J.nr.: 7508025 ANTH/ach Konkurrencebetingelser for Prækommercielt Indkøb af udvikling af nye, innovative robotløsninger til sterilcentraler Sygehuspartnerskabet Kammeradvokaten Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Telefon +45 33 15 20 10 Fax +45 33 15 61 15 www.kammeradvokaten.d 8904492v7
Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVERNE... 3 2. KONTAKTPERSON... 4 3. SYGEHUSPARTNERSKABET... 4 4. DET PRÆKOMMERCIELLE INDKØB... 5 5. BETINGELSER FOR AT DELTAGE... 7 5.1 Udelukkelsesgrunde... 7 5.2 Tro- og love erklæring om gæld til det offentlige... 8 5.3 Løsningens karakter... 8 5.4 Virksomhedens karakter... 9 6. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE... 9 7. TILBUDDETS INDHOLD... 9 8. FORBEHOLD OG TERMINOLOGI... 10 8.1 Forbehold... 10 8.2 Terminologi... 12 8.2.1 Mindstekrav... 12 8.2.2 Ønsker... 12 9. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 12 9.1 Tildelingskriterier... 12 9.2 Evaluering... 14 10. ORIENTERINGSMØDE OG SPØRGSMÅL... 20 10.1 Orienteringsmøde... 20 10.2 Spørgsmål... 21 11. TIDSPLAN FOR DET PRÆKOMMERCIELLE INDKØB... 22 12. TILBUDSFRIST... 22 13. UNDERRETNING, VEDSTÅELSE MV... 23 14. BEHANDLING AF TILBUD MV.... 23 14.1 Tilbudsåbning, omkostninger mv.... 23 14.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål... 24 14.3 Fortrolighed... 24 15. OPHAVSRETTIGHEDER TIL UDBUDSMATERIALET... 25 Side 2/25
1. ORDREGIVERNE Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø Region Midtjylland Skottenborg 26 8800 Viborg Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Region Sjælland Alléen 15 4180 Sorø Region Hovedstaden Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Markedsmodningsfonden v/erhvervsstyrelsen Langelinie Alle 17 2100 København Ø Herefter samlet benævnt Ordregiverne. Side 3/25
2. KONTAKTPERSON Ordregiverne har i fællesskab udpeget følgende projektleder og fælles kontaktperson under indkøbsprocessen: Markedsmodningsfonden v/erhvervsstyrelsen Att.: Lene Jermiin E-mailadresse: LenJer@erst.dk Langelinie Allé 17 2100 København Ø 3. SYGEHUSPARTNERSKABET Der behandles hvert år 2,6 mio. mennesker på et somatisk sygehus i Danmark. I 2012 blev der foretaget 1,3 mio. operationer, hvilket er en stigning på 150.000 siden 2007. Det samlede sundhedsvæsen koster årligt ca. 103 mia. kr. hvoraf sygehusområdet står for ca. 80 pct. eller ca. 80 mia. kr. 1 Der foretages pt. omfattende investeringer i en ny sygehusstruktur. Staten og regionerne har tilsammen afsat mere end 40 mia. kr. til dette område, hvorfor der over de kommende år bygges en række nye sygehuse rundt i landet, og de eksisterende sygehuse renoveres. Den overordnede samfundsmæssige udfordring for sygehusvæsenet, som den nye struktur også adresserer, er at sikre bedre og mere sammenhængende patientforløb, øget patientsikkerhed, effektivisering og højere kvalitet i behandlingen. 1 Danske Regioner, Fakta om sundhedsvæsenet sundhedsvæsenet i tal: http://www.regioner.dk/aktuelt/temaer/fakta+om+regionernes+effektivitet+og+%c3%b8konomi/kopi+af+fakta+om+sundhed sv%c3%a6senet Side 4/25
Markedsmodningsfonden (tidl. Fornyelsesfonden) og de fem regioner har på samme baggrund etableret et sygehuspartnerskab. Formålet med partnerskabet er at bidrage til en hensigtsmæssig håndtering af den overordnede samfundsmæssige udfordring ved at fremme udvikling af nye, innovative, sundheds- eller effektivitetsfremmende løsninger på udvalgte generiske udfordringer indenfor sygehusområdet. Sygehuspartnerskabet har afsat i alt 25 mio. kr. til sygehuspartnerskabets to prækommercielle indkøb vedrørende henholdsvis reduktion af smittespredning og robotløsninger til sterilcentraler. I Sygehuspartnerskabets prækommercielle indkøb vedrørende automatisering af sterilcentraler som disse konkurrencebetingelser vedrører, efterspørges nye innovative robotløsninger til sterilcentraler. I Sygehuspartnerskabets prækommercielle indkøb vedrørende reduktion af smittespredning efterspørges nye innovative løsninger, der kan reducere smittespredning på sygehussengestuer og tilhørende baderum. Der henvises til udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S 108-190381 vedrørende dette projekt.. 4. DET PRÆKOMMERCIELLE INDKØB Det prækommercielle indkøb er en måde, hvorpå det offentlige kan erhverve forsknings- og udviklingsydelser frem til og med udviklingen af en prototype/en begrænset prøveserie af et nyt produkt/en ny løsning. Indkøbet kaldes prækommercielt, fordi det alene omfatter udviklingen af innovative løsninger frem til et stadie, før løsningerne kommercialiseres ved serieproduktion og markedsføring. Gennem prækommercielle indkøb kan det offentlige drive teknologiudviklingen i den retning, der bedst passer med de offentlige behov. Side 5/25
Dette prækommercielle indkøb (PCP) vedrører indgåelse af en kontrakt mellem Ordregiverne angivet under punkt 1 og flere leverandører vedrørende udvikling af nye, innovative robotløsninger til sterilcentraler. Kontrakten er opdelt i to faser. Ordregiverne indgår kontrakt med op til 5 leverandører vedrørende fase 1 (Udvikling af løsningsdesign). Herefter udskilles op til 2-3 af leverandørerne, som Ordregiverne indgår kontrakt med vedrørende fase 2 (Udvikling af prototyper). Se nærmere beskrivelse af udskillelsesforløbet under punkt 9 nedenfor. Fase 1 Udvikling af løsningsdesign: Fase 1 består i en konkretisering af det afgivne tilbud. Formålet med fase 1 er at videreudvikle det foreslåede løsningsdesign og nærmere afdække løsningens tekniske muligheder og kommercielle potentiale. Fase 1 afsluttes med udarbejdelsen af en slutrapport. Fase 1 forventes at vare maks. seks måneder, og Sygehuspartnerskabet har afsat op til 250.000 kr. til hver af de fem kontrakter, der forventes indgået i fase 1. Fase 2 Udvikling af prototyper: Fase 2 omfatter udvikling af en prototype på baggrund af Tilbudsgivers konkrete løsningsdesign. Fase 2 vil ligeledes omfatte test af den udviklede prototype. Fase 2 forventes at vare maks. 24 måneder og det er forventningen at op til 2-3 kontrakter vil fortsætte i fase 2. Sygehuspartnerskabet beslutter ved afslutning af fase 1 for begge prækommercielle indkøb, hvordan de resterende midler af de i alt 25 mio. kr. fordeles mellem det af disse konkurrencebetingelser omfattede prækommercielle indkøb vedrørende robotløsninger til sterilcentraler og det prækommercielle indkøb vedrørende reduktion af smittespredning jf. punkt 3 ovenfor. Kontrakterne om disse udviklingsydelser er undtaget fra Udbudsdirektivet, jf. Udbudsdirektivets artikel 16 f). Side 6/25
Indkøbet sker derfor som en frivillig konkurrenceudsættelse i overensstemmelse med Kommissionens Meddelelse KOM(2007) 799 om prækommercielle indkøb. Der er således ikke tale om et EU-udbud, og Ordregiverne er ikke bundet af procedurereglerne i udbudsdirektivet ved gennemførelsen af denne konkurrenceudsættelse. Konkurrenceudsættelsen sker under iagttagelse af de overordnede EUretlige principper, herunder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination. Det prækommercielle indkøb af udviklingsydelsen holdes adskilt fra et eventuelt efterfølgende offentligt indkøb af de uviklede løsninger. Leverandørerne opnår ejendomsretten til kommerciel udnyttelse af de løsninger, som de udvikler. Ordregiverne tildeles en brugsret til de udviklede løsninger, herunder retten til at udbyde et indkøb af de udviklede løsninger, uden at dette krænker leverandørernes rettigheder. Se nærmere herom i PCP-kontraktens punkt 9.1-9.4. 5. BETINGELSER FOR AT DELTAGE For at kunne komme i betragtning som leverandør i det prækommercielle indkøb, skal Tilbudsgiver og det af Tilbudsgiver foreslåede løsningsdesign opfylde en række betingelser, som er specificeret nedenfor under punkt 5.1 til 5.4. 5.1 Udelukkelsesgrunde Ordregiverne vil afvise tilbud fra Tilbudsgivere a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning Side 7/25
b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. Tilbudsgiver skal i Løsningsbeskrivelsen (se bilag 2) udtrykkeligt angive, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde. 5.2 Tro- og love erklæring om gæld til det offentlige Tilbudsgiver skal i Løsningsbeskrivelsen (se bilag 2) afgive en tro- og love erklæring om, hvorvidt Tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelsen af sit tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Ordregiverne er berettiget til at afvise tilbud fra tilbudsgivere, der har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige uanset gældens størrelse. 5.3 Løsningens karakter Det er et mindstekrav, at den tilbudte løsning/udvikling kan omfattes af definitionerne på anvendt forskning og/eller eksperimentel udvikling, som nærmere beskrevet i OECD's såkaldte Frascati-manual 2. Ordregiverne kan i forbindelse med vurderingen af tilbuddene indhente bistand fra relevante eksperter for at foretage en nærmere vurdering af, om dette krav er opfyldt. 2 Frascati Manual, Proposed standard practice for surveys on research and experimental development, OECD, 2002. Side 8/25
5.4 Virksomhedens karakter Det er endvidere et mindstekrav, at Tilbudsgiver er en privat virksomhed med mere end én fuldtidsansat. 6. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består af: Annoncering af det prækommercielle indkøb ved udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S 108-190381. Nærværende konkurrencebetingelser. Udkast til PCP-kontrakt (Kontrakt om Prækommercielt Indkøb af udvikling af nye, innovative robotløsninger til sterilcentraler). Bilag 1 Kravspecifikation (Behovsbeskrivelse). Bilag 2 Leverandørens Løsningsbeskrivelse (Skabelon til brug for Tilbudsgivers beskrivelse af sit løsningsforslag). Bilag 3 Samarbejdsorganisation. Bilag 4 Vederlag, herunder budgetloft (Bilaget skal udfyldes af Tilbudsgiver ved afgivelse af tilbuddet). Bilag 5 Udskillelse af leverandører ved overgang til fase 2. 7. TILBUDDETS INDHOLD Tilbud skal afgives på grundlag af det vedlagte udkast til PCP-kontrakt med tilhørende bilag 1-5, samt eventuelt supplerende materiale og svar på spørgsmål, som måtte blive offentliggjort på hjemmesiden, jf. punkt 10.2, nedenfor. Tilbuddet skal være på dansk. Side 9/25
Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes Tilbudsgiver alene udfylde bilag 2 Leverandørens Løsningsbeskrivelse og bilag 4 Vederlag. Tilbudsgiver kan som supplement til bilag 2 eventuelt vedlægge tegninger, billeder eller tekniske diagrammer. Kontrakten, bilag 1 Kravspecifikation (Behovsbeskrivelse), bilag 3 Samarbejdsorganisation og bilag 5 Udskillelse af leverandører ved overgang til fase 2, behøver ikke blive indsendt med tilbuddet, da kontrakten og disse tre bilag anses for accepteret af Tilbudsgiver ved afgivelsen af tilbuddet. Hvis Tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene 2 og 4, eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold kan medføre afvisning af tilbuddet, opfordres Tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 10.2. Tilbudsgiver er berettiget til at afgive flere forskellige tilbud, hvis Tilbudsgiver har flere forskellige løsningsforslag at tilbyde. I givet fald skal Tilbudsgiver aflevere et komplet tilbud (indeholdende et udfyldt bilag 2 og et udfyldt bilag 4) for hvert løsningsforslag. 8. FORBEHOLD OG TERMINOLOGI 8.1 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold overfor bestemmelser i udkastet til Kontrakt eller bilagene, herunder overfor krav i bilag 1, som er markeret mindstekrav. Se nærmere om forskellen mellem mindstekrav og ønsker nedenfor i punkt 8.2. Såfremt Tilbudsgiver opfatter elementer i PCP-kontrakten og/eller bilagene som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt 10.2, inden tilbuddet afgives. I sådanne Side 10/25
spørgsmål bedes Tilbudsgiver så vidt muligt angive, hvilke konkrete formuleringer, Tilbudsgiver vil foreslå som erstatning i stedet for. Ordregiverne vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om Ordregiverne vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle Tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. Det bemærkes i den forbindelse, at Tilbudsgivers udfyldelse af bilagene 2 og 4 ikke betragtes som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af udbudsmaterialet i øvrigt. Det er vigtigt, at Tilbudsgiver sikrer sig, at bilagene udfyldes i overensstemmelse med de anførte retningslinjer, dvs. at Tilbudsgiver alene udfylder de relevante punkter og sikrer sig, at alle mindstekrav opfyldes. Ordregiverne forbeholder sig adgangen til at udelukke tilbud, som indeholder forbehold, jf. ovenfor, som grundet tilbuddets indhold ikke lader sig bedømme efter de opstillede kriterier, eller som må anses for uegnede bedømt i forhold til Ordregivernes behov, således som disse afspejles i det foreliggende udbudsmateriale og kriterierne. Ordregiverne kan dog også, under overholdelse af ligebehandlingsprincippet, vælge at rette henvendelse til Tilbudsgivere, hvis tilbud indeholder forbehold, med anmodning om, at forbeholdet/forbeholdene fjernes. Såfremt Tilbudsgiver ikke imødekommer denne anmodning, er tilbuddet ukonditionsmæssigt og afvises. Side 11/25
8.2 Terminologi Ordregivernes krav og ønsker til Tilbudsgiver er klassificeret i to kategorier benævnt som følger: Mindstekrav Ønsker 8.2.1 Mindstekrav Ordregivernes krav formuleret som et mindstekrav skal opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan således ikke fravige det i mindstekravet anførte. Tilbudsgiver er, hvor ingen begrænsning er nævnt, berettiget til at overopfylde de angivne mindstekrav, herunder ved at tilbyde bedre kvalitet eller funktion end de angivne mindstekrav. 8.2.2 Ønsker Ordregivernes krav formuleret som et ønske kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af ønsker vil indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver er, hvor ingen begrænsning er nævnt, berettiget til at overopfylde de angivne ønsker, herunder ved at tilbyde bedre kvalitet eller funktion end de angivne ønsker. 9. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING 9.1 Tildelingskriterier Tildeling af Kontrakten vil ske på grundlag af en vurdering af tilbuddene ud fra tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier: Side 12/25
Underkriterier Fase 1 Fase 2 1. Indvirkning på den beskrevne udfordring 100 80 2. Markedspotentiale 90 110 3. Kvalitet af tilbuddet 70 70 4. Logistik og planlægning 40 40 5. Pris 100 100 Maksimum point 400 400 Ved evalueringen af underkriteriet Pris indgår den af Tilbudsgiverne i bilag 4, tabel 3-3 og 3-4, anførte, samlede bindende pris for fase 1. Tilbuddene skal overholde den økonomiske ramme for udbuddet som nærmere beskrevet i bilag 4. Den samlede bindende pris (budgetloftet) for fase 1 må således ikke overstige 250.000 kr. Såfremt den i bilag 4 tilbudte pris for fase 1 overstiger 250.000 kr., er tilbuddet ukonditionsmæssigt. I evalueringen af Pris i fase 1 indgår desuden Tilbudsgivers prisindikation for fase 2. I evalueringen af underkriteriet Pris indgår endvidere den tilbudte procentvise andel af Tilbudsgivers nettoindtægter ved enhver form for udnyttelse (herunder salg) af den Viden, som frembringes gennem udviklingsprojektet. Underkriterierne og evalueringsmetoden, både ved udvælgelsen af de 5 leverandører i fase 1 og ved den efterfølgende udvælgelse af op til 2-3 leverandører i fase 2, er nærmere beskrevet nedenfor i punkt 9.2 samt i bilag 5. Det bemærkes, at der alene vil blive indgået Kontrakt med leverandører hvis tilbud har scoret i alt minimum 240 point i evalueringen for fase 1. Side 13/25
Ordregiverne indgår kontrakt med de 5 leverandører, der har scoret det højeste antal point. Såfremt færre end 5 leverandører har scoret det krævede minimum 240 point, vil der alene blive indgået kontrakt med dette færre antal. 9.2 Evaluering De ovenfor i punkt 9.1 anførte underkriterier og evalueringen heraf er nærmere beskrevet i nedenstående skema. Underkriterierne anvendes både ved tildeling af de op til 5 kontrakter vedrørende Fase 1 og ved tildeling af de maksimalt 2-3 kontrakter vedrørende Fase 2. Overgangen fra Fase 1 til Fase 2 er nærmere beskrevet i Bilag 5. Fase 1 (maksimalt 400 point) Fase 2 (maksimalt 400 point) 1. Indvirkning på den beskrevne udfordring 100 80 I hvilket omfang den tilbudte løsning møder 55 50 udfordringen som beskrevet i behovs- beskrivelsen, herunder i hvilken grad de angivne mindstekrav overopfyldes samt i hvilket omfang, løsningen opfylder de angivne ønsker. I hvilken grad den tilbudte løsning er innovativ 25 15 og nyskabende. I hvilken grad løsningen er praktisk realiserbar. 20 15 Fase 1 Fase 2 2. Markedspotentiale 90 110 I hvilket omfang, løsningen sandsynliggør 70 80 Side 14/25
et besparelsespotentiale set i forhold til omkostninger i forbindelse med kendte sterilløsninger. I hvilket omfang løsningen vurderes at have kommercielt potentiale, også set i forhold til eksisterende løsninger på markedet. 20 30 Fase 1 Fase 2 3. Kvalitet af tilbuddet 70 70 Validiteten af den tekniske tilgang til løsningen og håndtering af tekniske udfordringer. I hvilket omfang tilbudsgiver demonstrerer og/eller sandsynliggør at have allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer til opgavens løsning (viden, udstyr, teknologi etc.). 30 30 40 40 Fase 1 Fase 2 4. Logistik og planlægning 40 40 I hvilket omfang tilbuddet indeholder en klar plan for udvikling af en funktionsdygtig løsning, herunder også om der er udarbejdet en realistisk tidsplan for afslutning af arbejdet inden for de fastlagte rammer. I hvilket omfang tilbudsgiver har identificeret de centrale risici (tekniske, kommercielle og andre) i forhold til sikring af projektet succes og demonstrerer at kunne håndtere disse effektivt. 20 30 20 10 Side 15/25
Fase 1 Fase 2 5. Pris 100 100 Den tilbudte pris for udviklingsaktiviteterne. (I fase 1: den bindende pris for fase 1. I fase 2: den bindende pris for fase 2). 40 70 Fase 1: Prisindikation for fase 2, jf. bilag 4, afsnit 4. Den tilbudte procentvise andel af Leverandørens nettoindtægter ved enhver form for udnyttelse (herunder salg) af Viden, som frembringes gennem udviklingsprojektet. 30 0 30 30 Pointscoringsguide Nedenstående skema indeholder en vejledende scoringsguide, som der gives point ud fra ved evaluering af tilbuddene i forhold til underkriterierne. Pointene for underkriterierne 1-4 gives med afsæt i de angivne intervaller, hvor der foretages en indplacering i ét af de fire intervaller samt en konkret vurdering inden for dette interval. Den endelige pointgivning foretages derefter i forhold til det maksimalt opnåelige antal point for det enkelte underkriterium. Eksempel: Såfremt et underkriterium er vægtet med 50 kan der maksimalt gives en score på 50 point. Den maksimale score gives, såfremt Leverandørens tilbud vurderes til 100 point. Vurderes tilbuddet fx til 40 point bliver scoren 20 (40 % af 50). Side 16/25
Pointene for det femte underkriterium gives som beskrevet nedenfor under 5. Pris. 1. Indvirkning på den beskrevne udfordring: Point I hvilket omfang den tilbudte løsning møder udfordringen som beskrevet i behovsbeskrivelsen, herunder i hvilken grad de angivne mindstekrav overopfyldes samt i hvilket omfang, løsningen opfylder de angivne ønsker 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring 26-50 Der er begrænsede indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring 51-75 Der er indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring 76-100 Der er klare indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring Point I hvilken grad den tilbudte løsning er innovativ og nyskabende 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende 26-50 Der er begrænsede indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende 51-75 Der er indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende 76-100 Der er klare indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende Point I hvilken grad løsningen er praktisk realiserbar 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen er praktisk realiserbar 26-50 Der er begrænsede indikationer på, at løsningen er praktisk realiserbar 51-75 Der er indikationer på, at løsningen er praktisk realiserbar 76-100 Der er klare indikationer på, at løsningen er praktisk realiserbar 2. Markedspotentiale Point I hvilket omfang, løsningen sandsynliggør et besparelsespotentiale i forhold til omkostninger i forbindelse med kendte sterilløsninger 0-25 Løsningen sandsynliggør ikke eller næsten ikke, at der er et besparelsespotentiale 26-50 Løsningen sandsynliggør i begrænset omfang et besparelsespotentiale 51-75 Løsningen sandsynliggør, at der er et besparelsespotentiale 76-100 Løsningen sandsynliggør i høj grad, at der er et besparelsespotentiale Side 17/25
Point I hvilket omfang løsningen vurderes at have kommercielt potentiale, også set i forhold til eksisterende løsninger på markedet 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale 26-50 Der er begrænsede indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale 51-75 Der er indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale 76-100 Der er klare indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale 3. Kvalitet af tilbuddet Point Validiteten af den tekniske tilgang og håndtering af tekniske udfordringer 0-25 Der er ingen eller få indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer 26-50 Der er begrænsede indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer 51-75 Der er indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer 76-100 Der er klare indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer Point I hvilket omfang tilbudsgiver demonstrerer og/eller sandsynliggør at have allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer til opgavens løsning (viden, udstyr, teknologi etc.) 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer 26-50 Der er begrænsede indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer 51-75 Der er indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer 76-100 Der er klare indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer Side 18/25
4. Logistik og planlægning Point I hvilket omfang tilbuddet indeholder en klar plan for udvikling af en funktionsdygtig løsning, herunder også om der er udarbejdet en realistisk tidsplan for afslutning af arbejdet inden for de fastlagte rammer 0-25 Tilbuddet indeholder ikke eller næsten ikke en klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning 26-50 Tilbuddet indeholder i begrænset omfang en klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning 51-75 Tilbuddet indeholder en klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning 76-100 Tilbuddet indeholder en meget klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning Point I hvilket omfang tilbudsgiver har identificeret de centrale risici i forhold til sikring af projektets succes og demonstrerer at kunne håndtere disse effektivt 0-25 Tilbuddet identificerer ingen eller få centrale risici og indeholder ingen eller få overvejelser om deres håndtering 26-50 Tilbuddet identificerer i begrænset omfang centrale risici og indeholder begrænsede overvejelser om deres håndtering 51-75 Tilbuddet identificerer centrale risici og indeholder overvejelser om deres håndtering 76-100 Tilbuddet identificerer klart de centrale risici og indeholder klare overvejelser om deres håndtering 5. Pris Point Fase 1: Prisen på udviklingsaktiviteterne 0-40 Der vil blive tildelt point mellem 0 og 40. Pointmodellen vil blive fastlagt ud fra en vurdering af, hvilken model der er konkret egnet til at identificere de økonomiske mest fordelagtige tilbud. Side 19/25
Point Fase 2: Prisen på udviklingsaktiviteterne 0-70 Der vil blive tildelt point mellem 0 og 70. Pointmodellen vil blive fastlagt ud fra en vurdering af, hvilken model der er konkret egnet til at identificere de økonomiske mest fordelagtige tilbud. Point Fase 1: Prisindikation for fase 2 0-30 Der vil blive tildelt point mellem 0 og 30. Pointmodellen vil blive fastlagt ud fra en vurdering af, hvilken model der er konkret egnet til at identificere de økonomiske mest fordelagtige tilbud. Point Fase 1 og 2: Den tilbudte andel af nettoindtægter (for fase 1 og fase 2) 0-30 Der vil blive tildelt point mellem 0 og 30. Pointmodellen vil blive fastlagt ud fra en vurdering af, hvilken model der er konkret egnet til at identificere de økonomiske mest fordelagtige tilbud. 10. ORIENTERINGSMØDE OG SPØRGSMÅL Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger ved deltagelse i et orienteringsmøde og ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. 10.1 Orienteringsmøde Der vil onsdag den 18. juni 2014, kl. 15.00-17.00, blive afholdt et fælles orienteringsmøde vedrørende Sygehuspartnerskabet og de to prækommercielle indkøb. Mødet foregår hos Dansk Design Center, H.C. Andersens Boulevard 27, 1553 København V. Henvendelse ved deltagelse i orienteringsmødet sker i receptionen. På mødet vil Ordregiverne orientere om det prækommercielle indkøb og proceduren herfor, herunder også om adgangen til at fremkomme med skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 10.2. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes potentielle Tilbudsgivere senest to arbejdsdage inden mødet meddele, pr. mail til LenJer@erst.dk, hvorvidt Side 20/25
de ønsker at deltage i orienteringsmødet, og med hvilket antal deltagere (antal deltagere bedes begrænset til maksimalt tre). Ordregiverne forbeholder sig ret til at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. Referat/præsentation fra orienteringsmødet vil efterfølgende blive gjort tilgængelige på følgende hjemmeside: www.markedsmodningsfonden.dk 10.2 Spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle spørgsmål/uklarheder vedrørende udbudsmaterialet gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål), ligesom Tilbudsgiver kan stille forslag til ændringer af udbudsmaterialet (se punkt 8.1), inden for det nedenfor angivne tidspunkt. Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål skal afgives på dansk. Spørgsmål/forslag til ændringer skal fremsendes pr. mail til Ordregivernes kontaktperson, jf. punkt 2, ovenfor. Spørgsmål, der modtages senest den 12. august 2014, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, modtaget efter den 12. august 2014, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og besvarelser heraf vil, i anonymiseret form, løbende blive gjort tilgængelige på følgende hjemmeside: www.markedsmodningsfonden.dk Side 21/25
11. TIDSPLAN FOR DET PRÆKOMMERCIELLE INDKØB Dato, Klokkeslæt Aktivitet 18. juni 2014, kl. 15 Orienteringsmøde, jf. punkt 10. 12. august 2014 Spørgsmål, jf. punkt 10, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 26. august 2014, kl. 13.00 Sidste frist for modtagelse af tilbud. Ultimo september 2014 Forventet tildeling af Kontrakten til 5 leverandører. Primo oktober 2014 Fase 1 påbegyndes. Primo april 2015 Fase 1 afsluttes og slutrapport for fase 1 afleveres. April 2015 (forventet) Eventuel opfordring til leverandørerne om at afgive endelige tilbud på fase 2 udsendes. Endelige tilbud på fase 2 afleveres Maj 2015 (forventet) Evaluering af endelige tilbud på fase 2 og udvælgelse af op til 2-3 leverandører, der går videre i fase 2. Maj 2017 (forventet) Fase 2 afsluttes og slutrapport for fase 2 afleveres. 12. TILBUDSFRIST Sidste frist for modtagelse af tilbud er tirsdag den 26. august 2014, kl. 13:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddene skal sendes eller leveres til Markedsmodningsfonden på den i punkt 2 anførte adresse. Tilbuddene må ikke sendes elektronisk. Side 22/25
Tilbud bedes mærkes "Sygehuspartnerskabet - robotløsninger til steril - Tilbud - MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTIONEN". 13. UNDERRETNING, VEDSTÅELSE MV. Ordregiverne vil hurtigst muligt og samtidigt underrette Tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af Kontrakten. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for de trufne beslutninger. Tilbudsgiverne skal vedstå deres tilbud i seks måneder fra tilbudsfristens udløb. Uanset om Kontrakten tildeles andre tilbudsgivere, er Tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil endelig Kontrakt er underskrevet med de til fase 1 udvalgte leverandører, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. 14. BEHANDLING AF TILBUD MV. 14.1 Tilbudsåbning, omkostninger mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at være til stede ved åbningen af tilbuddene. Ordregiverne har ikke pligt til at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiveren eller destruere dette. Ordregiverne anser ikke det prækommercielle indkøb for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet af samtlige de til fase 1 udvalgte leverandører, og Ordregiverne forbeholder sig adgangen til at aflyse indkøbet, herunder f.eks. hvis der ikke vurderes at være tilstrækkelig konkurrence om kontrakten. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende prækommercielle indkøb er Ordregiverne uvedkommende. Side 23/25
14.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiverne som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Hvis Ordregiverne modtager tilbud, som ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet, kan Ordregiverne afvise tilbuddene. Ordregiverne kan dog også under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge 1) at se bort fra fejlen eller manglen, hvis Ordregiverne allerede er i besiddelse af de krævede oplysninger eller dokumentationer, 2) selv indhente de krævede oplysninger eller dokumentationer, såfremt disse er offentligt tilgængelige, eller 3) anmode de pågældende tilbudsgivere om inden en fastsat frist at berigtige fejlen eller manglen. Endvidere forbeholder Ordregiverne sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene under overholdelse af ligebehandlingsprincippet. 14.3 Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende prækommercielle indkøb. Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i det prækommercielle indkøb, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud, afhængig af omstændighederne, imødekommes af Ordregiverne. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Side 24/25
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiverne vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 15. OPHAVSRETTIGHEDER TIL UDBUDSMATERIALET Det er ikke tilladt at gengive hele eller dele af disse konkurrencebetingelser eller PCP-kontrakten og bilag 5 uden advokatfirmaet Pouls Schmiths tilladelse. Side 25/25