VITAS Implementeringsguide

VITAS Implementeringsguide Lavet med udgangspunkt i en kommune med 50-80.000 borgere 15. december 2015

Jobcenter implementeringsguidens indhold Formål og baggrund Side 3 Projektorganisation Side 4 Projekt- og aktivitetsplaner Side 6 Anbefalinger fra pilotkommuner Side 10 Interessentanalyse Side 15 Risikoanalyse Side 16 2

Indledning og Formål FORMÅL MED IMPLEMENTERINGSGUIDEN Formålet med denne implementeringsguide er, at de nye kommuner, der skal tage VITAS i brug, kan høste de erfaringer, som pilotkommunerne har gjort sig i forbindelse med implementering og ibrugtagning af VITAS. Disse erfaringer udmønter sig konkret i: En VITAS projektorganisation inklusiv en beskrivelse af rollebeskrivelser og deres allokering i VITAS implementeringsprojektet En projektplan for implementering inklusiv tjeklister Konkrete anbefalinger til implementering fra pilotkommunerne En interessent- og risikoanalyse BAGGRUND OG BEHOV FOR TILPASNING AF IMPLEMENTERINGSGUIDEN Denne implementeringsguide er baseret på interviews og workshops med fire pilotkommuner, som har været med til at bistå STAR med input og test igennem udviklingsforløbet af VITAS indtil den tekniske og organisatoriske implementering. Bemærk: Denne implementeringsguide er lavet med udgangspunkt i en kommune på 50-80.000 indbyggere. Den skal tilpasses implementeringen i de enkelte jobcentre både ud fra kommunestørrelse og ud fra lokale jobcenter forhold. 3

Projektorganisation STYREGRUPPE Projektejer Gevinstejer Ressourceejer Styregruppen er ansvarlig for projektets succes. Styregruppen består af personer fra Jobcenterets ledelse. Der skal som minimum udpeges en projektejer. Projektejer: Ansvarlig for projektets overordnede business case og formand for styregruppen. Gevinstejer: Ansvarlig for gevinsternes realisering, dvs. frigørelse af tid til andre opgaver Ressourceejer: Ansvarlig for at stille ressourcer til rådighed for projektet, f.eks. projektleder og superbruger ressourcer. Projektlederen: Leder projektet Ansvarlig for at leverancer og at projektets KPI er nås. Rapporterer til styregruppen Projektlederen også stå for en del af projektleverancerne. PROJEKTLEDEREN Projektleder Ansvarlig for projektets ledelse mod gevinstpotentialet Evt. referencegruppe Referencegruppe medlem 1 Referencegruppe medlem 2 Referencegruppe medlem 3 Referencegruppen: Giver accept af projektets resultater og proces Bidrager med faglig viden Er ambassadører for projektet IT-AFDELING IT-ansvarlig IT-medarbejder Administrator SUPERBRUGERE Superbruger og underviser 1 Superbruger og underviser 2 Evt. andre projektdeltagere. Projektdeltager 1 Projektdeltager 2 Projektdeltagere: Er ansvarlige for at producere projektets leverancer ud fra projektlederens anvisninger Antallet af projektdeltagere vil variere ud fra jobcenter størrelse og konkrete behov 4

Projektorganisation beskrivelse af roller samt allokering. Rolle Beskrivelse Opgaver/ansvar Allokering Styregruppe Har det overordnede ansvar for projektets succes. Skal indeholde repræsentanter fra Jobcenteret ledelse f.eks. Jobcenterchef og teamleder Er ansvarlig for den overordnede ledelse og gevinstrealisering fra projektet. Træffer beslutninger om projektet samt rådgiver, støtter og kontrollerer projektlederen. Er eskaleringspunkt for projektlederen. 10% tid igennem projektperioden. Projektleder Projektlederen har den daglige opgave med at sikre at projektet bliver gennemført. Projektlederen refererer til styregruppen og skal sikre, at denne er orienteret om fremdriften og skal sikre, at afvigelser håndteres og rapporteres Daglig ledelse af projektet. Løbende opfølgning og rapportering til styregruppe. Kommunikation. Eventuelt bidrag til konkrete leverancer. 30-50%% i projektperioden Superbruger Har indgående kendskab til eksisterende arbejdsgange og kender organisationen godt. Skal fungere som sparingspartner for projektlederen og være ankerperson i forbindelse med undervisning og vejledning af brugerne. Har den forretningsmæssige indsigt. Underviser og ekspert i VITAS Tilpasning af arbejdsgange Vejleder og rådgiver i forretningsprocesser i projektet. 40% i projektperioden IT-afdeling Er forankret i it-afdelingen og kan sikre den tekniske implementering, herunder oprettelse af brugere At de tekniske specifikationer til VITAS kan overholdes Oprettelse af brugere Teknisk support 10% i projektperioden: Der skal forventes mere tid, hvis de tekniske specifikationer ikke kan overholdes. Jobcentermedarbejdere Virksomhedskonsulenter, Sagsbehandlere, fordelere, Løn- og personale osv. Rollerne i Jobcentrene hedder noget forskelligt fra kommune til kommune og opgaverne kan være fordelt forskelligt Er de medarbejdere, der udfører de faktiske opgaver vedr. ansøgningerne til VP og LT i kommunen. Fra vejledning og service, sagsbehandling, udbetaling af midler, kommunikation osv. 1 time til undervisning i VITAS Anden ledelse Ledere i Jobcenteret som ikke er en del af styregruppen, typisk teamledere Deltagelse i informationsmøder. Biddrage til prioritering og allokering af jobcentermedarbejdere til projektet. Bistå med at få medarbejderne ombord. 10% tid igennem projektperioden. Referencegruppe (frivillig) Kan være et supplement til superbrugeren. Kan være anvendelig i en større kommune med mange interessenter. Kan bistå med sparring og rådgivning i projektet Kan bidrage som ambassadører for projektet Ikke estimeret: Afhængig af brugen og omfanget Projektdeltager (frivillig) Støtte til projektlederne og supplement til superbrugeren. Kan varetage opgave på vegne af projektlederen. Løbende projektarbejde, bistå superbrugere og projektleder. Ikke estimeret: Afhængig af brugen og omfanget 5

Projektplan baseret på et 3 måneders implementeringsforløb Faser og Aktiviteter 1. måned 2. måned Etableringsfasen 3. måned 4. måned Ansvarlig Indgåelse af aftale om implementering af VITAS Etablering af projektorganisation Analyse og justering af arbejdsgange Udarbejdelse af strategi for implementering (trinvis el big bang) Teknisk implementering Etablering af adgang til VITAS Opret brugere i AD Uddannelse Uddannelse af superbrugere hos STAR Udarbejdelse af guides og undervisningsmateriale Plan for uddannelse af slutbrugere Uddannelse af slutbrugere Produktion Klar til Go Live Go live 1. team Go live 2. team osv. Organisatorisk implementering Afklaring af snitflader mellem teams/afdelinger Identifikation af arbejdsgange mellem teams og afdelinger. Hvem gør hvad hvornår? Det er muligt først at lave Etableringsfasen, og derefter vente med at igangsætte de andre faser og aktiviteter, indtil det passer ind med Jobcentrets andre opgaver Styregruppe Styregruppe/ projektleder Styregruppe/ projektleder Styregruppe Projektleder/ITansvarlig IT-ansvarlig Superbruger Superbruger Projektleder/ Superbruger Superbruger Projektleder Projektleder/ Superbruger Projektleder Projektleder/ Superbruger Milepæl: Indikerer en vigtig beslutning og forudsætning for at fortsætte videre med projektet. Stiplede linjer: Indikerer, at fasen kan fortsætte længere frem, men det afhænger helt af størrelsen på kommunen,og hvor mange teams, man arbejder med OBS. De enkelte faser kan og bør tilpasses det enkelte jobcenters situation, f.eks. i forhold til justering af varighed. 6

Teknisk implementering Etablering Projektets hovedfaser Etablering og Teknisk implementering Beskrivelse Ansvarlig Gennemført Jobcenterchef Opstart med STAR: Projektet startes med et intromøde for jobcenterchefer hos STAR hos den regionale AMK Etablering af projektorganisation: Styregruppe projektleder og superbrugere udpeges. Efter behov, kan yderligere projektdeltagere udpeges samt evt. referencegruppe Analyse af arbejdsgange: Det skal tidligt i projektet undersøges, hvilke arbejdsprocesser, som forventes at blive ændret, samt en afklaring af, hvordan de nye arbejdsgange bliver. Denne proces udføres flere gange i projektet, da man bliver klogere på arbejdsgangene undervejs i projektet Udarbejdelse af business case: Lav en businesscase for din kommune, hvor det vurderes, hvilke gevinster, der er kan realiseres. Jobcenterchef, styregruppe og projektleder Projektleder og superbrugere Projektleder, jobcenterchef og styregruppe Beskrivelse Ansvarlig Gennemført Afklaring af systemspecifikation for VITAS: Inden projektet rigtig sættes i gang, skal det sikres, at denne opfyldes. Hvis ikke skal det løses, da det er en forudsætning for den tekniske implementering. Identifikation og oprettelse af administratorrollen: Denne rolle er en systemadministratorrolle, som anvendes tidligt i projektet til at sikre, på-logning for brugerne første gang. Oprettelse af brugere: Brugerne kommer på ved at blive oprettet i AD. Der er en proces omkring på-logning 1. gang som skal følges (vejledning fra STAR). Samtlige brugere kan oprettes med det samme: Det er en organisatorisk beslutning, hvem der skal have adgang hvornår. Flere kommuner har lavet løsninger, hvor adgang til VITAS automatisk bliver indføjet som en favorit i browseren (se anbefalinger) IT afdeling og Projektleder IT-afdeling og administrator IT-afdeling og administrator 7

Produktion/Idriftsættelse Uddannelse Projektets hovedfaser Uddannelse og Produktion Beskrivelse Ansvarlig og materialer Gennemført Uddannelse af administrator: STAR tilbyder uddannelse til den person, der skal være administrator. Det er særligt i forbindelse med på-logning af brugeren første gang, at Administrator har en rolle. Uddannelse af superbrugere: STAR giver uddannelse af 5 superbrugere pr kommune. Det er en forudsætning for gennemførelse af slutbrugeruddannelse. Plan for uddannelse: I sammenhæng med resten af projektplanen, skal det afklares, hvornår jobcentermedarbejderen skal gennemføre uddannelse. Det anbefales at uddannelsen gennemføres mere som sidemandsoplæring end klasseundervisning (Se anbefalinger) Gennemførelse af uddannelse: Jobcentermedarbejderen har gennemført et undervisningsforløb inden de sættes i gang. Opfølgning og support efterfølgende. Informations- og vejledningsmateriale: Her sigtes primært på materiale for brug i virksomhederne, der har brug for konkret vejledningsmateriale at komme godt i gang. Projektleder og Administrator Superbrugere Projektleder og superbrugere Superbrugere Superbrugere Projektleder og superbrugere Beskrivelse Ansvarlig og materialer Gennemført Markedsføring: Jobcenteret kan vælge at lave egentlige markedsføringsaktiviteter overfor arbejdsgiverne. Det kan være med til at skabe noget synlighed om løsningen inden den tages i brug i kommunen og fjerne mentale barrierer. Go-livedagen: Hvor VITAS tages i brug. Nye ansøgninger fra denne dag, registreres og behandles i VITAS. Udsendelse af informations-og vejledningsmateriale: I forbindelse med idriftsættelsen sendes vejledingsmaterialet til de virksomheder, man er i dialog med i forbindelse med ansøgninger. Support af virksomheder og brugere: Der skal være et beredskab blandt superbrugeren så de hurtigt kan træde til med hjælp og vejledning til kolleger og berørte virksomheder. Projektleder, superbrugere, kommunikationsmedarbejder Projektleder og superbruger Superbrugere Superbrugere 8

Organisatorisk impl, Projektets hovedfaser Organisatorisk implementering Beskrivelse Ansvarlig og materialer Gennemført Gevinstrealisering: Opfølgning på business casen og de identificerede og forventede gevinster. Der kan være behov for at justere forventningerne undervejs. Løbende tilpasning af arbejdsgange: Indførelsen af VITAS afstedkommer naturligt ændringer i arbejdsgange. De skal derfor løbende tilpasses og justeres, så de passer til de nye forudsætninger Løbende support og vejledning: At jobcentermedarbejderne og virksomhederne har adgang til support og vejledning efter idriftsættelsen. Det tager altid noget tid inden nye systemer og arbejdsgange bliver en del af dagligdagen. Udrulning af VITAS til andre teams i jobcenteret: At VITAS bliver det system ALLE bruger til ansøgninger på praktik-og løntilskudsområdet. Der skal løbende følges op projektets KPI er, så det sikres at medarbejderne også bruger løsningen og ikke falder tilbage i gamle vaner. Superbrugere og projektleder Superbrugere og projektleder Projektleder og Jobcenterchef Jobcenterchef og projektleder 9

Anbefalinger Ledelsesmæssig forankring Etablering af projekt Der skal udpeges personer fra ledelsen til at indgå i styregruppen. Styregruppen skal udpege en projektleder. Den daglige ledelse skal involveres og forstå deres rolle som ambassadører og facilitatorer for forandringsprocessen, samt bistå med ressourcer til projektet. Teknisk implementering Ledelsesmæssig forankring. Succes i projekter kræver ledelsesmæssig forankring. Jobcenterledelsen vil dels bidrage ved at dele af den er repræsenteret i styregruppen, og ved at den resterende del af den den daglige ledelse agerer som ambassadører for projektet. Styregruppen har den formelle beslutningskompetence i projektet, og kan bistå projektlederen med svære beslutninger eller rydde hindringer af vejen. Den daglige ledelse har daglig berøring med medarbejderen og kan bistå ved at sikre deres opbakning og motivation. Hvis der opstår spørgsmål, der kræver væsentlige ændringer i IT-infrastruktur skal IT-ledelse og styregruppen involveres for en beslutning Uddannelse Daglig ledelse sikrer og understøtter at jobcentermedarbejderne kommer på den aftalte undervisning. Produktion Er sponsor internt og eksternt, når VITAS tages i brug og er i sidste ende jobcenterets ansigt udadtil overfor virksomhederne. Organisatorisk implementering At der løbende bliver fulgt op på projektet, og at jobcentermedarbejdere eller teams ikke falder tilbage til gamle vaner. Det er styregruppens ansvar i denne fase at følge op på de identificerede gevinster og KPI er i business casen. 10

Anbefalinger Trinvis implementering Etablering af projekt Det skal besluttes tidligt i projektforløbet, om man vælger trinvis implementering, da planlægning af projektet afhængig af tilgangen. Trinvis Implementering Det anbefales at benytte trinvis implementering. Det betyder, at man lader et team ad gangen tage VITAS i brug og sørger for at der er lidt tid i mellem, så det ene team kan nå at blive fortrolige med løsningen. Hvis hele jobcenteret skal tage VITAS i brug på samme tid, kan det godt blive en stor opgave, som trækker mange veksler på medarbejderne og dem som driver projektet. Teknisk implementering Brugerne skal tildeles adgang pr team eller gruppe, som man i Jobcenteret beslutter, at implementeringen skal inddeles i. Man kan godt oprette samtlige brugere i AD, men nøjes med at give udvalgte adgang. Det anbefales at gøre tilgangen lettere for medarbejderen f.eks. ved unilogin, favoritter i browseren eller genveje på skrivebordet. Uddannelse Det team/hold, der skal på først, bliver uddannet først. Produktion Det er kun det udvalgte team, der går i produktion. Dvs. begynder at bruge VITAS til sagsbehandling af ansøgningerne. Organisatorisk implementering Når det første team er kommet godt i gang, kan man starte op med det næste team. 11

Anbefalinger Flere Superbrugere Etablering af projekt Tidligt i projektet skal de involverede superbrugere udpeges og involveres. Det er også i denne fase at de skal have undervisning fra STAR Teknisk implementering Flere superbrugere Der er flere fordele ved at have flere superbruger: 1. Der er flere om at dele opgaverne og det er nemmere at tilrettelægge arbejdet som superbruger med de andre arbejdsopgaver 2. Der bliver større faglig sparring og erfaringsudveksling, når man er flere. 3. STAR understøtter dette ved at uddanne 5 superbrugere i VITAS Skal oprettes som almindelige brugere, der ikke har særlige systemmæssige rettigheder. Uddannelse Superbrugeren står for den interne uddannelse og spiller derfor en nøglerolle i denne fase. Det er også her, de skal have afsat mest tid. Det er også superbrugerne, der udarbejder vejledningsmateriale til intern og ekstern brug. Produktion Når medarbejdere og arbejdsgiverne tager løsningen i brug, har de brug for support og vejledning og et sted at henvende sig. Superbrugeren skal være til rådighed så medarbejdere og arbejdsgivere kan få hurtig hjælp. Organisatorisk implementering Superbrugerne spiller en rolle i løbende opfølgning tilpasning af arbejdsgange. De har en større viden og indsigt i VITAS, som skal sættes i spil i den løbende læring. 12

Anbefalinger Afsæt den nødvendige tid Etablering af projekt De involverede medarbejdere skal allokeres til opgaven, og det skal afstemmes med deres nærmeste leder, hvilke arbejdsopgaver som bliver påvirket at denne opgave. Teknisk implementering Afsæt tid Implementering af VITAS behøver ikke at være fuldtidsarbejde for nøglemedarbejdere over lang tid. Men dem, der skal involveres, skal have sat den nødvendige tid af, så de kan udføre opgaven. Det vil typisk være superbrugere og projektledere, der kan have perioder i projektet, som er tidskrævende. Bemærk: Nødvendig tid er ikke det samme som fuld tid. Der skal følges op på den tid jobcentret afsætter i forbindelse med tilpasningen af business casen, så den passer til det enkelte jobcenter. Projektlederrollen har typisk en større opgave i denne fase med at sikre ITafdelingen får de nødvendige oplysninger, så de kan udføre deres del af opgaven, samt følge op. Uddannelse Superbrugeren skal i denne fase bruge meget tid på uddannelse og vejledning, så medarbejderne kan klædes på til at bruge løsningen og arbejdsgiverne kan bliver ordentlig informeret. Produktion Overgangen til egentlig brug af VITAS kræver et ekstra beredskab, der kan træde til med vejledning og support, hvis der opstår problemer, eller der er mange spørgsmål. Organisatorisk implementering Der vil være behov for løbende opfølgning. Det kan både involvere ledelsen, der skal følge op på gevinstrealisering. Superbrugere vil i denne periode ofte blive konsulteret ved funktionelle spørgsmål og emner til ændrede forretningsgange. 13

Anbefalinger Sidemandsoplæring frem for klasseundervisning Etablering af projekt Beslutningen om sidemandsoplæring frem for klaseundervisning træffes her. Teknisk implementering Sidemandsoplæring Det er ingen tilknytning til den tekniske implementering. VITAS egner sig godt til sidemandsoplæring, af en eller to jobcentermedarbejdere ad gangen. Brug tiden på en konkret ansøgning med konsulenten i stedet for klasseundervisning. Det bliver nærværende og konkret for medarbejderen, og der bliver udført et stykke arbejde samtidig Uddannelse I stedet for klasseundervisning gennemføres der i sidemandsoplæring af den enkelte medarbejder eller to og to. Det skal ske lige før den planlagte ibrugtagning af VITAS, så viden om løsningen og arbejdsgange er friske i erindringen. Produktion Der følges op direkte fra superbrugere. Jobcentermedarbejdere skal kunne selv, men superbrugeren må træde til, hvis jobcentermedarbejderen er gået i stå og ikke kan komme videre. Organisatorisk implementering Fortsæt sidemandoplæring, når de næste teams skal tage løsningen i brug. Husk det er ikke en mulighed for at have en personlig assistent, men en måde at give dybere og mere kvalitativ undervisning. Afsæt en fastlagt tid, ellers er der risiko for at tidsforbruget løber løbsk. 14

Interessentanalyse Stor involvering Lille involvering Lille indflydelse Arbejdsgivere Jobcentermedarbejder Borger Anden ledelse Projektleder Superbrugere Jobcenterchef/ Styregruppeformand Stor indflydelse 1. Projektleder Daglig ledelse af projektet. Stor indflydelse og meget involveret. Skal udpeges under Etablering af projekt og skal have tid og mandat fra ledelse og styregruppe til at udføre opgaven 2. Superbruger Faglig viden om forretningsgange i jobcenteret. Uddanner slutbrugere Skal udpeges under Etablering af projektet. Har stor indflydelse på udformning af uddannelse og tilpasning af arbejdsgange ved brugen af VITAS: 3. Jobcenterchef / styregruppeformand Øverste ledelse i Jobcenteret. Primær sponsor for implementering af VITAS, stor indflydelse og mindre involvering. Jobcenterchefen skal som hele styregruppen orienteres igennem hele projektet af projektlederen. Vigtige beslutninger skal drøftes med vedkommende og tages op i styregruppen gennem hele projektforløbet. 4. Anden Ledelse Daglig ledelse i Jobcenteret. Har typisk personaleansvar for berørte medarbejdere. Stor indflydelse, lille involvering. Skal involveres i projektet og orienteres fra begyndelsen af projektlederen, da vedkommende er central for medarbejderens involvering og ibrugtagning af VITAS: 5. Jobcentermedarbejdere Alle der til dagligt arbejder i Jobcenteret. Stor involvering og lille indflydelse Skal involveres og orienteres. Der kan opstå modtand mod projektet. Det skal håndteres af projektledelsen, superbrugerne og nærmeste leder. : 6. Arbejdsgivere Den egentlige målgruppe for VITAS. Stor involvering, lille indflydelse Skal orienteres om konsekvenserne af projektet gennem lokal markedsføring eller jobcentermedarbejderne 7. Borgere Er underlagt ordningen og har ingen indflydelse og bliver ikke involveret. Håndtering af borgerne er ikke kritisk for projektets succes eller realisering af gevinsterne. Vejledningsmateriale til borgere fra STAR skal eventuelt tilpasses som del af Uddannelsesfasen 15

Risikoanalyse Stor Konsekvens Lille konsekvens Lille sandsynlighed Ikke alle medarbejderne tager VITAS i brug Enkelte virksomheder stopper brugen af LT og VP Manglende opbakning fra ledelsen Projektimplementeringen forsinkes Større tidsforbrug til projektgennemførelse Modstand mod forandringer Stor sandsynlighed 1. Manglende opbakning fra Ledelsen Konsekvens: Projektet har vanskeligt ved at blive gennemført og det vil blive vanskeligt at realisere gevinsterne i businesscasen. En forudsætning for succesfuld gennemførelse og realisering af gevinster. Håndtering: Etablering af projekt skal ikke påbegyndes, hvis Jobcentreledelsen ikke tilslutter sig projektet. Opbakning kan i løbet af projektet sikres ved løbende involvering og orientering af ledelsen. Primært fra projektlederen. 2. Projektimplementering forsinkes Konsekvens: Der kan gå længere tid før man kan realisere de forventede gevinster. Medarbejderne kan opbygge modtand mod projektet. Håndtering: Projektlederen skal sikre tempo og fremdrift gennem alle projektets faser, om nødvendigt trække på ledelsen, hvis der er hindringer. 3. Ikke alle medarbejdere tager VITAS i brug Konsekvens: De forvente gevinster i form af 100% digitalisering af ansøgningerne kan ikke indhentes. Det bliver en dårligere business case. Håndtering: Jobcenterets daglige ledelse skal følge op på medarbejdernes brug af VITAS. Superbrugeren kan bidrage hvis hindringerne er forretningsmæssige og forståelsesmæssige. 4. Modstand mod forandringer/vitas Konsekvens: Forankringen af VITAS tage længere tid, og de ønskede gevinster kan mindskes eller udskydes. Håndtering: Superbrugerne og ledelse er opmærksomme på modstand hos grupper og enkelt personer, og sætter ind med hjælp og sparring til medarbejderne, for at få forandringen til at ske. Ledelsen skal tydeligt italesætte, deres forventninger til medarbejderne og følge op på medarbejdernes brug af VITAS (KPI er). 5. Enkelte arbejdsgivere stopper med at bruge ordningen Konsekvens: Enkelte arbejdsgivere tilbyder færre VP og LT pladser. Håndtering: Arbejdsgiverne kan få ekstra personlig vejledning, når jobcentermedarbejdere alligevel har planlagt et besøg. 6. Større tidsforbrug til projektgennemførelse Konsekvens: større. De forventede gevinster realiseres ikke fuldt ud, hvis for meget tid bruges på projektet og vejledning. Håndtering: Vær opmærksom på tidsforbruget. Ekstra superbrugere er ikke nødvendigvis det samme som dobbelt timer, men deling af en fælles opgave. Medarbejderne og virksomheder skal lære at kunne selv. 16