De Vanføres Boligselskab for Københavns Kommune Organisationsbestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 12. juni 2014 kl. 16.00 i mødelokalet i Kollektivhuset ved elevator 1. Deltagere: Afbud: Fraværende: Susanne Henriksen, Ninna Breum Hansen, Jesper Harlfeldt, Inga Olesen, Connie Mistarz, Yardena Theresa Mortensen Jensen og P. O. Bengtson. Suppleant Nicoline Mulvad. Fra Boligkontoret Danmark deltog Tonny Bjørn, Peder Hansen og Helle Hjorting Damberg. Maria Wiktoria Karolini og Stina Amdi Letvad deltog ved behandling af stop udsættelsesprojektet. Bent Nygaard, Per G. Larsson og Thomas Gerken. Hans Pedersen. Indhold Ad 1 Godkendelse af dagsorden...2 Ad 2 Forhandlingsprotokol...2 Ad 3 Revisionsprotokol...2 Ad 4 Meddelelser...2 Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning)...3 Ad 6 Næste møder...4 Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering)...4 Ad 8 Eventuelt...7 Bilag: 1. Debitorliste 2. Afdeling 1, den boligsociale helhedsplan 3. Afdeling 14, haveudvidelser side 1/8
Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. Ad 1 Godkendelse af dagsorden Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen med enkelte tilføjelser, jf. punkterne 5.2, 5.3 og 5.4. Ad 2 Forhandlingsprotokol Referat af organisationsbestyrelsesmøde, afholdt den 31. marts 2014, er udsendt den 11. april 2014. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referat af mødet afholdt den 31. marts 2014. Organisationsbestyrelsen godkendte referat af møde afholdt den 31. marts 2014 uden bemærkninger. Forhandlingsprotokollen blev underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ad 3 Revisionsprotokol Det blev oplyst, at der ikke var indført noget i revisionsprotokollen siden seneste møde. Organisationsbestyrelsen tog oplysningen til efterretning. Ad 4 Meddelelser 4.1 Meddelelser fra formanden På mødet giver organisationsbestyrelses formand Susanne Henriksen en orientering om eventuelle nye sager og forhold. Boligkontoret Danmark afholder deres repræsentantskabsmøde lørdag den 14. juni 2014. DVB København lader sig repræsentere med Susanne Henriksen, Inga Olesen, Connie Mistraz, Per O. Bengtson og Ninna Breum. Susanne Henriksen er indstillet af lokalrådet Holte til valgt til Boligkontoret Danmarks bestyrelse. Valget foretages på repræsentantskabsmødet den 14. juni 2014. Der løbes DHL Stafet fredag den 29. august 2014, og DVB København stiller med tre hold. Sidste år var den samlede udgift på cirka 1.000 kr. Tilmelding skal ske til Susanne Henriksen inden 1. august 2014, for dem der vil spise med og ikke løber. Der afholdes mandskabsdag torsdag den 11. september 2014; dagen starter kl. 7.30 og turen går til Nakskov. Invitation blev omdelt. Sidste år var udgiften til mandskabsdagen på cirka 10.000 kr. udover overnatning. BL afholder kredskonference den 21. og 22. marts 2015. Der afholdes lokalrådsmøde i Dragør den 11. september 2014. Connie Mistarz afløser Ninna Breum i SU, idet møder afholdes i dagtimer og med Ninnas nye arbejdstider efter sommerferien gør det vanskeligt for hende at møde op. Forretningsudvalget udvides med endnu et medlem, Connie Mistarz, også som følge af Connies indtræden i SU. side 2/8
4.2 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark På mødet giver forretningsfører Tonny Bjørn en orientering om eventuelle nye sager og forhold hos Boligkontoret Danmark, med primær fokus på afdelingskontoret. Boligkontoret har udviklet en ny budgetkontrol, der fremover vil blive sendt ud kvartalsvis. Udover oplysninger om forbrug medtages også oplysninger om fraflytninger og aktiviteter/sager. På mødet blev der orienteret om stop udsættelsesprojektet 4.3 Bodanmark Nyt Artikler af lokal interesse vil blive belyst på mødet. 4.4 Øvrige meddelelser Debitorliste På organisationsbestyrelsesmødet den 18. februar 2014 blev bestyrelsens orientering om debitorer drøftet, idet materialet kan forbedres, således at det mere tydeligt fremgår hvilke sager der er aktuelle, hvor store beløb der er afskrevet mv. Boligkontoret Danmark har udarbejdet en ny liste, hvor det er tilstræbt at listen kan trækkes direkte fra det administrative system, således at listen er håndterbar og fejlkilder begrænses. Listen vil blive omdelt på mødet som denne dagsordens bilag 1. På mødet blev debitorliste omdelt og gennemgået. Der var tilslutning til formen på den nye liste. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning, med de under punkterne nævnte bemærkninger. Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning) Under dette punkt behandles selskabs- og afdelingssager, organisationsbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. hvor det indstilles at Forretningsudvalget har i forbindelse med udarbejdelse af denne dagsorden drøftet eventuelle selskabs- og afdelingssager til beslutning. Der synes ikke aktuelt at være sager til behandling. På kommende møder (efter sommerferien) vil evaluering af nuværende udlejningsaftale og selskabets økonomi blive taget til behandling. 5.1 Afdeling 2 Kastanie Alle På mødet oplyste Tonny Bjørn, at der er afgivet købstilbud på Kastanie Alle på 1,475 mio. kr. Ejendomsmægler indstiller, at købstilbuddet accepteres af selskabet. Det samlede provenu ved salget vil andrage ca. 1,4 mio. kr. Provenuet skal blandt andet anvendes til dækning af lejetab. Boligkontoret ansøger endvidere Landsbyggefonden om, at det resterende beløb kan indgå i selskabets dispositionsfond. Alternativt skal det anvendes helt eller delvist til nedskrivning af pant og indbetaling til Landsbyggefonden. Organisationsbestyrelsen godkendte, at Kastanie Alle sælges for 1,475 mio. kr. og købsaftalen blev underskrevet på mødet. 5.2 Afdeling 1 Genhusning På mødet blev den aktuelle genhusning af beboere i Kollektivhuset drøftet, og den tidligere beslutning herom blev stadfæstet. Der tilbydes alene genhusning til beboere som følge af den forestående elevatorrenovering, ikke grundet nybyggerisagen, og kun til de beboere som er forhindret i at komme ud af deres boliger af fysiske årsager. Der tilbydes således ikke genhusning til beboere grundet støjgener. side 3/8
5.3 Organisationsbestyrelsen Udbetaling af telefonpenge og kontorhold På mødet blev udbetaling af telefonpenge og kontorhold til hvert enkelt bestyrelsesmedlem drøftet. Det er ønsket, at disse beløb kommer til udbetaling i en overensstemmelse med omfanget af den enkeltes deltagelse i bestyrelsesarbejdet og på møder. Forholdet tage sop til drøftelse på et kommende bestyrelsesmøde. 5.4 Organisationen Beslutningsgange i projekter På blev der rejst ønske om en tydeligere skriftliggørelse af beslutningsgange i diverse projekter, eventuel i form af forretningsgange. Det blev aftalt, at der arbejdes videre hermed, og der eventuel kan tages udgangspunkt i det der allerede ligger i den boligsociale helhedsplan. Punktet tages op til behandling på et kommende møde. Ad 6 Næste møder Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 19. august 2014, kl. 16.00. Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering) Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, såfremt dette direkte efterspørges. 7.1 Afdeling 1 Kollektivhuset Nybyggeri på 10. og 11. sal Nedrivningsarbejdet er fortsat i fuld gang. Der er igangsat særlig gennemgang af rørføringen i 9. sals lejlighederne, med henblik på at afdække arbejdets omfang, især i forhold til antal arbejdsdage i lejlighederne. Monteringen af radiatorer er igangsat og der er derfor ingen varme på huset. Der har rejst sig flere forskellige problematikker i fremdriften af byggesagen, idet DSB selv skal anvende parkeringspladsen nord for huset til byggeplads. Vores byggeplads er derfor flyttet til parkeringsarealet ved Hans Knudsens Plads 3. Dansk Handicap Forbund har ligeledes meddelt, at stilladset ikke må stå på deres grundareal nordøst for huset. Der søges dog en forhandlingsløsning. Hejsen kan, hvis det bliver nødvendigt, flyttes til arealet ved Lidl. På grund af ændring af reglerne for håndtering af giftigt affald er byggesagen varslet forlænget med ca. 1 måned, ligesom der også er varslet tidsfristsforlængelse i forbindelse med flytning af hejsen. Afleveringen vil derfor blive rykket minimum 1 måned længere i 2015, således at afleveringen kan blive omkring april 2015. Elevatorrenoveringen Elevatorrenoveringen starter den 10. juni 2014 og genhusningen er nu planlagt i detaljer. Der er 14 beboere, der skal genhuses, hvoraf de 4 bliver genhuset af Københavns Kommune. Det praktiske genhusningsarbejde har været på mandskabsmøde og 3 af medarbejderne vil bistå med det praktiske flytningsarbejde frem og tilbage. I den udstrækning arbejdet foregår udenfor almindelig arbejdstid vil medarbejderne blive honoreret med 250 kr. i timen. Det er aftalt med byggeledelsen, at der må arbejdes i 2-holdsskift fra kl. 07.00 22.00 også i weekenden, dog således at det larmende arbejde fortrinsvis foregår i dagtimerne på hverdage. Der blev afholdt orienteringsmøde for beboerne den 20. maj 2014 og der var pænt fremmøde, hvor beboerne kunne få svar på deres problemstillinger. side 4/8
Der genhuses i 2 lejligheder i Kollektivhuset, 2 i Hectorgården og 1 på Vigerslevvej. Herudover har vi fået rådighed over 2 pensionistboliger i Tranehavegård, der administreres af 3 B, men hvor kommunen har 100% anvisning. Byggesagen afholder alle udgifter forbundet med genhusningen. Boligerne på 1. sal Der er fortsat ingen afklaring på gulvproblematikken Familieområdet Afdelingsbestyrelsen arbejder pt. med etablering af et større rekreativt familieområde på grunden ved Hans Knudsens Plads 3. Deklarationerne gennemgås for at afdække evt. servitutter, der forhindrer denne udnyttelse af arealet. Den boligsociale helhedsplan. I løbet af sidste halvår 2013 blev den boligsociale helhedsplan revideret og omskrevet i samarbejde med Styregruppen. Konklusionen var, at der var for mange fokusområder og nogle af fokusområderne var forældede. Fokusområderne er derfor reduceret fra 6 til 3 områder, der er: Beboernetværk og demokrati, Sundhed og socialt udsatte Børn, unge og familier Beboernetværk og demokrati Indsatsområdet har stor fokus på det sociale liv, der forgår i Kollektivhuset. Formålet er at tilskynde beboerne til at tage hånd om det fælles i huset, samt at relatere beboernetværkene til afdelingsbestyrelsen og bestyrelsesarbejdet. Indsatsområdet bliver lidt bredere end det oprindelige indsatsområde 1 (fokus på det kollektive i huset). Det vil derfor fremover også omfatte aktiviteter fra de gamle indsatsområder, Tryghed og image og ressourcer til beboerdemokratiet, da disse indsatsområder tages ud af helhedsplanen. Sundhed og socialt udsatte Arbejdet med sundhed og socialt udsatte i Kollektivhuset er stadig et stort behov. Den væsentligste del af arbejdet på området handler om at opbygge og vedligeholde et godt lokalt netværk med henblik på at knytte de beboere, der har et behov, til de eksisterende lokale tilbud i enten kommunen eller frivillige foreninger. Projektlederens rolle i indsatsen er dels at opsøge de eksterne partnere, der kan tilbyde aktiviteter, der matcher målgruppens behov, og dels at opbygge et godt beboernetværk med henblik på at formidle kontakten til de eksterne partnere. Børn, Unge og Familier Indsatsområdet var ikke en del af den oprindelige helhedsplan, men både projektlederen og afdelingsbestyrelsen oplever at der er behov for at arbejde med afdelingens børn og unge. Børnefamilierne i Kollektivhuset lider af mangel på fællesskab, netværk og kontakt med hinanden. Især i de tosprogede familier har børnene ingen kammerater/venner blandt andre i huset og ej heller uden for. Styregruppen godkendte omskrivningen af helhedsplanen, samt det redigerede budget på sit møde den 12. december 2014. Landsbyggefonden er efterfølgende orienteret om omskrivningen, som man har nikket til omskrivningen. side 5/8
Den nye helhedsplan og det redigerede budget vedlægges som denne dagsordens bilag 2. Med udgangen af april 2014 opsagde projektlederen sin stilling, og der blev iværksat en ansættelsesprocedure. Den 27. maj afholdt styregruppen sammen med forretningsføreren ansættelsessamtaler med 2 kandidater, og det er lykkedes at få ansat en ny projektleder fra den 1. juli 2014. 7.2 Afdeling 2 Småhusene Salg af boligen Kastanie Allé På afdelingsmøde den 27. marts 2014 kunne der ikke blive valgt en afdelingsbestyrelse. Den 22. maj 2014 blev der derfor afholdt ekstraordinært afdelingsmøde med henblik på at få valgt en afdelingsbestyrelse, ligesom salget af Kastanie Alle var på dagsordenen. Der kom 3 beboere og der blev desværre ikke valgt en afdelingsbestyrelse. Salget af Kastanje Alle blev godkendt enstemmigt. Salget er igangsat, men der er intet nyt siden sidst. 7.3 Afdeling 3 Brønshøj/Husum Mullerupvej 3A fraflytningsregning Intet væsentligt nyt. 7.4 Afdeling 4 Amager/Valby Første møde med den nye afdelingsbestyrelse blev afholdt den 13. maj, og mødet var dels en præsentation af hinanden dels en snak om de fremtidige opgaver, kurser mv. Næste møde er aftalt til den 10. juni 2014, hvor der tages fat på arbejdsopgaverne: Nyt havereglement Prioritering af køkkenudskiftning Præcisering af beboerforpligtelser i forbindelse med snerydning og vedligeholdelse af fællesarealer. Herudover gennemgang af budgetkontrol. 7.5 Afdeling 6 Hectorgården Skurene i gården er malet af medarbejderne, og fremstår meget flotte. 7.6 Afdeling 7, Vigerslevvej Udskiftning af vinduer er bestilt i Boligkontoret Danmarks byggeadministration. Der kunne ikke blive valgt en ny afdelingsbestyrelse på afdelingsmødet. 7.7 Afdeling 8, Kastrupvej Beboerne har malet skurene og region Hovedstaden er ved at lukke sagen om undersøgelse for giftig byggegrund. Der er dog 1 borehul, der endnu ikke er dækket til. 7.8 Afdeling 9/10 - Solgavehjemmet Samarbejdet mellem plejepersonalet og varmemesteren. Samarbejdet fungerer fortsat meget fint, og der arbejdes med flere af ønskerne fra markvandringen bl.a. Nye havelåger Tyverisikring side 6/8
Opretning af flisearealer Opretning af bænke på vejen til verdens ende Bedre lys i opholdsområderne Alle opstillede til afdelingsbestyrelsen blev genvalgt. 7.9 Afdeling 11 Valby På sidste OB-møde blev det besluttet at bevilge afdelingen et lån på 90.000 kr. fra dispositionsfonden til etablering af radiatorer i indgangspartierne i familieboligerne, idet erfaringerne fra en prøveopsætning har været særdeles positive. Der er indhentet 2 tilbud på arbejdet og Bad og Varme, selskabets lokale håndværker, var billigst. Samlet pris inkl. moms er 56.250 kr. Arbejdet udføres henover sommeren, således at alle radiatorer er monteret til den nye fyringssæson. 7.10 Afdeling 14 - Dragør Haveudvidelser På afdelingsmødet den 24. marts 2014 godkendte forsamlingen med overvældende flertal at ansøge Kommunen om tilladelse til udvidelse af de private haver. Den 4. april 2014 godkendte kommunen efter ansøgning haveudvidelsen for alle haver i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har siden arbejdet på et havereglement og forslag til hvilket omfang haverne kan udvides. Der holdes ekstraordinært afdelingsmøde den 18. juni 2014, hvor administrationen deltager. Materialet vedhæftes som denne dagsordens bilag 2. Det indstilles, at afdelingssager til orientering tages til efterretning. Ad 8 Eventuelt Mødet hævet kl. 18.15 Referent: Tonny Bjørn side 7/8
Bestyrelsens underskrifter: Susanne Henriksen Ninna Breum Hansen Thomas Gerken (-) Formand Næstformand Connie Mistarz Bent Chr. Nygaard (-) Inga Olesen Vakant (ekstern udpeget) Yardena T. M. Jensen Jesper Harlfeldt Per G. Larsson (-) Hans Pedersen (-) P. O. Bengtson side 8/8