Udbud af tolkebistand Levering af tolkebistand til Gentofte Kommune August 2015
Udbud af tolkebistand til Gentofte Kommune - ansøgning til optagelse på kvalifikationsliste vedr. tolkeydelser Baggrund og kort om opgaven: Gentofte Kommune ønsker at udbyde sit forbrug af tolkeydelser. Tolkeydelser, som er nævnt i Udbudsdirektivets bilag II B, er ikke omfattet af EU-udbudspligt og kommunen udbyder sit forbrug af tolkeydelser ved at tolkebureauer og selvstændige tolke, der ønsker at levere ydelser til Gentofte Kommune, kan søge om optagelse til at optræde på en tolkeliste. De udbudte ydelser omfatter tolkebistand ved undersøgelse, kontrol, behandling, samtaler og ved skriftlige oversættelser. Tolke anvendes primært på beskæftigelses- og integrationsområdet, undervisningsområdet samt social- og sundhedsområdet. De primære opgaveområder der bestiller ydelserne er Børn og Skole, Social & Sundhed og Fritid, Kultur og Unge. I størstedelen af tolkningerne indgår videreformidling og forklaring af lovgivning, hvorfor kendskab til diverse fagtermer indenfor især beskæftigelses- og integrationsområdet, uddannelsesområdet og social- og sundhedsområdet er nødvendig. I nogle tilfælde ønsker en borger ikke at deltage i diverse tilbud efter lovgivningen, som de bliver pålagt, hvorfor samtaler kan være konfliktfyldte. Døvetolkning er ikke omfattet af de udbudte ydelser. Gentofte Kommunes omsætning på området andrager omtrent kr. 1.500.000 pr. år. Gentofte Kommune sikrer ikke en minimumsomsætning. Gentofte Kommune udbyder kommunens samlede behov for tolkebistand i forventning om at indgå aftaler med forbedrede vilkår. Gentofte Kommune har til hensigt løbende at benytte de tolke/bureauer der i forhold til det konkrete behov tilbyder kommunen de bedste priser og ydelser. Optagelse på tolkelisten krav og tidsfrister Som fremtidig leverandør til Gentofte Kommune på tolkeområdet, skal man optræde på tolkelisten, for at kunne levere ydelser til kommunen. For at blive optaget skal virksomheden leve op til udvælgelseskriterierne (bilag 1). Tilbudsgivere der afleverer tilbud, der ikke lever op til de nævnte udvælgelseskriterier, vil ikke blive optaget. Der er intet minimum eller maksimalt antal leverandører, der kan optages på listen. Gentofte Kommune har tidligere haft udbudt sit forbrug af tolkeydelser, og af den grund optræder der pt. 22 selvstændige tolke og tolkefirmaer på Gentofte Kommunes lister over leverandører til tolkning. Spørgsmål vedrørende kvalifikationsforløbet eller til nærværende materiale kan stilles indtil torsdag den 10. september 2015. Svar offentliggøres løbende på kommunens hjemmeside. Underskrevet ansøgning indeholdende de ønskede oplysninger, heriblandt svar og dokumenter krævet i forbindelse med udvælgelseskriterier (bilag 1+4), spørgsmål (bilag 2) samt prisliste (bilag 3) og sprog (bilag 5), skal vedlægges ansøgningen og fremsendes senest; Torsdag den 17. september 2015 kl.14.00 Fremsendelsen skal ske elektronisk til følgende mail; krro@gentofte.dk att: Kristian Rosenvold Mrk. Ansøgning til optagelse på kvalifikationsliste vedr. tolkeydelser
Listen med optagede ansøgere offentliggøres senest den 1. oktober 2015. Listen offentliggøres ligeledes samme dag internt i kommunen. Bilag: Bilag 1: Gentofte Kommunes udvælgelseskriterier Bilag 2: Gentofte Kommunes krav til opgaveudførelse, herunder samarbejde, kvalitet, bestilling og service Bilag 3: Tilbudsgivers prisliste Bilag 4: Tro-og love erklæring Bilag 5: Sprog Bilag 6: Kontrakt
Bilag 1: Udvælgelseskriterier Tilbudsgivere skal som en del af tilbuddet fremsende følgende dokumentation: 1. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed. 2. Referenceliste som dokumenterer erfaring med tolkeopgaver i kommuner og/eller regioner. Såfremt der er tale om et nystartet firma skal erfaring dokumenteres i form af CV er for medarbejdere. 3. Underskrevne erklæringer om gæld til det offentlige og om hensyntagen til arbejdsforhold. Erklæringerne indgår i udbudsmaterialet som bilag 4. Følgende dokumenter skal ligeledes fremsendes: 4. Svar på kravspecifikation (bilag 2) 5. Prisliste (bilag 3) - Ved varierende priser afleverer tilbudsgiver flere prislister. 6. Oplistning af tilbudte sprog (bilag 5) 7. Underskrevet kontrakt (bilag 6)
Bilag 2: krav til opgaveudførelse, herunder samarbejde, kvalitet og service 1.1 Omfang og sprog Tilbudsgiver skal i bilag 5 oplyse, hvilke sprog tolkebureauet kan håndtere. Tolkebureauet har mulighed for at anvende underleverandører til brug for tolkninger på mindre anvendte sprog. Tilbudsgiver skal i tilbuddet redegøre for den planlagte brug af underleverandører. Kommunen skal forhåndsgodkende de underleverandører som tolkebureauet agter at anvende og kan til enhver tid gøre sine krav gældende i forhold til tolkebureauet, såfremt en underleverandør ikke lever op til kontrakten. 1.2 Krav til tolkene Kommunen lægger vægt på at tolkenes kvalifikationer og uddannelser garanterer en høj kvalitet af den tolkebistand, der formidles, såvel for mundtlig som skriftlig tolkning. Følgende krav er gældende: A. Tolkene skal have et godt kendskab til danske samfundsforhold og være fuldt befarne i dansk sprog, både i forståelse, skrift og tale. Tolkene skal kunne beherske sproglige nuancer på dansk og på fremmedsprog. B. Tolkene skal beherske den relevante fagterminologi for den konkrete tolkningssituation, såvel på klientens sprog som på dansk. C. Tolkene skal fungere som neutrale og objektive sprogformidlere. Tolkene skal oversætte alle oplysninger, således at også sproglige nuancer gengives. Tolkene har ikke til opgave at vurdere, selve indholdet af dialogen. D. En tolk må ikke glemme sin rolle som formidler af sproglige budskaber med fagligt indhold og involvere sig i sagsforløbet. E. Tolkene skal som minimum have bestået handelshøjskolens grunduddannelse som social og medicinsk tolk og/eller have professionel tolke- og erhvervserfaring indenfor områderne: Børn, undervisning, socialt arbejde, psykologi m.v. som har relation til tolkeopgaver i en kommune. I særlige tilfælde skal tolkebureauet kunne levere statsprøvede tolke eller translatører. F. Tolkebureauet skal på forlangende udlevere en kopi af dokumentation for uddannelser til kommunen. G. Ved hjemmebesøg og institutionsbesøg skal tolken gå ind hos borgeren sammen med rekvirenten og begge skal forlade boligen/institutionen sammen. H. Tolkens mobiltelefon skal være slukket under tolkningen. I. Rekvirerede tolke skal på forlangende fremvise billedlegitimation udstedt af tolkebureauet. J. Tolkebureauet skal garantere at tolke ikke leverer tolkebistand i situationer, hvor tolken er beslægtet eller på anden vis har forbindelse med den eller de personer, som tolkeopgaver vedrører. Såfremt en tolk føler sig inhabil i en tolkesituation skal tolken selv gøre opmærksom på dette. For Børn og Forebyggelse er det endvidere et krav, at tolke bosiddende i kommunen ikke må levere tolkeydelser til pågældende opgaveområde. K. Tolkebureauet og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af opgaven, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffelov, Forvaltningslov og Retssikkerhedslov. Tolkebureauet skal på forlangende dokumentere at ansatte tolke har underskrevet erklæringer vedr. overholdelse af tavshedspligt. L. Tolkebureauet skal sikre at alle tolke, der rekvireres, kan forevise en ren straffeattest, maksimalt et år gammel. Kommunen kan til enhver tid forlange at få dokumentation herfor.
M. Tolkebureauet skal sikre, at rekvirerede tolke, i tilfælde hvor det er påkrævet, kan fremvise en børneattest. N. Tolken skal deltage i en kort evaluering af tolkningen, mundtlig eller skriftlig, i umiddelbar forlængelse af tolkeopgaven, såfremt rekvirenten ønsker det. O. Tolken kan rekvireres til at møde på en adresse for efterfølgende at skulle køre med borger og sagsbehandler også længere strækninger til f.eks. Helsingør eller Ringsted. 1.3 Bestillingsforhold og frister Tolkebureauet skal stille tolke til rådighed hele døgnet, herunder også akut med rekvirering udenfor almindelig kontoråbningstid. Der vil kun i begrænset omfang være tolkeopgaver i aftentimerne, fx ved forældremøder. Kommunen bestræber sig på at bestille i god tid, typisk ca. 1 uge før behov. Der gælder følgende krav til bestilling og frister: P. Ved bestilling 7 dage før tolkning skal leverandøren bekræfte ordren med navngiven tolk inden for 2 hverdage. Q. Ved bestilling 2 dage før tolkning skal leverandøren bekræfte ordren med navngiven tolk næstkommende hverdag. R. En forespørgsel telefonisk eller pr. mail om akut bestilling af tolk skal enten imødekommes straks eller leverandøren skal inden for 30 min. give besked om, hvorvidt leverandøren kan skaffe en navngiven tolk. S. Ved bestilling af skriftlig oversættelse skal leverandøren bekræfte ordren inden for 24 timer. For større opgaver (rapporter pjecer, eksamensbeviser o.lign.) indenfor 5 dage. T. Skriftlig oversættelse af breve og lignende skal udføres inden for maks. 7 dage. Tidsfrister for større oversættelser aftales individuelt med rekvirenten, dog maks. 30 dage. U. Bestilling af tolke skal kunne foretages telefonisk, pr. fax, og pr. e-mail. Hvis muligt også gerne via webbaseret løsning. Dette er dog ikke et krav. V. Tolkens og rekvirentens mobiltelefonnumre skal udveksles ved ordrebekræftelsen. W. Kommunen har ret til at sige nej tak til en tilbudt tolk, såfremt der er negative erfaringer med tolkens kvalifikationer, fremmøde eller lignende. X. Tolkebureauet skal bestræbe sig på at tilknytte faste tolke til de rekvirerende enheder. Tilknytningen af faste tolke har til hensigt at sikre indsigt hos tolken i de konkrete forhold samt skabe tryghed og kontinuitet. 1.4 Klager Tolkebureauet skal have en fastlagt procedure for klagehåndtering, herunder hvordan rekvirenters klage over tolke vil blive håndteret. Tolkebureauet skal beskrive den tilbudte procedure for klagehåndtering. Det skal fremgå hvordan rekvirenters klage over tolke vil blive håndteret, fx klager over at tolke gentagne gange kommer for sent eller udebliver fra planlagte tolkninger. Tolkebureauet skal på anmodning indsende en oversigt over klager, samt reaktion på klagerne. 1.5 Andre tolkebehov Telefontolkning: Det er et ønske, at der også er mulighed for telefontolkning ved akut opståede situationer.
Fjerntolkning ex. elektronisk: Har tilbudsgiver et elektronisk system der understøtter kommunens ønske om effektiv, sikker og hurtig fremgangsmåde hvorpå fremsendelse af tekster varetages hurtigt og sikkert af leverandøren? (Bilag vedrørende eventuelt system kan vedlægges ansøgning). 1.6 Rekvirentens aflysning Rekvirenten skal kunne aflyse en tolkning uden at skulle betale, hvis det sker minimum 24 timer før planlagt tolkning. Ved aflysninger mindre end 24 timer før planlagt tolkning afregnes for den aftalte tolketid. 1.7 Udeblivelser og afbud Kommer tolken mere end 15 minutter for sent, har kommunen ret til at afvise tolken uden betaling. Hvis tolken bliver forhindret skal tolkebureauet (ikke tolken) aflyse tolkningen og om muligt tilbyde en substitut. Hvis tolken aflyser senere end 24 timer før planlagt tolkning skal kommunen krediteres en vederlagsfri tolkning af samme varighed som den planlagte tolkning. Tolken skal vente indtil 15 min., hvis rekvirenten er forsinket. 1.8 Afregning Med hver tolkning skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger: o o o o o o Hvem der har bestilt tolkebistanden Hvornår tolken er bestilt Dato, tidspunkt og varighed for tolkningen Hvem der har foretaget tolkningen Adresse på sted for tolkebistanden såfremt denne er forskellig fra den rekvirerende enheds adresse Sprog Faktura sendes til den rekvirerende enhed bilagt kopi af de underskrevne følgesedler for hver enkelt tolkebistand. Tolkebistand skal ydes til normaltakster i tidsrummet fra kl. 8.00 til 17.00. I tilbudsskemaet angives timepriser og andre enhedspriser. Alle timepriser skal være inkl. transporttid og kørselsgodtgørelse (km). Kommunen accepterer ikke opkrævning for fakturering, transporttid, kørselsgodtgørelse samt udgifter til fx bespisning, ophold eller lignende. Tolkebureauet afregnes for min. 1 time og derefter pr. påbegyndt ¼ time, også ved telefon/internet/videotolkning. Ved opgørelse af timeforbrug skal der tages udgangspunkt i det tidspunkt tolkningen starter og tidspunktet hvor tolkningsopgaven afsluttes. 1.9 Statistik Tolkebureauet skal føre en statistik over bestillingerne, som omfatter følgende oplysninger: Samlet antal bestillinger o Antal bestillinger som ikke imødekommes o Antal bestillinger fordelt på; Sprog / Akutte og ikke-akutte tolkninger / Normaltakster og andre takster / Rekvirenter Statistikken indsendes på opfordring fra ordregiver.
Bilag 3: Tilbudsgivers prisliste - ved prisforskelle afhængig af sprog vedlægges relevant antal prislister. I feltet [Sprog] angives sprog, hvis ikke alle benævnte i bilag 5 indgår heri, som prislisten vedrører. [Virksomhedens navn] [Kontaktperson] [Sprog] [Adresse] [Tlf. nr.] [Cvr nr.] [E-mail] Hverdage Pris pr. påbegyndt hele times tolkning Pris for telefontolkning / videotolkning 08.00 17.00 17.00 22.00 22.00 08.00 Weekend og helligdage Pris pr. påbegyndt hele times tolkning Pris for telefontolkning / videotolkning 08.00 17.00 17.00 22.00 22.00 08.00 Akut-tolkning, hverdage Pris pr. påbegyndt hele times tolkning Pris for telefontolkning / videotolkning 08.00 17.00 17.00 22.00 22.00 08.00 Akut-tolkning, weekend og helligdage Pris pr. påbegyndt hele times tolkning Pris for telefontolkning / videotolkning 08.00 17.00 17.00 22.00 22.00 08.00 Hel dags tolkning Pris for en hel dags tolkning (7 timer i tidsrummet 8:00 17:00) på hverdage på samme adresse. Pris Skriftlig oversættelse Pris for skriftlig oversættelse pr. linje med 60 anslag Pris Priser i DKK ekskl. moms, inkl. transporttid og kørselsgodtgørelse (km)
Bilag 4: Tro og love erklæring Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af nedenstående situationer, jf. art 45, stk. 2 i Rdir. 2004/18/EF: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede virksomhed erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Dato: Stempel og underskrift
TRO- OG LOVE ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. - - - I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Virksomhedens navn, adresse og CVR-nr.: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift
Bilag 5: Tilbudte sprog I bilag 5 anføres de sprog som tilbudsgiver kan udføre tolkeopgaver på for Gentofte Kommune. Sprog anføres med hovedsprog og/eller dialekter, samt antal af tolke med hovedsprog og/eller dialekt. Bilag kan vedlægges.