Køreplan for anlægs- projekter

Køreplan for anlægs- projekter Byggeri, vej- og stianlæg, broer, havne mv. Retningslinier og tjeklister Udarbejdet af: Lars-Bo Lund Johansen Dato: 25-08-2010 Sagsnummer.: 85.00.00-00-1-10 Version nr.: 8

Indledning I Faaborg-Midtfyn Kommune gennemføres der årligt et stort antal anlægsprojekter samt et mindre antal andre projekter. nlægsprojekterne er meget forskellige i størrelse, form og indhold. Nogle anlægsprojekter kræver ikke de store overvejelser og forberedelser, men i de fleste større projekter er der mange vigtige forhold og overvejelser man, som projektansvarlig, skal være opmærksom på. Køreplanens formål og anvendelse Denne køreplan består af en række retningsliner, tjeklister og skabeloner, der er udarbejdet for at understøtte den projektansvarlige i arbejdet med at forberede og gennemføre store anlægsprojekter. Køreplanen har især fokus på hvilke roller og ansvar Kommunalbestyrelsen, Fagudvalgene og administrationen har. Målgruppen er primært koncernledelsen og de enkelte projektledere. Køreplanen gælder for bygge- og anlægsprojekter med et samlet budget på mere end 500.000 kr. eks moms. Midler til anlægsprojekter under beløbsgrænsen 500.000 kr. samt projekter indenfor bl.a.anlægsrammerne Udvendig vedligeholdelse af kommunale bygninger og Fornyelse af slidlag og belægninger meddeles som budgetrammer til Teknik- og Miljøudvalget ved budgetvedtagelsen. Udvalget godkender senere anlægsbevillingen efter indstilling fra Fagsekretariat Teknik. nvendelse af køreplanen skal ske i overensstemmelse med Projektmodel i Faaborg-Midtfyn Kommune. Projektmodellen skal anvendes ved gennemførelse af større projekter i kommunen. Projektmodellen beskriver den overordnede projekttilgang i kommunen, den indeholder retningslinier for organisering af projekter samt retningslinier for rolleafklaring i projektforløb. Køreplanen skal ses som et tillæg til projektmodellen, når man skal gennemføre projekter med politisk prioriterede anlægsmidler. Hertil følger nemlig en række særlige projektetaper, som køreplanen beskriver. I figuren på side 3 kan man se sammenhængen mellem faserne i projektmodellen og faserne i køreplanen for anlægsprojekter. 3 faser i store anlægsprojekter Fælles for de fleste større anlægsprojekter er at de kan forberedes og gennemføres efter nogenlunde samme skabelon: 1. Behovs- og budgetfase I behovs- og budgetfasen udarbejdes behovsanalyser, interessentanalyser, idéoplæg mv. Disse oplæg og analyser danner grundlaget for at Kommunalbestyrelsen, ifm. vedtagelsen af de kommende års budget, sætter midler af til det pågældende anlægsprojekt. Ved samme lejlighed frigiver Kommunalbestyrelsen midler til yderligere undersøgelser og analyser, der er nødvendige for at beskrive projektet tilstrækkeligt inden Kommunalbestyrelsen kan godkende anlægsbevillingen frigive rådighedsbeløbet. nlægsbevillinger der søges i forbindelse med budgetvedtagelsen, skal indgå i budgetmaterialet ved 2. behandling af budgettet og skal afstemmes mellem den projektansvarlige og Økonomistaben. Side 2

2. Skitseprojekt og bevillingsfase I bevillingsfasen gennemføres der yderligere analyser og undersøgelser, som danner grundlaget for et mere detaljeret projektforslag kan udarbejdes. Projektforslaget belyser projektet tilstrækkeligt til at Kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om godkendelse en anlægsbevilling til projektets udførelse. 3. Detailprojektering og udførelsesfasen I denne fase gennemføres der udbud og licitation, hvorefter Kommunalbestyrelsen/udvalg godkender eventuelle væsentlige ændringer. Herefter gennemføres projektet, som efter færdiggørelse overgår til drift. Hele projektet afsluttet med at Kommunalbestyrelsen godkender et bygge-/anlægsregnskab. Etape 1: Behovsanalyse Målsætnings- Behovs- og fase Etape 2: budgetfase Idéoplæg Vedtagelse af budget Etape 3: Beslutningsgrundlag - skitseprojekt Etape 4: Planlægning - Projektforslag Skitseprojekt og bevillingsfase Planlægningsfase Politisk godkendelse - frigivelse af bevilling Etape 5: Projektering - Hovedprojekt og udbudsmateriale Etape 6: Tilbudsindhentning - Licitation Politisk godkendelse ved væsentlige ændringer Detailprojektering Gennemførel- og sesfase Etape 7: udførelsesfase Udførelse Evalueringsfase Etape 8: flevering og overgang til drift Politisk godkendelse af anlægsregnskab Side 3

1. Behovs- og budgetfase Etape 1: Behovsanalyse Behovsanalysen udarbejdes af det relevante fagsekretariat og består blandt andet af kapacitetsmæssige prognoser med udgangspunkt i politiske målsætninger, faglige visioner, nye lovkrav, ændrede behov, nye byggestandarder og udviklingstendenser inden for fagområdet. nalysen skal afdække den forventede fremtidige udvikling inden for fagområdet, herunder forventede anlægsbehov på kort og lang sigt. Desuden afdækkes arten og omfanget af kapacitetsbehovet, herunder behov for udvidelse, afvikling af eksisterende bygninger/lokaler, behov for istandsættelse eller fornyelse, ønske om en samlet placering af spredte funktioner. Kapacitetsbehovet skal ses i en større sammenhæng for hele kommunen. Demografi og geografi kan indgå i analysen. Etape 2: Idéoplæg På baggrund af behovsanalysen rettes henvendelse til fagsekretariat Teknik om udarbejdelse af et idéoplæg. Der udarbejdes i fællesskab en interessentanalyse for at afdække de vigtigste eksterne og interne interessenter. Med udgangspunkt heri opstartes brugerinddragelsen med fagsekretariatet og aftaleholderne som tovholdere. Idéoplægget består af en kort men dækkende projektbeskrivelse med tilhørende økonomi og realistisk tidsplan. Fagsekretariat Teknik kvalificerer projektet for så vidt angår økonomi, lovgivning, planforhold og tekniske løsninger. Idéoplægget danner grundlag for et anlægsønske. nlægsønsker behandles og prioriteres af det pågældende fagudvalg inden det fremsendes til økonomistaben, hvor anlægsbehov behandles iht. den årlige budgetprocedure. Behovsanalyse og idéoplæg udarbejdes i perioden frem til 1. juli i året før budgetåret og indgår således i budgetforhandlingerne for det kommende årsbudget og den 3 årige budgetoverslagsperiode). Idéoplæggets økonomiske side skal være kvalitetssikret af økonomistaben og som minimum indeholde følgende: a. Projektets rådighedsbeløb skal være opgjort i årsbudgettets prisniveau. b. Projektet kan løbe over flere år og rådighedsbeløbet skal være fordelt i forhold til udførelsesfasen på de år som udgifter/indtægter forventes at forfalde i. c. Rådighedsbeløbet skal endvidere have fordelt udgifter til projektering og hovedprojekt herunder evt. udgifter til inventar. d. Projektbeskrivelsen skal endvidere indeholde de afledte driftsmæssige beløb. Direktionen prioriterer og indstiller anlægsønskerne inden de sendes til fagudvalgene. Vedtagelse af budget Samtlige udvalgsprioriterede projekter samles i Økonomistaben og indgår herefter i den politiske behandling på henholdsvis det årlige budgetseminar, økonomiudvalgsmøder og 1. og 2. behandling af budgettet, som vedtages senest den 15. oktober i året. Side 4

Ved godkendelse af budgettet godkendes anlægsbevilling til yderligere undersøgelser (projekteringsmidler) automatisk og stilles til rådighed for fagsekretariatet Teknik. De yderligere undersøgelser er nødvendige for at kunne udarbejde et beslutningsgrundlag inkl. projektforslag til kommunalbestyrelsen, der skal godkende den samlede bevilling. nsvarsfordeling i behovs- og budgetfasen I = Indstiller U = Udarbejder G = Godkender M = Medvirker O = Orienteres = nsvarlig Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalg Fagudvalg Direktion Fagsekretariater Fagsekretariat Teknik Økonomistaben Behovsanalyse Idéoplæg - efterfulgt af et anlægsønske I U+I Vedtagelse af budget G I M Økonomisk ansvar 2. Skitseprojekt og bevillingsfase Etape 3: Beslutningsgrundlag skitseprojekt Der nedsættes et byggeudvalg (styregruppe) med deltagelse fra det relevante fagsekretariat, aftaleholdere, interessenter og fagsekretariat Teknik. Der deltager ikke politikere i byggeudvalget. Projektgrundlaget kvalificeres yderligere i denne fase. Der arbejdes konkret med at uddybe og afdække behov og ønsker i projektet. Plan- og lovgrundlag gennembearbejdes. Præcise kravspecifikationer udarbejdes. Løsninger afprøves og de første skitser og muligheder beskrives, herunder IT-løsninger og tekniske anlæg (B). De økonomiske, tidsmæssige, kvalitative og funktionelle rammer for projektet fastlægges. Etape 4: Planlægning projektforslag Der arbejdes frem mod et egentligt beslutningsgrundlag inkl. projektforslag. Byggeudvalget (styregruppen) har en meget vigtigt rolle i denne fase. Projektforslaget fastlægger projektets kvalitet, omfang, muligheder for at i mødekomme krav og ønsker og udformning inden for den afsatte tid og økonomi. Projektforslaget beskriver detaljeret i tekst og tegninger hvordan opgaven løses og der besluttes f.eks. byggeriets arkitektoniske udtryk, rum- og bygningsdisponering, konstruktioner og materialer. Side 5

Politisk godkendelse godkendelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb nlægsbevillinger kan være ét- eller flerårige og gives til anlægsudgifter og indtægter under hovedkontiene 0-6. nlægsbevillinger kan gives på ethvert tidspunkt i regnskabsåret. fgivelsen kan således, men behøver ikke, finde sted i forbindelse med budgetvedtagelsen. nlægsbevilling i forbindelse med budgetvedtagelsen : Udgifter til projektering. Budgetramme Udvendig vedligeholdelse af kommunale bygninger. Budgetramme Fornyelse af slidlag og belægninger. Budgetramme Maskinanskaffelser vejområdet. Budgetramme til anlægsprojekter under 500.000 kr. nlægsbevillinger der søges i forbindelse med budgetvedtagelsen, skal indgå i budgetmaterialet ved 2. behandling af budgettet og skal afstemmes mellem den projektansvarlige, økonomistaben og direktionen. Budgetrammerne administreres af Teknik- og Miljøudvalget. Øvrige anlægsbevillinger : Rådighedsbeløbene frigives ved fremsendelse af ansøgning gennem fagudvalg, økonomiudvalg til kommunalbestyrelsen. nsøgningen skal indeholde følgende: En tidsplan for projektets udførelse. En beløbsmæssig specifikation til hovedprojekt og evt. inventar og fordeling af bevillingerne på regnskabsår. Projektforslag i tekst og tegninger. Den/de ansvarlige for bevillingen. Valg af udbudsform. nlægsbevillinger stilles til rådighed for fagsekretariat Teknik. Da beslutningsgrundlaget for den politiske behandling og frigivelse af bevillingen, er et projektforslag i tekst og tegninger, vil der på dette tidspunkt være mulighed for politisk indflydelse. nsvarsfordeling ved skitseforslag og bevillingsfasen I = Indstiller U = Udarbejder G = Godkender M = Medvirker O = Orienteres = nsvarlig Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalg Fagudvalg Fagsekretariater Fagsekretariat Teknik Økonomistaben Byggeudvalg M Skitseforslag M Projektforslag G M Side 6

Frigivelse af bevilling G I I M Økonomisk ansvar M 3. Detailprojektering og udførelsesfasen Etape 5: Projektering Hovedprojekt og udbudsmateriale I denne fase arbejder arkitekt og ingeniør (rådgiverne) frem mod et hovedprojekt og udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet består typisk af hovedtegninger, bygningsdelstegninger, detailtegninger, en detaljeret beskrivelse og krav til arbejdets udførelse. Myndighedsgodkendelser og byggetilladelse indhentes. Byggeudvalget er stadigvæk aktivt, men grundlaget for projekteringen er fastlagt og indflydelsen er begrænset. Hvis der ændres væsentligt på projektet i denne fase kan det have betydning for tid og økonomi. Rådgiverne har ansvar for at hovedprojektet og udbudsmaterialet stadigvæk kan udføres inden for den aftalte tid og økonomi i den ønskede kvalitet. Etape 6: Tilbudsindhentning Licitation Som udgangspunkt skal alle bygge- og anlægsarbejder konkurrenceudsættes. fhængig af opgavens størrelse og karakter, sker dette enten ved indhentning af underhåndstilbud eller ved indbudt eller offentlig licitation. På baggrund af de indkomne tilbud udarbejdes håndværker- og entreprenørkontrakter. Fagsekratariat Teknik har det økonomiske ansvar og kompetence til at underskrive kontrakter. Der skal altid 2 underskrifter på en kontrakt. På kontrakter under 2 millioner kan projektmedarbejderen og afdelingslederen skrive under. På kontrakter over 2 millioner skal afdelingsleder og fagchef underskrive. Politisk godkendelse ved væsentlige ændringer Hvis der under projekteringsforløbet er sket væsentlige ændringer i projektet, herunder arkitektonisk udtryk, funktionalitet eller kvalitet, skal projektet præsenteres og indstilles til fornyet politisk godkendelse. Hvis der ved licitationen afgives tilbud der væsentligt afviger fra det økonomiske overslag, både billigere og dyrere tilbud, skal licitationsresultatet med en indsatsplan for den økonomiske afvigelse indstilles til ny politisk godkendelse. Hvis der under projekteringsforløbet ikke er sket væsentlige ændringer i projektet og licitationsresultatet ikke afviger væsentligt fra det økonomiske overslag, fortsætter projektet umiddelbart til etape 7 udførelsen. Relevante fagsekretariat og fagudvalg orienteres. Side 7

Etape 7: Udførelse I udførelsesfasen gennemføres opgaven i henhold til planlægningsgrundlaget og kontrakterne. Fagsekretariat Teknik s tilsyn med opgaven skal sikre at tid, økonomi og kvalitet overholdes. Byggeudvalget er aktivt i denne periode og skal tage stilling til ekstraarbejder, projektændringer, uforudsete hændelser og skal holdes underrettet om opgavens fremdrift og totaløkonomi. I udførelsesfasen skal fagsekretariat Teknik, i forbindelse med de kvartalsmæssige budgetopfølgninger, melde tilbage hvorvidt de tidsmæssige og beløbsmæssige forhold i projektet forløber som planlagt. I modsat fald skal begrundelserne for ændringerne beskrives og hvis ændringerne medfører behov for korrektioner imellem årene skal der i samme forbindelse søges herom. Etape 8: flevering og overgang til drift Projektet afsluttes i denne fase. Fagsekretariat Teknik har ansvaret for dels mangelgennemgang og dels afleveringsforretning med håndværkere/entreprenøren. Det relevante fagsekretariat og driftpersonale inddrages i denne fase. Fagsekretariat Teknik modtager drift- og vedligeholdelsesmateriale fra håndværkere/entreprenøren og sikre en smidig overgang til drift. Fagsekretariat Teknik afholder 1- og 5 års gennemgang og udarbejder anlægsregnskab. Den samlede anlægsproces fra ideoplæg til byggeregnskab evalueres af fagsekretariat Teknik. Politisk godkendelse af byggeregnskab For anlægsarbejder med en bruttoudgift under 2 mio. kr. aflægges der ikke særskilt anlægsregnskab over for Kommunalbestyrelsen. Sådanne anlægsregnskaber vil blive godkendt sammen med årsregnskabet. Hvis anlægsudgifterne afviger med mere end 5% i forhold til bevillingen, skal der dog udarbejdes et endeligt anlægsregnskab til Kommunalbestyrelsen. For anlægsarbejder med en bruttoudgift over 2 mio. kr., som den projektansvarlige har meldt fysisk færdigt til Økonomistaben, optages anlægget i kommunens årsberetning (Noten nlægsregnskaber for projekter over 2 mio. kr.). I årsberetningen angives den samlede bevilling, det samlede regnskab samt rådighedsbeløbet i kalenderåret. I forbindelse med, at Kommunalbetyrelsen endelig godkender det samlede regnskab, aflægges der et regnskab for projekterne, som ligeledes godkendes. Side 8

nsvarsfordeling ved detailprojektering og udførelsesfasen I = Indstiller U = Udarbejder G = Godkender M = Medvirker O = Orienteres = nsvarlig Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalg Fagudvalg Fagsekretariater Fagsekretariat Teknik Økonomistaben Byggeudvalg M Hovedprojekt og udbudsmateriale Licitation O O Politisk godkendelse af væsentlige ændringer Kontrahering med håndværkere Tilsyn med projektet G I I Projektopfølgning og projekttilpasninger M Mangelgennemgang og afleveringsforretning nlægsregnskab M M Politisk godkendelse af anlægsregnskab G I M I M 1 års og 5 års eftersyn M Økonomisk ansvar M M Bilag: 1. Evalueringsskema 2. Tidsplan 3. Dagsordenskabelon 4. Huskeliste/tjekliste Side 9