Danmarks Tekniske Universitet Campus Service

Danmarks Tekniske Universitet Campus Service DFM Benchmarking nøgletalskonference 2013 Nøgletal - Praktisk anvendelse, dokumentation og finansiering 19. SEPTEMBER 2013 Rentekammersalen, Finansministeriet Christiansborg 20-09-2013

Alle nøgletal er kvantitative, og skal fortolkes kvalitativt! 2

DTU Historisk Den Polytekniske Læreanstalt er grundlagt af H.C. Ørsted i 1829 med to linjer Kemi og Mekanik. Bygning kommer til i 1857 og Elektro i 1903 Professor Henrik Dam modtager i 1943 Nobelprisen i kemi for opdagelsen af K-vitamin Flytter til ny campus i Lundtofte fra 1963. Officiel indvielse i 1974 Fusionerer med Danmarks Ingeniør Akademi (DIA) i 1995 Ændrer i 1994 navn til Danmarks Tekniske Universitet H.C. Ørsted Opnår i 2001 styrings- og bygningsmæssigt selveje med en bestyrelse med eksternt flertal og bestyrelsesansat ledelse Fusionerer i 2007 med Risø, Danmarks Fødevareforskning, Danmarks Fiskeriundersøgelser, Danmarks Rumcenter og Danmarks TransportForskning 2013 Ingeniørhøjskolen i KBH bliver en del af DTU som DTU Diplom 3

Danmarks Tekniske Universitet i dag Lyngby campus Risø Campus Andre Campusser Antal studerende ca. 8.500 heraf ph.d.-stud. 1.200 Videnskabeligt personale 1.700 Publikationer 3.600 Leiden Crown Indicator 2010: nr. 1 i Skandinavien nr. 7 i Europa 4 20.09.2013

DANMARKS TEKNISKE UNIVERSITET 5 20.09.2013

CAS Strategi Fra DTU bestyrelsens overordnede DTU strategi leveres 3 konkrete ankre til CAS UMV (Udviklingsmål og virkemidler): 1. DTU s infrastruktur skal understøtte uddannelse, forskning, myndighedsbetjening og innovation ved at universitet: råder over tidssvarende og konkurrencedygtig infrastruktur; og etablerer forskningsfaciliteter i verdensklasse på områder, hvor en særlig konkurrencefordel kan skabes. 2. DTU skal prioritere en smuk og funktionel campus med et synligt og alsidigt socialt liv, herunder et attraktivt studentermiljø. 3. DTU s administration af sin virksomhed som selvejende institution skal udvikles til et mønstereksempel på effektiv universitetsdrift. 6

Mission CAS Vision CAS er DTU s Facility Management organisation. CAS skal sikre, at drift, vedligehold og udvikling af DTU s bygninger, arealer og faciliteter bedst muligt understøtter DTU kerneaktiviteter; forskning, uddannelse, innovation og myndighedsbetjening. skal sikre, at DTU s campus, bygningsmasse, faciliteter og den tilknyttede service er nationalt og internationalt attraktiv, og CAS skal være ledende i sit bidrag til at øge den gældende standard. 7

Facilities Management Spiral Portefølje management (ejendom) Beslutning Køb Leje Byggeri Space management Planlægning Behovsanalyser Prognoser Scenarier Facilities Management Bryggeri Nybyggeri Ombygning Tilbygning Bygherrefunktion Drift Forsyning Administration Vedligehold Services Driftsherrefunktion 8

Byggeplanlægning Ole Kristian Bottheim Byggeprojekter Søren Ulslev Driftplanlægning & -projekter Allan A. Murphy BMS Tommy Plesner Servicecenteret Nils Turpie Administrationen Uffe G. Thomsen KONCERNSTAB - DANMARKS TEKNISKE UNIVERSITET CAMPUS SERVICE Jacob Steen Møller Portefølje Management (Beslutning) Space Facilities Management Management (Planlægning) Bygherrefunktion (Byggeri) Driftsherrefunktion (Drift) BYGHERRE Ole Kristian Bottheim DRIFTSHERRE Anders B. Møller PORTEFØLJE- & SPACEMANAGEMENT Uffe G. Thomsen LYNGBY Park & Vej Michael Jepsen Bygninger Synne Remvig Installationer EL VVS Steen Hansen FREDERIKSBERG CAS Frederiksberg Finn L. Mosegaard MØRKHØJ CAS Mørkhøj Finn L. Mosegaard BALLERUP CAS Ballerup Finn L. Mosegaard RISØ CAS Risø Konstitueret Anders B. Møller LINDHOLM CAS Lindholm Jesper Dose Fagligt ansvar

CAS Opgaveoversigt Investeringsforvaltning Finansiel/ administrativ forvaltning Driftsforvaltning Arealforvaltning Serviceforvaltning Målsætning Finansiering Space Management Vedligehold Projekter/entrepriser Eje/leje Forrentning Strategier Markedsst. Økonomisk st. Juridisk st. Teknisk st. Budgetter Regnskaber Skatter Erfa tal/bench Forsikring Areal udnyttelse Indretninger Lokaler Arbejdsplads Flytninger Inventar Terræn Bygning udv. Bygning indv. Bygningsinst. Inventar Forsyning Varme El Vand EDB Datanet Telefon IT-Værktøjer Internet Sikkerhed & vagt Arbejdsmiljø Kantine DTU Centralt Miljøst. Køb og salg Nybygning/ Modernisering/ Kontrakter Ekstern/Intern Ind-/udlejning Afløb Renhold Renovation Udv. Terræn Reception Intern post Kontorservice nedrivning Udv. Bygning Indvendig Portefølje Management (Beslutning) Vinduespolering Fælles drift Space Facilities Management Management (Planlægning) Driftsherrefunktion (Drift) Bygherrefunktion (Byggeri) Pasning, overvågning og styring Materialer, værktøj, maskiner Service ekstern hjælp Ekstern konsulentvirksomhed Forsikring

Nøgletal hvordan på DTU i 2007 Hvilke ejendomme har jeg? - Adresser, Matrikler, OIS - BBR (skattebillet) - Tegningsfiler af bygninger på etageniveau (det optimale rumniveau) Hvor mange ressourcer bruger jeg på min Bygnings/FM drift? - Hvem er beskæftiget med FM? Årsværk med løn (alle har dette!). - Hvilke faktureringer er knyttet til bygnings/fm drift? - Hvor tæt kan jeg komme på den enkelte ejendom/bygning? Eks. DTU Årsrapport 2006: Areal (s.61): 362.819 m2 Bygningsdrift (s.27): 381.205.000 kr. Dvs: 381.205.000 kr./362.819 m2 = 1050 kr./m2 (2006-priser!) http://www.youtube.com/watch?v=osb7cbbut0q

FM Modellen - implementeret i økonomistyringen fra 2008 DFM kategori/opgavetitel Vedligehold Planlagt Afhjælpende Oprettende (Kunde) Udvendig 94001 94002 94003 Terræn 94004 94005 94006 Indvendig 94007 94008 94009 Installationer 94010 94011 94012 Inventar 94013 Forsyning 94020-94026 Renhold 94030-94034 Services 94035-94037 Fælles drift 94038-94043 Faste ejendomsudgifter 94044-94050 12

Det færdige resultat - Regnskab 2008 opbygget i henhold DFM model

Sammenligning pr. m² - Regnskab 2008

Praktisk anvendelse af nøgletal - hvorfor?.by- og Boligministeriets bekendtgørelse nr. 202 af 23.3.2000 om kvalitetssikring af byggearbejder. I bestemmelsen i bekendtgørelsens 2, stk. 2, stilles der krav om, at der foretages en totaløkonomisk vurdering af byggeriets anlægs- og driftsøkonomi. De statslige bygherrer er herefter ansvarlige for, at der gennemføres totaløkonomiske beregninger i forbindelse med planlægning og gennemførelse af byggesager. I medfør af bestemmelsen i bekendtgørelsens 1, stk. 2, finder bekendtgørelsen og dermed kravet om totaløkonomiske vurderinger også anvendelse på ombygningsarbejder, når disse gennemføres efter et projektmateriale og har et sådant omfang, at de i det væsentlige organiseres og afvikles som en byggesag. 1. oktober 2010 trådte den ny bekendtgørelse nr. 1117 om kvalitetssikring af byggearbejder i kraft! Et enigt Folketing vedtog i juni 2011 at udvide statsbyggelovens dækningsområde, så alle offentlige - også kommunale og regionale byggeprojekter nu skal foretage totaløkonomiske vurderinger og i øvrigt også OPP-overvejelser og benytte IKT-bekendtgørelsen.

Praktisk anvendelse af nøgletal - til hvad? Metodefrihed! DTU bruger Activity Based Cost - Business cases (diskonteret Cash-flow metode) på alle ny- og ombygninger (samt andre investeringer) over 15 mio. kr. FM nøgletal anvendes som de forventede driftsomkostninger pr. m2 (konservativt men nødvendigt princip!) Hvad er investeringens tilbagebetalingstid? og - Genereres de nødvendige indtægter til at dække omkostningerne på bundlinien? Keep it simple! vi bruger regneark!

Dokumentation - til analyser Strategisk forankring DTU s Vision, Mission og Strategi (2008-2013) Instituttets strategi (UMV) (2011-14) Hvor mange årsværk? Hvilke facliteter? Sektionens handleplan (2013) Individuelle mål (MUS) 17

Arealforbrug 2008-2016 2008 2011 2016* Omsætning (Mkr) 3.483 4.244 5.101 Vækst (%/år) 6,8 3,0 Årsværk 4.288 5.031 5.924 Vækst (%/år) 5,5 2,5 Studerende (STÅ) 4.259 4.979 7.893 Vækst (%/år) 5,3 3,5 Areal (brutto m2)** 519.283 523.638 567.810 Vækst (%/år) 0,3 1,6 Omsætning/Areal (kr/m2) 6.707 8.105 8.983 Areal/Årsværk 121 104 96 Areal/STÅ 122 105 72 Areal/(Årsværk+STÅ) 61 52 41 *: 2016= (2011+Ballerup)*skønnet % pr. år **: Eksklusiv særlige arealer: Hirtshals, DSC, Silkeborg, Østerild, Høvsøre, mv. 18

Samfund => Bestyrelsen => CAS Strategi 2008-13 Udviklingskontrakt med ministeriet Punkter vedr. bæredygtighed Implicit 15% bedre på energi og affald fra 2010-2015 * * DTU vil spare 15% af det samlede energiforbrug pr. årsværk fra 2010 til 2015. DTU vil øge genbrugsandelen fra 35% til 40% fra 2010 til 2015 (dette gælder udvalgte fraktioner, hvor vi bla. har fjernet vores haveaffald, som allerede ligger tæt på 100% samt bygningsaffald, som svinger meget afhængigt af investeringer/nybyggeri). 19

20

21

Laboratorier kræver meget energi Energifokus i laboratorier er afgørende for ikke at få stigende forbrug. Der skal styres efter behov og ikke 24/7-365 22

Bæredygtighedsmål CO2 og kwh eksempel b.201-205 (DTU LifeScience center) Fraflyttede lokaliteter Areal (m2) el (kwh) olie (liter) gas (m3) fjernvarme (kwh) CO2 (kg) Energi (kwh) Rockefeller 3.962 313.512 - - 502.255 189.985 815.767 Charlottenlund 5.431 233.198-67.381-274.941 974.389 Mørkhøj 16.963 1.439.074-3.222 3.193.862 962.737 4.668.378 Frederiksberg 16.717 1.630.274 20.000 92 1.983.710 983.030 3.814.996 Lindholm 13.048 2.326.427 547.358 - - 2.521.339 7.800.007 Lindholm færgedrift - - 75.000 - - 199.800 750.000 Århus 2.752 656.000 686.910 363.675 1.342.910 I alt 58.873 6.598.486 642.358 70.695 6.366.737 5.495.506 20.166.448 (342 kwh/m2) Samlokalisering Areal (m2) el (kwh) olie (liter) gas (m3) fjernvarme (kwh) CO2 (kg) Energi (kwh) Bygning 328 3.785 185.740 - - 191.700 102.711 377.440 Bygning 201-205A 30.921 1.488.210-17.518 1.200.745 835.554 2.881.648 Bygning 205B 3.000 399.344 263.336 206.991 662.680 I alt 37.706 2.073.295-17.518 1.655.780 1.145.256 3.921.769 (104 kwh/m2) Besparelse Areal (m2) el (kwh) olie (liter) gas (m3) fjernvarme (kwh) CO2 (kg) Energi (kwh) I alt 21.167 4.525.191 642.358 53.177 4.710.957 4.350.250 16.244.679 Besparelse % 79% 80% 23

Bæredygtighedsmål Økonomi eksempel b.201-205 (DTU LifeScience center) Tabel Samlet investering og besparelse (mio. kr., forventet 2012 prisniveau) Investering Heraf laboratorie midler Huslejebesparelse* Driftsbesparelse Samlet besparelse 1. etape 81,3 16,4-1,7-0,9-2,6 2. etape 1.121,6 263,0-43,7 25,4-18,3 I alt 1.202,9 279,4-45,7 24,5-20,9 3. etape 142,4 80,3 0,5 19,4 19,9 Samlet 1.345,3 359,7-44,9 43,9-1,0 *Omkostninger til husleje for de tidligere lejede bygninger sættes i forhold til omkostninger til afskrivning og renter ved nybyggerierne Danmark får via DTU verdens pt. mest avancerede LifeScience faciliteter for 1 mio. kr. om året (inklusive afskrivninger og dermed re-investeringevne). 24

Finansiering Har vi råd? Baseret på Q1 2003 Regnskab - DTU Campus Service, som udgangspunkt 2013-priser 2013-priser 2013-priser 2013-priser 2013-priser 2013-priser 2013-priser DFM opdelt projektregnskab på Driftsudgifter (fra Oracle Projects) Regnskab 2012 Løn 2012-priser BO 2014 BO 2015 BO 2016 BO 2017 BO 2018 Regnskab 2012 Udlæg Løn budget 2013 Løn Prognose for 2013 ved Q1 Budget 2013 Udlæg Vedligehold 37.716.603 189.256.250 36.759.007 36.759.007 181.655.334 186.873.908 Prognose for 2013 ved Q1 Udlæg Løn Udlæg Løn Udlæg Løn Udlæg Løn Udlæg Løn Udlæg 36.577.89 5 188.461.072 36.577.895 194.023.332 36.577.895 196.339.332 36.577.895 Forsyning 1.082.151 149.875.230 48.267 48.267 155.028.387 158.838.711 48.267 159.105.291 48.267 162.491.641 48.267 163.901.641 48.267 212.744.33 2 30.358.159 171.719.14 1 48.267 Renhold 364.513 40.615.164 12.013 12.013 44.628.513 43.958.871 12.013 44.054.161 12.013 45.019.631 12.013 45.421.631 12.013 47.445.131 12.013 43.813.247 Services 6.147.456 27.634.902 7.860.177 7.860.177 27.487.614 24.878.862 7.860.177 25.156.894 7.860.177 25.733.294 7.860.177 25.973.294 7.860.177 27.320.494 7.860.177 24.937.066 Pasning overvågning og styring 5.210.658 18.226.467 10.608.413 10.608.413 12.869.156 12.428.481 Ledelse og administration 11.812.042 4.494.123 10.063.108 10.063.108 8.295.813 8.902.195 196.535.74 4 149.741.42 7 10.608.41 3 12.530.446 10.608.413 12.919.516 10.608.413 13.081.516 10.608.413 14.229.016 10.455.305 12.399.559 10.063.10 8 9.205.393 10.063.108 9.796.203 10.063.108 10.042.203 10.063.108 11.784.703 8.467.677 11.662.516 Generelle Universitetsformål 5.649.246 48.068.206 7.906.913 9.205.014 9.497.103 11.275.433 9.205.014 11.275.433 9.205.014 11.275.433 9.205.014 11.275.433 9.205.014 11.275.433 9.205.014 11.275.433 Faste ejendomsudgifter 0 30.810.575 0 0 33.300.165 32.291.584 0 32.488.818 0 33.339.008 0 33.693.008 0 35.040.732 0 31.052.435 Husleje 131.916.565 0 0 128.826.716 133.099.535 0 130.868.771 0 130.868.771 0 130.868.771 0 DTU Campus Service i alt 67.982.668 640.897.483 73.257.899 74.556.000 601.588.801 612.547.580 74.374.88 7 613.146.279 74.374.887 625.466.829 74.374.887 630.596.829 74.374.887 114.941.91 5 0 77.191.334 646.500.89 7 66.406.613 558.608.76 2 Tilførsel af hensættelser (på projekt 99987-86) kun bogført i Finans i AØR -27.500.000-26.017.925 Driftsomkostniger efter hensættelser Inklusive ovenfor 574.088.801 586.529.654 Indtægter (eksterne indtægter) -81.016.666-80.074.277-85.639.719-85.639.719-85.639.719-85.639.719-85.639.719-79.563.015 Husleje indtægter -30.345.346 0-35.770.108-35.766.358-35.766.358-35.766.358-35.766.358-35.766.358-35.766.358 Indtægter Forsyninger -22.751.752-22.727.996-22.727.996-22.727.996-22.727.996-22.727.996-22.727.996 Indtægter Rengøring -407.423-407.423-407.423-407.423-407.423-407.423-407.423 Andre indtægter -50.671.320-21.144.994-26.737.943-26.737.943-26.737.943-26.737.943-26.737.943-20.661.238 Interne indtægter -10.249.723-4.347.000-5.267.000-5.267.000-5.267.000-5.267.000-5.267.000-5.267.000 Anlægsinvesteringer 261.982.258 508.600.000 365.000.000 CAS Material 1.500.000 Anlægsinvesteringer i alt 261.982.258 508.600.000 366.500.000 Uden Mørkhøj, Frederiksb erg og Uden Charlottenl Noter vedr. Århus fra und fra bortfald 2014 2018 Lyngby FM omkostninger pr. m2 (2011, Ny bygning 127 2012) Nye m2 (brutto) 3.200 Hempel bygning i alt kr./m2 Bruttodriftsareal 2011 2012 Lyngby Campus 4.300 Vedligehold 386 438 Bygning 211 3.200 Forsyninger 235 243 Bygning 202 13.750 Renhold 67 76 Bygning 203 13750 Services 40 60 Ny CAS bygning 2000 Ny bygning Pasning, overvågning og styring 27 50 112 3500 Ny bygning Ledelse og administration (inklusive P&P) 41 31 340 (Fotonik) 3000 Ny bygning 345 M Faste ejendomsudgifter 59 52 (Nanotek) 1500 Ny bygning til FM omkostninger i alt kr./m2 855 948 NNCBS 10000 Bygningslabor (Anvendt i DTU Life science aktstykke!) atorium 5000 Ny bygning 225 3200 Powerlab Fase 2 1310 Geoteknik1. kvadrant 2500 Audiovisuel Laboratorium 200

Alle nøgletal er kvantitative, og skal fortolkes kvalitativt! 26

Fremtiden tør man spå om den? Sustainability can we afford it? (MIPIM 2012) Driftdata skal inddrages som kerne i nybygninger og renoveringsarbejder som en udbuds-/konkurrenceparameter (Total Lifecycle Cost-princip) 5 års syn = Er de lovede driftsdata (energi + vedligehold) leveret! Sustainability = driftsfokus og TC forståelse = langsigtet værdibevarelse 27

Hvor skal jeg så gøre? Start i det simple så er det heller ikke sværere! Tak for opmærksomheden 28