Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. 7. december 2010 Referat af Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Afdeling Kirstinelunds bestyrelseslokaler, Rugvænget 31 Tirsdag den 16. november 2010 kl. 17.00 Deltagere Afbud Ikke mødt Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Laila Arlofelt, Mette Povlsen, Jan Hansen og Jan Larsen Repræsentantskabsmedlemmer Svend Erik Pedersen, Bent Nielsen og Grete Kristiansen Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Tina Jensen Jette Vang, Bjarne Rasmussen, Linda Cornelis og Michael Jensen Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 1. juni 2010 2. Revisionsprotokollat 3. Optagne lån i perioden 1. juni 2010 16. november 2010 4. Budget 2011 a. Kirstinelund b. Kornvænget c. Egebjerghaven d. Børneinstitutionen 5. Almenbos fremtid a. Bidrag til udvidelse af Almenbo b. Debatoplæg om fordele/ulemper ved fusion 6. Renoveringsarbejder a. Tagrenovering i afdeling Egebjerghaven b. Køkkenforbedringer i afdeling Kirstinelund c. Altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund d. Faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund e. Modernisering af børneinstitutionen, afdeling 17-07 7. Behandling af indkomne forslag 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er formand Lars Andersen, Tina Jensen, Mette Povlsen og Jan Hansen samt suppleanterne Linda Cornelius, Else Nielsen og Grete Kristiansen 9. Indstilling af 1 medlem til Almenbos bestyrelse og 1 suppleant. På valg er Tina Jensen samt suppleant Jette Vang 10. Igangværende og uafsluttede sager 316
11. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 12. Fastsættelse af næste mødedato 13. Eventuelt ad 1 - Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 1. juni 2010 Medarbejderrepræsentanten bad om at få indskrevet i referatet, at mødet den 1. juni 2010 besluttede, at fredagen efter Kr. Himmelfartsdag fra år 2010 er en betalt fridag for de ansatte gartnere samt at gartnere, formand og næstformand alle var inviterede til at deltage i forhandlingerne vedrørende gartneroverenskomsten. Dette bekræftede både formand og næstformand for bestyrelsen. Referatet blev godkendt med denne tilføjelse. ad 2 - Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 3 - Optagne lån i perioden 1. juni 2010 16. november 2010 Der er optaget følgende to lån i perioden: Vedrørende etablering af altaner i hvide blokke i Kirstinelund er der optaget et 30-årigt kontantlån stort 3,4 mio. kr. Vedrørende renovering af køkkener i Kirstinelund er der optaget et 20-årigt kontantlån stort 10,8 mio.kr. ad 4 - Budget 2011 a. Kirstinelund Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2011 på 612.000 kr. svarende til i alt 2,7 % og en gennemsnitlig leje pr. 1. januar 2011 på 713 kr. m 2 pr. år ekskl. beløbet til renoveringsprojektet. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kirstinelund. b. Kornvænget Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2011 på 2,7 % svarende til 88.000 kr. og en gennemsnitsleje på 822 kr./m 2 /år for familieboliger, 703 kr./m 2 /år for ungdomsboliger og 340 kr./m 2 / for erhverv. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kornvænget. 317
c. Egebjerghaven For den gamle afdeling Egebjerghaven anviser budgettet en udligningslejenedsættelse på 1,3 % for familieboliger og 0,7 % for ungdomsboliger samt en fastholdelse af huslejen for ældreboliger pr. 1. januar 2011. For den gamle afdeling Egehøj anviser budgettet en udligningslejeforhøjelse på 0,6 % for familieboliger og 4,4 % for ungdomsboliger pr. 1. januar 2011. Det er 4. år udligning af lejen foretages. Udligningen løber over 5 år. Budgettet for den sammenlagte afdeling Egebjerghaven anviser en stigning på 3,1%. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Egebjerghaven. d. Børneinstitutionen Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2011 med 33.000 kr. svarende til 2,7% og en gennemsnitsleje på 1.140 kr./m 2. Budgettet er fremsendt til Ballerup Kommune til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet for Børneinstitutionen. ad 5 Almenbos fremtid a. Bidrag til udvidelse af Almenbo Boligorganisationens bestyrelse godkendte administrationens indstilling om, at boligorganisationen yder et bidrag på 15.000 kr. til at arbejde videre med en udvidelse af Almenbo. b. Debatoplæg om fordele/ulemper ved fusion Administrationen anbefalede repræsentantskabet og gerne med suppleanter - at afholde et møde, hvor medlemmernes holdninger omkring fordele og ulemper ved en fusion kan debatteres. Denne debat følges op af en temaaften om fusion for alle boligorganisationer i Almenbo. ad 6 - Renoveringsarbejder a. Projekt tagrenovering i afdeling Egebjerghaven Tagrenoveringen er afsluttet og gennemført efter tidsplanen. Der henstår nu mangelgennemgang. Sidste bygherremøde afholdes i uge 47. b. Køkkenforbedringer i afdeling i Kirstinelund Der er pt. 68 interesserede, som har tilmeldt sig til køkkenrenovering. Der er planlagt/udskiftet 23 køkkener i flyttelejligheder. Beboerne er meget positive overfor køkkenfirmaets håndtering af renoveringen. c. Altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund Windoor vandt licitationen og skal stå for opførelsen af de 21 altaner. Der vil blive afholdt orienteringsmøde med de involverede beboere den 23. november 2010. 318
d. Faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund Udskiftningen påbegyndes i blok 13 ultimo januar 2011, da faldstammerne i denne blok trænger mest til udskiftning. Tidsplan over udskiftningen vil blive udarbejdet i december, hvor også de berørte beboere vil blive varslet. e. Modernisering af børneinstitutionen, afdeling 17-07 Ballerup Kommune har sat projektet på stand-by og der afventes en udmelding fra Ballerup Kommune. ad 7 Behandling af indkomne forslag Ingen forslag modtaget. ad 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg er formand Lars Andersen, Tina Jensen, Mette Povlsen og Jan Hansen samt suppleanterne Linda Cornelius, Else Nielsen og Grete Kristiansen Jan Larsen blev spurgt, hvorvidt han ønskede at fortsætte i boligorganisationens bestyrelse, da han ikke havde ønsket genvalg til afdelingsbestyrelsen. Jan Larsen ønskede at forsætte arbejdet i boligorganisationsbestyrelsen. Det blev besluttet, at det i forretningsordenen præciseres, at såfremt et bestyrelsesmedlem er på valg og ønsker genvalg, men ikke deltager i mødet, så skal vedkommende skriftligt meddele formand eller næstformand, at vedkommende modtager genvalg. Lars Andersen, Tina Jensen og Mette Povlsen blev genvalgt til bestyrelsen for 2 år. Lars Andersen blev genvalgt som formand. Jette Vang ønskede at fratræde sin bestyrelsespost. Grete Kristiansen blev valgt til bestyrelsesmedlem for 1 år. Svend Erik Pedersen og Bent Nielsen blev valgt som suppleanter til bestyrelsen. Afdeling Egebjerghaven vil tage kontakt til Michael Jensen for at høre, hvorvidt han ønsker at stille op som suppleant til bestyrelsen. Til referat kan oplyses, at Michael Jensen gerne vil påtage sig hvervet som suppleant til bestyrelsen. Jan Hansen oplyste, at han var blevet genvalgt som medarbejderrepræsentant i bestyrelsen for en 2-årig periode. 319
Bestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Lars Andersen, formand Marie-Louise Scharling, næstformand Tina Jensen Grete Kristiansen Laila Arlofelt Jan Larsen Mette Povlsen Jan Hansen (2010-2012) afdeling Egebjerghaven (2009-2011) afdeling Kirstinelund (2010-2012) afdeling Kornvænget (2010-2011) afdeling Egebjerghaven (2009-2011) afdeling Kirstinelund (2009-2011) afdeling Kirstinelund (2010-2012) afdeling Kirstinelund (2010-2012) medarbejderrepræsentant Udpegede medlemmer: Bjarne Rasmussen indtil 31. december 2013 Suppleanter: Svend Erik Pedersen (afdeling Kirstinelund) Bent Nielsen (afdeling Kornvænget) Michael Jensen (afdeling Egebjerghaven) ad 9 Indstilling af 1 medlem til Almenbos bestyrelse og 1 suppleant. På valg er Tina Jensen samt suppleant Jette Vang Tina Jensen blev indstillet som bestyrelsesmedlem og Laila Arlofelt blev indstillet som suppleant. ad 10 Igangværende og uafsluttede sager Genforhandling af kontrakt med EON for afdeling Egebjerghaven Genforhandling af kontrakten er i gang. Det tilstræbes indføjet i kontrakten, at den er gældende, indtil Vestforbrændingen indfører fjernvarme i området. Fællesarealet ved børneinstitutionen Afventer modernisering af børneinstitutionen. Valg af revisor Nyt revisionsselskab vurderes i 2011. Rugvænget 55 varmecentral Der er entreret med nyt VVS-firma, som vil komme med forslag til løsning af den sitren fra kedlen og rør, der kan mærkes i lejligheden over. Gavllejligheder Kirstinelund En medarbejder fra Kuben vil besigtige gavlene og derefter rådgive, hvorledes problemet med de kolde gavle kan håndteres. Det blev drøftet, om der var mulighed for kompensation i varmeudgiften for udsat beliggenhed for gavllejlighederne. 320
Endvidere skal ejendomsmesteren spørges, om murene er eftergået for murbier. Ad 10 Meddelelser a. Fra formanden Ejendomsfunktionærernes lokalaftale er underskrevet og forhandlinger om gartnernes overenskomst påbegyndes snarest. b. Fra administrationen Administrationen orienterede om det fælles dialogmøde, der blev afholdt med Ballerup Kommune den 26. oktober, hvor emner om styringsdialog, fremtidigt samarbejde, klima samt boligselskabstur foråret 2011 var på dagsordenen. Ballerup Kommune har nu indkaldt til styringsdialogmøde den 15. december 2010. Fyraftensmødet, som administrationen afholdte den 28. oktober 2010 omkring procedurer og regler for klagesager og udsættelser havde været et godt og informativt møde. Projektet med elektronisk syn skrider frem og forventes at være implementeret i samtlige afdelinger i maj 2011. Administrationen har indgået en aftale med EG Datainform om en ASP løsning, der betyder at serverfunktion, back-up og sikkerhed lægges ud decentralt hos EG Datainform. Frisøren i Kirstinelund pålægges at nedtage de skilte, der er opsat på havesiden, således at brystningsfilm kan påmonteres i lighed med øvrige rampelejligheder. c. Fra afdelingerne Afdeling Kirstinelund oplyste, at bestyrelsesmedlem Henriette Puggaard var udtrådt i utide og at suppleant Freddie Elmelund derfor var indtrådt som afdelingsbestyrelsesmedlem. Afdeling Egebjerghaven ønskede at drøfte en beboer, som chikanerede såvel de ansatte som afdelingsbestyrelsen ved gentagne skriftlige henvendelser. Det blev besluttet, at Almenbo skriver til beboerne, at chikanerende og lignende udtalelser over ejendomskontoret og afdelingsbestyrelen skal ophøre med henvisning lovens 81. Afdelingsbestyrelsen har aftalt et møde med Dong den 1. december 2010 for en gennemgang af besparelsesmuligheder. d. Fra medarbejderrepræsentanten Der er en del utryghed blandt de ansatte, idet det til stadighed høres, at der er ansat for mange ejendomsfunktionærer. Der blev erindret om, at der såvel i afdelingsbestyrelsen som i organisationsbestyrelsen er tavshedspligt. Administrationen tog dette til efterretning og vil undersøge forholdene. e. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant var ikke tilstede. 321
ad 12 Fastsættelse af næste mødedato Næste møde blev aftalt til den 7. april 2011 kl. 17.00. ad 13 Eventuelt Der blev spurgt til de ansattes videreuddannelse og deltagelse i relevante kurser. Der er planlagt kurser til de ansatte, der har behov. Tilmelding til kurserne ligger hos ejendomsmesteren. Medarbejderrepræsentanten vil tage emnet op på næste møde med de ansatte. Mødet sluttede kl. 19.45. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Lars Andersen Lars Andersen 322