Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb
Indhold 3 Formål 5 Ansvarsfordeling og samarbejdsflader 6 Interessenter 8 Mål for kommunikationen 10 Kanaler 11 Handlingsplan og evaluering Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb Danske Regioner 2015 Grafisk tilrettelæggelse og print: Grafisk Service, Region Syddanmark ISBN tryk 978-87-92217-42-4 ISBN elektr. 978-87-92217-43-1
Formål 1 Regionerne er i front med udvikling og effektivisering af det offentlige indkøbsområde og har med oprettelse af Regionernes Fælles Indkøb (RFI) styrket det fælles samarbejde om at facilitere gennemførelse af endnu flere fælles udbud på tværs af regionerne. Formålet med kommunikationsindsatsen er at udbrede kendskabet til og forståelsen for Regionernes Fælles Indkøb (RFI) samt understøtte Regionernes fælles strategi for indkøb frem mod 2020 og den overordnede vision: Regionerne vil gennem et styrket regionalt samar bejde anvende den betydelige købekraft til at frigøre besparelser på yderligere én milliard kroner på indkøb. Med 2020 strategien vil regionerne fortsætte den målrettede indsats for at forblive blandt de bedste indkøbsinstitutioner i Europa. Det vil ske gennem en offensiv indsats for konkurrenceudsættelse, der skal øge kontraktdækningen, blandt andet gennem fælles udbud. Derudover vil omkostninger til udbud, indkøbstransaktioner og kontraktstyring reduceres gennem fælles og effektive indkøbsløsninger. Endelig skal den digitale handel styrkes med henblik på at sikre effektive processer. RFI s kommunikationsstrategi retter sig både til den interne kommunikation og den eksterne kommunikation og skal være let tilgængelig, professionel og troværdig. Kommunikationen fra RFI skal tage udgangspunkt i målgruppernes behov med høj fokus på brugerne. Det vil sige den skal være relevant, interessant og brugbar for modtagerne. Kommunikationsstrategien er et detaljeret styringsredskab, der gælder for Regionernes Fælles Indkøbs (RFI) egen kommunikation. Den er et internt arbejdsredskab og fastlægger bl.a. formål, ansvar og rollefordeling samt interessenter. Strategien gælder fra februar 2015. 3
4
Ansvarsfordeling og samarbejdsflader 2 Ansvaret for udmøntning af og opfølgning på den interne kommunikationsstrategi er placeret i RFI Fællessekretariatet. Sekretariatet er fysisk placeret i henholdsvis Region Midtjylland og Region Syddanmark. Ansvaret for udmøntning af og opfølgning på den eksterne kommunikationsstrategi er placeret i Team for Indkøb og Sundhedsinnovation i Danske Regioner. Fællessekretariatet udarbejder og vedligeholder i samarbejde med Danske Regioner en oversigt over indsatsområderne i handlingsplanen, herunder med forventet tidsplan og ansvarlig region/tovholder. Handlingsplanen er dynamisk og opdateres løbende. Sekretariaterne afrapporterer om status på de enkelte indsatsområder i handlingsplanen for regionale indkøbschefer og Styregruppen ved behov. 5
3 Interessenter Interessenter for den eksterne kommunikationsstrategi 1 Primære interessenter: Leverandørerne, der har brug for konkrete oplysninger i forhold til procedurer samt aktuelle og kommende udbud. Disse skal have bedre mulighed for at planlægge langsigtet. Brancheforeningerne, der gerne vil kunne rådgive deres medlemmer og følge udviklingen. Disse skal have mulighed for at følge procedurer og processer. Eksterne partnere (herunder Amgros) der varetager gennemførsel af fælles udbud. 2 Sekundære interessenter: Politikere og meningsdannere skal opleve RFI som en synlig aktør, der tilbyder åbenhed og gennemsigtighed i udbudsarbejdet. RFI skal opleves som en attraktiv og imødekommende samarbejdspartner, der netop gennem samarbejde og åbenhed leverer kontante resultater og dermed bidrager til regionernes generelle omdømme. 6
Interessenter for den interne kommunikation 1 Primære interessenter: Regionernes Styregruppe for Indkøb, der har brug for løbende orientering om seneste udvikling i RFI og opfølgning på fremdrift i fælles udbud, ledelsesinformation (KPI er) og igangsatte aktiviteter. Kredsen af regionale indkøbschefer og indkøbsafdelinger, der har brug for vidensdeling, adgang til fælles værktøjer, viden om igangværende fællesudbud og fælles opgaver og formidling af resultater. Team for Indkøb og Sundhedsinnovation, Danske Regioner, der har brug for vidensdeling og samarbejdsrelationer. RFI Fællessekretariatet, der har brug for alt tværgående information, for at kunne løfte opgaven med at videreformidle information til alle interne interessenter. Tværregionale arbejdsgrupper (Eksempelvis UFO-gruppen). Har brug for viden om status og fremdrift inden for arbejdsgruppens område. 2 Sekundære interessenter: Den regionale ledelse administrativt som politisk (kredsen af regionsdirektører, sygehusdirektioner og regionspolitikere), der har brug for viden om kontante resultater og opnåelse af indkøbsbesparelser. Sygehusene og øvrige institutioner, som bestiller varer samt brugergrupper, der har brug for viden om processer og procedurer og viden om kontraktforhold. 7
4 Mål for kommunikationen Kommunikationsstrategien er opdelt i interne og eksterne mål. Mål for intern kommunikation er: 1 Synlighed: At synliggøre RFI over for interessenterne Kendskabet til og forståelsen for RFI som relevant organisation skal øges (særligt fokus i implementeringsperioden). RFI skal have opbakning blandt både medarbejdergruppen og ledergruppen. RFI skal have opbakning blandt både centrale og decentrale enheder. Der skal skabes en tværregional fælles ejerskabsfølelse for RFI. 2 Vidensdeling: At RFI bliver vidensportal for udvikling, implementering og drift af fælles udbud RFI skal sikre faglig sparring og deling af udbudsviden for medarbejdere på tværs af regionerne (og med integrerede samarbejdspartnere). RFI skal skabe overblik over, og sikre adgang til værktøjer til brug for fælles udbud. RFI skal sikre, at relevante medarbejdere har rette viden og kompetencer til at indfri indsatsområder og mål i Regionernes strategi for indkøb frem mod 2020. 3 Forpligtende samarbejde: At RFI løbende videreformidler resultaterne af opfølgningsarbejdet og trufne beslutninger, som udføres på vegne af regionerne (RFI er controllerfunktion). RFI skal sikre: Indsigt i strategier og beslutninger til medarbejdere, ledere, samt centrale og decentrale enheder på det niveau, de enkelte har behov for. Ledelsesrapportering til relevante lederfora og medarbejdergrupper på det niveau, de har behov for. Dokumentation for og formidling af resultater til de regionale indkøbsafdelinger. Løbende statusopgørelser på fremdriften af de igangværende fælles udbud. Løbende statusopgørelser på fremdriften af mål og aktiviteter, samt på kontraktdækning af indgåede fælles udbudsaftaler. 8
Mål for ekstern kommunikation Hjemmesiden regionsudbud.dk skal være den primære indgang til oplysninger om regionernes fælles udbud. RFI skal gøre det muligt for leverandørerne at planlægge udbudsforløb ved at offentliggøre planlagte fælles udbud og strategiske indsatsområder i god tid inden udbuddet slås op på udbud.dk. Der skal samtidig være åbenhed om regionernes strategiske prioriteringer og det skal sikres, at kommunikationen underbygger den del af regionernes indkøbsstrategi 2020, som foregår i regi af RFI. Det er lovpligtigt at offentliggøre udbudsbekendtgørelser via TED eller Udbud.dk, men regionsudbud.dk skal være det naturlige sted at søge information i forhold til den langsigtede udvikling på området. RFI skal gøre det enkelt og attraktivt at deltage i fælles udbud via åbenhed omkring procedurer og processer i alle udbud både før, under og efter. Det skal være nemt at orientere sig om, hvilke udbud der planlægges i regi af RFI. Derfor skal skæringsfladen i forhold til de regionale udbud være tydelig og der skal henvises til regionale udbudssider og/eller kontaktpersoner. RFI skal orientere om alle gennemførte udbud og deres resultat. Der skal offentliggøres løbende opgørelser over de økonomiske gevinster ved fælles udbud. 9
5 Kanaler Hjemmeside Der etableres en hjemmeside for RFI som et subsite til regioner.dk. Sitet vil være omdrejningspunkt for RFIs eksterne kommunikationsaktiviteter og skal anvendes til kommunikationsplatform for alt, hvad der findes relevant for regionernes indkøb. Nyhedsmodul Hjemmesiden skal på sigt tilkobles nyhedsmodul med mulighed for at tilmelde sig nyheder om regionernes fælles udbud. I forbindelse med afslutning af et fælles udbud vurderes hvorvidt der skal kommunikeres ud på nyhedsmodulet. Nyhederne times og koordineres med Danske Regioner. Pressemeddelelser og nyheder Alle nyheder, der drejer sig om udbyttet af det fælles udbud og som af Danske Regioner vurderes relevante, vil blive sendt ud som pressemeddelelser til relevante medier, det vil sige fagmedier samt fagjournalister på landsdækkende medier. Personlig kontakt Personlig kontakt, for eksempel telefonisk, møder, konferencer, bruges til synliggørelse af RFI. Intranet Regioner.net Den interne kommunikation suppleres desuden af regioner.net. Her gives: Mulighed for at søge og dele information (materiale, kontaktoplysninger mv.). Adgang til relevante værktøjer, for eksempel dokumenter, skabeloner, procedurer og IT-værktøjer. Adgang til Fælles Udbudsplan, herunder tidsplaner for igangværende udbud, samt planlagte og mulige fremtidige udbud. Mulighed for at abonnere på nyhedsbrev med nyeste information, baggrundsviden og beslutninger. Mulighed for at dele viden og debattere i et lukket forum. 10
Handlingsplan og evaluering 6 Den konkrete udmøntning af kommunikationsstrategien sker igennem en handlingsplan, der sikrer prioritering af indsatsen. Handlingsplanen er et dynamisk dokument, der løbende ændres og opdateres og ligger tilgængeligt internt på regioner.net. Kommunikationsstrategiens aktiviteter evalueres med faste frekvenser. Der skal evalueres løbende på alle væsentlige kommunikationsaktiviteter. 11