Norddjurs Kommune valgte i 2011 at sætte store dele af den kommunale kørsel i udbud.

Økonomidirektøren Januar 2013 Notat vedr. merforbrug på kørselsbudgettet i 2012 1. Indledning Norddjurs Kommune valgte i 2011 at sætte store dele af den kommunale kørsel i udbud. Årsagerne til at vi valgte at gennemføre et fælles udbud var: 1. De hidtidige kontrakter på skolebuskørslen var udløbet og omfanget på kørslen gjorde et EU-udbud nødvendigt 2. Telebusordningerne i Norddjurs Kommune skulle harmoniseres 3. I budget 2011 blev der indarbejdet en hensigtserklæring om en bedre koordineret kollektiv trafik og kommunalkørsel. Det blev besluttet at gennemføre et tværgående arbejde (forankret i miljø- og teknik udvalget) med henblik på at opnå driftsbesparelser. Der blev endvidere indarbejdet en besparelse på 1 mio. kr. i budget 2011 stigende til 2 mio. kr. i de efterfølgende år. Teknik og drift har fungeret som tovholder på det tværgående udbud, og har benyttet konsulentfirmaet COWI som ekstern konsulent i udbudsprocessen. I 2011 blev der gennemført udbud af kørslen på følgende dele af den kommunale kørsel: Kørsel til specialundervisning på Djurslandsskolen og Kørsel til specialklasserne ved Allingåbroskolen, Auningskole, Mølleskolen, Langhøjskolen, Kattegatskolen samt Kørsel til aktivitetstilbud i Posthaven, Vestervang og Møllehjemmet. Efter udbudsprocessen blev der indgået kontrakt med Skjern Bilen med start 1. januar 2012. Den samlede kommunale kørsel er mere end den kørsel, som er indeholdt i det gennemførte udbud. Norddjurs Kommune har derfor kørselsudgifter årligt på samlet ca. 36,2 mio. kr. 1

Den samlede kørsel i Norddjurs Kommune Opr. budget 2011 Korr. budget 2011 Opr. budget 2012 Korr. budget 2012 Forv. forbrug 2012 Forbrug Kørselstype (mio. kr. i løbende priser) 2011 BUU skolekørsel 3,8 5,8 6,0 5,8 5,4 4,3 *BUU skolekørsel vedr. udbud 4,5 6,7 7,0 4,7 5,6 9,0 BUU Myndighed 1,7 1,8 1,8 1,6 1,6 1,6 *BUU Myndighed vedr.udbud 2,1 2,1 2,1 2,2 2,2 1,6 VPU Træning øst og vest 0,1 0,1 0,0 0,1 0,1 0,0 *VPU Træning øst og vest vedr. udbud 1,2 1,2 1,1 1,2 2,2 3,2 MTU Telebus2011/Flextur2012 0,6 0,6 0,8 1,2 1,8 1,5 MTU øvrig kørsel 19,8 14,5 12,5 19,9 19,2 14,0 ØK - Borgerservice 1,7 1,7 1,1 1,7 1,6 0,9 Samledeudgifter 35,6 34,5 32,3 38,3 39,8 36,2 *heraf i udbuddet 7,8 10,0 10,1 8,2 10,1 13,8 Stjernemarkering af kørsel inden for udbuddet/kontrakten med Skjern Bilen. Under MTU Telebus2011/flextur2012 er indregent en budgetoverførsel på i alt 1,4 mio. til BUU og VPU vedrørende kørsel inden for udbuddet. Ligeledes er der under ØK indregnet budgetoverførsel på 0,1 mio. kr. til BUU. Der er tale om det foreløbige regnskabsresultat for 2012. Mindreforbruget på kørslen, som ikke har med Skjern Bilen at gøre, kan i nogle tilfælde skyldes periodiseringer mellem årene. Der er i 2011 og 2012 brugt ca. 10 mio. kr. til at finansiere den udbudte kørsel. Det er derfor forventningen, at disse budgetter skal flyttes til de områder, hvor udgifterne til kørslen nu bogføres. En samling af disse budgetter gør ikke de afleverende områder hverken rigere eller fattigere. I forbindelse med denne udredning af merforbruget på kørslen har COWI bidraget med konsulentbistand. COWI har sammen med medarbejdere fra Økonomi og Indkøb gennemført interviews med Teknik og Drift, Djurslandsskolen, specialklasserne, Træning Øst, Træning Vest og Skjern Bilen. 2

2. Udredningens hovedkonklusioner 2.1. Budget 2012 Der er konstateret forventede merudgifter i 2012 på den samlede udbudte kørsel på 3,7 mio.kr. Budgettet til den udbudte kørsel har i 2012 været på 10,1 mio.kr., mens udgifterne til den Garantitid: Et fastsat skøn på hvor lang den samlede udbudte tid (på alle kørselstyper) bør tage. Skønnet er fastsat af det eksterne konsulentfirme COWI i forbindelse med udbuddet, og er baseret på de kendte elever der skulle køres, og deres bopæl i sommeren 2011. I forbindelse med udbuddet bød de enkelte leverandører på hvilken timepris, de skulle have for at køre den beregnede garantitid. Den leverandør som gav den laveste timepris vandt udbuddet. Garantitid ganget med timeprisen er den pris som Norddjurs Kommune skal betale for den skønnede kørsel. Hvis kørslen overstiger garantitiden skal dette godkendes af kommunen inden kørslen igangsættes. Betalingen for evt. merkøretid afregnes til samme timepris for de første 30 % mertid. Skønnet på garantitiden blev fastsat lidt konservativt, for ikke at binde kommunen til faste betalinger, for timer som ikke skulle bruges. Garantitiden skal ses på tværs af hele udbuddet, således kan der godt være mindre kørsel på et delområde og mere kørsel på et andet område, uden at dette ændrer den samlede betaling. beregnede garantitid har været 12,4 mio. kr. Udover den udbudte garantitid har leverandøren kørt for yderligere 1,4 mio. kr. Budgetramme i 2012 i alt(1) 10,1 mio. kr. Garantitid 12,4 mio. kr. Kørsel udover garantitid 1,4 mio. kr. Merudgift i alt 3,7 mio. kr. (1) Når besparelsen på 2 mio. kr. på kørsel vedtaget i forbindelse med budget 2011 er indregnet. 2.2. Budget 2013 Der er forventede merudgifter i 2013 på den samlede udbudte kørsel på 1,3 mio. kr. Budgettet til den udbudte kørsel er i 2013 på 12,1 mio.kr., mens udgifterne til den beregnede garantitid forventes at være 12,4 mio. kr. Når den forventede overskridelse i 2013 er mindre end både i 2012 og fremover, skyldes det at der i forbindelse med budgetlægning for 2013 blev indarbejdet en teknisk korrektion på 2 mio. kr., som modsvarer den besparelse, der blev indlagt i budget 2011. Budgetramme i 2013 i alt(1) 12,1 mio. kr. Garantitid 12,4 mio. kr. Kørsel udover garantitid 1,0 mio. kr. Merudgift i alt 1,3 mio. kr. Besparelsen på 2 mio. kr. på kørsel er nulstillet i 2013. 3

2.3. Efterfølgende år Der er forventede merudgifter i 2014 og frem, på den samlede udbudte kørsel på 3,3 mio. kr. Budgettet til den udbudte kørsel er i 2014 og frem på 10,1 mio. kr., mens udgifterne til den beregnede garantitid forventes at være 12,4 mio. kr. Budgetramme i efterfølgende i alt(1) 10,1 mio. kr. Garantitid 12,4 mio. kr. Kørsel udover garantitid 1,0 mio. kr. Merudgift i alt 3,3 mio. kr. (1) Når besparelsen på 2 mio. kr. på kørsel vedtaget i forbindelse med budget 2011 er indregnet. 2.4. Forklaringer på merforbruget De primære forklaringer på merudgifterne til kørslen inden for udbuddet (med de kørselsmønstre der er i 2012) er at: 1. Det har ikke været muligt at opnå den forventede besparelse på udbuddet af kørslen til og fra Djurslandsskolen, specialklasserne samt aktivitetskørslen. Budgettet som normalt bruges til den kørsel som indgår i udbuddet er samlet set 10,1 mio. kr. på tværs af alle udvalg, når besparelsen fra budget 2011 på 2 mio. kr. er indregnet. Mens den bestilte kørsel i udbuddets garantitid koster 12,4 mio. kr. Der er således en difference og dermed en forventet budgetoverskridelse på 2,3 mio. kr., hvis der kun køres i den skønnede garantitid. Det har altså ikke været muligt at opnå besparelsen. 2. Udover den udbudte og aftalte garantitid er der kørt for 1,4 mio. kr. Der er mange forskellige årsager til merkørslen og dermed merforbruget. Merudgifterne stammer primært fra kørslen med specialskole og specialklasseelever. En mindre del af merforbruget stammer fra aktivitetskørslen på Træning Øst og Vest. Det har i denne udredning ikke været muligt at sætte beløbsstørrelse på den enkelte forklaringer, men der arbejdes videre med at udrede dette, med henblik på muligheden for at nedbringe merudgifterne. 4

Årsagerne til den yderligere kørsel er: Den skønnede garantitid har formentlig været ansat for konservativt i forbindelse med udbuddet. En skarp overholdelse af servicetiden til henholdsvis 75 min. og 60 min. for transport af elever til specialundervisning på Djurslandsskolen og specialklasserne har formentlig nødvendiggjort flere busser og køretimer end skønnet ved udbuddet. Tidligere har det være accepteret at servicetiden kunne overstige de fastsatte grænser. Omfanget og hyppigheden af overskridelserne kendes ikke. Der er usikkerhed om, hvorvidt Skjern Bilen har iværksat og gennemført en optimal ruteplanlægning generelt. Der er usikkerhed om, hvorvidt planlægningen og gennemførslen af transporten fra skolerne efter SFO er optimal. Der er efter gennemførelsen af udbuddet konstateret at enkelte aflastningskørsler ikke var medtaget i udbud og dermed i garantitiden. På grund af nedlæggelsen af lokale busruter skal flere elever deltage i den udbudte kørsel. Timeprisen for kørslen er i dele af udbuddet højere end tidligere. 2.5. Løsningsforslag til at minimere udgifterne til kørsel 1. For at minimere merforbruget på kørselsudbuddet, er COWI som ekstern konsulent blevet bedt om at efterprøve effekten af forskellige forklaringer f.eks. Hvad er den økonomiske effekt af at hæve servicetiden til f.eks. 80 min. og 65 min., og hvor mange elever vil blive påvirket af en sådan ændring? En efterprøvning af om Skjern Bilens planlægning af ruterne er hensigtsmæssig med de på nuværende tidspunkt kendte kørsler. Kan der med fordel benyttes andre størrelser busser og dermed nedbringe køretiden? Kan det nedbringe udgifterne til kørslen, hvis det tillades at elever fra andre kommuner har længere servicetid? Når den eksterne konsulent er færdig med udregningerne, vil forslagenes vurderes i forhold til gene og økonomisk effekt. De forhold hvor der er tale om politisk fastsatte serviceniveauer, bringes til politisk behandling. 2. Andre forslag til at nedbringe udgifterne til kørsel, som bør undersøges nærmere: Mulighed for koordinering af ringetider mellem skolerne Betyder en indskrænkning af det frie valg i forhold til hjemkørsel om eftermiddagen mindre udgifter? Servicetid: Den tid som den enkelte elev må tåle i transporttid mellem skole og hjem. Servicetiden er fastsat til 75 min. for elever på Djurslandsskolen og 60 min. for elever til specialklasserne på de øvrige skoler. Eleverne må således transporteres 75/60 min. til skole og 75/60 min. hjem igen. Servicetiden er fastsat af Børne- og ungdomsudvalget d. 26. april 2011 i forbindelse med forarbejdet til udbuddet. 5

3. Endvidere bør den interne organisering i kommunen forbedres, således at der er løbende dialog med leverandøren, og at der løbende godkendes ændringer i kørslerne, hvis dette giver anledning til merudgifter. Til dette foreslås en tværgående arbejdsgruppe med repræsentanter fra ældreområdet, skoleområdet, økonomi og indkøb, teknik og drift samt myndighedsafdelingen. Arbejdsgruppen placeres ledelsesmæssigt under udviklingsforvaltningen, men opgaveløsningen sker i tæt samarbejde med de andre forvaltninger for at sikre økonomikompetencer samt viden om den praktiske kørsel. 6

3. Uddybning af forklaringer på merforbruget Merforbruget i 2012, 2013 og efterfølgende år ses af nedenstående tabel: Forventet merforbrug i 2012, 2013 og overslagsår (mio. kr. i 2012 pr 2012 2013 Overslagsår Årsager til merforbrug 2,3 2,3 2,3 Merudgifter til kontraktens garantitid i forhold til budgettet alle områder 1,1 1,0 1,0 Kørsel udover garantitid Djurslandsskolen og specialklasser* 0,3 0,0 0,0 Kørsel udover garantitiden første måneder 2012 træning Øst og Vest -2,0 0,0 Teknisk korrektion modregnet tidligere besparelse på budgetrammen** 3,7 1,3 3,3 Forventet merforbrug * Merforbruget er i overslagsårene estimeret ved kendte køreplaner for skoleåret 2012/2013. ** I 2013 er der indarbejdet en teknisk korrektion som modsvarer den tidligere indlagte besparelse på 2 mio. kr. I overslagsårene indgår besparelsen fortsat 3.1. Merudgifter til kontraktens garantitid i forhold til budgettet I forbindelse med omlægning af kørslen til en samlet kørsel i udbuddet betyder det, at udgifterne ikke fordeles på samme måde, som budgettet historisk har været fordelt. Vi har derfor samlet det budget, som hidtil har været brugt til den udbudte kørsel. Det drejer sig i alt om 10,1 mio. kr. Beløbene fordeler sig historisk mellem områderne på følgende måde: Område (mio. kr. i løbende priser) Budget BUU skolekørsel vedr. udbud 5,1 BUU Myndighed vedr.udbud 2,2 VPU Træning øst og vest vedr. udbud 1,2 MTU Telebus2011/Flextur2012 1,5 ØK - Borgerservice 0,1 Samledeudgifter 10,1 Tabellen viser budgettet før gennemførelse af budgetomplaceringer mellem forvaltningerne I forbindelse med udbuddet er garantitiden fastsat af det eksterne konsulentfirma COWI. Garantitiden som et skøn på hvor lang tid den samlede udbudte tid (på alle kørselstyper indenfor udbuddet) bør tage. Skønnet er fastsat ud fra de kendte elever der skal køres og deres bopæl i sommeren 2011. I forbindelse med udbuddet bød de enkelte leverandører på hvilken timepris, de skulle have for at køre den beregnede garantitid. Den leverandør som gav den laveste timepris vandt udbuddet. Garantitiden ganget med timeprisen, er samtidig den pris som Norddjurs Kommune skal betale for den skønnede kørsel. 7

Udgiften til kørslen af den udbudte garanti tid andrager i alt 12,4 mio. kr. ud fra det udbudte timetal og den timepris som Skjern Bilen vandt udbuddet med. Der har således allerede inden kørslen påbegyndte, været en merudgift til kørslen inden for garantitiden på 2,3 mio. kr. i 2012, samt 2014 og frem. I 2013 er denne merudgift stort set dækket af den tekniske korrektion som givet ved budgetlægningen 2013. 3.2. Kørsel udover garantitiden i 2012 I kontrakten med leverandøren er det aftalt, at hvis kørslen overstiger garantitiden skal dette afregnes til samme timepris for de første 30% mertid. Skønnet på garantitiden blev fastsat lidt konservativt i forbindelse med udbuddet, for ikke at binde kommunen til faste betalinger for timer som ikke skulle bruges. Garantitiden skal ses på tværs af hele udbuddet, således kan der godt være mindre kørsel på et delområde og merkørsel på et andet område, uden at dette ændrer den samlede betaling. Inden igangsættelse af kørsel udover garantitiden, skal dette godkendes af kommunen. Der kan være mange forskellige forklaringer på, at kørslen ikke har kunnet holdes inden for garantitiden. En del af disse forklaringer er stadig under undersøgelse. Da dele af undersøgelsen kræver fagspecifik viden indenfor kørselsområdet, fortsættes udredning med COWI som ekstern konsulent. Grundlæggende ser det ud til at kørslen udover garantitiden fordeler sig mellem skoleområdet og ældreområdet, således at der er udgifter til kørslen udover garantitiden på samlet set 1,4 mio. kr. Område Beløb i mio. kr. Djurslandsskolen 0,3 Specialklasserne 0,8 Aktivitetskørsel på ældreområdet(de første måneder i 2012) 0,3 Samlet merudgift 1,4 8

Merkørslen på skoleområdet På skoleområdet er der i budgetåret 2012 på Djurslandsskolen og specialklasserne blevet kørt 1.627 timer udover kontraktens garantitid, hvilket svarer til en merudgift på 1,1 mio. kr. Det har i denne udredning ikke været muligt at sætte størrelse på de enkelte forklaringer, men der arbejdes videre med at udrede dette, med henblik på muligheden for at nedbringe merudgifterne. Årsagerne til den yderligere kørsel er: Den skønnede garantitid har formentlig været ansat for konservativt i forbindelse med udbuddet. En skarp overholdelse af servicetiden til henholdsvis 75 min. og 60 min. for transport af elever til specialundervisning på Djurslandsskolen og specialklasserne har formentlig nødvendiggjort flere busser og køretimer end skønnet ved udbuddet. Tidligere har det være accepteret at servicetiden kunne overstige de fastsatte grænser. Omfanget og hyppigheden af overskridelserne kendes ikke. Der er usikkerhed om hvorvidt Skjern Bilen har iværksat og gennemført en optimal ruteplanlægning generelt. Der er usikkerhed om hvorvidt planlægningen og gennemførslen af transporten fra skolerne efter SFO er optimal. Der er efter gennemførelsen af udbuddet konstateret at enkelte aflastningskørsler ikke var medtaget i udbud og dermed i garantitiden. På grund af nedlæggelsen af lokale busruter skal flere elever deltage i den udbudte kørsel. Den skønnede garantitid er fastsat konservativt I forbindelse med udbuddet har COWI skønnet det samlede kørselsbehov opgjort i garantitiden. COWI har i forbindelse med udbuddet været i kontakt med alle skolerne og ældrecentrene, som har andel i den kørsel, der har været medtaget i udbuddet. Ligeledes har COWI været i kontakt med alle de hidtidige leverandører på kørslen, det drejer sig om: Sørens busser, LM, Todbjerg, Server Comfort, Grenaa Taxa, Grund taxa, Auning taxa. På baggrund af den kendte kørsel i sommeren 2011, blev garantitiden udregnet til 19.927,5 timer. Da kontrakten er skruet således sammen, at Norddjurs Kommune er mere eller mindre bundet til at betale udgifterne svarende til garantitiden, så er det vurderet hensigtsmæssigt at ansætte garantitiden lidt konservativt i kontrakten. Det er efterfølgende muligt at tilkøbe ekstra kørsel til samme timebetaling. Hvor meget af kørslen ud over garantitiden, der kan tilskrives denne konservative ansættelse af garantitiden, har det ikke været muligt at vurdere. 9

Overholdelse af servicetiden En af de vigtige ting i forbindelse med garantitiden, er fastsættelsen af den tid som eleverne må tåle i forbindelse med transporten til og fra skole. I forbindelse med udbudsprocessen blev dette serviceniveau drøftet i Børne- og Ungdomsudvalget på mødet d. 26. april 2011 På mødet blev servicetiden for eleverne fastsat til 75 min. for elever der transporteres til og fra Djurslandsskolen. Mens servicetiden til og fra den øvrige specialklasseundervisning blev fastsat til 60 min. Den nye leverandør, Skjern Bilen, fortæller i forbindelse med denne udredning, at de overholder den fastsatte servicetid, som er indskrevet i kontrakten. Den tidligere leverandør Sørens Busser har i forbindelse med forberedelsen til udbuddet fortalt, at det tidligere har det være accepteret, at servicetiden kunne overstige de fastsatte grænser. Omfanget og hyppigheden af overskridelserne kendes ikke. Det vurderes, at en skarp overholdelse af servicetiden til henholdsvis 75 min. og 60 min. for transport af elever til specialundervisning på Djurslandsskolen og specialklasserne, formentlig har nødvendiggjort flere busser og køretimer end skønnet ved udbuddet. Det har heller ikke været muligt at vurdere hvor stor en andel af merkørslen, der hænger sammen med denne forklaring. For at komme det nærmere hvor meget betydning, at en skarp overholdelse af servicetiden betyder for antallet af køretimer er COWI blevet bedt om at vurdere den økonomiske betydning af en forøgelse af servicetiden, og en vurdering af hvor mange elever der vil blive påvirket af en sådan forøgelse. En del af denne problematik er også det faktum, at leverandøren i henhold til kontrakten, også har brugt den af Norddjurs Kommune fastsatte servicetid, til børn fra andre kommuner. Det vurderes derfor også, om en forøgelse af servicetiden for eleverne fra de andre kommuner kan bidrage til en nedsættelse af de samlede kørselsudgifter, til glæde for alle involverede kommuner. Optimering af ruteplanlægningen Da køretiden i 2012 ligger betydeligt over den udbudte garantitid, er det naturligt også at undersøge om den nye leverandør har været i stand til at planlægge den udførte kørsel optimalt. Den nye leverandør har haft den ulempe ikke at have kendskab til lokalområdet og de normale 10

udsving og variationer i kørslen, specielt til og fra skolerne, hvor kørslen varierer meget fra dag til dag. COWI er blevet bedt om at foretage en kontrol af den nuværende ruteplanlægning ud fra de nuværende kørselsbehov og visitationer. Flere ruter om eftermiddagen I forhold til den garantitid og de kørselsruter der blev forventet i forbindelse med udbuddet, kan det konstateres, at der køres betydeligt flere ruter om eftermiddagen, i forbindelse med kørslen fra skole / SFO og til elevernes bopæl. En komplikation i forbindelse med eftermiddagskørslen er de mange ændringer, der sker hver dag på grund af at eleverne / forældrene har frit valg mellem de tre daglige kørsler, henholdsvis kl. 12, 14 og 16. Ligesom der jævnligt sker ændringer i de adresser hvor børnene skal afleveres f.eks. som følge af at børnene skal til den anden forælder eller i aflastning. Disse mange variationer kan betyde, at der ikke kan planlægges optimalt, og at der muligvis i perioder køres med overkapacitet. COWI er blevet bedt om at komme med en vurdering af, om planlægningen fra leverandøres side er optimal. Og om der kan gennemføres ændringer i retningslinjerne for ændringer og varsel af ændringer, der kan nedbringe udgifterne til eftermiddagskørslerne. Yderligere kørsel til aflastning I forbindelse med denne afdækning, er det konstateret, at der har været en lille del af aflastningskørslen, som ikke har været medtaget i det oprindelige udbud, hvorfor at leverandøren har ret til betaling for denne kørsel ud over garantitiden. Nedlæggelse af lokal busrute Medvirkende til merforbruget har været, at kommunen har nedlagt en lokal busrute linie 8 mellem Holbæk og Ørum, over Allingåbro og Vivild i den vestlige del af kommunen. Tidligere har 3 specialklasseelever kørt med lokalruten, disse skal i dag befordres med Skjern Bilen i stedet. Dette var der ikke taget højde for i garantitiden. Merkørslen på ældreområdet På ældreområdet køres der ældre til og fra trænings- og aktivitetscentre, hvor de er visiteret til genoptræning og vedligeholdelsestræning. I træning Øst og Vest er der samlet blevet kørt 480 timer udover garantitiden, svarende til en merudgift på 0,3 mio. kr. Efter at ældreområdet tog en dialog med leverandøren om vilkårene 11

for kørslerne, herunder overholdelse af der fastsatte garantitid, har der ikke været konstateret overskridelser på hverken køretid eller budget. 12

Timeprisen i udbuddet er højere for dele af kørslen Set i forhold til det samlede kørselsudbud kan det konstateres, at timeprisen på enkelte dele af udbuddet er højere end tidligere. Det drejer sig primært om Træning Øst, men også i mindre grad på Djurslandsskolen. 3.3. Kørsel udover garantitiden i 2013 og fremover Fra 2013 og overslagsår er der på Djurslandsskolen og specialklasserne en forventning om kørsel udover garantitiden på 1.500 timer med det nuværende kørselsmønster, hvilket giver en forventet merudgift på 1 mio. kr. Beløbet i 2013 er mindre end i 2012, da der i efteråret 2012 er konstateres mindre kørsel i forhold til foråret. Forventningen er baseret på de nye køreplaner, som trådte i kraft til skoleåret 2012/13, og som går fra 1. august til 2012 til 31. juli 2013. På Træning Øst og Vest forventes der fra 2013 og overslagsår ikke kørsel udover garantitiden. Det samlede merforbrug i 2013 forventes derfor at være på 1,3 mio. kr. Merforbruget i 2014 og de efterfølgende år forventes at være 3,3 mio. kr. med et uændret kørselsmønster. Når merforbruget forventes højere i 2014 og frem skyldes det at der i forbindelse med budgetlægningen for 2013 blev foretaget en teknisk korrektion af budgettet til kørsel på 2 mio. kr. Budgettet til kørselsudgifter er således højere i 2013 end i 2014 og de efterfølgende år. 13

4. Løsningsmuligheder til nedbringelse af kørselsudgifterne En del af de skitserede årsager til merforbruget på kørsel i 2012, hænger sammen med forhold som ikke kan ændres på den korte bane, f.eks. at garantitiden var skønnet konservativt, og at der var noget kørsel, som ikke var indeholdt i den udbudte kørsel. Dette vil således give anledning til merudgifter med det afholdte udbud, og den kontrakt som er indgået i forlængelse heraf. Men der er også en række ting som kan iværksættes for at nedbringe merforbruget på kørslen i 2013 og fremover. Disse beskrives nærmere i de kommende afsnit. Der henvises endvidere til bilag 3 med KL s anbefalinger. 4.1. Optimering af kørselsplanlægningen og kørselsudførelsen Det bør kontrolleres at leverandørens planlægning og udførelse af kørslerne er effektive. Der er indtil nu ikke gennemført en kontrol af den faktiske udførelse af kørslerne. For at gennemføre en effektiv kontrol kræver det kendskab til kørsels- og ruteplanlægning og/eller de rette itbaserede planlægningsredskaber. Kontrollen kan gennemføres via en simulering af den nuværende kørsel og på det nuværende grundlag af visiterede kørsler. Der er foretaget en gennemgang af visitationerne i december 2012. Dette udgør baggrundsmaterialet for de videre undersøgelser. En del af den forventede optimering af kørslerne forventes at kunne gennemføres uden et ændret serviceniveau. Administrationen har på baggrund af dette bedt COWI om, at: Foretage en kontrol af den gennemførte planlægning og udførelse af kørslen med de nuværende visiteringer til kørslen og ved det nuværende serviceniveau. Undersøge om der med fordel kan benyttes andre busstørrelser, end de der er skitseret i udbuddet. Undersøge om det har positive økonomiske konsekvenser, hvis elever fra andre kommuner ikke fremover underlægges de af Norddjurs Kommune fastsatte servicetider på kørslen. Undersøge den økonomiske gevinst ved at koordinere ringetiderne mellem skolerne. Undersøge om en indskrænkning i valgfriheden i forhold til hjemkørsler fra SFO giver mindre udgifter til kørsel 14

4.2. Ændring af servicetiden Yderligere er COWI blevet bedt om at undersøge effekten ved at ændre servicetiden til f.eks. 80 min. for elever til Djurslandsskolen og 65 min. for elever til de øvrige specialklasser. Herunder en vurdering af, hvor mange elever der reelt kommer til at blive påvirket af en eventuel ændring af servicetiden. Dette er et politisk fastsat serviceniveau som ikke kan ændres uden yderligere politisk behandling. Når COWI er færdig med udregningerne vil forslagenes vurderes i forhold til gene og økonomisk effekt. De forhold, hvor der er tale om politisk fastsatte serviceniveauer, vil blive bragt til politisk behandling. 4.3. Den interne organisering En vigtig del i forhold til at sikre at leverandøren lever op til det, som er aftalt i kontrakten, er en god løbende dialog mellem leverandøren og kommunen. Den interne organisering i kommunen bør forbedres, således at der er løbende dialog med leverandøren og at der løbende godkendes ændringer i kørslerne, hvis dette giver anledning til merudgifter. Til dette foreslås en tværgående arbejdsgruppe med repræsentanter fra ældreområdet, skoleområdet, økonomi og indkøb, teknik og drift samt myndighedsafdelingen. Arbejdsgruppen placeres ledelsesmæssigt under udviklingsforvaltningen, men opgaveløsningen sker i tæt samarbejde med de andre forvaltninger for at sikre økonomikompetencer samt viden om den praktiske kørsel. Formålet med denne organisering er for 2013, at forebygge udgiftsglidninger, bl.a. ved at sikre overholdelse af garantitid og dialog med leverandøren. For 2014 og frem, er målet at effektivisere kørslen så meget som muligt. Efter anbefaling fra COWI, foreslås følgende organisering: Referencegruppen ledes af kørselskoordinatoren og består af 2 medarbejdere fra ældreområdet 3 medarbejdere fra skoleområdet 1 medarbejder fra Økonomi & Indkøb (2 i opstartsfasen) 1 medarbejder fra Teknik & Drift 1 medarbejder fra Myndighedsafdelingen 15

Kørselskoordinatoren har følgende opgaver: Ledelse af referencegruppen. Have overblikket over kommunens samlede kørselsøkonomi. Have overblikket over kommunens samlede kørselskontrakter. Gå aktivt ind i kontrollen af kørselsudførelsen. Referencegruppens opgaver er: Ansvar for iværksættelse af tiltag til undgåelse af utilsigtede udgiftsglidninger i fremtiden, såfremt disse ikke kræver politisk godkendelse. Hvis det kræver politisk godkendelse skal gruppen udarbejde oplæg til den politiske behandling. Udarbejdelse af forslag til placering af budgetansvaret for kørslen. Regelmæssigt at verificere omkostningsudviklingen for den samlede kørsel, og iværksætte modforanstaltninger ved udsigt til udgiftsglidning. Forestå dialogmøder mellem bestillere (visitation), betalere og operatør. Løbende ajourføring af aftalegrundlaget for den kommunale kørsel. Principielle spørgsmål vedrørende kontrakten med operatøren. Spørgsmål vedrørende den ydede service overfor borgere, og som kan medføre politisk involvering. Fungere som sparring til kørselskoordinatorer, visitatorer og andre, der er involveret i den daglige administration af kørslen. Udarbejdelse af generelt informationsmateriale. Bidrage med erfaringsopsamling til kommende udbud af kørslen. I dialogforummet mødes referencegruppen og operatøren. Andre medarbejdere kan lejlighedsvist indkaldes efter behov. Formålet med dialogforummet er, at skabe en platform for dialog omkring aftaler og procedurer, med henblik på at forebygge fremtidige problematikker. Der afholdes at opstartsmøde for dialogforum primo 2013, hvor følgende skal aftales: Forståelse af kontrakten, herunder begrebet Garantitid. Procedurer i forbindelse med afregning, ruteændringer, nye bestillinger, nyt skoleår, mv. Opfølgning på de af COWI udarbejdede simuleringer på driften. 16

Bilag: 1. Oversigt med budget og forbrug for den samlede kørsel i Norddjurs Kommune. 2. Budgetomplaceringer i forbindelse med kørselsudbud Skjern Bilen. 3. Notat KL s anbefalinger og erfaringer vedrørende kommunal kørsel. 4. Oversigt med kørselstyper i Norddjurs Kommune. 17