1 Evaluering af projektet BørneIntra i dagtilbud I overensstemmelse med kommunens IT-strategi 2009-2012 om øget digital borgerbetjening samt de kanalstrategiske tiltag udføres projektet Børneintra i dagtilbud i 7 daginstitutioner fra 1. september 2010 til 31. december 2011. Formålet med projektet er at afprøve digital kommunikation mellem forældre og personale i daginstitutionerne og herudfra vurdere, hvorvidt øget digital kommunikation resulterer i en serviceforbedring for forældrene samt en effektivisering for institutionerne. Følgende evaluering af projektet Børneintra i dagtilbud har til formål at beskrive gevinsterne ved en bred implementering inden for dagtilbudsområdet i Faaborg-Midtfyn kommune, samt vurdere mulighederne for lignende tiltag på dagplejeområdet. Evalueringen er baseret på en undersøgelse af forældrenes holdning til digital kommunikation, evaluerende interviews med de 7 institutioner samt fagsekretariatet Dagtilbud Børns erfaringer i forbindelse med implementeringen af BørneIntra. Projektets finansiering Velfærdsteknologipuljen bevilligede 80.000 kr. til dækning af udgifterne ved implementeringen af projektet. Yderligere økonomiske udgifter i forbindelse med implementeringen af projektet afholdtes af fagsekretariatet Dagtilbud Børn. De medvirkende institutioner har leveret personaleressourcer til implementeringen. Projektets organisering Valg af leverandør og implementering af det valgte system er blevet varetaget af en projektgruppe bestående af en konsulent fra Dagtilbud Børn og lederne fra de 7 deltagende institutioner. Projektejer er fagchef Rikke Jensen. Valg af leverandør Efter at have undersøgt markedet og været i samråd med IT afdelingen, faldt valget af leverandør på Uni-C, da de kunne tilbyde et velafprøvet produkt samt garantere den nødvendige datasikkerhed og sikkerhed i forhold til overholdelse af pågældende lovgivning. Uni-C s version af et intranet til børnehaver hedder BørneIntra og benyttes af en lang række kommuner landet over med Århus som den største kommune. Projektets implementering BørneIntra til de 7 deltagende institutioner var i drift fra august måned 2010, men selve projektet startede 1. september 2010.
2 Efter rådgivning fra Uni-C blev der åbnet for forældreadgang fra starten og de nødvendige kurser til uddannelse af personalet blev afviklet i september og december 2010. Institutionerne har individuelt bestemt tempoet for implementeringen, hvilket resulterede i, at nogle institutioner fra starten lagde al information til forældrene på intranettet mens andre i kortere eller længere perioder fortsatte et dobbeltsystem, hvor informationer blev lagt på intranettet i stigende grad, mens servicen med sedler fortsatte sideløbende. De sidste institutioner gik væk fra at trykke sedler sideløbende med, at informationerne blev lagt på intranettet 1. april. Denne uensartethed i implementeringen har givet os et bredere erfaringsgrundlag at vurdere implementeringen på, da vi har erfaringer med både meget hurtige implementeringer og med implementeringer i et noget roligere tempo. Institutionernes forskellige tempi har flere årsager. Nogle institutioner har brugt flere ressourcer på og lagt mere energi i implementeringen, mens andre har valgt at bruge færre ressourcer på det i starten. Derudover har institutionerne haft forskellige holdninger til, hvorvidt hensynet til de forældre, der havde svært ved at bruge systemet af den ene eller den anden grund, bedst blev varetaget med en hurtig implementering af BørneIntra eller med en noget langsommere implementering, hvor der fortsat var sedler til de forældre, der ikke brugte systemet, enten fordi de ikke kunne finde ud af det, ikke havde computer med netadgang i hjemmet eller af helt andre årsager. Der er mange forhold, der har påvirket implementering af BørneIntra i den enkelte institution; personalets generelle IT kompetencer inden projektet startede, sammensætningen af forældre ift fx socialgruppe og etnicitet, de ressourcer, institutionen har investeret i implementeringen, hvor længe man har kørt et dobbeltsystem med information både på BørneIntra og som trykte sedler, kvaliteten af den information, der er lagt på BørneIntra og mange andre faktorer. Der ser imidlertid ud til at nogle forhold er gennemgående: De hurtigste implementeringer har også været de mest succesfulde. En primus motor med gode IT kompetencer får implementeringen til at gå hurtigere. At bringe mange af de muligheder, systemet har, i anvendelse fra starten ser ud til at få implementeringen hos forældregruppen til at gå hurtigere. De institutioner, der har brugt mange ressourcer på implementeringen (fx forældremøder og forældrekaffe med hjælp til forældrene i forhold til at lære at bruge BørneIntra) Forældreundersøgelse
3 Forældrene i de 7 institutioner har deltaget i en spørgeskemaundersøgelse, som søgte at belyse deres holdning til digital kommunikation mellem hjem og daginstitution. Spørgeskemaundersøgelsen er udarbejdet og udført af Anne Kjær Jensen, Kommunikationsstuderende ved Erhvervs akademiet KNord, som en del af dataindsamlingen og -analysen til hendes speciale, Forældrenes Digitale Daginstitution. I alt deltog 29 % (183 ud af 622) af forældrene fra de 7 institutioner i undersøgelsen. Vi vurderer, at de indhentede besvarelser er repræsentative for forældrenes holdninger til digital kommunikation i en daginstitution. Det er dermed ikke BørneIntra, der evalueres men udelukkende forældrenes holdninger til brugen af intranet i daginstitutioner samt deres holdning til de muligheder, der ligger i det. Det har den ulempe, at vi ikke får en vurdering af det specifikke system. Imidlertid har vi ønsket forældrenes vurdering af de muligheder, der ligger i digitale intranet uanset valg af udbyder og det er det, forældrenes besvarelser af spørgsmålene i undersøgelsen retter sig mod. Undersøgelsen har blandt andet givet følgende resultater: For 87 % af de deltagende forældre har det middel eller stor betydning, at de hjemmefra kan læse nyheder. For 89 % af forældrene har det middel eller stor betydning, at de hjemmefra kan læse praktiske beskeder. For 91 % af forældrene har det middel eller stor betydning af de hjemmefra kan have overblik over aktiviteter og arrangementer. For 90 % af forældrene har det middel eller stor betydning, at de hjemmefra kan give besked om fridage og ferie. For 61 % af forældrene har det middel eller stor betydning, at de hjemmefra kan give besked ved sygdom. 77 % af forældrene mener, færre forstyrrelser og telefonopkald, som er en konsekvens af at kommunikationen foregår digitalt, har middel eller stor (positiv) betydning for medarbejdernes modtagelse af barnet om morgenen. 66 % af forældrene mener, færre forstyrrelser og telefonopkald, har middel eller stor betydning for, hvordan deres barn oplever morgen- og eftermiddagstimerne i institutionen.
4 Undersøgelsen viser en positiv holdning fra forældrene til digital kommunikation med deres barns daginstitution. Der er en generelt høj tilfredshed med de elementer, som forældrene kender fra deres brug af BørneIntra: Muligheden for at læse nyheder og anden information fra institution og kommune, muligheden for at få overblik over aktiviteter, arrangementer og møder samt muligheden for at kunne få besked om aflysninger, give besked om barnets fravær. Mindst betydning tillægger forældrene det, at kunne læse Nyheder fra kommunens børneområde. Her angiver 68 % at det har middel eller stor betydning, mens det i den anden ende har middel eller stor betydning for 89 % af forældrene, at de kan Læse praktiske beskeder. Generelt er andelen af forældre, for hvem det har middel eller stor betydning digitalt at kunne læse nyheder og praktiske beskeder fra institutionen mellem 85 % og 89 %. Det er også af stor betydning for forældrene at have overblik over datoer for fx møder og arrangementer (91 %), at kunne foretage ferie- og fraværsindberetning for deres barn digitalt (90 %) samt at kunne for påmindelser og besked ved aflysninger (83 % og 89 %). Undersøgelsens resultat peger endvidere på, at forældrene finder de muligheder, som et børneintranet giver for at lægge information, fotos og beskrivelser ud digitalt, vil kunne forbedre kommunikation, samarbejde og informationsniveau mellem institution og forældre. Dette er vel og mærke sagt på den baggrund, at disse forældre har haft 9 måneder, hvor de har kunnet bruge BørneIntra som et led i den daglige kommunikation mellem hjem og daginstitution. Gennem interviews med daginstitutionerne har personalet videregivet den respons, de har oplevet fra forældrene. Generelt gør det sig i institutionspersonalets vurdering også gældende, at forældrene er meget glade for de muligheder, digital kommunikation giver. De er ifølge personalet især glade for at kunne se og downloade billeder af deres børn, men mange har også givet udtryk for at det er rart at kunne få informationen digitalt, hvor de kan læse den når de har tid og ikke har problemer med sedler, der bliver væk. Alle institutioner har forældre med kendskab til Skoleintra, som også er et system fra Uni-C, men som er meget simplere. Institutionerne giver udtryk for at disse forældre ofte har spurgt om de ikke kunne få noget tilsvarende i daginstitutionen. Alt i alt kan det ud fra spørgeskemaundersøgelsen og forældrenes tilbagemeldinger til institutionerne konkluderes, at digital kommunikation, som den fx foregår ved brug af et børneintranet, af forældrene opleves som betydningsfuld., samt at forældrene oplever en serviceforbedring når personalet bruger mulighederne i BørneIntra.
5 Institutionsundersøgelse Institutionsundersøgelsen er baseret på interviews mellem de enkelte institutionsledere samt 1-2 medarbejdere med superbrugerstatus på BørneIntra og en konsulent fra fagsekretariatet. Spørgsmålene blev udarbejdet af fagsekretariatet og omhandlede både institutionernes generelle holdning til digital kommunikation i form af et intranet for personale og forældre i daginstitutionen, samt deres specifikke vurdering af Uni-C s BørneIntra. Der blev spurgt ind til gevinster og ulemper ved digital kommunikation, erfaringer fra implementeringen af BørneIntra, personalets IT-kompetencer, samt institutionens vurdering af systemet BørneIntra. For at få et indtryk af institutionernes selvoplevede brug af mulighederne i systemet, blev de bedt om at placere sig på en skala fra 1 til 5 i forhold til, hvor meget de bruger mulighederne i BørneIntra, hvor 1 var et nybegynder niveau og 5 er, at de kender og mestrer alle funktionerne i systemet. Ledere og personale talte sig frem til et samlet svar på det. Alle institutioner angav at ligge på enten 3 eller 4. Gennemsnittet blev 3,67. Det gør sig således gældende, at samtlige institutioner føler sig godt inde i systemet dog uden at kunne udnytte alle BørneIntras funktioner. Implementeringen af BørneIntra er foregået i forskellige takter i de 7 daginstitutioner og antallet af forældre, der bruger systemet regelmæssigt i dag, vurderes af de forskellige institutioner til at ligge fra 50 % til 95 %. Vi har ikke mulighed for at måle de konkrete tal, da der ikke findes en egentlig logfunktion i systemet, der opgør det præcise antal forældre, der bruger BørneIntra regelmæssigt. Institutionerne kan imidlertid få indikation på tallet ved at bruge systemets mulighed for at se, hvem, der har åbnet de enkelte skrivelser, de sender ud. Institutionerne med den laveste forældreopbakning peger selv på forskellige forklaringer på dette: Systemet er for kompliceret, og personalet har haft svært ved at finde ud af det. Modstand fra nogle forældre, der enten angiver ikke at kunne finde ud af systemet eller ikke har computer med netadgang. Manglende ressourcer til at prioritere implementeringen ved f.eks. at hjælpe forældrene med at finde ud af at bruge systemet. Nogle forældre har angivet, at de, trods gentagne udlevering af nye passwords, ikke har kunnet logge sig på systemet.
6 De institutioner, der har den højeste andel af forældre, der bruger BørneIntra, er også dem, der mest entydigt peger på en effektiviseringsgevinst. Når systemet er implementeret fuldt ud, oplever institutionerne en klar effektiviseringsgevinst, såvel økonomisk som tidsmæssigt. Institutionerne sparer penge, da deres forbrug af papir og printpatroner er mindsket, og tid da de administrative opgaver ikke er så omfattende som tidligere. De skal ikke bruge tid på at printe dokumenter og udlevere dem til samtlige børn eller printe og hænge billeder op i institutionen. Personalet oplever færre forstyrrelser om morgenen, da forældrene ikke længere ringer for at melde deres børn syge, men registrerer det over nettet, hvilket har givet mere overblik og ro i morgentimerne. En af institutionerne har brugt kalenderfunktionen i BørneIntra til at lave en undersøgelse blandt forældrene angående børnenes mødetider, så det bliver muligt at effektivisere mødetiden for personalet. Muligheden for intern kommunikation personalet imellem er ligeledes tidsbesparende, da oplysninger om, hvem, der har informeret forældrene om bestemte ting, og hvad der skal huskes, hurtigt kan findes ved at gå på BørneIntra. Nogle af institutionerne har omsat noget af den tidsbesparelse, de har fået gennem brug af BørneIntra, i en kvalitetsforbedring af deres dokumenter og tekstning af billeder etc. Forældrene får således flere informationer end tidligere, og ifølge personalet føler forældrene, at de i højere grad kan følge med i deres børns hverdag som følge af de billeder, det nu er muligt at lægge på BørneIntra. Især de institutioner, der lægger billeder på BørneIntra hver dag, giver udtryk for begejstrede forældre. Ledere og personale i de 7 deltagende institutioner er generelt meget positive over for intranet til daginstitutioner. De fleste er positive over for det konkrete system BørneIntra, men kan også se vanskelighederne forbundet med systemets opbygning, som gør oplæringen kompliceret. Det er især mulighederne for hurtigt og nemt at kunne give information til forældre, ferietilmelding via kalenderfunktionen og muligheden for at lægge billeder ind og dokumentere læreplaner, der får positiv respons fra institutionerne. De sætter desuden pris på at kunne lægge dokumenter ind i systemet, både til forældre og internt til personalet, og i det hele taget nævnes den interne kommunikation personalet imellem som en gevinst i flere institutioner. Forskellen i antallet af forældre, der regelmæssigt bruger systemet, påvirker den opnåede effektiviseringsgevinst. De institutioner, der angiver det højeste antal af aktive forældre, er også dem, der oplever den største effektiviseringsgevinst.
7 Samlet set giver institutionerne imidlertid udtryk for, at BørneIntra har givet en klar effektiviseringsgevinst selv om ingen af dem, har regnet på konkrete tal. Personalets IT-kompetencer Som en del af opstartspakken blev 2 personer fra hver personalegruppe tilbudt 2 kurser hos Uni-C. Det første var et heldagskursus i september og det andet var et halvdagskursus i december. Derudover har vi fået yderligere et kursus i marts måned, hvor institutionerne kunne sende 2 personer af sted til et heldagskursus. Der er løbende i projektets levetid blevet udført erfaringsopsamlinger fra institutionerne. Her er det blevet klart, at personalet behøvede mere uddannelse i systemet, hvorfor fagsekretariatet i samarbejde med en af de deltagende institutionsledere har arrangeret en række workshops med den pågældende institutionsleder som underviser. Disse workshops gav mulighed for uddannelse og erfaringsudveksling og alle institutionerne giver udtryk for, at de er meget glade for den mulighed og at det har været med til at udvikle deres brug af systemet. Ud over at skulle vurdere institutionens kompetencer inden for BørneIntra, blev institutionerne også bedt om at vurdere personalets IT-kompetencer på en skala fra 1 til 5. 1 stod for ingen eller få kompetencer i forhold til systemet, og 5 stod for, at personalet som helhed kunne anvende samtlige funktioner i systemet. Gennemsnittet blev 3,95. Alle institutioner tog udgangspunkt i, at de ikke havde kendskab til systemet, da projektet startede. På baggrund af interviewet og personalets egen vurdering af deres kompetencer, kan vi konkludere, at langt de fleste superbrugere kan bruge de basale funktioner i systemet, såsom at lægge nyheder ind, lægge dokumenter og billeder ind, nulstille afgangskoder for de forældre, der har glemt den og oprette mapper. En hel del kan også bruge mere avancerede funktioner såsom samlemapper og kalenderen. Alle institutioner har valgt at udvælge enkelte superbrugere, der varetager den daglige drift, så ikke alle medarbejdere skal oplæres i systemet. På baggrund af personalets selvvurdering samt de funktioner, som institutionerne fortæller, at de bruger, kan vi konkludere, at personalets IT-kompetencer i det store hele matcher de krav systemets opsætning stiller til brugerne. Omkostningen ved dette har været og er fortsat, at systemets kompleksitet nødvendiggør løbende uddannelse/workshops, hvilket kræver frigivelse af mange personaleressourcer med deraf følgende udgifter til vikarer. Fagsekretariatets erfaringer Fagsekretariatet Dagtilbud Børn har dels erfaringer med at bruge systemet som administratorer og dels de opsamlede erfaringer fra samarbejdet med de deltagende institutioner. Vores vurdering er, at BørneIntra er
8 et avanceret system. Det har mange gode funktioner og muligheder. Det er et meget sikkert system og udbydes af UniC, der også står for skoleintra i kommunens skoler. Systemet har imidlertid efter fagsekretariatets vurdering en række svagheder: Det fungerer ikke intuitivt, men har tværtimod en opbygning, der er svær at finde rundt i og som ikke benytter sig af symboler og betegnelser, der er kendte fra andre programmer og hjemmesider i forvejen. Det kræver mange ressourcer at lære systemet at kende, og der er stadig funktioner, vi ikke bruger i kommunen. For at optimere brugen af systemet er det optimalt set nødvendigt for administrationen at bruge en del ressourcer på at holde sig orienteret om via UniC, der har en hjemmeside med spørgsmål og debat omkring BørneIntra, sender nyhedsbreve ud, afholder konferencer og stiller sig til rådighed med konsulentydelser (mod betaling). Det kræver meget administration centralt fra på grund af sin kompleksitet. Institutionerne efterspørger jævnligt vejledning og hjælp til systemet og det kræver en stor indsats at holde sig opdateret omkring systemet. Det kræver løbende afholdelse af workshops da personalet til stadighed har brug for udvikling for at lære funktioner i systemet bedre at kende og for at lære nye funktioner at kende. Derudover vil der ved personaleudskiftning kunne opstå behov for at oplære nye personaler i brug af systemet, hvilket er en tidskrævende proces. Konklusion Opgaven i projektet omkring afprøvning af digital kommunikation i 7 daginstitutioner har været, at: Vurdere effektiviseringsgevinsterne for institutionerne Vurdere om digital kommunikation resulterer i en serviceforbedring for forældrene Undersøge hvorvidt personalets IT-kompetencer er forbedret Vurdere muligheden for en bred implementering på dagtilbudsområdet Institutionerne angiver, at digital kommunikation resulterer i effektiviseringsgevinster i form af tidsbesparelser og økonomiske besparelser. I vores interviews blev det tydeligt, at de institutioner, der havde den største implementeringsgrad, var dem, der mest entydigt gav udtryk for en effektiviseringsgevinst. Effektiviseringsgevinsten i institutionerne kommer især i form af sparede personaletimer ved tryk af
9 dokumenter og fotos samt i formindskede printerudgifter, som især fremkommer fordi mange institutioner tidligere har trykt mange fotos. I forældreundersøgelsen angiver i gennemsnit over 80 % af forældrene, at de centrale funktioner i BørneIntra har middel til stor betydning for dem. Over for personalet i institutionerne har den generelle melding været, at forældrene er tilfredse med de muligheder BørneIntra giver for digital kommunikation mellem forældre og daginstitution, men en hel del har klaget over, at systemet er for svært at bruge og finde rundt i. Mellem 50 % og 95 % af forældrene i de 7 daginstitutioner bruger BørneIntra dagligt/regelmæssigt. Vi har ikke mulighed for at opgøre tallene præcist, men når vi sammenlægger de 7 institutioners egen vurdering, anslår vi, at mellem 70 og 80 procent af forældrene holder sig opdateret om nyheder og aktiviteter i institutionen via BørneIntra. Der ser ud til at være en tydelig sammenhæng mellem de ressourcer, den enkelte institution har brugt på implementeringen, det antal forældre, der bruger systemet regelmæssigt og den oplevede effektiviseringsgevinst for institutionen. Ud over Uni-C s opstartspakke har yderligere uddannelse af personalet i form af workshops været nødvendig, men har samtidig reduceret effektiviseringsgevinsten, idet institutionerne har skullet vikardække, når personalet har været på uddannelse. Denne ekstra undervisning har til gengæld været med til at hæve personalets kompetenceniveau, således at de nu kan bruge de mange funktioner, systemet giver mulighed for. Samlet set er de deltagende institutioner og fagsekretariatet enige om, at der en klar effektiviseringsgevinst ved at implementere digital kommunikation i form af intranet for forældre og personale i samtlige daginstitutioner i Faaborg-Midtfyn kommune som et led i ABT projektet. Med vores erfaringer fra BørneIntra in mente, har vi en klar forventning om, at denne effektiviseringsgevinst vil blive større ved valg af et mindre kompliceret system. Dette imødekommer samtidig den kritik, der har været fra både forældre og institutioner omkring Uni-C s BørneIntra. Fagsekretariatet og de involverede institutioner har fået uvurderlig erfaring i implementeringen af digitalt intranet i daginstitutioner. Daginstitutionerne har gjort det i forskellige tempi og med brug af forskellige indsatser overfor forældrene. Denne erfaring vil under alle omstændigheder kunne komme alle institutioner til gode ved en bred implementering af et intranet til daginstitutioner. De deltagende institutioner har fået øje på en klar effektiviseringsgevinst ved brug af intranet som et supplement til kommunikationen mellem personale og forældre i daginstitutioner.
10 Effektiviseringsgevinsten bliver mest markant for de institutioner der bruger de nødvendige ressourcer på implementeringen og samtidig mest konsekvent stopper trykning af papirssedler til forældrene. Forældrene er generelt meget positive overfor de muligheder, der ligger i digital kommunikation og en stor del af dem, kan hurtig aktiveres ved en konsekvent gennemført implementering. Personalet i de deltagende daginstitutioner har fået erfaring og øgede kompetencer igennem det år, institutionerne har brugt BørneIntra. De er generelt meget positive og man har i institutionerne fundet hensigtsmæssige måder at organisere brugen af BørneIntra på, således at personalet ressourcer anvendes mest effektivt. Fagsekretariatet vurderer i samarbejde med IT-afdelingen fordele og ulemper ved at vælge Uni-C som udbyder, når der skal foretages en bred implementering i samtlige daginstitutioner som et led i ABT projektet. Dette sammenholdes med muligheden for at implementere et andet og mindre kompliceret system. De to systemer, der undersøges som alternativ til BørneIntra er Dansk Børnehaveintra og Tabulex IDA Børneweb.