2014 Serverskan brugerguide
Serverskan 2014 Indhold 1. Brugervejledning til Serverskan (Enterprise Imaging) 3 2. Skanning - sådan virker det 4 2.1 Skanning - sådan virker det 5 2.1.1 Skanning med automatisk registrering 7 2.1.2 Skanning med manuel registrering 8 2.2 Om onlinehjælpen 10 2.3 Hvad er skilleark 10 2.4 Brug af skilleark 11 2.5 Sådan laves skilleark 12 2.6 Koder til oplysninger på skilleark 14 2.7 Stregkoder direkte på dokumentet 15 2.8 Anvendelsesmuligheder 15 2.9 Skanningsprogrammet 17 2.10 Farveskanning 18 2.11 Duplex skanning 19 2.12 Registreringsprogrammets knapper 20 2.13 Registreringsprogrammets felter 22 2.14 Indsæt titel med OCR 23 2.15 Move pages - Flyt sider 24 2.16 Gem i filsystemet 25 2.17 Send et dokument som e-mail 25 2.18 Åbn fil fra filsystemet 26 3. Vilkår og betingelser 27 2
Brugervejledning 1. Brugervejledning til Serverskan (Enterprise Imaging) Serverskan er ScanJours værktøj til billedskanning af dokumenter. I online-hjælpen her kan du finde vejledning i, hvordan Serverskan betjenes, når du skal skanne dokumenter, der skal ind i Captia Web Client. På ScanJours hjemmeside www.scanjour.dk kan du finde en beskrivelse af de muligheder, som ScanJour stiller til rådighed. 3
Serverskan 2014 2. Skanning - sådan virker det Du kan skanne dokumenter på to forskellige måder. For det første kan du skanne dokumenterne direkte ind i Captia Web Client - det kaldes Skanning med automatisk registrering. For det andet kan du skanne dokumenterne, efterbehandle dem manuelt i registreringsprogrammet og herefter registrere dem, så de kommer ind i Captia Web Client - det kaldes Skanning med manuel registrering. SKANNING MED AUTOMATISK REGISTRERING Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Auto Scanning, klikke på profilen Profilfordeler og starte skanningen. Mellem dokumenterne er lagt skilleark. Skillearkene kan indeholde nogle forskellige oplysninger som f.eks. sagsbehandlerens initialer, sagsnummer m.v. Fra skillearket arver dokumentet disse oplysninger, som det tager med ind i Captia Web Client. Når sagsbehandleren herefter lukker sig ind i Captia Web Client, ligger dokumenterne i listen over dagens indskannede dokumenter. Når du har kørt dokumenterne igennem skanneren og godkendt skanningen, bliver de sendt direkte ind i Captia Web Client. Al behandling af dokumenterne foregår herefter i Captia Web Client. 4
Brugervejledning SKANNING MED MANUEL REGISTRERING Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Scanning. Dobbeltklik på ikonet for at sætte skanneren i gang. Til skanningsprogrammets ikon kan være knyttet nogle oplysninger f.eks. at det er et indgående brev, hvilken enhed, der skal behandle det m.v. Dem får dokumentet med ind i registreringsprogrammet. Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Auto Scanning, klikke på profilen Profilfordeler og starte skanningen. Mellem dokumenterne kan lægges skilleark, eller de kan helt undlades. Bruger du skilleark, kan de blot være adskillere uden oplysninger. Men de kan også indeholde oplysninger, som dokumentet tager med ind i registreringsprogrammet. Når dokumenterne er skannet, skal du åbne programmet til manuel registrering af dokumenterne. Her kan du til dokumentet bl.a. knytte emneord, sagsnummer m.v. Det gør du ved at skrive oplysningerne i de dertil indrettede felter. Felterne titel og akttype skal udfyldes. Til sidst skal du blade frem til den sidste side i dokumentet og klikke på knappen Registrer. Herefter er dokumentet tilgængeligt i Captia Web Client. Når dokumenterne er blevet skannet, skal du åbne registreringsprogrammet. Her kan du bl.a. kontrollere kvaliteten af skanningen: Vender dokumentet rigtigt og ikke på hovedet, er det skævt, er siderne kommet ind i den korrekte rækkefølge m.v. Er dokumentet dårligt indskannet, kan du afvise det og skanne det på ny. Her kan du også registrere oplysninger til brug for Captia Web Client. Når du er færdig med det, kan du sende dokumentet til Captia Web Client med knappen Registrer. 2.1 Skanning - sådan virker det Du kan skanne dokumenter på to forskellige måder. For det første kan du skanne dokumenterne direkte ind i Captia Web Client - det kaldes Skanning med automatisk registrering. For det andet kan du skanne dokumenterne, efterbehandle dem manuelt i registreringsprogrammet og herefter registrere dem, så de kommer ind i Captia Web Client - det kaldes Skanning med manuel registrering. 5
Serverskan 2014 SKANNING MED AUTOMATISK REGISTRERING Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Auto Scanning, klikke på profilen Profilfordeler og starte skanningen. Mellem dokumenterne er lagt skilleark. Skillearkene kan indeholde nogle forskellige oplysninger som f.eks. sagsbehandlerens initialer, sagsnummer m.v. Fra skillearket arver dokumentet disse oplysninger, som det tager med ind i Captia Web Client. Når sagsbehandleren herefter lukker sig ind i Captia Web Client, ligger dokumenterne i listen over dagens indskannede dokumenter. Når du har kørt dokumenterne igennem skanneren og godkendt skanningen, bliver de sendt direkte ind i Captia Web Client. Al behandling af dokumenterne foregår herefter i Captia Web Client. SKANNING MED MANUEL REGISTRERING Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Scanning. Dobbeltklik på ikonet for at sætte skanneren i gang. Til skanningsprogrammets ikon kan være knyttet nogle oplysninger f.eks. at det er et indgående brev, hvilken enhed, der skal behandle det m.v. Dem får dokumentet med ind i registreringsprogrammet. Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Auto Scanning, klikke på profilen Profilfordeler og starte skanningen. Mellem dokumenterne kan lægges skilleark, eller de kan helt undlades. Bruger du skilleark, kan de blot være adskillere uden oplysninger. Men de kan også indeholde oplysninger, som dokumentet tager med ind i registreringsprogrammet. Når dokumenterne er skannet, skal du åbne programmet til manuel registrering af dokumenterne. Her kan du til dokumentet bl.a. knytte emneord, sagsnummer m.v. Det gør du ved at skrive oplysningerne i de dertil indrettede felter. Felterne titel og akttype skal udfyldes. Til sidst skal du blade frem til den sidste side i dokumentet og klikke på knappen Registrer. Herefter er dokumentet tilgængeligt i Captia Web Client. Når dokumenterne er blevet skannet, skal du åbne registreringsprogrammet. Her kan du bl.a. kontrollere kvaliteten af skanningen: Vender dokumentet rigtigt og ikke på hovedet, er det skævt, er siderne kommet ind i den korrekte rækkefølge m.v. 6
Brugervejledning Er dokumentet dårligt indskannet, kan du afvise det og skanne det på ny. Her kan du også registrere oplysninger til brug for Captia Web Client. Når du er færdig med det, kan du sende dokumentet til Captia Web Client med knappen Registrer. 2.1.1 Skanning med automatisk registrering På denne måde skanner du dokumenterne direkte ind i Captia Web Client. Eksempel - du skal skanne nogle dokumenter dvs. nogle indgående breve til 5. kontor. 1. Læg skilleark mellem dokumenterne - for at skanneren kan skelne dem fra hinanden. I dette Seksempel er der et to breve, hvoraf det ene har et bilag: 2. Læg bunken af dokumenter med skilleark i skanneren. 3. Klik på ikonet til direkte skanning i dette eksempel hedder den Skan til 5. kontor. 4. Klik på knappen Scan i det lille skanningsvindue "Scan til 5. kontor". 5. I vinduet "Confirm number of pages scanned" skal du klikke Ja. 7
Serverskan 2014 6. Klik Ok i det lille bekræftelsesvindue 7. Efter at systemet har bearbejdet dokumenterne, er de tilgængelige i Captia Web Client 2.1.2 Skanning med manuel registrering Når du bruger denne metode skal du først skanne dokumenterne, herefter skal du i registreringsprogrammet indtaste dokumentoplysninger, og til sidst registrere dokumentet dvs. godkende det og hermed sende det ind i Captia Web Client. Eksempel - Du skal skanne en bunke blandede dokumenter, der kræver manuel behandling, inden de kommer ind i Captia Web Client. 8
Brugervejledning FØRST SKAL DU SKANNE DOKUMENTERNE 1. Læg bunken med dokumenter i skanneren. 2. Dobbeltklik på ikonet til manuel skanning 3. Klik på knappen Scan i det lille skanningsvindue "Scan til manuel". 4. I vinduet "Confirm number of pages scanned" skal du klikke Ja 5. Klik Ok i det lille bekræftelsesvindue 6. Nu er dokumenterne tilgængelige i registreringsprogrammet. DERNÆST SKAL DU BEHANDLE OG REGISTRERE DOKUMENTERNE 1. Dobbeltklik på ikonet til manuel registrering Den første side i bunke af dokumenter vises i vinduet "SJ Manuel Dokument Registrering" 9
Serverskan 2014 2. Du (som standard) registrere følgende oplysninger om dokumentet: Emneord, Sagsnummer, CPR-nummer, Titel, Sagsbehandler, Enhed, Aktgruppe, Akttype og Indblik. De oplysninger du indtaster i disse felter, bliver overført til de tilsvarende felter i WorkZone Content Server databasen. Oplysningerne bliver i Captia Web Client vist i detailsiden for dokumentet. 3. Med knappen Move pages, kan du bytte om på rækkefølgen af siderne i dokumentet. 4. Stil dig på den sidste side i dokumentet, når du er tilfreds og færdig. Så skal du klikke på knappen Registrer. Nu er dokumentet inde i Captia Web Client. 5. Du kan tage fat på det næste dokument. Se også... Registreringsprogrammets knapper Registreringsprogrammets felter Move pages 2.2 Om onlinehjælpen Denne online-hjælp er beregnet til at hjælpe den daglige bruger af skanningsprogrammerne. På hver hjælpeside findes under overskriften Se også... et link til lignende områder. Se også... Anvendelsesmuligheder Sådan laves skilleark 2.3 Hvad er skilleark Et skilleark er et stykke papir, som har to formål. For det første skal skillearket fortælle skanneren, at nu kommer der et nyt dokument. Dermed adskiller det dokumenterne i en bunke fra hinanden. For det andet kan skillearket videregive nogle data til Captia Web Client. 10
Brugervejledning Skillearket skal lægges oven på det dokument, du vil skanne. På skillearket skal være mindst to oplysninger - nemlig to koder. Koderne skal stå på skillearket som stregkode. Skanneren kan læse stregkoden. Eksempelvis fortæller stregkoden KON sammen med stregkoden SKB1 skanneren, at der nu kommer et nyt dokument. Her kan du se et udsnit af et skilleark med koden KON og koden SKB1: Der kan være flere oplysninger på skillearket. Hver oplysning skal stå på skillearket som en stregkode. Når du skal skanne en stabel dokumenter, skal du lægge skilleark mellem dokumenterne, så skanneren kan skelne dem fra hinanden. På dette skilleark står oplysninger til skanneren, nemlig KON, som betyder, at det er et skilleark og SKB1, som betyder, at det er et konvolutark. De øvrige oplysninger er data, som bliver overført til brug i Captia Web Client. Disse oplysninger er sagsbehandler - koden SBH, enhed - koden ENH og akttype - koden ATY. De data, som bliver overført, er så sagsbehandlerens initialer, som er HBL, forkortelsen for enheden, 5KT og akttypen IB. Disse data skal findes i Captia Web Client i forvejen. Nogle oplysninger er kommandoer skanneren f.eks. KON, medens andre er data, som skal overføres til Captia Web Client. Det kan f.eks. være oplysninger om sagsbehandler, ansvarlig afdeling m.m. 2.4 Brug af skilleark HVORFOR SKILLEARK Skilleark bruges når du skal skanne en bunke med flere forskellige dokumenter på en gang. Så kan du lægge et skilleark ind før hvert dokument. Det gør skanneren i stand til at skelne dokumenterne fra hinanden under skanningen. KONVOLUTARK OG DOKUMENTARK Der skal mindst være to oplysninger på et skilleark, nemlig en kode - KON - som fortæller, at det er et skilleark, og en kode der fortæller, hvilken slags skilleark det er - om det er et konvolutskilleark - SKB1 - eller et dokumentskilleark - SKB0. Dette skilleark benyttes som konvolutark. Dets mission er at fortælle skanneren, at efter "mig" kommer der et nyt dokument. 11
Serverskan 2014 KON og SKB1 betyder, at det er et konvolutskilleark. Det adskiller de enkelte dokumenter fra hinanden. KON og SKB0 betyder, at det er et dokumentskilleark. Det adskiller de enkelte bilag fra hoveddokumentet og fra hinanden. BRUG SKILLEARKENE SÅLEDES KON SKB1, dokument, KON SKB0, bilag, KON SKB0, bilag, Her ser du hvordan disse dokumenter og skilleark er ordnet: SS KON SKB1, dokument, KON SKB0, bilag, KON SKB1, dokument, KON SKB0, bilag o.s.v. Se også... Anvendelsesmuligheder Sådan laves skilleark 2.5 Sådan laves skilleark 1. Åbn Microsoft WordPad (et program der ikke har skjulte mellemrum, som kan forstyrre oversættelsen til barkode. 2. Skriv som vist her, og brug en stor skriftstørrelse. Vi anbefaler Arial 26 til *KON* og *SKB1* 3. Afmærk koderne en for en med musen, først *KON* 12
Brugervejledning 4. Vælg fonten 3 of 9 Barcode 5. Fortsæt SKB1 og de øvrige oplysninger på samme måde. 6. Gem skillearket i filsystemet. 7. Udskriv skillearket i det antal, som du skal bruge f.eks. 30 stykker. Eksempel - Konvolutark med standardoplysninger Du vil eksempelvis skanne skrivelser ind til de enkelte sagsbehandlere. Du skal altså bruge nogle konvolutskilleark med standardoplysninger. Der skal f.eks. være følgende oplysninger på skillearket: Skilleark Konvolut Sagsbehandler - initialer f.eks. HBL Enhed - forkortelsen for enheden f.eks. 5KT Akttype - en forkortelse f.eks. IB Så skal skillearket se således ud: Nye skilleark Bemærk - Skillearkene bliver efterhånden slidt. Udskriv nye skilleark ved hjælp af din fil, når du har behov for nye. Du må ikke bruge kopimaskinen til at lave nye skilleark. Se også... Koder på skilleark 13
Serverskan 2014 2.6 Koder til oplysninger på skilleark Når du laver skilleark, skal der være nogle oplysninger på skillearket - mindst to oplysninger, nemlig for det første, at papiret er et skilleark, og for det andet, hvilken slags skilleark det er. Om det er et konvolutark eller et dokumentark. Disse oplysninger skal du skrive på skillearket som koder. KODER PÅ KONVOLUTSKILLEARK OG DOKUMENTSKILLEARK Du kan bruge de samme koder på såvel konvolutskillearkene som på dokumentskillearkene. Du kan f.eks. få registreret een sagsbehandler på hoveddokumentet - med konvolutskillearket, og en helt anden sagsbehandler på bilaget - med dokumentskillearket. Eksempel - Du skal eksempelvis lave et konvolutark, som skal bruges til indskanning af indgående breve til 3. kontor. Disse to koder fortæller skanneren, at nu kommer der et konvolutark ENH fortæller, at nu kommer en betegnelsen for en enhed, som er 3KT ATY fortæller, at nu kommer en akttype, som er IB (som står for Indgående brev) I nedenstående skema kan du se alle de koder, du kan skrive på skillearkene: Oplysning Adskiller-ark Konvolut-ark Dokument-ark Kode KON SKB1 SKB0 Aktgruppe Akttype Enhed / Afdeling CPR-nummer Emneord1 Emneord2 Indblikskode Sagsbehandler Sagsnummer Svarfristdato AGR ATY ENH CPR EM1 EM2 IBK SBH SNR SFD 14
Brugervejledning Se også... Sådan laves skilleark 2.7 Stregkoder direkte på dokumentet Det er muligt at skanne dokumenter, hvor stregkoden står direkte på dokumentet. Det kan f.eks. være fortrykte blanketter, der bliver returneret i udfyldt form. På disse kunne der f.eks. være stregkoder for sagsnummer og CPR-nummer. 2.8 Anvendelsesmuligheder Skilleark kan anvendes på flere forskellige måder. Du skal bruge skilleark, når du skanner flere uafhængige dokumenter med automatisk registrering. Når du skanner med manuel registrering kan du derimod helt undlade skilleark. SKANNING MED AUTOMATISK REGISTRERING Ved skanning med automatisk registrering kan skilleark benyttes med nedarvning eller uden. Nedarvning Når du skanner med nedarvning, skal du ordne dokumenter og skilleark på en særlig måde. Alle de dokumenter, der skal arve de samme data, skal samles, så de ligger efter hinanden. I nedenstående eksempel er der 3 breve hvoraf det sidste har et bilag. Når de indskannes "arver" alle brevene sagsbehandler HBL. Det første skilleark skal være et konvolutark og skal være bærer af alle de data, der skal nedarves. Dernæst kommer det første dokument. Så kommer et konvolutark uden data til nedarvning, så et dokument og så fremdeles indtil næste samling dokumenter, der skal arve andre data. Og så starter det hele forfra med et konvolutark, der er bærer af det næste sæt data o.s.v. Også bilagene arver oplysningerne fra konvolutskillearket, med mindre der står oplysninger på dokumentskillearket. 15
Serverskan 2014 Uden nedarvning Når du skanner uden nedarvning, er hvert konvolutark bærer af al information. Du skal ordne dokumenterne sådan, at der før hvert nyt dokument kommer et konvolutark med alle oplysninger. I dette eksempel er der 3 breve, hvoraf det sidste har et bilag. De indskannes, så hvert brev registreres til sagsbehandleren HBL. Forskellige oplysninger på konvolut- og dokumentskilleark Du kan bruge forskellige oplysninger konvolutskilleark og dokumentskilleark. Det betyder at du f.eks. kan registrere een sagsbehandler på hoveddokumentet - med konvolutskillearket, og en helt anden sagsbehandler på bilaget - med dokumentskillearket. I dette eksempel arver brevet sagsbehandleren LOF medens bilaget arver sagsbehandleren HBL. SKANNING MED MANUEL REGISTRERING Med skilleark Du kan benytte skilleark, når du skanner til manuel registrering. Så kommer dokumenterne ind i registreringsprogrammet hver for sig. Du kan udelukkende bruge konvolutark - KON SKB1 - til dette formål. I dette eksempel er der 4 breve. Når de indskannes, bliver hvert enkelt brev registreret til sagsbehandler HBL. Du kan ikke bruge bilagsskilleark - hvert dokument uanset skilleark opfattes som et selvstændigt dokument. 16
Brugervejledning Når du skal registrere et dokument, skal du huske at blade frem til sidste side i dokumentet. Når du har registreret dokumentet - klikket på Registrer-knappen, bliver det næste dokument vist. Hvis du vil opdele dokumentet i flere dele, skal du blot blade frem til den side, der skal være sidste side i den første del af dokumentet. Når du klikker på Registrer-knappen, gemmes denne del af dokumentet som et selvstændigt dokument i Captia Web Client. Uden skilleark Du kan helt undlade at bruge skilleark. Når du skanner en stabel dokumenter på denne måde, ligger de i registreringsprogrammet som et stort "dokument". Du kan blade hele stablen igennem fra side til side. Du har f.eks. skannet en bunke med 23 stykker papir. Disse 23 stykker papir udgør i virkeligheden 6 særskilte dokumenter. Her er vist en bunke med 9 dokumenter af forskellig art. Når de er skannet uden skilleark, ligger de som vist her i een stor stabel uden adskillelse. Blad frem til den sidste side i det første dokument - f.eks. til den fjerde side, indtast oplysninger i de felter, du vil udfylde. Klik så på knappen Registrer. Nu er det første dokument på 4 sider blevet udskilt og sendt til Captia Web Client. Fortsæt på denne måde til du har registreret alle dokumenterne. 2.9 Skanningsprogrammet Det er muligt at justere en række forhold vedrørende skanningsprogrammets opsætning. Eksempelvis duplex- og farveskanning kan tilsluttes, når funktionen Show Twain Dialog bruges. 1. Læg et dokument i skanneren. 2. Dobbeltklik på den ikon, der skal åbne for skanningen. 3. Vælg afkrydsningsfeltet Show Twain Dialog, så der kommer et flueben i feltet, og klik på Scan. Feltet Show Twain Dialog er afmærket med et flueben. 17
Serverskan 2014 4. Opsætningsvinduet vises. Her kan blandt andet følgende justeres: Resolution - hvilken opløsning der skal bruges ved skanningen. Scan Type - om der skal skannes enkeltsidet eller duplex. Image Mode - om der skal skannes sort/hvid eller farve. 2.10 Farveskanning Du kan skanne i farve både med manuel registrering eller med automatisk registrering. TILSLUT FARVESKANNER Når du skal skanne dokumenter i farver, skal du ændre opsætningen af den ikon, du sædvanligvis bruger. 1. Læg dokumentet i skanneren. 2. Dobbeltklik på den ikon, der skal åbne for skanningen. 3. Klik i feltet Show Twain Dialog, så der kommer et flueben i feltet, og klik på knappen Scan. Feltet Show Twain Dialog er afmærket med et flueben. 4. Opsætningsvinduet kommer frem. Vælg antal farrver (mindst 256 og maksimum 24 bit) i feltet Image Mode 18
Brugervejledning I feltet Image Mode kan du vælge mellem forskellige typer farveskanning afhængig af skanner og skanningsprogram. Vælg den indstilling, der bedst passer til dit formål: Color - resultatet af denne giver den højeste farvemætning men også den fil, der fylder mest, og som det derfor tager længst tid for systemet at bearbejde. Du vælger antal farver afhængigt af hvad der skal skannes. 8 bit (256 Color) og op til 24 bit (16 millioner Color). Mindre end 8 bit giver selv sagt ikke så flot resultat som 16 eller 24 bit, men afhængig af hvad, der skal skannes giver begge et godt resultat. Du kan med held benytte disse to skanningstyper, hvis du f.eks. skal skanne et dokument med en graf udskrevet på en farveprinter. 5. Klik på knappen Scan Dokumentet skannes. Den videre behandling af dokumentet afhænger af, om det er skannet til manuel eller automatisk registrering ÆNDRING AF OPSÆTNING Bemærk at skanningsikonet nu er sat til farveskanning, indtil du selv ændrer det tilbage eller til noget andet. OCR-BEHANDLING Note: Der bliver ikke foretaget OCR-behandling af dokumenter indskannet i farver. 2.11 Duplex skanning Du kan få skanneren til at skanne både dokumenternes for- og bagside. Det kaldes at skanne med duplex. TILSLUT DUPLEXSKANNING Hvis du ofte, måske hver dag skal indskanne dokumenter med tekst på begge sider, er det en fordel at have en særlig ikon til dette formål. 1. Læg dokumentet i skanneren. 2. Dobbeltklik på den ikon, der skal åbne for skanningen. 3. Klik i feltet Show Twain Dialog, så der kommer et flueben i feltet, og klik på knappen Scan. Feltet Show Twain Dialog er afmærket med et flueben. 19
Serverskan 2014 4. Opsætningsvinduet kommer frem. I feltet Scan Type skal du vælge ADF (Duplex) 5. Klik på knappen Scan. Dokumentet skannes. Den videre behandling af dokumentet afhænger af, om det er skannet til manuel eller automatisk registrering ÆNDRING AF OPSÆTNING Bemærk at skanningsikonet nu er sat til duplexskanning, indtil du selv ændrer det tilbage eller til noget andet. Det gør du ved atter at sætte et flueben i feltet Show Twain Dialog og gennemføre opsætning og skanning. 2.12 Registreringsprogrammets knapper I det program, du bruger, når du skanner med manuel registrering af dokumenterne, findes en række knapper. Disse knapper er vist herunder. Til hver knap kan du tillige se hvilken genvejstast, der udfører den samme funktion. Desuden er en beskrivelse af den funktion, som knappen (genvejstasten) udfører. Knap Genvejsta st Ctrl+O Forklaring Open local file - Åbn en fil gemt i filsystemet og overfør det til Captia Web Client. Ctrl+S Har du billedfiler i TIF-format i filsystemet, kan du åbne dem i registreringsprogrammet, indtaste dokumentoplysninger og overføre dem til Captia Web Client. Scan document - Start skanneren og skan et dokument. Ctrl+E Ctrl+P Save as local file - Gem et skannet dokument i filsystemet f.eks. i et brugerkatalog på fællesdrevet. Print document - Udskriv det dokument som du har vist. F5 First page - Blad til første side i det viste dokument. 20
Brugervejledning Knap Genvejsta st F6 Forklaring Previous page - Blad til forrige side. F7 Next page - Blad til næste side. F8 Last page - Blad til sidste side. Flyt sider - Med denne knap kan du bytte rundt på dokumentets sider, så de ligger i korrekt orden. Når du gemmer dokumentet - med knappen Registrer - gemmes de i den ny orden. Slet det viste dokument - blad frem til sidste side i det dokument, eller den del af dokumentet, som du vil slette. Klik på Afvis og dokumentet slettes. Er skanningen gået galt, eller skulle dokumentet aldrig have været skannet, kan du slette det med denne knap. Gem dokumentet i Captia Web Client. Klik på Registrer, når du er færdig med dokumentet, så bliver dokumentet gemt i Captia Web Client. Nedenstående knapper påvirker alene, hvordan dokumentet bliver vist i registreringsprogrammet, og ikke hvordan det gemmes i ScanJour Captia. Har du f.eks. klikket på Flip er dokumentet ikke vendt på hovedet, når det er gemt i ScanJour Captia. Rotate left - Vis aktuelt dokument roteret mod venstre. Flip - Vis aktuelt dokument vendt på hovedet. Rotate right - Vis aktuelt dokument roteret mod højre. 21
Serverskan 2014 Knap Genvejsta st Forklaring Fit to width - Tilpas visning af aktuelt dokument til visningsrudens bredde. Fit to height - Tilpas visning af aktuelt dokument til visningsrudens højde. 2.13 Registreringsprogrammets felter Som standard kan du indtaste følgende oplysninger om det dokument, du har vist og skal registrere i Captia Web Client. Alle de oplysninger du her kan indtaste bliver overført til dokumentoplysningerne i Captia Web Client. Felt Emneord Forklaring Skriv eet emneord ord i hvert felt. Skriv hele ordet med store bogstaver. Sagsnummer Disse ord sættes ind i feltet Emneord på dokumentdetailsiden. Her kan du indtaste nummeret på den sag dokumentet skal lægges ind på. Sagsnummeret skal skrives på nøjagtig samme måde, som det skrives i Captia Web Client f.eks. 2010-0083. CPR-nummer I dette felt kan du skrive et CPR-nummer med eller uden bindestreg: 100393-2502 eller 1003932502 Titel Her skal du skrive en kort, sigende titel, der fortæller, hvad dokumentet handler om. Den overføres til det tilsvarende felt i dokumentdetailsiden. 22
Brugervejledning Felt Sagsbehandler Forklaring Bemærk, at dette felt er krævet - det skal altså udfyldes. Her kan du indtaste sagsbehandlerens initialer på nøjagtig samme måde, som de er brugt i Captia Web Client. Enhed Her kan du indtaste den vedtagne forkortelse for en enhed (afdeling/kontor) på nøjagtig samme måde, som den er brugt i Captia Web Client. Aktgruppe Indtast eventuelt en aktgruppe på nøjagtig samme måde, som den er brugt i Captia Web Client. Akttype Indtast en akttype på nøjagtig samme måde, som den er brugt i Captia Web Client. Indblik Bemærk, at dette felt er krævet - det skal altså udfyldes. Er dokumentet fortroligt, skal du skrive en indblikskode i feltet. Skriv koden på nøjagtig samme måde, som den er brugt i Captia Web Client. 2.14 Indsæt titel med OCR Du kan afmærke en del af det dokument, der er vist i ruden, og få teksten overført til titelfeltet. Bemærk at dokumenter, der er indskannet med farveskanning, ikke kan OCR-behandles. 1. Klik feltet til venstre for OCR - 2. Afmærk med musen den del af teksten, som skal overføres til titelfeltet. 3. Dobbeltklik i feltet Titel, og teksten overføres til titelfeltet. 23
Serverskan 2014 2.15 Move pages - Flyt sider Med denne funktion kan du ændre sidernes rækkefølge. Er der blevet byttet om på nogle sider, kan du ombryde dokumentet og få siderne ind i den rette rækkefølge. Når du herefter gemmer dokumentet i Captia Web Client - med knappen Registrer, gemmes det ombrudte dokument. Sådan gør du 1. Klik på knappen Move pages. 2. Klik på den side, der skal flyttes, hold venstre muse-knap nede, og træk siden hen på den plads, hvor du vil have den. 3. Slip muse-knappen. Fortsæt på denne måde, hvis du skal flytte flere sider, indtil du er tilfreds med dokumentet. 4. Klik på Ok-knappen for at afslutte, og klik på Ja-knappen for at bekræfte ændringen i vinduet "Confirm". 5. Dokumentet er nu ombrudt i den orden, som du selv har valgt. 24
Brugervejledning 2.16 Gem i filsystemet Med denne funktion kan du gemme et indskannet dokument som en fil i filsystemet f.eks. på et fællesdrev. Forudsætningen for at du kan bruge denne funktion er, at du har indskannet dokumenterne med skilleark, eller at du udelukkende har indskannet det ene dokument, som du vil gemme i filsystemet. 1. Brug genvejstasterne Ctrl+E eller klik på. 2. I vinduet "Save document as local file" skal du vælge den mappe, du vil gemme dokumentet i. 3. Skriv dokumentets filnavn i feltet "Filename", og klik på OK-knappen. 4. Klik på OK-knappen i beskedvinduet "Save OK". 5. Dokumentet er nu gemt i filsystemet, og du er tilbage i registreringsprogrammet med dokumentet vist. 6. Du har nu to muligheder, ENTEN kan du afvise dokumentet med knappen Afvis. Gør det, hvis du ikke skal gemme det i Captia Web Client for nærværende eller aldrig. ELLER også kan du registrere det med knappen Registrer. Vel at mærke når du er færdig med det. 2.17 Send et dokument som e-mail Du kan sende et indskannet direkte fra registreringsprogrammet med e-mail. 1. Klik på File i menubjælken og herunder på Send email with document (eller tryk på genvejstasterne Ctrl+M) for at åbne mail-vinduet. 2. Klik på knappen med de tre prikker øverst til højre, find mailmodtageren i adressekartoteket, og hent modtageren med tilbage til mail-vinduet. 3. Skriv en overskrift til mailen i feltet "Subject". 4. Skriv en besked i feltet "Message". 5. Klik på knappen Send, og mailen bliver sendt. 25
Serverskan 2014 2.18 Åbn fil fra filsystemet Du kan åbne en billed-fil, som er gemt i filsystemet og overføre den til Captia Web Client. Har du indskannede dokumenter i filsystemet, kan du åbne dem i registreringsprogrammet, indtaste 1. Klik på (eller brug genvejstasten Ctrl+O) 2. Fil-vinduet åbnes. Klik dig frem til den billed-fil, du vil åbne. 3. Klik på filen, og på Open-knappen 4. Billed-filen er åbnet i registreringsprogrammet, og du kan indtaste felt-oplysninger om dokumentet. 5. Klik på knappen Registrer, når du er færdig med dokumentet. 26
Brugervejledning 3. Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører ScanJour. Oplysningerne heri må ikke kopieres, bruges eller videregives uden for denne sammenhæng til andet end forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, hvis de er fremskaffet på en måde, hvor der ikke er angivet nogen begrænsninger. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende, men ScanJour kan ikke garantere for dette. ScanJour forbeholder sig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel, og ScanJour og dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. ScanJour er et indregistreret varemærke, der anvendes af ScanJour A/S på licens. Alle øvrige logoer, varemærker og servicemærker tilhører de respektive tredjeparter. Copyright ScanJour A/S 2014. Alle rettigheder forbeholdes. 27