og de juridiske rammer for udbudet. Den standardiserede proces sikrer, at alle relevante fagområder har indflydelse på EU-udbuddet, og alle tilbudsgivere bliver vurderet på samme krav (miljø og arbejdsmiljømæs- sige krav, service og kvalitetsniveau) - og at indkøbet kan gennemføres på en måde, så der opnås administrative besparelser. Det sidste er især vigtigt for at sikre en rational og fornuftig drift af hensyn til borgerne. Når et udbud skal udbydes i henhold til EU s udbudsregler, foregår det på følgende måde: 1. Markedsanalyse udarbejdes 2. Indstilling til direktionen 3. Følgegruppemøde 1 4. Kravspecifikationer udarbejdes 5. Indstilling til direktionen inkl. markedsanalyse 6. Udbudsmateriale udarbejdes 7. Følgegruppemøde 2 8. Samle udbudsmateriale og kravspecifikation 9. Følgegruppemøde 3 10. Udbudsmateriale offentliggøres 11. Tilbudsmodtages 12. Følgegruppemøde 4 13. Indstilling til direktion om valg af leverandør 14. Stand still periode 15. Kontrakt udarbejdes 16. Kontrakt indgåelse 5

Love og regler om indkøb Der er en lang række regler, som Hjørring med indkøb: Kommune skal overholde i forbindelse EU s udbudsdirektiver Aftaleloven Købeloven Tilbudsloven GPA mm. EU-udbud EU s regler for offentlige indkøb fastsætter bl.a., at et udbud skal annonceres i hele EU, hvis den samlede værdi af indkøbet overstiger tærskelværdien. Denne grænseværdi gælder både varer og tjenesteydelser. Reglerne gælder såvel enkelte store indkøb som løbende leverancer. Herudover er Hjørring Kommune også forpligtiget til at vælge leverandører ud fra de parametre, der er offentliggjort i udbudsmaterialet. Foretages udvælgelsen ikke ud fra de offentlige parametre, kan leverandører, der ikke antages på aftalen, kræve erstatning ved domstolene. GPA Danmark har tiltrådt den internationale GPA-aftale. Aftalen forpligter alle i kommuner til af afstå protektionisme. Det er fx ulovligt at foretrække en lokal leverandør frem for en anden leverandør, med mindre pris, kvalitet, miljø og andre saglige grunde taler for det. Parametrene fastsættes af følgegruppen og vil typisk være en kombination af pris, kvalitet, leveringssikkerhed, miljø og arbejdsmiljø. 6

Hvad kan du hjælpe med? Har du nogle gode ideer til hvilke produkter/tjenesteydelser du ser som et potentiale for en centralkoordineret kontrakt eller produkter/tjenesteydelser indenfor eget område eller på tværs af kommunen, skal du være meget velkommen til at kontakte Indkøbskontoret. Du er også meget velkommen til at kontakte os, hvis du er i tvivl om hvorvidt dit område selv skal indgå egne kontrakter. 7

Hjørring Kommune Indkøbskontoret Springvandspladsen 5 9800 Hjørring Telefon 72 33 33 33 indkoebskontoret@hjoerring.dk www.hjoerring.dk