Åbne postlister på Internettet. erfaringer og praktiske anvisninger

Åbne postlister på Internettet erfaringer og praktiske anvisninger Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Forskningsministeriet November 1999

Åbne postlister på Internettet erfaringer og praktiske anvisninger Publikationen kan købes ved henvendelse til: Statens Publikationer Postboks 1103 1009 København K Tlf. 3337 9228 Fax 3337 9280 E-post sp@si.dk Pris ved løssalg 50 kroner inkl. moms Publikationen kan også hentes på Forskningsministeriets hjemmeside http://www.fsk.dk ISBN (Internet): 87-90850-80-7 Og på Kommunernes Landsforenings Hjemmeside http://www.kl.dk Udarbejdet af: PLS Consult Udgivet af: Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Forskningsministeriet Forskningsministeriet Bredgade 43 1260 København K Tlf. 3392 9700 Fax 3332 3501 E-post fsk@fsk.dk Tryk: K. Larsen & Søn A/S Oplag: 3.000 ISBN: 87-90850-79-3

FORORD Der er mange myter koblet op på den informationsteknologiske udvikling. Ifølge profetierne kan vi alle inden længe forlade den fysiske verden og begive os ud i cyberspace sammen med det talende køleskab og virtuelle agenter. Den offentlige sektor har en væsentlig opgave i at kvalificere debatten og dokumentere de faktiske forhold, når fundamentet for fremtidens offentlige forvaltning lægges. Denne pjece indeholder erfaringer fra Forskningsministeriets forsøg med åbne postlister på Internettet, og de 20 myndigheders erfaringer med processen omkring etablering af åbne postlister. Åbne postlister på Internettet er endnu et udtryk for den hårfine balance, det offentlige udøver i forholdet mellem udviklingen af en åben digital forvaltning og fastholdelsen af borgernes retssikkerhed. Åbenhed i forvaltningen har også sine myter. Myterne om at åbne postlister er for ressourcekrævende, at åbenheden vil blive misbrugt og at antallet af aktindsigtssager vil stige voldsomt, står ikke længere alene. Erfaringer fra forsøget viser blandt andet, at det er marginalt flere ressourcer, der bliver brugt, når selve etableringen er på plads, at der ikke har været eksempler på misbrug, og at antallet af aktindssigtssager ikke er steget voldsomt. Samtidig har myndighederne opnået en fornyet dialog med borgerne og pressen. En af de væsentligste målsætninger for den åbne digitale forvaltning er, at borgerne får indblik i den offentlige sektor. Åbne postlister på Internettet er et af de første skridt på vejen. Udover at borgerne nu har fået et første indblik i, hvordan forvaltningerne arbejder, peger erfaringerne samtidig på, at postlisterne har en positiv konsekvens på myndighedens interne arbejdsgange. Så selvom åbne postlister er et projekt, der i første omgang er rettet mod myndighedernes omverden, er der også interne gevinster at hente.

Denne pjece sigter således mod at få udryddet nogle af de myter, der følger med udviklingen af den digitale forvaltning, og vores håb er, at denne pjece kan bidrage med nyttige råd og praktiske anvisninger, så arbejdet med at få åbne postlister lagt på Internettet kan få en god start. Amtsrådsforeningen, Kommunernes Landsforening, Forskningsministeriet.

INDHOLD 3 Forord 7 Kapitel 1 Indledning 11 Kapitel 2 Postlister på Internettet 17 Kapitel 3 Hvorfor - en informationspolitik 23 Kapitel 4 Hvordan - de centrale spørgsmål 23 4.1 Udvælgelse af post 29 4.2 Oplysninger på postlisten 31 4.3 Tilrettelæggelse af arbejdet 34 4.4 Publicering 36 4.5 Henvendelser og aktindsigt 41 Kapitel 5 Brugerens muligheder på Internettet 45 Bilag 47 Deltagere i forsøget og kontaktpersoner 48 Supplerende litteratur

6

KAPITEL 1 INDLEDNING Forskningsministeriet rettede i slutningen af 1997 en henvendelse til amter, kommuner og ministerier med en forespørgsel om, hvorvidt man ønskede at deltage i forsøg med åbne postlister på Internettet. I løbet af 1998 samledes en kreds af fire amter, 11 kommuner samt fire ministerier og styrelser, som var interesserede i at indgå i forsøg med åbne postlister. Ringe Kommunes postliste blev, som den første, tilgængelig på Internettet i december 1997, og siden er flere amter og kommuner fulgt efter. I dag har 11 af de myndigheder, der deltog i Forskningsministeriets forsøg, åbne postlister på internettet. Flere nyere undersøgelser viser, at en stor del af den danske befolkning anvender Internettet, og at borgerne er interesserede i at benytte Internettet til forskellige former for borgerservice (Den digitale forvaltning - udbud og efterspørgsel, Forskningsministeriet, 1999). En åben postliste på Internettet er ét blandt en lang række tilbud om borgerservice, som vil kunne findes på Internettet i fremtiden. Åben postliste De postlister, der i dag kan ses på Internettet, er meget forskellige i indhold og udformning. En åben postliste er ikke et veldefineret begreb, men fælles er, at postlisten er en oversigt over den indkomne post - og eventuelt den udgående post - med en kort beskrivelse af brevets indhold. En åben postliste på Internettet tilbyder offentligheden en let adgang til at følge med i, hvilke breve forvaltningen modtager og sender. Denne pjece fokuserer på postlister med elektronisk adgang via Internettet. 7

Åben forvaltning Baggrunden for forsøget med åbne postlister på Internettet var initiativ 2.9 i regeringens IT-politiske handlingsplan 1997-98, hvoraf det fremgår, at Det skal gennem forsøg med åbne postlister på Internettet undersøges, i hvilket omfang IT kan bane vej for et forbedret princip om offentlighed i forvaltningen, uden at dette medfører en uforholdsmæssig merbelastning af forvaltningen. Anvendelse af informationsteknologien (IT) i forvaltningen giver muligheder for at samle oplysninger om forvaltningens sagsbehandling og øvrige aktiviteter. Disse oplysninger kan med Internettet som medie stilles til rådighed for borgerne og pressen med begrænsede omkostninger. Den åbne postliste kan ses som et første skridt, der giver offentligheden mulighed for at følge med, i hvilke sager forvaltningen har under behandling. Men IT og Internettet rummer langt videre muligheder. 8

Eksempler på scenarier, der rummer allerede eksisterende elementer, kan være: En kommune kan give adgang til dagsorden med åbne bilag til brug for kommende møder i kommunalbestyrelse og udvalg. Dagsordenen findes på Internettet, og der er mulighed for at indsende kommentarer til en åben debatgruppe forud for mødet. Efter mødet kan referatet læses på Internettet. Forvaltningen giver adgang til sagsjournaler, således at interesserede kan følge sagsbehandlingen og eventuelt søge i en database med sagsjournaler for at finde beslægtede sager. Breve og dokumenter, hvortil der er aktindsigt, er skannet ind og lagt i kopi, så de umiddelbart kan hentes af brugerne over Internettet. En journalist kan med enkle søgeteknikker finde dagens postliste over ind- og udgående post, eller søge på sager inden for det seneste år af en bestemt type. Det vil også være muligt at finde alle uafsluttede sager, som er mere end et år gamle. Myndigheden ønsker at give partsindsigt i sager med oplysninger om personlige forhold og registerindsigt til egne oplysninger fra myndighedens hjemmeside. Den enkelte borger får mulighed for at følge sin sag, kan se hvem der behandler den, og hvor langt den er kommet. Er der indhentet oplysninger fra andre myndigheder, er det muligt at se dem straks, eventuelt i form af en kopi af brevet. Indhold Ved indførelse af en åben postliste på Internettet vil det være nødvendigt, at forvaltningen tager en række beslutninger om postlistens udformning og indhold. Denne pjece giver ikke færdige svar på, hvordan en åben postliste skal se ud, men søger at formidle erfaringer fra forsøg med postlister på Internettet. Som grundlag for pjecen er der i juni 1999 gennemført interview med deltagere i forsøget med åben postliste på Internettet. 9

I kapitel 2 findes en introduktion til en række af de postlister, som findes på Internettet i dag. Derefter redegøres i kapitel 3 for, hvorledes offentlige postlister på Internettet kan indgå i den samlede informationspolitik. Herefter følger pjecens hovedkapitel, der behandler erfaringer med, hvordan en åben postliste på Internettet kan planlægges og indføres. Kapitlet er opdelt i følgende afsnit: Udvælgelse af post, som behandler spørgsmålet om hvilke indkomne og udgående breve, der kan omtales på den åbne postliste. Oplysninger på postlisten, som behandler hvilke oplysninger, der kan fremgå på den åbne postliste. Tilrettelæggelse af arbejdet, som beskriver to typiske modeller for arbejdsgange ved udarbejdelse af postlisten. Publicering, som behandler udformningen af postlisten på Internettet. Henvendelser og aktindsigt, som behandler arbejdsgange og retningslinier ved begæring om aktindsigt. Efter hvert afsnit findes et forslag til en checkliste med spørgsmål. I sidste kapitel belyses nogle funktioner, som kan gøre postlisten til et bedre redskab for brugeren. 10

KAPITEL 2 POSTLISTER PÅ INTERNETTET Fra en række amter og kommuners hjemmeside kan man klikke sig frem til postlisten - i boksen. Postlisterne fremstår ganske forskelligt, eftersom der er tale om amter og både store og mindre kommuner. Postlisternes indhold varierer noget, men man kan typisk finde en henvisning til sagens journalnummer og navn. Videre findes et kort resume af brevet, afsender på brevet og oplysning om, hvor sagen behandles og eventuelt navn på sagsbehandleren. Nogle postlister medtager alene den indkomne post, mens andre postlister informerer om såvel den indkomne som den udgående post. Postlisten opdateres typisk dagligt, enten på selve dagen eller den følgende hverdag. Nibe Kommune har dog en ugeliste. I nedenstående tabel findes en oversigt over omfanget af post, der offentliggøres på den åbne postliste. Post på postlisterne Anslået gennemsnit på en uge Den åbne postliste Indkommen Indkommen Udgående post i alt post post Nordjyllands Amt 8.000-9.000 650-700 Viborg Amt (3 forvaltninger er i forsøget) 220 110 72 Århus Amt 295 Frederikshavn Kommune 500 300 Nordborg Kommune 500 25 Svendborg Kommune 2885 215 Thyholm Kommune 500 12-15 Vissenbjerg Kommune 110 13 Århus Kommune Borgmesterens afdeling 600 30 11

Deltagere i forsøget havde ved interviewene i juni 1999 alle en positiv vurdering af deres erfaringer med den åbne postliste på Internettet. Ingen af de deltagende amter og kommuner kunne berette om væsentlige negative oplevelser. Tværtimod har deltagerne fået mange positive reaktioner på åbenheden, specielt fra den lokale presse. Desuden vurderes det, at der er en positiv intern nytteværdi i form af bedre kvalitet af journaliseringen og en større parathed overfor henvendelser fra pressen. Forsøgene skulle blandt andet undersøge, om en åben postliste på Internettet ville medføre en uforholdsmæssig merbelastning af forvaltningen. Erfaringen fra forsøgene er, at når den åbne postliste teknisk og organisatorisk er kørt ind, er merbelastningen lille. Nordjyllands Amt, som har en daglig kvalitetssikring af postlisten, inden den frigives til Internettet, har dog et ekstra arbejde hertil på ½ -1 time dagligt. Svendborg Kommune har opgjort ressourceforbruget til cirka 10 timer om ugen, og i Nordborg Kommune anvendes cirka 1 time om ugen. I planlægnings- og indkøringsfasen har alle amter og kommuner ydet en vis ekstra indsats, men det er karakteristisk, at den åbne postliste udarbejdes inden for den eksisterende organisation og arbejdsgang. De gode erfaringer fra forsøget bekræftes også af, at alle deltagende amter og kommuner, der har indført åben postliste, har valgt at fortsætte hermed. I takt med udvikling af en digital forvaltning kan teknologiske og praktiske barrierer for en åben postliste fjernes. Ved planlægning og indførelse af nyt IT journal- og dokumenthåndteringssystem er det oplagt at indarbejde den indrapportering og de arbejdsgange, som er nødvendige for, at systemet kan udskrive en åben postliste med den indkomne og udgående post. 12

Eksempler på åbne postlister på Internettet Amter Nordjyllands Amt: www.nja.dk Viborg Amt: www.vibamt.dk Århus Amt: www.aaa.dk Kommuner Frederikshavn: www.frhavnkom.dk Nibe: www.nibe.dk Nordborg: www.nordborg.dk Odense: www.odense.dk Ringe: www.ringe.dk Svendborg: www.svendborg.dk Thyholm: www.thyholm.dk Vissenbjerg: www.vissenbjerg.dk Århus Kommune: www.aarhus.dk Listen er udarbejdet 20. august 1999 Nordjyllands Amt På Nordjylland Amts hjemmeside oplyses: Postlisten er et udtræk fra Amtsgårdens journalsystem. Her har journalens medarbejdere registreret brevets afsender, hvem der skal være sagsbehandler og skrevet et resumé af brevets indhold. Når al post er gennemgået, skriver de en samlet oversigt over dagens post ud - en postliste. Vi har udarbejdet en række kriterier for, hvilke breve der må offentliggøres på postlisten og hvordan. Vores ønske er at 13

offentliggøre så meget som muligt for at skabe så stor åbenhed som muligt. Samtidig skal vi sikre trygheden hos de personer, der sender breve til Amtsgården og overholde reglerne for tavshedspligt og så videre. Kriterierne er: - Postlisten indeholder cirka 100 breve dagligt - nemlig den del af posten, der ikke går ind under reglerne om tavshedspligt på grund af personlige oplysninger. - Hvis brevet alligevel indeholder følsomme oplysninger, fjerner vi afsender på postlisten. Vi formulerer derefter resuméet, så afsender er beskyttet, mens man stadig kan se, hvad brevets overordnede indhold er. Vissenbjerg Kommune På Vissenbjerg Kommunes hjemmeside informeres om den åbne postliste: Vissenbjerg Kommune har siden 1994 ført åbne postlister over den post, kommunen modtager. Dette er vedtaget ved en byrådsbeslutning. Fra januar 1998 fik borgerne mulighed for at se disse postlister på kommunens hjemmeside på Internettet. Borgerne får derved mulighed for at følge med i, hvad der foregår i kommunen. Den post, der kan ses på de åbne lister, er breve, som i forvejen er underlagt lov om aktindsigt i henhold til offentlighedsloven. Det vil sige, at man kan se alle sager til og fra kommunen, som enten kræver eller har fået en sags- eller udvalgsbehandling, men som ikke indeholder: personfølsomme oplysninger (herunder ens skatteprocent/sociale sager) køb og salg af fast ejendom 14

(indtil handlen er overstået) byggetilladelser og sager vedrørende overslag og tilbud på bygningsarbejde og leverancer (indtil sagen er færdigbehandlet). Dermed er man sikret mod, at naboen kan se, om man modtager bistandshjælp eller andre sociale ydelser. Hvorimod eksempelvis ens egen klage over naboens halmfyr bliver læst af andre end kommunen. Alle kan begære aktindsigt efter offentlighedsloven. Aktindsigt skal som hovedregel imødekommes inden for 10 dage efter henvendelse til rådhuset. Viborg Amt På Viborg Amts hjemmeside hedder det i informationen om den åbne postliste blandt andet: Postlisten, der lægges ud på Internettet vil for hver dag indeholde en oversigt over henvendelser til og fra de berørte afdelinger. For hvert dokument angives afsender for indgående post og modtager for udgående post. Desuden angives en kort beskrivelse af dokumentets indhold. Ved at klikke på dokumentet vil en række yderligere oplysninger blive vist; blandt andet den afdeling i amtet, der er behandler sagen. Postlisten omfatter ikke alle henvendelser til og fra de omfattede afdelinger. Som eksempel kan nævnes, at klager med videre over serviceydelser ikke optages på postlisten, idet det må være den enkelte klager, der selv afgør, om der ønskes offentlighed om klagen. En række henvendelser fra andre offentlige myndig- 15

heder og private organisationer med flere undtages fra postlisten, ligesom personaleforhold og amtets forhold til leverandører med flere undtages. Uanset om et dokument efter retningslinierne vil være optaget på postlisten, er der mulighed for, efter en konkret vurdering, at undlade optagelse, ligesom beskrivelsen af et dokument vil kunne reduceres, hvis alternativet er at udelade dokumentet fra postlisten. Dette vil være tilfældet, hvis et enkelt dokument på en sag, der i almindelighed er på den åbne postliste, ikke kan offentliggøres af hensyn til adressaten eller afsenderen. 16

KAPITEL 3 HVORFOR - EN INFORMATIONSPOLITIK Der findes i lovgivningen ikke en forpligtelse til at udarbejde en postliste over indkommen og udgående post. Det hører dog med til god forvaltningsskik, at man i den offentlige forvaltning foretager en systematisk journalisering af al post og andre dokumenter. Folketingets ombudsmand har udtalt, at i de tilfælde hvor en myndighed har udarbejdet en postliste, er der aktindsigt hertil, så længe den eksisterer hos myndigheden. Offentlighedsloven indeholder et meroffentlighedsprincip, som giver den enkelte myndighed mulighed for, efter eget skøn, at give aktindsigt i større omfang, end den er forpligtet til efter loven. Forvaltningsmyndigheden kan således beslutte, at den vil informere borgere og presse om den indkomne og udgående post i form af en postliste på Internettet. Registertilsynet har behandlet postlister på Internettet og har tilkendegivet, at en postliste indeholdende personoplysninger kan offentliggøres på Internettet, når reglerne om tavshedspligt iagttages (se nærmere i Registertilsynets årsberetning 1998, side 53). Det er derfor et valg for myndigheden, som led i myndighedens samlede informationspolitik, om man vil udarbejde en åben postliste og offentliggøre den på Internettet. Ny persondatalov Lov om offentlige myndigheders registre er under revision og vil blive erstattet af en ny persondatalov. Denne ny lovgivning skal implementere et EU direktiv om beskyttelse af personoplysninger og fri udveksling af disse. 17

Folketinget har behandlet et lovforslag i samlingen 97/98 og et genfremsat forslag i samlingen 98/99. Behandlingen blev dog ikke afsluttet, og lovforslaget vil blive fremsat igen i den ny Folketingssamling 99/00. Det forventes, at det herefter vil kunne vedtages. Det er i sagens natur ikke muligt endeligt at sige om, der vil ske ændringer i mulighederne for at offentliggøre en åben postliste på Internettet. Registertilsynet har udtalt, at når persondataloven er vedtaget, vil Datatilsynet (som Registertilsynet omdøbes til, når persondataloven er vedtaget) tage spørgsmålet under behandling og komme med en afklaring heraf. Registertilsynet har tilkendegivet, at man på det foreliggende grundlag vurderer, at der ikke vil ske ændringer i de nuværende muligheder for at offentliggøre postlisten på Internettet. Større åbenhed Lov om offentlighed i forvaltningen har til formål at give borgerne og pressen mulighed for at følge med i, hvad der sker i den offentlige forvaltning. Åbenheden kan desuden medvirke til at skabe interesse for offentlige anliggender og øge tilliden til den offentlige forvaltning. Offentlighedsloven giver enhver adgang til - med en række undtagelser - at blive gjort bekendt med dokumenter i den offentlige forvaltning. Denne ret til aktindsigt kræver således ikke, at vedkommende er part i en sag. 18 Siden vedtagelsen af den første offentlighedslov i 1970 har der blandt andet fra pressen været rejst ønske om åbne postlister, fordi det vil kunne give indsigt i, hvilke sager der er i forvaltningen. Det har, specielt fra pressens side, været oplevet som en begrænsning i offentlighedslovens ret

til aktindsigt, at man skulle kunne angive de dokumenter eller den sag, som man ønsker at blive gjort bekendt med. Det gennemførte forsøg i regi af Forskningsministeriet giver ikke grundlag for en vurdering af, om der bør ske ændringer i offentlighedsloven. En åben postliste, med en hurtig og enkel adgang via Internettet, giver umiddelbart mulighed for at orientere sig i, hvilke sager forvaltningen har under behandling. Borgere kan individuelt eller via institutioner og foreninger følge med i, om der er sager, som har deres interesse. Pressen har mulighed for at udvælge sager, der har offentlighedens interesser. Når forvaltningen bliver mere åben, må også borgerne indstille sig på en større åbenhed. For eksempel vil en borger eller forening, der henvender sig til kommunen, kunne opleve, at sagen bliver taget op af den lokale presse, som har set henvendelsen på postlisten. Når man starter en sag, som ikke vedrører private forhold og dermed er omfattet af tavshedspligt, er den en offentlig sag. Det er den allerede i dag, men den bliver mere synlig for pressen, når den kan ses på postlisten på Internettet og måske gjort til en offentlig debat. Informationspolitik I den informationspolitik som amter og kommuner med åbne postlister har formuleret, er det et gennemgående træk, at man understreger, at den har to ben. På den ene side ønsket om åbenhed og på den anden sideønsket om at borgerne skal have tillid til, at oplysninger om private forhold bliver beskyttet. Den større åbenhed må således ikke ske på bekostning af tavshedspligten om borgere, virksomheder og andres private og fortrolige forhold. Den åbne postliste er et supplement til den almindelige information til borgere og presse i for eksempel informationsaviser og pressemeddelelser. Med en åben postliste på Internettet stilles en ustruktureret basisinformation om, hvilke sager der i øjeblikket behandles af forvaltningen 19

til rådighed og der åbnes for en ny måde, hvor på man kan at få indblik i forvaltningens arbejde. Norge I Norge påbegyndte man i 1996 et større projekt om elektronisk postjournal. Projektet går ud på at samordne de statslige journaler i én fælles elektronisk postjournal uafhængig af forvaltningsniveauer og departements grænser (se www.si.dep.no). Der er i den elektroniske postjournal adgang til hele sagsjournalen. Journalister kan i dag søge i journaler fra tolv departementer og syv underliggende organer. Der er mulighed for at foretage avancerede søgninger i alle felter og på tværs af forvaltningsgrænser. Dokumenter, hvortil der ønskes aktindsigt, kan bestilles direkte med elektronisk post og leveres normalt inden for 3 dage - i nogle tilfælde inden for få timer. I dag har 63 redaktioner adgang til postjournalen, og antallet øges gradvis. Redaktionerne er udvalgte på grundlag af interesse for og viden om offentlig forvaltning, og der er mulighed for at følge op på deltagelsen i projektet. Målet er, at medieredaktioner fra hele landet får lige adgang til offentlige journaler fra forvaltningerne for derigennem at kunne følge den politiske beslutningsproces. Sverige I Sverige er myndighederne forpligtede til at føre en postliste - en diarie, som der er aktindsigt til. På den Svenska Kommunförbundet hjemmeside findes Webberöd, som er en side med gode eksempler på tekniske og indholdsmæssige funktioner fra en række kommuners hjemmesider (se www.svekom.se/infoit/webberod.htm). 20

Her henvises til Linköpings Kommun og Eskildstuna Kommun som eksempler på kommuner, som har lagt alle sager, som er blevet diarefört, ud på Internettet. Herudover kan nævnes Gällivare Kommun (www.gellivare.se). Udviklingen i Sverige er dog indtil videre gået i stå som følge af en meget restriktiv implementering af EU-direktivet om behandling af personoplysninger. Reguleringen har ført til, at man er meget tilbageholdende med overhovedet at lægge oplysninger ud på Internettet, der direkte eller indirekte kan henføres til personer. En lovændring er under overvejelse. 21

22

KAPITEL 4 HVORDAN - DE CENTRALE SPØRGSMÅL Når der inden for rammerne af en myndigheds informationspolitik er truffet beslutning om, at man vil informere med en åben postliste på Internettet, forestår et projektarbejde med at planlægge og indføre postlisten. I de følgende afsnit behandles de centrale spørgsmål, som man skal tage stilling til. Der fremlægges overvejelser og muligheder på baggrund af erfaringer fra amter, kommuner og ministerier i forsøget. Hvert afsnit afsluttes med forslag til en checkliste, som kan anvendes i arbejdet med at etablere en åben postliste. Ledelsesbeslutning Det må understreges, at indførelsen af en åben postliste forudsætter, at der træffes en politisk beslutning herom, således at der er en klar opbakning til den større åbenhed, som den åbne postliste på Internettet bringer med sig. Det er herudover nødvendigt at afsætte de nødvendige ressourcer videns-, beslutnings- og arbejdsmæssige til projektet. Det er en særskilt opgave at sikre, at de teknologiske og organisatoriske forudsætninger er på plads, herunder at der er medarbejderopbakning til udarbejdelse og offentliggørelse af postlisten. 4.1 Udvælgelse af post Det første filter er, hvilke indkomne og udgående breve/elektronisk post, der skal omtales på den åbne postliste. Det andet filter er at fastlægge de af myndighedens sager, som skal indgå på den åbne postliste indenfor rammerne af eksisterende lovgivning. Hvis der alene sker en information om visse udvalgte sagstyper, kan man dog med rimelighed indvende, at der ikke er tale om en egentlig åben postliste. Borgere og presse må kunne forvente, at postlisten giver et 23

dækkende billede af de sager, myndigheden behandler, og hvortil der i øvrigt vil være aktindsigt. Udgangspunktet må derfor være den post - i elektronisk form og papirformat - der modtages eller sendes som led i administrativ sagsbehandling, og som i almindelighed er den post, der journaliseres. Der er således ikke blot tale om dokumenter i sager, hvor der skal træffes en konkret afgørelse i forhold til borgerne, men også dokumenter i sager om udarbejdelse af generelle retsforskrifter og i sager om anden offentlig virksomhed, herunder for eksempel trafik, undervisning, pasning og pleje, sundhedsvæsen og byggeri. Myndigheden kan dog vælge også at medtage anden indgående post på den åbne postliste. Hvis der allerede udarbejdes en postliste, vil det være naturligt at udarbejde den åbne postliste herudfra ved at vurdere, hvilke dele af postlisten der ikke vil kunne udleveres ved anmodning om aktindsigt. Den almindelige fremgangsmåde er, at man tager udgangspunkt i den samlede post, og herefter frasorterer eller filtrerer den post, der ikke skal medtages på den åbne postliste. Man taler i praksis om åbne og lukkede sager, således at man ved journaliseringen med åben angiver, at posten skal medtages på den åbne postliste og med lukket angiver, at den helt skal undtages fra postlisten. Elektronisk post 24 I de senere år er brugen af elektronisk post steget i takt med, at myndigheder og borgerne anvender de informationsteknologiske muligheder. Tre ud af fire ansatte i statsforvaltningen har i dag en elektronisk postkasse. Ser man på alle offentlige institutioner under ét, kan 50 procent i dag kontaktes per e-mail, og yderligere cirka 30 procent af institutionerne har planer om at indføre e-post i kontakten med borgerne inden for de næste år (Den digitale forvaltning - udbud og efterspørgsel, Forskningsministeriet, 1999). Med andre ord bygger såvel forvaltning som borgerne i disse år en ny praksis op, hvor e-post erstatter hidtidig skriftlig korrespondance og telefonhenvendelser.

Dette stiller krav til håndtering af e-post i forhold til journalisering og arkivering. Cirka 1/3 af de offentlige institutioner har regler for elektronisk post, der modtages fra eller sendes til borgerne (Den digitale forvaltning - udbud og efterspørgsel, Forskningsministeriet, 1999). I nedenstående tabel er vist, hvordan deltagere i forsøget med åben postlister håndterer elektronisk post og fax. Erfaringen er, at indkommen e-post er fuldt integreret med den øvrige indkommen post i papirbreve. I nedenstående tabel er vist, hvordan 9 af de 11deltagere i forsøget med åben postlister håndterer elektronisk post og fax. Ja Nej Omfatter indkomne postforsendelser også fax og e-post? 9 0 Er der etableret procedurer, som sikrer, at alle relevante fax og e-post medtages på postlisten? 6 3 Elektronisk post bør i princippet behandles helt på linie med papirpost, og dermed skal den elektroniske post også journaliseres og arkiveres efter de samme retningslinier som brevpost. Den elektroniske post skal med andre ord medtages på den åbne postliste i det omfang, eksisterende lovgivning tillader dette. En manglende håndtering af elektronisk post vil kunne medføre en uensarted og uhensigtsmæssig anvendelse af elektronisk post, være problematisk i eventuelle aktindsigtssager og måske endda være i strid med god forvaltningsskik. Papirmaterialer En myndighed modtager dagligt en mængde breve, som ikke undergives en administrativ sagsbehandling, for eksempel reklamer, orienteringsskrivelser, generelle informationer og lignende papirmateriale. Papirmateriale, der ikke journaliseres, medtages normalt ikke på postlisten. Myndigheden kan, med henvisning til meroffentlighedsprincippet, udforme sin egen praksis for, om der er særlige typer af papirmateriale, 25

der medtages på den åbne postliste. For eksempel kan en kommune medtage information og invitationer til konferencer fra Kommunernes Landsforening ud fra et ønske om at informere borgerne om samarbejdet med foreningen. Lukkede sager Lukkede sager anvendes i praksis om sagsområder, hvor der for al post ikke vil kunne gives aktindsigt til posten, og hvor offentliggørelse på den åbne postliste derfor vil være i strid med tavshedspligten. Offentlighedsloven gælder ikke for sager inden for strafferetsplejen eller for sager om ansættelse eller forfremmelse, og de kan dermed ikke medtages på postlisten. Eksempler på undtagne sagsområder i en kommune kan herudover være personsager i social- og skatteforvaltningen. Oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er undtaget fra retten til aktindsigt. Oplysninger om personers eller virksomheders interne forhold er, når det er af væsentlig økonomisk betydning, ligeledes undtaget aktindsigt. Registertilsynet har fremhævet, at det blotte forhold, at en borger overhovedet har en sag hos en bestemt myndighed, eller at en sag har en bestemt kategori, i sig selv kan være en fortrolig oplysning, som ikke må videregives. Disse sager om fortrolige forhold betragtes som lukkede, og posten medtages derfor ikke på den åbne postliste. 26 Dernæst kan sager, der af hensyn til beskyttelse af væsentlige hensyn, undtages fra aktindsigt og markeres som lukkede. De væsentlige hensyn, som nævnes i offentlighedsloven er rigets sikkerhed, forsvar og udenrigspolitiske interesser; forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser; offentlig kontrol-, regulerings- og planlægningsvirksomhed; samt offentlig økonomi og forretningsvirksomhed.

Amter, kommuner og statslige myndigheders forvaltningsopgaver er meget forskellige. Det er helt afgørende, at man får gennemarbejdet spørgsmålet om hvilken post, der skal medtages på den åbne postliste udfra forvaltningens konkrete opgaver. Interne breve Brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes er undtaget for retten til aktindsigt. Endvidere er brevveksling mellem ministerier om lovgivning og myndigheders brevveksling med sagkyndige ved forberedelse eller gennemførelse af retssager undtaget fra retten til aktindsigt. Myndighederne kan vælge ikke at medtage de interne breve på den åbne postliste. Man skal dog være opmærksom på, at der er adgang til at blive gjort bekendt med oplysninger i interne breve om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagen (ekstraheringspligten). Det bør overvejes at medtage interne breve, som indeholder sådanne oplysninger, på den åbne postliste. Klager Der har været en del overvejelser om, hvordan breve indeholdende en klage skal behandles på den åbne postliste. Der er ifølge offentlighedsloven ikke grund til generelt at undlade breve med klager på den åbne postliste, og klager må da også anses for at have en berettiget interesse for offentligheden. Et synspunkt er, at såfremt der vil være aktindsigt til klagen, bør den også medtages på postlisten. På den anden side fremhæves, at det er den klagende borgers egen sag, om klagen skal offentliggøres. I udvælgelsen skelnes også mellem, om klagen vedrører myndighedens afgørelse eller for eksempel en institutions drift, en anden borger eller en privat virksomhed. 27

Udgående post Ved planlægning af den åbne postliste skal der tages stilling til, om den udgående post skal udelades. Der synes i praksis at være to overvejelser. Dels om det er et naturligt led i informationspolitikken at medtage den udgående post og dermed give offentligheden en umiddelbar adgang til at følge en sags forløb og afslutning. Dels om det arbejdsmæssigt og teknologisk er muligt at medtage den udgående post. I de amter og kommuner, som har åbne postlister, der alene medtager den indkomne post, er det indtrykket, at det ikke er udtryk for en afvisning af at medtage udgående post, men at det ikke er praktisk muligt at medtage den på nuværende tidspunkt. Arbejdsgange ved journalisering af den udgående post er sådan, at det anses for uforholdsmæssigt ressourcekrævende at få denne post medtaget på en sikker og hurtigt måde. Derimod giver man ikke udtryk for en principiel 28

betænkelighed og anser det for en forventet udvikling, at den udgående post på et tidspunkt vil blive medtaget. De myndigheder som i dag medtager, eller planlægger at medtage, udgående post, har typisk nyere IT journalsystemer, således at det indgår som del af de etablerede arbejdsgange, at den udgående post løbende journaliseres. Udvælgelse af hvilken udgående post der ikke skal medtages på den åbne postliste er omfattet af overvejelserne ovenfor om lukkede sager og interne breve. Forslag til checkliste spørgsmål Skal postlisten omfatte udgående post? Hvordan sikres håndtering af elektronisk post? Hvilken post skal ikke medtages på postlisten (lukkede sager)? Skal særlige typer papirmateriale (for eksempel reklamer, orienteringsskrivelser og generelle informationer) medtages? Skal interne breve udelades helt eller delvist? Hvis postlisten senere skal omfatte udgående post, stiller det så særlige krav til journaliserings- og sagsgange? 4.2 Oplysninger på postlisten Det næste spørgsmål er, hvilke oplysninger der skal fremgå af den åbne postliste. Ud fra de nuværende postlister på Internettet kan der opstilles en bruttoliste over oplysningsarter: Journaldato. Fremgår indirekte af datoen for postlisten, men medtages ofte også som oplysning for det enkelte dokument. 29

Journalnummer. Angiver sagens nummer og er nøgle ved anmodning om aktindsigt. Sagstekst. En kort titel eller beskrivelse af den sag som brevet er knyttet til. Sagen behandles af. Her kan angives forvaltning, afdeling, sektion. En række postlister oplyser endvidere sagsbehandler. Afsender. Ved indkommen post angives navn på afsenderen af brevet. Modtager. Ved udgående post angives modtageren af brevet. Brevdato. Den dato der er angivet på brevet. Indhold. En kort information om indholdet af brevet. Der er forskellige overvejelser om, hvorvidt postlisten bør henvise til den enkelte sagsbehandler. For at medtage oplysningen anføres blandt andet, at det er en god service, som giver interesserede en let adgang til at få yderligere oplysninger, og i det daglige giver det godt samarbejde med pressen. Imod at medtage oplysning om sagsbehandler nævnes, at det kan misbruges til kontrol af sagsbehandlerne. Indholdsbeskrivelsen skal være kort og præcis og give læseren information om, hvad brevet omhandler. Ved udarbejdelse af beskrivelsen er det derfor nødvendigt at tænke i formidling og huske, at beskrivelsen skal kunne forstås uden forudsætninger. Man bør derfor undgå interne udtryk og forkortelser. Miljø- og Energiministeriet skriver i sin journalvejledning, at man skal udtrykke sig sigende og sobert. 30 I udformningen af indholdsbeskrivelsen er det helt centralt at tage højde for, at visse oplysninger ikke bør komme til offentlighedens kendskab. Oplysninger der er omfattet af tavshedspligt og registerlovens regler for videregivelse, samt oplysninger der i øvrigt er undtaget for aktindsigt må ikke fremgå af indholdsbeskrivelsen. Indholdsbeskrivelsen må således ikke indeholde oplysninger om personers og selskabers private og interne forhold, herunder oplysninger om rent private og økonomiske forhold. I sådanne tilfælde må beskrivelsen holdes meget generelt eller eventuelt være et tomt felt.

På den åbne postliste skal navn og adresse udelades, såfremt man derved afslører mere private forhold, som for eksempel ophold på hospital, et klientforhold eller interne familieforhold. Ved klager er praksis forskellig. I visse tilfælde medtages navn på afsender, mens andre vil holde sig til generelle betegnelser for klageren (part, en borger, organisation/forening eller institution). I beskrivelsen af indholdet bør det i angivelse af, hvad klagen vedrører, overvejes om der skal foretages en anonymisering af for eksempel personer eller institutioner. Der kan således ikke siges, at der er krav om, at man generelt skal anonymisere klager på den åbne postliste, men der kan være tilfælde, hvor det af hensyn til afsenderen kan være rigtigst ikke at oplyse navnet. I offentlighedsloven hedder det, at der er aktindsigt til udgået post, når den må antages at være kommet frem til adressaten. Det er ikke klart, om dette medfører, at brevet ikke kan optræde på den åbne postliste før dette forventede modtagelsestidspunkt, idet der først kan gives aktindsigt til selve brevet herefter. Deltagere i forsøget overvejer derfor først at medtage udgående breve på postlisten efter en normal forsendelsestid. Forslag til checkliste Hvilke oplysninger skal den åbne postliste indeholde? Skal der udarbejdes særlige retningslinier for indholdsbeskrivelsen? I hvilke tilfælde skal afsender være anonym ved tomt felt eller standardbetegnelse? I hvilket omfang kan postlisten have tomme felter? 4.3 Tilrettelæggelse af arbejdet Ved udformning af arbejdsgange er der blandt deltagerne i forsøget lagt vægt på, at man ikke skal opbygge særlige procedurer eller arbejdsgange for at producere den åbne postliste. Det har således været et ønske, at 31

den åbne postliste indgik i den sædvanlige - eller justerede - arbejdsgang med journalisering af posten. Den væsentligste ændring i arbejdsgangen er, at der ved journaliseringen skal tages stilling til, om brevet skal medtages på den åbne postliste. Der er naturligvis forskellige lokale løsninger, og vi vil her beskrive to typiske modeller: En manuel arbejdsgang en integreret del af journalsystem. Manuel arbejdsgang I denne model indeholder den åbne postliste alene den indgående post. Dagens post behandles enten centralt, eller den fordeles til forvaltningerne. Den bliver her gennemgået på et postmøde, og der sker en udvælgelse af, hvilken post der skal medtages på den åbne postliste. På mødet udformes eller markeres i brevet, hvad der skal indgå i indholdsbeskrivelsen. På dette grundlag udarbejdes den åbne postliste af sekretærer. I denne model sker det ganske enkelt ved, at oplysningerne tastes ind i fast dokumentformat, som senere formateres til et HTML dokument. I en kommune blev oplysningerne indtastet af de enkelte forvaltninger i en database, som indeholder alle oplysninger, der kan læses på kommunens hjemmeside. Integreret med journalsystem 32 I denne model har myndigheden et IT journalsystem - og måske arbejder man hen imod elektronisk dokumenthåndtering. Den indkomne post bliver behandlet af journalfunktionen enten centralt eller i den enkelte forvaltning. Journalfunktionen journaliserer brevet, og samtidigt indtastes de oplysninger, der skal medtages på den åbne postliste. Den udgående post journaliseres af den sagsbehandler, som

udarbejder brevet. Det er dermed også den pågældendes opgave at indtaste de oplysninger, der skal medtages på den åbne postliste, herunder en indholdsbeskrivelse. Der er ikke tale om en ny beskrivelse, idet sagsbehandlerne, også før den åbne postliste, udarbejdede et dokumentresumé. Endelig skal sagsbehandleren markere, hvis brevet ikke skal medtages på den åbne postliste. En daglig programkørsel udarbejder et udtræk fra journalsystemet og overfører dagens postliste til en database, hvorfra web-serveren henter oplysninger på forespørgsel om postlisten. Man skal her være opmærksom på, om der skal foretages ændringer i registerforskrift eller anmeldelse af journalsystemet, som beskriver denne videregivelse. Erfaringer Den væsentligste ændring i arbejdsgangen er, at der ved journaliseringen skal tages stilling til, om brevet skal medtages på den åbne postliste. Det sker i praksis ved en markering af, om brevet/sagen er åben eller lukket. Dernæst fordrer en åben postliste en god datadisciplin, idet fejl og unøjagtigheder umiddelbart vil kunne læses af alle på Internettet. En gennemgående erfaring fra interviewene er, at man under planlægningen af den åbne postliste var noget usikker og spændt på, hvordan det ville gå. Men efter en vis tid er udarbejdelse af den åbne postliste kommet ind i gode rutiner, og det opleves ikke som vanskeligt eller særligt krævende. Amter og kommuner, som deltog i forsøget, har peget på, at der også er interne gevinster som følge af en åben postliste. Med den åbne postliste får journaliseringen et synligt formål, idet resultatet straks kan ses på Internettet, hvilket kan bidrage til at højne kvaliteten af journaliseringen som praktisk redskab i hverdagen. Der opleves videre en positiv motivation, når postlisten bliver anvendt af andre, og ved at der kommer tilbagemeldinger, som tilkendegiver en interesse for de arbejdsopgaver, der er i forvaltningen. 33

Forslag til checkliste Skal de eksisterende arbejdsgange ændres, eller skal der tilføjes nye opgaver for at udarbejde en åben postliste? Hvem skal skrive/indtaste de oplysninger, der vil fremgå af den åbne postliste? Hvordan sikres korrekt markering af om breve/sager ikke skal medtages på den åbne postliste? Skal der gennemføres en kvalitetskontrol af den åbne postliste før offentliggørelse - eventuelt i en prøveperiode? Ved anskaffelse af journal- og dokumenthåndteringssystem skal der indgå krav om, at der på en enkel måde kan dannes en åben postliste for den indkomne og udgående post. Hvordan er den eksisterende praksis vedrørende journalisering og arkivering af elektronisk post/fax? Skal der foretages ændringer af registerforskrift/anmeldelse af journalsystem? 4.4 Publicering Det næste spørgsmål der skal tages stilling til er, hvorledes postlisten skal publiceres på Internettet. Postlisterne offentliggøres typisk i et skemaformat, som på en overskuelig måde angiver de forskellige informationsarter som postlisten rummer. Nogle postlister indeholder simpelthen en webside med et skema over dagens indkomne post. 34 Flere postlister er opdelt på forvaltninger eller afdelinger. Det afspejler arbejdsgangen ved journalisering af posten og kan bidrage til at gøre postlisten mere overskuelig. Er mængden af breve lille, kan en opdeling opleves som unødig besværlig, når man skal skifte mellem flere postlister for at gennemse dagens post. Nogle postlister præsenteres i flere

niveauer, således at man for eksempel først har en dato oversigt. Ved klik på en dato får brugeren en liste med post den pågældende dag. Herfra kan der klikkes videre til et skema med information om det enkelte brev. Formålet med en åben postliste er at give en aktuel information om den indkomne og udgående post. Man kan ikke sige, at en meget hurtig offentliggørelse er en nødvendighed af hensyn til åbenheden, men som led i nyhedsformidling og forventninger til aktualitet på Internettet bør postlisten offentliggøres på selve dagen eller den efterfølgende dag. Der er i dag en ganske forskellig praksis for, hvor længe en postliste kan læses. Nogle kommuner offentliggør alene dagens postliste, og erstatter således den foregående dags postliste med den nye. Andre angiver, at man kan finde de sidste 30 dages postlister på hjemmesiden. Endelig er der eksempler på, at postlisterne ikke slettes, og brugeren dermed kan finde postlister fra det tidspunkt, hvor den første postliste blev offentliggjort. Det må betragtes som god praksis, at der på hjemmesiden kan læses en information om den åbne postliste. Informationen kan blandt andet indeholde orientering om: Postlistens rolle i informationspolitikken. Hvornår postlisten offentliggøres. Retningslinjer for udvælgelse af post. Hvilke oplysninger kan findes - og hvilke oplysninger kan ikke findes. Hvordan man kan få yderligere oplysninger og aktindsigt. 35

Forslag til checkliste Hvornår skal postlisten kunne læses på hjemmesiden? Hvilken layout skal postlisten have? Skal den være opdelt i forvaltninger/afdelinger? Skal den have flere niveauer? Hvor lang tid skal postlisten kunne læses på hjemmesiden? 4.5 Henvendelser og aktindsigt De sidste spørgsmål, som skal overvejes ved indførelse af en åben postliste, drejer sig om henvendelser og begæring om aktindsigt fra borgere og journalister. Formålet med den åbne postliste er blandt andet at give offentligheden indsigt i, hvilke sager der er under behandling og dermed give mulighed 36

for at begære aktindsigt i en bestemt sag. Henvendelser på baggrund af postlisten må derfor betragtes som et positivt resultat og behandles med en åben holdning. Offentlighedsloven indebærer, at det i almindelighed vil være i overensstemmelse med loven at informere telefonisk om oplysninger, der er aktindsigt til. Der er dermed mulighed for en smidig og hurtig administration af offentlighedsordningen. Praksis er dog, at oplysninger udleveres ved en kopi. Den åbne postliste er dog ikke en direkte adgang til aktindsigt. Ved henvendelser og begæring om aktindsigt skal der - ligesom det er tilfældet før offentliggørelsen af en åben postliste - foretages en selvstændig vurdering af, om der kan gives aktindsigt, og om der er oplysninger, som skal undtages fra aktindsigt. At et brev står på postlisten betyder ikke, at der skal gives aktindsigt. Det kan udmærket tænkes, at der er breve på den åbne postliste, som der i øvrigt ikke kan gives aktindsigt til. Før offentliggørelse af postlisten på Internettet bør det overvejes, om det eventuelt øgede antal henvendelser skal give anledning til ændringer i den måde, hvorpå henvendelser behandles. Det kan for eksempel være en god ide, at der altid udarbejdes et telefonnotat vedrørende henvendelsen om aktindsigt. Hvis man påtænker, at borgere og presse kan rette direkte henvendelse til den enkelte sagsbehandler, kan det være en ide at udarbejde information og eventuelle retningslinjer for behandling heraf. Fra Nordjyllands Amts folder Har du svaret parat kan nævnes: Du kan altid bede om at ringe tilbage, hvis du er i tvivl eller kommer i tvivl under samtalen. Vær forsigtig i konfliktsager. Giv ikke din vurdering i sager, som politikerne skal tage stilling til. Aftal med journalister om dine udtalelser skal bruges til baggrundsorientering, eller om du vil blive citeret. 37

Erfaringer Flere amter og kommuner, der allerede har postlister, har haft et øget antal henvendelser om sager på postlisten. Men bortset fra den første tid, hvor postlisten havde nyhedens interesse, har henvendelserne ikke et større omfang eller udgjort et problem. Nordjyllands Amt har 15-50 henvendelser fra pressen om ugen. I Frederikshavn Kommune har man også oplevet en stigning i almindelige pressehenvendelser, der er dog ikke altid tale om krav om aktindsigt. Svendborg Kommune har omkring fire henvendelser om måneden fra pressen. I Thyholm Kommune henvender pressen sig 1-2 gange ugentligt. Det har vist sig, at det først og fremmest er den lokale presse, som følger med i postlisten og anvender den i det daglige. Endvidere anvendes den åbne postliste af de politiske baglande. Borgerne ser på den, når der er sager, som er af særlig interesse. I Nordjyllands Amt er der cirka 175 hits på postlisten om ugen. Århus Amt har knap 900 hits om ugen. Svendborg Kommunes åbne postliste har knap 800 hits om ugen, og i Nordborg Kommune er der cirka 10 besøgende på postlisten om ugen. Postlisten er i praksis blevet et godt redskab i dialogen med pressen. Det er amternes og kommunernes oplevelse, at pressen er tilfreds med den åbne postliste og oplever denne åbenhed som en klar forbedring. Denne vurdering blev bekræftet ved et interview med journalister ved Nordjyllands Radio, som blev foretaget i forbindelse med udarbejdelse af denne pjece. Journalisterne gav her udtryk for, at det er helt afgørende, at der ikke sker en politisk vurdering af, hvad der skal med på postlisten. Deres opfattelse er, at de åbne postlister har kvalificeret det journalistiske arbejde. 38

Forslag til checkliste Er der behov for nye arbejdsgange og retningslinjer om aktindsigt? Skal der udarbejdes information og vejledning om håndtering af henvendelser fra journalister? Kan/bør der etableres særlige aftaler om procedurer og kontaktpersoner med den lokale presse? 39

40

KAPITEL 5 BRUGERENS MULIGHEDER PÅ INTERNETTET En åben postliste på Internettet giver brugeren en oversigt over den indkomne og eventuelt den udgående post. I dette kapitel vil vi belyse nogle funktioner, som kan gøre postlisten til et bedre redskab for brugeren. Søgefunktion For at lette brugerens mulighed for at finde frem til breve og sager, som har interesse, kan der oprettes en søgefunktion. I søgefunktionen kan brugeren vælge emneord, som kan findes i sagstekst eller indholdsbeskrivelse. Eller det kan være muligt at finde breve til en bestemt modtager. Endvidere kan søgefunktionen give mulighed for at fremfinde post for et bestemt datointerval. Søgefunktioner findes for eksempel ved postlisten hos Århus (www.aaa.dk) og Viborg Amt (www.vibamt.dk). Link til dokumentet Når brugeren har fundet et brev på postlisten, hvortil vedkommende ønsker aktindsigt, kan der i postlisten være et link til en digitaliseret kopi af brevet. Denne mulighed findes for eksempel hos Ringe og Vissenbjerg Kommuner. I kommunerne skannes indkomne breve, der er med på den åbne postliste og gøres tilgængelige samtidig med postlisten. Med udvikling af en digital forvaltning vil det i stigende omfang blive en del af den almindelige arbejdsgang, at posten opbevares i digital form. Dermed vil det være muligt at gøre de breve, som det umiddelbart kan vurderes, der vil være aktindsigt til i helhed, tilgængelige i digital kopi på Internettet. 41

Adgang til kopier af breve vil gøre det enklere for den, der ønsker aktindsigt. Det kan samtidigt være en mindre krævende arbejdsgang for forvaltningen i forhold til at skulle behandle henvendelser om aktindsigt. Man skal dog være opmærksom på, at der i mange tilfælde skal undtages oplysninger fra et brev, før der kan der gives aktindsigt, og det vil næppe være hensigtsmæssigt at skulle foretage dette detaljerede skøn for alle breve. Aktindsigt via e-post Når brugeren ser postlisten på Internettet og ønsker aktindsigt i eller yderligere oplysninger om en sag, er det oplagt at sende denne henvendelse med et elektronisk brev. Amter og kommuner, der har en åben postliste på Internettet, har da også en e-mail adresse. Med udvikling af en digital forvaltning vil breve og andre dokumenter findes i digital form, og henvendelsen kan besvares med elektronisk post vedlagt (vedhæftet) det ønskede materiale som en skannet kopi. Link til tidligere breve På postlisten kan skabes link fra et nyt indkommet eller udgående brev i en igangværende sag til de tidligere breve i sagen. Brugeren vil dermed kunne få et umiddelbart overblik over sagen. Nyere IT journalsystemer har funktioner, som automatisk genererer denne sammenhæng mellem brevene. Adgang til sagsjournalen 42 Når brugeren ser et indkommen eller måske især et udgående brev, kan vedkommende have interesse i at se sagsjournalen. Der er efter offentlighedsloven aktindsigt til sagsjournaler. En udbygget service i forhold til postlisten kan derfor være, at brugeren ved at angive et sagsnummer,