Når økonomioutsourcing er den rigtige løsning Overvejer I at oursource hele eller dele af jeres økonomifunktion? Dette whitepaper er udarbejdet, så I har et bedre beslutningsgrundlag at handle ud fra. Vi håber, at I vil finde det brugbart! Hvorfor outsource? Når virksomheder overvejer at outsource administrative back-office funktioner, herunder økonomifunktionen, og emnet kommer på virksomhedens ledelsesagenda, skyldes det én, eller flere erkendte udfordringer. Hvis ingen erkendte udfordringer, hvorfor så ændre? Når en virksomheds ledelse arbejder med at få elimineret udfordringer, som eksempelvis håndtering af udfordringer i økonomifunktionen, er outsourcing i mange tilfælde et seriøst løsningsalternativ. Økonomioutsourcing står dog sjældent alene, men er ofte ét blandt 2-3 scenarier. Beslutningsprocessen om hvordan udfordringerne skal løses, varierer selvsagt i længde og omfang, afhængig af hvilke udfordringer virksomheden står overfor. Er udforingerne komplekse og påvirker virksomhedens øvrige afdelinger, skal ledelsen i langt de fleste tilfælde igennem en længere proces, der kræver analysearbejde, tanker og vurdering. Omvendt vil en udfordring, der relaterer sig til et enkelt isoleret arbejdsområde kræve en langt mindre beslutningsproces. I mange tilfælde kan økonomioutsourcing stå som et stærkt og hurtigt løsningsalternativ. Det vigtigste for ledelsen er at behandle outsourcing på lige fod med andre alternativer.
Hvorfor vælger virksomheder lønoutsourcing? Som nævnt, vælger virksomheder outsourcing, hvis der er erkendte udfordringer. Udfordringerne kan selvsagt være meget individuelle og forskellige - de nedenstående eksempler er de mest erkendte: Eliminering af sårbarhed Ofte har virksomheden en opgavetilpasset bemanding i forhold til økonomifunktionen, hvorfor sygdom og andet fravær kan have store konsekvenser i afdelingen. Når man har outsourcet opgaverne, er man sikret back-up og dermed elimineres sårbarheden. Faglig kompetence Når opgaverne udføres in-house, stiller det store krav til uddannelse, ledelse og fokus på at opretholde et højt fagligt niveau. Ved at outsource til en professionel partner, er man sikret høj faglig kompetence og sparring med mange ligesindede kollegaer både nu og i fremtiden. Fleksibilitet I en økonomifunktion er der perioder med stor aktivitet og mindre aktivitet. Med en outsourcing-løsning kan man skrue op og ned for ressourcebehovet og betaler kun for de brugte timer. Virksomheder i vækst kan have vanskeligt ved at tilpasse organisationen og dermed kunne følge med. Fokus på kerneforretning Ved at outsource back-office funktioner får virksomheden bedre mulighed for at fokusere på kerneforretningen og mere strategiske opgaver som budgetter og løbende estimater. Rådgivning Da outsourcingpartneren er ekspert inden for økonomistyring, skal denne også kunne varetage en rådgivende rolle overfor virksomheden. Dette kan være i forhold til optimal systembrug og kontinuerlig effektivisering af processer. Effektivisering Virksomheden er låst fast i ineffektive arbejdsgange og/eller systemer. I dette tilfælde kan en outsourcing partner ofte bidrage med værdi grundet erfaring og ekspertise, hvor kombination af outsourcing og virksomhedens systemer kan gennemgås for optimering. Besparelser Mange virksomheder har, specielt igennem finanskrisen, haft fokus på besparelser. En professionel outsourcingpartner kan ofte tilføre besparelser via effektivisering, omlægning af arbejdsgange og optimering af systembrug. Når økonomioutsourcing vurderes, er det vigtigt at forholde sig til alle aspekter i forbindelse med outsourcing af opgaverne. Herunder konsekvenser i forhold til virksomhedens øvrige organisation, virksomhedens mulighed for hurtig ageren og hvilken indvirkning økonomioutsourcing vil have på virksomhedskulturen. Træffes beslutningen om outsourcing på et usikkert og ikke-gennemtænkt grundlag, er der en risiko for begrænset succes. Omvendt vil en gennemtænkt beslutning have langt større succesgrundlag, og i mange tilfælde sideløbende bidrage med et grundigt øjebliksbillede af virksomhedens stand, og dens fremtidige potentiale.
Træffes beslutningen om outsourcing på et usikkert og ikke-gennemtænkt grundlag, er der en risiko for begrænset succes... Hvornår kan man med fordel vælge outsourcing? Erfaringsmæssigt opnås de bedste resultater ved et outsourcing-samarbejde, når der er styr på arbejdsgange og processer i virksomheden. I en sådan situation er det relativt enkelt for outsourcingpartneren at tage over, og der kan hurtigt fokuseres på effektiviseringsmuligheder. Det kræver dog, at virksomheden er indstillet på at effektivisere arbejdsgange og processer for en optimal løsning. Opstarten af et outsourcing-samarbejde kræver ydermere involvering fra virksomhedens side, så parterne i samarbejde finder den rigtige løsning. Omvendt vil en situation, hvor der ikke er kontrol med regnskabstallene, og der er huller i arbejdsgangene, ikke være optimalt i et outsourcingscenarie. Outsourcingpartneren vil have vanskelige vilkår fra starten af samarbejdet, og samarbejdet vil ofte ikke blive en succes. Hvornår skal man være varsom med at vælge outsourcing? I tilfælde hvor virksomhedens økonomifunktion er tæt integreret med de øvrige afdelinger i virksomheden, kan fuld outsourcing være en risikobetonet beslutning. Det kan dog stadig være en god mulighed at outsource udvalgte regnskabsopgaver. I en virksomhed hvor økonomifunktionen arbejder tæt sammen med projektledere, markedsgrupper, eller måske indgår i en matrix organisation, kan outsourcing være meget uhensigtsmæssigt. Økonomifunktionens rolle vil i disse tilfælde være meget forretningsorienteret og dermed tæt knyttet til kerneforretningen, hvorfor en in-house løsning vil være den mest optimale, og i mange tilfælde den eneste rigtige løsning. Dermed ikke sagt, at virksomheder, der ikke har 100 % styr på økonomifunktionen, ikke kan drage fordel af et outsourcing-samarbejde på sigt. At nå dertil vil dog være mere krævende og vil sandsynligvis inkludere en oprydningsperiode, hvor en fremtidig outsourcingpartner med fordel kan inddrages såfremt outsourcing vurderes som et seriøst alternativ.
Eksempler på oplagte outsourcing situationer: Manuelle rutiner: De interne arbejdsgange er på plads i virksomheden, men er manuelt baseret og dermed tidskrævende. Her kan man med fordel vurdere outsourcing. Outsourcingpartneren vil ofte kunne effektivisere arbejdsgangene relativt hurtigt og virksomheden vil drage fordel af strømlinede arbejdsgange, processer der er sat i system og hermed opleve en forbedret styring og rapportering. Transaktionsbaserede opgaver: Et scenarie hvor en virksomhed har udfordringer med ensartede transaktionsbaserede opgaver, eksempelvis debitor- og kreditstyring. Her vil en outsourcingpartner i mange tilfælde kunne skabe værdi ved omlægning af processerne til best-practise, som selvfølgelig altid vil afspejle virksomhedens forretningsmæssige behov og politikker. Systemskifte og systemoptimering: En virksomhed står i en situation, hvor der kræves omlægning af virksomhedens systemer. Det kan eksempelvis skyldes systemudfordringer med håndtering af et voksende antal bilag, eksempelvis kundefakturaer eller at systemerne ikke taler sammen. Her kan et outsourcing-samarbejde med stor sandsynlighed være en fordel, idet outsourcingpartneren vil kunne implementere en løsning, der miniminerer investeringen i nye systemer og samtidig afhjælper situationen fremadrettet via effektiviserede arbejdsgange.
Hvad bør gøres, inden man vælger at outsource? Virksomhedens ledelse skal være dedikeret og nøje vurdere alle fordele og ulemper Definer den eller de medarbejdere, som skal være ansvarlige fra virksomhedens side Opstil KPIs og mål for outsourcing-samarbejdet. Det er vigtigt at kunne måle, om samarbejdet bliver en succes Der skal være tillid til den potentielle outsourcingpartner. Vær speciel opmærksom på, at outsourcing partneren forstår virksomhedens pains, strategi og kultur Få indhentet relevante referencer og en sikring af, at outsourcingpartneren er velfunderet og rentabel en fremtidssikret samarbejdspartner Behandling af data hvordan sikres virksomhedens data i et outsourcing-samarbejde? Hvordan får virksomheden data retur, når og hvis samarbejdet afsluttes? Afstem forventningerne. Tænk ikke kun i økonomi, inddrag også erfaringer fra lignende opgaver og indsigt i branchen Definer de vigtigste dele i et samarbejde. Hvad anser virksomheden som de kritiske faktorer for succes? Bliv enige om en tidsplan, herunder milestones og ansvarsfordeling Sørg for, at kontrakten indeholder en fælles godkendt Service Level Agreement, som detaljeret beskriver de enkelte driftsopgaver, frekvensen for udførelsen og de(n) ansvarlige Tænk kommunikation i ind processen, hvem skal informeres om hvad og hvornår, såfremt beslutningen om outsourcing bliver taget
Når en samarbejdsaftale er på plads Ambassadører for samarbejdet Få formidlet information til virksomhedens organisation på en brugbar og effektiv måde. Det er vigtigt, at ledelsen er opmærksom på at få elimineret et potentielt vi og de scenarie - et sådan scenarie kan være dræbende for et succesfuldt outsourcing samarbejde. Ledelsen bør fremstå som ambassadør for outsourcingpartneren og udadtil altid bakke samarbejdet op. Overvej en styregruppe Etablering af en styregruppe bør altid overvejes. Styregruppen kan med fordel bestå af ledende medarbejdere fra begge virksomheder, som i begyndelsen af samarbejdet skal sikre at implementeringen og transitionen forløber planmæssigt. Det er selvsagt kun i større outsourcing-cases, at en styregruppe er nødvendig. Enkeltstående outsourcing-opgaver kan typisk håndteres via Service Level Agreement en alene. Sæt ansigt på samarbejdspartneren I forbindelse med en større outsourcing-case bør outsourcingpartneren indlede samarbejdet med at stille med nøglepersoner på virksomhedens adresse. Hermed får virksomhedens medarbejdere sat ansigt på samarbejdspartneren, og chancerne for en positiv start på samarbejdet vil være gode. Driftsgruppe Uagtet outsourcing-opgavens størrelse, bør man altid etablere en driftsgruppe. Driftsgruppen bør bestå af medarbejdere fra begge virksomheder, der er direkte involveret i det daglige samarbejde. Driftsgruppen afholder regelmæssige møder og har til opgave at løse praktiske driftsudfordringer i forbindelse med samarbejdet. Opsummering: Erkendte udfordringer kan lede til økonomioutsourcing Gennemtænk situationen, find 2-3 løsningsalternativer Definér målene med outsourcing og få etableret mål og KPIs, der synliggør outsourcingpartnerens performance Tillid til en potentiel outsourcingpartner er altafgørende ingen tillid, intet samarbejde Vælg en rentabel og professionel outsourcingpartner, gerne med erfaring fra branchen eller håndtering af opgaverne Dette whitepaper er udarbejdet i juni 2014. Visma Services Danmark A/S Lyskær 3CD 2730 Herlev Danmark Tel.: +45 70 27 31 30 Fax: +45 70 22 37 30 info@visma.dk