Albertslund Boligselskab 3. december 2010 Referat fra selskabsbestyrelsesmøde onsdag den 1. december 2010, kl. 17.00 Deltagere: Adm.: Karl Neumann, Lars Bremer, Jeannette Nauta-Ridderstrøm, John Christiansen, Per Mogensen, Hans Holm, Pia Christensen, Kim Corlin, Flemming Jørgensen (Albertslund Kommune) Anita Kjeldsen og Tina Jepsen. Afbud: Kirsten Poulsen, Kay Åge Petersen, 1. suppleant Anni Johansen. Dagsorden 1. Fællesberetning for BO-VEST, AB, TMG og VA 2. Helhedsplan - Godkendelse af skema A for rækkehusene 3. Formandens orientering 4. Direktionens orientering 5. Opfølgning siden sidste møde 6. Opfølgning fra repræsentantskabsmødet 7. Fastsættelse af honorarer 8. Drøftelse af en evt. flyttefond 9. Godkendelse af ny forsikringsaftale 10. Godkendelse af anvisningsaftale med Albertslund Kommune 11. Mødekalender for 2011 12. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen - Henvendelse fra Solhusene 13. Punkter til næste møde 14. Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Drøftelse af emner til fælles årsberetning v/ kommunikationsmedarbejder Rikke Schultz Organisationsbestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 28. september, at årsberetningen for 2010 som forsøg bliver en fælles beretning for alle 3 boligorganisationer i BO-VEST. Beretningen bygges op med en fælles del og 3 særskilte mindre dele for hhv. AB, Tranemosegård og VA. For at få de relevante emner behandlet beder kommunikation om, at de 3 organisationsbestyrelser og BO-VESTs bestyrelse på deres møder i slutningen af 2010 drøfter ideer til emner, så der kan være en plan klar ved årets udgang. Kommunikationsafdelingen fremlægger udkast til AB-indhold i den fælles beretning under dette punkt. 1
Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvilke emner det kan være relevant at skrive om i den fælles beretning 2010. Bestyrelsen havde følgende forslag til emner i fællesberetningen: Fokus i Nord om, hvordan afdelingen har fået fat i de problematiske unge kunne være et emne under de boligsociale projekter. Ejendomskontorernes opgaver og funktion Ja, der stilles høje krav ny lovgivning og den generelle udvikling. Hvordan arbejder BO-VEST med at leve op til kravene og BO-VEST serviceprincipper. Etablering af ny genbrugsplads på Damgårdsarealet kunne være et emne under miljø. Sende et overordnet budskab om, at styrke grundlaget for budgetterne forklare hvorfor det er vigtigt, at der udarbejdes realistiske langtidsplaner og hvad sker der før under efter en helhedsplan i forhold til langtidsplaner/henlæggelser. 2. Godkendelse af skema A for Rækkehusene v/byggechef Jesper Rasmussen Der blev afholdt beboermøde i Syd den 8. november 2010, og her blev det enstemmigt vedtaget, at forslag til helhedsplan sendes til urafstemning. Beboermødet vedtog med 136 stemmer for, 9 imod og 2 blanke, at alle vinduer på 1. sal mod havesiden skal være højtsiddende. Helhedsplanen blev vedtaget af beboerne ved urafstemning med et stort flertal.. Helhedsplanen beskrives i følgende bilag: x Notat vedrørende AB Syd - Helhedsplan - godkendelse af skema A Bilag til notat: x Specifikation af fordelt anlægssum for afd. AB Syd og VA 4. række af 27. oktober 2010 x Budgetskema - basisrenovering af 23. september 2010, udarbejdet af rådgiverfirmaet Niras x Støttefastsættelse for rækkehusene af 11. november 2009, Landsbyggefondsnotat x Beboerinformationsfolder om helhedsplanen og skema A for rækkehusene november 2010 x Beboerinformation om økonomi udsendt med beboerfolder november 2010 Det indstilles, at bestyrelsen godkender skema A for helhedsplanen i rækkehusene, herunder godkender: 2
- Renoveringsprojektet inkl. højtsiddende vinduer på 1. sal, haveside, i henhold til beboermødets beslutning - Skema A budget med en samlet anskaffelsessum for rækkehusene på 765 mio. kr. heraf 378.132.000 mio. kr. i AB - Finansiering i henhold til LBF s notat af 11. november 2009 - Kapitaltilførsel på i alt 55 mio. kr. for VA og AB tilsammen - Frikøb af hjemfald i henhold til nærmere aftale med Albertslund Kommune - Afdelingens fritagelse for dispositionsfondsforpligtelsen - Huslejestigning på 1.900 kr. pr. måned som fastsat af LBF (huslejeniveau 2008) - Huslejestøtte på 220 kr. pr. m2 årligt i henhold til foreløbigt tilsagn af 31. marts 2008 fra LBF Jesper Rasmussen orienterede om helhedsplanen, der er den største sag i den almene historie. Det forventes, at der opnås endeligt tilsagn i indeværende år. På beboermødet i Syd var der på dagsordenen stillet flere forslag omkring valg af vinduer, da det var vigtigt for afdelingsbestyrelsen, at beboerne blev afklaret omkring stilling til vinduerne. Med et stort flertal blev det på beboermødet besluttet, at alle vinduer på 1. sal mod havesiden, skal være højtsiddende. I forbindelse med helhedsplanen, er det vigtigt, at få delt økonomien ad i gårdhusene og rækkehusene. Det er en forudsætning fra LBF, at udgifter i rækkehusene ikke påvirker gårdhavehusene og omvendt. Bestyrelsen drøftede skema A og godkendte administrationens indstillinger. 3. Formandens orientering v/ Formand Karl Neumann Det indstilles, at bestyrelsen tager formandens beretning til efterretning. Regeringens Ghettoplan Kan findes på statsministeriets hjemmeside: http://www.stm.dk/publikationer/ghettostrategi_10/ghettostrategi.pdf Boligaftalen Kan findes på Socialministeriets hjemmeside: http://www.sm.dk/data/dokumentertilnyheder/2010/ba10.pdf Visionsgruppemøde i ABC Den 17. november 2010 holdt Albertslund Boligsociale Center (ABC) visionsgruppemøde med fokus på fattigdom i Albertslund dette med afsæt i EU s fattigdomsår. Det var et rigtig godt møde med oplæg ved Knud Vilby, der er formand for Socialpolitisk Forening og forfatter til bøger om fattigdom globalt og i Danmark. Formand for BO-VEST Vinie Hansen holdt oplæg om Hvordan ser vi fattigdommen i boligområderne? 3
Steen Christiansen, borgmester i Albertslund Kommune talte om hvad kommunen gør for at modvirke fattigdom Endelig talte Trine Sander, ABC om hvordan ABC arbejder med fattigdommen. Styringsdialog Den 30. september 2010 holdt Albertslund møde i Albertslunds Kommunes Boligforum, der omfatter alle boligorganisationer i kommunen. Det var et velbesøgt møde, hvor alle de almene boligselskaber i Albertslund deltog. Der var en god diskussion om hvad styringsdialogen skal indeholde. De enkelte boligorganisationer vil efterfølgende blive indkaldt til særskilt dialog. Kreds 9-konference Afholdes på LO-Skolen i weekenden den 5. 6. februar 2011. Bestyrelsen tog formandens beretning til efterretning. 4. Direktionens orientering v/ Anita Kjeldsen Det indstilles, at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Informationsmøder om budget- og regnskabsproces Den 6. oktober blev den kommende regnskabsproces gennemgået for 55 afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Desuden var der en evaluering årets budgetproces på dagsordenen. Mødet var præget af stor spørgelyst og en god dialog om den kommende meget stramme regnskabsproces. Beskrivelse af råderet, herunder gebyr er på BO-VEST hjemmeside På foregående møder har der været efterlyst en beskrivelse af råderetsgebyret på hjemmesiden. Det er nu lagt ind på hjemmesiden: http://www.bo-vest.dk/udlejning/forbedringer/raaderet.aspx http://www.bovest.dk/udlejning/forbedringer/~/media/files/udlejning/raaderet_aug%202009%20pdf.ashx BO-VEST vedtægter På møde i AB bestyrelse den 28. september 2010 blev følgende noteret under eventuelt: Bestyrelsen evaluerede BO-VEST repræsentantskabsmøde. Der blev udtrykt ønske om, at BO-VEST bestyrelse blev udvidet til 11 i stedet for ni, så der kan være 3 fra hver boligorganisation. Det undersøges til næste møde, hvad der står i BO-VEST vedtægter. Det blev besluttet, at det undersøges, om det juridisk grundlag er i orden for, at det er muligt, at boligselskaberne direkte vælger 3 repræsentanter. Såfremt det er lovligt, tages det op i BO-VEST bestyrelse. Forbrugsregnskaber i Albertslund Nord Der har været en del indsigelser vedr. forbrugsregnskaber i AB nord, der er dog ikke blevet konstateret flere fejl end almindeligt. 4
Problemet har været at man i forbindelse med, at afdelingen har skiftet fra Simens til Brunata, har ændret procedure vedr. reduktion for udsat beliggenhed. Pia Chistensen supplerede med afdelingsbestyrelsens synspunkt til sagen, idet de syntes, at det er meget forkert, at BO-VEST underkender en tidligere beslutning, der er truffet på et beboermøde. Det er aftalt med økonomiafdelingen, at der udsendes en beboerinformation, med en afklaring om, at man lader 2009 være og gør det anderledes i 2010. Bestyrelsen bakkede op omkring, at det er forkert, hvis BO-VEST overruller en beboerdemokratisk beslutning. Hvis der er truffet en beslutning, der ikke er lovligt, er det BO-VEST opgave at sørge for, at afdelingsbestyrelserne er klædt ordentligt på til beboermøderne. Driftssamarbejder Driftsafdelingen har sammen med afdelingsbestyrelserne for Blokland, Banehegnet og Solhusene sonderet mulighederne for at etablere et driftssamarbejde. Der er positive meldinger, og administrationen arbejder videre med oplæg til driftssamarbejde efter de indledende drøftelser. Der er aftalt nyt møde mellem administrationen og afdelingerne den 2. december. Sideløbende arbejdes med mulighederne for justering af driftssamarbejdet omkring Kanalens Kvarter. Der holdes møde med de 6 bestyrelser den 6. december. Bestyrelsen opfordrede til, at kompetencen omkring driftssamarbejder bliver bekrevet nærmere. Bilagssagen Der blev givet en orientering på bestyrelsesmødet Bestyrelsen tog direktionens beretning til efterretning. 5. Opfølgning siden sidste møde Hans Holm orienterede om, at afdelingerne på damgårdsarealet har et underskud på antenneregnskabet, de højeste tal ligger på 50.000 kr. Underskuddet er oparbejdet over 10 år. Der har derfor været afholdt møde med økonomiafdelingen, hvor der er blevet indgået en afbetalingsordning på 2 år. Afdelingerne accepterer løsningen men er ikke tilfredse med måden, man kom frem til den. Nirådet vil gerne tages med på råd, i stedet for at de føler, at løsningen er besluttet på forhånd. Det blev påpeget, at det er en tillægsydelse, hvor der i princippet er mulighed for at vælge en anden leverandør til at lave opgaven. John Christiansen nævnte, at i AP var der et svar til Ole Elkær fra Vinie Hansen og Karl Neumann. I svaret står der, at bestyrelserne anbefaler et klart ja til helhedsplanen. Henvendelsen har været vendt i bestyrelsen, men uden indhold til svar, hvor det blev besluttet, at Karl og Vinie skulle svare. Det blev taget til efterretning, at det ikke har været til afstemning i bestyrelsen. 5
6. Opfølgning fra repræsentantskabsmødet På repræsentantskabsmødet var der temadrøftelse om service, herunder ejendomskontorernes funktion. Dette som opfølgning på forslag som blev vedtaget af repræsentantskabet den 10. juni 2010. Som opfølgning på temadrøftelsen indstiller administrationen, at AB s bestyrelse tager stilling til, om der skal gennemføres yderligere undersøgelse og analyse af ejendomskontorernes funktion. Endvidere foreslås drøftet, hvad bestyrelsen indstiller til BO-VEST bestyrelse i forhold til overvejelserne omkring finansiering af den support til ejendomskontorerne, der er behov for i nogle afdelinger for at sikre opgavevaretagelsen, som beskrevet i ydelseskataloget. Ejendomskontorernes funktion er beskrevet i ydelseskataloget. Bestyrelsen har flere gange drøftet de spørgsmål, som fremgår af forslaget vedtaget på repræsentantskabsmødet om undersøgelse af afdelingsledernes arbejdsforhold. Bl.a. blev dette drøftet på møde i januar 2010, hvor det blev aftalt, at administrationen skulle gå i dialog med 9-rådet på Damgårdsarealet, som eksempel på den rejste problematik. Efter mødet i 9-rådet blev emnet igen drøftet i bestyrelsen, hvor det blev konstateret, at afdelingsledernes jobindhold er beskrevet i ydelseskataloget, og at disse opgaver har været varetaget både før og efter dannelsen af BO-VEST. Dog er opgaverne udviklet over tid, bl.a. som følge af lovgivning og større krav fra beboere, bestyrelser og samfund i øvrigt. Efter vedtagelsen af forslaget på repræsentantskabet i juni 2010 har bestyrelsen igen drøftet ønsket om iværksættelse af en undersøgelse, og valgte at imødekomme dette ved at tage emnet op sammen med en generel drøftelse af service som tema på repræsentantskabsmødet i november 2010. Temadrøftelsen er gengivet i referatet fra repræsentantskabsmødet. BO-VEST har besluttet en ledelsesstruktur i boligafdelingerne, og ejendomskontorernes opgaver er beskrevet i ydelseskataloget. Samtidig har BO-VEST bestyrelse besluttet, at afdelingsledere/varmemestre, der ikke ønsker at eller ikke kan fortsætte den mere krævende fremtidige driftslederfunktion, kan fortsætte som ledere men med support fra anden side. Den sidstnævnte beslutning betyder reelt, at den vedtagne ledelsesstruktur ikke kan implementeres fuldt ud før der er sket en naturlig afgang/omplacering af en række kolleger. Der er således behov for support til nogle afdelinger. Ydelseskataloget oplister dels hvad boligafdelingerne får for administrationsbidraget, dels hvad der skal leveres af personale ansat på ejendomskontorerne. Hvis ikke personalet fra ejendomskontorerne leverer de nødvendige ydelser, er det nødvendigt, at support til afdelingerne f.eks. leveres som tillægsydelser fra administrationen. Drøftelserne på repræsentantskabsmødet omfattede bl.a. overvejelser om, hvem der skal betale disse tillægsydelser. Ud fra stemningen på repræsentantskabsmødet vurderes overvejende, at det ud fra et solidaritetsprincip ikke skulle være den enkelte afdeling. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter: 1. at der ikke skal sættes yderligere undersøgelser/analyser i gang af afdelingsledernes arbejdsforhold før og efter dannelsen af BO-VEST. Dette begrundes med, at det findes formålsløst at sammenligne den tidligere situation under AB med nuværende situation, hvor kravene til opgavevaretagelsen har 6
udviklet sig over tid, bl.a. som følge af lovgivning og større krav fra beboere, bestyrelser og samfund i øvrigt. 2. at bede administrationen identificere hvilke afdelinger, der har brug for særlig support. 3. at indstille til BO-VEST bestyrelsen, at der tages en fornyet drøftelse af de rammer BO-VEST administration har fået for at implementere den besluttede ledelsesstruktur. Som led i denne drøftelse ønsker AB at opfordre BO-VEST til at bede de tre boligorganisationer tage stilling til, om den eventuelt nødvendige support til ejendomskontorerne skal betales af den enkelte afdeling eller af boligorganisation. Det meddeles samtidig, at AB ønsker at betale den nødvendige tillægsydelse fra boligorganisationen, og beder BO-VEST afsætte midler til dette i AB s budget for 2012. Bestyrelsen drøftede mødet og emnet om service og opgaver. Bestyrelsen mener ikke, det er muligt at lave en yderligere undersøgelse, da det er svært at skelle mellem de opgaver, der skyldes den generelle udvikling. Opgaverne på ejendomskontoret, står beskrevet i ydelseskataloget. Det er derfor vigtigt, at få det bredt ud til både beboerdemokrater og mandskab, hvad der står i kataloget. John Christoffersen har gjort indsigelse over referatet, der er eftersendt på mail. Bestyrelsen tilkendegav, at svaret bør tages ud af referatet og i stedet indsat som en fodnote eller som et bilag til referatet. Bestyrelsen godkendte indstillingerne. 7. Fastsættelse af honorarer På sidste organisationsbestyrelsesmøde den 28. september 2010, besluttede bestyrelsen, at administrationen skulle komme med et oplæg til fordeling af honorar. Oplæg har været drøftet på FU og der foreslås følgende fordeling: FU medlemmer modtager 10.000 kr. i honorar årligt Øvrige bestyrelsesmedlemmer incl. medarbejderrepræsentant modtager 3.000 kr. i honorar årligt. 1. Suppleant modtager 1.500 kr. i honorar årligt. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter bestyrelseshonorarer og godkender administrationens oplæg til honorar for den kommende periode med automatisk årlig pristalsregulering fremover. Bestyrelsen drøftede og godkendte oplægget til honorar med virkning fra 1. januar 2011. 8. Drøftelse og godkendelse af princip om dækning af tab på fraflytninger Administrationen blev på sidste organisationsbestyrelsesmøde bedt om at komme med et oplæg til, hvordan man kan bruge af dispositionsfonden, til at hjælpe de afdelinger, der ikke har en fraflytter at rette kravet imod ved ekstraordinære store fraflytningsregninger. 7
x Der vedlægges bilag over indestående på dispositionsfonden samt oversigt over, de udgifter der forventes vil komme i dispositionsfonden. Man skal være opmærksom på, at løbende kapitaltilskud ikke er fastsat endeligt fra landsbyggefonden endnu. Beløbet kan derfor vise sig at være større. På boligafdelingernes konto Tab på fraflytninger har der totalt set været følgende udgifter: 2008 2009 2010 Totalt Alle tab på fraflytninger 1.948.106 692.090 1.317.615 3.957.811 Antal sager over 75.000 kr. 8 3 6 17 Beløb der overstiger 75.000 kr. i alt 453.512 109.826 160.682 724.020 Administrationen og FU forslår, at boligafdelingen i hvert enkelt tilfælde skal ansøge organisationsbestyrelsen om tilskud, og at organisationsbestyrelsen godkender et princip om, at organisationsbestyrelsen vil se velvilligt på at dække alle udgifter over 75.000 kr. pr. sag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter dækning ved tab på fraflytninger og godkender et princip om, at bestyrelsen fremover vil se velvilligt på ansøgninger om dækning fra dispositionsfonden på tab på fraflytninger på over 75.000 kr. Bestyrelsen drøftede oplægget, indestående og forventede udgifter på dispositionsfonden. Hans Holm indvendte, at 75.000 kr. stadig har store konsekvenser for en lille afdeling og syntes at der burde være forskel i beløbene for store og små afdelinger. Bestyrelsen godkendte, at ordningen sættes i gang og at bestyrelsen efterfølgende evaluerer ordningen. Administrationen sørger for at informere driftslederne, afdelingsbestyrelsen og boliggruppen. 9. Forsikringer Der har været afholdt licitation om forsikring af AB s boligafdelinger med tilbud fra ALKA, Codan, Købstædernes og Tryg. Vores forsikringsmægler Nordflex indstiller, at tilbuddet fra Tryg accepteres og Dansk Glas for de afdelinger, der måtte ønske glas/kumme forsikring. Derudover anbefales det, at arbejdsskadeforsikringen bibeholdes i Codan. Derudover anbefaler Nordflex, at AB skal forholde sig til, om man ønsker at fastholde dækning på rør og sikledninger, da der i den seneste periode har været mange skader, med afsmittende virkning på præmiefastsættelsen. x Beslutningsindstilling fra Nordflex, 8. november 2010 x Tilbudssammenligning EU udbud Det indstilles, at bestyrelsen tager licitationsmaterialet til efterretning. 8
AB får samlet en præmiebesparelse. Der blev stillet spørgsmål til dækning af rørskader. Bestyrelsen besluttede, at mægler undersøger, hvad der har været af rørskader de sidste 3 år, og sætter det op imod præmien. Endvidere skal det undersøges, hvor meget kommunen har overtaget af dækning på rør, og om det kun gælder rør i jord. Bestyrelsen besluttede, at FU træffer beslutning på baggrund af drøftelsen. Der indkaldes til et ekstraordinært FU-møde, med deltagelse af Nordflex. 10. Godkendelse af anvisningsaftale med Albertslund Kommune vedr. Etagehusene Den eksisterende aftale med Albertslund Kommune om 100% kommunal boliganvisning til ledige boliger i Etagehusene udløber 31.december 2010. Der foreligger et forslag til en ny aftale med virkning fra 1. januar 2010, som blot er en forlængelse af tidligere aftale. Aftalen genforhandles efter 2 år. x Forslag til ny aftale mellem Albertslund Kommune om anvisning af boliger i Etagehusene. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender anvisningsaftalen. Bestyrelsen godkendte anvisningsaftalen. 11. Mødekalender for 2011 Mødekalender for 2011 vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødekalender for 2011 Det blev besluttet, at repræsentantskabsmøder i november flyttes til onsdag den 9. november 2011, så repræsentantskabsmøderne ikke altid lægger på en torsdag. 12. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen x Henvendelse fra Solhusene vedlægges. Forslag til besvarelse eftersendes pr. mail inden bestyrelsesmødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter henvendelsen og godkender besvarelse til Solhusene. Bestyrelsen drøftede henvendelsen og godkendte udkast til besvarelse. 9
13. Punkter til næste møde - Landtidsplaner og henlæggelser - Oversigt over huslejeudviklingen de seneste 10 år 14. Eventuelt Jeannette Nauta-Ridderstrøm bad om, at der blev lagt nye billeder på hjemmesiden under Nord, da de nuværende billeder er fra før renoveringen. Karl Neumann sendte en stor hilsen fra Vinie Hansen, der var meget glad for gaven og opmærksomheden i forbindelse med hendes fødselsdag. AB gav et Skagens ur. Referent: Tina Jepsen 10