Vejledning i finansfordelinger i Navision Stat 5.2.xx 1
Vejledning i finansfordelinger i Navision Stat 5.2.xx... 1 Hvornår?... 3 Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision hvordan?... 3 Oprettelse af Udgiftsfordelinger hvordan?... 5 Datokomprimering Hvordan?... 7 Fastlæggelse af hvilke konti der skal fordeles fra hvordan?... 8 Fastholdte dimensioner hvordan kan de anvendes?... 9 Opsætning af dimensionsfiltre hvordan?... 10 Udgiftsfordeling hvordan?... 12 Bilag 1 - Overførsel af fordelingsnøgler fra EASY-A hvordan?... 18 2
Hvornår? Når der skal finansfordeles i Navision enten med baggrund i fordelingsnøgler dannet i Navision eller via fordelingsnøgler indlæst fra EASY-A. Der kan ikke indlæses fordelingsnøgler fra SIS! Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision hvordan? Der skal oprettes en eller flere ressourcer, der skal bogføres en ressourcekladde med fordelingsnøglerne og der skal oprettes et Udgiftsfordelingskort. Efterfølgende skal fordelingerne dannes, overføres til en kassekladde og bogføres. 1. Opret en ressource, som skal anvendes til fordeling. Vælg menustien Ressourceplanlægning / Ressourcer På fanebladet fakturering skal der udfyldes kostpris, produktbogføringsgruppe Og momsproduktbogføringsgruppe Kostprisen skal ALTID være 1,00 3
2. Opret en ressourcekladde med den fordeling der ønskes (fordelingsnøgle) Ressourcekladden angiver fordelingen samt hvor der fordeles TIL (f.eks. formål, ansvar, projekt og evt. den 5. dimension). I dette eksempel har vi valgt at fordele til formål og ansvar. Virksomhedsbogføringsgruppe skal også udfyldes i ressourcekladden. 3. Ressourcekladden skal bogføres 4
Oprettelse af Udgiftsfordelinger hvordan? Der skal oprettes en eller flere udgiftsfordelinger som anvendes til at finde de finansposter, der skal fordeles Opret en Udgiftsfordeling som henter oplysninger om poster der skal fordeles i menuen Økonomistyring / Opsætning / Udgiftsfordeling / Udgiftsfordeling 5
På fanebladet Dimensioner indsættes dimensionerne som også er angivet i regnskabsopsætningen. Det er vigtigt at de står NØJAGTIG som i regnskabsopsætningen 6
Datokomprimering Hvordan? Hvis man ønsker at anvende datokomprimering dvs. samle poster f.eks. pr. måned, kan dette gøres på udgiftsfordelingen 1) Datokomprimering sættes også op på Udgiftsfordelingen. Dette gøres i feltet Datokomprimering Det er vigtigt at man har besluttet sig for, hvor detaljeret man skal bruge fordelingsposterne inden man vælger datokomprimeringen 7
Fastlæggelse af hvilke konti der skal fordeles fra hvordan? Der skal på udgiftsfordelingen angives, hvilke konti der skal fordeles fra. 1) På knappen Udgiftsfordeling vælges menupunktet Udgiftsfordelte Finanskonti Her indsættes alle de finanskonti, der skal fordeles fra. Det anbefales at alle driftskonti hentes ind i tabellen Der er mulighed for at fordele til en anden finanskonto, ved at indsætte den i kolonnen Til Finanskonto 8
Fastholdte dimensioner hvordan kan de anvendes? På fordelingskortet og knappen Udgiftsfordeling findes en menu kaldet Fastholdte dimensioner. Funktionaliteten kan kun anvendes af rent statslige institutioner som skal afstemme afrapportering til statsregnskabet. Vi anbefaler, at de selvejende skoler ikke anvender denne menu. 9
Opsætning af dimensionsfiltre hvordan? På udgiftsfordelingen skal man angive, hvilke dimensioner man ønsker at fordele fra. På knappen Udgiftsfordeling vælges menupunktet Finans Dimensions filter Her kan indsættes de dimensioner, der ønskes at fordele fra 10
Der kan sættes almindelige Navision filtre med >4000, 4000 4002 og kombinationer af disse Interval 1100..2100 Tal fra 1100 til og med 2100...2500 Konti til og med 2500..31-12-00 Datoer til og med 31-12-00. P8.. Oplysninger for regnskabsperiode 8 og frem..23 Fra begyndelsestidspunktet til 23-aktuel måned-aktuelt år 23.59.59 23.. Fra 23-aktuel måned-aktuelt år 0.00.00 til sluttidspunktet 22..23 Fra den 23-aktuel måned-aktuelt år 0.00.00 til 22-aktuel måned-aktuelt år 22.59.59 Enten/ eller 1200 1300 Poster med tallet 1200 eller 1300. Både/og <2000&>1000 Tal, som er mindre end 2000 og større end 1000. Tegnet & kan ikke anvendes alene sammen med tal, fordi der ikke er nogen records, der kan have to tal. Forskellig fra <>0 Alle tal undtagen 0 Større end >1200 Tal større end 1200 Højere end eller lig med >=1200 Tal lig med eller større end 1200 Lavere end <1200 Tal mindre end 1200 Mindre end eller lig med <=1200 Tal lig med eller mindre end 1200 11
Udgiftsfordeling hvordan? Når opsætningen er foretaget, skal udgiftsfordelingen foretages. Det er en kørsel, som tager udgangspunkt i opsætningen foretaget på udgiftsfordelingen, samt de ressourceposter der udpeges som fordelingsnøgle 1. Nu kan fordelingen foretages. Fra Udgiftsfordelingskortet vælges knappen Udgiftsfordel: På fanebladet Ressourcepost indsættes den fordelingsnøgle man ønsker at anvende i feltet Ressourcenr., samt bogføringsdato for årets fordelingsnøgler hvis der anvendes samme ressource år efter år. På fanebladet Indstillinger vælges den udgiftsfordeling man gerne vil foretage og periodens start og slutdato indtastes afslut med OK 12
2. Når Udgiftsfordelingen køres, har man mulighed for at vælge, at det kun skal være lønposter der skal fordeles Hvis man vil gøre brug af denne funktion, skal man være opmærksom på, at ALLE Finanskonti skal være hentet ind under Udgiftsfordelte finanskonti 3. Fordelingen foretages NB!! Vær opmærksom på, at hvis flere personer foretager udgiftsfordelinger på samme tid, vil statusbaren ikke være retvisende 4. Når fordelingen er afsluttet vises følgende meddelelse 13
5. Udgiftsjournalen findes under knappen Udgiftsfordeling og menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler 14
6. På knappen Journal og menupunktet Fordelingsposter kan man se de fordelingsposter der er resultatet af fordelingen Tast ESC for at forlade billedet 7. På knappen Funktion, Overfør fordelingsposter til kladde skal man vælge at få fordelingsposterne overført til en kassekladde. 15
8. Her skal vælges hvilken kladdetype og hvilket kladdenavn, man gerne vil have posterne overført til Vær opmærksom på: At felterne Bogføringsdato er udfyldt og Erstat bogføringsdato er markeret, da kladden ellers ikke kan bogføres efterfølgende Slet moms/bogføringsgrupper i kladde skal være markeret for at undgå at det skal gøres manuelt i kladden bagefter Hvis man ønsker at foretage datokomprimering, skal man have foretaget et valg i feltet Datokomprimering pr. Når man har overført flere gange til en kassekladde opdateres feltet bilagsnummer ikke. Enten skal man opdatere feltet manuelt eller også kan man genvælge felterne Finanskladdetype og Finanskladdenavn, så opdateres bilagsnummeret Det hele afsluttes med OK, og posterne overføres til den angivne finanskladde. 16
9. Posterne overføres til en finanskladde og nu skal kladden blot bogføres 10.Hvis man har foretaget en forkert fordeling, kan kladde blot slettes INDEN bogføringen, og fordelingen kan foretages igen 11.Hvis man vil anvende den 5. dimension så skal den indtastes på de poster, der er fordelt fra inden bogføringen 17
Bilag 1 - Overførsel af fordelingsnøgler fra EASY-A hvordan? Fordelingsnøgler fra EASY-A kan indlæses direkte i Navision. HUSK at filen skal gemmes som kommasepareret CSV. Se i øvrigt følgende vejledning: http://www.admsys.uni-c.dk/easy-a/dokumenter/personale/timeregnskab_mv/index.html 1) Vælg Administration, Programopsætning, Generel Integration, NS Ekstern integration, Ekstern system opsætning og fanebladet Ressource Her angives hvilken kladde man vil anvende til importen, samt hvilke ressourcenumre der skal anvendes ved hhv. B076 og B077. Hvis man ikke angiver en værdi i feltet Virk.bogf.grp. til import skal feltet udfyldes manuelt i kladden 2) Vælg Økonomistyring, Finans, Periodiske Aktiviteter, NS Ekstern Integration, Import Ressourcekladde 2 18
3) Udpeg filen i feltet Filnavn HUSK at markere feltet Import og angive både virksomhedsbogføringsgruppe og bogføringsdato 19
4) Filen indlæses til den specificerede ressourcekladde i menuen Ressourceplanlægning, Ressourcekladder. Hvis man har fået angivet en forkert dato ifm. indlæsningen af filen fra EASY-A, så kan datoen efterfølgende rettes i kladden Det kan gøres ved at stille sig i kolonnen Bogføringsdato og taste CTRL+H (Søg og Erstat) Afslut med at klikke på knappen Erstat alle så kan man få Navision til at skifte datoen på alle linier NB!! Hvis man på kladden har opsat en nummerserie, så vil det være denne nummerserie der anvendes ved indlæsning fra filen og IKKE det bilagsnr. der angives ved indlæsningen. 20