04.10 Forbrugsartikler Vejledning www.ski.dk/forbrugsartikler
Om denne vejledning SKI ønsker at gøre det nemt for offentlige enheder at bruge vores rammeaftaler. Vi har derfor udarbejdet denne vejledning i, hvordan du foretager en korrekt tildeling på rammeaftale 04.10 Forbrugsartikler. Med andre ord, hvordan vælger du den rette leverandør under hensyntagen til EU s udbudsregler samt de paradigmer og regelsæt, som gælder for denne rammeaftale. Bemærk, at denne vejledning er et supplement til rammeaftalens Bilag B, som udførligt beskriver, hvordan tildelingen skal foretages. Brug også det elektroniske tildelingsværktøj, som du kan hente via log ind på SKI.dk. Værktøjet hjælper dig gennem processen, når du skal foretage en direkte tildeling eller miniudbud. Vejledningen vil blive løbende opdateret, så den på bedst mulig vis understøtter kundernes behov for vejledning i at tildele på rammeaftale 04.10. Nyeste version vil til enhver tid kunne hentes på SKI s hjemmeside.
To måder at købe ind på Der er to måder, hvorpå du kan købe ind på under rammeaftale 04.10 Forbrugsartikler; Direkte tildeling ved enkelt ordre eller periodekøbsaftale og Miniudbud. Der er ikke frit valg mellem de forskellige tildelingsformer, ligesom der ikke er frit valg mellem leverandørerne. Tildelingskriteriet for både Direkte tildeling og Miniudbud er laveste pris. I den følgende beskrives, hvornår og hvordan du skal anvende Direkte tildeling, og hvornår og hvordan du skal anvende periodekøbsaftale via Miniudbud. Direkte tildeling På delaftale 1, 2 og 3 skal du anvende Direkte tildeling, når dit samlede køb på delaftalen er under 10 mio. kr. over en 4 årig periode. Dette svarer til at du skal anvende Direkte tildeling, når dit samlede køb på delaftalen er under 2,5 mio. kr. pr. år. Det betyder ligeledes, at det ikke nødvendigvis er værdien af din myndigheds enkelte køb på delaftalen, eller din enkelte samlede varekurv på delaftalen, der skal være under 2,5 mio. kr. pr. år. Det er således den samlede værdi af køb inden for delaftalens område over en 4 årig periode, der skal vurderes til at være under 10 mio. kr., for at du kan og skal anvende en Direkte tildeling. Enkelt ordre kan ligeledes som hovedregel bruges ved suppleringskøb, ved enkelt ordre eller ved indkøb af enkelte anskaffelser, så som maskiner eller tilbehør til disse. På delaftale 3 skal du altid anvende Direkte tildeling. Ved Direkte tildeling skal du altid vælge den leverandør, som tilbyder den laveste pris på det- eller de produkter, som du ønsker at købe. Altså på ordrens samlede varekurv. Enkeltkøb eller Periodekøb Periodekøb anvendes som hovedregel, når kunden ønsker den samme leverandør over en længere periode på 12, 24, 36 eller 48 måneder. Der anvendes periodekøb i de tilfælde, hvor du kender din myndigheds behov over en periode. Enkeltkøb gennemføres i de tilfælde, hvor din myndighed har behov for supplerende anskaffelser. Et periodekøb er et køb over tid med én leverandør. Du laver en kundespecifik varekurv, som vil være den gældende varekurv i hele aftaleperioden. Du kan herefter under periodekøbsaftalen bestille enkelte varer, som indgår i den samlede varekurv. Herefter vil varen blive leveret af den tildelte leverandør for periodekøbsaftalen. Varer, som ikke indgår i den samlede varekurv for periodekøbsaftalen, men som indgår i rammeaftalens øvrige sortiment, kan bestilles via Direkte tildeling på enkeltkøb. Alle leverandører kan tilbyde alle de udbudte produkter, så det vil altid være muligt at tildele din varekurv til èn leverandør. Tildelingen sker ud fra tildelingskriteriet laveste pris på den samlede varekurv, uanset om det er på en enkelt ordre eller for en periodekøbsaftale. Tildelingsværktøjet, som SKI har udarbejdet til rammeaftale 04.10 forbrugsartikler, vil automatisk vise, hvilken leverandør, du skal tildele ud fra dit konkrete behov. Direkte tildeling Enkeltkøb Vejledningen nedenfor gælder for enkeltkøb og anvendes på alle 3 delaftaler. Trin 1: Definer dit behov Du starter din Direkte tildeling med at opgøre dit behov, dvs. hvilke produkter og hvilke mængder, du ønsker at købe indenfor et enkelt vareområde - fx rengøringsprodukter. Bemærk, at du ikke må købe produkter på tværs af rammeaftalens delaftaler, dvs. du foretager
tildeling pr. delaftale og kan fx ikke købe både rengøringsprodukter (delaftale 1) og engangsartikler/fødevareemballage (delaftale 2) i den samme tildeling. Trin 2: Identificer dine produkter til din varekurv Du kan benytte hjælpeværktøjet via log-ind på ski.dk til at angive, hvilke produkter og mængder, du ønsker at købe. Dit valg af produkter og mængder betegnes som din varekurv. Når du har sammensat din varekurv, klikker du på knappen Næste i hjælpeværktøjet, som herefter vil beregne hvilken leverandør, der har den laveste pris for de valgte varer. Hvis du benytter tildelingsværktøjet, kan du vælge at oplyse dine kontaktdata. De overføres automatisk til et dokument, som du kan bruge som dokumentation for din tildeling. Hvis du ikke ønsker at benytte tildelingsværktøjet, kan du i stedet benytte en oversigt over delaftalernes produkter i rammeaftalens bilag E.2 til at identificere de produkter, du ønsker at købe. Rammeaftalebilag E.2 er et Excelark, hvor du selv skal beregne hvilken leverandør, der har den laveste pris på din varekurv. Du kan med fordel copy/paste varelinjerne over i et nyt ark, der samtidig vil være din dokumentation for en korrekt tildeling. De varer, som indgår i varekurven fungerer herefter som bilag C.1.1. Trin 3: Sammenhold priser og tildel ordren Når du har fundet leverandøren med den laveste pris, tildeler du din ordre til denne leverandør. Det er vigtigt, at du kan dokumentere din tildeling af leverandør til enhver tid. Derfor anbefaler SKI, at du i tildelingsværktøjet klikker på pdf dokumentet på siden, hvorefter du får mulighed for at downloade dokumentationen for din tildeling. Hvis du ikke har anvendt SKIs hjælpeværktøj anbefales det, at du gemmer din beregning for valg af leverandør/ et kort notat som dokumentation for en korrekt tildeling. Du kan via log-in på www.ski.dk hente SKI s E-katalog for de varer, som indgår i varekurven hos den leverandør, der tildeles varekurven. Trin 4: Bestil leverancen Tildelingsværktøjet hjælper dig med at foretage en korrekt tildeling, efter de af SKI fastsatte vilkår i bilag B til rammeaftalen. Du skal dog stadig foretage selve ordren direkte til leverandøren. Når du har sammensat din varekurv og fundet den billigste leverandør, afgiver du din bestilling på din varekurv ved at tage direkte kontakt til leverandøren pr telefon, via online ordreafgivelse (fx eget indkøbssystem og brug af E-kataloger) eller pr. e-mail. Du skal huske at angive farvevalg m.v. på de produkter, som i din varekurv er angivet med alle farver, alle størrelser eller alle typer eller lignede betegnelser. Med hjælpeværktøjet kan du: Se SKI s kontaktdata på leverandøren Få mulighed for at sende en mail med varekurven sammen med kontakt data til en mailadresse efter eget valg. Det anbefales, at du indsætter din egen e-mail adresse, da du herefter modtager e-mailen og får mulighed for at kvalitetssikre indhold, inden du videresender den til den tildelte leverandør. Er indhold korrekt, sletter du tekstlinjen med e-mailadressen og videresender e-mailen til den tildelte leverandør.
Direkte tildeling - Periodekøbsaftale Vejledningen nedenfor gælder for periodekøb og anvendes på alle 3 delaftaler. Du er som kunde forpligtet til at foretage Direkte tildeling, hvis din opgjorte varekurv i leveringsaftalens samlede levetid andrager en samlet ordre på UNDER DKK 2,5 mio. opgjort pr. år. Både du som kunde og den valgte leverandør er afskåret fra at foretage ændringer i bilag C.2, Leveringsaftale Direkte tildeling ved periodekøb. Bilaget er både du og leverandøren forpligtet til at anvende, og som kunde accepterer du automatisk bilaget ved afgivelse af bestilling. Tildeling af opgaven sker udelukkende på grundlag af leverandørens oprindelige tilbud på rammeaftalen. En Direkte tildeling indebærer dermed, at du ikke må indhente et nyt tilbud fra leverandørerne på rammeaftalen, eller på anden måde drøfte tildelingen med leverandøren/leverandørerne. Ved Direkte tildeling skal du vælge den leverandør, som tilbyder laveste pris på de af dig valgte varer, som nærmere beskrevet nedenstående samt i bilag B pt. 2.2. Hvor du sagligt kan begrunde et periodekøb under Direkte tildeling, kan du foretage flere bestillinger over tid ud fra dit samlede behov (varekurven). Du ønsker således at indgå i et eksklusivforhold med en leverandør for de varer, der er omfattet af varekurven for en længere bestemt periode (12, 24, 36 eller 48 måneder, dog maksimalt 24 måneder efter rammeaftalens ophør, jf. Periodekøbsaftalens punkt 17). Eksklusivforholdet sker til rammeaftalens indeksregulerede priser. Du påtager sig i den forbindelse en anskaffelsespligt på minimum 80 % af værdien af den tildelte ordre. Ved et periodekøb foretager du løbende bestillinger trin for trin som beskrevet nedenfor. Hvis du benytter tildelingsværktøjet, kan du vælge at oplyse dine kontaktdata. De overføres automatisk til et dokument, som du kan bruge som dokumentation for din tildeling. Hvis du ikke ønsker at benytte tildelingsværktøjet, kan du benytte en oversigt over delaftalernes produkter i rammeaftalens bilag E.2 til at identificere de produkter, du ønsker at købe. Rammeaftalebilag E.2 er et Excelark, hvor du selv skal beregne hvilken leverandør, der har den laveste pris på din varekurv. Du kan med fordel copy/paste varelinjerne over i et nyt ark, der samtidig vil være din dokumentation for en korrekt tildeling. De varer, som indgår i varekurven, fungerer herefter som bilag C.2.1. Forpligtelse - Læs Bilag C 2 punkt Du kan maksimalt anskaffe varer under periodekøbsaftalen for den af den vindende tilbudsgivers samlede pris med op til 50 % mere end den samlede pris på den af dig udbudte varekurv. Såfremt du anskaffer varer for 50 % mere end den af leverandøren samlede pris, på den af dig udbudte varekurv, ophører denne periodekøbsaftale automatisk. Eksempel: Hvis den vindende tilbudsgivers samlede pris på den af dig udbudte varekurv er DKK 1 mio., forpligter du dig til minimum at anskaffe for DKK 0,8 mio. frem til periodekøbsaftalens ophør. Du må maksimalt anskaffe varer under periodekøbsaftalen for DKK 1,50 mio. Din minimumsanskaffelsespligt bortfalder, såfremt periodekøbsaftalen ophører før ordinært udløb af de i Bilag C 2 punkt 17 nævnte grunde.
Direkte tildeling sådan gør du Trin 1 - Kundens behov Direkte tildeling påbegyndes ved, at du foretager en opgørelse af dit behov. Du kan med fordel tage udgangspunkt i dit historiske forbrug, og/eller et kvalificeret skøn over de forventede mængder i periodekøbsaftalens varighed. Dit opgjorte samlede behov betegnes i nærværende bilag som "varekurven". Trin 2 - Kunden identificerer varerne Du identificerer de varer, som skal indgå i varekurven (varer og mængder pr. varelinje), og som fremgår af rammeaftalens bilag E. Trin 3 - Varer, som indgår i den samlede varekurv Du vælger den/de vare(r), som skal indgå i varekurven. Du kan via log-in på www.ski.dk hente SKI s E-katalog (bilag E.2.1) for hver leverandør for de varer, som indgår i varekurven, jf. nedenstående krav for korrekt tildeling. Varekurven vil herefter fungere som bilag C.2.1. Trin 4 - Kunden sammenholder priser og tildeler ordren Du sammenholder herefter priserne i varekurven mellem leverandørerne på rammeaftalen, med henblik på at finde den leverandør, som tilbyder den samlede varekurv til den samlet set laveste pris. Leverandøren med den samlede laveste pris tildeles ordren. Det anbefales, at du på baggrund af tildelingen udfærdiger et tildelingsnotat, som redegør for dit valg af leverandør. Trin 5 - Bestilling af Varekurven Du bestiller herefter varerne hos den tildelte leverandør. Dine leveringssted(er)/adresse skal være angivet i din bestilling, jf. Leveringsaftalen (bilag C.2).
Miniudbud Ved miniudbud gennemfører du en fornyet konkurrenceudsættelse mellem leverandørerne på delaftalen. Vær opmærksom på, at der IKKE kan foretages Miniudbud på delaftale 3. Når du benytter tildelingsformen Miniudbud skal du indgå en periodekøbsaftale. Et periodekøb er et køb over tid med én leverandør. Du laver en kundespecifik varekurv, som vil være den gældende varekurv i hele aftaleperioden. Du kan under periodekøbsaftalen bestille enkelte varer, som indgår i den samlede varekurv, som herefter vil blive leveret af den tildelte leverandør for periodekøbsaftalen. Ved et Miniudbud skal du anvende det Miniudbudsmateriale, som er udarbejdet af SKI. Miniudbuddet består af: Bilag B1: Opfordringsskrivelse Bilag B2: Miniudbudsbetingelser Bilag B3: Tro- og love erklæring Bilag C3: Periodekøbsaftale Bilag C3.1: Din varekurv Miniudbud sådan gør du Trin 1: Definer dit behov Du starter dit Miniudbud til periodekøb med at opgøre dit behov, dvs. hvilke produkter og hvilke mængder, du ønsker at købe indenfor et enkelt vareområde - fx rengøringsprodukter. Bemærk, at du ikke må købe produkter på tværs af rammeaftalens delaftaler, dvs. du skal foretage tildeling pr. delaftale og kan fx ikke købe rengøringsprodukter (delaftale 1) og engangsservice og fødevareemballage (delaftale 2) i en og samme tildeling. Trin 2: Sammensæt din varekurv Ved hjælp af hjælpeværktøjet på SKI s hjemmeside, angiver du hvilke produkter og mængder, du ønsker at købe. Hvis du ikke ønsker at benytte tildelingsværktøjet, kan du benytte en oversigt over delaftalernes produkter i rammeaftalens bilag E.2 til at identificere de produkter, du ønsker at købe. Rammeaftalebilag E.2 er et Excelark, hvor du med fordel kan copy/paste varelinjerne over i et nyt ark, hvor du samtidig angiver de mængder, du ønsker at købe. Dit valg af produkter og mængder betegnes som din varekurv. Trin 3: I gang sæt dit Miniudbud Når du har valgt de produkter, der skal indgå i din varekurv, klikker du på knappen Næste i hjælpeværktøjet, og din varekurv vises. Ikonet Pdf dokument nederst på siden indeholder information om, hvilke leverandører du skal invitere til Miniudbud, samt dokumentation for din varekurvs sammensætning. Klikker du på ikonet får du mulighed for at downloade dokumentationen for din tildeling. Herefter klikker du på knappen Næste og bliver bragt til sidste side, som indeholder de bilag, som du skal bruge til dit Miniudbud, teksten til din opfordringsskrivelse samt listen over leverandører, som skal inviteres til at deltage i Miniudbuddet. Miniudbudsbetingelserne indeholder de kundespecifikke data som fx navn på kontaktperson, antal eksemplarer af til-
buddet leverandørerne skal udarbejde, eller hvordan leverandørernes tilbud skal mærkes. Bilaget bliver automatisk udfyldt med de data, som du udfyldte, da du påbegyndte din tildeling i hjælpeværktøjet. Miniudbudsbetingelserne er de vilkår, som gælder for selve Miniudbuddet og er ufravigelige. Klikker du på Send får mulighed for at sende en e-mail med varekurven og bilagene til en mailadresse efter eget valg. Det anbefales, at du indsætter din egen e-mail adresse, da du herefter modtager e-mailen og får mulighed for at kvalitetssikre indhold, inden du videresender den til de leverandører, som skal inviteres til at deltage i Miniudbuddet. Er indholdet korrekt, sletter du tekstlinjen med leverandørernes e-mailadresser og sender e-mailen til leverandørerne enkeltvis. Hvis du ikke anvender SKI s tildelingsværktøj, skal du færdiggøre Miniudbudsmaterialet ved at udfylde de med fed markerede tekster i Miniudbudsdokumenterne nedenfor i overensstemmelse med de vejledende tekster, der er anført i de pågældende dokumenter. Bilag B1: Opfordringsskrivelse Bilag B2: Miniudbudsbetingelser Bilag B3: Tro- og love erklæring Bilag C3: Periodekøbsaftale Bilag C3.1: Din varekurv Herefter sendes dokumenterne til alle leverandører på delaftalen, med opfordring til at afgive tilbud på den konkrete varekurv. Dit Miniudbud er nu i gang sat. Trin 4: Leverandørernes aflevering af tilbud Leverandøren udarbejder tilbuddet i det angivne antal eksemplarer. Indholdet af tilbuddet skal forblive uåbnet og fortroligt indtil udløbet af den fastsatte frist. Der kan ikke modtages tilbud efter den fastsatte tilbudsfrist. Tilbudsfristen for Miniudbuddet er angivet i opfordringsskrivelsen. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller telefax. Leverandørerne er forpligtet af deres tilbud ved Miniudbuddet i tre måneder fra tilbudsafgivelse. Trin 5 - Evaluering af tilbuddene Du skal nu evaluere de indkomne tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Laveste pris. Den Leverandør, der har afgivet den samlet set laveste pris på varekurven, tildeles periodekøbsaftalen. Du skal lægge de ved Miniudbuddet opnåede priser til grund. Trin 6 - Samtidig meddelelse om tildeling af varekurven Du underretter samtidig og skriftligt leverandørerne om resultatet af Miniudbuddet med oplysning om, hvilken leverandør din myndighed agter at indgå leveringsaftale med. SKI anbefaler, at du afholder en frivillig stand still-periode herefter. Dette sker ved, at du fremsender en underretning til leverandørerne indeholdende en kort redegørelse for de relevante grunde for tildelingsbeslutningen, samt med angivelse af, hvornår stand stillperioden udløber (10 kalenderdage regnet fra dagen efter fremsendelsen af underretningen).
Trin 7 - Kontraktindgåelse efter afholdelse af Miniudbud Det anbefales, at din myndighed først underskriver periodekøbsaftalen efter udløb af en frivillig stand still -periode på 10 hele kalenderdage regnet fra dagen efter kundens afsendelse af en fyldestgørende underretning om tildelingsbeslutningen. (Eksempelvis; hvis du underretter leverandøren den 1. maj, udløber stand still-perioden den 11. maj, og din myndighed må tidligst underskrive leveringsaftalen den 12. maj). En fyldestgørende underretning indebærer, at Håndhævelseslovens frist for indgivelse af klager over et Miniudbud på 30 kalenderdage regnet fra dagen efter underretningen begynder at løbe. Afholdelse af en frivillig stand still-periode indebærer endvidere, at aftalen i tilfælde af en klagesag er undergivet andre regler, for så vidt angår adgangen til at få erklæret aftalen for uden virkning, med en forpligtelse til at bringe kontrakten til ophør, jf. Håndhævelseslovens regler herom. Brug af profylakse-bekendtgørelse inden du underskriver leveringsaftalen SKI skal gøre opmærksom på, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har anbefalet offentlige myndigheder at offentliggøre en såkaldt profylakse-bekendtgørelse - dvs. en frivillig bekendtgørelse og stand-still ved træk på en rammeaftale over EU s tærskelværdi. SKI anbefaler derfor, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens anbefaling følges. Med en profylakse-bekendtgørelse kan du som kunde beskytte dig mod sanktionen uden virkning, såfremt en rammeaftale eller den indgåede leveringsaftale er eller bliver genstand for en klagesag. SKI har udarbejdet en praktisk vejledning i, hvordan offentliggørelse af en profylaksebekendtgørelse foretages. Vi har herudover udarbejdet en profylakse-skabelon til brug for denne rammeaftale. Læs mere på ski.dk/profylakse og hent den konkrete profylakseskabelon til brug for denne rammeaftale på ski.dk/forbrugsartikler. Hvis du har brug for hjælp Du er altid velkommen til at kontakte SKI s kundeservice på tlf. 33 42 70 00, hvis du har brug for råd og vejledning fra SKI. Læs også mere om rammeaftalen på www.ski.dk/forbrugsartikler