Stevns Kommune Rådhuspladsen 4 4660 Store Heddinge TeamArbejdsliv Høffdingsvej 22, 1. sal 2500 Valby Tel: +45 38 34 50 34 www.teamarbejdsliv.dk 8. juni 2016 Redegørelse: Undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø i Center for Teknik og Miljø, Stevns kommune AT sagsnr. 20160021261/19 Rekvirent Stevns Kommune Rådhuspladsen 4 4660 Store Heddinge Enhed/afdeling Center for Teknik og Miljø - myndighedsdelen Udarbejdet af: Eva Thoft og Hans Hvenegaard TeamArbejdsliv
INDLEDNING Arbejdstilsynet har besøgt Center for Teknik og Miljø den 19. 0g 28 januar samt den 3. februar 2016 i forbindelse med Arbejdstilsynets detailbaserede tilsyn. I den forbindelse er der afgivet påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø på afdelingen samt påbud om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed til at foretage undersøgelsen. I baggrunden for påbuddet vurderer Arbejdstilsynet, at der er en konkret mistanke om, at høje følelsesmæssige krav ikke er forebygget tilstrækkeligt. Undersøgelsen omfatter kun de medarbejdere, der har myndighedsopgaver. Når vi i det følgende skriver Teknik & Miljø, så gælder det derfor kun myndighedsdelen i Center for Teknik & Miljø. SAMLET KONKLUSION Ifølge påbuddet har Arbejdstilsynet mistanke om, at medarbejderne i Teknik og Miljø bliver udsat for belastninger grundet høje følelsesmæssige krav både i relation til borgere og politikere. Når medarbejderne udøver deres myndighedsrolle, er der en potentiel risiko for høje følelsesmæssige krav, hvis borgerne er utilfredse med de afgørelser, som forvaltningen foretager. Dette er et vilkår i arbejdet. De fleste medarbejdere giver på undersøgelsestidspunktet udtryk for, at de kan håndtere dette vilkår forudsat de får støtte fra ledelsen til at håndtere særlige vanskelige sager. Hvilket de pt vurderer de får. Belastende høje følelsesmæssige krav bliver også skabt af politikernes adfærd og den samlede organisations håndtering af kravene fra borgerne og politikere. En række højt profilerede sager medførte i en periode øget indblanding fra politikere. Dertil kom en øget mediebevågenhed og kritik af forvaltningen, som lagde et yderlige pres på centrale medarbejdere i forvaltningen. Der har været og pågår en række indsatser til at håndtere og forebygge, at følelsesmæssige krav i arbejdet bliver for høje. Det er indsatser, der retter sig mod politikernes opgave og rolle samt medarbejdernes og ledernes håndtering af relationen til borgere og politikere, herunder udvikling af medarbejdernes kompetencer, rammer og praksis i vanskelige situationer samt øget ledelseskraft og ledelsesstøtte. Medarbejderne og lederne giver i dag udtryk for, at politikerne for de flestes vedkommende er blevet bedre til at holde deres rolle i arbejdsdelingen mellem politiker og forvaltning. Det gælder såvel indblanding i den konkrete sagsbehandling som ved samarbejdet i forbindelse med udvalgsarbejde. Der forekommer dog stadig en overskridelse af rollerne fra enkelte politikere. Dertil kommer, at medarbejderne stadig er usikre på, om politikerne vil kunne holde deres rolle, hvis der igen måtte komme højt profilerede sager. Det tyder på, at der generelt er en høj arbejdsmængde mere i nogle team end andre. Ledelsen søger at forebygge belastninger fra arbejdspres bl.a. ved at prioritere i arbejdsopgaver og i et team, er der ansat en ny medarbejder. Det er TeamArbejdslivs vurdering, at Teknik og Miljø har iværksat en række tiltag, der forebygger at medarbejderne bliver belastet af høje følelsesmæssige krav. Så der ikke på undersøgelsestidspunktet forekommer belastende høje følelsesmæssige krav. Men der forestår Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 2 af 11
stadig et arbejde i organisationen og i samspillet med politikerne for at sikre, at de opnåede fremskridt fastholdes og udbygges. TeamArbejdsliv vurderer, at der har været en positiv udvikling i det psykiske arbejdsmiljø siden påbuddet, hvilket den sidste APV også tyder på (gennemført i marts 2016). Dog er der sket et tilbageslag på undersøgelsestidspunktet pga. en fratrædelsessag. Det tyder på, at organisationen stadig er sårbar. For en stor del af medarbejderne har fratrædelsessagen betydet, at tilliden til såvel lokal ledelse som direktionen har lidt et knæk, og den har efterladt en utryghed for om noget tilsvarende kan ske for en selv. Derfor er det vigtigt, at ledelsen sætter fokus på at skabe tryghed blandt medarbejderne samt iværksætter initiativer til at oparbejde og genskabe tillid mellem ledelse og medarbejdere. ANVENDT UNDERSØGELSESMETODE TeamArbejdsliv har den 4. maj 2016 afholdt et indledende møde med Den Koordinerende Arbejdsgruppe, som består af repræsentanter for ledelse og medarbejdere. Derudover blev der samme dag holdt et informationsmøde for medarbejdere og ledere i Teknik og Miljø, hvor TeamArbejdsliv præsenterede plan for undersøgelse og interview. På et møde den 8. juni blev redegørelsen fremlagt for Den Koordinerende Arbejdsgruppe. Der er den 9., 11., 12, 18. og 19. maj gennemført 5 gruppeinterviews og 14 individuelle interviews. De individuelle interviews omfatter interview med en medarbejder, fire ledere, en stabsmedarbejder, to eksterne konsulenter samt alle politikere fra Økonomiudvalget minus en. Interviewene er gennemført efter en semistruktureret interviewguide, som omfatter en bred afdækning af det psykiske arbejdsmiljø. Temaer for interviewene blev præsenteret for medarbejdere og ledere i Teknik & Miljø på informationsmødet inden interviewene. Derudover er der inddraget skriftlige materialer i undersøgelsen: den seneste APV, Handleplan for Psykisk arbejdsmiljø fra forrige APV, herunder beskrivelse af Borgerservice Excellence uddannelsen og Genskab Trygheden samt tal vedr. sygefravær. Dertil kommer telefonsamtale med Teamleder i HR om sygefravær og personalegennemtræk og med velfærdskonsulenten om diverse faktuelle forhold. UNDERSØGELSENS RESULTATER VEDRØRENDE DET PSYKISKE AR- BEJDSMILJØ Undersøgelsens resultater i forhold til de psykiske arbejdsmiljøfaktorer vil blive beskrevet i to dele: Forekomsten af risikofaktorer højre følelsesmæssige krav, som Arbejdstilsynet havde en konkret mistanke om ikke var forebygget tilstrækkeligt. Forekomsten af andre relevante risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø. Forekomsten af risikofaktoren følelsesmæssige krav Arbejdstilsynet definerer høje følelsesmæssige krav således: Høje følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker handler om, at arbejdet indebærer kontakt med eksterne personer, herunder klienter, kunder og patienter, hvor kontakten stiller høje krav til medarbejdernes indlevelsesevne, evne til at rumme menneskers følelser, evne til at håndtere eller skjule egne følelser, evne til at tilpasse kommunikation og adfærd til de mennesker, man arbejder Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 3 af 11
med, eller tilsvarende høje krav. Kontakten med disse mennesker kan blive en stor psykisk belastning for medarbejderne, hvis de ikke oplever, at de har indflydelse på deres arbejde eller har mulighed for at få hjælp og støtte, når de har behov for det. (http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/psykisk-arbejdsmiljo/hoje-folelsesmaessigekrav) I Teknik og Miljø vil følelsesmæssige krav være aktuelle i borger- og politikerkontakten i forbindelse med sagsbehandlingen og udvalgsbetjeningen. Håndteringen af disse krav og om kravene vil være så høje, at de medfører belastning for medarbejderne, vil afhænge af: Medarbejdernes egne kompetencer til at møde og håndtere de følelsesmæssige krav De organisatoriske rammer, regler og procedurer, der findes for at håndtere disse krav i situationen Den lokale ledelses støtte Den overordnede ledelses støtte Den kollegiale støtte Muligheder for at kunne bearbejde situationer, hvor der har været høje følelsesmæssige krav. Følelsesmæssige krav fra borgerne Medarbejderne møder af og til borgere, der er utilfredse med de afgørelser, forvaltningen foretager. De vurderer, at de i langt de fleste tilfælde er i stand til at imødegå og håndtere de utilfredse borgere. Men der har i 2015 været store og langstrakte sager, hvor borgerne har lagt ekstra stort pres på de involverede medarbejdere for at ændre på afgørelser eller indstillinger. Dertil kommer, at nogle borgere har inddraget pressen, hvor medarbejderne er blevet kritiseret for ikke at lave kvalificeret sagsbehandling. Dette betød meget høje følelsesmæssige krav for de involverede medarbejdere, som vurderede, at de ikke kunne handle og håndtere presset på en måde som gjorde, at de ikke blev belastet. På undersøgelsestidspunktet udtrykte de fleste medarbejderne ikke, at der er ekstraordinære sager fra borgerne, der medfører følelsesmæssige krav ud over det forventelige og som de ikke er i stand til at håndtere og/eller inddrage ledelsen i at løse. Der er blandt medarbejderne en generel oplevelse af, at en af eftervirkningerne af den megen omtale og fokus på sagsbehandlingen i forvaltningen i løbet af 2015 er, at borgerne presser mere på og er mere offensive for at få afgørelserne til at falde ud til deres fordel. De oplever en ændring i borgeradfærden, med en tendens til nedvurdering af deres faglige kompetencer og deres rolle som myndighedspersoner, hvilket har en væsentlig effekt på myndighedsudøvelsen. Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 4 af 11
Følelsesmæssige krav fra politikerne Siden kommunalvalget har medarbejderne oplevet en øget indblanding fra politikerne i deres sagsbehandling. En af de første episoder var, at en kollega indgik en fratrædelsesordning, som medarbejderne oplevede som en fyring initieret af politikere efter et pres fra borgere. Der er en udbredt opfattelse i organisationen af, at denne fyring ikke foregik efter bogen. Sammenblandingen af det politiske og administrative niveau kulminerede i store sager med mediemæssig bevågenhed i løbet af 2015. Rollefordelingen og snitfladerne mellem politikerne og den kommunale organisation blev overskredet ved flere lejligheder. Det kom til udtryk ved, at nogle politikere forsøgte at blande sig i den konkrete sagsbehandling, stillede spørgsmålstegn ved medarbejdernes faglige kompetencer, deltog som bisidder for borgere ved møder med forvaltningen, nedgjorde medarbejdere på udvalgsmøder, brugte medarbejderne i et politisk spil og udstillede medarbejdere i pressen. Medarbejderne oplevede ikke, at borgmesteren og 1. viceborgmesteren påtog sig rollen som rollemodel og ansvarlige for at skabe et godt samarbejde mellem politikerne og administrationen. Det betød meget høje følelsesmæssige krav for centrale medarbejdere og det gav en generel øget anspændthed og usikkerhed for mange af de øvrige medarbejdere. På undersøgelsestidspunktet er politikernes belastningsskabende adfærd blevet mindre end i 2015, om end borgmester og 1. viceborgmester i enkelte tilfælde stadig overskrider rollerne. Medarbejderne oplever, at tonen og adfærden på udvalgsmøderne er blevet bedre. Samtidig giver medarbejderne udtryk for en utryghed ved, usikkerhed om og frygt for, at det kan ændre sig til den negative side igen, hvis der kommer nogle højprofilerede sager. I interviewene med politikerne i økonomiudvalget giver de alle udtryk for, at de vil bestræbe sig på at gøre deres bedste i forhold til medarbejderne og for at undgå lignende situationer, som dem der fandt sted i 2015. Alle giver udtryk for, at der har været et dårligt samarbejde i Kommunalbestyrelsen, og det har haft en afsmittende effekt på medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø. På forskellig vis siger de, at der er behov for at forbedre samarbejdet i Kommunalbestyrelsen, at politikerne bør anerkende deres ansvar for, at medarbejderne er blevet belastede og endeligt, at der bør sættes fokus på samarbejdet mellem politikere og forvaltning. Organisatorisk håndtering af de følelsesmæssige krav Medarbejderne oplevede fra slutningen af 2014 og op gennem 2015, at den lokale centerledelse forsøgte at støtte og skærme medarbejderne i det omfang, det var muligt i forhold til de krænkelser, de oplevede, politikerne udsatte dem for. Dog har der manglet ledelsesmæssig støtte i en periode i efteråret 2015, da centerchefen har været langtidssygemeldt. Medarbejderne har også oplevet opbakning fra vicekommunaldirektøren. Fra kommunaldirektøren har de ikke oplevet samme støtte i forhold til at trække grænserne op for og fastholde, hvor skillelinjerne er mellem politikernes og administrationens opgaver og roller. Det bemærkes, at vicekommunaldirektøren og kommunaldirektøren samstemmende udtrykker, at direktionen i fællesskab har det overordnede ansvar for de ca. 1400 ansatte, den politiske servicering og den overordnede strategiske ledelse og udvikling. Hver direktør fungerer desuden på vegne af direktionen som kontaktdirektør for et antal centre. Direktionens egen vurdering i denne sag er, at den har været aktiv, bl.a. med iværksættelse af problematikken på et møde med konsulenter fra KL og alle politikere samt ved i relevante sammenhænge at pointere, hvad der er politikernes og forvaltningens opgaver og roller. Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 5 af 11
Den konstituerede centerchef, der tiltrådte i januar 2016, har påtaget sig opgaven med at være filter mellem politikere og medarbejdere samt støtte ved svære sager. Derudover pågår et arbejde med at udvikle spilleregler. Det er efter TeamArbejdslivs vurdering en indsats, der kan have en gavnlig effekt i forhold til belastninger fra høje følelsesmæssige krav. Det vil kunne skabe en fælles forventningsafstemning i forhold til opgaver og roller mellem medarbejdere, nærmeste ledelse, øvre ledelse og politikere samt gøre det mere klart, hvordan man som medarbejdere agerer i forskellige situationer, hvor borgere eller politikere har en adfærd, der opleves belastende for medarbejderen. De fleste medarbejderne oplever, at der med de iværksatte initiativer og indsatser (se afsnittet om forebyggende indsatser s. 9) har været sat en positiv udvikling i gang. Om projektet Genskab Trygheden siger en del medarbejdere, at de fik brugbar viden og redskaber i løbet af projektet. Andre siger, at det indledende var godt, men efter den afsluttende evaluering ser de forløbet i et andet lys. Enkelte medarbejdere er meget kritiske og karakteriserer det som bestilt arbejde fra centerchef og vicekommunaldirektør. Dette skal dog ses i lyset af en ny fratrædelsessag i foråret 2016, som faldt sammen med sidste del af forløbet. Hændelsen har tilsyneladende en stor betydning for mange medarbejdernes vurdering af projektet på interviewtidspunktet. Dertil kommer, at enkelte synes, det var skævt, at projektet kun rettede sig mod, at medarbejderne skulle lære noget og ændre adfærd. Oplevelsen af en positiv udvikling fik altså for mange medarbejdere et knæk pga. fratrædelsessagen. Det er en hændelse, der pt har sat spor i tilliden mellem mere end halvdelen af de interviewede medarbejdere og såvel den lokale ledelse som direktionen. Selvom det i følge ledelse og tillidsvalgte er foregået efter bogen og man har fulgt de eksisterende regler. Mange medarbejdere fremhæver, at det er positivt, at Teknik & Miljø har fået deres eget MED-udvalg som et forum, hvor ledelse og medarbejderrepræsentanter kan håndtere forhold på arbejdspladsen, som har betydning for deres trivsel det gælder både relationerne til politikere men også organisatoriske ændringer, hvor medarbejderne får mulighed for at blive informeret og inddraget samt synliggøre deres perspektiver. Med et MED-udvalg har afdelingen også fået nogle repræsentanter, der melder tilbage på personalemøder, hvilket er med til at øge gennemskueligheden. Der er medarbejdere, som fremhæver, at det tidligere har været svært at gennemskue hvilke organer og hvilke personer, der repræsenterede medarbejderne i Teknik & Miljø. Forekomsten af andre relevante risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø I dette afsnit vurderer vi belastningen fra andre risikofaktorer, som vi har registreret via interview og andre data, men vi redegør også for faktorer, som kan medvirke til at styrke det psykiske arbejdsmiljø. Kommunen har gennemført en APV (Arbejdspladsvurdering) i marts måned 2016, og billedet fra denne undersøgelse er, at det psykiske arbejdsmiljø gennemsnitligt set ser rimeligt godt ud. Gennemsnitligt betragtet ligger afdelingen på niveau med andre centre i kommunen. Men det kan dække over, at enkeltgrupper eller- personer er belastede eller at der er nogle parametre med høj belastning og andre med en lav belastning. To personer har sat i kryds i mobning inden for de sidste 24 måneder, hvorfor det ikke ud fra APV en er muligt at sige om det er aktuelt eller stammer fra den turbulente tid i 2015. I skemaet kan man kun krydse af, om mobningen bliver udført af kolleger eller ledelse. Krydsene er sat i ledelse. Den konstituerede centerchef har fulgt op og på et møde i Lokal-MED har Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 6 af 11
man afklaret, at medarbejderne ville have sat et kryds i politikere, men at dette var ikke muligt i skemaet. Arbejdsmængde og arbejdspres Medarbejderne giver gennemgående udtryk for, at der er mange arbejdsopgaver. Det betyder, at de må prioritere mellem opgaverne og at de ind i mellem må give køb på fordybelse i forhold til hurtig sagsbehandling. I en mindre kommune som Stevns bliver medarbejderne sat til at løse mange forskellige opgaver. Det betyder, at de skal sætte sig ind i nye områder, hvilket kan være en medvirkende faktor til at opleve et arbejdspres. Nogle medarbejdere fortæller også, at hvis de skal fordybe sig, må de bruge fritiden til at sætte sig mere grundigt ind i tingene, bl.a. ved nye sagsområder. Flere medarbejdere på tværs af teams siger, at de bruger ekstra tid på at dække sig ind især hvis de har en formodning om, at der er risiko for klager. Flere beskriver, at det forhold at have mange sager samtidig med, at der dukker nye sager op, kan udgøre et arbejdspres, bl.a. fordi de kan være bange for at glemme en sag. Byggesagsteamet har i perioden manglet en til to medarbejdere. For at mindske arbejdspresset har ledelsen besluttet, at teamet har lukket for telefonerne en dag om ugen. Derudover er det meldt ud på hjemmesiden, at teamet for tiden mangler ressourcer og at man derfor må påregne lidt længere sagsbehandlingstid. Beslutningen om lukningen af telefoner en dag om ugen har en stor betydning for medarbejderne. Alligevel oplever de, at de skal bruge meget tid på at forklare sig over for borgerne. Der er nu ansat en ny medarbejder. I Natur og Miljø teamet er der to medarbejdere på orlov. Flere medarbejdere siger, at selve sagsmængden kan være svær at overkomme. Nogle medarbejdere oplever administrativt arbejde som fx afvigelsesrapporter som opgaver, der forstyrrer og tager energi fra andre opgaver. Lederen siger, at hun prøver at hjælpe medarbejderne med at prioritere i opgaverne. Men der er nogle, der ikke søger hjælp og støtte hos lederen. En årsag der nævnes er, at man frygter, at ens sager bliver sendt videre til en kollega, der kan være udsat for et lige så højt arbejdspres. Mange medarbejdere giver udtryk for, at det er et positivt forhold, at der er fleksibilitet i forhold til arbejdstid samt frihed til planlægning af opgaverne, herunder metodefrihed. Dvs. der er en vis grad af indflydelse, hvilket kan virke kompenserende i forhold til arbejdspresset. Klare mål Enkelte formulerer, at de mangler klare mål fx i form af stillingsbeskrivelser samt retningslinjer for journalisering og brevskrivning. Samarbejde på tværs Der har været samarbejdsproblemer mellem teams, bl.a. omkring hvilke opgaver, der skal løses i hvilket team. Fx hvis en medarbejder i et team har behov for, at medarbejdere i et andet team løser en opgave, som disse medarbejdere ikke prioriterer at løse. Der har manglet ledelsesmæssigt fokus på, hvordan opgaver som kræver opgaveløsning på tværs af teams håndteres. En organisatorisk ulempe er, at Teknik & Miljø er bygget op med en flad struktur med en centerchef, som også er nærmeste leder for flere teams. Dvs. nogle teams har ikke en leder/koordinator, der kan regulere deres opgaver og samarbejde med andre team. En ny organisering, som er under udvikling, kan hjælpe med at håndtere den slags problemer. Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 7 af 11
Alene arbejde Enkelte medarbejdere giver udtryk for at sidde mere eller mindre alene med deres arbejdsopgaver der er ingen andre kolleger i afdelingen der sidder med de samme opgaver. Disse medarbejdere søger sparring uden for organisationen. Kompetencer og kvalifikationer I en mindre kommune som Stevns skal medarbejderne dække over mange områder. Det betyder, at de ind i mellem skal sætte sig ind i nye områder og erhverve sig nye kompetencer. Det betyder, at medarbejdere i perioder både skal sagsbehandle men også tilegne sig ny viden. Og undervejs kan de ind i mellem godt føle sig lidt usikre. Det betyder, at de bruger ekstra tid på at dække sig ind. Risiko for borgerklager eller indblanding fra politikerne forstærker behovet for at dække sig ind. Social støtte Stort set alle medarbejdere fremhæver deres kollegiale sammenhold som stærkt. Man er god til at hjælpe hinanden samt dele glæder og besværligheder. Det har været en stærkt støttede faktor i forhold til de belastninger medarbejdere har oplevet i forbindelse med deres arbejde med indblanding fra politikere og presseomtale. Dette forhold fremgår også af den nylig gennemførte APV. En mindre gruppe medarbejdere nævner i interviewet deres nærmeste ledelse under positive forhold i det psykiske arbejdsmiljø med begrundelsen, at de oplever ledelsens støtte, interesse, synlighed, nærvær og tilgængelighed. Denne opfattelse var endnu mere udbredt før den sidste fratrædelsessag, viser den sidste APV. I forhold til direktionen er der delte meninger. Flere føler sig støttet af vicekommunaldirektøren i forhold til politikernes indblanding. Derimod oplever medarbejderne ikke, at kommunaldirektøren er synlig de er ikke klar over, hvad han har gjort i forhold til politikernes indblanding. Flere oplever, at det burde være en opgave for kommunaldirektøren at beskytte, bakke op og støtte medarbejderne imod politikere og dårlig presseomtale. Tillid Enkelte giver udtryk for at den sidste fratrædelsessag umiddelbart har slået lidt skår i tilliden mellem kollegerne. Nogle er blevet i tvivl om, hvorvidt de har sagt noget på møder, som har været en medvirkende årsag til kritikken af deres tidligere kollega. Andre spekulerer på, hvad der mon er blevet har sagt og endelig er nogle blevet i tvivl, om deres egen opførsel kan opleves belastende af andre. Men sagen har også slået skår i tilliden til ledelsen for en stor del af medarbejdernes vedkommende - i varierende grad og dog ikke alle. Inden fratrædelsessagen lader det ifølge APV en som sagt til, at der har været udbredt tillid til den nærmeste ledelse (team og centerniveau), noget som også kan genfindes i interviewene. Mistilliden til nærmeste ledere er opstået, fordi medarbejderne oplevede, at den sidste fratrædelsessag kom som lyn fra en klar himmel og midt i en proces med projektet Genskab Trygheden. Mange oplever sig slået tilbage endnu en gang. Dertil kommer, at man har hørt forskellige meldinger om sagen fra ledelsen, bl.a. om det var en gammel sag eller en ny sag. Det har skabt grobund for antagelser om skjulte årsager. Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 8 af 11
Der er også mistillid til den øverste ledelse. Nogle fornemmer en uenighed - i direktionen eller mellem direktion og borgmester. Man har bl.a. oplevet, at borgmester og kommunaldirektør kan komme med modstridende udmeldinger. Medarbejderne har større tillid til vicekommunaldirektøren, men flere har også mistet noget tillid til ham pga. af den nye fratrædelsessag. Interviewene med ledelsen (Teamleder for Natur og Miljø, Centerchef, og vicekommunaldirektør) viser, at de godt er klar over, at fratrædelsessagen har rystet medarbejderne. Team- Arbejdsliv vurderer, at der er en uoverensstemmelse mellem medarbejderne og lederne i vurderingen af, hvor alvorligt bruddet i tilliden er. Tryghed Fratrædelsessagen vækker minder og følelser om den et år gamle fratrædelsessag, hvor politikerne på basis af borgerklager var stærkt medvirkende til at få en kollega fyret. Nogle bliver i tvivl om, de også kan blive fyret. Nogle nævner, at de forhold som den nyligt fratrådte kollega har fået af kritik af, er forhold de kan genkende hos sig selv. Opsamling Flere medarbejdere giver udtryk for, at de godt kan håndtere belastningerne i arbejdet, bare de kan regne med hjælp og støtte fra kolleger og ledelse. Men når man som medarbejder ikke oplever opbakning fra øverste ledelse og politikere og der opstår et dem og os mellem administration og politikere, så bliver det sværere at håndtere. HVORDAN RISIKOFAKTORERNE ER SØGT FOREBYGGET På tidspunktet for Arbejdstilsynets besøg (januar 2016) var der gennemført en række tiltag for at forebygge belastningerne. Nogle var rettet mod medarbejderne og organisationen, andre mod politikere. Nogle har været igangsat af direktionen, andre af centerledelsen. Efter Arbejdstilsynets besøg er der yderligere gennemført en række tiltag, hvor nogle af dem stadig pågår. Før påbuddet For at mindske de belastninger, politikernes indblanding har medført har der været holdt en række møder omkring situationen i Teknik & Miljø: Et møde mellem Teknik & Miljøs medarbejdere og ledere samt direktion og borgmester med fokus på samarbejde og tillid. Afholdt forår 2015 på medarbejdernes foranledning. Et møde mellem Teknik & Miljøs medarbejde og ledere samt direktion med fokus på samarbejde og tryghedsskabende foranstaltninger. Afholdt forår 2015 på medarbejdernes foranledning. Temamøde for kommunalbestyrelsen, hvor to konsulenter fra KL gennemgik rolleog opgavefordeling mellem politikere og forvaltning. Afholdt efteråret 2015 foranlediget af kommunaldirektøren. For at styrke medarbejdernes kompetencer i forhold til de høje følelsesmæssige krav, har der været gennemført 3 indsatser: En uddannelse i Borger Excellence som også medarbejdere i andre forvaltninger har gennemgået vedtaget af direktionen Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 9 af 11
Et konsulent-støttet udviklingsforløb målrettet Teknik og Miljø med titlen Genskab trygheden, vedtaget af direktionen. Forløbet var startet ved Arbejdstilsynets besøg og blev afsluttet i maj 2016. Fokus på konkrete tiltag Dialogmøde mellem de faglige organisationer og direktionen. Afholdt efterår 2015 foranlediget af medarbejderne Dialogmøde mellem de faglige organisationer og direktionen. Afholdt januar 2016 foranlediget af medarbejderne Andre beslutninger som kan have en betydning: Etablering af MED-udvalg for Teknik og Miljø i forbindelse med en generel omorganisering af MED-strukturen. Efter nytår 2016. Tidligere var der et MED-udvalg der dækkede hele rådhuset. Efter påbuddet: På tidspunktet for AT s påbud var centerchefen sygemeldt og den konstituerede centerchef lige udnævnt. Der er efterfølgende sat yderligere aktiviteter i værk: Den konstituerede centerchef har sat fokus på at skærme medarbejderne mod politisk indblanding bl.a. ved at overtage mere komplicerede sager samt kommunikation med borgere og politikere. Den konstituerede centerchef igangsat et konsulentstøttet forløb for byggesagsteamet. Der er blevet sat fokus på at involvere medarbejderne mere i beslutninger og sammen med medarbejderne bliver der udarbejdet forslag til spilleregler for, hvad man gør i forskellige situationer i relationen med borgere eller politikere. Formålet er at afklare og afstemme forventninger til, hvilke muligheder medarbejderne har for at handle samt til rolle- og opgavefordeling for de forskellige organisatoriske lag. Dette er også et ønske nogle af medarbejderne har formuleret i interviewene. Processen er startet i Byggesagsteamet og bliver bredt ud til alle medarbejdere i Teknik & Miljø på to workshops. Der er en intention om at forsøge at udbrede spilleregler yderligere ud i organisationen ved at tage dem op til diskussion. Først i lokal-med, derefter Område-MED og Hoved- MED. Coaching af leder i Natur & Miljø Den konstituerede centerchef og vicekommunaldirektøren har besluttet at ændre i organiseringen. Der er bl.a. fokus på at styrke ledelseskraften med flere teamledere noget medarbejdere uden teamledere også efterspørger. Dette er et tiltag, der også kan rette sig mod at håndtere samarbejdet på tværs af teams. FORHOLD I DET FYSISKE ARBEJDSMILJØ, DER HAR BETYDNING FOR DET PSYKISKE Vejteamet sidder i en anden bygning end de andre, hvilket besværliggør kommunikationen og kontakt. De andre team sidder på en gang, hvor der går mange forbi. Derfor må de ind i mellem lukke dørene og det medvirker til at skabe lidt distance mellem kontorerne. Enkelte nævner nogle It-systemer, som ikke fungerer eller er svære at håndtere. Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 10 af 11
SYGEFRAVÆR OG PERSONALEOMSÆTNING Kommunens sygefravær opgøres i antal sygedage i procent af antal af arbejdsdage og det dækker over både korttids- og langtidssygefravær. Sygefraværet i Teknik og Miljø (eksklusiv Natur og Miljø samt Byggesag) er vokset voldsomt i foråret 2016 i forhold til året før (fra 4,9% til 25,1%). To langtidssygemeldinger forklarer noget af det høje tal. Den ene af disse drejer sig om den tidligere centerchef, som er sygemeldt pga. stress. Den anden langtidssygemelding skyldes en medarbejder, der har brækket anklen. En del af denne stigning kan således tilskrives det psykiske arbejdsmiljø. I Natur og Miljø er sygefraværet lidt højere i foråret 2016 (3,5%) end 2015 (2,2%) men lavere end 2014 (3,1%). I Byggesag er tallet lavere i foråret 2016 (2,9%) end i 2015 (3,3%). Tal for Byggesag indgår i det samlede tal for Teknik og Miljø i 2014. Det er svært ud fra disse tal at konkludere noget om arbejdsmiljøet. Flere medarbejdere mener ikke, at man kan bruge deres sygefravær som en indikation på arbejdsmiljøet. De vil ofte gå på arbejde, selvom de er lidt syge, da de ikke vil belaste deres kolleger. Enkelte fortæller, at arbejdet godt kan betyde, det en gang i mellem går ud over nattesøvnen. En føler sig udbrændt især pga. manglende tillid til ledelsen primært pga. den seneste fratrædelsessag. Der har været 3 egen-opsigelser i Teknik og Miljø i 2016, som skyldes medarbejdere, der har valgt andet arbejde. Ifølge Teamleder i HR er det langt over, hvad Teknik og Miljø normalt oplever. Han tilføjer, at undersøgelsesperioden er kort og ham bekendt er det ikke opsigelser, der skyldes arbejdsmiljøet. Ifølge interviewene er der flere medarbejdere, der vurderer, at en kollega er stoppet pga. pres fra fredningssagen. VILKÅR DER HAR BETYDNING FOR UNDERSØGELSENS RESULTATER Byggeteamet manglede i undersøgelsesperioden en til to personer. En person er ansat efter interviewene. 1. Viceborgmesteren har ikke ønsket at deltage i interviewundersøgelsen. Undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø fandt sted i kølvandet af en fratrædelsessag i Teknik og Miljø. Redegørelse om undersøgelsespåbud ifm. psykisk arbejdsmiljø Side 11 af 11