TRICOMMERCE BRUGERMANUAL ADMINISTRATION FORSIDE [Type text]
Indhold 1. Introduktion... 3 2. Valg af organisation... 4 3. Administration af organisationer... 5 3.1. Stamoplysninger...5 3.2. Nummerserier...6 3.3. Dimensionsmodel...6 3.4. Leverings- og faktureringsadresser...6 3.5. Nedarvning...7 4. Administration af grupper... 10 5. Administration af brugere og roller... 12 5.1. Oprettelse af nye brugere... 13 5.2. Vedligeholdelse af brugerinformation... 13 5.2.1. Tilknyttede organisationer... 15 5.2.2. Tilknyttede grupper... 15 5.2.3. Tilknyttede roller og rettigheder... 16 5.3. Roller... 16 5.3.1. Indkøber... 17 5.3.2. Rekvirent... 17 5.3.3. Supporter... 17 5.3.4. Aftaleansvarlig... 17 5.3.5. Administrator... 17 5.3.6. Leverandør... 17 5.3.7. Indkøbsanalytiker... 17 Version 1.01 Side 2
1. Introduktion Administrationen af enhver IT-løsning, som berører en hel organisation kan være en tidskrævende og tung proces. Administrationsdelen af Tricommerce er udarbejdet, så det er gjort effektivt og brugervenligt at administrere systemet. Det er således nemt at vedligeholde organisationer og få overblik over brugernes rettigheder og roller. Endvidere har vi indført et gruppebegreb, der gør det muligt at dele rettigheder på tværs af brugere samt et nedarvningsprincip, der gør det nemt at sikre ensartet organisationsopsætning og deling af information i organisationshierarkiet. Begge dele er stærke værktøjer, der kan optimere vedligeholdelsen af hele indkøbsportalen væsentligt. Brugere med rollen administrator har adgang til punktet Opsætning i Tricommerce, hvorfra administrationen af organisationer, grupper, roller og brugere foregår. Side 3
2. Valg af organisation Når en bruger tilgår administrationen af organisationer, åbnes dette i et nyt faneblad. Brugeren kan således skifte imellem det daglige arbejde med f.eks. at bestille varer og parallelt sørge for opsætningen af organisationer, brugere og roller. Administrationen foregår for en given organisation, og man skal derfor som det første vælge en organisation ved at klikke på Organisationsvælgeren øverst på skærmen. Her vises organisationsstrukturen med angivelse af organisationsnavn og evt. CVR og/eller EANnummer. En organisation vælges i listen eller fremsendes og vælges. Når en organisation vælges, kan organisationsdata, grupper og brugere administreres for denne. Vælges en anden organisation end toporganisationen, kan der være informationer, der er nedarvet og derfor ikke kan rettes for organisationen. Dette er beskrevet nærmere i afsnit ##. Organisationsvælgeren, hvor hele organisationsstrukturen vises. En organisation vælges og i træet og derefter administreres data for den valgte organisation. Side 4
3. Administration af organisationer Når en organisation er valgt i organisationsvælgeren (se afsnit 2. Valg af organisation), vises organisationsfanebladet automatisk. Der er i alt tre faneblade for en given organisation: Organisationsinformation (navngivet med navnet på organisationen) Grupper Brugere og roller I det følgende gennemgås organisationsinformationen. For yderligere information om grupper, brugere og roller, se hhv. afsnit Side 5
4. Administration af grupper og Side 6
5. Administration af brugere og roller. 3.1. Stamoplysninger Det er muligt at påføre følgende stamoplysninger for en organisation: Organisationsnavn CVR-nummer EAN-nummer SE-nummer P-nummer DUNS-nummer Stamoplysningerne bruges til at identificere organisationen ifbm. indlæsning af kataloger eller afsendelse af ordrer. Kun organisationsnavnet er påkrævet, imens de resterende felter er valgfrie. En organisation er som udgangspunkt aktiv. Dvs. organisationen er i brug og kan benyttes af brugere til f.eks. ordreafsendelse. Hvis en organisation ikke længere skal benyttes, sættes organisationen inaktiv ved at fjerne fluebenet i checkboksen ud for Aktiv. Det er muligt at aktivere organisationen igen ved at sætte fluebenet igen. Ændringen træder i kraft med det samme. Information, man sjældent ændrer - det være sig SE-nummer, P-nummer eller DUNS, samt boksene til nedarvning - er i udgangspunktet foldet sammen, således at administrationsbilledet er så overskueligt som muligt. Angivelse af stamdata for en organisation 3.2. Nummerserier Når der afgives en ordre fra en organisation, får ordren tilknyttet et unikt ordrenummer. Ordrenummeret sættes op som nummerserie for organisationen, hvor man kan angive præ- og postfiks, samt startnummer (et heltal). På eksemplet herunder er løbenummeret 126, hvilket vil sige at den næste ordre, der afgives i organisationen får nummer 126. Det er således nemt for administratoren at se, hvor mange bestillinger brugerne i en given organisation har afgivet (i dette tilfælde 125). Ønsker man en fælles nummerserie for flere enheder eller for hele organisationshierarkiet, kan dette angives vha. nedarvning (beskrevet nærmere i afsnit 3.5. Nedarvning). Side 7
Eksempel på nummerserieopsætning uden præ- og postfiks. Pt. varetages opsætning af nummerserie af Tricom og felterne vises derfor ikke i administrationsbilledet. 3.3. Dimensionsmodel Man kan benytte Tricommerce med eller uden kontering. Hvis der er oprettet en eller flere dimensionsmodeller, kan den aktive dimensionsmodel vælges i dropdown-listen Dimensionsmodel. Dimensionsmodeller oprettes og vedligeholdes under punktet Dimensioner. Dette område er ikke frigivet til brug endnu. Opsætning og vedligeholdelse af kontering varetages derfor af Tricom efter kundens anvisning. Pt. varetages opsætning af dimensionsmodel af Tricom og feltet vises ikke i administrationsbilledet. 3.4. Leverings- og faktureringsadresser Der er tre typer af adresser i Tricommerce: Leveringsadresser Faktureringsadresser Juridisk adresse Man kan angive en eller flere adresser for en organisation. En adresse oprettes ved at klikke på Tilføj adresse og indtaste adresseinformationer. Når alle felter er udfyldt, gemmes adressen automatisk (click tab-knappen i sidste indtastningsfelt). Adressen kan ændres igen ved at klikke på rediger-ikonet til højre for den givne adresse, eller slettes ved at klikke på x et til højre for adressen. Slettede adresser inaktiveres i praksis, således at adresserne kan fremgå af historikken. Slettede adresser fjernes fra visningen med det samme. For hver adresse er det muligt at angive om den er hhv. en leverings- og/eller faktureringsadresse. Det er denne markering, der styrer om en bruger kan vælge den pågældende adresse i levrings- eller fakturerings-drop down-listen på en ordre. Markeringen angiver ligeledes om adressen vises i drop down-listerne for Primær leverings- eller faktureringsadresse. Når en adresse vælges i en af disse to drop downs, bliver den pågældende adresse sat som standard for alle ordrer i organisationen. Brugerne har dog mulighed for at vælge en anden adresse på ordren. Den juridiske adresse på organisationen skal oprettes og sættes. Der kan være sammenfald imellem den juridiske adresse og en leverings- eller faktureringsadresse. Side 8
Udsnit af administrationen omhandlende adresser. Adresserne oprettes og det angives om det er leverings- eller faktureringsadresser. Derefter kan de primære adresser angives i drop downboksene nederst. 3.5. Nedarvning Det er muligt på en given organisation at angive rettigheder for nedarvning. Det er dels, hvad organisationen skal nedarve fra organisationen der ligger over i hierarkiet, og dels hvad organisationen tillader, at dens underorganisationer må nedarve. Nedarvning er et stærkt princip, der kan gøre administrationen af store organisationer meget nemmere. Man kan f.eks. indlæse alle kataloger på topniveau og tillade nedarvning til underorganisationer, således at kataloger håndteres ét sted og ikke skal indlæses flere steder i organisationen. Skal en given organisation eller et antal organisationer kun have adgang til en delmængde af katalogerne, styres dette med grupper. Dette er beskrevet nærmere i afsnit 4. Administration af grupper. Nedarvning vil grundlæggende sige, at man får alle informationer for et givent område foræret af en organisation højere oppe i hierarkiet. Nedarvningen knytter sig altid til organisationen lige over eller organisationerne lige under den pågældende organisation i organisationshierarkiet. Disse organisationer kan så igen nedarve fra deres overliggende organisationer, og det er således i princippet muligt at alle underorganisationer nedarver information fra det absolutte topniveau. Side 9
Organisationen over bestemmer, hvad der kan nedarves. Det angives så for den enkelte organisation om de pågældende informationer skal nedarves. Tilsvarende angives for organisationen om underorganisationer må nedarve fra denne organisation. Det er muligt at nedarve følgende: Organisationsinfo - Alle stamdata for en organisation som f.eks. CVR eller EAN-nummer. Nummerserie - Et antal organisationer (eller alle) kan dermed dele den samme nummerserie, så alle ordrer afgivet følger samme unikke nummerserie i hele organisationshierarkiet. Dimensionsmodel - Flere organisationer kan benytte samme dimensionsmodel, men eksempelvis kun have adgang til en delmængde af værdierne vha. grupper. Adresser - Flere organisationer kan dele de samme leverings- og faktureringsadresser. Brugere - Organisationer kan dele brugere, således at brugere ikke skal oprettes særskilt for hver enkelt organisation. Grupper - Organisationer kan dele grupper. Roller - Roller nedarves normalt fra top-niveauet, således at alle brugere i hele organisationshierarkiet har mulighed for at få tildelt det samme sæt af roller og rettigheder. Workflows - Der kan opsættes godkendelses-workflows. Disse kan med fordel nedarves fra topniveauet, så vedligeholdelsen bliver nem. Kataloger - Kataloger kan f.eks. indlæses på top-niveauet og nedarves til samtlige underliggende organisationer. Hvis en organisation kun skal have adgang til udvalgte kataloger, oprettes en gruppe indeholdende de valgte kataloger. Side 10
Favoritlister - Favoritlister kan f.eks. oprettes centralt på et top-niveau i organisationshierarkiet og nedarves til udvalgte eller alle underliggende organisationer. Dette er en måde at sende favoritlister ud til brugerne fra centralt hold. Favoritliste nedarvning kræver også katalognedarvning, da de samme varelinier skal være tilgængelige. Administratoren kan altså med nedarvning styre opsætningen for hele organisationshierarkiet uden at skulle ind på hver enkel organisation og lave en ændring. På organisationen kan man ligeledes angive, hvilke informationer, man vil tillade at en underorganisation arver. Opsætningen af nedarvning styres for nuværende af Tricom og opsættes efter aftale med kunden. De to bokse kan derfor pt. ikke foldes ud. Side 11
4. Administration af grupper Gruppe-begrebet i Tricommerce kan være en stor hjælp for en administrator og kan spare rigtigt meget tid i vedligeholdelsen af indkøbsløsningen. En gruppe består af en række brugere, der har eller skal have et eller flere fællestræk. En gruppe navngives og en eller flere brugere tilknyttes gruppen. En gruppe kan godt bestå af kun én person, men kan ligeledes være alle brugere i en given organisation. Der eksisterer en speciel gruppe til alle organisationer, som automatisk har alle brugerne tilknyttet. Denne hedder Alle i [navn på organisation]. Vælg en organisation, som beskrevet i afsnit 2. Valg af organisation, og klik på fanebladet Grupper. Til venstre på siden vises en oversigt over alle grupper for den valgte organisation. Grupperne er sorteret alfabetisk. Nye grupper oprettes ved klik på knappen Ny gruppe og placeres relativt til den valgte gruppe. Når en gruppe oprettes eller vælges i listen, vises gruppeinformationerne i området til højre. Her kan gruppen navngives og man kan sætte gruppen aktiv/inaktiv. Eksempel på administrationen af grupper. Her er gruppen Alle i Demo valgt. Side 12
Under gruppeinformationerne vises en liste over alle aktive brugere i den givne organisation. En bruger tilføjes fra en gruppe ved at sætte flueben ud for brugerens navn. Tilsvarende fjernes brugeren fra gruppen ved at fjerne fluebenet. Når en gruppe er oprettet og en eller flere brugere er tilknyttet, vælges indholdet for gruppen. Pt. kan man styre rolletilknytningen for en gruppe, hvilket gøres ved at tilføje/fjerne fluebenet ud for en eller flere roller i rolletræet under Roller og rettigheder. På fanebladet Organisationer vises de organisationer, hvor gruppen har adgang til. På sigt udvides den funktionalitet, en gruppe har adgang til, hvilket kunne være et subset af dimensionsværdier, udvalgte kataloger eller varer. Side 13
5. Administration af brugere og roller Brugere er oprettet med tilknytning til en organisation og kan nedarves som beskrevet i afsnit 3.5. Nedarvning. Det er derfor muligt at oprette brugere med adgang til alle organisationer i toppen af organisationshierarkiet og lade disse tilgå alle underorganisationer vha. nedarvning. Brugere kan dog også oprettes direkte i en underorganisation, hvorved disse kun vil have adgang til den pågældende organisation, samt eventuelt underliggende organisationer vha. nedarvning. En bruger kan aldrig have rettigheder opad i organisationshierarkiet ifht. den organisation, hvor brugeren er oprettet. Brugere oprettes og vedligeholdes på fanebladet Brugere, der fremkommer ved at vælge en organisation som beskrevet i afsnit 2. Valg af organisation. Alle brugere for en given organisation vises i brugerlisten til venstre. Det er muligt at søge i brugerlisten ved at indtaste et navn og trykke Enter. Når en bruger vælges, vises brugerinformationerne til højre for brugerlisten. Administrationen af brugere foregår ved at vælge fanebladet Brugere og derefter vælge en bruger i listen til venstre. Side 14
5.1. Oprettelse af nye brugere Nye brugere oprettes ved klik på knappen Ny bruger under brugerlisten nederst til venstre, hvorved en ny blank brugerprofil oprettes. Påkrævede felter er markeret med * og brugerdata knyttes til brugeren i takt med at de udfyldes. Imens brugerinformationerne udfyldes er brugeren inaktiv. Når brugeren skal aktiveres, sættes flueben ud for Aktiv. Adgangskoden indtastes to gange identisk og gemmes, når der klikkes OK. Adgangskoder bør være min. 6-8 karakterer lang og indeholde en blanding af store og små bogstaver samt tal. Man kan vælge om brugeren skal skifte adgangskode ved næste (første) login, hvilket gøres ved at sætte flueben ud for teksten. Husk at tilknytte en eller flere roller til brugeren. Udsnit af skærmbilledet til at oprettelse af en ny bruger. 5.2. Vedligeholdelse af brugerinformation Når en bruger vælges i brugerlisten til venstre, vises brugerens stamdata - felter markeret med * er obligatoriske: Bruger-id* Fornavn* Efternavn* Telefonnr. E-mail* Sprog Side 15
Når et felt udfyldes eller ændres, bliver data automatisk gemt, når et nyt felt aktiveres. Angivelse af stamdata for en bruger. I første version angives sproget ikke. Bruger-id og adgangskode benyttes når brugeren skal logge på Tricommerce. Bruger-id skal være unikt i Tricommerce. Fornavn, efternavn, telefonnr. og e-mail benyttes ifbm. ordreafsendelse til leverandøren, hvor brugerens kontaktoplysninger vises som kontaktinfo for rekvirenten/indkøberen på ordren. Sprog angiver applikationssproget for brugeren, hvilket er standard-sproget, der vises for brugeren ifbm. login i Tricommerce. Man kan angive ny adgangskode ved klik på Skift password. Adgangskoden skal indtastes ens to gange. Hvis den aktuelle brugers egen adgangskode skal skiftes, skal den nuværende og den nye adgangskode angives. Hvis brugeren skal tvinges til at skifte adgangskode ved næste login, sættes flueben ved dette. Ændringen gemmes automatisk. Ved skift af adgangskode, skal adgangskoden indtastes ens to gange. Side 16
5.2.1. Tilknyttede organisationer I boksen til højre vises de organisationer, hvortil brugeren har adgang. Brugeren vil kunne se de samme organisationer i organisationstræet i statuslinien nederst til højre i Tricommerce. For den enkelte bruges vises de organisationer, brugeren har adgang til. 5.2.2. Tilknyttede grupper I boksen til højre vises på fanebladet Grupper en oversigt over alle de grupper, den givne bruger kan være medlem i. De grupper, som brugeren er medlem af, har et flueben ud for sig. Grupper kan have undergrupper, der vises ved at klikke på pilen ud for gruppenavnet. Hvis man er med i en eller flere undergrupper, er man automatisk med i over-gruppen. Indholdet og tilknytningen til grupperne administreres under Grupper. Læs mere i afsnit 4. Administration af grupper. For den enkelte bruger kan man til- og fravælge medlemskabet af oprettede grupper. Side 17
5.2.3. Tilknyttede roller og rettigheder I boksen til højre vises på fanebladet Roller & rettigheder en oversigt over de roller, den pågældende bruger har. Det er muligt at tilføje og fjerne roller fra brugeren ved at sætte eller fjerne flueben ud for rollen. Ændringer gemmes automatisk. I nederste del af boksen vises brugerens rettigheder. Det er en udspecificeret liste over de punkter/områder/funktioner, brugeren har adgang til gennem de tilknyttede rettigheder. Tilknyttede roller og rettigheder vises for den valgte bruger, så man nemt og hurtigt kan få overblik over brugerens adgangsmuligheder til Tricommerce. 5.3. Roller Rollerne i Tricommerce styrer, hvad den enkelte bruger har adgang til. Hvis man har adgang til både Tricommerce og Tricommerce Analytics, vil roller for begge moduler kunne tilknyttes de samme brugere. Der er for indkøbsløsningen følgende standard-roller: Indkøber Rekvirent (simpel indkøber) Supporter Aftaleansvarlig Administrator Leverandør Side 18
Til indkøbsanalysen er der følgende roller: Indkøbsanalytiker Administrator 5.3.1. Indkøber Dette er den almindelige indkøbsrolle. Brugere med denne rolle har adgang til at kunne købe ind i de kataloger, der er tilgængelige i organisationen. Endvidere har brugere med denne rolle adgang til dashboardet, varesøgning, manuelle ordrer, produktvisning, favoritlister (oprette og dele), hjælp, vidste du, ordreoversigten, varemodtagelse og aftaleoversigten. 5.3.2. Rekvirent Rekvirenten er i princippet en simpel indkøber, der har adgang til en neddroslet udgave af indkøberrollen. Rekvirenten kan fremsøge varer, se produktvisning, hjælp, vidste du og afsende ordrer. 5.3.3. Supporter Supporteren har adgang til samme funktionalitet som indkøberen, dog kan ordrer ikke sendes og der kan ikke foretages varemodtagelse. Support-brugeren benyttes af Tricom ifbm. teknisk support eller fejlmeldinger. 5.3.4. Aftaleansvarlig Den aftaleansvarlige kan godkende eller afvise prislister fra leverandørerne og styrer samtidig de ekstra informationer (kategori, leverandørkontakt og bemærkninger), man kan knytte på et katalog. Disse informationer vises for brugerne i aftaleoversigten. 5.3.5. Administrator Systemadministratoren har adgang til at konfigurere opsætningen af Tricommerce. Dvs. ændre/vedligeholde organisationer, grupper, brugere og roller m.v. Såfremt kontering benyttes, styres dette ligeledes af administratoren. 5.3.6. Leverandør Leverandører har adgang til at se deres egne kataloger i Tricommerce, og kan søge varer frem og se produktvisning på samme måde som indkøbere og rekvirenter. Derved får leverandørerne indblik i, hvordan varerne præsenteres og kan tilpasse produktinformationer derefter. 5.3.7. Indkøbsanalytiker Indkøbsanalytikere har adgang til modulet Tricommerce Analytics og kan udtrække statistik og rapporter fra Indkøbsanalysen. Side 19