NOTAT Benchmarking og nøgletal for den kommunale ejendomsejer Dato: 30. marts 2016 1 Netværk for kommunal benchmarking Foreningen DFM Benchmarking har siden medio 2015 faciliteret et netværk for medarbejdere i kommunale ejendomsadministrationer med interesse for at arbejde med nøgletal og sammenligning af nøgletal (benchmarking) inden for det kommunale område. I alt 13 kommuner fra hele landet deltager i netværket. To af deltagerne har deltaget i KORA rapporterne. Fokus på nøgletal og benchmarking er blevet aktualiseret ved Koras udgivelse af rapporter om den kommunale ejendomsadministration. Den første rapport udkom i juni 2014, For analyse af produktiviteten i den kommunale ejendomsadministration. Her indgik data fra tre kommuner. I august 2015 offentliggjorde KORA en opfølgende rapport i to dele sammen med et regneark til egen inddata. I disse rapporter indgår data fra otte kommuner. Første del er Nøgletalsanalyse af otte kommuners ejendomsadministration med analyser og nøgletal i stor lighed med foranalysen, men med enkelte udeladelser. Anden del er Inspiration til optimering af den kommunale ejendomsadministration med en række analyser, kortlægning af praksis og sammenfatning for de undersøgte temaer. Netværksgruppen har taget afsæt i disse KORA-rapporter, men det primære formål har været at drøfte muligheder og perspektiver i at anvende nøgletal og benchmarking til læring og udvikling. Læring ved at udveksle erfaringer på tværs af deltagerkredsen, der har en række af de samme udfordringer med at sikre, at de bygningsmæssige rammer om den kommunale velfærd passes og drives optimalt. Udvikling ved at drøfte de muligheder og potentialer der er i fremadrettet at anvende nøgletal og benchmarking som et ledelsesmæssigt værktøj til effektivisering af ejendomsafdelingerne i de danske kommuner. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 1/11
2 Tilbagemelding på KORA rapporterne Netværksgruppen anerkender det store arbejde KORA og de deltagende kommuner har lagt i at indsamle og udarbejde rapporterne. Endvidere i behovet for dialog om nøgletal og de muligheder der er med nøgletal og benchmarking. Netværksgruppen har ikke haft som formål at kritisere KORA-rapporterne, men i lyset af at KORA-rapporterne er anvendt som afsæt for gruppens eget arbejde med nøgletal og benchmarking er der vigtige bemærkninger og kommentarer til rapporterne. 2.1 Konklusion Det er vigtigt at være opmærksom på de begrænsninger og forudsætninger KORA har opstillet. Nøgletallene skal anvendes med en hvis forsigtighed og man skal ved anvendelse af nøgletallene være påpasselige med at drage forhastede konklusioner. Nøgletal og benchmarking må derfor ikke opfattes som den evige sandhed, men skal anvendes til at skabe eftertanke og forundring. KORA har i Inspiration til optimering af den kommunale ejendomsadministration peget på tre centrale fokuspunkter, når kommunerne skal udvikle og optimere deres ejendomsadministration: central organisering, porteføljestyring og konkurrenceudsættelse. Disse fokuspunkter er primært fremkommet på baggrund af en række cases og praksis eksempler fra de deltagene kommuner og i mindre grad fra nøgletalsanalyserne. KORA-rapporternes udvalgte nøgletal dækker kun i mindre omfang disse tre fokuspunkter. Netværksgruppen er enige i, at disse fokuspunkter kan være interessante, men fokuspunkterne er ikke nødvendigvis de tre mest relevante fokuspunkter for enhver kommune. Den enkelte kommune må derfor i et strategisk perspektiv i forhold til den individuelle situation vurdere relevante fokuspunkter for egen ejendomsadministration. 2.2 Afgrænsninger og definitioner For at sikre, at nøgletal kan sammenlignes på tværs af de kommunale ejendomsadministrationer er det vigtigt, at der anvendes samme definitioner af termer og samme afgrænsninger. KORA tager udgangspunkt i DFM Benchmarkings begrebsdefinitioner og Håndbog i Facilities Management. Men man skal være opmærksom på, at KORA har foretaget enkelte yderligere DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 2/11
afgrænsninger i flere af definitionerne. Der er fx sket afgræsninger i forhold til vedligeholdelse af terræn, drift af udvendige arealer samt at renovation indgår ikke ifm. forsyning. Derudover er der fravalgt en del af de kommunale ejendomme (fx bygninger til kultur, fritid, ældre og socialområdet). Disse fravalg og justeringer har formentlig bund i, at data for disse områder kan være svært at finde såfremt der ikke er en bagvedliggende egnet data- eller kontostruktur. Dette nævnes også specifikt i rapporten fra august 2015. 2.3 Datavaliditet og dataomfang KORA anvender i foranalysen data fra tre forskellige kommuner og i nøgletalsanalysen fra otte kommuner (hvoraf Frederikshavn Kommune også deltog i foranalysen). Data er indsamlet i den relative korte tid rapporterne blev udarbejdet og er begrænset mht. sektorer (daginstitutioner, skoler og administration). Endvidere er data set for en kort periode på et til maksimalt tre år. Dertil kommer, at KORA har udvalgt kommunerne ud fra et ønske om forskellighed (land/by, store/små). Med den forholdsvis korte projekttid for både foranalysen og nøgletalsanalysen samt Koras begrænsede tid til indsigt i ejendomsområdet skal man ved sammenligning med nøgletal i KORArapporterne derfor passe på ikke at drage forhastede konklusioner. 2.4 Kontekst og forudsætninger Ved arbejde med nøgletal er det vigtigt at se på kontekst og forudsætninger for nøgletallet. I nøgletal for fællesdrift er der behov for at se på påvirkninger af nøgletallet som følge af fx bygningernes stand, udført serviceniveau (som ikke nødvendigvis er knyttet til bygningen men til brugerne) og personalets kompetenceniveauer. I nøgletal for energi er der behov for at se på påvirkninger af nøgletallet som følge af fx bygningernes stand, isoleringsgrad (energimærke) og anvendelse over døgnet. KORA har i rapporten for nøgletalsanalysen (august 2015) flere afsnit om følsomhedsanalyser, men skriver selv, at der er en række metodiske udfordringer, som ikke er løst i rapporten. Derfor skal der også i forhold til kontekst og forudsætninger i KORA-rapporterne være en vis agtpågivenhed. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 3/11
3 Muligheder med benchmarking og nøgletal Netværksgruppens primære formål har været at drøfte muligheder og perspektiver i at anvende nøgletal og benchmarking til læring og udvikling. Læring ved at udveksle erfaringer og udvikling ved at drøfte muligheder med nøgletal og benchmarking. Nedenfor er angivet en række af netværksgruppens forslag og anbefalinger til nøgletal og benchmarking. 3.1 Benchmarking og nøgletal skal have et strategisk formål Forinden start af et projekt med indsamling af data, udarbejdelse af nøgletal og benchmarking såvel internt som eksternt er det nødvendigt, at opstille et strategisk formål med projektet og gerne en eller flere hypoteser, som projektet skal be-eller afkræfte. Ved at opstille et formål med projektet sikres det bl.a. at man har fokus og at man ved dataindsamlingen kun fremfinder relevante data. Netværksgruppen har fundet en række typiske formål med udarbejdelse af nøgletal og benchmarking: Krav om effektiviseringer og besparelser Dokumentation, fx energiforbrug eller arealanvendelse Mytedræber, gennem afdækning af faktiske forhold Grundlag for såvel tekniske som økonomiske beslutninger Styringsværktøj for især generalisterne Effektiviseringsværktøj (et af flere værktøjer) til det taktiske/strategiske niveau Informationsindsamling og afdækning af hvem er vi selv Karakteristisk for de fleste formål som netværksgruppen har fra deres egen hverdag er, at nøgletal og benchmarking skal anvendes til besparelser nu og her. Benchmarking anvendes i mindre grad som langsigtet, strategisk redskab. Ulempen ved kortsigtet anvendelse er, at nøgletal ikke altid har den nødvendige validitet og at man ikke ser på udviklingen over tid. Herved er der er risiko for, at nøgletallene bliver anvendt til at vise-det-man-ønsker-at-se. Netværksgruppen anbefaler, at projekter med nøgletal og benchmarking har et strategisk og langsigtet formål. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 4/11
3.2 Nøgletal skal give anledning til forundring og fortolkes kvalitativt Datakvalitet og datavaliditet er altid forbundet med en vis usikkerhed og man må acceptere, at benchmarking ikke er nøjagtigt på kvadratmillimeter eller sidste krone. Definitioner af nøgletal matcher ikke nødvendigvis eksisterende data- og kontostrukturer, hvorfor der altid vil være et vist element af skøn forbundet med opgørelse af udgifter til forskellige aktiviteter. Netværksgruppen er enige i, at der må accepteres en hvis datausikkerhed og en hvis datavarians. Erfaringsmæssigt medfører arbejdet med nøgletal og benchmarking, at data bliver mere og mere valide og præcise. Nøgletal vil blive påvirket af en række forskellige bagvedliggende faktorer der kan have større eller mindre indflydelse på nøgletallet. Nøgletal og benchmarking må derfor ikke opfattes som den evige sandhed, men skal anvendes til at skabe eftertanke og forundring. Nøgletallene og benchmarkingen skal desuden give anledning til at udpege fokuspunkter for nærmere vurdering og undersøgelse. Man bør altid foretage en kvalitativ vurdering af resultaterne og ikke mindst en vurdering af kontekst og sammenhænge, der påvirker nøgletallene. Netværksgruppen anbefaler, at nøgletallene altid skal fortolkes kvalitativt og sættes i sammenhæng med kontekst og påvirkninger af nøgletallene. 3.3 Supplerende forslag til nøgletal og benchmarking Netværksgruppen har drøftet hvilke databehov, der er i arbejdet med nøgletal. Ikke overraskende er der en sammenhæng til formålet med nøgletal og benchmarkingen. KORA rapporterne sammenligner på sektor niveau for hhv. skole/sfo, daginstitutioner og administrationsbygninger. Der er således ikke detaljer på ejendoms/bygningsniveau eller overordnede tal for det samlede kommunale ejendomsområde. 3.3.1 Nøgletal og benchmarking på et overordnet niveau I databasen benchmark.fm3.dk er der benchmarking tal for samlet areal anvendt til kommunale formål per borger i kommunen. Det overordnede benchmark tal er 5,4 m² pr. borger. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 5/11
Af øvrige overordnede benchmarking tal foreslår netværksgruppen: Samlede totale ejendomsudgifter pr. m² Driftsmidler pr. borger Anlægsmidler pr. borger Forhold mellem efterslæb og driftsbudget (inkl. anlægsmidler til genopretning) Netværksgruppen anbefaler, at der anvendes få overordnede benchmarking tal, som indikation af ejendomsområdet i en kommune og at tallene ses i sammenhæng. 3.3.2 Grunddata til nøgletal og benchmarking for porteføljestyring Hvis det overordnede formål med fokus på ejendomsområdet er at optimere den kommunale ejendomsmasse er der bl.a. behov for at etablere en strategi for porteføljestyring for kommunens ejendomme. Strategien for porteføljestyringen skal sikre, at kommunen har de rigtige bygninger både på kort og lang sigt. Netværksgruppen har drøftet behov for de mest nødvendige data for at foretage porteføljestyring og følgende grunddata blev drøftet som nødvendige: m² BDA m² primære nyttearealer Total antal brugere Antal primære brugere af de primære arealer Udnyttelsesgrad Anvendelsesgrad Tidspunkter for anvendelse Ejendommens stand En del af definitionerne fremgår af DFM benchmarking og Håndbog i Facilities Management. Anvendelsesgrad og udnyttelsesgrad er ikke officielle definitioner. I bilag til notatet har netværksgruppen fremlagt forslag til definitioner af ikke officielle definitioner. Netværksgruppen anbefaler, at der udarbejdes fælles retningslinjer for grunddata for de mest almindelige formål med nøgletal og benchmarking. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 6/11
Det er endvidere netværksgruppens anbefaling, at man anvender begrebsdefinitioner og afgrænsninger, som de fremgår af DFM benchmarking og Håndbog i Facilities Management. 3.3.3 Adgang til nøgletal og benchmarking data Netværksgruppen oplever, at nøgletallene i overvejende grad alene bliver sammenlignet mellem egne ejendomme og der kun i begrænset omfang blev foretaget benchmarking i forhold til andre kommuner. Årsagen hertil er formentlig, at der er et begrænset datagrundlag og få kilder til benchmarking på tværs af kommunale ejendomme: DFM Benchmarking har sammenlignelige data indenfor FM drift, vedligehold og forsyning, der går 15-20 år tilbage. Data er på ejendomsniveau og primært udgiftsbaseret. Der er især data fra private og statslige ejendomme. V&S Prisdata, Renovering og drift, indeholder enkelte sektoropdelte udgiftstal for drift, men ikke fx forsyning eller areal. KORA har udarbejdet et regneark med mulighed for benchmarking med tal fra Koras nøgletalsanalyse (baseret på de otte deltagende kommuner) på tre sektorområder og fem temaer. Regnearket opdateres ikke. Benchmark.fm3.dk er en database med fokus på kommunale nøgletal og benchmarking data. Der er data fra mere end 20 kommuner (herunder fra de fleste i netværksgruppen) og indeholder valide benchmarkingtal for bl.a. arealudnyttelse, vedligeholdelse, forsyning, renhold og fælles drift. Netværksgruppen anbefaler, at kommunerne bidrager med nøgletal, som minimum på sektorniveau for skole/sfo, daginstitutioner og administrationsbygninger samt overordnede tal om ejendomsudgifter, drifts- og anlægsudgifter. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 7/11
Følgende kommuner deltager i netværket: Frederiksberg, Furesø, Halsnæs, Herlev, Hillerød, Holbæk, Hvidovre, Ishøj, Kolding, København, Morsø, Odsherred og Aarhus Netværket er faciliteret af Preben Gramstrup, indehaver af fm3.dk. Henvisninger/kilder: KORA (Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning) rapporterne: http://www.kora.dk/udgivelser/udgivelse/i9136/kommunal-ejendomsadministration http://www.kora.dk/udgivelser/udgivelse/i11198/noegletalsanalyse-af-otte-kommuners-ejendomsadministration DFM Benchmarking : http://www.dfm-benchmarking.dk/ Håndbog i Facilities Management: http://dfm-net.dk/index.asp?page_id=8 Database for kommunale nøgletal: http://benchmark.fm3.dk/ DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 8/11
Bilag - forslag til definitioner m² BDA m² BDA = samlet bygningsareal + areal af udnyttet del af tagetage + samlet kælderetageareal Alle disse arealkomponenter fremgår af BBR-ejer meddelelsen. Da man i BBR anvender bruttoarealer ved opgørelsen er det kun ved afvigelse af den udnyttede del af tagetagen, at der er en mindre forskel mellem bruttoetagearealet og BDA. Til brug for nøgletal er denne forskel minimal, hvorfor enten BDA eller bruttoetagearealet kan anvendes. Bruttoetagearealet er defineret i DS13000:2007 (Opmålinger af bygninger, areal- og volumenbegreber) som summen af bruttoarealerne for hver enkelt etage (målt til ydersiden af ydervæggene) inkl. evt. kælder- og tagetage. Begrebet genfindes i DS/EN 15221-6 (Facility Management Part 6: Area and Space Measurement i Facility Management) med det engelske GFA=Gross Floor Area. Endvidere er der i Håndbog for Facilities Management 3. udgave afsnit 7.2 et længere afsnit om arealer, både BDA og bruttoareal jf. ovenstående. m² primære nyttearealer m² primære nyttearealer er nettoarealer, anvendt til bygningens primære brug. Det tilsvarende engelske begreb er PA=Primary Area (jf. DS/EN 15221-6). Total antal brugere Total antal bruger er summen af alle brugere af arealerne. På en skole vil det således både være elever, personale og evt. studerende ved aftenundervisning. Totale antal brugere er tænkt anvendt til nøgletal: total antal brugere / BDA Antal primære brugere af de primære arealer De primære brugere er de brugere, som de primære arealer retter sig mod. I en daginstitution vil det fx være børnene, der er de primære brugere (personale skal således ikke medregnes) Primære antal brugere er tænkt anvendt til nøgletal: primære antal brugere / m² primære nyttearealer. (nøgletal genfindes i KORA rapporterne). Udnyttelsesgrad Udnyttelsesgraden er forholdet mellem det primære nytteareal og BDA, Udnyttelsesgrad = primære nytteareal / BDA *100 % DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 9/11
Anvendelsesgrad Anvendelsesgraden er det tidsrum bygningen anvendes. Et forslag til anvendelsesgrad er i forhold til anvendelse hele døgnet set over en 7 dages uge dvs. Anvendelsesgrad = Sum anvendte timer i gennemsnit for en uge / 168 * 100 % (168 = 24 timer i ugens 7 dage) Tidspunkter for anvendelse Opgørelser over ugen, hvornår og til hvilke formål en ejendom anvendes. Nedenstående et eksempel fra en fritidsklub: Ejendommens stand Der er i Danmark ikke en fælles standard for tilstandsvurdering. Der er dog især to klassificeringer som DFM Benchmarking anbefaler. Disse klassificeringer er fra Slots- og Ejendomsstyrelsen (nu del af Bygningsstyrelsen) og Landsbyggefonden. Her er vedligeholdelsestilstandene opdelt i fire niveauer, Selvom betegnelserne er forskellige ligger de tæt op ad hinanden. Niveau A: Indtryk pænt Niveau B: Indtryk Middel Niveau C: Indtryk Slidt Niveau D: Indtryk Defekt. DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 10/11
For at kunne anvende dette talmæssigt kan nedenstående karakterer anvendes: Tal for ejendommens stand har til formål at beskrive ejendommens samlede overordnet tilstand. 1 = Som nybygget 2 = Lettere slidt 3 = Slidt 4 = Defekt 5 = Sikkerheds- og sundhedsrisiko DFM Benchmarking Netværksgruppe Kommunal Benchmarking. 11/11