Management Consulting Projekt ABT-472: "Fælles datacenter for kloak- og Fonden for Velfærdsteknologi Evalueringsrapport
Indhold 1 Forord 3 2 Sammenfatning 5 3 Anbefalinger 7 4 Kort beskrivelse af projektet 8 4.1 Baggrund 8 4.2 Kort beskrivelse af projektet 9 5 Formål med evalueringen 11 6 Evalueringsspørgsmål 12 7 Projektets forandringsmodel 13 8 Dataindsamling 16 9 Evalueringsanalyse og resultater 18 9.1 Evaluering af forandringsmodellen 18 9.1.1 Omverdenen 18 9.1.2 Et afgrænset testmiljø 18 9.1.3 Ressourcer som katalysator for projektet 19 9.1.4 Aktiviteter 19 9.1.5 Resultater 24 9.1.6 Effekt af projektet 24 10 Projektøkonomi 28 10.1 Projektets samlede økonomi 28 10.2 Projektomkostninger 28 10.3 Projektets økonomiske balance 29 11 Konklusion 30 A Aktivitets-, tids- og ressourcestyringsark 31 B Opgørelse af projektomkostninger 32 side 1
C Ændringer i nulpunktsmålingens forudsætninger og værdier 33 side 2
1 Forord Følgende rapport opsummerer proces og konklusion ved ABT-projektet "Fælles datacenter for kloak- og. Spildevandscenter Avedøre og kloakforsyningsselskaberne i Ishøj, Vallensbæk, Brøndby, Glostrup, Rødovre, Herlev, Albertslund og Ballerup indgik i 2009 et samarbejde om at udvikle et fælles datacenter med tilhørende it-understøttelse. På vegne af projektet indgik Spildevandscenter Avedøre samarbejde med daværende ABTfonden (nu Fonden for Velfærdsteknologi) om økonomisk støtte for at kunne inddrage de relevante og fornødne ressourcer for at gennemføre et projekt af denne type. Projektet startede i september 2010 og slutter med udgangen af marts 2012. Projektleder var Helmer Petersen, Spildevandscenter Avedøre. Spildevandscenter Avedøre tilknyttede Landmålergården I/S og KPMG (daværende Capacent) som primærrådgivere på projektet for at have de fornødne kompetencer inden for stamdata, landmåling og it samt organisationsudvikling og projektledelse. Projektet vil gerne takke ABT-fonden for et godt samarbejde gennem mere end to et halvt år (inkl. ansøgningsprocessen). Gennem dette lange projekt har fonden tilbudt assistance til national perspektivering, afholdt arbejdsmøder som god inspiration til projektledelsen, men vigtigst - bidraget til opgaveløsning og drøftelser omkring konklusioner og metoder og dermed sikret projektet en høj kvalitet. Gennem projektperioden har ABT-fondens metodeapparat udviklet sig. Denne udvikling har både ABT-fonden og projektet respekteret, og fonden har været god til at bistå med justering og tilretning i forhold til egne rapporteringskrav. Ligeledes vil projektet gerne takke de mange interessenter, som har bidraget til etableringen af det fælles datacenter. Der har været mange drøftelser og nogle kompromiser. Denne rapport og konklusionerne er udarbejdet på baggrund af interview med brugerne i forsyningerne og i samarbejde med projektlederen fra Spildevandscenter Avedøre, Landmålegården og ABT-fonden. Denne rapports tilblivelse og anvendelse Denne rapport er udarbejdet på baggrund af interview med brugerne i forsyningerne og i samarbejde med projektlederen fra Spildevandscenter Avedøre, Landmålergården og ABTfonden. Rapportens konklusioner er fremkommet i tæt dialog med projektdeltagerne og Landmålergården. De anvendte metoder og processer er løbende afstemt med ABT-fonden i forbindelse med styregruppemøder. side 3
Hvis du vil vide mere? Hvis du er interesseret i yderligere informationer omkring projektet er du velkommen til at kontakte nedenstående. Helmer Petersen, Spildevandscentret Avedøre, hmp@spvand.dk, tlf. 29 49 02 86 Helmer er overordnet projektleder med ansvar for fremdrift, risiko- og interessentstyring, heriblandt forandringsledelse, kunderne, leverandørerne og styregruppen. Udfordring og kvalitetssikring af modeller og realiserede løsninger, samt faglig input og sparring vedrørende projektrelevant fagkundskab. Torbjørn Pedersen, Landmålergården, tmp@landmaalergaarden.dk, tlf. 88 20 87 00 Leverandør med ansvar for konvertering/sammenlægning af 9 forsyningers stamdata til DANDAS standard, kortlægning af kvalitetsniveau og gennemførsel af ajourføringsplan, kortlægning af deklarationsstatus for det samlede ledningsnet, kobling af aktuelle deklarationer med ledningsnettet samt ansvarlig for opmåling af brønde, systemimplementering og brugeruddannelse Ulrick Sebber, KPMG, usebber@kpmg.dk, tlf. 25 29 37 75 Leverandør med ansvar for projektadminstrationen herunder fremdrift, risiko- og interessentstyring samt kommunikationsplan. Ansvarlig for strategi og plan for forandringsledelse samt design af arbejdsgange og processer. Herudover ansvarlig for udredning af forretningspotentiale (og måleprogram) samt ydelseskatalog (kontraktuelt grundlag mellem deltagerne og datacenteret) side 4
2 Sammenfatning Formålet med Projekt ABT-F 472 "Fælles datacenter for kloak- og var at beeller afkræfte, at en centralisering af databehandlingen mellem forsyningerne og SCA kan frigøre ressourcer svarende til 8 årsværk og samtidig forbedre nuværende niveau inden for datakvalitet og håndtering af borgerhenvendelser. Projektets forandringsmodel har været uændret gennem hele projektet. Den primære katalysator for projektets realisering har været den støtte, der er tildelt fra ABT-fonden. I forbindelse med nulpunktsanalysen blev det oprindelige besparelsespotentiale opskrevet til 13,5 årsværk, som forventes realiseret i 2014. Projektet valgte en interviewbaseret indsamling af data grundet arbejdets natur blandt forsyningsselskaberne. For at validere data afholdt projektet interview med ledere og medarbejdere i adskilte grupper. Ligeledes supplerede projektet interviewene med en spørgeskemaundersøgelse for at klarlægge holdninger til projektet. Gennemgående har der været tillid til måleprogrammet. Som følge af projektets erfaringer med dataindsamlingen har projektet valgt en forsigtig tilgang til udregning af potentialer og realiserede gevinster. Som følge af projektets primære aktiviteter: Centralisering af arbejdsopgaver i et fælles datacenter Indkøb og implementering af it-teknologi Kvalitetsforbedring af stamdata kan projektet ved slutpunktsmålingen konstatere, at realisering af potentialet udvikler sig tilfredsstillende, så der for nuværende er realiseret 5,5 årsværk og årlige driftsomkostninger på 2,5 mio. kr. Omtrent halvdelen af de realiserede årsværk har forladt testmiljøet, mens den anden halvdel bruges til øget borgerservice eller andre interne opgaver i forsyningerne. Generelt kan projektet konkludere, at de forsyninger, der har haft størst effekt af dette projekt, også er dem, der havde den største ledelsesmæssige opbakning. Dette blev også afspejlet i deltagernes lyst til at bidrage til løsningerne, både med forslag og konstruktiv kritik. Slutpunktsmålingen viste også, at der blandt sagsbehandlerne er en forøget arbejdsglæde, da man nu kan koncentrere sig om fremdrift i projekter og ikke skal fokusere på datavalidering og identifikation, som prægede nulpunktsmålingen. Projektet har først sent i processen fået installeret det ønskede borgermodul, som vil digitalisere en høj grad af kommunikationen mellem borgerne og forsyningerne. Flere af forsyningerne reklamerer for borgermodulet via egen hjemmeside, men der er ikke høstet tilstrækkelige erfaringer endnu til at kunne foretage en egentlig konklusion. Generelt er der dog blandt forsyningerne tilfredshed med perspektiverne ved borgermodulet. Uagtet at forsyningerne accepterede ideen, kan projektet bekræfte, at det er vanskeligt at forandre sine vaner og holdninger. Projektet havde dog forudset dette og havde således afsat ressourcer til sidemandsoplæring og hyppige bilaterale møder for at sikre forståelse og erfaring med de nye systemer. side 5
Projektet havde stor glæde af den nationale stamdatamodel (DANDAS), som betød, at der allerede var et fælles begrebsapparat. Udfordringen var bare, at forsyningerne kom med hver deres forståelse, hvorfor projektet brugte mange ressourcer på at tilvejebringe en fælles forståelse. I forhold til en national udrulning af denne projektide mener projektet stadig, at de oprindelige projektaktiviteter er de rette. Erfaringer fra møder med andre forsyninger viser, at der er store forskelle i forståelse og digitaliseringsniveau. Der er således brug for en styring af forandringsprocessen. Projektet mener, at der er et potentiale på 135 årsværk nationalt. Projektet har haft et samlet budget på 8,8 mio. kr., og de nødvendige omkostninger har passet til budgettet. Projektets opfattelse er, at de opnåede resultater er velforankrede, baseret på flere forskellige observationer: Alle deltagende forsyninger har besluttet at benytte datacentrets ydelser, efter projektet stopper Slutmålingen samt statistiktræk på systemerne viser, at brugerne i stigende grad tager værktøjerne i anvendelse Forsyninger benytter og respekterer arbejdsgangene til kvalitetssikring af ledningsstamdata De frigivne ressourcer som følge af automatisk LER-håndtering er allerede overflyttet til andre opgaver Forsyningerne har i høj grad opsagt samarbejdet med de eksterne leverandører, som tidligere varetog opgaven med administration af stamdata Forsyningerne har ytret ønske om, at de to udviklingsgrupper sagsbehandlere og driftsfolk fortsætter som ERFA-grupper. Testmiljøet, som består af ni separate virksomheder med selvstændig ledelse, vanskeliggør en ansvarsplacering af gevinstrealisering for projektet. Gennem projektperioden har der været afholdt møder med ledelsesgruppen for at sikre accept og forståelse for det arbejdsbesparende potentiale. Fokus på den fremadrettede gevinstrealisering vil blive fastholdt via: Fortsat drift af datacentret Rapportering til direktørmøder Effektiviseringskrav, jf. vandsektorloven 1. 1 LOV nr 469 af 12/06/2009 Gældende (Vandsektorloven) Offentliggørelsesdato: 13-06-2009. side 6
3 Anbefalinger Projektledelsen har følgende anbefalinger: Forandring skabes gennem engagement og opfølgning Som udgangspunkt var deltagerne meget forskellige i deres tilgang til administration af ledningsdata. Alle har således skullet gennemgå en større forandring af egne arbejdsgange for at kunne udnytte det nye datacenter. For at skabe engagement har projektet i høj grad involveret brugerne i udvikling og beslutninger i forbindelse med arbejdsmøder. Implementering af it-systemerne og arbejdsgange blev fulgt tæt af projektets task force, som bistod forsyningerne med sidemandsoplæring og problemløsning, indtil der var skabt sikkerhed og tillid til de nye systemer. Projektledelsens sammensætning skal kunne bidrage til forskellige synsvinkler på problemløsninger og fremdrift Projektledelsen var en blanding af interne og eksterne parter, som bidrog med vidt forskellige kompetencer, eksempelvis kendskab til forsyningsselskaberne og de politiske forhold i regionen, ledningsregistrering, organisationsudvikling og effektivisering samt projektledelse. Med denne sammensætning var projektledelsen hele tiden i stand til at identificere og perspektivere løsninger og samtidig sikre en høj effektivitet i implementeringen. Projektet har haft stor gavn af måleprogrammet, som er benyttet som fundament for mange af projektets aktiviteter og risikostyring rettet mod forandringer Projektet valgte en bred spørgetilgang ved nulpunktsmålingen og midtvejsmålingen, hvilket gav en god forståelse for deltagernes accept af projektet. På denne baggrund kunne projektet så nuancere og justere handlingsplanerne - også specifikt i forhold til de enkelte deltagere. Disse input blev også benyttet ved udarbejdelse og revidering af projektets risikoanalyse. Projektet har haft gavn af et højt momentum og forholdsvis skarpe deadlines - større projekter bør nedbrydes i mindre delelementer med overskuelige deadlines Projektledelsen udviklede tidligt en handlingsplan nedbrudt til enkelte faser, som gjorde det nemmere at holde styr på fremdriften og ad hoc-problemløsning samt ikke mindst prioritering i den daglige drift. Projektet har hele tiden været underlagt et tidspres, hvilket har bidraget til at bevare fokus på effektivitet i udviklings- og beslutningsprocesserne. Alle forsyninger bør have foretaget en gennemgribende evaluering af deres ledningsstamdata Projektets analyser af stamdata og gennemførte arbejdsmøder omkring stamdata viser, at forsyningerne har brug for en forbedret forståelse for stamdata og anvendelighed, og at det stadig er nødvendigt at kvalitetsforbedre stamdata - udgangspunktet var værre end først antaget i det oprindelige projektoplæg. side 7
4 Kort beskrivelse af projektet 4.1 Baggrund En af de mest grundlæggende forudsætninger for vores basale sundhed og velfærd er formentlig let overset i den almindelige opfattelse - nemlig bortledning af og rensning af spildevand fra husholdningerne og industrien. I Danmark er det eksempelvis mere end 150 år siden, at der sidst har været koleraepidemier, som primært skyldes dårligt styrede sanitetsforhold. Gennem den sidste halvdel af 1900-tallets byggeboom blev der opbygget et omfattende ledningsnet af kloakker til bortledning af spildevand og regnvand. Disse kloakker blev dimensioneret i forhold til datidens forventninger til regnvejrsintensitet og udvikling i bebyggelse og industri. For at spare på omkostningerne var den generelle holdning, at man lod regnvand og spildevand løbe i samme ledninger frem til spildevandscentre, som her forestod oprensningen af vandet, inden det blev udledt i vandløb eller havet. I de senere år kan det konstateres, at regnvejrsintensiteten er øget i forhold til de oprindelige forventninger, hvilket har givet nogle meget synlige og mærkbare gener i form af oversvømmelser i de større byer. Ikke bare har oversvømmelserne haft indflydelse på afviklingen af trafikken, men som følge af sammenblandingen af vand og spildevand er man også nødsaget til at forholde sig til sundheden i de ramte områder. Ledningsnettet af kloakker er en meget kompleks størrelse. Eksempelvis har det ledningsnet, som indgår i dette projekt, en samlet længde på mere end 2.000 km og består af mere end 70.000 ledningselementer og 100.000 brønde. Mere end 300.000 borgere leder ca. 55 mio. liter vand og spildevand til Spildevandscentret på Avedøre Holme. Ledningsnettet for samtlige selskaber i Danmark er 109.000 km fordelt på 45.000 km vandforsyningsrør og 64.000 km rør til transport af spildevand. I 2011 blev værdien af det samlede ledningsnet opgjort til 546 mia. kr. 2 Administration af et stort og komplekst net af kloakledninger er ligeledes en kompleks multifunktionel opgave, som eksempelvis inkluderer håndtering af henvendelser fra borgere og industrien, konstant vedligehold af nettets kloakledninger, pumper og brønde, men også fortsat udvikling af nettet i forhold til udviklingen af byerne og ændringerne i regnvejrsintensiteten. For at understøtte disse opgaver er der således brug for et betydende datagrundlag. I flere tilfælde er der tilmed brug for meget nuancerede stamdata. I et nationalt perspektiv er administrationen af kloakledninger meget differentieret. Historisk har det været en offentlig opgave fordelt på staten og kommunerne (tidligere amter) at administrere kloaknettet. Der har ikke været fokus på at udvikle ensartede arbejdsgange og rutiner, og der er således store forskelle kommunerne imellem. Dette giver i praksis problemer, idet vand som bekendt ikke respekterer kommunegrænserne. Et tænkt omend meget realistisk eksempel er dimensionering af en kloakledning på tværs af en kommunegrænse, idet definitionen og vedligeholdelsesgraden af ledningsstamdata som oftest er uensartede i de forskellige kommuner. I dette tilfælde er der således brug for at udarbejde et fælles datagrundlag, inden anlægsarbejdet påbegyndes, hvilket er en større opgave. 2 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Vandnyt, 24. februar 2011. side 8
For at øge effektiviseringen inden for forsyningssektoren blev alle vand- og spildevandsselskaber pr. 1. januar 2010 udskilt som kommunalt ejede aktieselskaber. Dette betød, at der blev udskilt mere end 200 selskaber (kloak?) med vidt forskellig størrelse, administrationsrutiner og kulturer. En af de store udfordringer for de mange nye forsyninger, der blev oprettet, er at kunne håndtere og informere borgerne; en opgave, som tidligere lå i kommunerne. 4.2 Kort beskrivelse af projektet Spildevandscenter Avedøre A/S (SCA) er stiftet i 1965 og ejes af ti kommuner. Centralt placeret blandt ti forskellige kommuner kan SCA konstatere, at forsyningsselskaberne hver især har udviklet sig forskelligt i de respektive kommuner og således har forskellige metoder til at løse opgaver for borgerne og industrien. Ligeledes har forsyningerne også en forskellig tilgang til administration af stamdata, hvor nogle forsyninger har outsourcet opgaven til en tredjepart, mens andre selv løser opgaven. På samme vis er der også store forskelle i de digitale hjælpeværktøjer, som selskaberne bruger. Som følge af de mange forskelle mellem forsyningerne var det nødvendigt, at projektet blev tilført en katalysator, som kunne overstige den samlede barriere. På denne baggrund ansøgte SCA Fonden til investering i arbejdskraftbesparende teknologi (ABT-F) om at medfinansiere et projekt, med det formål at etablere et fælles datacenter for SCA og otte forsyningsselskaber. Den eksterne medfinansiering skulle sikre, at projektets leverancer kunne implementeres uden finansielle omkostninger for selskaberne og dermed gøre projektet mere attraktivt. Projektet "Fælles datacenter for kloak- og har til formål at afprøve og dokumentere effekten af et nyt organisatorisk og teknisk setup til håndtering af de data, der beskriver forsyningernes ledningsnet. Ideen er at samle og standardisere forsyningernes opgaver med at registrere og vedligeholde ledningsdata i en fælles funktion og understøtte denne med passende webteknologi, der muliggør en god decentral anvendelse af ledningsdata. Hermed flyttes den tidligere decentrale databehandling fra de kommunalt forankrede forsyninger til ét fælles kompetencecenter for ledningsregistrering. Ved at standardisere og kvalitetsforbedre data, udnytte webteknologi og centralisere en række dataadministrative opgaver i en fælles enhed var målet: Formindsket ressourceforbrug på administration af ledningsstamdata Forbedrede arbejdsrutiner til kvalitetssikring af ledningsstamdata (hvilket vil give mere valide data til driftsstøtte, anlægssimulering og investeringsanalyser) Effektiviseret (og dokumenterbar) drift gennem implementering af drifts- og vedligeholdelsesmodul Forbedret serviceniveau (tilgængelighed af data over for borgere, entreprenører etc.) Mindre fokus på stamdatausikkerhed og mere fokus på anlægsprojekter. side 9
I nedenstående figur ses projektets samlede rejse fra september 2010 til marts 2012. De fem spor viser hovedaktiviteterne for projektet og vil blive gennemgået i forbindelse med projektets forandringsmodel i kapitel 6. Figur 1 Projektets samlede aktivitetsplan 2. halvår 2010 (Analyse) 1. halvår 2011 (Design) 2. halvår 2011 (Test) 1. halvår 2012 (Drift) Design af datacenter Kortlægning af ydelser, arbejdsgange og ressourcer Design af datacenter med tilhørende, arbejdsgange, leverancer og ydelseskatalog Forbedring af data Kortlægning af ledningsdata deklarationer Kvalitetsforbedring af data (Prioriteret plan indenfor rammerne) Deklarationsundersøgelse (digitalisering) IT-udstyr Udbud og indkøb Tilretning af IT Drift (Projekt) Drift (alm.) Uddannelse og træning Projektledelse Fortløbende kommunikation til alle forsyningerne Styring: risiko, Interessent, leverandører Sidemandsoplæring og støtte Projektets måleprogram og dataindsamling side 10
5 Formål med evalueringen Evalueringens formål er en vurdering af, om de planlagte resultater og effekter er opnået, hvilke proceserfaringer der er opnået i løbet af projektet samt potentialet i en eventuel national udrulning. Som skitseret i projektansøgningen er der en række parametre for vurdering af projektets effekter: Arbejdskraftbesparende potentiale Besparelse på driftsomkostninger Øvrige effekter. Desuden evalueres den opnåede læring og erfaringer gennem projektforløbet. Endelig danner evalueringen grundlag for en vurdering af potentialet for en eventuelt national udrulning. Denne evalueringsrapport dokumenterer de indsamlede data og projekterfaringer. Sammen med en række analyser drages konklusionerne om, i hvor høj grad de forventede effekter er opnået. side 11
6 Evalueringsspørgsmål Evalueringen svarer på følgende spørgsmål: Hvilke produktivitetsforbedringer er der opnået, og hvad er det arbejdskraftbesparende potentiale? Hvilke øvrige økonomiske effekter er der? Hvilke service- og kvalitetsforbedringer er der? Hvilke barrierer, risici og forudsætninger har der været, og hvilke kan gøre sig gældende for en videre udbredelse af projektet? Hvilke projektomkostninger og investeringer har der været? I hvor høj grad er projektets resultater forankret? side 12
7 Projektets forandringsmodel Projektets forandringsmodel er gengivet i nedenstående figur og uddybet i de følgende. Strukturen i forandringsmodellen genbruges i den efterfølgende evaluering af projektet. Figur 2 Projektets forandringsmodel Rammebetingelser (omverden): Lovgivning Samfund Testmiljø: 10 forsyningsselskaber (spildevand) og SCA Indtægter fra borgerne og industrien Serviceydelser til borgere, leverandører og kommuner Katalysator (Ressourcer) Aktiviter Resultater Effekt ABT-ressourcer Ny web-teknologi National stamdata standard Ny web teknologi Ny organisering Fælles datacenter Nye IT-værktøjer Nye Arbejdsgange Forbedret Data Arbejdskraftbesparelser Serviceforbedringer Øget arbejdsglæde 1. Rammebetingelser Rammerne for testmiljøet er inddelt i følgende: Lovgivning Ud fra et ønske om at øge effektiviseringen i branchen blev vandsektorloven vedtaget i 2009. Resultatet af loven var, at administration af vand og spildevand blev udskilt fra kommunerne til selvstændige kommunalt ejede virksomheder pr. januar 2010. Loven tilsikrer også en national benchmarkingmodel, som har det formål at sikre en effektivisering af branchen. Heri ligger bl.a., at der udstikkes årlige effektiviseringsmål, som betyder, at selskaberne konstant bliver presset til at reducere driftsomkostningerne. Samfund Som udgangspunkt har samfundet ikke meget kendskab til denne branche - undtagen når store regnmængder skaber store oversvømmelser i byerne, eller badning forbydes som følge af forureningsudslip fra renseanlæggene. Som følge af de mange oversvømmelser de senere år kan man konstatere en stigende interesse for potentielle problemområder fra eksempelvis forsikringsselskaberne eller politikere, som mener, at borgerne burde have direkte adgang til oplysninger om deres lokale kloakledningsnet. 2. Testmiljø Testmiljøet består af ti forsyningsselskaber, som alle netop var selskabsudskilt fra kommunerne. Selskaberne havde hver især udviklet sig forskelligt i de respektive kommuner og havde således forskellige metoder til at løse opgaver for borgerne og industrien. Ligeledes havde forsyningerne også en forskellig tilgang til administration af stamdata, hvor nogle for- side 13
syninger havde outsourcet opgaven til tredjepart, mens andre selv løste opgaven. På samme vis var der også store forskelle i de digitale hjælpeværktøjer, som selskaberne brugte. De respektive deltagere skulle samtidig også vænnes til at samarbejde om udviklingen af et fællesskab, herunder finde et fællesskab på tværs af alle forskellene. 3. Katalysator (ressourcer) Idet forsyningsselskaberne ikke havde de fornødne kompetencer og ressourcer til at gennemføre denne type af projekt, var det nødvendigt at kunne tilbyde en række attraktive muligheder. Som følge af ABT-fondens deltagelse gav det projektet mulighed for at tilbyde at løfte deltagernes ledningsstamdata ind i et stærkt fagligt miljø, baseret på nyeste teknologi. Den nationale brancheforening DANVA har udviklet en standard for ledningsdata (DAN- DAS). Projektet havde ikke kunnet gennemføres på denne tidshorisont uden en fælles standard, som har været grundlæggende præmis for it-indkøbet samt konsolideringen af data. 4. Aktiviteter Projektets hovedaktiviteter kan opdeles i følgende spor: Design af fælles datacenter: Først skal den nye datacentral designes. Dette gøres ved at præcisere datacentralens arbejdsopgaver og ansvar, som udmøntes i egentlige serviceaftaler til forsyningsselskaberne. Kvalitetsforbedring af data: For at opnå rationaliseringsgevinsterne i projektet foretages der en omfattende kvalitetssikring og forbedring af afløbsdata fra de enkelte forsyninger, herunder bl.a. ensartning af anvendte koordinats- og højdesystemer, kontrol af brøndoplysninger mod digital højdemodel, entydig brøndnummerering, sikring af sammenhæng i ledningsdatabasen, sikring af tinglysning af ledningsnettet m.m. Indkøb og implementering af it-udstyr: Gennemførelse af indkøbsproces, jf. de offentlige indkøbsregler samt efterfølgende implementering af it-udstyr i samarbejde med leverandøren. Uddannelse og træning: Gennemførelse af uddannelse i de nye systemer og processer. Herefter gentagen træning for at sikre en god forankring. Projektledelse: Sikre den nødvendige ledelse og styring af projektet i forhold til leverandørernes leverancer og økonomistyring, men også i forhold til kommunikation til projektets interessenter. 5. Resultater Resultaterne fra projektet forventedes at være: Et fælles datacenter, som administrerer forsyningernes stamdata og udstiller webbaserede it-værktøjer til fælles udnyttelse Et væsentligt forbedret datagrundlag og dermed lettere sagsløsning. side 14
6. Effekter Effekterne af projektet bliver identificeret som følger: Brugerrettede effekter: Det forventes, at der kan realiseres et arbejdsbesparende potentiale som følge af nemmere og mere effektive sagsgange. For tekniske assistenter og sagsbehandlere vil det eksempelvis blive nemmere at tilvejebringe besvarelser til borgere eller projektoplæg til anlægsprojekter som følge af forbedret datagrundlag samt nemmere og hurtigere tilgang til data. Dette vil betyde en forbedret borgerservice samt større arbejdsglæde for sagsbehandlerne. Samfundseffekter: For at imødegå de stigende antal oversvømmelser som følge af den øgede regnvandsintensitet er samfundet nødsaget til at foretage en lang række investeringer. Disse investeringer vil alle være baseret på modelleringer, som kræver valide stamdata. Et andet eksempel er at fremtidssikre de meget store mængder af kloakledninger, som blev bygget i 1960 og 70'erne. Dette kræver ligeledes vedligehold af ledningsstamdata for at sikre optimalt vedligehold. Erfaringer og de realiserede effekter redegøres der for i kapitel 8. side 15
8 Dataindsamling I forbindelse med evalueringsprogrammet er der indsamlet en lang række kvantitative og kvalitative data. Valget af metodik blev bestemt af, hvordan arbejdsopgaverne omkring databehandling var struktureret i forsyningerne. Hovedparten af opgaverne var ad hoc-baserede og egnede sig derfor bedst til en udredning af ressourceforbruget via interview, da den enkelte arbejdsopgave krævede en høj grad af individuel vurdering. For at sikre fælles forståelse og accept blev der udarbejdet et referat efter hvert interview, som deltagerne havde mulighed for at kommentere. For at perspektivere de forskellige interview afholdt projektet også selvstændige samtaler med lederne, hvilket har været en god metode til at bekræfte diverse konklusioner. Samtidig blev alle fællesarbejdsmøder brugt til også at vurdere stemningen for projektet, som blev sammenholdt med viden fra enkeltstående interview og bilaterale møder. Måleprogrammet blev udvidet med en spørgeskemaundersøgelse Det oprindelige måleprogram var baseret på interview - også hvad angår indsamling af kvalitative data som eksempelvis tilfredshed med de nye it-systemer, uddannelse og projektet som helhed. I forbindelse med midtvejsmålingen blev måleprogrammet udvidet med en spørgeskemaundersøgelse, som fokuserede på de kvalitative data. Fordelen ved denne metode er, at projektet kunne nå en bredere del af testmiljøet og dermed opnå et godt supplement til interviewene med nøglepersonerne i forsyningerne. Måleprogrammets validitet Evalueringsprogrammets oprindelige antagelser blev bekræftet. Det var en vanskelig opgave for nøglepersonerne at adskille sagsbehandling, databehandling og andre aktiviteter. Ligeledes var det svært for deltagerne at redegøre for tidsforbruget i de forskellige opgaver og påpege nøjagtigheden i oplysningerne. Ydermere blev det endnu engang bekræftet, at spørgsmål om arbejdstid er meget følsomt, og det er vanskeligt at undgå, at bekymringer om egen jobsikring influerer på besvarelserne. Udarbejdelsen af spørgeskemaundersøgelsen gav ved midtvejsmålingen projektet en mulighed for at få input fra en større gruppe af testpersoner end blot de interviewede nøglepersoner. Undersøgelsens resultater gav god viden om forståelsen og tilfredsheden for projektet og dets aktiviteter, hvilket bl.a. blev brugt aktivt til at opgradere træning i den efterfølgende driftsperiode. side 16
Tabel 1 Deltagelsen i projektets måleprogram Samlet antal deltagere i Interviewede evalueringsprogrammet nøglepersoner Besvarelser fra spørgeskemaundersøgelsen Nulpunktsmåling 35 20 - Midtvejsmåling 32 22 33 Slutmåling 31 26 25 Kilde: Godkendte referater og udsendte samt modtagne spørgeskemaer fra de respektive målinger. Antallet af deltagere i slutmålingen er mindre som følge af afgang i personaletestgruppen. Ved slutpunktsmålingen fik projektet indikationer af, at de oprindelige ressourceopgørelser ved nulpunktsmålingen var underdimensioneret. I et enkelt tilfælde gav det anledning til, at det oprindelige potentiale blev opskrevet (håndtering af LER-besvarelser) med en tilsvarende opskrivning af potentialet. Ved slutpunktsmålingen var det ligeledes interessant at konstatere den forandring, som projektet har bibragt opgaven med at analyse ledningsnettets deklarationer. Ved nulpunktsmålingen brugte man ikke tid på opgaven, for den var uoverskuelig. Ved slutmålingen brugte man heller ikke tid på opgaven, for nu er den digitaliseret, og data kan uden problemer fremfindes via web-gis-systemet. Det har gennemgående været vigtigt for projektet at kunne redegøre og stå inde for diverse konklusioner. Som følge af indsamlingsmetode og erfaringer ved tilvejebringelsen af data har projektet generelt anlagt en forsigtig synsvinkel vedrørende udredning af potentialer og opgørelser for realiserede gevinster. side 17
9 Evalueringsanalyse og resultater Evalueringsanalysen foretages i følgende rækkefølge: Evaluering af forandringsmodellen Projektets effekt på målgrupperne. Generelt kan projektet bemærke, at de forsyninger, der har haft størst effekt af dette projekt, også er dem, der havde den største ledelsesmæssige opbakning. Dette blev også afspejlet i deltagernes lyst til at bidrage til løsningerne, både med forslag og konstruktiv kritik. 9.1 Evaluering af forandringsmodellen I det følgende evalueres forandringsmodellens respektive parametre. 9.1.1 Omverdenen Randbetingelserne var som udgangspunkt uændrede. Den generelle dagsorden om besparelser, jf. vandsektorloven, har medvirket til nogen grad af fokus blandt forsyningerne. Projektet har dog også konstateret en vis afmatning blandt deltagerne som følge af de mange uafklarede problemstillinger, som er fulgt efter initieringen af vandsektorloven. Endnu et meget voldsomt regnskyl over København i juli 2011 gav store oversvømmelser, hvilket gav et naturligt fokus på anlægsinvesteringer og dermed indirekte også på værdien af valide ledningsstamdata. 9.1.2 Et afgrænset testmiljø Som udgangspunkt var testmiljøet uændret gennem projektperioden. Det var forventet, at den vedtagne vandsektorlov ville påvirke selskabernes adfærd og ønske om at spare driftsomkostninger. Projektet blev i den forbindelse jævnligt rost for at bidrage til reduktion i driftsomkostningerne. På den anden side oplevede projektet også, at en del af de deltagende forsyninger var tilbageholdende med at afprøve ny teknologi. Dette skyldes flere faktorer som eksempelvis: Den ansatte leder var ny og havde ikke fokus på driftsoptimering Drøftelser om konsolidering med andre selskaber betød, at man afventede afklaring af itunderstøttelse i organisationen. Testmiljøet, som består af ni separate virksomheder med selvstændig ledelse, vanskeliggør en ansvarsplacering af gevinstrealisering for projektet. Gennem projektperioden har der været afholdt møder med ledelsesgruppen for at sikre accept og forståelse for det arbejdsbesparende potentiale. side 18
Fokus på den fremadrettede gevinstrealisering vil blive fastholdt via: Fortsat drift af datacentret Kvartalsvise direktørmøder Effektiviseringskrav, jf. vandsektorloven. 9.1.3 Ressourcer som katalysator for projektet I forbindelse med de indledende projektforberedelser havde man lavet nogle sonderende forespørgsler blandt forsyningerne i regionen, og det stod tidligt klart, at projektets vision var god, men stadig ikke var attraktiv nok til at få forsyningerne til at bruge ressourcer på løsningen. Grundlæggende vidste man godt, at drift og vedligehold af stamdata burde sikres bedre ved forbedrede arbejdsrutiner og større fokus, men det var dog en arbejdsopgave, der blev nedprioriteret i forhold til håndtering af daglig sagsbehandling. Med de finansielle midler, som ABT-fonden stillede til rådighed, havde projektet opnået en katalysator for at iværksætte projektet. Projektet kunne nu tilbyde en attraktiv pakke af ydelser såsom forbedrede stamdata, et fælles datacenter og fremtidig kvalitetssikring af data, med et afbalanceret ressourcetræk til udviklingsarbejdet for de enkelte forsyninger. Projektets samlede ydelsespakke viste sig at være så attraktiv, at otte ud af ti forsyninger valgte at deltage i projektet. 9.1.4 Aktiviteter Erfaringer vedrørende projektets gennemførelse sættes i det følgende i forhold til projektets tre hovedaktiviteter: 1. Gennemførelse af en centralisering af administrationsopgaver til ét fælles datacenter 2. Indkøb og implementering af webbaseret it-teknologi 3. Kvalitetsforbedring af ledningsstamdata. Gennemførelse af en centralisering af administrationsopgaver til ét fælles datacenter Efter godkendelsen af projektets nulpunktsanalyse i december 2010 blev udviklingsarbejdet vedrørende datacentrets fremtidige ydelseskatalog og arbejdsgange iværksat. Udviklingsprocessen forløb over tre fælles arbejdsmøder med fire-fem ugers mellemrum med deltagelse af alle forsyningerne og var understøttet af hyppige bilaterale møder mellem projektet og de enkelte forsyninger. Af hensyn til de store forskelle, der var blandt forsyningerne, blev der opstillet følgende udviklingsproces: 1. Identifikation af datacentrets ydelser 2. Fastlæggelse af kvalitetssikringsproces og standardiserede støtteværktøjer side 19