Møde i studentersamfundets bestyrelse Den d 25. marts 2014 klokken 17:00, Ridderlokalet/Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Daniel Mose Thiilborg, Anne Kathrine Krushave, næstformand Kasper Gram, kasserer Philip Hundevad Nymann, bestyrelsesmedlem Lasse Rørbæk, bestyrelsesmedlem Asger Munk Bandholst, bestyrelsesmedlem Anders Steen Mortensen, bestyrelsesmedlem Christina Saaby Jørgensen, bestyrelsesmedlem** Simon Pedersen, Studenterhuset s repræsentant Observatører: Michael Trabjerg, Ordfører Afbud Daniel Seehausen, Erhvervsgruppen Afbud Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... [30 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studentersamfundet CPH fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Spisning [30 min] 5. Procedure for betaling af faktura (ODB) [20 min] 6. Generalforsamling (ODB) [90 min] 7. Årets frivillig (ODB) [30 min] Lukket punkt Eventuelt Mødeevaluering Oprydning af bestyrelseslokale og aktivistlokale O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 6
Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Lasse Referent: Anders Godkendelse af dagsorden Nyt Punkt Studiestartsfests musik Nyt punkt Gigantium booking aftale 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Visitkort Udsat Kasseapparat Er blevet testet i Navision, der bliver fortsat arbejdet med det. Rundture til nye studerende Der mangler fortsat at komme rundt til nogle af de studerende Der mangler i alt 5 studier De 3 er allerede planlagte, og bliver afviklet snarest De 2 sidste studier, vil bestyrelsen bestræbe sig på at nå ud til. Projekt Rækværk Efter Generalforsamlingen 2014 vil den nye bestyrelse varetage Projekt Rækværk. Projekt Rækværk får tilsendt de nye vedtægter efter Generalforsamlingen. Efter modtagelsen af disse, vil Rækværk indsende en ansøgning om at blive en gruppe under S et. Generalforsamling På som punkt Nyhedsmail Den nye bestyrelse vil skrive en nyhedsmail. Hall of Fame Bestyrelsen færdiggør arbejdet efter bestyrelsesmødet i dag. Webshop Navision har givet et overslag lydende på 45 60 timer for at få lavet de ændringer, der er blevet ønsket fra sekretariatet samt de højest prioriterede elementer sendt til Navision fra Studentersamfundets Side 2 af 6
bestyrelse og et nyt layout til hjemmesiden. Navision vurderer, at denne første etape kan være færdig i løbet af 14 dage Resten af de ændringer, der skal være færdig til studiestarten til sommer, vil være færdig medio maj. (Flere igangværende opgaver er punkter) 3. Nyt... [30 min] fra en FagTek Har skiftet navn til Vektor Der er blevet lavet en del vedtægtsændringer, som vil blive sendt til bestyrelsen efter generalforsamlingen fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst Kasserer Kasper Gram Har arbejdet på generalforsamling, sin årsberetning og overleveringsweekend Anders Studiestartsplanlægningen er påbegyndt Pladserne på C.W. Obels plads er ved at være i hus Arbejdet på generalforsamlingen Christina Har passet sit studie Lasse Arbejdet på generalforsamlingen Kontakt til Navision i forbindelse med onlineløsningen Arbejdet med Kasseapperat Philip Er blevet enig med O Sohn baren om, at Studentersamfundets medlemmer skal have en fordel fremfor ikke medlemmer Der opfordres til at den nye bestyrelse skal fastslå vigtigheden af, at vores medlemmer skal have gunstige forhold, så hele organisationen kan få vækst. Anne Har været til Generalforsamling i Studentersamfundet i Esbjerg Rigtig positivt oplevelse : Simon Dibbern Virker engageret, og med nogle mål for foreningen Side 3 af 6
Asger Der blev snakket meget omkring formandens uddelegering af arbejdsopgaver, indberetning af fakturaer til sekretariatet, henvendelser/kommunikation med bestyrelsen i Aalborg osv. Studiestartsworkshop er blevet planlagt til onsdag d. 2. april Har opfordret til at få parter fra både bestyrelsen i Cph, bachelor og kandidatstuderende til at deltage Alkoholbevilling Studentersamfundet CPH og de studerende efterspørger kraftigt en alkoholbevilling fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studentersamfundet CPH fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. 5. Procedure for betaling af faktura (ODB) [20 min] Motivation: Daniel Bestyrelsen traf på sidste bestyrelsesmøde en beslutning omkring dette punkt, som ændre hvad sekretærerne skal lave, derfor vil de gerne vide, hvad de ikke skal lave i stedet for Det blev udtrykt på sidste bestyrelsesmøde at det ikke kunne tage så lang tid, men de skal nu til at skrive mails for 3500 fakturaer, og hvis disse skal besvares, så kommer det til at tage lang tid. Derfor vil de gerne enten have beslutningen ændret, eller få at vide hvad de ikke skal lave? Alternativ kunne man jo bede kassereren om at han/hun skulle komme ind hver dag/uge og godkende betalingerne. Side 4 af 6
Studentersamfundets bestyrelse har i sparring med sekretariatet fundet ud af, at der er en mere optimal måde, at holde sig opdateret med økonomien på. Bestyrelsen beslutter at én af kassererens arbejdsopgaver er hver uge at besøge sekretariatet og gennemse de fakturaer, der ligger til betaling så man kontinuerligt kan følge med i det økonomiske flow. Derudover beslutter bestyrelsen at punktet Økonomi skal tilbage på dagsordenen. Bestyrelsen ønsker at alle grupper skal have mulighed for at få indsigt i deres egen økonomi, og vil opfordrer kontaktpersoner til de enkelte grupper, om at udmelde til grupperne, at de altid har mulighed for at komme forbi sekretariatet og spørge ind til deres økonomi, eller generelt at rette henvendelse til Studentersamfundets kasserer. Kassereren skal være opmærksom på faktura, fra firmaer hvorfra vi normalt ikke bestiller varer. Kassereren skal ligeledes være opmærksom på faktura med bærmærkelsesværdige beløb disse skal altid viderekommunikeres til gruppen, hos hvem beløbet skal faktureres. Der skal ikke reageres på udlæg, da det må være den udlægs givende persons ansvar, at det købte stemmer overens med det budgetterede til gruppen. 6. Generalforsamling (ODB) [90 min] Motivator: Daniel Vi skal have planlagt hvem der gør hvad klar til GF, og hvem der snakker for/imod de enkelte forslag. Der tages ikke referat til dette punkt, da det er på bestyrelsesmødet som en arbejdsopgave i forbindelse med generalforsamlingen. 7. Årets frivillig (ODB) [30 min] Lukket punkt Motivator: Daniel Vi skal have valgt hvem der fortjener at vinde prisen som årets frivillig på AAU. Ansøgningerne sendes rundt til bestyrelsen efter deadline. Behandles fortroligt indtil offentliggørelsen til GF 8. Studiestartsfestmusik (ODB) [30 min] Motivator: Studiestartsfestudvalget LoL står for at booke musikken til Studiestartsfesten og har indhentet et tilbud dette tilbud skal Studentersamfundets bestyrelse godkende. Side 5 af 6
Der er blevet indhentet tilbud fra Rasmus Hedegaard, Oliver Kesi og Brandon Beal der alle tre er nogle ret store navne samt Dj til at spille. Bestyrelsen foreslår, at man opbygger musikken, så man starter med en almindelig Dj, efterfølgende et coverband og så de store hovednavne, slutteligt har men så en almindelig dj igen. Simon, fra Studenterhuset, foreslår at LoL kan kontakte Studenterhuset, og samarbejde om at finden noget musik. Bestyrelsen støtter Studiestartsfestudvalget i deres ønske om at booke hovedsættet Hedegaard, Kesi og Brandon Beal. LOL fortsætter med at kigge efter et coverband og en almindelig Dj. Det vil være at foretrække, at navnene til coverband og den almindelige Dj, er Studiestartsfestudvalget i hænde til slut april, så de kan indgå i reklamematerialet. 9. Gigantium booking aftale Motivator: Daniel Anders overtager opgaven med Gigantium. Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Oprydning af bestyrelseslokale og aktivistlokale Motivation: Anders Side 6 af 6