Bilag 2: Forslag til ændringer i økonomi- og aktivitetsstyringen i psykiatrien 2016 1. Formål I 2014 og 2015 har de psykiatriske afdelinger haft et betydeligt mindreforbrug, som har været med til at generere store overskud i regionpsykiatrien. Midler som her og nu kunne være brugt til mere og bedre psykiatrisk behandling og til reduktion af ventelister, men som i stedet overføres tre til fire budgetår ud i fremtiden på grund af det udgiftsloft, som følger af budgetloven. Dette er ikke mindst et problem, der understreges ved, at psykiatrien i 2016 får tilført betydelige midler, der bør komme patienterne og patientbehandlingen til gode her og nu, blandt andet gennem en ekstra indsats for at opfylde udrednings- og behandlingsgarantien. Det vurderes, at udfordringen aktuelt er, at de psykiatriske afdelinger og psykiatrien som helhed - præsterer store overskud, og at psykiatriens midler derfor ikke bliver udnyttet optimalt i forhold til behandling af patienter, og opfyldelse af politiske målsætninger. Nærværende notat har til formål at give et bud på, hvordan det kan sikres, at de udmøntede midler i højere grad anvendes inden for budgetåret. 2. Det faktiske mindreforbrug i afdelinger kendes for sent. I 2014 var mindreforbruget i forhold til det ajourførte budget på 9,1 mio. kr., og det aktivitetsjusterede resultat viste et mindreforbrug på 14,8 mio. kr. I 2015 var mindreforbruget i forhold til det ajourførte budget på 12,6 mio. kr., og det aktivitetsjusterede resultat viste et mindreforbrug på 15,0 mio.kr. Hertil kommer et mindreforbrug på 7,3 mio. kr., som i oktober 2015 blev indhentet fra afdelinger, som følge af store forventede overskud. 2015 2014 2013 2012 årets resultat i mio. kr. ØS-resultat Aktivitetsjusteret Resultat ØSresultat Aktivitetsjusteret Resultat ØSresultat ØSresultat Psykiatriske afdelinger 19,9 22,3 9,1 14,8 0,1 1,0 Side 1
Endelig blev der fra den samlede regionspsykiatri i 2015 midlertidigt overført 22,0 mio. kr., som føres tilbage til psykiatrien med 10 mio. kr. i 2018 og 12 mio. kr. i 2019. Nedenstående figur viser udviklingen i afdelingernes forventede mindreforbrug i 2015, som følge af afdelingernes disponeringer i ØS forventet regnskab. Den prikkede linje viser udviklingen i afdelingernes indrapporterede forventede mindreforbrug i løbet af 2015. Den stiplede linje illustrerer, at der i oktober 2015 blev overført 7,3 mio. kr. fra afdelingernes budgetter til de centrale puljer. Endelig viser den fuldt optrukne linje summen af afdelingernes disponeringer i 2015 og det endelige regnskabsresultat. Mindreforbruget er støt stigende gennem året, og det forventede mindreforbrug pr. 15. oktober 2015 er 4,4 mio. kr. mindre end det faktiske mindreforbrug på 19,9 mio. kr. ved regnskabsafslutning. Forventet mindreforbrug for psykiatriske afdelinger i 2015 i kr. _ * 22.000.000 * 20.000.000 * 18.000.000 * 16.000.000 * 14.000.000 * 12.000.000 * 10.000.000 * 8.000.000 * 6.000.000 * 4.000.000 * 2.000.000 * -??_ 15. Februar 15. Marts 15. April 15. Maj 15. Juli Sum af afdelingers disponeringer 15. August 15. September 15. Oktober mindreforbrug overført fra afdelinger til centrale puljer Samlet mindreforbrug i afdelinger i 2015 15. November 15. December Endelige resultat Hvis der i 2015 tidligere havde været kendskab til omfanget af afdelingernes mindreforbrug, så kunne disse midler potentielt have været anvendt til mere og bedre psykiatrisk behandling, til reduktion af ventelister, og til afholdelse af udgifter til nyt hospitalsudstyr. Eksempelvis kunne åbningstiderne i ambulante tilbud i årets sidste kvartal have været udvidet. Side 2
Alternativt kunne følgende konsekvenser af mindreforbrug i afdelingerne overvejes: Mindreforbrug koblet med aktivitetsopfyldelse kan ses som et udtryk for, at aktivitetsmål er for lave, eller Mindreforbrug koblet med aktivitetsopfyldelse kan ses som et udtryk for, at honoreringen i meraktivitetspuljerne kan sættes ned. Mindreforbrug er et økonomisk råderum i afdelingerne, der kan anvendes til at finansiere investeringer, som i dag finansieres fra psykiatriens centrale puljer. 3. Hvordan undgår vi at 2016 bliver et år, hvor der er stort mindreforbrug, samtidig med at udrednings- og behandlingsgarantien ikke opfyldes? I 2016 er 49,7 mio. kr. i udisponerede midler, hvoraf 37,8 mio. kr. er af midlertidig karakter, som kun er til rådighed i 2016. Ultimo januar 2016 er der eksempelvis 1.038 patienter på venteliste til behandling i voksenpsykiatrien, hvoraf 351 har ventet mere end en måned. Det betyder at ventelisten til behandling i voksenpsykiatrien er på samme niveau som ultimo januar 2015. Året 2016 giver en særlig mulighed for at anvende udisponerede midler til at reducere ventelister. Det indstilles at afdelingslederkredsen drøfter muligheder for at reducere ventelisterne. I nedenstående skitseres kort forskellige tiltag, som muligvis kan anvendes til at reducere ventelisterne. Hvor er der kapacitet i psykiatrien, og kan vi udnytte den bedre ved at flytte patienter/ændre optageområder for specifikke behandlingstilbud/aflaste regionsfunktioner? Er det muligt at udvide åbningstider i behandlingstilbud med ventelister gennem aftaler om overarbejde eller ansættelse af ekstra midlertidigt personale? Alternativt at udvide kapaciteten inden for eksisterende åbningstider ved overarbejde eller ansættelse af ekstra midlertidigt personale? Indførelse af incitamenter til bestemte behandlingstilbud så afdelinger vil finde det attraktivt at øge aktiviteten. Det kunne for eksempel være gennem en særligt attraktiv meraktivitetspulje i 2016. Indførelse af incitamenter, som understøtter at ventelister er et kollektivt ansvar for psykiatrien. Det kunne for eksempel være en bonus til alle afdelinger hvis udrednings- og behandlingsgarantien opfyldes. Det kunne også være en straf til alle afdelinger hvis udrednings- og behandlingsretten ikke opfyldes. Side 3
Øge kapacitet ved anvendelse af private aktører. Denne løsning indeholder en risiko for, at behandlere søger over i det private, hvilket kan betyde at den samlede kapacitet alligevel ikke forøges. Endvidere er der erfaring med at udgifterne kommer senere end aktiviteten. I forbindelse med udbuddet i 2014 kom cirka 75 % af udgifterne i 2015. Et udbud i 2016 indebærer altså risiko for ekstra udgifter i 2017. 4. Forslag til investeringer i 2016 I 2016 er der aktuelt 49,7 mio. kr. i udisponerede midler, hvoraf 37,8 mio. kr. er af midlertidig karakter, som kun er til rådighed i 2016. Det indstilles at afdelingslederkredsen drøfter muligheder for at anvende midlerne i indeværende år. Drøftelse kan foregå med inspiration i nedenstående forslag til investeringer: Indfrielse af energilån givet til realisering af energibesparelser. Restgæld på 7,8 mio. kr. primo 2016. Der er disponeret med 1,2 mio. kr. i afdrag i år. Hele lånet kan eventuelt tilbagebetales. Det kræver 6,6 mio. kr. af de udisponerede midler. Betingelse for tilbagebetaling: Koncernen skal meddeles beslutning herom senest 1.april 2016. Indkøb af hospitalssenge. I 2015 er der købt godt 50 senge, primært til brug/test i RP Horsens. Eventuelt køb skal formentlig besluttes snarest pga. kapacitetsbegrænsninger på fabrikken, hvor sengene produceres. Indkøb af IT udstyr Indkøb af inventar til Skejby/Gødstrup. Ekstra indsats til nedbringelse af venteliste jf. afsnit 3. Erstatte nye/påkrævede leasingaftaler med køb og/eller indfri gamle leasingaftaler, hvis muligt. Udvikling af nye madvogne til psykiatriske sengeafsnit i forbindelse med udflytning til skejby. 5. Forslag til indsatsområder i økonomi- og aktivitetsstyringen i 2016 På baggrund af udviklingen i afdelingernes forventede mindreforbrug i 2015 foreslår PS-økonomi at fokus i den konkrete økonomistyring i 2016 rettes mod følgende indsatsområder: Bedre og mere retvisende disponeringer/forventet resultat Side 4
Anvende midler/minimere overskud Nye arbejdsgange i PS-økonomi, som sikrer, at budgetkorrektioner i indeværende år så vidt muligt sker inden 1.oktober Ovenstående indsatsområder kan igangsættes ved følgende tre forslag: a. For at tilskynde til bedre og mere retvisende disponeringer/forventet resultat, kan følgende tiltag foreslås: Økonomimodellen fortsætter uændret i 2016, idet det foreslås, at der månedligt efter hver Økonomi- og aktivitetsrapport udsendes en oversigt over den forventede aktivitetsjustering som følge af økonomimodellen. Det beregnede beløb skal afdelingerne indregne i deres disponeringer måneden efter. b. For at skærpe disponeringerne og styring efter et bestemt resultat, kan følgende tiltag overvejes: Scenarie 1: Afdelingernes aktivitetsjusterede resultat opgøres pr. 15. oktober Med henblik på at sikre at psykiatriens samlede budget bliver anvendt, og for at skærpe opmærksomheden omkring retvisende disponering, opgøres afdelingernes aktivitetsjusterede resultat ud fra disponeringen 15. oktober. Der foretages budgetreguleringer ud fra det disponerede aktivitetsjusterede resultat. Det betyder, at eventuelle mer- og mindreforbrug i afdelingerne overføres til centrale puljer, og afdelingerne skal i det sidste kvartal disponere med at gå i balance på det aktivitetsjusterede resultat. Opgørelsen af det aktivitetsjusterede resultat pr. 15. oktober har endvidere betydning for overførselssagen ved regnskabets afslutning. For afdelingerne som ved årets afslutning realiserer et mindreforbrug, vil det ikke være muligt at få overført flere midler end svarende til det forventede resultat pr. 15. oktober. Fordele: Indregning af aktivitetsjustering løbende i afdelingernes disponeringer vil give afdelingerne et bedre overblik over de midler, de har til rådighed. Indmelding af forventet resultat pr. 15/10 giver afdelingerne et incitament til at styre efter det indmeldte resultat i årets sidste måneder. Det forventede mer- eller mindreforbrug fra afdelingerne overgår til de centrale puljer, og anvendes i disponeringen af centrale puljer. Der bliver mulighed for at anvende et eventuelt mindreforbrug i afdelingerne tidligere på året. Eksempelvis til finansiering af udvidet åbningstid i ambulante tilbud med venteliste. Side 5
Ulemper: Det er nødvendigt, at afdelingerne disponerer med de udsendte aktivitetsjusteringer som udmeldes af PSØ, så tallene stemmer overens med puljerne. Afdelingerne skal styre efter balance i det aktivitetsjusterede resultat i sidste kvartal af året. Det er svært at styre efter en balance, som forudsætter en kobling mellem økonomi og aktivitet. Scenarie 2: Dialog om budgetkorrektion i oktober, samt honorering af retvisende disponering Med henblik på at sikre at psykiatriens samlede budget bliver anvendt foreslås følgende. Pr. 01.10.2016 skal der være en dialog med afdelingerne om deres forventede resultat. For de afdelinger der forventer større overskud end 1 % af det oprindelige budget, vil der som udgangspunkt ske en budgetkorrektion i lighed med proceduren i oktober 2015. Dialogen danner grundlag for en budgetkorrektion, hvor eventuel overskydende budget flyttes ind til centrale puljer. For at skærpe opmærksomheden omkring retvisende indmelding, vil afdelingerne på baggrund af deres indmelding pr. 15/10 om forventet årsresultat, kunne opnå en honorering som følge af nøjagtigheden af deres indmelding. Dette gælder såvel afdelinger der disponerer med et mindreforbrug, som afdelinger der disponerer med merforbrug. Afvigelser i forhold til denne indmelding vil blive honoreret alt efter hvor tæt det rammes. o Afvigelser under 0,1 % af det ajourførte budget honoreres med en bonus på kr. 300.000,- o Afvigelser under 0,3 % af det ajourførte budget honoreres med en bonus på kr. 100.000,- o For afvigelser over 0,3 % af det ajourførte budget sker der ingen honorering. Denne honorering skal først tildeles året efter, og der kan maksimalt udmøntes 1,0 mio. kr. til deling mellem afdelingerne. Modellen skal ikke anvendes på Museet, Centralkøkkenet, Serviceafdelingen og Psykiatriens Centrale Visitation, da deres usikkerhedsmomenter ikke er nær så fremtræden som hos de psykiatriske afdelinger med vagter osv. Hvis honoreringen var blevet anvendt i 2015, så ville Afdeling P og Regionspsykiatrien Viborg-Skive have modtaget en bonus på 100.000 kr. Side 6
Fordele: Indregning af aktivitetsjustering løbende i afdelingernes disponeringer, vil give afdelingerne et bedre overblik over de midler de har til rådighed. Indmelding af forventet resultat pr. 1/10 hvor det har økonomiske konsekvenser ved størrelsen af afvigelsen, giver incitament til at lave så retvisende indmelding som muligt, og også at ramme det indmeldte bedst muligt. Der bliver mulighed for at anvende mindreforbrug tidligere på året, eksempelvis til finansiering af udvidet åbningstid i ambulante tilbud med venteliste. Ulemper: Det er nødvendigt, at afdelingerne disponerer med de udsendte aktivitetsjusteringer, som udmeldes af PSØ, så tallene stemmer overens med puljerne. Mulighed/risiko for større overførsler til afdelingerne som følge af, at resultat tæt på det indmeldte. c. For at tilskynde til, at afdelingerne anvender deres midler (i stedet for at oparbejde en buffer til uforudsete udgifter), kan følgende tiltag foreslås: Nu sker mange budgetkorrektioner i sidste kvartal af året. Beløbene er ikke fastlagt på forhånd, så det kan være svært for afdelingerne at tage højde for disse budgetkorrektioner i deres disponeringer. Budgetkorrektionerne kan eventuelt fastlægges på baggrund af tidligere års erfaringer og tendenser, og tidligere foretagne budgetkorrektioner mellem puljer og afdelinger. Usikkerheden omkring den endelige beløbsstørrelse placeres herved centralt i PS Økonomi frem for i afdelingerne. I visse tilfælde for eksempel i forhold til honorering LMU kompensation kan reglerne ændres, så der honoreres på baggrund af en anden periode eller lignende. Fordele: Afdelingerne får faste budgetkorrektioner i den sidste del af året, og dermed minimering af usikkerheder. En central buffer som følge af usikkerhed behøves ikke være i samme størrelsesorden som summen af decentrale buffere. Ulemper: Der bliver større usikkerheder omkring puljerne. Afdelingerne skal indberette, hvor stor hver enkelt afdelings buffer er, - så det er klart hvor stor summen af buffere er. Som det ser ud nu, er der ikke overblik over dette. Side 7