Teknisk notat Storegade 86 6100 Haderslev Danmark T +45 7352 2510 F +45 7352 2511 www.grontmij.dk CVR-nr. 48233511 Vedligeholdelse af boldbaner 15. november 2012 Projekt: 14.7902.85 Udarbejdet af : Keld Hansen Vedlagt : Bilag 1 Sammenstilling af tilbud. Tilbud fra Haderslev Kommune Driftsafdelingen Virksomhedsbeskrivelse Haderslev Kommune Driftsafdelingen Bilag til virksomhedsbeskrivelse Haderslev Kommune Driftsafdelingen 1 BAGGRUND Haderslev kommune Kultur og Fritid udbød den 9. oktober 2012 entreprisen Vedligeholdelse af boldbaner i offentlig licitation efter forudgående annoncering på Haderslev kommunes hjemmeside og i dagspressen. Tilbud på entreprisen blev modtaget ved licitation den 5. november 2012, hvorved alle tilbudsgivere var fremmødt. I dette notat foretages en evaluering af de ved licitationen modtagne tilbud. 2 KRITERIER FOR TILDELING AF ORDRE Entreprisen er udbudt i henhold til Bekendtgørelse af lov nr. 1410 af 07/12/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven) med tildelingskriteriet laveste pris. l I udbudsmaterialet er der stillet krav om, at tilbudsgiverne skal dokumentere deres egnethed ved at medsende/aflevere nedenstående oplysninger og dokumenter sammen med entreprisetilbuddet: Virksomhedens CVR-nummer. Tro og love erklæring om, at virksomhedens gæld til det offentlige ikke overstiger 100.000 kr. jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997. Regnskabsoplysninger. Virksomhedsbeskrivelse Referenceliste Beskrivelse af faglige leders kompetencer. Oplysninger om kvalitetsstyring, miljø- og arbejdsmiljøledelse. Specifikation af deltagere såfremt tilbud afgives af et konsortium af flere individuelle firmaer i forening. D +45 7352 2524 M +45 2723 2524 E keld.hansen@grontmij.dk Tn002KLH
Side 2 Specifikation såfremt tilbudsgivers egnethed er baseret på anvendelse af underentreprenører. Det er et krav, at en tilbudsgiver opfylder de i udbudsmaterialet anførte minimumskrav til egnethed for at få sit tilbud evalueret/antaget. 3 EVALUERING AF TILBUD 3.1 Modtagne tilbud. Der er ved licitationen modtaget tilbud fra 4 tilbudsgivere med nedenstående tilbudssummer. De 4 tilbud er sammenstillet i bilag 1 vedlagt dette notat. Entreprenør Frank Sørensen ApS Juelsberg 13 6200 Åbenrå Haderslev Kommune Driftsafdelingen Unionvej 3-5 6500 Vojens HedeDanmark a/s Kokholm 3 6000 Kolding Engbakken Odensevej 116 5290 Marslev Tilbud (alle beløb er ekskl. moms) 1. Fælles ydelser 50.000,00 73.725,00 200.000,00 50.000,00 2. Standardpleje 2.091.419,44 3.022.466,81 3.046.857,70 3.325.533,79 3. Ekstrapleje faste enhedspriser 174.550,00 272.010,00 226.432,00 275.630,00 4. Ekstrapleje timepriser 489.350,00 407.025,00 382.975,00 490.675,00 Tilbudssum i alt 2.805.319,44 3.775.226,81 3.856.264,70 4.141.838,79 Rang 1 2 3 4 Skema 1: Oplistning af modtagne tilbud. 3.2 Evaluering af FS samlede tilbudssum. Som det ses af skema 1, er FS tilbudssum i alt den laveste pris. Som det ses af omstående skema er FS tilbud 966.907,37 kr. svarende til 25 % mindre end det næstlaveste tilbud og 1.336.519,35 kr. svarende til 32 % mindre end det dyreste tilbud. FS samlede tilbudssum er således væsentligt mindre end øvrige tilbud! har kontrolleret det af FS afgivne tilbud. Samtlige enhedspriser og poster er udfyldt og der er ikke fundet regnefejl. Under evalueringen har anlægsgartner Frank Sørensen imidlertid kontaktet og oplyst, at firmaet ved sin tilbudskalkulation har glemt at indregne omkostninger til 137.000 m 2 topdressing, en ydelse som i henhold til udbudsmaterialet er foreskrevet indeholdt i enhedsprisen for standardpleje af elementet 2c Kampbaner. Frank Sørensen tilkendegav, at forglemmelsen modsvarede en udgift på ca. 400.000 kr., et beløb hvis størrelse var helt afgørende for, at firmaet kunne opnå rentabilitet i opgaveløsningen. Forelagt denne oplysning fra Frank Sørensen sammenholdt med de markant lavere priser på en betydelig del af tilbuddets andre enhedspriser er det vurdering, at tilbuddet fra FS må betegnes som et urealistisk lavt bud. skal derfor anbefale, at tilbuddet fra FS forkastes med henvisning til Tilbudslovens 8, stk. 3, som lyder: Udbyder kan forkaste et tilbud, såfremt det findes overvejende sandsynligt, at den bydende er ude af stand til at gennemføre arbejdet i tilfredsstillende kvalitet, på hensigtsmæssig og forsvarlig måde og i rette tid. Med forkastelse af tilbud fra FS følger, at tilbud fra Haderslev kommune Driftsafdelingen (i det følgende benævnt HKD ) er at betragte som det afgivne tilbud med laveste pris. Driftsafdelingens tilbud evalueres derfor i dette notats følgende afsnit.
Side 3 3.3 Evaluering af HKD s samlede tilbudssum. har kontrolleret det af HKD afgivne tilbud. Samtlige enhedspriser og poster er udfyldt og der er ikke fundet regnefejl. 3.4 Evaluering af HD s deltilbudssum for Standardpleje. HKD s deltilbudssum for standardpleje andrager 3.022.466,81 kr. og udgør ca. 80 % af den samlede tilbudssum. Via den i bilag 1 viste sammenstilling af tilbuddene fremgår det, at HKD s delsum for standardpleje er den laveste af de 3 tilbageblivende tilbud. 3.5 Evaluering af HKD s deltilbudssum for Ekstrapleje faste enhedspriser. HKD s deltilbudssum for Ekstrapleje faste enhedspriser andrager 272.010,00 kr. og udgør ca. 7 % af den samlede tilbudssum. Via den i bilag 1 viste sammenstilling af tilbuddene fremgår det, at HKD s delsum for ekstrapleje faste enhedspriser er ca. 45.000 kr. større end det billigste og ca. 3.000 kr. mindre end det dyreste af de 3 tilbageblevne tilbud. 3.6 Evaluering af HKD s deltilbudssum for Ekstrapleje timepriser. HKD s deltilbudssum for Ekstrapleje timepriser andrager 407.025,00 kr. og udgør ca. 11 % af den samlede tilbudssum. Via den i bilag 1 viste sammenstilling af tilbuddene fremgår det, at HKD s delsum for ekstrapleje timepriser er ca. 24.000 kr. større end det billigste og ca. 83.000 kr. mindre end det dyreste af de 3 tilbageblevne tilbud. 4 EVALUERING AF HKD S EGNETHED. 4.1 CVR-nummer. Evalueringsresultat: HKD har oplyst CVR-nummer. 4.2 Tro og love erklæring. Evalueringsresultat: HKD har afleveret underskrevet tro og love erklæring, hvorpå det er oplyst, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige. 4.3 Regnskabsoplysninger. I henhold til udbudsbetingelserne skal tilbudsgiveren dokumentere sin økonomiske og finansielle formåen ved at fremlægge regnskabsoplysninger for det seneste 3 afsluttede regnskabsår, omfattende: samlet omsætning, omsætning inden for relevante arbejdsområder, resultat og balance. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for relevante arbejdsområder i hvert af de 3 regnskabsår udgør mindst 50 % af tilbudssummen. Ved relevante arbejdsområder forstås traditionel anlægsgartnervirksomhed samt greenkeeper- og groundsman opgaver.
Side 4 Evalueringsresultat: HKD har afgivet de i udbudsmaterialet krævede regnskabsoplysninger og opfylder minimumskrav til omsætning inden for relevante arbejdsområder jf. nedenstående oversigt. Regnskabsoplysninger 2011 2010 2009 Samlet omsætning 49.984.423 57.250.989 49.878.969 Omsætning indenfor relevante arbejdsområder 12.025.535 12.242.887 12.787.263 Resultat 131.683 2.009.194 4.446.690 Balance 46.984.423 57.250.989 49.878.969 Minimumskrav til omsætning 1.887.613 1.887.613 1.887.613 Krav opfyldt? Ja Ja Ja Skema 2: Regnskabsoplysninger fra Haderslev Kommune - Driftsafdelingen. 4.4 Virksomhedsbeskrivelse. I henhold til udbudsbetingelserne skal tilbudsgiveren dokumentere sin tekniske og faglige formåen ved en kortfattet virksomhedsbeskrivelse med angivelse af minimum følgende nøgleoplysninger: historik (etableringsår og virksomhedens udvikling siden da), ejerforhold, geografisk placering af hoved- og underafdelinger, virksomhedens ledelse og organisationsdiagram, medarbejdere (antal og sammensætning ift. faggrupperne funktionærer, faglærte, ufaglærte), materiel (maskiner og køretøjer af relevans for opgavens løsning). Evalueringsresultat: HKD har afleveret en kortfattet virksomhedsbeskrivelse med de ønskede oplysninger. 4.5 Referenceliste. Tilbudsgiver skal fremlægge en liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af: ordregivers navn og adresse, kontraktsum, kontraktens start- og sluttermin, kortfattet beskrivelse af opgavens omfang. Evalueringsresultat: HKD har afleveret nedenstående referenceliste med udvalgte referencer for sammenlignelige opgaver er udført inden for de seneste 3 år. Ordregiver Kontraktsum (kr. ekskl. moms) Start/slut Omfang Vejen Kommune Ca. 100.000 2010/2011 Vertikalskæring af kampbaner Haderslev Kommune, - Kultur & Fritid Ca. 3.000.000 2007 - d.d. Vedligehold af kommunale boldbaner, idrætsanlæg og visse tilhørende klubhuse Haderslev Stadion Ca. 70.000 2010 - d.d. Vedligehold af grønne områder Skema 3: Udvalgte referencer fra Haderslev Kommune - Driftsafdelingen. Det er vurdering, at de oplyste referencer er relevante og acceptable.
Side 5 4.6 Faglige leders kompetence. Tilbudsgiver skal fremlægge følgende oplysning om virksomhedens faglige leder: uddannelsesmæssig baggrund, erhvervsmæssig karriere/tidligere ansættelsesforhold, anciennitet og organisatorisk placering i tilbudsgivers virksomhed, For at blive accepteret som tilbudsgiver vil det være et minimumskrav: enten: at tilbudsgiver indenfor de seneste 3 år har udført sammenlignelige opgaver i et omfang svarende til mindst 100 % af de arbejdsopgaver, der for et år indgås kontrakt om bedømt ved firmaets referencer, samt at den faglige leder har en relevant uddannelse og erfaring, eller: at tilbudsgivers fagansvarlige for græsslåning har en uddannelse som greenkeeper eller groundsman, samt personlige referencer for græsslåning i tilsvarende omfang. Såfremt tilbudsgiver ikke har en sådan faguddannet person i sin medarbejderstab, kan han opfylde kravet ved i entrepriseperioden at tilknytte en ekstern (freelance) person med faguddannelsen. Ønsker tilbudsgiver at benytte en sådan ekstern greenkeeper eller groundsman, skal tilbuddet vedlægges en hensigtserklæring derom, underskrevet af begge parter. Evalueringsresultat: Thomas Holst er udpeget som faglig leder og kontaktperson for boldbaner beliggende vest for den sønderjyske motorvej. Thomas Holst s CV fremgår af nedenstående: Uddannelsesmæssig baggrund: Anlægsgartner. Ledelse i praksis (Akademi). Mentoruddannelse. Fiskeassistent. Erhvervsmæssig karriere/tidligere ansættelsesforhold: Ledelse og opgaveløsning indenfor idrætsanlæg, grønne områder og vintertjeneste, Haderslev Kommune. Driftsledelse. Aqua-kultur, vandløbsvedligehold samt produktion. Selvstændig anlægsgartner. Opførelse af tagterrasser, havedesign m.m. Anciennitet og organisatorisk placering i tilbudsgivers virksomhed: Ansat som grøn formand hos Haderslev Kommune Driftsafdelingen siden marts 2010. Jens Peter Bladt er udpeget som faglig leder og kontaktperson for boldbaner beliggende øst for den sønderjyske motorvej. Jens Peter Bladt s CV fremgår af nedenstående: Uddannelsesmæssig baggrund: Entrepriseleder for grønne anlæg. Mentoruddannelse.
Side 6 Erhvervsmæssig karriere/tidligere ansættelsesforhold: Ledelse og opgaveløsning indenfor idrætsanlæg, grønne områder, vej og sti og vintertjeneste, Haderslev Kommune. Entrepriseleder, Entreprenørfirmaet NCC. Entrepriseleder, anlægsgartner Bent Samuelsen. Anciennitet og organisatorisk placering i tilbudsgivers virksomhed: Ansat som grøn formand hos Haderslev Kommune Driftsafdelingen siden juni 2003. HKD har indenfor de seneste 3 år udført sammenlignelige opgaver i et omfang svarende mindst til 100 % af de arbejdsopgaver, der for et år indgås kontrakt om. har ved evalueringen imidlertid ikke fundet udbudsmaterialets minimumskrav opfyldt med de af HKD afgivne oplysninger om den faglig leders kompetencer ift. græspleje. Forelagt dette evalueringsresultat, har driftschef Jens Hybschmann meddelt, at der via en skriftlig aftale vil blive tilknyttet en ekstern person med faguddannelse som greenkeeper eller groundsman under opgavens løsning. Udbuddets minimumskrav er dermed opfyldt. 4.7 Kvalitetsstyring, miljø- og arbejdsmiljøforhold. Tilbudsgiver skal fremlægge oplysninger om virksomhedens systemer for: kvalitetsstyring, miljøledelse, arbejdsmiljøledelse. For at blive accepteret som tilbudsgiver, vil det være et minimumskrav at tilbudsgivers systemer på rimelig vis lever op til kravene i DS/EN ISO 9001, DS/EN ISO 14001 og OHSAS 18001 (eller Bekendtgørelse nr. 923 af 21/10/2001 om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem), uden at et certifikat dog skal kunne opnås. Evalueringsresultat: Kvalitetsstyring: HKD er i gang med at udarbejde en kvalitets- og miljøhåndbog, som beskriver sags- og kvalitetsstyring, arbejdsprocedurer og arbejdspolitikker. Eksempler på kontrolskemaer, tidsplaner m.v. fra kvalitets- og miljøhåndbogen er medsendt. HKD anvender Navision som sagsstyringsredskab. HKD vil anvende den i udbudsmaterialet krævede hjemmeside som et aktivt element i kvalitetsstyringen. Miljøledelse: HKD inddrager miljøbelastning og ressourceforbrug som grundlag for indkøb af maskinel. Arbejdsmiljø: HKD arbejder løbende med fysiske- og psykiske arbejdsmiljøforhold via virksomhedens sikkerhedsudvalg.
Side 7 HKD har modtaget grøn smiley for sit arbejde med APV, fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Det er vurdering, at HKD s kvalitetsstyring, miljøledelse og arbejdsmiljøledelse på rimelig vis lever op til de i udbudsmaterialet stillede minimumskrav. 4.8 Konsortium. Hvor flere i forening afgiver tilbud (konsortium), skal ovenstående dokumenter vedrørende egnethed vedlægges for alle konsortiets parter, ligesom tilbuddet skal indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning har bemyndigelse til at repræsentere tilbudsgiverne og forhandle på disses vegne Evalueringsresultat: HKD har afgivet tilbud som selvstændigt tilbudsgiver og ikke som en del af et konsortium. 4.9 Underentreprenører. Såfremt tilbudsgivers egnethed er baseret på anvendelse af underentreprenører, skal der vedlægges en erklæring fra disse underentreprenører, om hvilke opgaver de vil udføre, samt at deres tekniske kapacitet står til rådighed for tilbudsgiver. Underentreprenører, der har en primær funktion i arbejdet, skal være anført i tilbuddet. Evalueringsresultat: HKD udfører entreprisearbejdet uden brug af underentreprenører. 4.10 Resultat af evaluering af egnethed. På baggrund af den i afsnit 4.1 4.9 beskrevne evaluering kan det konkluderes, at HKD har dokumenteret sin egnethed som tilbudsgiver i henhold til de i udbudsmaterialet opstillede krav. 5 SAMLET RESULTAT AF TILBUDSEVALUERINGEN Anlægsgartnerfirmaet Frank Sørensen ApS har ved licitation afgivet laveste pris på det udbudte entreprisearbejde. Da tilbudssummen er ca. 900.000 kr. svarende 25 % mindre end næstlaveste pris og Frank Sørensen under evalueringen har meddelt, at firmaet ved sin tilbudskalkulation har glemt at indregne en udgift på 400.000 kr. til foreskrevet topdressing af kampbaner, er det vurdering, at tilbuddet må betegnes som et urealistisk lavt bud, som anbefales forkastet med henvisning til Tilbudslovens 8, stk. 3. I medfør af ovenstående forkastelse af tilbud fra anlægsgartner Frank Sørensen er tilbud fra Haderslev Kommune - Driftsafdelingen at betragte som laveste pris. har foretaget en evaluering af pågældende tilbudt og den i henhold til udbudsmaterialet foreskrevne dokumentation til belysning af tilbudsgiverens egnethed. Evalueringen har ikke afdækket forhold, som er til hindrer for, at tilbuddet kan antages, og der kan igangsættes arbejder med henblik på at overdrage entreprisearbejdet til Haderslev Kommune Driftsafdelingen.